Guía de manejo tributario para el ahorro voluntario en los Fondos de Pensiones Voluntarias y Obligatorias de Protección S.A.

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1 Guía de manejo tributario para el ahorro voluntario en los Fondos de Pensiones Voluntarias y Obligatorias de Protección S.A. Año

2 > Ahorro voluntario, determinación de retefuente y cálculo de renta > Requisitos para consolidar el beneficio tributario > Retención en la fuente y beneficio para asalariados > Recálculo del porcentaje fijo de retención > Actualización de aportes para declaración de renta > Beneficio de acuerdo con el tipo de aporte > Beneficio en la planilla de aportes > Cambio del beneficio en aportes ya realizados Estimado Empleador: PROTECCIÓN S.A. se complace en hacerle entrega del Manual de Manejo Tributario para el Ahorro Voluntario en nuestros Fondos de Pensiones Voluntarias y Obligatorias. Esperamos que sea una herramienta útil para facilitarle el proceso de cálculo y consignación de los aportes voluntarios de sus trabajadores. Como usted sabe, la Ley colombiana ha establecido que los aportes voluntarios hechos por los afiliados a los Fondos de Pensiones como los de PROTECCIÓN, gozan de beneficios tributarios. Por lo tanto no hacen parte de la base para aplicar retención en la fuente y son considerados como un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional (para el año gravable 2012 no aplica la ley 1607 de 2012 en materia de impuesto de renta y retención en la fuente). El valor máximo del ahorro por el cual se pueden obtener beneficios tributarios no puede Cómo incide el ahorro voluntario en la determinación de la retención en la fuente y en el cálculo de la renta? Ejemplo 1 Un trabajador independiente decide ahorrar el 30% del pago recibido por parte de uno de sus clientes: superar el 30% del ingreso laboral o ingreso tributario del año, luego de adicionar a los aportes voluntarios los siguientes conceptos: aportes obligatorios, Fondo de Solidaridad Pensional y/o los ahorros en las cuentas para el fomento de la construcción AFC. Estos tampoco son constitutivos de renta ni ganancia ocasional, por lo tanto, al igual que los aportes voluntarios no hacen parte de la base para aplicar la retención en la fuente. Importante: > El dinero que el afiliado aporte por encima del 30% establecido, no genera beneficios tributarios. > Los aportes voluntarios realizados hasta el 31 de diciembre de 2012, de acuerdo con el artículo 3 de la Ley 1607 de 2012, deben permanecer mínimo cinco años en los Fondos de Pensiones, como condición para conservar el beneficio tributario. Sin aporte voluntario Con aporte voluntario Honorarios recibidos $ $ Menos: Aporte a Fondos de Pensiones Protección $ Ingreso base de impuesto $ $ Retención en la fuente 10% $ $ Como se observa, el ahorro voluntario en los Fondos de Pensiones genera una reducción en la base para calcular la retención en la fuente al disminuir el ingreso y por lo tanto también disminuye el descuento. En el ejemplo, al hacer un ahorro voluntario en el Fondo de Pensiones por valor de Ejemplo 2 Veamos la situación de un trabajador independiente al finalizar el año fiscal y el efecto que produce su ahorro voluntario en los Fondos de Pensiones, frente a la determinación del Impuesto de Renta: $ , la retención en la fuente ya no se calcula sobre el ingreso de $ sino sobre la base de $ , en consecuencia, se realiza un menor pago por Retención en la Fuente. Al valor que deja de pagar el afiliado se le denomina beneficio tributario, (para el caso $90.000). SUPUESTO PARA UN TRABAJADOR INDEPENDIENTE (Con ingresos por el año gravable 2012 y obligado a presentar declaración en el año 2013) CONCEPTO Sin aportes voluntarios Con aportes voluntarios TOTAL HONORARIOS DEL AÑO $ $ Aporte a Fondos de Pensiones Protección Le recordamos que los trabajadores independientes también deben realizar $ aportes a pensión obligatoria. Subtotal $ $ Deducciones legales (gastos asociados con la actividad) $ $ Renta líquida gravable $ $ Impuesto de renta $ $ Retención en la fuente efectuada 11% $ $ Impuesto a pagar $ $( ) Saldo a favor Beneficio tributario $

