COMITÉ DE ÉTICA Y DE PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS DEL INSTITUTO MEXICANO DEL PETRÓLEO

Transcripción

1 COMITÉ DE ÉTICA Y DE PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS DEL INSTITUTO MEXICANO DEL PETRÓLEO PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTOS AL CÓDIGO DE ÉTICA, REGLAS DE INTEGRIDAD Y CÓDIGO DE CONDUCTA Y SU PROTOCOLO DE ATENCIÓN 30 de septiembre de 2016 P á g i n a 1 11

2 INTRODUCCIÓN El 20 de agosto de 2015 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Acuerdo que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública y el 2 de septiembre de 2016 su modificación, el cual dispone entre otras cosas, que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal deberán constituir Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. En su Acuerdo Sexto, numeral 6 Principios, Criterios y funciones, incisos c) y h), establece que los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés de la Administración Pública Federal deberán vigilar la aplicación y cumplimiento del Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal y las Reglas de Integridad para el Ejercicio de la Función, así como establecer y difundir sus respectivos procedimientos de recepción y protocolo de atención de los incumplimientos a sus Códigos de Conducta Institucionales. En complemento a lo anterior, en los numerales 6 y 14 de la Norma Mexicana en Igualdad Laboral y No Discriminación NMX SCFI-2015, vigente a partir del mes de diciembre de 2015, y en cuyo antecedente normativo se encuentra certificado el Instituto Mexicano del Petróleo como una institución que cumple los criterios de igualdad laboral, se establece la obligación de contar con un código de ética o equivalente que prohíba todo tipo de discriminación y con mecanismos para prevenir, atender y sancionar este tipo de prácticas, así como de violencia laboral en el centro de trabajo. Adicionalmente, el 31 de agosto de 2016 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Protocolo para la prevención, atención y sanción del hostigamiento sexual y acoso sexual, el cual dispone en sus numerales 28, 29 y 30 las acciones que deberá realizar el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés en la sustanciación de las quejas o denuncias por desapego a la regla de integridad de comportamiento digno por conductas relativas a hostigamiento sexual y acoso sexual, resaltando por otro lado la Cero Tolerancia a dichas conductas. P á g i n a 2 11

3 En este sentido, el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Instituto Mexicano del Petróleo (Comité de Ética) a efecto de dar cumplimiento a lo anterior, elaboró el Procedimiento para la Recepción de Quejas y Denuncias y su Protocolo de Atención, el cual tiene como objeto establecer las acciones que se deberán seguir para la tramitación y seguimiento de las quejas y denuncias que pudiera recibir por la presunta actualización de conductas contrarias al Código de Ética de las y los servidores públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el Ejercicio de la Función Pública o al Código de Conducta por parte de las y los servidores públicos del Instituto Mexicano del Petróleo en el desempeño de sus empleos, cargos o comisiones. El presente Procedimiento y Protocolo describe los pasos a seguir, los medios y los plazos, así como las demás actuaciones que deba observar el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Instituto Mexicano del Petróleo para la calificación de las quejas y denuncias y, en su caso, realizar las gestiones necesarias para la investigación de las y los servidores públicos que pudiesen estar relacionados en casos de incumplimiento a la normativa aplicable en materia de integridad, ética pública y prevención de conflictos de interés. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Procedimiento para la Recepción de Quejas y Denuncias y Protocolo de Atención presentadas ante el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Instituto Mexicano del Petróleo sirve de guía para que cualquier persona pueda presentar una queja o denuncia cuando tengan conocimiento de presuntos incumplimientos al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o al Código de Conducta. GLOSARIO Para los efectos del presente Procedimiento para la Recepción de Quejas y Denuncias y Protocolo de Atención se entenderá por: Acoso sexual: Es una forma de violencia con connotación lasciva en la que, si bien no existe la subordinación, hay un ejercicio abusivo de poder que conlleva a un estado de indefensión y de riesgo para la víctima, P á g i n a 3 11

