INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA DERIVADAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL AÑO 2009

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1 INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO OFICINA DE PLANEACIÓN INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA DERIVADAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL AÑO 2009 Elaborado por: Mónica Arango Ospina Claudia Patricia Carmona González FECHA: Noviembre 05 de 2010

2 Fruto de la Revisión por la Dirección del año 2009, se generaron desde cada proceso recomendaciones para la mejora. La implementación de estas recomendaciones por parte de cada líder ha sido objeto de monitoreo por parte de la Oficina de Planeación. A continuación se presenta informe detallado por proceso que evidencia el cumplimiento de la totalidad de las acciones propuestas: PROCESO RECOMENDACIÓN DE MEJORA AÑO 2009 ESTADO DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS EN EL 2010 Planeación Institucional 1. Buscar mecanismos o sistemas más óptimos que permitan de forma rápida el seguimiento permanente del Plan de Acción Institucional. Las siguientes son las acciones que se ejecutaron para optimizar el proceso de seguimiento al Plan de Acción Institucional: Aumento en la frecuencia de seguimiento del Plan de Acción, de trimestral a mensual. Adicionalmente, para la socialización de estos resultados se incluyó en la agenda mensual del Comité Administrativo el análisis mensual del informe de seguimiento del Plan de Acción. Finalmente, se implementaron mejoras al aplicativo web Plan Individual de Trabajo con el fin de disponer de las herramientas adecuadas para garantizar que las acciones individuales de los empleados del Instituto se articulen con los productos del Plan de Acción y por ende para alcanzar una buena ejecución del Plan de Desarrollo Institucional. Evidencias: Actas del Comité Administrativo y Sitio Web Institucional. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

3 Gestión de la Información y la Comunicación 1. Revisión, ajuste y consolidación del Proceso de Gestión de la Información y la Comunicación, sus procedimientos e indicadores. 2. Ajustar los procedimientos una vez articulado el sistema de bibliotecas del ITM, ya que es una de las acciones presentes en el plan de desarrollo vigente. 3. Establecer las políticas de operación de acuerdo a los estándares para bibliotecas universitarias vigentes, por cada uno de los procedimientos 4. Capacitación a todos los integrantes de Biblioteca y comunicaciones para la comprensión y el manejo de todos los componentes del proceso. Inicialmente se realizó la revisión y ajuste de la caracterización del proceso. Seguidamente, se realizó la revisión del producto o servicio no conforme. Adicionalmente, con el fin de asegurar la disponibilidad de la información necesaria para apoyar la operación del proceso y garantizar el establecimiento y control de métodos para realizar tareas, la asignación de responsabilidades y autoridades en la ejecución de las actividades, se realizó revisión de los procedimientos a la luz de la realidad operativa del proceso y se formalizaron los ajustes requeridos. Para finalizar, se realizó revisión y ajuste de las políticas de operación documentadas en el Manual con el fin de validar su vigencia y su correspondencia con la norma ISO Evidencias: Actas de reuniones, Correos electrónicos, Manual de Procesos, Procedimientos Institucionales e Identificación y control del producto y servicio no conforme. Con el fin de contribuir al mejoramiento de las competencias del personal que se adscribe al proceso y de generar insumos para la revisión y ajuste del mismo, se ejecutaron las siguientes acciones formativas: Participación de personal adscrito al proceso en sesiones de capacitación y asesoría en indicadores, orientada por asesor externo. Por el alto nivel de rotación del personal del grupo de bibliotecas, se hizo énfasis en las jornadas de capacitación de este grupo: abarcando el estudio de aspectos básicos del proceso y específicamente del tema de indicadores, de riesgos y de producto y servicio no conforme. Evidencias: Actas de reuniones, Correos electrónicos, Manual de Procesos, Procedimientos Institucionales e Identificación del producto y servicio no conforme. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

