GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

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1 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Código ESGC.08.1-G-01 Agosto del 2013 Versión 1.0

2 Página 2 de 40 Lista de aprobadores y revisores

3 Página 3 de 40 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 5 OBJETIVOS DE LA GUÍA... 6 ALCANCE DE LA GUÍA... 6 CAPÍTULO I Lineamientos para la presentación formal del manual de procedimientos... 7 Elaboración de los documentos... 7 Aprobación de los documentos: roles y responsabilidades... 7 Inventario de procesos y procedimientos... 7 Control de documentos... 8 Revisiones periódicas... 8 Identificación de los documentos... 9 Formato del documento... 9 CAPITULO ll PRESENTACION DOCUMENTAL Apartados del manual de procedimientos Estructura del Manual de Procedimientos A. Portada del Manual B. Lista de aprobación y revisión del documento C. Índice del manual de procedimientos D. Introducción E. Objetivo del manual F. Definiciones y Abreviaturas G. Listado de procedimiento Portada o Carátula del procedimiento Encabezado del Procedimiento Lista de aprobadores y revisores... 23

4 Página 4 de Índice Objetivo del procedimiento Alcance Documentos relacionados Definiciones y Abreviaturas Cuadro de requerimientos Narrativa del procedimiento Diagramas de flujo Control de cambios o versiones Anexos Codificación de documentos BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ANEXOS... 36

5 Página 5 de 40 INTRODUCCIÓN En nuestro país se han impulsado esfuerzos importantes para incorporar la calidad en la gestión pública, impulsando modelo de gestión necesario para brindar al ciudadano la garantía de que los servicios públicos brindan una respuesta oportuna a las necesidades de los diversos sectores económicos del país; dichos esfuerzos se han materializado a partir de documentos normativos, así como, desde diferentes instancias que impulsan la gestión de calidad. (Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, Ley del Sistema de Calidad, Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Ley de Control Interno y Manual de Control Interno, Normas de Calidad ISO 9001:2000). Estos instrumentos normativos y de compromiso constituyen un marco de referencia para el desarrollo de procesos, reformas y racionalización en la Administración Pública mediante el uso de técnicas y herramientas de gestión de calidad en el sector público, ofreciendo alternativas para promover la mejora continua y el rediseño de las instituciones del sector público con énfasis en un mejor rendimiento. Lograr una gestión pública de calidad, implica enfocarla como una política transversal y en este contexto el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, adoptó como premisa fundamental en el Marco Estratégico Institucional , incluir en su marco filosófico el valor institucional Servicios de Calidad en la atención de los usuarios como nueva pauta de interacción entre la gestión institucional y los usuarios. Considerando lo anterior, ha promovido el compromiso con la calidad y apoyándose en el Sistema de Control Interno, para propiciar la materialización de este componente en todas las actividades y actuaciones de la Institución, estableciendo como un objetivo prioritario en el PEI mejorar los servicios dirigidos a todos los grupos de población mediante la estandarización de procesos a nivel nacional con Considerando que la de la Calidad se basa en el mejoramiento de todos los sistemas, proceso-servicios para el logro de la satisfacción del usuario y el beneficio de las partes interesadas, y que como requisito establece la necesidad de procedimientos Institucionales documentados. Por consiguiente, se establece la presente guía con las políticas y las actividades de control pertinentes para gestionar la estandarización de dichos procesos y asegurar su conformidad con las necesidades institucionales, a la luz de los objetivos, y con base en un enfoque de mejoramiento continuo.

6 Página 6 de 40 OBJETIVOS DE LA GUÍA Lograr uniformidad en el contenido de los instrumentos utilizados para documentar procesos o procedimientos en aspectos como terminología, estructura documental, presentación formal y al acto de aprobación de los documentos, que permita optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organización y el funcionamiento de las unidades administrativas del MTSS. Establecer los lineamientos que deben observar para elaborar, publicar, aprobar, controlar, modificar, anular o actualizar documentos en forma clara, completa en el ámbito del Ministerio de Trabajo. Proporcionar a los responsables de elaborar y/o actualizar los manuales de procedimientos del MTSS un instrumento metodológico para la elaboración o actualización de manuales de procedimientos con los principios de una estructura documental normalizada. ALCANCE DE LA GUÍA Esta Guía establece un marco de referencia metodológico para analizar y documentar los procesos y procedimientos del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de Costa Rica. Describe los aspectos de forma, redacción y contenido de los mismos. Las directrices dadas aplican para toda la documentación asociada al proceso y/o procedimientos de las unidades administrativas del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de Costa Rica. La Guía Técnica para Elaborar Manuales de Procedimientos en adelante Guía Técnica es de cumplimiento obligatorio en el ámbito de las dependencias que integran el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de Costa Rica, así como a los órganos adscritos a éste. Todos los Procesos y Procedimientos que hubieren sido documentados y se encuentren vigentes podrán mantener su estructura. No obstante, en futuras ediciones o revisiones, se deberán respetar las pautas establecidas en este documento y adaptarlos a esta guía. Todas las dependencias y órganos adscritos al MTSS, así como las oficinas regionales tendrán el deber de informar a la Dirección General de Planificación, respecto de los procesos y procedimientos que se encuentren vigentes y formalmente documentados para efecto del control documental.