3 En este caso el trabajador no utilizó los aportes al Fondo de Pensiones Voluntarias para disminuir la retención en la fuente y por tratarse del año gravable 2012 no se lleva el aporte voluntario como renta exenta sino como ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional. TABLA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS AÑO 2012 Rangos en UVT Tarifa marginal Impuesto Desde Hasta > % 0 > % > % >4.100 En adelante 33% Convertida esta tabla a pesos para el año 2012, bajo una UVT de $ los rangos quedan de la siguiente manera: (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos UVT)*19% (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos UVT)*28% más 116 UVT (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos UVT)*33% más 788 UVT Ejemplo 3 El siguiente ejemplo permite ver, en el caso de un asalariado, el efecto favorable de hacer ahorros voluntarios en los Fondos de Pensiones como los de Protección: SUPUESTO PARA UN ASALARIADO (Con ingresos por el año gravable 2012 y obligado a presentar declaración en el año 2013) CONCEPTO Sin aportes voluntarios Con aportes voluntarios Total ingreso laboral $ $ Aporte obligatorio por pensión (4%) y fondo de solidaridad (1%) para un total de 5,0% (ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional) Aportes voluntarios ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional máximo 30% incluidos los aportes obligatorios $ $ $ Ingresos netos $ $ Exención del 25% de los ingresos netos $ $ Renta líquida gravable $ $ Impuesto de renta $ $ Ahorro $ TABLA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS AÑO 2012 Rangos en UVT Tarifa marginal Impuesto Desde Hasta > % 0 En este caso, el trabajador está liquidando el Impuesto de Renta antes de descontar retenciones y por tratarse del año gravable 2012 no se lleva el aporte voluntario como renta exenta sino como ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional. > % > % > En adelante 33% En el ejemplo vemos que el ahorro voluntario en los Fondos de Pensiones Protección conlleva una reducción en la liquidación del impuesto. Así, con un ahorro del 30% del ingreso. (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos UVT)*19% (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos UVT)*28% más 116 UVT (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos UVT)*33% más 788 UVT Nota: Para el año gravable 2012, la tarifa a que se refiere el último rango de esta tabla es del treinta y tres por ciento (33%). En resumen: Si un afiliado ahorra cierta cantidad de su ingreso (por concepto de salarios, honorarios, comisiones, bonificaciones, etc.) como aporte voluntario en un Fondo de Pensiones Voluntarias u Obligatorias, reduce su tributación por doble vía: > Disminuye la base de retención en la fuente y por lo tanto el descuento realizado por este concepto. > El ahorro es calificado por la Ley como un ingreso no constitutivo de renta (por tratarse del año gravable 2012 no se lleva el aporte voluntario como renta exenta sino como ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional), de tal manera que al liquidar el impuesto definitivo la base se reduce y por ende se reduce el valor a pagar. 5

4 Cuáles son los requisitos legales para consolidar el beneficio tributario? Si bien los ahorros voluntarios realizados en los Fondos de Pensiones como los de PROTECCIÓN están privilegiados por Ley, al ser considerados como ingresos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional hasta el 31 de diciembre de 2012 y como renta exenta desde el 1 de enero de 2013 de acuerdo con lo establecido por el artículo 3 de la ley 1607 de 2012 y no hacer parte de la base de Retención en la Fuente, se exige el cumplimiento de ciertos requisitos para consolidar el beneficio tributario. Para los aportes hasta el 31 de diciembre de 2012 la condición es que los aportes voluntarios no se retiren del Fondo de Pensiones antes de cinco (5) años o se retiren para adquirir vivienda. Para los aportes realizados a partir del 1 de enero de 2013 se debe cumplir con una de las siguientes tres condiciones: que los aportes tengan una permanencia de diez años en el fondo, que la persona haya cumplido con los requisitos para acceder a la pensión o que se destinen a la adquisición de vivienda. Qué sucede si los aportes voluntarios se retiran sin el cumplimiento de los requisitos señalados? R/ El retiro de los aportes voluntarios realizados en los Fondos de Pensiones Voluntarias sin el cumplimiento de los requisitos señalados, genera la pérdida de los siguientes beneficios tributarios: > Si el afiliado hace sus aportes vía deducción de nómina y estos le han generado beneficio tributario frente a la retención en la fuente, al realizar el retiro se le cobrará el valor correspondiente a la retención dejada de cobrar por su empresa al momento del depósito. > De igual forma se practicará una retención en la fuente sobre los rendimientos retirados, los cuales serán gravados con el 7% de su valor, igual a como son gravados en cualquier entidad financiera. > Adicionalmente, si la persona está obligada a declarar, el retiro realizado durante el año afectará el pago del Impuesto de Renta correspondiente a dicho período, dado que en la Declaración de Renta deberá registrarlo y sumará a los ingresos