POLÍTICA DE GESTIÓN AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO DE DOCUMENTOS EN LA UNIVERSIDAD

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1 POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO XXXIV REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS Mesa 10: Sistemas automatizados de gestión documental

2 UNIVERSIDAD DIGITAL

3 EL RETO Las Universidades están enfrentando la problemática de crecimiento documental, no sólo en soporte analógico sino en digital. En este escenario deben existir políticas de información documental, que impulsen desde infraestructura, recursos, y un medio de acceso a la información garantizando a la sociedad en su conjunto, en sus distintos niveles estratos y contextos la información que requieren.

4 RENDICIÓN DE CUENTAS, TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Elderechodeaccesoa la información es un instrumento de la transparencia y ésta lo es a su vez de un sistema de rendición de cuentas, lo que supone un esquema así: Rendición de cuentas Transparencia Acceso a la información

5 ACCESO A LA INFORMACIÓN Es la facultad concedida por la ley, que tienen los ciudadanos a la consulta de la información, considerando tres estados: 2. Estado activo 1. Estado pasivo ESTADO PASIVO: El Estado tiene la obligación de poner a disposición de la sociedad toda la información pública ESTADO ACTIVO: El ciudadano solicita expresamente determinada información ESTADO COACTIVO: Es la facultad que la legislación concede a los órganos de acceso a la información para establecer criterios de clasificación de la información pública. 3. Estado coactivo Acceso a la información

6 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO Directrices de Desarrollo Plan General de Desarrollo Institucional Plan Rector de Desarrollo Institucional

7 DIRECTRICES Tránsito de una administración convencional, apoyada en procesos en papel, a una administración moderna digital Diseñar y utilizar procesos electrónicos estandarizados Procesos administrativos en el marco de transparencia, rendición de cuentas y aseguramiento de la calidad

8 EL RETOARCHIVÍSTICO Rendición de cuentas Transparencia Acceso a la información

9 INVESTIGACIÓN = CONOCIMIENTO Analizar cómo se esta abordando la administración de los archivos universitarios dentro de la creación de sistemas de información en diversas dependencias administrativas de la UAEMex. METODOLOGÍA

10 METODOLOGÍA Investigación guiada por las propuestas metodológicas diseñadas por InterPARES: Identificación del problema Colección de datos que respondan a las preguntas Respecto de casos de estudio sobre políticas y recolección de datos del contexto archivístico de la UAEMex Primeras iteraciones: Prueba de diferentes soluciones en contextos diferentes. Comparación de las primeras iteraciones. Segunda iteración: refinar soluciones para contextos particulares. Comparaciones de las segundas iteraciones. Reflexión, Análisis y Síntesis.

11 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Transparencia Rendición de cuentas Sistema de Gestión de la Calidad

12 Normas que regulan procesos administrativos NORMA ISO 9000:2005 ISO 9001: 2008 ISO 9004: 2009 ISO 10002: 2004 ISO 10013:2001 DESCRIPCIÓN Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario Requisitos para un sistema de gestión de la calidad con fines de certificación. Gestión para el Éxito sostenido de una Organización Un enfoque de Gestión de calidad. Este ISO proporciona ocho principios de gestión de la calidad para establecer directrices para la aplicación y uso de un sistema de gestión de la calidad. La norma pretende mejorar el desempeño total de la organización.,gestión de la Calidad - Satisfacción del Cliente. Directrices para el tratamiento de las quejas en las organizaciones. Directrices para la documentación del SGC

13 GESTIÓN DE DOCUMENTOS Archivo Universitario Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación

14 DIAGNÓSTICO 1. La UAEMex crea y controla los documentos en dinámicas operativas basadas en criterios estandarizados de la Gestión de la Calidad. 2. Los procesos documentales regulados por procedimientos de SGC no están homologados y estandarizados, prevalecen los criterios administrativos. 3. El Plan Rector de Desarrollo Institucional no considera la implementación de las normas o estándares archivísticos para la Gestión Documental.

15 4. No están definidas con claridad las funciones sustantivas y operativas de las Secretarias, Direcciones, Departamentos y Unidades administrativas. 5. No existe normalización de los procesos de administración electrónica. La mayor parte de los procesos del SGC y de la administración de la UAEMex funciona en soporte papel. 6.Elnocontarconunsistemadegestióndocumental conlleva riesgos de no cumplir con los criterios acceso a la información fiable, protección de datos personales, transparencia de acciones y riesgo de pérdida

16 7. El riego económico de invertir sólo en TIC es que no se garantice la conservación y preservación de los documentos de archivo. 8. La digitalización (scaneo de imágenes) se considera la estrategia de conservación de los documentos. No se menciona la preservación de documentos electrónicos. 9. En ningún documento, lineamiento o SGC se establece la definición de metadatos.

17 CONCLUSIONES La universidad crea documentos análogos y digitales como resultado de sus procesos de trabajo no ha establecido estos documentos como bienes o activos que permitan establecer criterios normalizados de conservación y preservación archivística. En este contexto podemos señalar que: La realidad archivística de la UAEMex es que no existe un sistema de gestión de documentos que garantice la creación, la conservación y preservación de los documentos de archivo en un ambiente protegido y estable. El Archivo Universitario y el Comité Técnico de la Documentación no han elaborado el cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general.

18 PLAN ESTRATÉGICO Elaborar normas de disposición Diseño de métodos de protección de los documentos de archivo Contar con un plan de emergencia. Preservación de documentos digitales Construir un sistema de archivo digital enfocado a la conservación a largo plazo. Complementar la aplicación de las normas ISO 9000 en los procesos documentales de la Universidad con normas basadas en criterios archivísticos que garanticen el acceso a la información documental de forma fiable resguardando la protección de datos personales y permitiendo la transparencia de acciones que permitan preservar la memoria de la UAEMex.

19 Gracias! Dra. Diana Birrichaga Gardida Lic. Daniel Gutiérrez López

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