7 Página 7 de 40 CAPÍTULO I 1.1 Lineamientos para la presentación formal del manual de procedimientos Elaboración de los documentos Los Directores (as) son los (las) responsables de identificar y documentar adecuadamente las principales actividades y procesos en manuales de procedimientos de la unidad administrativa de su competencia. En la elaboración de los documentos deben participar los colaboradores con el fin de obtener consenso y aplicabilidad en las disposiciones incluidas en ellos. Aprobación de los documentos: roles y responsabilidades El Jerarca institucional o un equipo interdisciplinario designado por el máximo jerarca de la institución es (serán) la (las) persona (s) que autoriza (n) la implantación de política de calidad y manuales de procedimientos mediante firma. Los titulares de cada Dirección como dueños de procesos y procedimientos serán las personas autorizadas para elaborar, modificar, anular y aprobar procesos y procedimientos de su área. Para ello deberá realizar la debida coordinación con el representante autorizado de la Dirección General de Planificación. El representante autorizado de la Dirección de Planificación, será la persona que revisa y da el dictamen técnico al manual de procedimientos. Inventario de procesos y procedimientos Por inventario de procedimientos se designa la identificación de todos los que son de competencia de una determinada unidad administrativa. Se debe realizar dicho inventario para detectar que grupo de operaciones o tareas constituyen o forman parte de un procedimiento para su posterior documentación.

8 Página 8 de 40 Se recomienda inventariar todos los procesos y los procedimientos asociados. Es importante dar prioridad a aquellos considerados estratégicos, relevantes o críticos, es decir, los que conforman la razón de ser de la organización. No será necesario documentar (aunque si identificar) los que se consideren procedimientos No relevantes para la organización. El inventario de procesos y procedimientos deberá ser remitido a la Dirección General de Planificación para el control documental institucional. Control de documentos Todo manual, guía, instructivo, una vez aprobado, autorizado, modificado, o anulado debe ser actualizado en la Listado Maestro de Documentos y registros, Código ESGC FLMDR. Cada manual de procedimientos y cada procedimiento documentado deberá incluir en la segunda página el formato: Lista de aprobación y revisión del documento en el cual consta el proceso de elaboración, revisión, aprobación y autorización del manual las firmas de los responsables de cada etapa. Control de edición: Todo manual de procedimientos debe incluir un formato que contenga el control de versiones para el historial de modificaciones al mismo, fecha de la modificación, motivo de la modificación, los apartados modificados y las páginas afectadas: Cuadro de control de cambios o actualizaciones Revisiones periódicas Todos los procedimientos de las diferentes unidades administrativas del MTSS, deberá revisarse al menos una vez al año, tomando en consideración recomendaciones indicadas en los reportes de auditoría, sugerencias de funcionarios o cuando se considere oportuno. Se deberá remitir a la Dirección General de Planificación, todos los procesos y procedimientos que se desarrollan en las Direcciones, Departamentos o unidades, órganos adscritos; tanto de aquellos que se encuentran documentados y vigentes, como los que se hallan en proceso de documentación para su debido control.

9 Página 9 de 40 Identificación de los documentos Para evitar duplicidades, todas las políticas, procesos, procedimientos y manuales deberán estar claramente identificados por su nombre, codificación, versión del documento y fecha de vigencia, que lo distingan de otros documentos y del mismo manual. Formato del documento En cuanto a su forma, todos los documentos tendrán las siguientes características: 1.1. Redacción: La redacción de los Documentos se elaboran con MICROSOFT WORD, en forma clara, con términos apropiados, y limitado uso de extranjerismos o tecnicismos, en el idioma español, en tiempo verbal infinitivo y sin errores ortográficos Los diagramas de flujo: Se elaboran en VISIO. Se podrá utilizar cualquier otro software que permita el uso de una simbología estándar y clara Tamaño del papel: La presentación de los documentos debe hacerse en los siguientes tamaños de papel por regla general: Tamaño carta: Manuales, procedimientos, instructivos, resoluciones, anexos. Tamaño oficio: Otros documentos cuando por el volumen de los mismos sea requerido Tipo de papel: Bond blanco Tipo de letra: Se utilizará letra Calibri en tamaño 12, con excepción de los títulos y subtítulos del documento que van en tamaño 14 y el título del documento en la portada que se escribe en tamaño Márgenes: La portada del documento y las demás páginas tendrán 2 cm. para las márgenes superior e inferior y de 2,5 cm. para las márgenes izquierdo y derecho con respecto a cada uno de los bordes de la hoja.

10 Página 10 de Interlineado: Espacio sencillo Separación de párrafos: Entre el título de un capítulo y el primer párrafo, así como entre párrafos, habrá una separación de 2 interlíneas. Cada inicio de capítulo inicia página Números de Página: La primera página que corresponde a la carátula del manual no se numera ni lleva encabezado. Tampoco lleva encabezado la primera página de cada procedimiento. La numeración debe evidenciar el número de la página actual frente al número total de páginas. La numeración deberá ubicarse en el extremo superior derecho, numeración de forma correlativa. Que refleje la página actual y la cantidad total de páginas: (Ej.: Pág. 15 de 38, 16 de 38, 17de 38, 18 de 38). Los pies de página se escriben en tamaño 9 y los encabezados en tamaño Títulos de los capítulos: Se escriben en negrita los títulos y subtítulos. Color del tema azul oscuro. Los títulos: Se escriben centrados, en mayúsculas y en negrita color azul oscuro. Se numera con números arábigos, precedidos por el número del capítulo. Subtítulos: Se escriben alineados contra el margen izquierdo, en mayúscula la primera letra (tipo oración) y en negrita color azul. Siguen un orden secuencial, precedidos del número del capítulo. Después del número que designa el último nivel no se coloca punto. Se recomienda organizar los puntos de forma escalonada. (Ejemplo: 1. Título; 1.1. Subtitulo; Desagregación del punto anterior; ).