brutos del año. De esta forma se afectará la tasa de tributación y por consiguiente representará un mayor valor de impuestos a pagar. Qué beneficios se obtienen por la permanencia mínima de los aportes voluntarios durante 5 o más años si el aporte está depositado a 31 de diciembre de 2012; 10 o más años si está depositado desde el 1 de enero de 2013, en el Fondo de Pensiones? R/ Si el aporte está depositado al 31 de diciembre de 2012, cumplir con la permanencia de 5 años o más le genera al afiliado los beneficios tributarios que están contemplados en el artículo 4 de la Ley 488 de 1998, es decir el artículo del Estatuto Tributario antes de la reforma tributaria:...los aportes y rendimientos que cumplan el requisito de permanencia, estarán exentos del impuesto sobre la renta y complementarios. Así mismo, conservar los aportes en el Fondo de Pensiones Voluntarias o los aportes voluntarios en el Fondo de Pensiones Obligatorias durante el término señalado y pasados los cinco (5) años, hace que se obtengan beneficios tributarios superiores a los que se generarían retirándolos e invirtiendo nuevamente el capital, ya que los rendimientos producidos después de la fecha límite continúan siendo exentos. Así, se va generando un mayor capital para que el afiliado pueda llegar a su objetivo. Si el aporte se encuentra depositado desde el 1 de enero de 2013, cumplir con la permanencia de 10 años o más le genera al afiliado los beneficios tributarios que están contemplados en el artículo 3 de la Ley 1607 de 2012, nuevo artículo del Estatuto Tributario: Por otra parte, si el afiliado cumple con los requisitos de pensión o destina el dinero para la adquisición de vivienda, dicho retiro no estará sometido a imposición y así se desprende del contenido del citado artículo del Estatuto Tributario:, salvo en el caso del cumplimiento de los requisitos para acceder a la pensión de vejez o jubilación y en el caso de muerte o incapacidad que dé derecho a pensión, debidamente certificada de acuerdo con el régimen legal de la seguridad social. Tampoco estarán sometidos a imposición, los retiros de aportes voluntarios que se destinen a la adquisición de vivienda Si por el contrario, el aporte que se encuentra depositado desde el 1 de enero de 2013, no cumple con la permanencia de 10 años ni es retirado con los requisitos de pensión o adquisición de vivienda, estará sujeto a las implicaciones contempladas en el artículo 3 de la ley 1607 de 2012, nuevo artículo del Estatuto Tributario: implica que el trabajador pierda el beneficio y que se efectúe por parte del respectivo fondo o seguro, la retención inicialmente no realizada en el año de percepción del ingreso y realización del aporte según las normas vigentes en dicho momento, si el retiro del aporte o rendimiento, o el pago de la pensión, se produce sin el cumplimiento de las siguientes condiciones: Que los aportes, rendimientos o pensiones, sean pagados con cargo a aportes que hayan permanecido por un período mínimo de diez (10) años, Adicionalmente, la permanencia de los aportes permite: > Consolidar el beneficio tributario por cada aporte. > Pagos de pensión o retiros de aportes exentos del pago de Impuesto de Renta y disminución de la base de la retención en la fuente por rendimientos. 7

5 Cómo se calculan la retención en la fuente y el beneficio tributario en el caso de los asalariados? La ley 1607 de 2012 modificó el artículo 384 del Estatuto Tributario y el decreto 099 del 25 de enero de 2013 reglamentó la retención en la fuente ordinaria o tradicional y la retención en la fuente mínima. Las deducciones permitidas hasta el 31 de diciembre de 2012 eran intereses para vivienda o educación y salud. A partir del 1 de enero de 2013 las deducciones aceptadas son: intereses para vivienda hasta 100 UVT mensuales, pólizas de salud hasta 16 UVT mensuales y se crea un concepto nuevo: Dependientes, con una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral hasta un máximos de 32 UVT. De acuerdo con lo establecido por el decreto 099 de 2013 debe entenderse por dependientes: > Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad y dependan económicamente del contribuyente. > Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente. > Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada por factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal. > El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a 260 UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada por factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal. > Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a 260 UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada por factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal. La