INFORME DE AUDITORIA SEGUIMIENTO SOBRE CUMPLIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS 2012

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORIA SEGUIMIENTO SOBRE CUMPLIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS 2012 INF. AUDINT. Nº 003/2014 S ANTECEDENTES, OBJETIVO, OBJETO, ALCANCE Y METODOLOGIA Antecedentes En cumplimiento del Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoría Interna de la Dirección Departamental de Educación de Oruro, efectuamos el seguimiento al periodo de implantación de las recomendaciones formuladas en INF. AUDINT. Nº 002/13, relativo a la Auditoria de Confiabilidad de los Registros Contables y Estados Financieros El INF. AUDINT. Nº 002/13, fue remitido al Dr. Eduardo García Morales, Director Departamental de Educación de Oruro, mediante Cite C/DDEO/UAI/041/2013 de fecha 28 de febrero de Mediante Cites D.D.E.OR Nº 075/13 y C/DDEO/AUU/ Nº116/2013 se remitió a la Unidad de Auditoría Interna, la información sobre la aceptación de las recomendaciones formuladas en el informe INF. AUDINT. Nº 002/13 y el cronograma para su respectiva implantación. Objetivo El objetivo del examen, es expresar una opinión independiente sobre el grado de cumplimiento de lo dispuesto en el art. 15 de la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales, con base en el cronograma presentado por la Unidad de Asuntos Administrativos, dependiente de la Dirección Departamental de Educación para las implantaciones formuladas en el INF. AUDINT. Nº 002/13. Objeto El objeto del examen, es el informe de seguimiento INF. AUDINT. Nº 003/2014 S-1, al cronograma de implantación de recomendaciones presentado al Director Departamental de Educación de Oruro, los documentos y las operaciones ejecutadas por las diferentes Áreas de la Dirección Departamental de Educación de Oruro, hasta el 30 de Noviembre de Alcance El examen fue realizado de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental, además de las disposiciones legales que a continuación se detallan: Ley de Administración y Control Gubernamental Nº 1178 del 20 de julio de Instructivo para la Realización de exámenes específicos de seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones.

2 Metodología Fue evaluada la documentación respaldatoria remitida a la Unidad de Auditoría Interna, respecto a las operaciones ejecutadas por las Áreas, en su totalidad para validar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en el INF. AUDINT. Nº 002/13, considerando las fechas de implantación de dichas recomendaciones, comprometidas mediante el cronograma presentado por el Director Departamental de Educación de Oruro. 2.- RESULTADOS DEL EXAMEN Como resultado del primer seguimiento a la implantación de las recomendaciones en el INF. AUDINT. Nº 003/2014 S-1 realizado al 21 de abril de 2014, se emite el presente informe, en el cual se determina el cumplimiento parcial al cronograma de implantación presentado por el Dr. Eduardo García Morales, Director Departamental de Educación de Oruro, y la Jefatura de la Unidad de Asuntos Administrativos, por cuanto no existe evidencia suficiente en algunas observaciones de haberse asumido acciones orientadas a la implantación de las recomendaciones. RECOMENDACIONES NO IMPLANTADAS 2.1 Deficiencia en la inexistencia de Caja Chica (Recomendación R 2.1) Se recomienda al Director Departamental de Educación de Oruro, se implemente el manejo de Caja Chica para cubrir gastos menores y de emergencia y así poder minimizar tiempo riesgo y costo evitando procesos de compra, además que se debe implementar mecanismos, procedimientos y normativa según corresponda para un manejo adecuado de Caja Chica, por las unidades de Asuntos Administrativos y Asuntos Jurídicos. implantación la Lic. María Isabel Bueno Juánez Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos y el Lic. Jorge Quintela Vargas Contador de la Dirección Departamental de Educación de Oruro. La implementación de Caja chica no ha sido efectuada, no se tiene manual de procedimiento y manejo de la misma, tampoco se nombró al o la responsable de su manejo. Por lo señalado y debido a su importancia, al tiempo transcurrido y puesto que las acciones para su cumplimiento no fueron efectivas, se reitera la Recomendación al Director Departamental de Educación. 2.2 Deficiencia en Documentos y efectos a Cobrar a Largo Plazo (Recomendación R 2.2) Se recomienda al Director Departamental de Educación de Oruro, instruya al jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos y Administrativos implantar mecanismos y toma de acciones para la recuperación inmediata de dichos montos adeudados al 31 de diciembre de 2013 además de la complementación de información requerida.

