Sistema Integrado de Logística del Mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque 1

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1 Sistema Integrado de Logística del Mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque 1 A proposal for Maintenance Logistics Integrated System of biomedical equipment for Clinica El Bosque Andrés David Copete Palacios 2 Liceth Lobo Moreno 2 Resumen Este artículo presenta el análisis de un caso de flujo logístico de atención de de mantenimiento de equipos biomédicos en una institución prestadora de servicios de salud y muestra una propuesta para mejorar el tiempo de atención de las mismas, a través de un sistema de prioridades que aplicando criterios establecidos en la reglamentación del sector de la salud, permita seleccionar las prioritarias y agilizar la atención de fallas emergentes de equipos biomédicos, para prevenir las interrupciones en la cadena de atención al paciente. Palabras clave: logística hospitalaria, gestión del mantenimiento, prioridades. Abstract This article introduces an analysis of a case of logistics flow of attention of requests of maintenance of biomedical equipment in a lending institution of services of health and shows a proposal to improve the time of attention of the same ones, through a system of priorities that applying criteria established in the regulation of the sector of the health, allows to select the high-priority requests and to make agile the attention of emergent faults of biomedical equipment, to prevent the interruptions in the chain with attention to the patient. Keywords: healthy logistics, maintenance management, priorities. 1. Recibido: 22/02/2012. Aprobado: 30/03/2012 Reporte de caso. Línea de Diseño e Ingeniería de Operaciones, Grupo de investigación en innovación tecnológica y productividad GINTECPRO. Universidad El Bosque. 2. Universidad El Bosque. 31

2 I. Introducción El concepto de logística integral se entiende como el conjunto de técnicas y medios destinados a gestionar el flujo de materiales y el flujo de información cuyo objetivo principal es satisfacer las necesidades del usuario en calidad, cantidad, lugar y momento [1]. La logística de planta, componente de la anterior, hace referencia al conjunto de servicios que abastecen a cada puesto de trabajo de todos los elementos que requiere para su funcionamiento y entre estos servicios se encuentra el mantenimiento de planta y equipos [2]. Por otra parte, la logística hospitalaria es un campo que representa una oportunidad de investigación en Colombia, ya que abarca la gestión de los procesos de apoyo necesarios para la adecuada ejecución de los procedimientos de asistencia en salud, entre los cuales se encuentra la gestión del mantenimiento de equipos biomédicos. Las fallas en los mismos traen como consecuencia, la interrupción en el normal funcionamiento de los equipos de apoyo a los procesos asistenciales, afectando la calidad y oportunidad de prestación del servicio al usuario y su percepción de calidad del mismo. Así, una eficiente logística del mantenimiento en un Hospital o Clínica proveerá el adecuado servicio a los equipos biomédicos contribuyendo a generar seguridad para todos los usuarios, derivada de la reducción y mitigación de fallas en los equipos. Con un adecuado sistema de mantenimiento y capacitación del personal se llegará al mejoramiento de los procesos hospitalarios. Ante esta situación, la gestión del mantenimiento de equipos biomédicos adquiere relevancia en la administración hospitalaria, debido a que las instituciones prestadoras de servicios de salud IPS, requieren de una logística interna estructurada, que vaya de la mano con la gestión del mantenimiento de estos, lo que permite prestar los servicios asistenciales oportunamente, al predecir y prevenir los daños emergentes de los mismos. Es importante recalcar que el mantenimiento se compone de todas las acciones que minimizan los fallos y/o retornan los equipos a su estado de funcionamiento habitual ante la presencia de fallas [3] y la gestión del mantenimiento comprende las actividades de diseño, planificación y control encaminadas a mitigar los impactos derivados de fallas de los equipos. Este artículo presenta el estudio de caso desarrollado en la Clínica El Bosque, como parte del