Política de Transparencia de la Información Noviembre 2014

Transcripción

1 Política de Transparencia de la Información Documento público

2 CONTENIDO 1. CONCEPTOS RELEVANTES Introducción Definición de Transparencia Alcances de la Política Marco de Referencia Normas y Documentos que rigen la comunicación Transparencia de la Información Principio de Transparencia de la Información Publicación de Información Mapeo de comunicación y Grupos de Interés RESPONSABLES EN LA GESTION DE LA TRANSPARENCIA Política de Transparencia Página 2 de 11

3 1. CONCEPTOS RELEVANTES 1.1. Introducción En el marco de regular el tipo de comunicación que se maneja y la forma en que se entrega, Los Héroes ha impulsado el desarrollo de una Política de Transparencia que permita homologar prácticas de comunicación hacia sus grupos de interés, actuando de forma transversal a todas las áreas de la organización. Los Héroes comprende que una comunicación transparente con los grupos de interés de la Corporación, ya sean afiliados, usuarios, colaboradores, comunidad, autoridades, mercado capitales, gremios, proveedores, opinión pública y ONG, es indicador de una organización creíble, confiable y cercana. La presente política por tanto, busca garantizar a los distintos grupos de interés un canal de comunicación formal, estable y abierto para lograr una relación cercana, sólida y sostenible en el tiempo Definición de Transparencia Para Los Héroes la transparencia se entiende como un valor que impulsa el ejercicio de una conducta ligada a la veracidad, confiabilidad, calidad, accesibilidad y oportunidad de la información que entrega una organización a sus grupos de interés en relación a sus actividades, fuentes de financiamiento, logros, resultados y dificultades. OPORTUNA CONFIABLE INFORMACION RELEVANTE SUFICIENTE Figura 1: Difusión y Transparencia (Norma de Carácter General N 309, SVS) Política de Transparencia Página 3 de 11

4 1.3. Alcances de la Política Este documento estructura una política transversal a la organización desde el Directorio, la cual regula a la Alta Administración, así como a todos los colaboradores de la entidad. A la vez involucra a todos los colaboradores externos que presten servicio para la Corporación, con el fin de unificar los criterios de la información entregada a los principales grupos de interés. Por consiguiente, cada área deberá basarse en las prácticas de Transparencia al momento de desarrollar y transmitir algún tipo de comunicación, siendo cada una de ellas responsable de tomar las debidas medidas que apunten a cumplir este valor de la organización Política de Transparencia Página 4 de 11

5 2. Marco de Referencia Los Héroes, se define como una corporación de seguridad y servicios sociales cuya principal motivación es ayudar a todos sus afiliados a vivir mejor y más felices. Ha sido pionera en la implementación de un Gobierno Corporativo, cuya toma de decisiones se sustenta en la transparencia, gestión estratégica y operacional de alto estándar, con un control focalizado de los riesgos y un compromiso social frente a la comunidad y al mercado. En este contexto, los valores que sustentan el actuar del Gobierno Corporativo y que constituyen su más profunda filosofía operativa son la Transparencia, el Profesionalismo y la Independencia, buscando con ello garantizar la confianza y seguridad a los grupos de interés. Dentro de los cinco Valores Corporativos de Los Héroes, que se traducen en los pilares básicos para el logro de sus objetivos, encontramos que la transparencia es un valor fundamental y transversal a toda la organización. Es por ello que se desarrolla esta política, debido a que en Los Héroes: - Se entiende que la transparencia comienza en la organización y se concreta al ser claros públicamente en relación a lo que Los Héroes es, lo que quiere, lo que hace, cómo lo hace, con qué y con quienes lo hace. - Se tiene claro que, las buenas intenciones no eximen de equivocaciones, por eso es tan relevante realizar una evaluación permanente de las conductas concretas en esta materia, como también en otras. - Se considera que todos los grupos de interés con los que Los Héroes se relaciona, tienen derecho a contar con una información confiable y oportuna sobre la manera en la que se trabaja. A través de esto se puede lograr una mayor confiabilidad de la probidad corporativa Normas y Documentos que rigen la comunicación Los Héroes se rige por diversos documentos y normativas provenientes de reguladores y entidades que buscan generar procesos al momento de divulgar información, con la finalidad de que ésta sea veraz, coherente y oportuna al público. Adicionalmente Los Héroes, mantiene diversas políticas y procedimientos (Anexo 1), por medio de los cuales sustenta las bases de la operación para establecer una comunicación directa con sus grupos de interés. Política de Transparencia Página 5 de 11

