SGSG Sistema de Gestión de Salas de Guardería

Transcripción

1 SGSG Sistema de Gestión de Salas de Guardería

2 Contents 1. Descripción general del sistema Funcionalidades Puesto de Control de Sala Esquema de funcionamiento Inicio de sesión Estado de la sala Registro de niños/responsables Entrada en la sala Lista de espera Salida de la sala Carnets de socios Interacción con avisadores Consulta de informes Perfiles de usuario de los informes Estado actual de la sala Listado de Evacuación Listado de Socios Listado de Responsables Emisión de carnets Listado de Socios para Mailing Cumpleaños de Socios Listado de Responsables para Mailing Afluencia a la tienda Afluencia a las salas Afluencia a Lista de Espera Ocupación de sala Lista de Espera Turnos de espera perdidos Niños con N visitas Tiempos de espera Gestión de tiendas, usuarios y usuarios web Requisitos del sistema Servidor... 33

3 3.2. Puesto de sala Puesto de consulta de informes... 33

4 1. Descripción general del sistema La aplicación de gestión de salas de guardería consiste en un sistema de control de presencia en las guarderías mediante el control de entradas y salidas de dichas salas. El sistema permite la gestión de las listas de espera, la creación de carnets de socio personalizados para los usuarios de las salas y la interacción con un sistema de avisadores proporcionados a los responsables de los niños dejados en la sala. Adicionalmente, el sistema incluye un interface web que permite la consulta de datos relacionados con la ocupación de las salas. De esta manera, determinados usuarios dados de alta en el sistema, pueden acceder a informes gráficos sobre la utilización de la sala, así como a listados de los niños dados de alta en el sistema. En la figura siguiente se puede observar la arquitectura del sistema descrito. Tienda Sala Guardería Oficinas Centrales Impresora de Tarjetas Centralita Avisadores Webcam Teclado Inalámbrico RED INTERNA Base de Datos Servicios Web Puesto de Control de Sala Consulta de Informes Como se puede observar en la figura anterior, el sistema consiste en tres componentes diferenciados: Servidor de base de datos y web. Proporciona el servicio de almacenamiento y consulta de todos los datos referentes a las salas de guardería: niños dados de alta en el sistema, responsables, entradas y salidas de las salas, listas de espera, usuarios del sistema, usuarios del sistema de consulta de informes, Adicionalmente proporciona los servicios necesarios para consultar los datos referentes a las salas de guardería desde un interface web. Page 4

5 Puesto de control de sala. Compuesto por un PC, una impresora de tarjetas, una cámara, un teclado inalámbrico y una centralita de avisadores. Es manejado por los cuidadores de la sala permitiendo realizar toda la gestión de entradas, salidas, avisos a responsables, listas de espera, generación de carnets de socios, Puesto de consulta de informes. Puede ser cualquier PC de la red interna de la empresa, ya que su único requisito es tener instalado Internet Explorer. Permite la consulta de informes (previa validación de la aplicación) referentes al estado de la sala en un momento dado, listado de socios, responsables, carnets de socios, histórico de visitas, listados especiales para mailings... Así mismo permite la creación de nuevos usuarios de los puestos de control. Para la consulta y generación de datos nuevos en la base de datos, el sistema utiliza mecanismos (servicios web) que garantizan una mínima transmisión de datos entre el servidor de bases de datos y los puestos de control de salas. El sistema, en la parte de puesto de control de sala, no está basado en páginas web. La aplicación de los puestos de control de las salas ha de ser instalada pero se comunica con el servidor de base de datos utilizando HTTP. En cambio, los informes generados para su consulta desde los puestos están basados en páginas web y, por tanto, sólo es necesario el uso de un navegador para acceder a la información. Page 5

