Área: Sistema de Gestión de Calidad

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO: El propósito de este documento es definir el método que se utiliza para la planificación, ejecución e implementación de Auditorias Internas para determinar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad de Tronwell Downtown 2. ALCANCE: El procedimiento se aplica a todas las Auditorias internas que se programen en la organización; puede incluir la totalidad o parte del Sistema de Gestión de Calidad de Tronwell Downtown. 3. RESPONSABILIDAD: GGE, Gerente General: Es responsable de aprobar el Programa anual de Auditoria, elegir al Auditor Líder, y revisar los Informes finales de las Auditorias. RGE, Representante de la Alta Gerencia: Es responsable de distribuir los documentos necesarios para la ejecución de la Auditoria e informar de cualquier novedad encontrada durante su proceso. Registrar la información entregada por los auditores internos o externos del seguimiento de las No conformidades reales y/o potenciales, en la Intranet en Ingreso de No Conformidades y verificar la implementación de las acciones correctivas y/o preventivas; y efectividad de las soluciones tomadas como resultados de la Auditoria. De preparar el Plan y el Programa de Auditoria que se realice en la organización y presentarlos al Gerente General. Debe entregar el Informe Final de Auditoria a la Alta Gerencia y distribuirlo al G. General y Auditores Internos que participaron de la Auditoria.. Debe mantener y actualizar Lista de Auditores Internos de Tronwell Downtown, junto con documentos que acrediten cursos realizados y fotocopia de currículo vitae. AL, Auditor Líder: Es responsable de coordinar y dirigir la Auditoria según planificación y ejecutar las responsabilidades asignadas en forma efectiva y eficiente; apoyar a los Auditores Internos y a los departamentos en donde se encuentren no conformidades durante las Auditorias. Debe elaborar y emitir el Informe de Auditoria y entregarlo al Representante de Gerencia. AI, Auditores Internos: Son responsables de ejecutar la Auditoría según el plan, comunicar y clarificar los requisitos de la Auditoría a los auditados. Deben registrar en la Intranet, Ingreso de No Conformidades las no conformidades detectadas en la Auditoria y realizar seguimiento de las

2 Página 2 de 17 acciones correctivas realizadas por el auditado e informar de sus resultados y avances a Representante de la Gerencia. Auditado: Es responsable de proporcionar evidencia objetiva, colaborar con la Auditoria interna de su área y facilitar cualquier información al auditor para el buen desarrollo de la Auditoria. Debe analizar y enviar las soluciones a las no conformidades (reales y/o potenciales) al Auditor Interno, comprometiendo plazos para ejecutar acciones correctivas y/o preventiva e informar en la Intranet los resultados y avances de su planificación a los Auditor(es) Interno(s) que lo auditaron Debe planificar las acciones de Mejoramiento Continuo o las acciones correctivas y/o preventivas para eliminar las causas derivadas de las No conformidades reales y/o potenciales encontradas en la Auditoria y si procede, registrar el Plan de trabajo (fechas y acciones) en el Formulario Plan de Mejoramiento Continuo u otro que él estime conveniente para su uso.. JA, Jefes de Área o DP, Dueños de Proceso: Son los responsables de apoyar la gestión del auditado para la identificación y revisión de las causas de No Conformidades y coordinar, si procede, la ejecución de acciones correctivas y/o preventivas necesarias para la eliminación de las causas de No Conformidades. 4. DEFINICIONES : Auditoria Interna: Examen sistemático que efectúa la empresa internamente para verificar el cumplimiento de las actividades especificadas en el Sistema de Calidad, ya sea evaluando un proceso, un producto, o verificando si un cambio ha sido asimilado y si está siendo practicado. Auditoria de Seguimiento: Examen sistemático y profundo, que se efectúa frecuentemente a los procesos o Áreas que presentan desviaciones significativas en Auditorias previas, respecto a los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. Evidencia objetiva: Información cualitativa o cuantitativa cuya veracidad puede ser respaldada, basada en hechos. Acción Correctiva: Es la acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad para evitar su recurrencia. Noconformidad: No-cumplimiento de un requisito especificado o ausencia de él, en una o más características del Sistema de Gestión de Calidad. Acciones no efectivas:

