GESTION DE SISTEMAS DE ARCHIVOS

Transcripción

1 GESTION DE SISTEMAS DE ARCHIVOS T. 4 Los sistemas autonómicos. Castilla y León. Los sistemas locales: diputaciones y ayuntamientos Curso 06-07

2 T. 4 Los sistemas autonómicos. Castilla y León. Los sistemas locales: diputaciones y ayuntamientos 1. Introducción 1.1. El término sistema en la legislación de las comunidades autónomas 1.2. Los sistemas archivísticos de las Comunidades Autónomas 1.3. Reparto de competencias 1.4. Características de los sistemas archivísticos institucionales autonómicos 2. El sistema archivístico de Castilla y León 2.1. Marco normativo 2.2. Estructura Órganos Los centros Los servicios archivísticos Recursos humanos y económicos 2

3 T. 4 Los sistemas autonómicos. Castilla y León. Los sistemas locales: diputaciones y ayuntamientos 3. La Administración Local 3.1. Las diputaciones Características del sistema archivístico de las Diputaciones Los ayuntamientos 4. BIBLIOGRAFIA Evolución de la configuración legal del sistema archivístico local Modelos de sistemas archivísticos locales 3

4 1. Introducción Sistema archivístico: conjunto de normas e instituciones que participan de la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas destinados a la gestión, conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio documental. Elementos básicos: La legislación archivística La administración de archivos Los archivos y servicios archivísticos Los recursos humanos. 4

5 1. Introducción El sistema de archivos tiene que contribuir a: La eficacia y autonomía de las administraciones al posibilitar la recuperación de los antecedentes necesarios para la toma de decisiones, normalización de procedimientos de transferencia y eliminación. Garantizar la salvaguarda de derechos y obligaciones de las administraciones públicas y del ciudadano Favorecer las transferencias administrativas Fomentar la investigación. 5

6 1. Introducción Sistema de archivo Instrumento administrativo que pone en relación: - las funciones - obligaciones de los poderes públicos y demás personal relacionado con el patrimonio documental en el ejercicio eficaz y uniforme de las competencias que corresponden a la Comunidad Autónoma. 6

7 1. Introducción Y los Reparto de competencias archivos? El artículo de la Constitución las Comunidades Autónomas tienen competencia exclusiva en materia de museos, bibliotecas y conservatorios, de interés para la Comunidad Autónoma. En el artículo El Estado tiene competencia exclusiva sobre las siguientes materias: Defensa del patrimonio cultural, artístico y monumental español contra la exportación y la expoliación; museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las Comunidades Autónomas. 7

8 2. El sistema archivístico de Castilla y León DEFINICIÓN Ley 6/1991 de Archivos y Patrimonio Documental conjunto de órganos, centros y servicios cuya misión es la conservación, enriquecimiento y difusión del patrimonio Documental de Castilla y León. Constituye la estructura básica y el marco en el que se desarrolla la gestión, protección y difusión del Patrimonio Documental custodiado y generado en el territorio de la Comunidad (art. 41). Reglamento de Archivo los archivos del sistema se articularán en una Red Central y nueve redes de ámbito provincial que se denominarán Redes Provinciales de Archivos (art. 12) 8

9 2. El sistema archivístico de Castilla y León Marco normativo Ley Orgánica 4/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de Castilla y León (B.O.E. de 2 de marzo). Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León (B.O.C. y L. De 15 de mayo). Decreto 309/1993, de 23 de diciembre, por el que se regulan la composición, funciones y organización de Consejo de Archivos de Castilla y León (B.O.C. y L. De 29 de diciembre). 9

10 2. El sistema archivístico de Castilla y León Marco normativo DECRETO 221/1994, de 6 de octubre, por el que se establecen la estructura y funciones del Archivo General de Castilla y León y su articulación con los Archivos Históricos Provinciales de la Comunidad. Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León. (BOCyL, 08/05/1996) Orden, de 28 de enero de 1997, de la Consejería de Educación y Cultura, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se regula su composición y funcionamiento. (BOCyL, 04/02/1997) 10

11 2. El sistema archivístico de Castilla y León SISTEMA DE CASTILLA Y LEON ÓRGANOS CENTROS SERVICIOS GESTIÓN CONSULTIVOS 11

12 2. El sistema archivístico de Castilla y León ÓRGANOS D.G. del Patrimonio Cultural Servicio de Archivos, Bibliotecas y Museos De Gestión De Gestión Consultivos Consejo de Archivos de Castilla y León Comisión Calificadora de Documentos 12

13 2. El sistema archivístico de Castilla y León Consejo de Archivos de Castilla y León Es un órganos consultivo y asesor del la Administración de la comunicad en materia de archivos y patrimonio documental [art. 44]. Composición Consejero de Cultura y Bienestar social (preside) Representantes de las distintas redes, centros y servicios integrados en el Sistema, así como por representantes de asociaciones profesionales y otras personas de reconocida solvencia dentro de los archivos, la docencia de la materia y la investigación documental e histórica [art 45]. 13