6 2. Funcionalidades 2.1.Puesto de Control de Sala La aplicación en el puesto de control de salas está concebida para ser utilizada a pantalla completa y como aplicación única. Por este motivo es necesario realizar una serie de tareas de configuración en el PC, de manera que la aplicación arranque automáticamente cuando se inicie sesión en Windows XP Esquema de funcionamiento A continuación se muestran un gráfico en el que se detalla el procedimiento normal de funcionamiento del sistema ante la llegada de un niño a la sala de guardería. Situación Llegada de niño con responsable Búsqueda de niño en la base de datos Creación de nuevo socio Búsqueda de resposable en la base de datos Creación de nuevo responsable Asignar avisador y peto Entrar en sala Solicitar PIN Pantalla Pantalla Principal Entrada en Sala Nuevo socio Entrada en Sala Nuevo responsable Entrada en Sala Entrada en Sala Solicitud de PIN Llegada a sala Búsqueda Crear Socio Búsqueda Crear Responsable Asignar avisador y peto Entra en sala Teclear PIN Existe el niño? Existe el responsable? No No Acciones Sí Crear Socio Sí Crear Responsable Elegir Socio Elegir Responsable Inicio de sesión Una vez iniciada la aplicación, se presenta al usuario una pantalla para el inicio de sesión en el sistema. El usuario deberá introducir su número de empleado y la tienda a la que pertenece. Dicho usuario deberá haber sido dado de alta previamente en el sistema y asignado a la tienda, tareas que deberán ser realizadas por un administrador de tienda como se verá en apartados posteriores. Page 6

7 Una vez iniciada la sesión, el usuario del puesto de control de sala accede a la pantalla principal de la aplicación, desde donde se realiza toda la gestión de la sala Estado de la sala El sistema proporciona en todo momento una visión del estado de la sala desde su pantalla principal. Page 7

8 Dicha pantalla principal, en lo referente al estado de la sala de guardería, se encuentra dividida en dos zonas principales: Ocupación de la sala: Listado de niños que se encuentran en la sala en ese momento. Este listado incluye los datos más relevantes de los niños, como número de socio, nombre y apellidos, horas de entrada y de salida, número de peto y número de avisador entregado al responsable. Esta lista también proporciona información visual acerca del tiempo que le queda a un niño para abandonar la sala a través de barras horizontales coloreadas. Así mismo, cuando se selecciona la información de uno de los niños de esta lista de ocupación, se muestra una imagen de su carnet para que el personal de la sala pueda identificar rápidamente cada uno de los niños. Lista de espera: Listado de niños que se encuentran esperando turno para entrar en la sala. En este listado se detallan el número de socio, nombre y apellidos, hora de llegada a la lista de espera y número del avisador entregado a los responsables. Es desde esta pantalla principal desde la que se accede a todas las funcionalidades de la aplicación en el puesto de control de sala. Asociados a cada una de las listas (ocupación de la sala y lista de espera) se encuentran los controles necesarios para su gestión: Ocupación de la sala o Avisar: Lanza un aviso, mediante la centralita JTech conectada al PC de control de sala, al avisador entregado al responsable (ver apartado 2.3 Interacción con avisadores) Page 8

9 o o Deja la sala: Inicia el proceso de abandono de la sala por parte del niño (ver apartado Salida de la sala) Nuevo carnet: Imprime un nuevo carnet para el niño seleccionado (ver apartado 2.2 Carnets de socios) Lista de espera o Avisar: Lanza un aviso, mediante la centralita JTech conectada al PC de control de sala, al avisador entregado al responsable (ver apartado 2.3 Interacción con avisadores) o Pasar a sala: Inicia el proceso para pasar el niño de la lista de espera a la sala. o Deja tienda: El niño seleccionado sale de la lista de espera sin haber entrado en la sala Registro de niños/responsables Desde el puesto de control de sala se realiza el registro de los datos de los niños y de sus responsables. Antes de realizarse una entrada en la sala (ver apartado siguiente), es necesario obtener los datos del niño y del responsable. Para ello se proporciona un interface intuitivo y fácil de usar que permite la toma de todos los datos necesarios. Page 9

10 Previamente a la introducción de los datos de un niño nuevo o de un responsable, se deberá realizar una búsqueda en la base de datos por si los datos ya estuvieran introducidos en el sistema. Page 10