4 Acuerdo: Código de Conducta: Código de Ética: Comité de Ética: Hostigamiento sexual: Queja/ Denuncia: IMP: Persona consejera: Presidencia: Presunta víctima: independientemente de que se realice en uno o varios eventos. Acuerdo que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, publicados en el Diario Oficial de la Federación mediante Acuerdo de 20 de agosto de 2015 y sus modificaciones a través de Acuerdo del 2 de septiembre de El Código de Conducta del Instituto Mexicano del Petróleo. El Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación mediante Acuerdo de 20 de agosto de 2015 y sus modificaciones a través de Acuerdo del 2 de septiembre de Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Instituto Mexicano del Petróleo. El ejercicio del poder, en una relación de subordinación real de la víctima frente a la o al agresor en los ámbitos laboral y/o escolar. Se expresa en conductas verbales, físicas o ambas, relacionadas con la sexualidad de connotación lasciva. La manifestación de hechos que cualquier persona puede hacer sobre el conocimiento de posibles incumplimientos al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o al Código de Conducta, atribuida a servidoras o servidores públicos del IMP, el cual deberá estar acompañado del testimonio de una tercera persona. Instituto Mexicano del Petróleo. La persona que orientará y acompañará a una presunta víctima por Hostigamiento sexual o Acoso sexual, cuándo ésta así lo decida. Actividad a cargo de la Presidenta o el Presidente del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Instituto Mexicano del Petróleo. La persona que ha sido afectada directa o indirectamente en su esfera jurídica al ser objeto de violencia laboral, discriminación, agresión, amedrentación, intimidación, amenazas a la integridad o un presunto P á g i n a 4 11

5 Reglas de Integridad: Secretariado del Comité de Ética: UEEPCI: Hostigamiento sexual o Acoso sexual. Las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, señaladas en el Acuerdo. Actividad a cargo de la Secretaria o el Secretario Ejecutivo del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Instituto Mexicano del Petróleo. Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés de la Secretaría de la Función Pública. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS: 1. Recepción. Cualquier persona puede denunciar ante el Comité de Ética presuntos incumplimientos al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o al Código de Conducta presentando una queja o denuncia acompañada de medios probatorios. La principal vía para la recepción del Formato de Queja o Denuncia (Anexo) es a través del correo electrónico codigodeconducta@imp.mx. En caso de Acoso sexual u Hostigamiento sexual, previamente a su queja o denuncia, la presunta víctima podrá contactar a la Persona consejera. 2. Registro. El Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética asignará un folio al expediente de cada queja o denuncia y remitirá acuse de recibo del formato, informando a la o el denunciante el número de registro asignado. Plazo para esta actividad: Tres días hábiles a partir del día siguiente de la recepción de la queja o denuncia. 3. Revisión de requisitos mínimos de procedencia. El Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética, a efecto de poder dar trámite a la queja o denuncia, verificará que contenga lo siguiente: P á g i n a 5 11

6 a) Breve relato de los hechos. b) Los datos de la servidora o servidor público del IMP a quien se le atribuye presuntos incumplimientos al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o al Código de Conducta. c) Los medios probatorios de la conducta. d) Los valores éticos de las y los servidores públicos del gobierno federal, reglas de integridad o valores institucionales que fueron transgredidos. 4. Solicitud de subsanación de deficiencias en la Queja o Denuncia. El Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética, por única vez y en el supuesto de que detecte la necesidad de subsanar alguna deficiencia en la queja o denuncia, lo hará del conocimiento de quien la haya presentado, a efecto de contar con los elementos necesarios para hacerlo del conocimiento del Comité de Ética. Plazo para esta actividad: Tres días hábiles a partir del día siguiente de la asignación de folio al expediente de la queja o denuncia. De no recibir de la persona que denuncia la información necesaria en un plazo de 5 días, el Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética archivará el expediente como concluido, situación que se justificará ante el Comité de Ética. La información contenida en la queja o denuncia podrá ser considerada como un antecedente para el Comité de Ética cuando ésta involucre reiteradamente a una o a un servidor público en particular. Plazo para esta actividad: Cinco días hábiles a partir del día siguiente de la solicitud de subsanar la deficiencia. 5. Acuse de recibo. El Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética entregará a quien haya presentado la queja o denuncia, un acuse de recibo electrónico en el que conste el número de folio del expediente, la fecha y hora de la recepción, así como la relación de los elementos aportados por la o el denunciante. Así mismo en el acuse se deberá incluir la leyenda siguiente Se informa a la persona denunciante que la circunstancia de presentar una queja o denuncia, no le otorga el derecho P á g i n a 6 11

