PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA CONTRATACION DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA QUE REALICE LA GESTIÓN,

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA CONTRATACION DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA QUE REALICE LA GESTIÓN, MANTENIMIENTO DE LA PLATAFORMA WEB,( ), LA COMUNICACIÓN ON LINE Y LOS SERVICIOS DE UN COMMUNITY MANAGER PARA EL AREA DE TURISMO DE LA DIPUTACION PROVINCIAL DE AVILA. 1

2 TIPO DE CONTRATO: SERVICIOS PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA CONTRATACION DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA QUE REALICE LA GESTIÓN, MANTENIMIENTO DE LA PLATAFORMA WEB,( ), LA COMUNICACIÓN ON LINE Y LOS SERVICIOS DE COMMUNITY MANAGEMENT PARA EL AREA DE TURISMO DE LA DIPUTACION PROVINCIAL DE AVILA. 1.- ANTECEDENTES El Área de Turismo de la Diputación Provincial de Ávila, dispone desde hace un año dispone de una Web de difusión del Turismo de la Provincia, así como de los correspondientes perfiles en sus redes sociales asociados a este proyecto ( Facebook, Twitter ).Tras la conclusión del contrato que regía el servicio del mantenimiento de la web y de las redes, se hace necesaria la contratación de una empresa que mantenga los servicios especializados de asesoramiento, gestión, mantenimiento de la plataforma Web, comunicación on line, y la dinamización de las redes sociales para del área de Turismo de la Diputación. Dicho proyecto mantendría la continuidad del trabajo llevado a cabo hasta ahora y seguirá constituyendo un referente para la creación de contenido Web, participación social y notoriedad en redes sociales y plataformas tecnológicas. 2.- OBJETO El presente pliego tiene por objeto la regulación de las condiciones técnicas para la contratación de los servicios de una empresa especializada que realice la gestión, durante un año con posibilidad de ampliarse un año más, del mantenimiento de la plataforma Web ( ), y la dinamización de las redes sociales para el Área de Turismo de la Diputación Provincial de Ávila. 3.- OBJETIVOS o Crear e implementar una estrategia de medios sociales que permita el desarrollo de la provincia vinculado a las nuevas tecnologías. 2

3 o Contar con los servicios de Community Management que asista y diagnostique el diálogo con la comunidad. o Servir como elemento de consultoría que apoye al Plan de Marketing y propicie estrategias de crecimiento en Turismo. o Mantenimiento de la pagina Web ( ), con la inclusión de nuevos establecimientos de turismo e información general. 4.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS a) Planificación de la estrategia de comunicación y contenidos en Redes Sociales b) La creación de un blog para el Área de Turismo que dependería de la pagina Web ( ), así como el mantenimiento y subida de nuevos contenidos a la Web. d) Desarrollo de la estrategia comunicativa en Redes Sociales y plataformas online. e) Informe mensual / Medición de Resultados y presentación de impactos. f) Community Management 5.- TRABAJOS A REALIZAR Planificación de la estrategia de comunicación y contenidos en Redes Sociales: incluyendo posicionamiento, contenido y timing. Tomará especial relevancia la estrategia de difusión en periodos potenciales de compra (fiestas, conciertos, periodos vacacionales, puentes, etc.) El turismo debe ser siempre el punto de referencia en todas las acciones de desarrollo y comunicación. Mantenimiento de perfiles sociales existentes: Facebook, Twitter, Youtube, incluyendo la adaptación a la identidad visual de la imagen corporativa de Turismo de la Diputación Provincial y del portal en que se apoya ( ). También se pretenden crear aplicaciones específicas para la personalización de perfil de Facebook u otras RSS. El contratista deberá crear y mantener actualizados los perfiles sociales. La captación de usuarios resultará un elemento clave, por lo que la empresa contratista deberá desarrollar propuestas de lanzamiento y captación de usuarios para redes sociales. Estas propuestas deberán ser aprobadas por el Área de Turismo de la Diputación Provincial. Al respecto se deberá: o Gestionar la captación de nuevos usuarios: interacción, relación y comunicación directa. 3