11 El método desarrollado permite la búsqueda por varios campos (número de socio, nombre, apellidos, DNI, ) lo que agiliza enormemente la comprobación de si un niño o un responsable ya está dado de alta en el sistema. Además, excepto la búsqueda por número de socio que es directa, la búsqueda por el resto de campos es predictiva, de manera que a medida que se teclean caracteres, el sistema va mostrando los registros que coinciden con los caracteres introducidos hasta ese momento. En caso de que el niño presente el carnet de socio (ver apartados siguientes), sus datos ya deberán estar dados de alta, por lo que no será necesario tomarlos de nuevo. En este caso bastará con introducir el número de socio, presente en el carnet, para acceder a toda la información relativa al niño. Si no se encuentra el registro del niño o del responsable, el cuidador puede acceder a su creación desde esta pantalla y regresa a la misma cuando ha finalizado Entrada en la sala Una vez que los datos del niño y del responsable están introducidos en el sistema (bien por estar dados de alta previamente o bien por haberlos dado de alta en el momento), se puede proceder a dar de alta la entrada del niño en la sala. En este momento, el sistema permite asignar un número de peto al niño y un número de avisador que permitirá posteriormente enviar avisos al responsable (ver apartados siguientes). Page 11

12 El sistema avisará en caso de que el niño vaya a entrar en lista de espera y también si es el cumpleaños del niño. Una vez asignados los números de peto y avisador, el cuidador presentará al responsable el teclado numérico inalámbrico para que teclee el PIN. Este PIN deberá ser introducido de nuevo por el responsable a la hora de recoger al niño y sólo es conocido por dicho responsable. Evidentemente, esta introducción del PIN no impide que también se solicite el DNI al responsable como medida de precaución adicional Lista de espera Si la sala está llena el sistema automáticamente informa de ello al cuidador de la sala y asigna el niño a la lista de espera. Page 12

13 El número de niños permitidos en la sala es función del número de cuidadores presentes en ese momento, número este que puede ser modificado en cualquier momento, permitiendo de esta manera la entrada de más niños en la sala si se asignan más cuidadores. Page 13

14 La aplicación también muestra un pequeño gráfico en la parte inferior derecha de la pantalla, desglosando la ocupación de la sala Salida de la sala Cuando el responsable acude a la sala a recoger al niño, además de solicitarle el DNI, el cuidador deberá presentar el teclado numérico inalámbrico al responsable para que introduzca el mismo PIN que cuando dejó al niño en la sala. Page 14

15 Esta medida permite una mayor seguridad en la gestión de entradas/salidas de la sala, transmitiendo a los responsables una mayor sensación de confianza. Si, por cualquier motivo el responsable ha olvidado el PIN y bajo la responsabilidad del cuidador (previa comprobación meticulosa del DNI), se podrá registrar una salida de la sala evitando la introducción del PIN. Una vez que el niño es retirado de la sala, el sistema identifica si hay niños en la lista de espera y, en caso afirmativo, informa de ello al cuidador y propone el aviso automático al siguiente niño de dicha lista de espera. Page 15

16 2.2.Carnets de socios Mediante la cámara y la impresora de tarjetas instaladas en los puestos de control de sala, el cuidador puede generar carnets de socio para aquellos niños que lleguen por primera vez a una sala de guardería. Para ello, y una vez tomados los datos del niño, únicamente será necesario situar al niño en la posición marcada en el suelo, encuadrar la cámara correctamente y pulsar el botón adecuado. Estas acciones tomarán una foto del niño y permitirán la posibilidad de imprimir un carnet. Este carnet incluye, además de la foto y el nombre y apellidos del niño, su número de socio. Este número permitirá identificar al niño de manera única en todas las salas de guardería de la empresa que tengan instalado el sistema, agilizando de esta manera el procedimiento de registro en la sala en cualquier tienda. Mediante la parte de gestión y consulta de informes, se puede acceder a un listado de los carnets emitidos, permitiendo de esta manera realizar un control de gastos relacionados con la impresión de los carnets (tarjetas, cinta de impresión, ) 2.3.Interacción con avisadores Mediante la utilización de la centralita JTech (proporcionada aparte por el distribuidor/fabricante correspondiente), el sistema permite el aviso automático a Page 16