retención en la fuente sobre pagos laborales debe descontarse de manera mensual. Sin embargo, para efectuar el descuento se necesita seleccionar uno de los dos procedimientos que establece la Ley, conocidos como procedimiento 1 y procedimiento 2. A partir del 1 de enero de 2013 las deducciones aceptadas en la retención cada mes son: intereses para vivienda hasta 100 UVT, pólizas de salud hasta 16 UVT y se crea el concepto dependientes. Procedimiento 1 De acuerdo con el decreto 099 de 2013, la depuración mensual de la retención en la fuente se debe realizar de la siguiente manera: Sumatoria de todos los ingresos laborales menos Deducciones: > POS > Interés de vivienda (100 UVT mensuales) > Póliza salud (16 UVT mensuales) > Dependientes (Ingresos brutos 10% hasta 32 UVT mensuales) Base gravable neta menos Ingresos exentos: > Aporte obligatorio del trabajador 4,0% > Aporte voluntario trabajador y empleador > Aporte FSP 1% hasta 2% (dependiendo del salario) > AFC. Base gravable antes de ingresos laborales exentos menos Ingresos exentos 25% (Base gravable antes de ingresos laborales exentos) Año 2013: $ (Máximo 240 UVT) Base gravable Ejemplo El valor de los ingresos del trabajador se ubica en la tabla de retención en la fuente y se calcula el descuento de la retención en la fuente mensualmente, en el ejemplo que se muestra a continuación se resaltan tres escenarios, uno sin aportes, otro con aportes sin ser el máximo permitido por la ley y un último escenario con el máximo de aportes permitidos por la ley: 9

6 Sin aporte Con aporte Aporte máximo Ingresos Deducciones POS Interés de vivienda (máximo 100 UVT mensuales) Póliza salud (Máximo 16 UVT mensuales) Dependientes (10% hasta 32 UVT mensuales) Base gravable neta Renta exenta P.O P.V AFC FSP (1% hasta 2%) Base gravable antes de ingresos laborales exentos % ingresos exentos Total ingresos gravados Valor UVT Base Gravable en UVT 188,08 160,13 125,21 Valor del impuesto en UVT 20,66 12,83 5,73 Retención en la fuente Nota: Para el año 2013, el valor de la UVT es de $ TABLA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA INGRESOS LABORALES EN PESOS Rangos en pesos Tarifa marginal Impuesto > % 0 > % > % > En adelante 33% Cálculo retención en la fuente (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT) *19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% más 10 UVT (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*33% más 69 UVT Ingresos gravados Sin aporte Con aporte Aporte máximo Base gravada sujeta a retención UVT (Valor año 2013 ) Base gravada sujeta a retención en UVT Rango según tabla Menos Procedimiento Valor a retener 188,08 160,13 125,21 (>150 A 360 UVT) *28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT) *28% más 10 UVT = (( ) * 28% + 10) = 20,66 UVT = ( 20,66 * $26.841)= (>150 A 360 UVT) *28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT) *28% más 10 UVT = ((160, ) * 28% + 10) = 12,83 UVT = ( 12,83 * $26.841)= (>95 A 150 UVT) *19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT ) *19%) =(125,21 95) * 19% = 5,73 = ( 5,73 * $26.841)= Convertida esta tabla a pesos para el año 2013, bajo una UVT de $ los rangos quedan de la siguiente manera: Retención en la fuente mes IMPORTANTE Si el afiliado hace sus aportes por deducción de nómina, debe solicitar a su empleador que le descuente el monto deseado con destino al Fondo de Pensiones Voluntarias o como Aporte Voluntario en el Fondo de Pensiones Obligatorias. 11

7 Procedimiento 2 En este procedimiento, la retención se calcula con base en un porcentaje fijo de retención que aplica por semestres (enero-junio, julio-diciembre). Para ello, los agentes retenedores deben tomar la sumatoria de los ingresos gravables de los doce meses anteriores al mes del cálculo. Dicho resultado se divide entre 13, o entre el número de meses de vinculación laboral, con lo que se obtiene el ingreso gravado promedio, el cual sirve para calcular el porcentaje fijo, como se indica en la tabla. El porcentaje fijo calculado sirve para determinar el descuento de la retención en la fuente mensual durante los seis meses siguientes al mes del cálculo. Así, por ejemplo, el porcentaje fijo calculado en el mes de diciembre del año 2012 sirve para descontar la retención entre enero y junio del año 2013; y el porcentaje fijo calculado en el mes de junio de 2013 sirve para calcular la retención en la fuente entre julio y diciembre del mismo año. Ejemplo El siguiente ejemplo muestra el esquema de cálculo del porcentaje fijo en el mes de diciembre del año 2012: Concepto Sumatoria de pagos laborales de diciembre 1 de 2011 a noviembre 30 de 2012 (directos e indirectos sin incluir las cesantías y los intereses a las