trabajo de grado de los autores, bajo el proyecto de investigación Impacto de la interrupción de flujos de logística del mantenimiento en la cadena de suministro de atención al paciente, en instituciones prestadoras de servicios de salud IPS s en la ciudad de Bogotá. Estudio de casos del programa de Ingeniería Industrial de la Universidad El Bosque, y muestra tanto el contexto del mantenimiento de los equipos biomédicos, como la descripción del flujo de atención de de atención de los mismos, finalizando con la presentación de una propuesta para mejorar la velocidad de respuesta de la gestión del mantenimiento, en pro de prevenir interrupciones en el ciclo de prestación de servicios a los usuarios, derivadas de fallas emergentes. II. Marco Referencial A. Niveles de riesgo de equipos biomédicos El decreto 4725 de 2005 reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de comercialización y vigilancia sanitaria en lo relacionado con la producción, procesamiento, envase, empaque, almacenamiento, expendio, uso, importación, exportación, comercialización y mantenimiento de los dispositivos médicos para uso humano, los cuales son de obligatorio cumplimiento por parte de todas las personas naturales o jurídicas que se dediquen a dichas actividades en el territorio nacional [4]. Por otra parte, en el artículo 7 del mismo decreto, figura la clasificación de los equipos biomédicos de acuerdo con su nivel de riesgo en relación con su capacidad de proteger y mantener la salud y la vida humana, niveles que establecen un criterio para la priorización en la atención de urgencias de mantenimiento de estos equipos. A continuación, se presentan los niveles de riesgo estipulados: 1. Nivel de riesgo Clase I: Son dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados a proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana, por lo que no representan riesgo potencial de enfermedad o lesión. 2. Nivel de riesgo clase IIA: Dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase de fabricación para demostrar su seguridad y efectividad, en su interacción con los pacientes. 32

3 3. Nivel de riesgo clase IIB: Dispositivos médicos de riesgo alto, sujetos a controles especiales en el diseño y fabricación para demostrar su seguridad y efectividad, en su interacción con los pacientes. 4. Nivel de riesgo clase III: Dispositivos médicos de muy alto riesgo sujetos a controles especiales, destinados a proteger o mantener la vida o para un uso de importancia sustancial en la prevención del deterioro de la salud humana, o que durante su uso representan un riesgo potencial de enfermedad o lesión para el paciente por mal funcionamiento. B. Análisis de criticidad de fallas de equipos Dado que las eventuales fallas de una clase de equipos son más críticas en términos de impactos y consecuencias que otra y puesto que en una clínica, un hospital o una IPS se tienen limitaciones de recursos igual que en cualquier organización, es necesario en mantenimiento, dar atención prioritaria a los equipos de mayor criticidad, En términos generales, tratándose de equipos o maquinaria, la criticidad se divide en tres niveles: 1. Equipos críticos: son aquellos cuya parada o fallas de funcionamiento afectan significativamente los resultados de la organización [5]. 2. Equipos importantes: son aquellos cuya parada, avería o mal funcionamiento afecta los resultados de la organización, pero ésta puede absorber las consecuencias sin resultados graves [5]. 3. Equipos prescindibles: aquellos con poca incidencia en los resultados de la organización. Suponen dificultades de escaso impacto o un pequeño costo adicional [5]. C. Tipos de averías En cuanto los tipos de daños o averías de los equipos, estos son: 1. Averías urgentes: aquellas que deben resolverse inmediatamente sin esperas [6], pues de continuar causarían un grave perjuicio a los pacientes, poniendo en riesgo su salud y vida [6]. 2. Averías importantes: que aunque causan un trastorno al normal funcionamiento de los procesos de atención al paciente, pueden esperar a ser atendidas, una vez las averías urgentes estén resueltas [6]. 