3 Página 3 de 17 Como consecuencia de un resultado negativo de las acciones correctivas y preventivas emprendidas respecto de No Conformidades asignadas con anterioridad en la Intranet. Servidor: Dirección de la intranet y donde se encuentra el Sistema de Gestión de Calidad. 5. REFERENCIAS: P-TDT-SG-RGE-03 Servicio No Conforme P-TDT-SG-RGE-04 Acciones correctivas y preventivas P-TDT-SG-RGE-06 Mejoramiento Continuo Listado de Auditores Internos de Tronwell Downtown.( por implementar) 6. REGISTROS: Identificación Responsable Almacenamiento Formato Lugar Tiempo Intranet Sistema gestión de calidad RGE Digital Base datos de Permanente Programa Anual de Auditorias Internas. RGE Digital y Papel En PC del RGE y Archivador Permanente 3 años Plan de Auditorias RGE Digital y Papel En PC del RGE y Archivador Permanente 3 años Lista de Verificación RGE Digital y Papel En PC del RGE y Archivador Permanente 3 años Informe Final de Auditoria. RGE Digital y Papel En PC del RGE y Archivador Permanente 3 años

4 Página 4 de 17 Informe de Auditoria RGE Digital y Papel En PC del RGE y Archivador Permanente 3 años 7. ANEXOS: Anexo 1. Formato Programa Anual de Auditorias Anexo 2. Formato Plan de Auditorias Interna Anexo 3. Formato Lista de Verificación. Anexo 4. Formato Informe Final de Auditoria. Anexo 5. Formato Formulario Informe de Auditoria 8. INDICADORES DE GESTIÓN: Número de acciones correctivas y/o preventivas derivadas de Auditoria v/s las acciones correctivas y/o preventivas efectivamente implementadas en el Sistema de Gestión de Calidad. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Las Auditorias internas se desarrollan siguiendo las indicaciones preestablecidas en el presente documento Programa Anual de Auditorias El Representante de la Gerencia, cada año, elaboran un programa, que debe ser aprobado por el Gerente General. Para la elaboración del Programa (Anexo 1, Formato Programa Anual de Auditorias, se considera los siguientes aspectos, entre otros: - Cobertura total a los requisitos de la Norma NCH 2728:2003 o ISO 9001:2008 (según la versión vigente de ambas Normas), por lo menos una vez al año. - - Auditorias de Seguimiento a procesos o Áreas que en Auditorias previas, presenten desviaciones significativas respecto a los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. Se auditan con mayor frecuencia y profundidad (AS: Auditoria de Seguimiento.

5 Página 5 de 17 - Auditorias de Certificación, examen realizado por una empresa externa para verificar que el Sistema de Calidad de Tronwell Downtown cumple con los requisitos especificados y se están aplicando, según la normativa vigente (AC: Auditoría de certificación, PAC: Pre-Auditoría de certificación). - Auditorias Internas Parcial, estas Auditorias sirven para corroborar si una determinada área o proceso cumple con los requisitos especificados para mantener el Sistema de Gestión de Calidad de Tronwell Downtown (AIP: Auditoría Interna Parcial). La difusión de las Auditorias las dará a conocer el Representante de la Gerencia mediante un correo electrónico enviando adjunto el Plan Anual de Auditorias. El Programa Anual de Auditorias debe ser flexible para permitir cambios en el énfasis basados en la información recogida durante las Auditorias a lo largo del periodo. Por lo tanto, podrá ser complementado y modificado según necesidades de revisión al Sistema de Gestión de Calidad. Lo mismo rige para el Plan de Auditoria. El Plan de Auditoria (Anexo 2 Formato Plan de Auditorias) deriva del Programa de Auditorias, en este documento se registra la distribución del trabajo y los detalles de la ejecución de la Auditoria Requisitos Auditorias La aplicación de este procedimiento de Auditoria o revisión requerirá de: Definición del objeto de revisión o Auditoria, Definición del equipo auditor, incluyendo el perfil requerido para el mismo, Identificación del personal necesario para el desarrollo de la revisión, Convocatoria de la Auditoria o revisión, Desarrollo de la Auditoria o revisión, Elaboración del informe de revisión o Auditoria, incluyendo la identificación de las acciones correctivas y preventivas a que hubiera lugar Definición del objeto de Revisión o Auditoria El Auditor Líder, junto con Representante de la Gerencia, define el objeto de revisión o Auditoria, alcance y criterios. Posteriormente, el Auditor Líder debe confeccionar el programa de Auditoria Interna a realizar, según objetivos planteados en la reunión.