4 o Gestionar las campañas de captación a través de facebook ads u otras plataformas RSS. o Alimentación, a través de la generación de contenidos de interés turístico provincial. Creación de un blog específico para el Área de Turismo de la Diputación Provincial que estará bajo el dominio turismoavila.com. Desarrollo de la estrategia comunicativa en Redes Sociales: incluyendo la comunicación periódica del contenido definido dentro de la estrategia de comunicación (novedades, promociones, contenido externo, blog, etc.); y el concepto de escucha activa y monitorización : detectando y respondiendo a las necesidades de los usuarios a través de las redes sociales como canal de relación y promoción del turismo de la provincia. El contratista deberá desarrollar y gestionar propuestas promocionales para potenciar: o Periodos potenciales de viaje (puentes, fiestas de municipios, periodos estivales, semana santa, navidad, etc.) o Eventos (conciertos, festividades tradicionales, jornadas gastronómicas, eventos deportivos, etc.) Se facilitará en la medida de lo posible toda la información relacionada con festividades locales, jornadas de cualquier índole, competiciones deportivas, etc., de forma que la prestación del servicio asegure la máxima coordinación y beneficio para ambas partes. Informe mensual / Medición de Resultados/ Informe Anualidad Se llevaría a cabo a través de lo que se conoce como IOR (Impact Of Relationship), es decir, el impacto en las relaciones. El resultado serán las relaciones adquiridas y el impacto de la presencia de turismoavila.com en los medios sociales. El IOR forma parte de la medición en términos cuantitativos del conocido como ROI (Return Of Investment) o retorno de la inversión dentro del análisis general de la inversión realizada en Marketing. La medición de los resultados conlleva un seguimiento más exhaustivo y permanente que se medirá a través de 4 variables a las que se les otorgan ciertos valores: 1. Autoridad: Las menciones recibidas por los municipios de la provincia en otros medios fuera de los propios perfiles sociales y de la Web oficial. Indicando presencia en los medios digitales, cantidad de comentarios en blogs, diarios, Web de noticias, menciones de éxito, recomendaciones, favoritos etc. 2. Influencia en los medios sociales (cantidad de suscriptores, nuevos suscriptores, etc.). 3. Participación de los seguidores (comentarios en Facebook, Twitter, Retwitts, votaciones en Youtube etc.). 4

5 4. Tráfico generado entre los medios sociales hacia el apartado Web (monitorización del tráfico, RSS, Google Analytics, etc.) Los servicios de Community Management exigidos tendrán la obligación de ser prestados en la propia agencia consultora contratada en función de las necesidades. El contratista deberá aportar un community management y destinará un profesional con experiencia contrastada en proyectos similares, que se encargará de llevar a cabo las siguientes funciones durante el tiempo de vigencia del contrato: Representación de la presencia del turismo de la provincia en el mundo online. Actualización del contenido y las noticias de la pagina, conjuntamente con el Área de Turismo de la Diputación Provincial de Ávila. Gestionar acciones de comunicación, promoción y desarrollo del turismo de la provincia. Comunicar y atender a los usuarios de grupos, comunidades y perfiles sociales de la marca. Monitorizar comunicaciones online vinculadas con la marca y participar en ellas. Identificar a líderes de opinión y establecer relaciones constructivas con ellos. Creación, diseño y alimentación de contenidos interesantes del Blog de turismoavila.com. Recopilación de material Audiovisual y fotográfico de las empresas, municipios y grupos de acción local, (material existente y material a solicitar) bajo la supervisión del Área de Turismo de la Diputación Provincial a tal efecto, para alimentar las redes sociales destinadas a almacenar este tipo de soportes. Idear e implementar Concursos en la Web (cuando exista esta funcionalidad) que respondan a los objetivos de interacción con el viajero que se pretenden lograr. Proponer y desarrollar encuestas destinadas a fomentar la participación de los usuarios de la página Web. Detectar necesidades de contenido demandadas por los usuarios de la página Web de turismo para su posible creación o desarrollo futuro. Analizar los informes de Analítica Web y sacar las conclusiones pertinentes de cara a posibles ajustes o mejoras de los objetivos de la Web. 5