cesantías) Menos: Ingresos no constitutivos de renta Aportes a Fondos de Pensiones efectuados entre diciembre 1 de 2011 a noviembre 30 de 2012 (Hasta el 30% del ingreso laboral) Pagos Salario Ordinario año Aportes obligatorios 4,00% + FSP 1% = 5,00% Voluntarios (30% - 5,00%)=25,00% Cálculo de retención con aporte voluntario Cálculo de retención sin aporte voluntario $ $ $ $ $ $0 Total ingreso gravable de los doce meses $ $ Menos: Renta exenta Rentas laborales exentas Artículo 206 del E. T. (25%) $ $ Total ingreso gravable $ $ Concepto Pagos Cálculo de retención con aporte voluntario Cálculo de retención sin aporte voluntario Ingreso promedio (dividido 13) $ $ Total ingreso gravable antes de deducciones $ $ Deducciones (intereses de vivienda o salud o educación) Art. 387 E. T. Intereses de vivienda $ $ Educación o salud (Hasta el 15% del 0 0 ingreso gravado) Ingreso gravado promedio (Base para el cálculo del porcentaje fijo) $ $ Porcentaje fijo según tabla de retenciones año ,75% 7,23% Por tratarse del año gravable 2012 no se lleva el aporte voluntario como renta exenta sino como ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional y la depuración obedece a la Ley anterior a la 1607 de 2012 y al decreto 099 de TABLA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA INGRESOS LABORALES GRAVADOS Rangos en UVT Tarifa marginal Impuesto Desde Hasta > % 0 > % > % > 360 En adelante 33% Cálculo retención en la fuente: (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% más 10 UVT (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*33% más 69 UVT Ingresos gravados Con beneficio tributario Sin beneficio tributario Base gravada sujeta a retención $ $ UVT (valor año 2012 ) $ $ Base gravada sujeta a retencion en UVT Rango según tabla (>95 A 150 UVT) *19% (>150 A 360 UVT) *28% 13

8 Ingresos gravados Con beneficio tributario Sin beneficio tributario Menos MENOS (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT) *19%) (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos150 UVT) *28% más 10 UVT Estos aportes pueden ser realizados directamente por el empleado o vía descuento de nómina. En el primer caso, el soporte para que sean utilizados en el cálculo del porcentaje fijo de retención en la fuente es el certificado emitido por el Fondo de Pensiones. Procedimiento = ( ) * 19% = UVT = (( ) * 28% + 10) = UVT Cálculo del porcentaje = ( 3.05 / )= 3.00% = ( / )= 7.00 % Porcentaje 2.75% 7.23% Como se observa en el cuadro anterior, cuando un trabajador realiza aportes voluntarios a los Fondos de Pensiones reduce el ingreso gravado promedio y por ende su porcentaje fijo de retención en la fuente para el semestre siguiente. La reducción del porcentaje fijo mediante la realización de aportes voluntarios a los Fondos de Pensiones, opera tanto si el cliente hace los aportes vía deducción de nómina o en forma directa. En este último caso el cliente puede realizar los aportes directamente al Fondo de Pensiones, solicitarle posteriormente un certificado de aportes a dicha entidad y entregarlo a su empleador con el fin de que lo tenga en cuenta para el próximo cálculo del porcentaje fijo de retención semestral. Lo importante es que el aporte directo o indirecto (vía nómina) se realice dentro del período objeto de acumulación, es decir, antes de noviembre y/o antes de mayo de cada año. Cómo se efectúa el recálculo del porcentaje fijo de retención? A partir del 1 de enero de 2013 para el recálculo del porcentaje fijo de retención los asalariados pueden actualizar los aportes o efectuar aportes extraordinarios a los Fondos de Pensiones, teniendo en cuenta que el aporte no exceda del treinta por ciento (30%) del ingreso laboral o ingreso tributario del año, según el caso, y hasta un monto máximo de UVT. Dentro de este límite deben estar contenidos los aportes a las cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) y los aportes obligatorios a pensión realizados por el empleado. IMPORTANTE La DIAN se ha pronunciado sobre este tema mediante varios conceptos: > Concepto de febrero de De las normas (Art y Art. 386 del E.T.), se observa que los aportes voluntarios que se hagan a un Fondo de Pensiones, ya sea que los realice directamente el trabajador o que sean descontados por nómina, deberán ser tenidos en cuenta para ser detraídos al salario promedio determinado y así establecer el porcentaje fijo de retención. En tal caso el trabajador deberá aportar el certificado expedido por la entidad a la cual está efectuando el aporte voluntario, cuando estos no sean descontados directamente por el empleador. > Concepto de junio de En el caso de pagos laborales, los aportes voluntarios deberán ser consignados directamente por el pagador al Fondo