6 Página 6 de 17 El Auditor Líder debe: Elegir los miembros del grupo auditor interno del Listado de Auditores Internos de Tronwell Downtown, según requisitos especificados en el punto de este mismo procedimiento. Identificar los procesos o actividades cuya ejecución se pretende revisar. Identificar los documentos que se usarán como referencia, incluida la especificación de las normas y requisitos que sean relevantes al mismo. Identificar las áreas que se auditan y personas que tienen responsabilidad significativa directa relacionada con los objetivos y alcance de la Auditoria. Fijar fecha y hora en que se efectuará la Auditoria. El Representante de la Gerencia, en caso que necesite, contratará Auditor(es) Externo(s) él (los) cual(es) cumplirá(n) con las funciones de Auditor Líder o Auditor Interno para el desarrollo de las Auditorias Internas de Tronwell Downtown. Las Auditorías Internas fuera de programa son coordinadas por el Representante de la Gerencia Definición Equipo Auditor y Requisitos de Auditor Interno El Auditor Líder, para solicitar el servicio del Auditor Interno o Externo, debe considerar al menos los siguientes puntos: Ser mayor de 18 años. Tener Título Profesional o Formación afín a las funciones de Tronwell Downtown Permanencia en la empresa de 6 meses como mínimo Haber asistido a cursos de Auditorias Internas. Conocimiento y aplicación de las normas de Auditoria de calidad. Conocimiento y aplicación de la norma NCH 2728:2003. Capacidad de obtener y evaluar evidencia objetiva en forma apropiada. Capacidad de permanecer fiel al propósito de la Auditoria sin temor o favoritismo. Habilidad de evaluar las interacciones personales durante la Auditoria. Capacidad de facilitar el entendimiento del proceso de Auditoria a los auditados. Capacidad de llegar a conclusiones, generalmente aceptables, basadas en las observaciones de la Auditoria. Ser independientes del área que auditen. Ser Auditor interno de Tronwell S.A o Tronwell Downtown

7 Página 7 de Convocatoria Auditoria La reunión de apertura de la Auditoria debe ser programada por el Auditor Líder con los responsables de la sección a auditar que vayan a estar involucradas, de una u otra forma, con la Auditoria y el equipo Auditor Interno. El Auditor Líder recuerda los objetivos, alcance de la Auditoria y comenta el Plan de trabajo de la Auditoria, explicando en resumen métodos y procedimientos que se usarán en la Auditoria. El Auditor Líder debe: Distribuir las actividades entre los participantes de la Auditoria. Asegurar la disponibilidad de todas las personas y medios necesarios para la realización de la misma. Aclarar o Resolver cualquier observación del Auditor Interno, o del Auditado, con respecto al programa o a la ejecución de la Auditoria, en lo posible antes del inicio de la Auditoria. Confirmar el tiempo y la fecha para la reunión final y cualquier reunión inmediata del grupo auditor y del auditado. Durante la Auditoria, el Auditor Líder puede hacer cambios en las designaciones de trabajo de los auditores y al programa o realizar cualquier acción que permita recopilar información para verificar una No conformidad real o potencial, si ello es necesario para asegurar el logro óptimo de los objetivos de la Auditoria Desarrollo Auditoria El RGE, o el Auditor Líder es responsable de presentar al equipo auditor ante el auditado. El Auditor Interno debe: Cumplir con los requisitos aplicables de la Auditoria, cooperar y apoyar al Auditor Líder Examinar solamente evidencias objetivas (que se puedan verificar) en la revisión de la documentación, evitando las impresiones subjetivas, los prejuicios, juicios de valor y las conclusiones no contrastadas y conforme al programa de Auditoria (Anexo 2 Formato Programa de Auditorias)