6 Una de las herramientas que demuestra esto, entregando información transparente a sus grupos de interés, es el Reporte de Sustentabilidad, que se publica y divulga anualmente. 3. Transparencia de la Información 3.1. Principio de Transparencia de la Información 1 Este Principio consiste en que una organización debe revelar de manera clara, precisa y completa la información sobre sus políticas, decisiones y acciones de las que es responsable, incluyendo además los impactos conocidos y probables, sobre la sociedad y el medio ambiente. Es por ello que la corporación se esmera para que esta información sea expresada de forma coherente y sencilla, para hacerla asequible y comprensible por todos sus destinatarios, debiendo ser oportuna y estar basada en hechos comprobables, y presentarse con claridad y objetividad para que los interesados evalúen con exactitud el impacto que las decisiones y actividades de la organización generan sobre sus intereses. Este principio no exige, en caso alguno, que la información protegida por derechos de propiedad, o aquella de carácter reservado o confidencial deba hacerse pública. Los Héroes procura ser transparente en relación a: - Propósito, naturaleza y localización de sus actividades. - Identificación de cualquier interés que controle la actividad de la organización - Forma en que se revisan, toman, e implementan sus decisiones, incluyendo definición de roles, responsabilidades, modo de rendición de cuentas y autoridades en las diferentes funciones de la organización. - Normas y criterios frente a los cuales la organización evalúa su desempeño en relación con la responsabilidad social. - Desempeño y asuntos pertinentes y significativos de compensación social. - Origen, cantidades y aplicación de sus recursos financieros. - Impactos conocidos o probables de sus decisiones y actividades en sus partes interesadas, sociedad, economía, medio ambiente. 1 Norma ISO 26000: Responsabilidad Social Política de Transparencia Página 6 de 11

7 - Información al consumidor, incluyendo prácticas de educación financiera. - Información a su público de interés, incluyendo tanto lo que Los Héroes quiere informar, como lo que podría ser de interés por conocer Publicación de Información Para efectos de la presente Política, todas las disposiciones comprendidas en este documento deben cumplir siempre con el Principio de Transparencia. - Información Financiera: los registros financieros deben mostrar y explicar las operaciones de la empresa, dando a conocer con precisión la posición financiera de ésta en cualquier momento. - Información de Riesgo: la corporación debe publicar información de riesgo específico de la industria, del área geográfica donde opera la empresa, de los mercados financieros, de operaciones fuera de balance, y de cualquier tipo de riesgo relacionado con los pasivos ambientales. A su vez deberá revelar los sistemas de monitoreo y control mediante los cuales estos riesgos son gestionados. - Temas relativos al personal: información de políticas en general, procedimientos y políticas específicas de gestión de personas deben ser difundidas para el conocimiento público interno tanto para jefaturas como colaboradores. Se debe incluir, como base, información sobre procesos de reclutamiento y selección de personal, contratación, compensaciones, licencias médicas y subsidios, horas extras, préstamos, vacaciones, permisos, subcontratación desvinculación, traslados, capacitación, beneficios, gestión del desempeño, incentivos y desarrollo interno. - Estructura de Gobernanza y Políticas: la corporación tendrá el deber de reportar sus prácticas de Gobierno Corporativo, estructuras de gobernanza, así como información de sus principales ejecutivos y directorio. - Información Sustentable: la corporación debe informar las políticas y acciones acerca de cómo Los Héroes se relaciona y afecta todos los grupos de interés. - Información a los clientes: todos los clientes, trabajadores y pensionados, contarán con información clara, completa y fidedigna de todo cuanto se relacione con productos y servicios contratados o que desean contratar, así como sus condiciones. Política de Transparencia Página 7 de 11