6 6.- DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato de prestación de servicios será de un año a contar desde la fecha de formalización del mismo. Así mismo se prevé la posibilidad de un año más de posible prórroga. 7.- SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS TRABAJOS Corresponde al Área de Turismo de la Diputación Provincial la supervisión y dirección de los trabajos, proponer las modificaciones convenientes o, en su caso, proponer la suspensión de los mismos si existiese causa suficientemente motivada. Son funciones propias del Área todas aquellas a las que el Texto Refundido de la Ley de contratos del Sector Público atribuye al responsable del contrato y de manera específica: Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados. Emitir la certificación de recepción de los mismos. El Área de Turismo de la Diputación Provincial podrá también fijar reuniones periódicas con el contratista con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan en ejecución del contrato. Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el contratista se compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el Área de Turismo de la Diputación Provincial, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos. Se incluirá la descripción de las medidas dispuestas por el oferente para asegurar la calidad de los trabajos: metodología, medios materiales, aseguramiento de calidad, seguridad y confidencialidad, así como aquellas otras que se prevé aplicar para vigilar y garantizar el adecuado cumplimiento del contrato. La empresa adjudicataria reconocerá expresamente a la Excma. Diputación Provincial de Ávila el derecho a la titularidad sobre los resultados del proyecto. 6

7 8.- DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR EN LA OFERTA DE LICITACIÓN. SOLVENCIA TECNICA A EXIGIR Para facilitar la valoración en la presente licitación, las ofertas deberán adecuarse al esquema que se define a continuación: Memoria explicativa y oferta técnica del proyecto. Equipo propuesto para el desarrollo de los trabajos objeto del presente pliego. El equipo de trabajo y su organización se ajustará al siguiente esquema: un cuadro resumen de técnicos propuestos y un CV por cada técnico propuesto, con especial relevancia a la labor de Community Managment. Referencia a trabajos similares o publicaciones aplicables, experiencias que se deban tener en cuenta, propios o de otras entidades. Descripción de los trabajos y productos que se ofrecen con la ejecución del contrato. Visión de la empresa sobre el proyecto en su conjunto. Cuadro resumen de la propuesta. Aceptación de las condiciones del pliego técnico. Declaración explícita de aceptación de las condiciones y requisitos del Pliego con las precisiones que fueran necesarias. Mejoras propuestas al presente pliego. Considerándose como tales únicamente aquellas que objetivamente incidan de manera significativa sobre la buena marcha del proyecto. Cumplimiento de las condiciones de carácter general para poder contratar con las Administraciones Públicas. Oferta económica para la realización del proyecto no siendo posible la presentación de más de una proposición por licitador. En caso de que el licitador imponga alguna restricción al presente pliego técnico, deberá indicarlo en su oferta, de lo contrario se entenderán como aceptadas las condiciones del mismo. Para la admisión a trámite de la empresa, como solvencia técnica se presentará por parte de la empresa: *Especificación por parte de la empresa licitadora de un listado con los nombres y cualificación profesional de las personas responsables de ejecutar la prestación (art TRLCSP). Presentarán los C.V. de las 7

8 personas adscritas al proyecto que refleje experiencia y formación acorde al proyecto. Se necesita que al menos una persona adscrita al proyecto haya realizado un Master en Community Management de mínimo 150 horas lectivas (art. 78 e TRLCSP). *Una relación de los principales servicios o trabajos realizados en los últimos tres años que incluya importe, fechas y el destinatario, público o privado, de los mismos. Los servicios o trabajos efectuados se acreditarán mediante certificados expedidos o visados por el órgano competente, cuando el destinatario sea una entidad del sector público; cuando el destinatario sea un sujeto privado, mediante un certificado expedido por éste o, a falta de este certificado, mediante una declaración del empresario; en su caso, estos certificados serán comunicados directamente al órgano de contratación por la autoridad competente (art. 78.a TRLCSP). Los licitadores presentarán relación de los principales servicios ejecutados similares al objeto del contrato durante los últimos tres años, con certificado de buena ejecución, siendo necesario que al menos dos servicios superen el 50% del presupuesto del contrato. *Descripción de las instalaciones técnicas, de las medidas empleadas por el empresario para garantizar la calidad y de los medios de estudio e investigación de la empresa (art. 78.c TRLCSP). Los licitadores presentarán acreditación con pantallazo e hiperenlace a todas las redes sociales propias de la empresa. Para asegurar experiencia y coherencia digital se exige: *Tener un blog activo y actualizado con, al menos, un año de antigüedad. *Seguidores en twiter: mínimo *Fans en facebook: mínimo *Pinterest: 300 mínimo *Indice Klout: 50% 9.- PENALIZACIONES El contratista está obligado al cumplimiento del contrato con estricta sujeción a lo establecido en el pliego que lo regula, lo consignado en su proposición y las órdenes que le curse el Área de Turismo de la Diputación Provincial para la vigilancia del contrato, para una mejor realización de los trabajos. 8