3. Averías con solución programable: son aquellas que se pueden acumular con otras órdenes de servicio para el mismo equipo [6] para atenderlas de forma programada, pues no afectan el normal funcionamiento del mismo. De acuerdo con lo expuesto, los responsables de la gestión del mantenimiento de equipos biomédicos, deberán tener en cuenta tres criterios para la organización de la atención de de mantenimiento: nivel de riesgo del equipo; nivel de criticidad del mismo; y el tipo de avería por la cual se solicita el servicio para el equipo. III. Metodología Los objetivos de este estudio fueron: hacer un diagnóstico sobre la velocidad de respuesta actual del servicio de mantenimiento de equipos médicos en la Clínica; y según los hallazgos, proponer acciones para la mejora del tiempo de respuesta del mantenimiento, frente a las averías presentadas, propósito del sistema logístico de gestión del mantenimiento de los equipos. Para el desarrollo del estudio, se hizo primero una identificación del número de equipos por nivel de riesgo, localización de los mismos y proveedor interno o externo, responsable de la atención de cada uno, información consolidada en una base de datos de equipos biomédicos. También se recabaron datos de los nueve meses transcurridos del año 2011 a la fecha del estudio, sobre las de mantenimiento emergente hechas por las distintas áreas al Departamento de Ingeniería Clínica o mantenimiento. Con esta información se hizo el análisis del historial de la periodicidad de las, la caracterización del tipo de, el cálculo del tiempo transcurrido entre el recibo de la solicitud y el inicio de la prestación del servicio, identificación de las áreas que más demandan servicios de mantenimiento de equipos; y finalmente la tipología de los daños emergentes de los equipos. Luego se consolidó la información sobre demoras detectadas, equipos por área, empresa proveedora de servicios de mantenimiento, equipos por nivel de riesgo y cantidad de equipos en estos, lo que permitió la identificación de oportunidades de mejora y fortalecimiento, de los procesos de gestión del mantenimiento de equipos biomédicos, base para el diseño de propuestas de mejora de la logística del mantenimiento de equipos biomédicos. 33

4 IV. Resultados A. Distribución equipos por nivel de riesgo Del 100% de los equipos biomédicos que requieren servicio de mantenimiento en la clínica, sólo el 5,3% son de riesgo clase III, que son atendidos por empresas externas y ninguno por el Departamento de Ingeniería Clínica. Sólo el 17,8% son de riesgo clase IIB, también atendidos por empresas externas. El 37,1% son de riesgo clase IIA, de los cuales el 97% son atendidos por empresas externas y el 3% por el Departamento de Ingeniería Clínica. El 41,27% de los equipos son de riesgo clase I, de los cuales el 28% son atendidos por empresas externas y el 72% por el Departamento de Ingeniería Clínica. Estos datos muestran que el Departamento de Ingeniería Clínica atiende básicamente equipos de clase I de riesgo bajo y un mínimo porcentaje de equipos clase IIA de riesgo moderado. Los equipos de alto riesgo son atendidos directamente por los representantes o fabricantes de los equipos, precisamente por su nivel de criticidad, que demanda un manejo más especializado. En conclusión, del 100% de los equipos biomédicos de la clínica, el 69% están a cargo de proveedores externos y el 31% a cargo del Departamento de Ingeniería Clínica (Fig.1). atienden en orden de llegada. Analizando los registros históricos de de servicio correctivo, se encontró que el intervalo entre el momento de recibo de la solicitud y el del inicio del servicio oscilaba entre 50 y 90 minutos, siempre y cuando el equipo estuviera disponible. En los casos en que no lo estuvo, se prolongó este tiempo, debido a que fue necesario esperar a que el equipo que estaba siendo utilizado en procesos de atención a pacientes, quedara libre. Del análisis de la información obtenida, se observó que el tiempo de atención para las emergentes tiene un amplio rango de variación, lo cual es riesgoso sobre todo si se trata de una solicitud de un área crítica como cirugía, urgencias, o una unidad neonatal donde cada segundo transcurrido puede ser definitivo para la supervivencia del paciente y cualquier demora adicional, puede comprometer el estado final de su salud. Por esto es importante aplicar acciones que disminuyan los tiempos de espera de las áreas solicitantes del servicio de mantenimiento. Para el análisis