11 Página 11 de 40 CAPITULO ll PRESENTACION DOCUMENTAL 2.1 Apartados del manual de procedimientos El manual de procedimientos debe presentar la estructura que se muestra a continuación: Estructura del Manual de Procedimientos A. Carátula o Portada del Manual. B. Lista de aprobación y revisión del Manual. C. Índice del Manual. D. Introducción del Manual. E. Objetivo(s) del Manual. F. Definiciones y Abreviaturas. G. Listado de Procedimientos. 1. Carátula primer procedimiento. 2. Lista de aprobadores y revisores. 3. Índice. 4. Objetivo del procedimiento. 5. Alcance. 6. Documentos Relacionados. 7. Definiciones y Abreviaturas. 8. Cuadro de Requerimientos. 9. Narrativa del Procedimiento. 10. Diagrama de Flujo. 11. Cuadro de Control de Cambios. 12. Anexos.

12 Página 12 de 40 Figura 1.Estructura Física del Manual de Procedimientos Procedimiento 1 Procedimiento 2 Alcance Objetivo Índice Aprobadores y revisores Carátula Procedimento 2 Separador Anexos Cuadro de Control de cambios Diagrama de flujo Narrativa del procedimiento Cuadro de requerimientos Definiciones y abreviaturas Documentosrelacionados Alcance Objetivo del procedimiento Indice Aprobadoresy revisores Carátula procedimento 1 Separador Listado de procedimientos Definiciones y abreviaturas Objetivos del manual Introducción Indice Aprobadores y revisores Carátula Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Manual de procedimientos Operativos de la Dirección General de Planificación Manual de Procedimientos Código ESPCG-08-MP Versión 1.0

13 Página 13 de 40 A. Portada del Manual Se refiere a la primera página del documento denominada portada o carátula del manual. La portada contiene la siguiente información: 1. Logo y Nombre de la institución: centrado en la parte superior, color azul. 2. Nombre de la unidad administrativa: Dirección y Departamento. 3. Título completo del documento. 4. Código del documento. 5. Versión y lugar de elaboración del procedimiento. 6. Fecha de vigencia: se debe registrar la fecha de aprobación del documento en la parte derecha de la portada. 7. La primera hoja del manual de procedimientos no lleva encabezados ni número de página. 8. Marco de portada: línea triple de 1.5 puntos de grueso, color azul. 9. Los puntos 2 al 5 se escriben en letra Calibri tamaño 16 y mayúscula. 10. El punto 6 se escribe en letra minúscula, letra Calibri, tamaño 16.

14 Página 14 de 40 Portada del Manual de Procedimientos 1 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL 3 2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE (Nombre unidad administrativa a nivel de Dirección) 4 CÓDIGO VERSION SAN JOSÉ, COSTA RICA Fecha de vigencia: dd/mm/aaaa 6

15 3 Dirección General de Planificación Página 15 de 40 Encabezado del Manual PROCESO: TUTELAJE DE LA LEGISLACIÓN LABORAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INSPECCIÓN DEL TRABAJO Código: STFDL CODIGO: MP-01 FECHA DE VIGENCIA VERSION: 1.0 Página: XX de XX Logotipo del Ministerio de Trabajo-Costa Rica, parte superior izquierda, en color azul. 2. Nombre del Proceso al que se vinculan los procedimientos. 3. Nombre del Manual: centrado horizontalmente, tamaño de letra: Calibri 12, mayúscula y negrilla. 4. Código del proceso (Ver Tabla 1 Lista de Códigos. Coordinar con DGPT) 5. Código del procedimiento: Ver Tabla 1 Lista de Códigos. Coordinar con la DGPT 6. Fecha de vigencia del documento: fecha en la que se emite la aprobación e implementación. Se indica bajo el siguiente formato: dd/mm/aaaa dd: dígitos que representan el día. mm: dígitos que representan el número de mes. aaaa: cuatro dígitos que representan el año. 7. Versión #: donde # es el símbolo empleado para discriminar los cambios fundamentales en el diseño del documento. Se escribe la palabra Versión seguida del número correspondiente (1.0, 2.0, 3.0). Una vez aprobado el documento comenzará con la versión 1.0, se irá incrementando a medida que sufra cambios de fondo. 8. Número de página del total de páginas: Página actual con respecto al total de páginas: Ejemplo: 8 de 25

16 Página 16 de 40 B. Lista de aprobación y revisión del documento En la segunda página del manual se ubica el cuadro de control de documentos. En él se da formalidad a los procedimientos que lo integran, para lo cual son indispensables los nombres, cargo y firma de los responsables de elaboración, revisión y aprobación de los mismos. Es una matriz de cuatro columnas en la cual se debe anotar la siguiente información: Elaborado por: Nombre, cargo, firma y fecha de la persona que elaboró el documento. Revisado por: Nombre, cargo, firma y fecha de la (s) persona (s) que revisó (revisaron) el documento. Aprobado por: Nombre, cargo, firma y fecha de la persona que aprueba. Autorizado por: Nombre, cargo, firma y fecha del o de la Jerarca institucional. Cuando el documento haya sido elaborado, revisado por más de una persona debidamente autorizada, se registrará en la tabla correspondiente. La revisión corresponde a funcionarios autorizados de la Dirección General de Planificación por medio del, la aprobación corresponde a la Unidad administrativa que gestiona el proceso y la aprobación corresponde al Jerarca institucional mediante acto administrativo y firma. Elaboró Lista de aprobadores y revisores Nombre /Cargo/Dependencia Firma Fecha Revisó Aprobó Autorizó