7 de exigir una determinada actuación por parte del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Instituto Mexicano del Petróleo. Plazo para esta actividad: Un día hábil a partir de que los requisitos de la queja o denuncia estén completos. PROTOCOLO DE ATENCIÓN 6. Aviso a la Presidenta o Presidente y demás miembros del Comité de Ética. El Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética, remitirá por correo electrónico a las y los miembros y asesores del Comité de Ética sobre la recepción de la queja o denuncia, el número de expediente asignado y un breve resumen del asunto al que se refiere. Plazo para esta actividad: Dos días hábiles a partir de que los requisitos de la queja o denuncia estén completos. Una vez analizada la queja o denuncia, la Presidencia y las y los Miembros propietarios temporales electos, deberán remitir al Secretariado del Comité de Ética su calificación que puede ser: a) Probable incumplimiento, o b) No competencia para conocer de la queja o denuncia, en éste último caso el expediente deberá contar con la razón o razones por las que se clasificó como concluido y archivado y se deberá orientar a la persona para que la presente ante la instancia correspondiente. Plazo para esta actividad: Dos días hábiles a partir del día siguiente en que el Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética envió el aviso. 7. Medidas preventivas en casos de violencia laboral, discriminación, agresión, amedrentación, intimidación o amenazas a la integridad o desapego al comportamiento digno derivado de Acoso sexual u Hostigamiento sexual. La Presidencia del Comité de Ética, sin prejuzgar sobre la veracidad de los hechos, y atendiendo a las circunstancias del caso, podrá dictar entre otras medidas que tiendan a la P á g i n a 7 11

8 protección de la Presunta víctima, la reubicación física, el cambio de unidad administrativa, cambio de horario de trabajo y demás que sean eficaces para procurar su integridad, y determinará la vigencia de las mismas. Para implementar las medidas referidas en el párrafo anterior, la Presidencia del Comité de Ética deberá contar con la anuencia de la Presunta víctima. 8. Convocatoria para sesión extraordinaria. El Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética por instrucciones de la Presidencia, convocará a una sesión extraordinaria, con el objeto de determinar el seguimiento que se le dará a las quejas y denuncias que hayan calificado como probable incumplimiento. 9. Recopilación de información adicional. Cualquier persona del IMP deberá apoyar a las y los miembros del Comité de Ética y proporcionar documentos e informes que se requieran para llevar a cabo sus funciones a cabalidad y así resolver de la manera más imparcial y eficiente posible, la queja o denuncia. Cuando se trate de incumplimiento al comportamiento digno derivado de Acoso sexual u Hostigamiento sexual, será la Persona consejera quien aporte mayor información. 10. De la conciliación. Cuando los hechos narrados en una queja o denuncia afecten únicamente a la persona que la presentó, las y los miembros del Comité de Ética, previo al análisis del caso podrán intentar una conciliación entre las partes involucradas, siempre con el interés de respetar los principios y valores contenidos en el Código de Ética y en las Reglas de Integridad. No aplicará la actividad de conciliación cuando se trate de quejas o denuncias por incumplimiento al comportamiento digno derivado de Acoso sexual u Hostigamiento sexual. En caso de que la conciliación no sea procedente, se deberá dar el curso que determine el Comité de Ética, y se deberá dejar constancia de ese hecho en el expediente correspondiente. P á g i n a 8 11