de los diferentes escenarios probables relacionados con las de correctivos recibidas diariamente en Ingeniería Clínica, se aplicó el modelo de teoría de colas de nacimiento y muerte con un único servidor, simulando los tiempos de respuesta desde el momento en que el Departamento de Ingeniería Clínica recibe la solitud hasta cuando inicia el proceso de atención de la misma, dado que las emergentes que se reciben a diario, se generan de manera aleatoria. Modelando un escenario con el criterio de primero en entrar, primero en ser atendido aplicado en el área, y tomando el valor medio de 10, se obtuvo: Número Promedio de servicios atendidos por hora: 2. Tasa de llegada : 1 solicitud/hora. Fig.1 Atención servicios de mantenimiento equipos biomédicos. B. Volumen de de mantenimiento de equipos biomédicos A diario, el departamento de Ingeniería Clínica recibe de ocho a doce de mantenimiento, las cuales se se obtuvo del promedio de diarias dividido en las 10 horas de trabajo del técnico de mantenimiento. = 50% 50% es la probabilidad de que haya de mantenimiento correctivo. 34

5 Unidades. Existen 0,5 en promedio a la espera de ser tramitada en el transcurso del día. Unidad. El sistema contiene 1 unidad en proceso durante cada hora.. En promedio una solicitud de mantenimiento correctivo debe pasar en espera 0,5 horas, aproximadamente 30 minutos. Una hora pasa en promedio una solicitud en el sistema, es decir siendo atendida la emergencia de mantenimiento solicitada. Si se hace el mismo análisis para ocho y doce, los valores son los que se muestran en la Tabla I. Analizando los tres escenarios presentados, la cola para un día promedio de recepción de diez, tarda una hora aproximadamente, desde que se realiza la solicitud hasta el momento en que se comienza a atender la solicitud. En el escenario con el máximo de 12 tarda 1.4 horas en ser atendida la solicitud, y finalmente cuando se presentan ocho diarias, el sistema tarda 0,82 horas en iniciar la atención. V. Propuesta asignación de prioridades De lo expuesto hasta aquí, emerge la importancia de aplicar criterios de asignación de prioridades de atención a las de mantenimiento emergente de equipos biomédicos, cuando se presentan en simultánea, para así garantizar la atención prioritaria a aquellas que representan la mayor criticidad y riesgo.. = 2 servicios atendidos por hora en promedio tasa de llegada por hora. : Probabilidad de que no haya. : en espera. : en proceso por hora. : tiempo de espera del servicio. : tiempo promedio desde recepción solicitud hasta inicio del servicio Tabla I. Comparación rangos de Ocho (8) diarias 0,8 / horas Diez (10) diarias 1 solicitud / hora Doce (12) diarias 1,2 / hora 60% 50% 40% 0,26 0,66 0,325 horas 0,82 hora 0,5 1 solicitud 0,5 horas 1 hora 0,9 1,15 0,95 horas 1,41 horas Según la clasificación de la avería, sea urgente, importante o aquella cuya solución puede programarse para más adelante, o la relación con el soporte a la vida y salud de un paciente, se deben asignar niveles de prioridad de forma sistemática en forma conjunta con el equipo de trabajo del área de Ingeniería Clínica y los especialistas que usen el equipo (Fig. 2). Por tanto un modelo de lista de chequeo mostrado en la Tabla II, es una herramienta de estructura sencilla que ayuda en un momento de mayores concurrencias de de mantenimiento correctivos para dar prioridad a las verdaderas urgencias y poner en espera las que tienen una mayor tolerancia a la espera, pues su impacto no afecta la salud del paciente de forma inmediata. Las listas de chequeo pueden ser aplicadas por el técnico de mantenimiento como parte del procedimiento correctivo, en caso de que se presenten varias al tiempo para hacer una priorización sistemática con facilidad. Esta información es vital porque agiliza el proceso de detección de la falla presentada. 35