17 Página 17 de 40 C. Índice del manual de procedimientos Es la parte que relaciona secuencialmente los apartados temáticos que integran el manual, con su respectiva paginación para facilitar su localización. Se deberá presentar en forma ordenada los apartados que comprenden el manual. La primera columna identifica la estructura alfanumérica de los diferentes apartados del manual. La segunda columna reproduce los títulos de los capítulos y sus divisiones. La tercera columna indica la página en que se encuentran cada capítulo y cada una de sus respectivas divisiones. Esta columna va justificada a la derecha, de manera que las unidades y las decenas se alineen verticalmente. El ejemplo adjunto muestra una estructura típica del índice PROCESO: TUTELAJE DE LA LEGISLACIÓN LABORAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INSPECCIÓN DEL TRABAJO Código: STFDL Código: MP-01 Fecha de vigencia Versión: 1.0 Página: XX de XX

18 Página 18 de 40 INDICE DE CONTENIDOS Página A. Carátula o Portada del Manual B. Lista de aprobación y revisión del documento C. Índice D. Introducción E. Objetivo(s) del manual F. Definiciones y Abreviaturas G. Listado de procedimientos. H. Anexos I. Separador 1. Carátula primer procedimiento. 2. Lista de aprobadores y revisores. 3. Índice. 4. Objetivo del procedimiento 5. Alcance. 6. Documentos Relacionados 7. Definiciones y Abreviaturas 8. Cuadro de Requerimientos. 9. Narrativa del Procedimiento 10. Diagrama de Flujo. 11. Cuadro de Control de Cambios. 12. Anexos. 13. Separador. D. Introducción En este apartado se señalan, de manera breve, los siguientes puntos: Razones y propósitos que motivaron la elaboración del documento. A quiénes está dirigido el documento, es decir, sus usuarios internos o externos. Que información contiene, como está organizada. Áreas administrativas que intervinieron en su elaboración. E. Objetivo del manual Indica el propósito del documento y su incidencia en la calidad del trabajo. Los detalles para su redacción y presentación se detallan a continuación: Se deberá anotar lo que quiere alcanzar la unidad administrativa con la aplicación del manual en un periodo determinado.

19 Página 19 de 40 Deberá responder a las preguntas: Qué se quiere lograr? y Para qué se hace el manual? F. Definiciones y Abreviaturas Son definiciones o términos de uso frecuente que resultan indispensables para entender el procedimiento. Para redactarlos se deberá atender los criterios siguientes: Definir con claridad y precisión los términos técnico administrativos utilizados en el procedimiento. Ordenar los términos en forma alfabética. Describir conceptos, sin incluir por ello el término que se pretende definir. G. Listado de procedimiento. En este apartado se enlistará todos los procedimientos que conforman el manual de procedimientos con su respectiva codificación. Para documentarlos se deberá identificar y definir el proceso del cual se desprende. Para ello se deberá coordinar con el (la) representante de la Dirección de Planificación para la respectiva asignación de la codificación. Todo nombre del procedimiento lleva la palabra para como enlace entre Procedimiento y nombre del mismo: Procedimiento para. El formato para registrar la información antes indicada es el siguiente: Tabla 6 Registro de procesos y procedimientos Proceso Código Procedimiento Código

20 Página 20 de 40 A continuación se describen los apartados que se deberán incluir en cada uno de los procedimientos. Portada o Carátula del procedimiento Contiene la siguiente información: 1. Logo y Nombre de la institución: centrado en la parte superior, color azul. 2. Nombre de la unidad administrativa: Dirección y Departamento. 3. Título completo del procedimiento. 4. Código del procedimiento. 5. Versión y lugar de elaboración del procedimiento. 6. Fecha de vigencia: se debe registrar la fecha de aprobación del documento en la parte derecha de la portada. 7. Marco de portada: línea triple de 1.5 puntos de grueso, color azul oscuro. Los puntos 2 al 5 se escriben en letra Calibri tamaño 16, mayúscula El punto 6 se escribe en letra minúscula, letra Calibri, tamaño 16

21 Página 21 de 40 Portada del Procedimiento 1 2 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3 CÓDIGO: 08.2-P-06 4 VERSION 1.0 SAN JOSÉ, COSTA RICA 5 Fecha de vigencia: dd/mm/aaaa 6

22 3 Dirección General de Planificación Página 22 de 40 Encabezado del Procedimiento PROCESO: TUTELAJE DE LA LEGISLACIÓN LABORAL PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÒN DE DENUNCIAS LABORALES Código: STFDL CODIGO: P01 FECHA DE VIGENCIA VERSION: 1.0 Página: XX de XX Logotipo del Ministerio de Trabajo-Costa Rica, parte superior izquierda, en color azul. 2. Nombre del proceso al que se vinculan los procedimientos. 3. Nombre del procedimiento: centrado horizontalmente, tamaño de letra: Calibri 10, mayúscula y negrilla. 4. Código del proceso. 5. Código del procedimiento. 6. Fecha de vigencia del documento: fecha en la que se emite la aprobación e implementación. Se indica bajo el siguiente formato: dd/mm/aaaa 7. dd: dígitos que representan el día. 8. mm: dígitos que representan el número de mes. 9. aaaa: cuatro dígitos que representan el año. 10. Versión #: donde # es el símbolo empleado para discriminar los cambios fundamentales en el diseño del documento. Se escribe la palabra Versión seguida del número correspondiente (1.0, 2.0, 3.0). Una vez aprobado el documento comenzará con la versión 1.0, se irá incrementando a medida que sufra cambios de fondo. 11. La numeración de páginas debe evidenciar el número de página actual frente al número total de páginas (ejemplo 24 de 72).