9 De conformidad con el artículo 212 TRLCSP que dispone que los pliegos puedan prever penalidades para el caso de cumplimiento defectuoso de la prestación objeto del mismo o para el supuesto de incumplimiento de los compromisos o de las condiciones especiales de ejecución del contrato, se establecen las siguientes penalidades: a) Tendrán consideración de infracciones leves aquellas que, pese al incumplimiento de las cláusulas contractuales, no supongan un perjuicio de gran entidad, conllevarán una penalidad de hasta 300 y se tipifican como tales las siguientes: Las que impliquen negligencia en la prestación del servicio y no supongan una alteración grave de su funcionamiento. La omisión del deber de comunicar incidencias u anomalías no imputables al contratista y que sean detectadas. b) Tendrán la consideración de infracciones graves y conllevarán una penalidad de 300 hasta 1500 las siguientes: La reiteración en la comisión de tres faltas leves. La desobediencia a las órdenes que le curse el Área de Turismo de la Diputación Provincial para la vigilancia del contrato. Las acciones u omisiones que alteren la regularidad en la prestación del servicio No acudir a las reuniones de seguimiento del contrato cuando sea convocado. c) Tendrán la consideración de infracciones muy graves y darán lugar a la rescisión del contrato, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones a que hubiese lugar a juicio del Órgano de Contratación todas las que supongan un incumplimiento de las condiciones del contrato o una deficiente gestión del servicio, además de las siguientes: La utilización de las instalaciones, servidores etc... adscritos al servicio de fines distintos de los previstos en el contrato. Obstaculizar la inspección o fiscalización del personal del Área de Turismo de la Diputación Provincial. Incumplir las normas laborales o convenio colectivo del personal a emplear. Ceder el contrato sin la debida autorización del Área de Turismo de la Diputación Provincial de Ávila. Incumplir obligaciones salariales o de seguridad social respecto a los trabajadores a emplear. Reiterar la comisión de dos infracciones graves. 9

10 Las responsabilidades que incurriere el contratista, se harán efectivas de la fianza definitiva, que se complementará en la forma establecida en la LCSP. Plazo de ejecución del contrato y penalidades administrativas. El contratista está obligado a cumplir el contrato dentro del plazo total fijado para la realización del mismo. 10. DERECHOS DE PROPIEDAD Todos los informes, documentos, adaptaciones y creatividades elaborados durante la realización de los trabajos del proyecto serán propiedad de la Excma. Diputación Provincial de Ávila, reservándose esta entidad todas las facultades inherentes a este derecho, pudiendo cederlos a terceros, reproducirlos o divulgarlos parcialmente o en su totalidad, en la medida que crea conveniente, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que puedan corresponder al contratista. El contratista no podrá utilizar para sí, ni promocionar a terceros, dato alguno sobre el proyecto, ni publicar, total o parcialmente el contenido del mismo sin autorización escrito previa de esa obligación. En todo caso el contratista será responsable de los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de esa obligación. 11. CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LA LOPD. El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato, información, documentación, archivos o especificaciones en cualquier soporte facilitadas por la entidad contratante al contratista para la ejecución del contrato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del mismo, en especial los datos de contraseñas y de carácter personal protegidos por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y el R.D. 994/1999 de 11 de junio. Todo dato conocido con ocasión del cumplimiento del contrato no podrá ser objeto, total o parcial, de publicaciones, difusión ni copiado o utilizado con fin distinto al cumplimiento del contrato, ni tampoco comunicar ni ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación sin autorización expresa del Área de Turismo de la Diputación Provincial. El adjudicatario tendrá la consideración de encargado del tratamiento, sin que el acceso a los datos tenga la consideración de la comunicación de datos a los efectos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal y el R. D. 994/ 1999 de 11 de junio. 10