4 Autoevaluación y Autorregulación Mejorar el módulo de quejas y reclamos, con el fin de redireccionar las quejas o reclamos, cuando estas son enviadas a un usuario que no tiene incidencia sobre la solución. Estudiar la estructura del proceso de tal manera que se redimensionen las definiciones del mismo. Autoevaluación debe estar separado de Autorregulación. Con base en diagnóstico de la herramienta existente, se diseñó y ejecutó propuesta de mejora para el Sistema de quejas, reclamos y sugerencias. Las actividades vinculadas al mejoramiento del aplicativo web y a la actualización del personal frente al uso del mismo, se ejecutaron a lo largo del año Como beneficio principal de la mejora se ha obtenido una mejoría en la administración, control y seguimiento de las quejas, reclamos y sugerencias. Evidencias: Acción 374 Mejoramiso, Acción 424 Mejoramiso y Sitio Web Institucional - La implementación de esta mejora fue objeto de estudio y análisis del Comité Institucional de Gestión de la Calidad, donde se discutió y se emitió concepto sobre la opción de dejar el proceso tal como está o de disgregarlo en dos partes, todo a la luz de la realidad operativa de la Institución. Luego de profundas e intensas deliberaciones, se llegó a la conclusión de que el proceso debe continuar tal como está estructurado, salvo algunas modificaciones que fueron aprobadas en su objetivo, alcance y en las actividades, para identificar claramente las tareas de autoevaluación y de autorregulación con el fin de garantizar el establecimiento y control de métodos para realizar tareas, la asignación de responsabilidades y autoridades en la ejecución de las actividades. Evidencias: Actas de reuniones, Correos electrónicos y Manual de Procesos. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

5 Evaluación y Control Incrementar la sensibilización sobre lo que significa el Control Interno en la Institución, en tanto que algunos empleados siguen confundiendo el Sistema con la Oficina. Con el fin de contribuir al mejoramiento de las competencias del personal en referencia a dar claridad de la diferencia entre control interno y el sistema como tal, se ejecutaron las siguientes acciones formativas: Se socializó algunos elementos del MECI a través de una estrategia denominada Aprender jugando, lo cual permitió una mayor interiorización de estos elementos. Se publicaron boletines desde el área de control, con el fin de socializar el conocimiento inherente al Sistema de Control Interno. Finalmente, como otra acción se establecieron actividades de autocontrol desde los procesos, estableciendo junto con la Oficina de Planeación la obligatoriedad de presentar mensualmente resultados del cumplimiento a los productos del plan de acción. Lo anterior con el fin de contribuir a fortalecer la cultural del autocontrol. Evidencias: Carpeta electrónica de la oficina de Control Interno, Actas Comité Administrativo. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

6 Incluir en las próximas auditorías internas algunos elementos del MECI que aún presentan deficiencias en su apropiación, tales como: Acuerdos, compromisos o protocolos éticos, Estilo de Dirección, Políticas de Administración de Riesgos, Políticas de Operación, entre otros. Bajo el liderazgo de la Oficina de Control Interno, se llevó a cabo ciclo de capacitación dirigido a los auditores internos de la Institución. Esta jornada de capacitación se orientó a la realización de auditorías al Sistema Integrado MECI-SGC, haciendo énfasis en el estudio y análisis de los elementos del MECI. Los auditores adquirieron las competencias necesarias para la ejecución de las auditorías en el año 2010, las cuales tuvieron como objetivo Evaluar la conformidad de los Procesos frente a los criterios establecidos en la norma NTCGP 1000:2009, el MECI 1000:2005 y los procedimientos establecidos por el Instituto Tecnológico Metropolitano.. Adicionalmente, frente a la socialización del conocimiento de los elementos del MECI se incluyeron en los boletines del área de control y a través del envío de juegos, información básica sobre el MECI, con el fin de fortalecer las competencias de la comunidad institucional frente al tema y asimismo favorecer la cultura del autocontrol. Este aspecto se reforzó con la publicación de la normativa interna y externa en el sitio de calidad de la Institución, la cual se puso a disposición de toda la comunidad. El Proceso de Evaluación y Control participó activamente en la revisión y actualización del Manual de Riesgos a través de la formación y orientación en el tema a los líderes de proceso. Se realizó una revisión y validación de los riesgos identificados y los medios de administración y mitigación de los mismos propuestos por cada uno de los procesos, evaluando que las acciones preventivas y las políticas de riesgos se ajustaran a los lineamientos estratégicos de la Institución. Evidencias: Oficina de planeación-centro documental sección Aseguramiento de la calidad-carpeta capacitaciones, carpeta electrónica de la oficina de Control Interno. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