23 Página 23 de 40 Lista de aprobadores y revisores Lista de aprobadores y revisores Nombre /Cargo/Dependencia Firma Fecha Elaboró Revisó Aprobó Autorizó Para anotar la información solicitado en este apartado se deberá cumplir con las pautas establecidas en el punto B Lista de aprobación y revisores que se explica para el manual de procedimientos.

24 Página 24 de Índice Este apartado debe cumplir con las pautas establecidas en el tema 3 Índice del Manual de procedimientos. PROCESO: TUTELAJE DE LA LEGISLACIÓN LABORAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INSPECCIÓN DEL TRABAJO Código: STFDL CODIGO: MP-01 FECHA DE VIGENCIA VERSION: 1.0 Página: XX de XX ÍNDICE DE CONTENIDOS Página 1. Carátula (Nombre del procedimiento).. 2. Lista de aprobadores y revisores 3. Índice.. 4. Objetivo del procedimiento 5. Alcance.. 6. Documentos Relacionados. 7. Definiciones y Abreviaturas 8. Cuadro de Requerimientos. 9. Narrativa del Procedimiento Diagrama de Flujo Cuadro de Control de Cambios. 12. Anexos Separador para el siguiente procedimiento (no se incluye en el índice) 2. Objetivo del procedimiento Describe el propósito del procedimiento. Deberá responder a las preguntas: Qué se quiere lograr? y Para qué se hace el procedimiento documentado? Estructura del objetivo: Verbo infinitivo-resultado que se pretende alcanzar- mediante qué acciones.

25 Página 25 de 40 Ejemplo Objetivo del Procedimiento: Verbo en infinitivo Incrementar Disminuir Qué resultados se pretende Las habilidades de los funcionarios del Ministerio de Trabajo, de las diferentes dependencias, de los órganos adscritos y Fideicomisos para la elaboración de manuales de procedimientos o su actualización Los errores de proceso Mediante qué acciones se lograra el resultado Mediante la asesoría técnica en sus modalidades de cursos de capacitación, talleres y asistencias personalizadas al disponer de información documentada del conjunto de actividades que deben llevarse a cabo para la generación de los servicios en un marco de referencia claro y exacto, de manera que todos los involucrados tengan una adecuada comprensión de su rol y las relaciones entre funcionarios claves 3. Alcance Responde a las preguntas: A qué aplica? Dónde inicia?, dónde termina? Incluye los puestos, usuarios y áreas administrativas personas que afecta directamente el procedimiento. Permite definir y describir las fronteras lógicas internas y externas del mismo por lo que indica qué actividades, personas y áreas afecta. 4. Documentos relacionados En este punto se relacionan los principales documentos de consulta jurídicos y administrativos que soportan el procedimiento y que el funcionario (a) debe tomar en cuenta para gestionar el proceso; a saber: leyes, normas, directrices, decretos ejecutivos, códigos, manuales instructivos y otros. Toda documentación que interviene en el procedimiento bajo las circunstancias descritas anteriormente debe estar especificada en Documentos relacionados.

26 Página 26 de 40 Todo instructivo debe estar registrado en documentos relacionados. Los instructivos y Formatos que se utilicen en el procedimiento deberán aparecer en el apartado de anexos debidamente codificados, con su nombre y número de Anexo. La estructura de la matriz consta de tres columnas en que se requiere la siguiente información: Nombre del documento. Código del documento cuando es producido internamente por la institución, en este caso el MTSS. Disposición: En esta celda se deberá de anotar un breve resumen de lo que dispone la normativa y hacer un destacando los artículos en que aparece la disposición. Nota: Cabe resaltar que no se trata de transcribir íntegramente los documentos, es tan solo indicar el nombre y los apartados o artículos que rigen las acciones del procedimiento. El siguiente ejemplo muestra la forma de llenado de estas celdas: Nombre del Documento Código Disposición Informe de Ejecución Presupuestaria y Programática (Semestral y anual) Planeación Operativa anual institucional (POI) 08.1-P01- IGS 08.1-P01- POI Presenta un informe de la gestión institucional remitido por el Jerarca a los entes fiscalizadores, organismos internacionales y la ciudadanía en general. En el año se emiten dos informes uno de seguimiento de la gestión institucional y otro de evaluación anual. Localización: Archivo de del Dpto. Desarrollo. DGPT. Establece los compromisos de la institución para el año en ejercicio, y contiene la planeación estratégica, operativa y de producción intermedia de cada una de las dependencias y órganos adscritos al MTSS. Localización: Archivo del Dpto. de Desarrollo, página Web del MTSS.