de Pensiones, previa autorización del trabajador, a fin de que opere el mecanismo de exclusión de la retención tanto para determinar el porcentaje fijo de retención semestral, como para detraerlo del pago mensual en el mes en que se realiza el aporte. En consecuencia, si se trata de aportes voluntarios adicionales consignados directamente por el empleado al Fondo, la Sociedad Administradora con la información suministrada por el agente retenedor a saber: beneficiario del ingreso o aportante, concepto de los ingresos que dieron origen a los aportes, cuantías que se excluyeron de retención y las tarifas correspondientes; deberá expedir al trabajador una certificación para que sea tenida en cuenta en el cálculo del porcentaje fijo de retención. Si el aporte voluntario se realiza mediante descuento de nómina, no se requiere el certificado. Por tanto, si los aportes voluntarios o adicionales no provienen de pagos laborales sino de honorarios, ganancias ocasionales, ingresos tributarios, etc., no podrán descontarse de la base de retención de los salarios para calcular el porcentaje fijo de retención, por ser de naturaleza diferente a los ingresos laborales. Además, cuando el Artículo del Estatuto Tributario señala que los aportes voluntarios del trabajador o el empleador no harán parte de la base de retención se está refiriendo a los de origen laboral, pues no puede afectarse el cálculo del porcentaje fijo de retención salarial con sumas que no tienen relación alguna con el vínculo laboral. En cuanto a la fecha para hacer llegar el certificado que sirva para descontar el cálculo del porcentaje fijo de retención en los pagos laborales, consideramos que es antes del cálculo en los meses de junio y diciembre de cada año. 15

9 Ejemplo Un empleado devenga un salario mensual de $ y aporta el 5% a un Fondo de Pensiones Voluntarias o realiza aportes voluntarios a un Fondo de Pensiones Obligatorias, pero al 30 de mayo del 2012 realiza un aporte extraordinario o actualiza sus aportes para completar el 30%. Analicemos cuál es el ahorro de retención en la fuente por la actualización de aportes o por realizar aportes extraordinarios. Recálculo Procedimiento No. 2 Concepto Con aportes del 5% Con aportes del 30% Salario $ $ Menos: rentas exentas Aportes a Fondos de Pensiones (Hasta el 30% del Ingreso Laboral) $ $ Total ingreso gravable del año $ $ Menos: rentas exentas de trabajo Rentas laborales exentas (25%) $ $ Base gravable $ $ Base gravable sujeta a retención/13 $ $ Tarifa (según tabla de retenciones año 2013) 6,00 % 2,00% Cálculo retención en la fuente Ingresos gravados Con aportes del 5% Con aportes del 30% Base gravada sujeta a retención $ $ Uvt (valor año 2013 ) $ $ Base gravada sujeta a retención en UVT 142,94 105,32 Rango según tabla (>95 A 150 uvt) *19% (>95 A 150 uvt) *19% Menos (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 uvt) *19%) (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 uvt) *19%) Procedimiento = (142,94 95) * 19% = 9,11 Uvt = (105,32 95 ) * 19% = 2,22 Uvt Cálculo del porcentaje = ( 9,11 / )= 6,00% = ( 2,22 / 105,32)= 2,00 % Porcentaje 6,00% 2,00% Se puede concluir que la realización de aportes extraordinarios o la actualización a través del empleador produce una reducción notable del porcentaje de retención en la fuente para el semestre siguiente. Es importante tener en cuenta que el aporte extraordinario (para el ejemplo: $ ) debe corresponder a ingresos obtenidos durante el período junio-mayo o diciembre-noviembre anteriores al mes en que se efectúa el cálculo. Esta diferencia se presenta al incrementar los aportes del 5% al 30%, obteniendo una reducción en la tarifa de retención con un descuento de 2,00% frente al 6,00% que se aplicaría con un aporte del 5% del salario. Actualización de aportes para Declaración de Renta La actualización de aportes a los Fondos de Pensiones para aquellas personas que sean contribuyentes del Impuesto de Renta, se puede realizar durante todo el año gravable hasta obtener el beneficio esperado. Ejemplo Un rentista de capital tiene ingresos en el año gravable por $ y aporta el 5% a un Fondo de Pensiones Voluntarias o realiza aportes voluntarios a un Fondo de Pensiones Obligatorias, pero en el mes de diciembre realiza un aporte extraordinario para completar el 30% del ingreso tributario del año. CON INGRESOS POR EL AÑO GRAVABLE 2012 Y OBLIGADO A PRESENTAR DECLARACIÓN EN EL AÑO 2013 Concepto Con aportes del 5% Con aportes del 30% Total ingresos brutos $ $ Deducciones legales $ $ Aporte a fondos de pensiones $ $ Renta líquida gravable $ $ Impuesto de renta $ $ Ahorro $ (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos UVT)*33% más 788 UVT Nota: En el ejercicio anterior está liquidado el Impuesto de Renta antes de descontar retenciones. 17