17 los responsables de los niños cinco minutos antes de que se cumpla el tiempo de permanencia en la sala. De igual manera se puede hacer que se emitan avisos automáticos a los responsables de los niños que se encuentran en lista de espera cinco minutos antes de que se vaya a quedar un puesto en la sala libre. De esta manera se permite la automatización de los avisos, agilizando enormemente el proceso de gestión de sala/lista de espera y descargando a los cuidadores de la realización de estas tareas. Estas características de aviso automático pueden ser activadas/desactivadas a voluntad por los cuidadores de la sala en caso de que, por ejemplo, la sala esté muy poco ocupada y se permita a los niños permanecer en ella durante más tiempo del prefijado. Por otro lado, un cuidador puede generar manualmente un aviso para el responsable de un niño determinado en cualquier momento. Page 17

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19 2.4.Consulta de informes El sistema proporciona un método de consulta de datos de las salas de guardería basado en páginas web que permite acceder, desde cualquier PC de la red de la empresa, a los datos referentes a las salas de guardería. Este método de consulta de informes permite obtener multitud de listados referentes a los movimientos producidos en las salas de guadería. La mayoría de los informes pueden ser consultados definiendo las fechas entre las que se quiere obtener los datos. De esta manera se pueden obtener los datos de una sala de hoy, semana actual, mes actual, año actual, última media hora, última hora, último día, última semana, último mes, último año, o bien se puede especificar detalladamente los días y las horas entre los que obtener los datos del informe. Así mismo, se pueden utilizar distintos formatos gráficos (líneas, barras, columnas) para generar cada uno de los informes. Otro aspecto a destacar es que todos los listados e informes generados pueden ser exportados a varios formatos, de manera que se pueden realizar posteriormente tareas con los datos proporcionados por el sistema en otras aplicaciones. Los formatos a los que se pueden exportar los informes son: Archivo XML con datos de informe CSV Imagen (TIFF) Acrobat Reader (PDF) Excel Esta exportación permitiría, por ejemplo, generar un listado con los datos de los niños dados de alta en el sistema que cumplen años el mes siguiente (ver informe correspondiente) y enviar una felicitación personalizada a cada uno de ellos, mediante la utilización de las herramientas de combinar correspondencia proporcionadas en Microsoft Office. Page 19

20 Perfiles de usuario de los informes Para acceder a la aplicación de consulta de informes de guardería es necesario disponer de un usuario autorizado. Este usuario no debe ser confundido con los usuarios utilizados para el manejo de la parte de control de sala. Para la consulta de informes, existen cuatro perfiles de usuario diferentes. El perfil asignado a un usuario determinado, determina qué tareas puede realizar dicho usuario, así como los datos que tendrá accesibles: Visiblidad Tareas Administrador global Todas las tiendas Consultar datos Crear/Modificar/Borrar Administradores Globales Crear/Modificar/Borrar Usuarios Globales Crear/Modificar/Borrar Administradores de Tienda Crear/Modificar/Borrar Usuarios de Tienda Crear/Modificar/Borrar Nuevas Tiendas Crear/Modificar/Borrar Usuarios de Control de Sala Usuario global Todas las tiendas Consultar datos Administrador de tienda Su tienda Consultar datos Crear/Modificar/Borrar Usuarios de Tienda Crear/Modificar/Borrar Usuarios de Control de Sala Usuario de tienda Su tienda Consultar datos Estado actual de la sala Este informe se actualiza automáticamente y permite ver en tiempo real el estado de la sala en un momento dado. El principal usuario de este informe será el responsable de guardería de cada tienda, ya que podrá tener constancia, desde su puesto de trabajo habitual, del estado de la sala y de la lista de espera en todo momento. Por ejemplo podrá asignar más cuidadores a la sala si observa que el número de niños en lista de espera es demasiado alto. Page 20

21 Listado de Evacuación Este informe permite generar de manera inmediata un listado con todos los niños presentes en ese momento en la sala de guardería. Este listado contendrá los campos necesarios para identificar a cada uno de los niños así como a su responsable asignado, de manera que permita la recogida de los niños por parte de los responsables en caso de emergencia Listado de Socios Permite ver todos los niños dados de alta en el sistema, o aquellos dados de alta entre dos fechas determinadas. Page 21