27 Página 27 de Definiciones y Abreviaturas Para completar la información solicitada en este apartado se deben tomar en cuenta las pautas que se indican en el apartado F de la Guía: Definiciones y Abreviaturas. Recordar que, se incluyen palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el desarrollo del procedimiento con el objetivo de uniformar su interpretación; las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta. 6. Cuadro de requerimientos Cuadro de requerimientos Suplidor/Proveedor Entrada Requisitos Proceso Salida o producto Requisitos de Salida Usuario Se ha establecido que los procedimientos tendrán una descripción gráfica mediante una matriz y serán documentados utilizando la siguiente tabla en el cual se describen los siguientes campos: Proveedor o Suplidor: Son las personas o entidades que proporcionan las entradas. Se identifican dos clases: internos o externos. Los primeros son otros procesos, áreas administrativas que entregan sus salidas a este proceso. Los externos identifican entidades externas, personas que entregan algún insumo. Ejemplo: un usuario que solicita un trámite, Hacienda que emite una directriz para iniciar el proceso de formulación. Entrada al proceso: Se refiere a la información que se requiere para el inicio del procedimiento, el insumo puede provenir de otros procesos o de usuarios externos. Ejemplo de ello son los oficios, solicitudes presentadas a la administración, directrices, etc. Requisitos. Señalar con precisión los requisitos documentales, materiales o de información que la dependencia, fideicomiso, u unidad administrativa solicite al usuario para dar inicio al desarrollo del procedimiento. Entre los posibles requisitos pueden mencionarse documentos legales o administrativos, el registro de información en ciertos formatos.

28 Página 28 de 40 Proceso. Indique el nombre del proceso. Un proceso es un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y que crea un bien o servicio de valor para los usuarios; implica la utilización de recursos para transformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. El proceso tiene un carácter genérico y de él se derivan tantos procedimientos como sean necesarios. La diferencia entre proceso y procedimiento consiste en que el primero comprende los insumos, el proceso de transformación y los resultados de valor, mientras que el segundo es un método de trabajo diseñado para transformar los insumos en resultados, los cuales se desagregan en pasos secuenciales como se observa en la gráfica siguiente: Salida o producto: Es lo que se entrega según lo que se pidió, se refiere al resultado de valor para el usuario interno o externo. Puede ser un bien, servicio, información o documentos (estado final del proceso) Los productos son permanentes en el tiempo, una vez generados no sufren transformación. Cuando el resultado de valor lo recibe el usuario externo de la dependencia, se identifican procesos sustantivos. Usuario (a): Responde a la pregunta: A quiénes van dirigidos directamente los bienes y servicios que provee el programa presupuestario o dependencias que lo integran? 7. Narrativa del procedimiento Es la descripción escrita en forma lógica y secuencial de las actividades que se realiza en la unidad responsable para efectuar un trabajo determinado. Consideraciones importantes: Determine las unidades administrativas y o cargos que intervienen en el procedimiento. Establezca la secuencia lógica y cronológica del procedimiento. Describir la actividad y las tareas relacionadas. Responsable: indique el área o cargo que ejecuta las actividades y tareas relacionadas. Evitar los tecnicismos, utilizar vocabulario claro y sencillo. Utilizar un verbo conjugado en tercera persona del singular y en presente de indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Envía, etc.

29 Página 29 de 40 Cuando se utilicen sistemas informáticos, se deberá especificar el nombre del mismo, los datos a ingresar y qué resultado se espera lograr con ellos. Cuando el procedimiento se hace largo podrá utilizarse un instructivo. En el apartado Destino se anotará referencia a las actividades complementarias o referencia a subprocesos. Indique los acuses de recibo y el archivo de documentos. En la distribución de documentos debe indicarse a qué puestos o áreas se envía. Indique el número de tantos en que se elabore, se envíe o se reciba cada documento. Indique si el archivo es temporal o definitivo. Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algún formato, se deberá anotar el número del formato, su nombre completo y el código que lo identifica. En las actividades subsecuentes se podrá mencionar su nombre genérico y/o su clave de identificación. Si en el procedimiento se elaboran informes se debe incluirse la información relevante que debe llevar el informe. Recordar: después de una revisión viene una decisión. Separar las decisiones pero dejar en una misma actividad. Todo lo que se archiva especificar donde se archiva. Cuando el usuario presenta un trámite se debe especificar cómo lo presenta: , teléfono, escrito, verbal u otra forma. Cuando se utilizan siglas, indicar primero cuál es su significado en forma literal y luego las siglas, e indicar que se seguirá usando de esa manera. No dejar frases inconclusas, se da por hecho que la numeración de las actividades refiere para dónde va el flujo del procedimiento. Evitar actividades con mucho texto o separar actividades o generar un instructivo. En el encabezado de cada página aparece el nombre del procedimiento por lo tanto no se anota en la matriz de narrativa del procedimiento. El alcance de las preguntas que definen la narrativa del procedimiento son: Quién realiza las actividades (responsable de ejecutarlas), qué actividad hace, cómo las hace. Quién hace el trabajo? Corresponde a la inter relación de unidades o puestos de trabajo por medio de personas. En el nombre del puesto se debe tener presente el enfoque de género. Qué actividad realiza? (En qué consiste la actividad) se indica el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas.