10 Cómo reportar el beneficio tributario a los Fondos de Pensiones de Protección, de acuerdo con el tipo de aporte? Aportes directos: Son aquellos aportes consignados voluntariamente por el trabajador y en forma directa en los Fondos de Pensiones Voluntarias u Obligatorias de Protección, a través de sus oficinas o de su entidad recaudadora (Bancolombia). En el aporte directo, el trabajador recibe la totalidad de su salario y es él quien personalmente realiza los aportes en Protección. Pueden ser efectuados a través de planillas físicas, débito automático o los diferentes medios de pago que ofrecen las entidades recaudadoras como sucursal virtual, etc. La información que se diligencia en cualquiera de estos medios va en cabeza del titular de la Cuenta Individual del Fondo. Cuando el aporte lo hace directamente el afiliado, es este el responsable de suministrar a la Administradora el beneficio tributario obtenido, el cual siempre debe ser reportado siempre, incluso si es cero. El beneficio se informa a la Administradora por medio de un documento anexo que certifique la veracidad de la operación. Puede ser el documento donde consta que el afiliado pagó retención en la fuente por recibir el ingreso o la constancia de beneficio tributario diseñada por Protección S.A. Aportes indirectos: Son aquellos que se realizan a través del empleador o pagador. En el aporte indirecto, el empleado solicita a su empleador que de su nómina le sea descontada una suma con destino al Fondo de Pensiones Voluntarias o como aportes voluntarios al Fondo de Pensiones Obligatorias. Para reportar esta información a la entidad, el empleador puede utilizar diversas formas como las planillas físicas, medios magnéticos, Suaporte Virtual, cartas. > El formato de RELACIÓN DE APORTES (planillas físicas) consta de dos partes. La primera corresponde al encabezado, en el cual se registran entre otros datos la razón social, teléfono y NIT del empleador; en la segunda parte se informa el detalle de los aportes, relacionando uno a uno los datos de cada afiliado: cédula, nombres y apellidos, valor del aporte con beneficio tributario, valor del aporte sin beneficio tributario y valor total del aporte. Debido a que los empleadores son agentes retenedores, no es necesario anexar ningún documento que soporte el beneficio tributario. Formas de liquidación y pago: > Voluntarias en línea Es una forma de liquidación y pago de Pensiones Voluntarias a través de que reemplaza a Suaporte Virtual Voluntarias. Con esta aplicación el empleador podrá: * Crear planilla en blanco de sus empleados afiliados a Voluntarias. * Crear planilla con afiliados activos. * Adjuntar archivo con planilla en archivo plano. Además le permite: * Ver planillas enviadas a Protección previamente. * Ver planillas enviadas y pagadas. * Enviar planillas diligenciadas a Protección. * Pagar planillas en línea a través del botón e-pagos de Bancolombia. Para usar este servicio es indispensable que el empleador tenga su clave empresarial. Esta se solicita a través del sitio web diligenciando y enviando un formulario. La entidad hace una verificación de datos que puede tomar hasta seis días hábiles, si es exitosa, se envía por correo certificado. Adicional a esto se pueden utilizar los medios magnéticos a través del canal establecido en las diferentes ciudades, enviando el archivo en formato excel que contenga toda la información del pago: NIT y razón social, documento de identidad con los nombres y apellidos completos y los valores correspondientes al aporte realizado para cada uno de los afiliados. Cómo informar el beneficio tributario en la planilla relación de aportes? Esta información debe ser remitida a la siguiente dirección: > Cali > Bogotá > Medellín > Barranquilla > Cartagena 19

11 Enviar planilla a: Realizar pago: Pagos a Terceros Pagar facturas o administrar facturas (Tener en cuenta que a partir del segundo pago deben ingresar administra Facturas) Categoría: Seguridad Social, Cesantías y cajas de Compensación Servicio: Protección Pension Voluntarias 101 NIT: de la empresa Valor a Pagar: Total de la Planilla Cuenta a debitar: de la empresa Pago en cheque En cheque con el formato: Comprobante de pago de Pensiones Voluntarias. Teléfono Bancolombia para solicitud clave (la clave no puede tener números repetidos (2233) o consecutivos(1234) Solicitud clave por la siguiente ruta: 0, 3, (Atención en banca empresarial y PYME) 1 (asesoría en sucursal virtual y pagos) digitar el NIT sin digito de verificación y finalizar con el signo # Es muy importante tener en cuenta que a partir del segundo pago deben ingresar por la misma opción, pero ya no Pagar Facturas sino por la opción: Administrar Facturas. Se debe relacionar el detalle de los aportes por cada afiliado a los Fondos de Pensiones Voluntarias de Protección o de los aportes voluntarios en el Fondo de Pensiones Obligatorias, indicando el valor en la casilla correspondiente. Enviar planilla a: Realizar pago: Pagos a Terceros Categoría: Seguridad Social, Cesantias y cajas de Compensación Convenio: Protección Pensiones Voluntarias NIT: de la empresa Valor a Pagar: Total de la Planilla Cuenta a debitar: de la empresa O en Cheque con el formato: Comprobante de pago de Pensiones Voluntarias 21