3 implantación la Lic. María Isabel Bueno Juánez Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos y el Dr. Avelino Barreta Martínez Jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos. No se han tomado acciones para recuperar las cuentas por Cobrar a Largo plazo, por lo que debido a su importancia, al tiempo transcurrido y puesto que las acciones para su cumplimiento no fueron efectivas, se reitera la Recomendación al Director Departamental de Educación Deficiencia Materiales obsoletos y en desuso no fueron dados de baja oportunamente (Recomendación R 2.5) Se recomienda al Director Departamental de Educación de Oruro, asegurarse que el Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos instruya a la responsable de Almacenes en coordinación con la responsable de Bienes y Servicios adopten medidas con la finalidad de cumplir con la norma, referido a la baja de materiales en desuso, previo cumplimiento de las formalidades que corresponda. implantación la Lic. María Isabel Bueno Juánez, Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos, Lic. Rosario Sandy Cortez, Responsable de Almacenes - Activos Fijos y la Lic. Sussan Lizeth Aparicio Chungara, Responsable de Bienes Servicios - Contrataciones de la Dirección Departamental de Educación de Oruro. No se han tomado acciones para la emisión de Resoluciones Administrativas con el fin de dar baja, disposición y destrucción de los materiales en desuso con la finalidad de cumplir esta recomendación de acuerdo a normativa en actual vigencia. Por lo señalado la recomendación fue implantada parcialmente, ya que existe evidencia de la destrucción de valorados, pero no así del material de escritorio. En consecuencia, debido a su importancia, al tiempo transcurrido y puesto que las acciones para su cumplimiento fueron efectivas de forma parcial, se reitera la Recomendación al Director Departamental de Educación. 2.4 Deficiencia carencia de foliación en registros de gastos C 31 e ingresos C 21 (Recomendación R 2.7) Se recomienda al Director Departamental de Educación de Oruro, instruya al personal correspondiente encargado proceda a la foliación de la documentación para un mayor resguardo dando cumplimiento a lo dispuesto.

4 implantación, la Lic. María Isabel Bueno Juánez, Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos y el Lic. Jorge Andrés Quintela Vargas, Contador de la Dirección Departamental de Educación de Oruro. No se han tomado acciones para realizar la foliación respectiva de los documentos de registros de gasto C 31 y registro de ingresos C 21, para posterior reguardo de acuerdo a normativa en actual vigencia, con la finalidad de cumplir esta recomendación, por lo que, debido a su importancia y al tiempo transcurrido, se reitera la Recomendación al Director Departamental de Educación. 2.5 Deficiencia carencia registro en el colegio correspondiente en el sello del responsable de Contabilidad y Tesorería en documentación elaborada (Recomendación R 2.11) Se recomienda al Director Departamental de Educación de Oruro, asegurarse en lo futuro que la emisión de los Estados Financieros deben ser rubricados por el Contador con formación Profesional y registro en el Colegio Profesional correspondiente, todo en cumplimiento al Art 47 de las N.B.S.C.I. implantación la Lic. María Isabel Bueno Juánez, Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos y el Lic. Jorge Andrés Quintela Vargas, Contador de la Dirección Departamental de Educación de Oruro. Se ha evidenciado que no se tomó ninguna acción según normativa en actual vigencia, con la finalidad de dar cumplimiento a esta recomendación, por lo que, debido a su importancia y al tiempo transcurrido, se reitera la Recomendación al Director Departamental de Educación. 3.- CONCLUSIONES 3.1 El Dr. Eduardo García Morales, Director Departamental de Educación de Oruro, responsable de la implantación de las recomendaciones formuladas en el informe de Auditoria INF. AUDINT. Nº 002/13, incumplió el cronograma de implantación, ya que de 11 recomendaciones realizadas, no se tomaron acciones concretas para la implantación de Las omisiones descritas precedentemente, por los funcionarios de la Dirección Departamental de Educación de Oruro, detallados a continuación, y establecidas en el curso del seguimiento al informe de Auditoría INF. AUDINT. Nº 002/13, emitido por la Unidad de Auditoria Interna de la D.D.E.O., se puede evidenciar que no se cumplió con las recomendaciones que corresponden, como parte de las obligaciones laborales de los servidores públicos de la Dirección Departamental de Educación de Oruro, como son cumplir con las comisiones laborales que les fueran asignadas.

5 Nombres y Apellidos Cargo Dr. Avelino Barreta Martinez Jefe U.A.J. Lic. S. Lizeth Aparicio Chungara Resp. Bs. Ss. C. Lic. Rosario Sandy Cortez Resp Almacenes Nº de recomendación NO implantada R 1 R 2 R 5 R 7 R RECOMENDACIONES El presente informe de Auditoría INF. AUDINT. Nº 003/2014 S-1 se realiza en cumplimiento a la Resolución Nº CGR 1/010/97 fechada la Paz, 25 de Marzo de 1997 que en su artículo Primero señala Las Unidades de Auditoría Interna de cada Entidad pública deben efectuar exámenes específicos y de seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emergentes de sus propios informes y de los de Auditorías externas que se practiquen en dichas Entidades. El contenido del presente informe de Auditoría de seguimiento al cumplimiento de recomendaciones de Confiabilidad de los Registros Contables y Estados Financieros 2012, debe ser de conocimiento de los funcionarios involucrados, para que en el plazo de 10 días a partir de su recepción, nos remita mediante el despacho del Director Departamental de Educación de Oruro el cronograma de implantación para el cumplimiento de recomendaciones, conjuntamente sus aclaraciones y justificativos anexando la documentación respaldatoria correspondiente debidamente legalizada. Es cuanto se informa para fines consiguientes Oruro 22 de Abril de 2014