30 Página 30 de 40 Cómo se hace: Se refiere al método de trabajo y del uso de los instrumentos, equipo, espacios y materiales para lograr los objetivos de una actividad. La estructura para la narrativa consta de una matriz, en la cual se debe indicar lo siguiente: Número de la actividad. Descripción de la actividad y sus respectivas operaciones. Destino de la tarea. No. Tarea Descripción de la tarea Destino INICIO Responder y anotar en forma narrativa: Quién realiza las actividades Qué actividad realiza Cómo lo hace Anotar el # de la tarea (dos dígitos) En orden ascendente Anote el código de la actividad con la cual se relaciona. Termino del ciclo del procedimiento: Fin del procedimiento 8. Diagramas de flujo Es la representación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables de su ejecución. El diagrama de flujo deberá elaborarse en forma vertical y se dividirá por columnas de acuerdo al número de responsables que intervienen en el proceso o procedimiento, conforme a la siguiente matriz:

31 Página 31 de 40 Diagrama de flujo Responsable 1 Responsable 2 Responsable 3 Responsable 4 Para la elaboración del diagrama se recomienda las siguientes previsiones: Para la diagramación se utilizará Visio o cualquier otro programa que permita el uso de una simbología estándar. Cada diagrama deberá contar con un encabezado que especifique el nombre del procedimiento que se escribe. Indicar la actividad a desarrollar. Cada actividad se numera en forma progresiva, vinculada a la secuencia de la narrativa del procedimiento. Unir todos los iconos incluyendo los conectores. Evitar el uso de colores esto, de manera estándar no debe asignarse color. Un conector se conecta a actividades no a otro conector. Todo diagrama debe tener un inicio y un fin. Todos los conectores deben tener números. Todos los finales del proceso debe tener el ícono de Fin de proceso.

32 Página 32 de 40 SIMBOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE DIAGRAMAS DE FLUJO

33 Página 33 de Control de cambios o versiones Con el propósito de controlar las ediciones del manual de procedimientos es necesario registrar el número de modificaciones, las fechas, los apartados, hojas modificadas y la razón de origen del cambio. El formato par registra la información es el siguiente: Versión modificada Fecha de revisión Control de cambios o versiones Motivo de la actualización (Detalle) 01 Anote fecha Elaboración del manual 02 Anote fecha Se modifican los apartados de responsabilidades, lineamientos, desarrollo de la diagramación Anexos Este apartado inicia página. Se debe incluir una muestra de los formularios, instructivos y machotes utilizados en el Procedimiento y sus respectivas instrucciones de llenado. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas instrumentos. Los anexos llevan nombre. Deben ser numerados en forma ascendente y en el orden en que ingresan al procedimiento. Estar debidamente codificados. Ver tabla de codificación. En cada documento que se anexe, se deberá anotar en el ángulo superior derecho la palabra ANEXO seguido del consecutivo que corresponda.

34 Página 34 de 40 Codificación de documentos El Código comprende la siguiente estructura: #1. #2-YY- #3-ZZ- #4 XX Dirección Dpto. Tipo de documento Número Consecutivo Otros docs. Consecutivo #1 #2 YY #3 ZZ #4 XX Es el prefijo que identifica el tipo de proceso y se escriben en letra mayúscula. (Ver Anexo 3) #1 Número de dos dígitos que identifica la unidad administrativa a nivel de dirección. #2 Número de un dígito que identifica el departamento que gestiona el procedimiento. YY Máximo de tres caracteres que identifican tipo de documento. Se escriben en letra mayúscula. #3 Número de dos dígitos que identifica el consecutivo del procedimiento asociado en cada proceso en cada área a la que pertenece, iniciando con el 01 en orden ascendente (01, 02, 03, 04). Los procedimientos se identifican en forma consecutiva a nivel de Dirección (Unidad administrativa de mayor rango). ZZ Dos caracteres que identifican únicamente formatos asociados a un procedimiento instructivos cuando proceda. #4 Dos dígitos que identifican el consecutivo del documento relacionado al procedimiento.

35 Página 35 de 40 BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA Dirección General de Desarrollo Administrativo Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos. Contraloría General, Gobierno del Estado de Veracruz, México, Disponible en el sitio electrónico: OGIA%20MANUALES%20ADMINISTRATIVOS_2.PDF Guía Técnica para la elaboración de Oficialía Mayor Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. México, DF. Dirección de Organización disponible en la siguiente dirección electrónica: ISO 10013: 2001 Directrices para la documentación de sistemas de de la Calidad MIDEPLAN (2009) Guía de manuales administrativos. San José, Costa Rica Universidad Tecnológica Nacional Manuales Administrativos. Presentación de PowerPoint. Sede Regional Río Grande, Argentina, Disponible en el sitio electrónico:

36 Página 36 de 40 ANEXOS Anexo 1 Guía de códigos Unidades Administrativas Costa Rica. MTSS. Dirección de Planificación Guía para generar código a las dependencias administrativas del MTSS-Costa Rica Dirección Departamento Código 01 Despacho Ministerial Consejo Superior del Trabajo Contraloría de Servicios Consejo de Intermediación de 04 Empleo 05 Prensa 05 1 Auditoría DESAF-FODESAF Auditoría MTSS Auditoría 3 Auditoría Transferencias Auditoría Seguimiento a 06.4 recomendaciones 07 Género 07 1 Desarrollo Dirección General de Planificación 2 Dpto. Asesoría del Control Interno 08.2 (DACI) 3 Dpto. Invest. del Mercado Laboral 08.3 (DIMEL) 4 Dpto. Estudios Socioeconómicos Dirección de Asuntos Jurídicos 10 Dirección Nl de Inspección 11 Dirección de Asuntos Laborales 1 Asesoría Internacional Asesoría Jurídica Externa Asesoría Jurídica Interna y 09.3 Resoluciones Asuntos Internacionales Unidad de Asesoría Legal Direcciones Regionales Dpto. de Relaciones Laborales Resolución Alterna de Conflictos Organizaciones Sociales Dpto. de Evaluación y Análisis 11.4