6 Está soportando la vida de un paciente en el momento? SÍ A CRÍTICO AVERÍAS URGENTES Para realizar mantenimiento correc vo Evaluar por medio de lista de chequeo la solicitud Está en espera de soportar la vida de un paciente? NO ON SÍ B IMPORTANTE AVERÍAS IMPORTANTES AVERÍAS A PROGRAMAR CON FECHA DETERMINADA Se u lizará en un procedimiento programado a futuro? SÍ C PRESCINDIBLE AVERÍAS A PROGRAMAR CON FECHA NO DETERMINADA Reparación sin fecha programada NO Fig. 2 Árbol de asignación de prioridades para mantenimientos emergentes Para analizar qué impacto podría tener la propuesta de priorización, se tomó información de una muestra piloto de 21 recibidas a lo largo del periodo en estudio. Para evaluar esta muestra, se aplicó la propuesta de asignación de prioridades que permitiera mejorar los tiempos de respuesta. Para esto se tomaron cinco cuyos equipos requirieran estar habilitados a la mayor brevedad y tuvieran mayor efecto en la atención al paciente, observando que mediante la aplicación de la priorización, se reduciría el tiempo promedio de espera de atención de la falla por parte de mantenimiento, de 40 a 30 minutos, lo que representaba una reducción del 25% en tiempo de espera. ÁREA EQUIPO Tabla II. Modelo Lista de Chequeo FECHA: XXXX REALIZADA POR: NN LISTA DE CHEQUEO SÍ NO OBSERVACIONES RECOMENDACIONES Está soportando la vida de un paciente en el momento? Está el equipo en espera para soportar la vida de un paciente? Se utilizará en un procedimiento programado a futuro? Es un equipo de alto nivel crítico? I II IIIB III Presenta falla técnica o funcional? TÉCNICA FUNCIONAL Puede ser atendido el equipo por el departamento de Ing. Clínica o los proveedores? La avería puede ocasionar paradas que afecten el proceso de atención al paciente mismo y a otros pacientes? Qué tareas hay que aplicar para minimizar las fallas presentadas? Con qué frecuencia se deben realizar estas tareas? Ing. Clínica PROVEEDOR CUESTIONARIO DE CHEQUEO 36

7 Al comparar el escenario actual con el propuesto, se observó que para la muestra de 21, la media en tiempos de atención a era de 58 minutos, con una desviación estándar de 40 minutos, donde se tenía un mínimo de espera para una solicitud, de 18 minutos y un tiempo máximo de espera de 98 minutos. Al reducir el rango promedio de espera a 30 minutos en las priorizadas, la medida en tiempos de atención pasó a 51 minutos, con una desviación estándar de 32 minutos, y se estableció un mínimo de espera para atender una solicitud de 19 minutos y un tiempo máximo de espera de 83 minutos. Al comparar estos dos escenarios, la mejora en tiempo de respuesta en atención emergente de equipos biomédicos, se estimó en una disminución del tiempo del 12%, frente al tiempo actual en espera, al pasar de una media de 58 minutos a una de 51 minutos, lo cual en términos de servicios de salud representa una mejora en la capacidad de atención por el aumento de la disponibilidad de los equipos biomédicos. VI. Propuestas complementarias A. Gestión de proveedores Otro componente de un sistema integrado de gestión de mantenimiento es el relacionado con los proveedores, ya que se hace necesario realizar un seguimiento enfocado al cumplimiento de los mismos, puesto que un porcentaje considerable de los equipos, y particularmente los de nivel III, IIB y IIA que tienen riesgo alto y medio, están siendo atendido por éstos (Tabla III). Por esto se planteó un método de evaluación de proveedores que permita hacer un análisis oportuno acompañado de herramientas como indicadores de gestión para tomar decisiones oportunas ante un desempeño inadecuado. Los puntos fundamentales de esta propuesta son: Hacer un seguimiento sobre el cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas a cargo de proveedores externos, llevando un registro de atendidas satisfactoriamente vs incumplidas. Evaluar nivel de cumplimiento del cronograma de mantenimiento acordado con los proveedores. Evaluar los tiempos de respuesta de proveedor, Número solicitud Tabla III. Muestra de Tiempo de atención servicio actual primero en entrar primero en salir Tiempo de atencion propuesto atención según prioridades desde el momento que se solicita el servicio hasta que se presta a satisfacción. Evaluar nivel de cumplimiento de cada proveedor para tomar correctivos en caso de ser necesarios, para evitar situaciones de riesgo en relación con la disponibilidad de los equipos biomédicos. B. Garantía y acuerdo de calidad Además de una reparación a tiempo también se requiere una garantía de que una vez realizada la reparación el 37