7 Gestión de la Calidad Realizar un estudio del trabajo para todos los procedimientos y trámites de la entidad para disminuir los tiempos muertos, agilizar los procesos y generar flujos de información eficaces y con oportunidad. En el año 2010, desde cada proceso se realizaron revisiones y actualizaciones de los diferentes procedimientos, con el fin de validar, mejorar y desarrollar las actividades Institucionales con la máxima eficiencia. En el desarrollo de estas actividades, la Institución centró su atención en el Proceso Desarrollo Curricular. Específicamente, se dio inició a la ejecución de un estudio de métodos y tiempos en el Programa de Apoyo a Estudiantes, en el cual se elaboraron registros y un examen crítico sistemático a los métodos ya existentes, el cual dio como resultado una serie de recomendaciones en pro de alcanzar la eficiencia en la atención al cliente. Este estudio fue realizado con la participación de estudiantes del programa Tecnología en Producción del Instituto Tecnológico Metropolitano y de funcionarios de la Institución. A la fecha los resultados fueron ya socializados al interior de la Institución, pero el producto de la labor efectuada se verá reflejado en la eficiencia de los servicios prestados al cliente en el próximo período académico, dentro de los objetivos contemplados en la Misión Institucional. Evidencias: Bitácoras para el registro de actividades diarias, Estudio de Métodos y Tiempos. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

8 Diseño Curricular y Desarrollo Curricular Divulgación con el apoyo de los Líderes del Sistema de gestión de Calidad de: *Procesos, procedimientos, formatos e instructivos. *Hacer talleres de entrenamiento para el diligenciamiento de todos los registros (especialmente con docentes es una población muy grande). *Un boletín de divulgación del SGC haciendo énfasis en los procesos y en la trascendencia del mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad. *Mejorar la detección, redacción y cierre efectivo y oportuno de las acciones preventivas, correctivas y de mejora. *Definir un medio de comunicación que facilite la interrelación de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Inicialmente se realizó la revisión y ajuste de la caracterización de los procesos. Seguidamente, con el fin de asegurar la disponibilidad de la información necesaria para apoyar la operación y garantizar el establecimiento y control de métodos para realizar tareas, la asignación de responsabilidades y autoridades en la ejecución de las actividades, se realizó revisión de los procedimientos a la luz de la realidad operativa y se formalizaron los ajustes requeridos. Paralelo a la anterior actividad se revisaron y actualizaron los formatos y se documentaron los instructivos necesarios. Por parte del nuevo líder de los procesos diseño y desarrollo curricular, se evidencia una mejoría en el control documental y especialmente se resalta el interés que se le ha puesto a la divulgación de la información a los miembros adscritos a los procesos diseño y desarrollo curricular, con el fin de garantizar una estandarización de las actividades y una mayor apropiación y compromiso de los miembros adscritos. En este sentido, se presenta como evidencia correos electrónicos y evidencia de talleres ejecutados que en general se orientan al mejoramiento de las competencias y conocimientos básicos y requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y de los procesos en mención. Se hace claridad que no se publicó un boletín tal como se pretendió inicialmente porque la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones estableció unas directrices frente a la publicación de boletines que impidió esta acción, pero la divulgación se hizo de forma personal y a través del correo electrónico. Dentro del trabajo de revisión y validación de estos procesos, se ejecutaron adicionalmente las siguientes actividades: ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

9 Revisión y validación de los riesgos identificados y los medios de administración y mitigación de los mismos propuestos en estos procesos, evaluando que las acciones preventivas se ajustaran a los lineamientos estratégicos de la Institución. Revisión y actualización de indicadores, verificando que se emprendieran las acciones pertinentes de acuerdo a los resultados. Revisión de políticas de operación y del producto y servicio no conforme. Y se adelantaron acciones por autocontrol para detectar desviaciones y aspectos para mejorar y finalmente, con la coordinación del líder se intensificaron las labores de seguimiento a las acciones documentadas con el fin de dar solución a las actividades oportunamente. Evidencias: Actas de reuniones, Correos electrónicos, Manual de Procesos, Procedimientos Institucionales e Identificación y control del producto y servicio no conforme. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