9 11. De la resolución y pronunciamientos. La resolución o pronunciamiento que emita el Comité de Ética deberá tener el sentido que el propio Comité determine darle a partir de las características de la queja o denuncia y del estudio y análisis de la misma. Sin embargo, se debe recordar que la atención de la queja o denuncia deberá concluirse mediante la emisión de observaciones o recomendaciones no vinculatorias, dentro de un plazo máximo de tres meses contados a partir de que se califique como probable incumplimiento. La emisión de observaciones o recomendaciones del Comité de Ética, se realizarán sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones jurídicas que el IMP u otras instancias tenga que observar en los procedimientos para la imposición de sanciones en materia laboral, administrativa o en su caso penal. 12. De la emisión de conclusiones. El proyecto de resolución que elabore el Comité de Ética en pleno deberá considerar y valorar todos los elementos que hayan sido recopilados, así como las entrevistas que se hayan realizado. Se deberá determinar en el cuerpo del proyecto si, con base en la valoración de tales elementos, se configura o no, un incumplimiento al Código de Ética, Código de Conducta o las Reglas de Integridad. En sesión extraordinaria, el Comité de Ética podrá discutir el proyecto de resolución y deberá votar su aprobación a efecto de elaborar las respectivas observaciones o recomendaciones relativas a la queja o denuncia. Será facultad de la Presidencia dar parte, en su caso, a las instancias correspondientes. 13. De la determinación de un incumplimiento. En el supuesto de que las y los miembros del Comité de Ética en pleno, determinen que sí se configuró un incumplimiento al Código de Ética, Código de Conducta o las Reglas de Integridad, se procederá de la siguiente manera: P á g i n a 9 11

10 En el ámbito de la competencia podrá emitir observaciones o recomendaciones a la persona denunciada en las que, en su caso, se inste a la o al transgresor a corregir o dejar de realizar la o las conductas contrarias al Código de Ética, Código de Conducta o las Reglas de Integridad. De estimar que se actualizó una probable responsabilidad administrativa, dará vista al Órgano Interno de Control. Solicitará a la Gerencia de Servicios al Personal y Relaciones Laborales que dicha recomendación se incorpore al expediente de la servidora o servidor público. Se remitirá copia de la recomendación a la o al jefe inmediato, con copia a la o al Director al que esté adscrito la persona transgresora. En los casos de incumplimiento al comportamiento digno derivado de Acoso sexual u Hostigamiento sexual, se comunicará a la Presunta víctima y a la Persona consejera las observaciones o recomendaciones adoptadas, para que, en su caso, dé el acompañamiento correspondiente. En los demás casos de incumplimientos, sólo se informará a la persona que denuncia el resultado final del caso, esto es: con o sin observaciones o recomendaciones. 14. De la obligación de la confidencialidad de la información. Las y los miembros Propietarios Temporales y sus respectivos Suplentes del Comité de Ética, así como la Presidencia, el Secretariado Ejecutivo del Comité de Ética, las y los asesores y demás servidoras y servidores públicos que conozcan de las quejas o denuncias, se encuentran en la obligación de guardar confidencialidad respecto del manejo de la información a las que tenga acceso o conocimiento. Esto, con el fin de salvaguardar la naturaleza de la confidencialidad o anonimato que en algunos casos deberá prevalecer respecto del nombre y demás datos de quienes denuncian y de las terceras personas a las que les consten los hechos. P á g i n a 10 11

11 Presidente Lic. Javier Dueñas García. Director de Finanzas y Administración. Miembros Propietarios Electos Ing. Roberto Javier Ortega Ramírez. Director de Servicios de Ingeniería. Ing. Norma Cecilia Esperón Lorenzana. Gerenta de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Miembro Suplente. M. en C. Lucero Román Loya. Operativa de la Dirección de finanzas y Administración. Ing. María Cristina Avilés Alcántara. Operativa de la Dirección de Planeación de la Operación. M. en C. Patricia Belem Acosta Ayala. Operativa de la Dirección de Servicios de Ingeniería. P á g i n a 11 11