Rol Administrador/Manejo Integral de la Herramienta. Configuración y Edición Web Part Videos.

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1 Rol Administrador/Manejo Integral de la Herramienta Configuración y Edición Web Part Videos. Portal Ministerio de Cultura SharePoint 2010 Versión: 1.0 Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 1 of 14

2 Contenido Introducción... 3 Objetivo... 3 Alcance... 3 Información de documento... 4 Historial de la versión... 4 Descripción del documento... 4 Ingreso al portal Prerrequisito: Información de Ingreso:... 5 Navegación en el portal... 6 Prerrequisitos Creación de Sitios y páginas Ingreso de Contenido a las Bibliotecas Características de los videos... 8 Edición de páginas... 8 Edición y Configuración de las Web Part Flujos de Aprobación Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 2 of 14

3 Introducción SharePoint es una herramienta web de colaboración en grupo. Dispone de varios módulos para compartir información: servicio de ficheros, agenda, tareas, encuestas, etc. Cada usuario se identifica y dependiendo del perfil que tenga (administrador, escritor o lector) puede realizar distintas operaciones. La herramienta SharePoint está pensada especialmente para las siguientes necesidades: Se necesita un servicio de ficheros vía web. Con SharePoint se puede tener como una carpeta compartida entre varios usuarios y acceder desde cualquier puesto con acceso a Internet. Se necesita tener un servicio de ficheros con funcionalidad avanzada. SharePoint permite configurar avisos cuando un fichero es modificado, puede guardar distintas versiones de documentos también permite indexar todo el contenido del documento para que las búsquedas sean más rápidas. Se necesita una herramienta para gestionar proyectos. SharePoint permite almacenar información, también puede tener una agenda común entre varios miembros, tener un módulo de tareas pendientes, un módulo de encuestas, etc. Objetivo Otorgar un documento con todos los criterios de calidad, usabilidad y accesibilidad con el fin de transmitir el conocimiento de la funcionalidad del Portal creado sobre la plataforma SharePoint 2010 Alcance Es aplicable a los usuarios de los sistemas de información del Portal web Ministerio de Cultura en la aplicación de la configuración de las web part correspondientes a la funcionalidad de los videos, en los diferentes roles que desempeñe en la entidad y que esté relacionado con la herramienta. Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 3 of 14

4 Información de documento Nombre del proyecto: Título: Portal Web Público Ministerio de Cultura de Colombia Manejo Integral del Portal sobre la plataforma SharePoint 2010/Configuración y edición web part videos. Versión de documento N : Preparado por: Diana Rocio Parra Salcedo Fecha de la versión del 04/12/ Versión N Historial de la versión Fecha de la versión Cambios /12/2013 Versión actual e inicial Descripción del documento Este instrumento administrativo-funcional, contiene en forma explícita, ordenada y sistemática la información sobre los objetivos y procedimientos para la administración, optimo uso y aprovechamiento de la herramienta SharePoint Ingreso al portal 7.1 Prerrequisito: Para ingresar al sitio es necesario contar con una conectividad a internet en cualquier navegador, se recomienda (Internet Explorer 8+ -Mozilla Firefox y Safari), pues cuentan con mayor compatibilidad con la herramienta SharePoint Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 4 of 14

5 7.2 Información de Ingreso: En la barra de direcciones se ingresa el siguiente URL: => La navegación le llevara a una lista desplegable => En la lista desplegable elija la opción Autenticación de Windows Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 5 of 14