8 equipo, no volverá a presentar fallas en un intervalo de tiempo determinado, siempre y cuando se haga un buen uso de éste. Se considera que para evaluar la fiabilidad de los equipos se pueden pactar acuerdos en el contrato de proveedor, un acuerdo llamado Acta de Recepción Provisional donde se acuerda la recepción del equipo en dos momentos. Cuando se instala el equipo e inicia el período de su garantía tiempo durante el cual se evaluará su fiabilidad, este período suele durar entre 6 y 12 meses dependiendo de la complejidad del equipo. Una vez se tenga el equipo en período de recepción provisional es importante detectar y documentar los fallos que se presenten en éste, sus causas y las actuaciones realizadas para evitar repeticiones de esos fallos para esto se documenta la información en el formato de seguimiento a fiabilidad (Fig.3). Si el equipo no cumple con la fiabilidad aceptable se debe proceder a comunicarse con el proveedor para solicitar un cambio del equipo, y si el siguiente equipo continúa con las mismos fallos del anterior se procede a la devolución del equipo y la cancelación del contrato con el proveedor. Si el equipo termina su garantía y alcanza una fiabilidad aceptable se procede a firmar un acuerdo llamado Acta de recepción definitiva donde ya se establece como proveedor oficial al oferente del equipo biomédico. C. Software de soporte Existe la necesidad de implementar un software de mantenimiento, que permita llevar una trazabilidad de la información de manera sistematizada que genere la documentación necesaria como órdenes de trabajo, informes de históricos y gráficos, que apoyen el análisis y toma de decisiones sobre las prioridades en la asignación de tareas, además de conocer con certeza el estado actual de cada equipo y sus estadísticas de fallos y mantenimientos, lo que sirve de base para la programación de mantenimientos predictivos y/o preventivos. vii. Reflexión Final Todo lo desarrollado hasta este punto, conduce a reflexionar sobre la importancia de fortalecer las prácticas administrativas del mantenimiento de equipos biomédicos, pues el objetivo primordial más que la optimización de tiempos es el beneficio final para el paciente y lo más importante la preservación de la salud y la vida. Por lo mismo es importante generar, igual que sucede con los pacientes, procedimientos de valoración de de mantenimiento que permitan priorizar el orden de los servicios, de acuerdo con niveles de riesgo, criticidad y tipo de avería o falla, con el ánimo de atender primero los equipos cuyas fallas representan el mayor riesgo e impacto en la atención de los pacientes. El hecho de que en el caso estudiado, sólo el 31% de los equipos sean atendidos internamente, indica que se tiene una dependencia de proveedores externos, lo que hace necesario un monitoreo y control de su efectividad, pues de esta depende la integridad de la cadena logística de atención a los pacientes quienes en últimas se verían afectados por fallas de los equipos que no sean atendidas Formato Seguimiento fiabilidad Equipo Falla Causa Componente Acciones Fecha AAAA/MM/DD/hora Personal que intervino Tiempo de reparación Fig. 3. Formato seguimiento fiabilidad 38

9 y solucionadas a tiempo. Queda abierto el espacio para hacer un estudio de mayor profundidad, que tenga la validez y confiabilidad estadísticas que le den la fuerza necesaria para llegar a conclusiones certeras, por cuanto los resultados y cifras presentados, corresponde tan solo a una exploración preliminar de la problemática en estudio. Referencias [1] M.R. Mendoza, A.Velásquez, Esquema de integración e instrumentación de estrategias logísticas para el contexto colombiano. Bogotá: Universidad Autónoma de Colombia, [2] E. Arbones Malisani,La empresa eficiente. México: AlfaOmega. Pág. 24, [3] J. Rodríguez, Gestión del mantenimiento, introducción a la teoría del mantenimiento, [4] (26 de 12 de 2005). Recuperado el 2 de 5 de 2011, de gov.co: decretoslinea/2005/diciembre/26/dec pdf [5] S. García Garrido, Organización y gestión integral de mantenimiento. España: Ediciones Díaz de Santos, [6] W. Orozco Murillo, Gestión de mantenimiento hospitalario e industrial. Tendencias actuales. Medellín: Fondo Editorial ITM. Págs , Autores Andrés David Copete Palacios Ingeniero Industrial Universidad El Bosque. andresdavidcp@gmail.com Liceth Lobo Moreno Ingeniera Industrial, Universidad El Bosque. liceth.lobo@hotmail.com 39

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