12 Para dar mayor claridad respecto a la forma como se debe diligenciar la planilla, se presenta el siguiente ejemplo: Sin aporte Aporte máximo Ingresos Deducciones POS Intereses de vivienda (máximo 100 UVT mensuales) Póliza salud (máximo 16 uvt mensuales) Dependientes (10% hasta 32 uvt mensuales) BASE GRAVABLE NETA RENTA EXENTA P.O P.V AFC FSP (1% hasta 2%) Base gravable antes de ingresos laborales exentos % Ingresos exentos TOTAL INGRESOS GRAVADOS Valor UVT Base Gravable en UVT 188,08 125,21 Valor del impuesto en UVT 20,66 5,73 Retención en la fuente Beneficio tributario (retención contingente) Esto quiere decir que el afiliado hace aportes mensuales al Fondo por el tope máximo permitido del 30%, que para el ejemplo serían $ y obtiene un beneficio tributario mensual de $ En la planilla Relación de aportes, esta información se pondría así: Casilla 11, VALOR APORTE CON BENEFICIO TRIBUTARIO: En este campo se debe poner el valor del aporte que le genere beneficio tributario al trabajador, que para el ejemplo sería $ Casilla 12, VALOR BENEFICIO TRIBUTARIO: Corresponde a la retención en la fuente dejada de aplicar al trabajador por efectos del aporte, también se entiende como la diferencia entre la retención en la fuente que se hubiera descontado en caso de no hacer aportes al Fondo de Pensiones Voluntarias y el valor efectivamente descontado al trabajador, que para el ejemplo es de $ Casilla 13, FECHA DEL BENEFICIO: Año, Mes, Día. Fecha en la cual se realiza el aporte al Fondo. Casilla 14, VALOR DEL APORTE SIN BENEFI- CIO: Valor del aporte que ahorra el trabajador y que no le genera beneficio tributario, ya sea porque excede el tope máximo del 30% o porque su salario no le genera retención en Para APORTES DIRECTOS, el afiliado debe entregar a Protección los soportes que acrediten el origen del ingreso o firmar la Constancia de Beneficio Tributario diseñada por Protección, en la cual asume la responsabilidad frente a las entidades de vigilancia por la información suministrada a la Administradora. Igualmente puede ingresar por el canal de Internet para actualizar estos aportes siempre y cuando no tengan beneficio tributario. Para APORTES INDIRECTOS, el empleador o agente retenedor debe enviar la información referente a cualquier cambio del beneficio tributario, incluyendo siempre la fecha de la consignación, el valor del aporte, el valor del beneficio tributario reportado y el valor del beneficio tributario a corregir. Debe ser remitida por la persona encargada la fuente. Ej: Si el aportante es una persona que por sus ingresos laborales, no genera retención en la fuente y desea hacer aportes mensuales de $ ,00, este valor se debe indicar en esta casilla. Casilla 15, VALOR TOTAL APORTE: Corresponde a la suma del valor del aporte con beneficio tributario y el valor del aporte sin beneficio tributario, es decir, la suma de las casillas 11 y 14. Esta información se debe diligenciar para cada uno de las personas que hacen aportes al Fondo de Pensiones Voluntarias de su empresa, totalizando luego en la casilla 16, TOTAL APORTE, que corresponde al valor total consignado. Cómo reportar un cambio del beneficio tributario después de realizados los aportes? en el Departamento de Nómina y elaborada en papelería de la empresa. Puede ser entregada directamente en cualquier oficina de servicio Protección, por correo o vía fax. La actualización del beneficio tributario será realizada siempre y cuando la cuenta individual del afiliado no haya sido cancelada o el saldo de cada aporte no sea inferior al valor del beneficio tributario que se va a registrar. IMPORTANTE Para resolver cualquier inquietud relacionada con el contenido de esta Guía, puede comunicarse en Bogotá al , Medellín y Cali , Barranquilla , Cartagena y en el resto del país a la Línea de servicio nacional Nota: Las modificaciones realizadas corresponden a valores y cifras porcentuales de acuerdo con la normatividad tributaria vigente para este año. 23

13 VIGILADO SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Radicado:

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