14 2. El sistema archivístico de Castilla y León Consejo de Archivos de Castilla y León La composición viene regulada en el art. 2 del Decreto 309/1993, de 23 de diciembre, por el que se regulan la composición, funciones y organización de Consejo de Archivos de Castilla y León 1. Miembros natos: a) El Consejero de Cultura y Turismo, que ostentará la Presidencia del Consejo. b) El Director General de Patrimonio y Promoción Cultural, como Vicepresidente. c) Un representante de la Consejería de Presidencia y Administración Territorial. d) El jefe del Servicio de Archivos y Bibliotecas, que actuará como Secretario. e) El Director del Archivo General de Castilla y León. 14

15 2. El sistema archivístico de Castilla y León Consejo de Archivos de Castilla y León 2. Miembros por designación: a) 1 vocal de los Archivos Centrales de la Administración Autonómica. b) 1 vocal de los Archivos Territoriales. c) 2 vocales de los Archivos Históricos Provinciales. d) 1 vocal de los archivos de las Diputaciones Provinciales. e) 1 vocal de los archivos municipales. f) 1 vocal de los archivos de las Instituciones Eclesiásticas. 15

16 2. El sistema archivístico de Castilla y León Funciones (art. 6 del Decreto 309/1993, de 23 de diciembre, por el que se regulan la composición, funciones y organización de Consejo de Archivos de Castilla y León.) 1. Emitir informes sobre las siguientes materias: La planificación y programación de la Comunidad Autónoma en materia de Archivos. Las directrices básicas de los reglamentos y normas de desarrollo de la Ley de Archivos y del Patrimonio Documental. La creación y estructuración de nuevos centros y servicios del Sistema de Archivos de Castilla y León. La incorporación de archivos al Sistema y los convenios o conciertos que se redacten a este fin. La determinación de los ciclos de los documentos, mediante la aprobación de los calendarios de conservación y de eliminación de documentos. 16

17 2. El sistema archivístico de Castilla y León Los programas de investigación y difusión en materia de archivos y patrimonio documental. La programación de la Comunidad Autónoma sobre conservación y restauración del patrimonio documental. La declaración como históricos de documentos y archivos, según lo señalado en el artículo 6º de la citada Ley 6/1991, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León. La adquisición de documentos para los archivos y el destino de la documentación adquirida. Cualquier otro asunto que someta al Servicio de Evaluación, Normativa y Procedimiento consideración del Consejo su Presidente. 2. Formular a la Administración Autonómica propuestas de actuación y de directrices técnicas en materia de archivos y patrimonio documental. 17

18 2. El sistema archivístico de Castilla y León Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León Creada por la Orden de 28 de enero de 1997, de la Consejería de Educación y Cultura, por la crea la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se regula su composición y funcionamiento. Funciones (artículo 4 ) a) El estudio y dictamen de los criterios de calificación y utilización de los bienes integrantes del Patrimonio Documental de Castilla y León y su integración en los Archivos. b) La determinación de los criterios de valoración y selección documental con objeto de establecer el carácter histórico de los documentos públicos. c) La fijación de los criterios de eliminación documental y de las relaciones de series susceptibles de expurgo, así como los referentes al establecimiento de sus plazos y calendarios. 18

19 2. El sistema archivístico de Castilla y León Funciones (artículo 4 ) d) La elaboración y revisión de los cuadros de valoración y selección documental. e) La validación de calendarios de conservación que se sometan a su examen. f) El control y seguimiento de la correcta aplicación de los criterios de valoración, selección y eliminación documental. g) El estudio y elección de alternativas a la eliminación. h) Promover de oficio la elaboración de calendarios de conservación comunes a Instituciones cuya documentación sea homogénea. 19

20 2. El sistema archivístico de Castilla y León CENTROS Red Central Red Central Red Provincial Red Provincial Archivo General De C y L Archivo General De C y L Archivo de de las Cortes de de C y L Arch. Centrales de de las distintas Consejerías Arch. dependientes de de Organismos y Entidades de de titularidad autonómica superior a la la provincial A.H.P. Arch. Territoriales Arch. Territoriales Arc. Entidades Locales Arc. Entidades Locales Cualquier otro archivo integrado el el en en sistema radicado en en la la provincia 20

21 2. El sistema archivístico de Castilla y León RED CENTRAL El Archivo General de Castilla y León: Creado por ley en el año 1994 Funciones artículo 31 de la Ley 6/1991 Desarrollo de las funciones Decreto 221/1994 de 6 de octubre El Archivo de las Cortes de Castilla y León: Regulado artículo 32 de la Ley 6/1991, este archivo se encargará de recoger, conservar, organizar y comunicar la documentación generadas o reunida por los órganos parlamentarios de la Comunidad Autónoma. Este archivo cuenta con un régimen especial (precisamente por ser un órgano del poder legislativo, no del ejecutivo) que en principio no le obliga a asumir las directrices técnicas que se dicten desde la Consejería de Cultura sobre la calificación y utilización de la documentación de la Administración Autonómica. 21