8 Página 8 de 17 Registrar observaciones y las posibles no conformidades. En el caso de encontrar una posible no conformidad, se investigará más profundamente para confirmarla y averiguar si es fortuita o sistemática, e identificar su causa y efecto. Anotar todos los detalles posibles sobre los aspectos comprobados y las deficiencias detectadas en el formulario Listas de Verificación (Anexo 3 Formato Lista de Verificación). Informar al auditado sobre las no conformidades para asegurar su entendimiento, así como de los puntos positivos encontrados. Practicar un seguimiento exhaustivo de las situaciones pendientes, durante el proceso de Auditoria, o causas que producen problemas de calidad y no conformidades detectadas con anterioridad. Posteriormente de realizada la Auditoria y luego que ha registrado en la Intranet, en formato Ingreso de No Conformidades, indica el área y responsable a quien luego el RGE, asigna la No Conformidad Detectada. Efectuar el seguimiento de la acción correctiva y/o preventiva en la fecha comprometida verificando que haya sido cumplida y si es efectiva en la corrección de la No-conformidad, informa al auditado que puede Cerrar esta No Conformidad. También informa al Representante de la Gerencia de su gestión a través de medios verbales o escritos como un de respaldo.. El personal auditado debe: Facilitar toda la información que el equipo auditor le solicite, para el correcto desarrollo del trabajo de Auditoria. Dar acceso a las instalaciones y material de evidencia a solicitud de los auditores. Registrar las acciones correctivas(s) en la Intranet, en ingreso de Avance de No Conformidades, como necesarias para eliminar la fuente de origen de la No Conformidad, con los respectivos plazos y fechas de ejecución. Una vez realizada la Auditoria, si es necesario, el Auditor Interno y el auditado mantendrán una reunión con el objetivo de: Aclarar las posibles dudas o confusiones Preparación de las conclusiones de la Auditoria El Auditor Líder y los Auditores Internos son los responsables de reunirse para revisar los hallazgos de la Auditoria y cualquier otra información recopilada durante la Auditoria, acordar las conclusiones,

9 Página 9 de 17 preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la Auditoria que quedará descrito en la Intranet- ingreso de no conformidades Reunión de Cierre La reunión de cierre la preside el Auditor Líder, quien comunica a los auditados los hallazgos de la Auditoria y las conclusiones de la misma y lee lo siguiente: Confirmación de la norma utilizada. Explicación del criterio de obtención de evidencias. Explicación sobre la conducción de la Auditoria. Comentarios generales. Lectura de las No Conformidades en términos generales. Lectura de las observaciones en términos generales Lectura de las oportunidades de Mejora en términos generales Lectura de las conclusiones de la Auditoria Aclaraciones Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones correctivas a las no conformidades encontradas, en un plazo máximo de 10 días hábiles. Previo conocimiento de No Conformidades a través de la Intranet, en el formato de Ingreso de No Conformidades, asignado a él por el RGE y el seguimiento realizado por el Auditor Interno Informe de Auditoria Preparación y Distribución del Informe. El Auditor líder elabora y emite el Informe de Auditoria (Anexo 6. Formato Formulario Informe de Auditoria), en un plazo máximo de 2 días hábiles una vez finalizada la Auditoria. El Auditor líder y los auditores internos elaboran y emiten el Informe Final de Auditoria (Anexo 4 Formato Informe Final de Auditoria), en un plazo máximo de 5 días hábiles una vez finalizada la Auditoria, el que es entregado al Representante de la Gerencia, quien los distribuye al Gerente General. La Auditoria se completa con la entrega del Informe Final de Auditoria por parte del Representante de Gerencia a la Alta gerencia Archivo