11 El adjudicatario se someterá a lo que disponga la Diputación Provincial de Ávila como propietario de los datos en cuanto a lo necesario para el cumplimiento de la normativa anteriormente indicada. El contratista asume la obligación de custodiar fiel y cuidadosamente la documentación, cualesquiera que sea el soporte empleado, que se le entregue para la realización de los trabajos y, con ello, adquiere el compromiso de que, ni la documentación, ni la información que ella contiene, llegue en ningún caso a poder de terceras personas ajenas a la ejecución del contrato. El contratista se compromete al cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, en lo referente a los datos a los que pueda acceder en virtud de la presentación de servicios objeto de este contrato, estableciendo las necesarias medidas de seguridad al respecto. Una vez finalizada la prestación el contratista se compromete a destruir o a devolver a la Diputación Provincial de Ávila los datos de carácter personal a los que hubiera tenido acceso. Las obligaciones antes descritas se mantendrán tanto durante el período de vigencia del contrato como con posterioridad a su conclusión. El contratista asume la obligación de informar al personal a su servicio, de los deberes de reserva y sigilo que adquiere por el presente contrato. En todo caso el contratista será responsable de los daños y perjuicios que del incumplimiento de las obligaciones contenidas en esta cláusula pudieran derivarse para la Diputación Provincial o para terceras personas. En la formalización del contrato se hará constar el obligado cumplimiento de la normativa de protección de datos y los compromisos de cumplimiento de ella derivados PRECIO Y FORMA DE PAGO Importe neto: IVA 21 % Importe total (IVA INCLUIDO): El valor estimado del contrato es euros, calculado por un año de duración del contrato y otro más de posible prórroga. El presupuesto máximo de licitación, que servirá de tipo de licitación, asciende a la cantidad de (IVA incluido). La partida Presupuestaria será Programa: 432, Funcional: En este precio se incluirán cuantos gastos sean precisos para la definición y realización de los trabajos contemplados en este proyecto, así como para la implementación de las acciones propuestas, incluidos los 11

12 relativos al material y personal al efecto necesarios. La forma de pago se establece de la siguiente manera: Se establece un primer pago consistente en euros (correspondiente a los tres primeros meses de ejecución del contrato) a realizar una vez finalizado este periodo. El resto del precio se pagará mensualmente, una vez vencido, hasta la finalización del contrato. No procede la revisión de precios debido a la duración del proyecto CRITERIOS DE VALORACIÓN Las ofertas se valorarán sobre un máximo de 100 puntos, las cuales se distribuirán de acuerdo con los siguientes criterios: 1. Criterios objetivos: serán tenidos en cuenta, con un máximo de 52 puntos, con respecto a la valoración general de la oferta. Equipo humano que desarrollará el proyecto. Se ponderará con 20 puntos como máximo. Las personas adscritas al proyecto que sean licenciados universitarios en Ciencias de la información, en la especialidad de Periodismo o Publicidad y Relaciones Públicas y que participen en el proyecto se valorarán hasta un máximo de 20 puntos (adjuntar título acreditativo, CV y formación acorde al proyecto), concediendo 5 puntos por cada una. Aspectos económicos: FÓRMULA DE VALORACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA VO= Valoración de la oferta PMO= Puntuación máxima obtenible OF= Oferta OM= Menor oferta válidamente emitida Valoración sobre un total máximo de 32 puntos. 12

13 No se admitirán ofertas cuya oferta económica esté por debajo del 10% de la media de las ofertas económicas presentadas. No se admitirán proposiciones económicas que no estén debidamente firmadas por la persona representante de la empresa con poder bastante 2. Criterios subjetivos: supondrán hasta 48 puntos de la ponderación total de la oferta. Memoria explicativa y técnica del proyecto: Se valorara la calidad del proyecto, imágenes y diseño, generación de tráfico en redes sociales, posicionamiento en campañas promocionales y conocimiento de la provincia de Ávila. Las empresas podrán ofertar aquellos recursos y servicios extras que puedan ser del interés general al presente concurso. La memoria explicativa debe estar firmada por la persona representante de la empresa con poder bastante. En caso, de que varios de los licitadores obtuvieran la misma puntuación, se adjudicará el contrato a aquel que haya presentado la oferta más económica. En Ávila, a 20 de Diciembre de Fdº. Carmen Jiménez Navarro Responsable Área de Turismo 13

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