37 Página 37 de 40 Costa Rica. MTSS. Dirección de Planificación Guía para generar código a las dependencias administrativas del MTSS-Costa Rica Dirección Departamento Código 5 Dpto. de Coordinación Técnica Dirección Nacional de Empleo 13 Dirección de Seguridad Social 1 Intermediación, Orientación y Prospección de Empleo Migraciones Laborales Generación de Empleo Protección al Trabajador Igualdad de Oportunidades a PCD Recreación Laboral Dpto. de Proveeduría Dirección General 15 Dirección Financiera 16 Dirección Nl de Pensiones 17 DESAF 2 Dpto. de Servicios Generales Dpto. Adm. Rec. de Información Dpto. de Rec. Humanos Dpto. de Tecnologías de 14.5 Información y Comunicación 1 Dpto. de Presupuesto Dpto. de Tesorería Dpto. de Contabilidad Dpto. de Transferencias Dpto. de Declaración de Derechos Dpto. de Pagos Dpto. de Investigación y Desarrollo Dpto. de de la Información Dpto. de Asesoría Legal Asesoría Económica Actuarial Presupuesto Asesoría legal Dpto. de Dpto. de Evaluación. Control y 17.4 Seguimiento 5 Dpto. de de Cobro 17.5

38 Página 38 de 40 Costa Rica. MTSS. Dirección de Planificación Guía para generar código a las dependencias administrativas del MTSS-Costa Rica Dirección Departamento Código 18 PRONAMYPE 18 ÓRGANOS DESCONCENTRADOS 19 Tribunal Adm. Seg. Social Consejo Nacional de Salarios 1 Dpto. de Salarios Consejo de Salud Ocupacional 1 Medicina Higiene y Salud Ocupacional 21.1 Anexo 2 Guía para generar Código por tipo de documento Nivel Tipo de documento Código Políticas PC A B C Manual de funciones o manual de cargos Plan Estratégico Institucional, objetivos estratégicos de la organización Políticas de operación. Código de Ética Programas Control Interno Proyectos Guías elaboración Plan operativo institucional (POI) Planificación estratégica por programas presupuestarios Plan anual operativo Manual de Procedimientos Proceso Procedimientos Instructivos de trabajo, protocolos: Orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos. MF PEI PO CE PG CI PY G POI PEP POI MP PR P I D Reglamentos. Formatos, determinan para ciertos casos el documento soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros. RE F

39 Página 39 de 40 Anexo 2 Guía para generar Código por tipo de documento Nivel Tipo de documento Código Registros RG Fichas técnicas FT E Actos administrativos internos: resoluciones, acuerdos NO SE CODIFICA F Documentos Externos (Leyes, decretos, códigos, manuales, guías, etc., que se constituyen en documentos de referencia externos, que pueden en un determinado caso dar lineamientos para la aplicación o ejecución de una actividad NO SE CODIFICA Anexo 3 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Guía para generar código para tipo de proceso y procesos relacionados Tipo de Proceso Nombre del proceso relacionado Código del proceso relacionado PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS SUSTANTIVOS Dependencia responsable Comunicación institucional ESCI Prensa Planificación y control de gestión ESPCG Dirección General de Planificación de la Calidad ESGC Dirección General de Planificación Control Interno ESCI Dirección General de Planificación Jurídica ESGJ Dirección de Asuntos Jurídicos Consejo Superior del Trabajo ESCST Despacho Ministerial Contraloría de servicios ESCS Contraloría de Servicios Género ESGE Unidad de Género Auditoría ESAU Auditoria Institucional de la política socio laboral PSGPS DNE, PRONAMYPE Seguridad Social (U. Discapacidad Fiscalizar y tutelar derechos laborales PSFDL Asesoría laboral PSDAL DAJ Mediar en Conflictos laborales PSRAC DAL Registral y acreditación de PSDOS DAL, DOS Dirección de Inspección, DAL

40 Página 40 de 40 Anexo 3 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Guía para generar código para tipo de proceso y procesos relacionados Tipo de Proceso Nombre del proceso relacionado Código del Dependencia responsable proceso relacionado organizacionales sociales laborales de la Salud Ocupacional SPCSO CSO de los salarios mínimos del PSDS Departamento de Salarios sector privado Tribunal Administrativo de la PSTA Tribunal Administrativo Seguridad Social Educar en deberes y derechos PSELMTSS Transversal al MTSS laborales Gestionar el FODESAF PSDESAF DESAF Gestionar pensiones y jubilaciones PSDNP Dirección Nacional de Pensiones Seguridad Social PSSS Dirección de Seguridad Social PROCESOS DE APOYO del capital humano APGCH Dirección Administrativa, del capital humano Servicios Generales APSG Dirección Administrativa, Servicios generales Proveeduría APPI Proveeduría institucional Financiera APGF Dirección Financiera de Tecnologías de APTIC Dpto. Tecnologías de Información y Comunicación información y Comunicación de Archivo y documentación APGAD Archivo Central