22 Una vez generado el listado, el nombre de cada niño (marcado en color azul) es un hipervínculo que permite acceder a los datos detallados del niño, así como a su historial de visitas a Småland. De igual manera, una vez generado el historial de visitas del niño, cada responsable marcado en azul es un hipervínculo para poder ver los detalles de dicho responsable Listado de Responsables Permite ver todos los responsables dados de alta en el sistema, o aquellos dados de alta entre dos fechas determinadas. Page 22

23 Al igual que en el informe anterior, los nombres de los responsables, marcados en color azul, son hipervínculos que permiten consultar los detalles del responsable Emisión de carnets Como se ha indicado anteriormente, este informe permite ver, agrupados por tiendas, los carnets impresos en cada una de ellas, pudiéndose de esta forma realizar un control de gastos asociados a la emisión de un carnet (tarjetas, cinta de impresora, ) Page 23

24 Listado de Socios para Mailing Este es un listado en formato especial que permite su exportación a Excel para después ser utilizado como fuente para la realización de mailings personalizados, e incluye aquellos socios que dieron su consentimiento para recibir información a la hora de la toma de sus datos. Una vez generado el listado, como se ha indicado anteriormente, éste podrá ser exportado a Excel para realizar operaciones de combinar correspondencia y poder enviar mailings personalizados Cumpleaños de Socios Al igual que en el informe anterior, el principal objetivo de este informe es la realización de mailings personalizados. En este caso, el informe incluye los niños dados de alta en el sistema que cumplen años en un mes especificado. Page 24

25 Listado de Responsables para Mailing En este listado se incluyen aquellos responsables que dieron su consentimiento para recibir información a la hora de la toma de sus datos Afluencia a la tienda Este informe presenta de manera gráfica la información referente a las llegadas a la sala de guardería. No hay que confundirlo con el informe referente a la ocupación de la sala, que se detallará posteriormente. Page 25

26 En este informe se muestra el número de niños que llegan a la sala de guadería. No se tiene en cuenta, por tanto, ni el estado de la sala en cada momento (que sería la ocupación de la sala) ni si el niño pasa realmente a la sala (por haber espacio disponible) o si el niño debe pasar a la lista de espera Afluencia a las salas Representa la información referente a las entradas en la sala de guardería. En este caso, por tanto, sí se tiene en cuenta si el niño pasa a la sala, aunque no se contempla el estado actual de la sala. Page 26

27 Afluencia a Lista de Espera Representa la información referente a las entradas en la lista de espera Ocupación de sala Representa el estado de ocupación de la sala a lo largo del tiempo. Por tanto, en este gráfico sí que se tiene en cuenta el estado de la sala en cada momento y se muestra un gráfico que representa la evolución de la ocupación de la sala. Page 27

28 Lista de Espera De manera similar al informe anterior, este informe presenta un gráfico representativo del estado de la lista de espera en cada momento, pudiéndose observar de esta manera la evolución de la lista de espera a lo largo del tiempo Turnos de espera perdidos En este informe se presenta el número de niños que, estando en lista de espera, se han marchado sin llegar a entrar en la sala de guardería. Page 28

29 Niños con N visitas Informe con el listado de niños que han visitado la sala de guardería N veces o más Tiempos de espera Permite visualizar distintos parámetros relacionados con las listas de espera: Número de niños en espera Tiempo medio de permanencia en lista de espera Tiempo mínimo de permanencia en lista de espera Tiempo máximo de permanencia en lista de espera Page 29

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31 2.5.Gestión de tiendas, usuarios y usuarios web Desde las secciones correspondientes (en caso de que sean accesibles en función del perfil del usuario) se podrán realizar las tareas relacionadas con la administración de las tiendas en el sistema, la administración de usuarios del control de sala, y la administración de usuarios de informes. Page 31

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33 3. Requisitos del sistema 3.1.Servidor Windows Server 2003 Standard Edition SQL Server 2005 Standard Edition Internet Information Server Puesto de sala Windows XP Professional Cámara Web Logitech Impresora de tarjetas Centralita Avisadores Teclado numérico inalámbrico 3.3.Puesto de consulta de informes Windows XP Internet Explorer Page 33