8 3.3. Mapeo de comunicación y Grupos de Interés Los Héroes tiene estrecha relación con distintos grupos de interés a quienes debe entregar información relevante. Dentro de éstos, se incluye a los colaboradores internos de la organización, como también el público en general que contempla a los trabajadores, empresas y pensionados, como también autoridades, proveedores, agentes de mercado financiero y otros. De acuerdo con instrucciones y normas establecidas por políticas internas de la organización, y también por entes fiscalizadores, existe información que debe estar disponible para quienes la soliciten, debiendo enviarse a la autoridad dentro de períodos definidos por ellos y en otros casos publicarse en distintos medios. En Los Héroes los grupos de interés son: Afiliados: Pensionados y trabajadores afiliados, departamentos de Recursos Humanos de las empresas adherentes. Usuarios públicos y privados: Pensionados IPS, beneficiarios sociales, pensionados AFP, usuarios del servicio de recargas telefónicas, ventas bono Fonasa, entre otros. Colaboradores y sindicatos: Trabajadores de los Héroes, sindicato que los agrupa, colaboradores externos y familia de los trabajadores. Autoridad y reguladores: Instituciones del Estado, entidades reguladoras, servicios públicos, parlamentarios y autoridades de Gobierno. Mercado de capitales: Inversionistas y empresas de apoyo financiero. Gremios de empresas: Industria y asociaciones empresariales. Proveedores: Proveedores locales y nacionales. Opinión pública: Prensa nacional, redes sociales, líderes de opinión. ONG y grupos de la sociedad civil: Organizaciones de consumidores y temáticas, de pensionados, académicos. Comunidad en general: Percepción generalizada sobre Los Héroes manifestada en diversas instancias o canales. Política de Transparencia Página 8 de 11

9 Para comprender y llevar un mejor control de las comunicaciones de la corporación con los distintos grupos de interés, se clasificaron las variables más relevantes como son el tipo de receptor, el carácter de los mensajes, los canales de comunicación mediante los cuales se transmiten y el nivel o tipo de privacidad que esta información debe cumplir. Estas variables se explican y dividen de la siguiente manera: Tipos de Receptores: - Internos: Colaboradores de la organización y sus Sindicatos. - Externos: Autoridades, Usuarios, afiliados, Mercado de Capitales, Gremios, Proveedores, ONG s, Opinión Pública y Comunidad en General. Carácter de los mensajes: - Normativo: obedece al cumplimiento de normas - Contractual: obedece al cumplimiento de un contrato - Informativo: mensajes con la sola finalidad de dar a conocer antecedentes de la empresa. - Corporativo: mensajes que, de manera proactiva, buscan potenciar la comunicación, no sólo con los afiliados, sino también con los diferentes grupos de interés. Canales de comunicación: EXTERNOS - Prensa escrita - Televisión - Web corporativa - Mails - Mensajes de Texto - Publicidad y marketing - Call Center - Presencial en sucursales - Revistas Institucionales Los Héroes - Red TV Los Héroes - Redes sociales (Facebook, twitter, linkedin, Youtube) - Memoria Corporativa - Reporte de Sustentabilidad Política de Transparencia Página 9 de 11

10 INTERNOS - Intranet - Newsletter interno - Mails - Reuniones (de área, cascadas, desayunos y Convenciones) Privacidad del mensaje En línea con lo descrito en la Política de Seguridad de la Información, se definen las siguientes clasificaciones para divulgación de la información: Pública: significa que la información puede circular libremente en el mercado, prensa, Internet, principalmente y puede ser leída por cualquier persona. Interna: significa que la información puede circular libremente dentro de la organización. Confidencial: significa que la información sólo debe ser accesada, enviada, distribuida, leída, copiada, etc. por aquellos usuarios identificados y autorizados, que por motivo de su trabajo necesitan de ella. Restringida: significa que la información contenida representa el más alto nivel de secreto por su importancia para el negocio o por otros motivos, cuyo acceso y conocimiento radica, principalmente, en usuarios de la Alta Gerencia. Política de Transparencia Página 10 de 11

11 2. RESPONSABLES EN LA GESTION DE LA TRANSPARENCIA Información Información Información Especificar receptores Definir privacidad de la información Revisar Confirmar/ Corregir Todos los colaboradores de Los Héroes serán responsables de supervisar y controlar la información que disponen y sobretodo la que transmiten. Los responsables de cada macro proceso tendrán el deber de conocer, adherir, cumplir y hacer cumplir la Política de Transparencia. Toda información que sea publicada, deberá tener un área responsable, la cual deberá velar por que esa información sea oportuna y fidedigna en relación a los datos reales obtenidos, además de definir el nivel de privacidad que tenga. Cada una de las áreas será responsable de mantener sus procedimientos al día, como también de las modificaciones o cambios en el proceso y cada uno de los participantes de éste. En línea con el documento de Gobernanza de Riesgo, Los Héroes define que la cultura exige un enfoque abierto, sincero y basado en hechos para hablar y deliberar el riesgo. En función de lo anterior debemos ser transparentes en cuanto a comunicar y escalar problemas operacionales, conductas inapropiadas, violaciones de políticas, actividades ilegales o cualquier tipo de riesgo que pudiera afectar a la empresa. Política de Transparencia Página 11 de 11