22 2. El sistema archivístico de Castilla y León RED CENTRAL Los Archivos centrales de las distintas Consejerías de la Junta de Castilla y León. Definidos: artículo 33 de la Ley 6/1991. Desarrollados: Reglamento de Archivos en su artículo 38. Documentación: semiactiva procedente de los archivos de gestión de los organismos y unidades administrativas de las Consejerías, siendo responsables de la misma hasta su eliminación o transferencia al Archivo General de Castilla y León. Dependen orgánicamente de las Consejerías respectivas y funcionalmente de la Consejería de Cultura. 22

23 2. El sistema archivístico de Castilla y León RED PROVINCIAL Los Archivos Históricos Provinciales Definidos: Decreto de 12 de noviembre de 1931, sobre régimen y denominación de los Archivos Históricos de Protocolos e Históricos Provinciales. Documentación: de la Administración Periférica de la Comunidad Autónoma una vez que se ha determinado que ésta ha adquirido un valor secundario. Los Archivos Territoriales: Definidos: artículo 34 de la Ley 6/1991 Desarrollados en el artículo 38 (al igual que los Archivos Centrales) en el Reglamento de archivos. Documentación: semiactiva procedente de los archivos de gestión de los organismos y unidades administrativas de las Delegaciones Territoriales, donde debe permanecer hasta su eliminación o transferencia a los Archivos Históricos Provinciales. Orgánicamente dependen de las respectivas Delegaciones Territoriales a través de sus Secretarías Territoriales y funcionalmente de la Consejería de Cultura. 23

24 2. El sistema archivístico de Castilla y León SERVICIOS Centro de Conservación y restauración de Documentos Centro de Microfilm y reprografía Centro de información de archivo de Castilla y león 24

25 2. El sistema archivístico de Castilla y León Centro de Conservación y Restauración de Documentos Funciones: [Art. 9. Decreto 115/1996 Reglamento del sistema de Archivos de Castilla y León] La elaboración de planes para la conservación y restauración del Patrimonio Documental de Castilla y León. La restauración de bienes integrantes del Patrimonio Documental de Castilla y León. El asesoramiento técnico en lo relativo a instalaciones de archivos y en concreto a la conservación de fondos. La coordinación de los talleres de restauración existentes en los archivos del Sistema. 25

26 2. El sistema archivístico de Castilla y León Centro de Microfilm y Reprografía [Art. 10. Decreto 115/1996 Reglamento del sistema de Archivos de Castilla y León] Está al servicio del desarrollo de la política reprográfica para la protección y difusión del Patrimonio Documental Funciones: La realización de copias por cualquier procedimiento reprográfico con fines de preservación, difusión o complemento de los archivos del Sistema. La elaboración de programas de ediciones en microfilm de la documentación que forma parte del Patrimonio Documental de Castilla y León. Constituir el centro coordinador de los servicios reprográficos de los distintos archivos del Sistema. 26

27 2. El sistema archivístico de Castilla y León Centro de Información de Archivos de Castilla y León [Art. 11. Decreto 115/1996 Reglamento del sistema de Archivos de Castilla y León] Centro de Información de Archivos posibilitará el acceso a la información documental y bibliográfica archivística Funciones: a) La elaboración de instrumentos generales de información y difusión sobre los archivos y documentos integrados en el Sistema Archivístico de Castilla y León. b) La realización de planes de edición de instrumentos de descripción de los archivos integrantes en el Sistema. c) Ofrecer información bibliográfica sobre materia archivística. d) Promover y coordinar la formación del Censo de los archivos de la Comunidad Autónoma, así como la de los inventarios de sus fondos documentales. 27

28 3. La administración local Modelos de sistemas archivísticos locales Ayuntamientos con habitantes: Archivos de gestión de las unidades administrativas municipales. Archivo central o general (archivo municipal) y que atiende las fases administrativa, intermedia e histórica. Las transferencias se hacen a partir de los 5 años de inicio o finalización de la tramitación 28

29 3. La administración local Modelos de sistemas archivísticos locales Ayuntamientos con habitantes: a) igual al caso anterior Archivos de gestión de las unidades administrativas municipales. Archivo central o general (archivo municipal) y que atiende las fases administrativa, intermedia e histórica. Las transferencias se hacen a partir de los 5 años de inicio o finalización de la tramitación 29

30 3. La administración local Modelos de sistemas archivísticos locales Ayuntamientos con habitantes b) En tres fases Archivo de gestión fase prearchivística Archivo administrativo: en esta fase se hacen trabajos de identificación, valoración, selección y eliminación propias de archivos intermedios. La conservación en esta fase es entre los 6 y 30 años. Archivo histórico 30

31 3. La administración local Modelos de sistemas archivísticos locales Ayuntamientos con habitantes: c) Archivo de gestión en las oficinas Archivo Central administrativo Archivo Histórico Archivos de los órganos descentralizados Subsistema: - Archivo de gestión - Archivo central La fase histórica se trasfiere al archivo histórico municipal 31

32 3. La administración local Ayuntamientos con + de habitantes Archivo de gestión en las oficinas Archivo Central administrativo Archivo Histórico Archivos de los órganos descentralizados Subsistema: - Archivo de gestión - Archivo central La fase histórica se trasfiere al archivo histórico municipal 32