10 Recomendaciones propias del área de admisiones y Registro * Escanear los documentos proporcionados por el estudiante en el momento de la matricula. *Reemplazar el archivo físico por uno digital, Brindar seguridad a la información. *Agilizar el acceso a la información, cuando se requiera. Durante el año 2010, se ha estado realizando la digitalización de la información de los estudiantes activos. El proceso registra a octubre 31 un avance del 73%, que equivale a estudiantes activos con documentación digitalizada de estudiantes activos al Paralelo a la digitalización, y con el fin de agilizar el acceso a la información, el Departamento de Sistemas incluyó en el Sistema de Información Académica SIA un visor PDF que permite visualizar la información que está siendo digitalizada en tiempo real. Se prevé que para el año 2010, finalice en un 100% el proceso de digitalización de los estudiantes activos. Evidencias: Sistema de Información Académica SIA. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

11 Proyección Social Para cada uno de los procesos (Misionales) se debe designar una persona que puede ser un estudiante del programa de calidad como apoyo a la parte operativa del proceso (documentar, seguimiento a indicadores, manejo de evidencias y gestión con cada uno de los programas). Permitir la estabilización de los procesos institucionales Inicialmente, se contrató un apoyo externo, gestionado por la Oficina de Planeación, para el proceso Proyección Social. Este apoyo ha ejecutado actividades de acompañamiento para el cierre adecuado de acciones, la recolección y análisis de evidencias; es decir ejecutó actividades tendientes a coadyudar al líder con la atención oportuna de compromisos. Adicionalmente, se ejecutaron las gestiones para que la estudiante del Programa Tecnología en Calidad del ITM - Carmen Elisa Grajales acompañara al proceso para adaptar la norma NTC 5555 al proceso Proyección Social, para lo cual se documentó un plan de trabajo, el cual actualmente se encuentra en ejecución. Evidencias: Acción de Mejora 521 Mejoramiso. En procura de encauzar los esfuerzos hacia un sólo objetivo y de evitar la duplicación de acciones en pro de alcanzar y mantener altos estándares de alta calidad Institucionales, se realizó el trabajo de identificar aspectos comunes entre los lineamientos para la acreditación emitidos por el Consejo Nacional de Acreditación y la norma NTCGP 1000:2009, se realizó una relación por factor del CNA donde se identifica claramente su relación con los numerales de la norma NTCGP 1000:2009. Evidencias: Centro de Documentación Oficina de Planeación. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

12 Gestión del Conocimiento Consolidar un Grupo de Apoyo Técnico para el Sistema de Gestión de la Calidad Bajo la coordinación del Líder y con el propósito de permitir una mayor apropiación en los miembros adscritos al proceso de los conceptos y requisitos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad y de mejorar continuamente la comunicación descendente, se fortaleció el grupo de apoyo técnico del proceso. Este grupo en el 2010, ha adquirido mayor fuerza y se ha convertido en una importante medida de control en cuanto es un grupo que monitorea, revisa y propone ajustes para el mejoramiento del proceso. Consolidando así la cultura de la calidad en un ambiente participativo y de continua reflexión. Evidencias: Centro de Documentación Oficina de Planeación, Archivo de gestión del Centro de Investigaciones. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

13 Internacionalización del Conocimiento Darle prioridad a la ejecución de las actividades de los convenios más que a la simple suscripción de acuerdos que a veces se quedan en el papel. En armonía con lo dispuesto en el Plan de Desarrollo Institucional en su Línea Estratégica 3, el proceso ha enfocado especial atención en suscribir convenios no sólo para cumplir con la meta programada en los planes de acción. Para corregir este hecho, en el año 2010 se realizó un levantamiento de la información correspondiente a los convenios activos. Posteriormente se hizo contacto con los interventores de dichos convenios con el fin de monitorear las actividades realizadas y descubrir desviaciones y finalmente poner en marcha acciones que las corrijan. Es decir, se realizó un proceso de depuración de los convenios. El formato en el cual se levantó la información se identificó con el código FIC 002. Para finalizar, como mecanismo de control se reformuló indicador en referencia al tema de la siguiente forma: Convenios activos/convenios formalizados. Evidencias: Acción de mejora 275, Manual de Indicadores. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

