INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y EMPRESAS PRIVADAS

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1 Página: 1 de 11 INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y

2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Identificar la información registrada en los estados contables de cada una de las Empresas y Unidades Especiales, con el fin de dar respuesta a las entidades públicas activas o privadas que así lo soliciten. ALCANCE: Inicia con la elaboración del reporte de operaciones recíprocas con base en la información de la Contaduría General de la Nación y finaliza con la verificación de movimientos por empresa. Aplica para la División Nacional de Contabilidad de la Universidad Nacional de Colombia. DEFINICIONES: 1. Entidad pública activa: Denominación de la Contaduría General de la Nación, para las entidades públicas que cumplen criterios para reportar información contable a la Contaduría General de la Nación y por lo tanto el estado de la entidad es activo. 2. NIT - Número de Identificación Tribuitaria: Número de identificación tributaria de las personas Naturales o Jurídicas. 3. Operación recíproca: Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades contables públicas por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 4. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Consultar información contable por código de la Contaduría General de la Nación. La Universidad Nacional de Colombia cuenta con un reporte de operaciones recíprocas que facilita la búsqueda en el SGF QUIPU de los saldos reportados en las empresas consolidadas de las Sedes y Unidades Especiales. El reporte se consulta a través de la página Web en el link oficios e instructivos opción reportes se encuentra el Archivo reciprocas.rep.

3 Página: 3 de 11 Este reporte se guarda en el equipo La forma de ejecutar el reporte es la siguiente: a. Descargar el archivo denominado webreciprocas.rep, y guardar en la ubicación deseada del equipo. b. En el menú inicio del equipo, ubicar la carpeta programas, ingresar a la carpeta Oracle Reports 6i opción Reports Runtime. c. Abrir el archivo guardado inicialmente, así:

4 Página: 4 de 11 File > run>seleccione el archivo>oprimir el botón abrir. d. A continuación se despliega la ventana que permite conectarse a la base de datos del SGF QUIPU digitando el nombre y la clave personal del usuario. Ingresar a la base de datos del Nivel Nacional ya que desde allí se genera la información de todas las Sedes. Digite el nombre de usuario, por ejemplo M_PEREZ Digite la clave Digite el nombre de la base de datos correspondiente a la Sede que se quiere consultar la información e. Al ingresar a la pantalla Informe de Operaciones reciprocas, digitar los parámetros de empresa por base de datos, período y código inicial hasta final de subcuenta contable, y presionar Enter para que generar el reporte.

5 Página: 5 de 11 Digite los Códigos del rango de Empresas Digite el periodo a consultar en el formato (AAAAMM) Digite el rango de subcuentas contables a generar, si va a listar todas las cuentas presiones <ENTER> para continuar f. El archivo se puede imprimir o generar en Pdf o en Excel. Para generarlo en Excel se ingresa por la opción Generate to file, delimited, y se presiona OK en la ubicación requerida.

6 Página: 6 de 11 Para facilitar la búsqueda en Excel se puede filtrar por NIT o nombre, y así poder identificar la Sede que presenta el saldo. Luego se realiza la consulta por tercero en las bases de datos correspondiente. 2. Consultar información contable por NIT (tercero) de la entidad. Este reporte permite conocer la cuenta mayor, la empresa de la Universidad (de forma específica) y la Sede que reporta el saldo en el SGF QUIPU. Este se consulta a través de la página Web en el link oficios e instructivos opción reportes Saldos por tercero. Este reporte se guarda en el equipo

7 Página: 7 de 11 La forma de ejecutar el reporte es la siguiente: a. Descargar el archivo denominado Saldo_tercero.rep, y guardar en la ubicación deseada del equipo. b. En el menú inicio del equipo, ubicar la carpeta programas, e ingresar a la carpeta Oracle Reports 6i, opción Reports Runtime. c. Abrir el archivo guardado inicialmente, así: File > run>seleccione el archivo>oprimir el botón abrir. d. A continuación se despliega la ventana que permite conectarse a la base de datos del SGF QUIPU digitando el nombre, la clave personal del usuario y la base de datos requerida.

8 Página: 8 de 11 Digite el nombre de usuario, por ejemplo M_PEREZ Digite la clave Digite el nombre de la base de datos correspondiente a la Sede que se quiere consultar la información e. Diligenciar la pantalla Saldos por tercero así: el primer campo corresponde al digito que identifica la Sede, el segundo campo corresponde a período de consulta (año/mes), y en el tercer campo se registra el NIT de la entidad. Primer digito del código de la Sede Digite el periodo a consultar en el formato (AAAAMM) NIT de la entidad f. El archivo se puede imprimir o generar en Pdf o en Excel. Para generarlo en Excel se ingresa por la opción Generate to file, delimited, y se presiona OK en la ubicación requerida.

9 Página: 9 de 11 Para facilitar la búsqueda en Excel se puede filtrar por Empresa U.N. o cuenta auxiliar. Dado que se generan los saldos de la totalidad de las subcuentas, se identifican aquellas que se reportan según lo establecido en las reglas de eliminación de la Contaduría General de la Nación.

10 Página: 10 de Verificar movimientos por empresa. La consulta de movimiento por Cuenta mayor y Auxiliar General, permite verificar el detalle de la transacción realizada (número del comprobante, tipo, fecha entre otros), con el fin de dar respuesta a la entidad pública o empresa privada solicitante. La ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU es la siguiente: SGF QUIPU: Contabilidad>Consulta>Movimientos>Mayor - Auxiliar Movimiento por Cuenta Mayor y Auxiliar Fin del instructivo

11 Página: 11 de 11 ELABORÓ CARGO Luz Mery Clavijo Ibagón Leidy Dayana Morales Romero Juliana Garnica Reyes Jefe División Nacional de Contabilidad Profesional Universitario Contratista REVISÓ CARGO Áreas contables o quienes hagan sus veces en las Sedes y Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Jefes de contabilidad o quienes hagan sus veces y servidores públicos responsables del instructivo, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Octubre 6 de 2010 FECHA Diciembre 15 de 2010 FECHA Marzo 16 de 2011