10 Página 10 de 17 Toda la documentación generada por el equipo durante la Auditoria y el original del Informe de Auditoria será archivada bajo la responsabilidad del Representante de la Gerencia Otros Los resultados de las Auditorias internas son considerados en las Revisiones de Gerencia 9.4. Realización de las Actividades de Seguimiento de una Auditoria. El RGE debe constatar, el avance y cierre de las acciones correctivas emprendidas y los resultados obtenidos, en la Intranet, a través del Registro de Avance de No Conformidades Asignadas y según las indicaciones entregadas por el Auditor Interno y como parte de sus funciones, analizará las No Conformidades detectadas en los procesos auditados, y propondrá, en caso de acciones no efectivas, acciones de mejora preventivas y/o correctivas o pautas de mejoramiento según Revisión Gerencial Revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad Esta revisión se desarrolla según la Revisión Gerencial, y se evalúa entre otros: El cumplimiento de la normativa y procedimientos en el Sistema de Gestión de Calidad. La revisión de los resultados de Auditorias anteriores, en especial de las acciones derivadas de los mismos, o sea evaluación de la eficacia del sistema de mejora continua. El sistema de gestión de calidad de Tronwell Downtown se auditará completamente al menos cada doce meses. 10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO De la revisión 2.0 se modificó: Del 9.1 Programa de Auditoria, se actualiza la Norma ISO 9001:2008.

11 Página 11 de 17 Anexos 1 F- TDT-SG-RGE-01 Formato Programa Anual de Auditorias Internas Programa Anual Auditorias entre y de 2xxx Tipos de Auditorias Fecha Programada Áreas a Auditar Auditor Líder Seguimiento de la Auditoria P R AC V Representante de la Gerencia Gerente General

12 Página 12 de 17 Anexo 2 F-TDT-SG-RGE-02 Formato Plan de Auditoria PLAN DE AUDITORÍA Fecha: y de de 2xxx Tipos de Auditorias Fecha Programada Horario Áreas a Auditar Auditor Interno Representante de la Gerencia Auditor Líder

13 Página 13 de 17 Listas de Verificación Anexo 3 F-TDT-SG-RGE-03 Formato Lista de Verificación Área Auditar a Dueño de Proceso Procedimiento Registros Preguntas Conclusiones Grado Nombre y Firma Auditor 1 Nombre y Firma Auditor 2

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15 Página 15 de 17 Tipo de Auditoria Auditor Líder Auditores Anexo 4 F-TDT-SG-RGE-04 Formato Informe Final de auditoria. N : Fecha inicio Fecha término Áreas Auditadas Área Responsable Procedimientos Auditados Código Áreas Detalle de no conformidades Nº correcciones No conformidad Grado Crítica Mayor Menor Áreas Acciones Correctivas Propuestas Acciones Correctivas Propuestas Observaciones o recomendaciones Nombre y Firma Auditor(es) Interno(s) Nombre y Firma Auditor Líder

16 Página 16 de 17 Anexo 5 F-TDT-SG-RGE-05 Formato Formulario Informe de Auditoria Tipo Auditoria Auditor Líder Auditores de N Fecha inicio Fecha Término Áreas Auditadas Área N Procedimientos Auditados Alcance Ponderado N de No Conformidades Grado Crítica Mayor Menor Total Alcance Cubierto en Tronwell % NC % Por Grado de NC Ambiente Desarrollado en la Auditoria: Notas Observaciones Generales:

17 Página 17 de 17 Nombre y Firma Auditor Líder