14 Procurar que la academia planee y solicite con la suficiente anticipación las propuestas de movilidad de docentes, investigadores y estudiantes. Con el fin de promover la planeación participativa en la Institución frente a las oportunidades de movilidad y de fortalecer ésta como elemento esencial en el proceso de internacionalización de la educación superior, se realizó difusión de la política vigente, de criterios, modalidades, normas y oportunidades por medio del sitio web Institucional y mediante el envío de varios boletines. Adicionalmente, se propuso la adopción de un formato para solicitud de capacitación, evento o pasantía (FTH 049) para orientar al usuario. Se implementó un nuevo formato para recopilar y consolidar información sobre movilidad académica (FIC 004), el cual constituye evidencia de la gestión realizada frente a este aspecto. Evidencias: Acciones de mejora 393, 394 y 375, Centro de Documentación Oficina de Planeación y listado maestro de registros. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

15 Bienestar Universitario Ajustar los indicadores en el proceso de Bienestar para dar mejor respuesta al análisis del impacto de los programas que desarrolla. Generar procedimientos y normas para que aumente la participación de los empleados en capacitación de prevención de emergencias y en las brigadas de emergencias de forma continua. Con el fin de contribuir al mejoramiento de las competencias del personal que se adscribe al proceso y de generar insumos para la revisión y ajuste de los indicadores, se ejecutaron las siguientes acciones formativas: Participación de personal adscrito al proceso en sesiones de capacitación y asesoría en indicadores, orientada por asesor externo, doctor Gerardo Domínguez Giraldo. Fruto de estas capacitaciones y en forma participativa y consensuada, se realizó la revisión y actualización de los indicadores del proceso. El objetivo de las acciones emprendidas en el año 2010 fue superar el reto de elaborar nuevos indicadores, que más allá de las variables tradicionales de inversión y de cumplimiento realizarán una evaluación más específica del impacto social, siendo así más sensibles al aporte social real de la gestión del proceso de Bienestar. Evidencias: Actas y Bitácoras del Seminario de indicadores impartido por el Doctor Gerardo Rodríguez Giraldo. Durante el 2010, se abrió convocatoria abierta a todos los funcionarios con el fin de conformar la Brigada de Emergencias Institucional. A esta convocatoria respondieron 35 funcionarios, los cuales actualmente conforman la brigada y quienes han participado activamente en los diferentes eventos de formación programados por la Institución frente a la prevención y atención de emergencias. Estas personas han constituido pieza importante en la socialización informal de conocimientos claves para la atención y prevención de emergencias en sus respectivos grupos de trabajo. Como otro resultado alcanzado se resalta la documentación y formalización del Reglamento del Comité de Emergencias y del Reglamento de la Brigada de Emergencias. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