6 => Inmediatamente aparecerá una ventana de autenticación en la cual se deben completar los siguientes campos: (1) Usuario: Por lo general se compone con caracteres del nombre del funcionario (2) Contraseña: Generada por el usuario o indicada por la entidad 1 2 Esta información esta provista en el directorio activo de la entidad. NOTAS: Los permisos para ingresar serán generados por el administrador de la herramienta en la entidad, y será de uso personal e intransferible para cada persona En caso de olvidar la contraseña contactarse con el administrador para solicitar la generación de una nueva. Para poder ingresar desde un equipo externo a la entidad (equipo que no esté en el dominio) deberá anteponer al nombre de usuario el nombre de dominio seguido por un backslah o barra inversa. Navegación en el portal Después de ingresar los espacios de autenticación, la navegación le llevará a la página principal del portal, en este se visualizarán todos los sitios de primer nivel, ubicados en la cinta de la parte superior de la página. Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 6 of 14

7 Prerrequisitos 9.1 Creación de Sitios y páginas Para llevar a cabo la configuración de los videos dentro del portal es necesario contar con un sitio y una página dentro de la cual se ingresará el contenido que corresponda para cada caso, y que según los requerimientos de la entidad se deba incluir un video. 9.2 Ingreso de Contenido a las Bibliotecas La aplicación de la web part de un video requiere que la biblioteca de activos contenga las imágenes que aparecerán de forma preliminar en el reproductor. Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 7 of 14

8 9.3 Características de los videos Los videos que se ingresen a la biblioteca deben estar en formato MP4, para que pueda ser reproducido en equipos móviles y de escritorio. Edición de páginas Estando en la página diríjase a la parte superior de la misma y en el menú del costado izquierdo llamado Acciones del sitio pulse Editar página, esto permitirá que la pagina sea editable Diríjase al menú superior y seleccione página, a continuación Diseño de página, y allí seleccione el diseño de página conveniente, para el tipo de contenido que ingresará en la misma. Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 8 of 14

9 Nota: La aplicación del diseño de página, habilitará los campos en los cuales se ingresará el contenido. Diríjase al campo llamado Contenido de la página, y coloque el cursor sobre este. Estando el cursor sobre el campo designado, diríjase al menú superior de la página y pulse insertar, este desplegará una serie de opciones. En el menú desplegado seleccione Elemento web, este a su vez desplegará un submenú dividido en dos secciones Categorías y Elementos web Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 9 of 14

10 En categorías pulse Custom, este mostrará su contenido y en el pulse VWReproductorVideoJS =>finalmente diríjase al costado derecho y pulse Agregar La acción anterior habilitará la WP del reproductor de vídeo. Siga los pasos del siguiente numeral para hacer efectiva el uso de las mismas. Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 10 of 14

11 Edición y Configuración de las Web Part Estando en la página habilitada, diríjase al campo que contiene el elemento web a configurar, despliegue las opciones contenidas en el mismo pulsando sobre la pestaña del costado derecho y allí pulse Editar elemento web así: Al desplegarlo este contará con tres particiones, en las cuales se deben generar las configuraciones que correspondan para el caso en específico. En el caso del video solo debe configurar el último llamado Varios, los otros ya vienen con la configuración predeterminada para este tipo de elementos. Este contiene 2 espacios los cuales usted debe llenar siguiendo estas indicaciones: Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 11 of 14

12 Diríjase a la biblioteca en la cual ingreso las imágenes, señale la imagen que corresponde al video de la página actual, pulse sobre ella con el botón derecho del mouse y allí seleccione Copiar URL de la imagen de esta manera: Haga lo mismo con el video, ingrese estos links en los espacios según corresponda de esta manera: Finalmente de Aplicar, luego de verificar el correcto funcionamiento de Aceptar Así es como se visualizará el video luego de ejecutar las configuraciones anteriores: Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 12 of 14

13 Para ver el video pulse sobre el icono que encontrará en el centro. Flujos de Aprobación Para hacer efectiva y visible para todos los usuarios la configuración del video,siga los siguientes pasos de aprobación y publicación de la página: Inicie el flujo dirijiendose al menu superior pulsando Guardar y cerrar A continuación pulse Enviar Finalmente publicar Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 13 of 14

14 De esta manera finaliza el desarrollo de esta actividad. Última modificación: 04 de Diciembre de 2013 Página 14 of 14

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