16 Como otras acciones de apoyo tendientes a capacitar al personal, durante el año 2010, se ejecutaron capacitaciones en primeros auxilios a las cuales fueron convocados los empleados a través de correo electrónico y convocatoria personal. Estas capacitaciones fueron orientadas por personal médico de la Institución e incluyeron actividades prácticas. Adicionalmente, se ejecutaron simulacros. Evidencias: Reglamento Comité de Emergencias, Reglamento Brigada de Emergencias, correos electrónicos, archivo de gestión del Departamento de Personal y de la Dirección de Bienestar. Gestión Financiera: No efectuar fraccionamiento de matrículas a estudiantes, buscando con el Sector Financiero y el Sector Solidario facilidad en el otorgamiento de créditos, que brinden condiciones altamente favorables. En caso de tenerse que efectuar el fraccionamiento, se recomienda hacerlo a través del Comité de Apoyo a la Dirección de Bienestar, buscando que se ejecute antes del proceso de matrícula, con el fin de evitar colas y agilizar el proceso. En aras de que los aspirantes a programas de educación superior y estudiantes antiguos de la Institución dispongan de alternativas de financiación para cubrir sus derechos de matrícula, de mejorar la eficiencia en el proceso de matrículas y de evitar el fraccionamiento directo por la Institución, lo cual representa un riesgo de detrimento patrimonial, se formalizaron convenios con las siguientes entidades crediticias: Inversora Pichincha, Cooperativa Comuna y Cooperativa Juriscoop. Estas entidades atendieron créditos por concepto de matrículas superiores a $ Los valores menores a esta cifra siguieron las directrices definidas en la Resolución Rectoral 846 del 26 de noviembre de Evidencias: Resolución Rectoral 846 de 2009, archivo de gestión del Departamento Financiero. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

17 Adquisición de Bienes y Servicios Disponer un mecanismo que permita la permanente capacitación (externa) de todas las personas involucradas con el proceso, para garantizar la eficiencia y minimizar riesgos. En la medida en que se incremente el nivel de contratación para atender terceros, se debe incrementar el personal de apoyo al proceso de adquisición de bienes y servicios o contratación. Se ha capacitado al personal de interventores y al grupo de trabajo que participa en la elaboración de contratos Evidencia: Listados de asistencia, que reposan en la Secretaría General. Con el fin de atender oportunamente los compromisos inherentes al proceso contractual, ingreso personal de apoyo. Este personal está compuesto por dos abogados y 2 estudiantes vinculados a través de compromiso académico. Evidencias: Contratos de prestación de servicios P-4319 de 2009, P-1 de 2010; Actas de posesión 1192 y los compromisos académicos 380, 424, 234 y 373 de ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

18 Administración de Bienes Muebles e Inmuebles Fortalecer los equipos de trabajo de cada área acorde con la demanda de servicio existente. En lo que respecta a la Sección de Laboratorios, con el fin de atender oportunamente los compromisos inherentes al servicio, se han formalizado vinculaciones de técnicos y personal de apoyo. Lo anterior se evidencia con el siguiente reporte: Detectar e incluir todos los registros de documentos que sean relevantes para el seguimiento del proceso y que aún no hayan sido reportados Finalmente, también con el fin de atender oportunamente los compromisos inherentes al servicio se fortalecieron los equipos de mantenimiento en las áreas civil y eléctrica, lo cual se formalizó a través de la suscripción de dos contratos de prestación de servicios. Evidencias: Contratos de prestación de servicios PN-15 y PN 62 de Inicialmente se realizó la revisión y ajuste de la caracterización de los procesos. Finalmente, se revisaron y realizaron los ajustes pertinentes a los procedimiento, formatos e instructivos necesarios para la operación y prestación del servicio. Evidencias: Manual de Procesos, Procedimientos Institucionales, listados maestros. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año

19 Gestión del Talento Humano Incorporar las quejas sobre los empleados del ITM en las recomendaciones del mejoramiento en el formato de la Función Pública Sistema tipo de evaluación del desempeño laboral En el año 2010, no se implementó expresamente la mejora como se pretendió inicialmente porque no es posible modificar formatos externos, como es éste el caso, donde el Departamento Administrativo de la Función Pública podría actualizarlo en cualquier momento. Sin embargo, con el fin de dar cumplimiento a la implementación la mejora se decidió hacer uso de la aplicación web Sistema de quejas, reclamos y sugerencias Institucional, aplicación mejorada en el 2010 por el proceso de Autoevaluación y Autorregulación en conjunto con el Proceso de Planeación Institucional. Actualmente, en este sistema es posible que todos los usuarios instauren sus quejas, reclamos o sugerencias sobre empleados del ITM. Los resultados registrados y acciones pertinentes son objeto de seguimiento y análisis por parte del Departamento de Personal de la Institución quien actúa conforme a cada caso y de acuerdo a sus competencias. Evidencias: Sistema de quejas, reclamos y sugerencias Institucional. ITM Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año