PROYECTO TRANSPARENCIA EN LAS ADQUISICIONES ESTATALES

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1 PROYECTO TRANSPARENCIA EN LAS ADQUISICIONES ESTATALES EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS /53

2 Presentación El Proyecto Transparencia en las Adquisiciones Estatales fue diseñado con el objeto de contar con un sistema transparente de adquisiciones y contrataciones estatales asegurando el conocimiento de la normatividad estatal a fin de lograr el uso óptimo de los recursos públicos de los gobiernos locales elegidos, sentando las bases para el establecimiento de un Programa Nacional de Capacitación en Adquisiciones y Contrataciones Estatales Como parte de las actividades del proyecto, y en coordinación con la Gerencia de Capacitación e Informaciones del CONSUCODE se seleccionó profesionales de diversas especialidades para que puedan apoyar en las labores de capacitación a las autoridades de los gobiernos regionales y locales ubicados en las regiones de San Martín, Huánuco, Pasco, Junín, Ucayali, Ayacucho y Cusco En un primer momento se encargó a profesionales expertos la elaboración de materiales que faciliten la labor docente de los profesionales seleccionados por el Proyecto Es así que se contó con el apoyo del CPC Ángel Carrillo Lévano para desarrollar el tema Plan Anual, el Dr Luis Rubio del Castillo el tema Comité Especial, el Dr Erick Caso Giraldo Bases Administrativas, el Dr Juan Carlos Morón Urbina Exoneraciones, el Dr Juan Antonio Silva Sologuren Procesos de Selección, el Ing Carlos López Avilés Evaluación y Calificación de Propuestas el Dr Mario Linares Jara Garantías y Contratos, la Dra Cecilia Alzamora Valdéz Solución de controversias en el Proceso de Selección, el Dr Róger Rubio Guerrero Solución de Controversias mediante el Arbitraje y la Conciliación, el Ing Miguel Salinas Seminario Consultoría y Ejecución de Obras y la Dra Ada Basulto Liewald Vaso de Leche Los cinco primeros temas fueron revisados por la Lic Lucy Chávez Martinench y los restantes por la Lic Beatriz Alcalá Espinoza, educadoras contratadas por el Proyecto, quienes se encargaron de introducir elementos pedagógicos Sin embargo, estos instrumentos están siendo revisados por lo que constituyen aún material preliminar y su distribución es sólo con fines metodológicos Asimismo, debemos señalar que estos materiales han sido revisados por profesionales del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, como el Dr Héctor Inga Huamán, la Dra Patricia Seminario Zavala, el Dr Derik La Torre Bozo, el Dr Nilo Vizcarra Ruíz, el Dr Oscar Luna Milla y la Dra Lily Solari Navarro Esperamos que estos materiales que se encuentran en revisión puedan ser de utilidad para los profesionales que están colaborando en el proceso de capacitación en los cursos dirigidos a los responsables de las contrataciones estatales de los Gobiernos Regionales y Locales Ana Teresa Revilla Vergara Jefa del Proyecto Transparencia en las Adquisiciones Estatales 2 /53

3 1 OBJETIVO PRINCIPAL DEL TEMA 2 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE 3 ESQUEMA INDICE EVALUACION Y CALIFICACION DE PROPUESTAS 4 LA REDACCIÓN DE BASES PARA LA EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS 41 Determinar los factores para la evaluación y calificación técnica 411 Objetivo de la evaluación y calificación técnica: 412 Clasificación de los factores de evaluación y calificación técnica: 42 Responsabilidad en la determinación de los factores de evaluación y calificación técnica: 43 Reglas para los factores de evaluación y calificación: 431 Factores técnicos para la adquisición de bienes y suministros: 432 Factores técnicos para la contratación de servicios en general: 433 Factores técnicos para la contratación de consultoría: 434 Factores técnicos para la contratación de seguros: 435 Factores técnicos para la contratación de obras: 4351 Factores técnicos para la contratación de obras cuyo valor referencial es inferior a 3000 UIT: 4352 Factores técnicos para la contratación de obras cuyo valor referencial es igual o superior a 3000 UIT 4353 Factores técnicos para la contratación de obras bajo las modalidades por el alcance del contrato: 44 Conclusión Del Paso 1: 5 PASO 2: ESTABLECER LOS CRITERIOS DE CALIFICACIÓN TÉCNICA 51 Puntajes máximos para la calificación técnica de la propuesta en su conjunto: 52 Puntajes mínimos para la calificación técnica: 53 Puntajes máximos para la calificación técnica de los factores individuales: 6 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN: 61 Conclusión del Paso 2: 7 Paso 3: Establecer los documentos sustentatorios de los factores técnicos 71 Características de los documentos sustentatorios 72 Conclusión del Paso 3: 8 PASO 4: DETERMINAR LOS FACTORES DE CALIFICACIÓN ECONÓMICA 3 /53

4 81 El monto de la propuesta económica 82 La oferta financiera 83 Forma de pago 84 Documentos sustentatorios 85 Conclusión del Paso 4: 9 PASO 5: ESTABLECER LOS CRITERIOS DE CALIFICACIÓN ECONÓMICA 91 Puntajes máximos para la calificación económica 92 Calificación de las propuestas económicas 93 Conclusión del Paso 5: 10 PASO 6: DETERMINAR LA MANERA DE CALCULAR EL COSTO TOTAL 101 El costo total 102 Formas de obtener el costo total 103 4Coeficientes de ponderación en el caso de servicios: 104 Coeficientes de ponderación en el caso de consultoría: 105 Coeficientes de ponderación en el caso de seguros: 11 LA EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS PRESENTADAS 111 En el Evaluación y calificación en un solo acto 112 Evaluación y calificación en dos etapas 113 Solución en caso de empate 12 CONFECCIÓN DE LAS ACTAS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN 13 CASOS ESPECIALES 131 Consorcios 14 CALIFICACIÓN PREVIA 15 BONIFICACIÓN ADICIONAL EN EL PUNTAJE 16 LÍMITES PARA LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS 17 EL CERTIFICADO ISO 9000 COMO FACTOR DE EVALUACIÓN 1 PROGRAMA DEL VASO DE LECHE 2 SÍNTESIS 3 RECOMENDACIÓN FINAL 4 CONCLUSIONES CASOS PARA RESOLVER Determinación de requerimientos minimos y factores técnicos de evaluación Determinación de criterios de calificacion Simulación de una calificación de propuestas tecnicas Simulación de una calificación de propuestas economicas BIBLIOGRAFÍA 4 /53

5 EVALUACION Y CALIFICACION DE PROPUESTAS La Evaluación y Calificación de Propuestas es un procedimiento dentro del proceso de selección que tiene como finalidad comparar las propuestas presentadas En tal sentido es decisivo dentro del proceso de selección, ya que es el que determina al ganador de la Buena Pro 1 OBJETIVO PRINCIPAL DEL TEMA El proceso de selección tiene como objetivo escoger la mejor propuesta, entendiendo como tal a la mejor combinación postor / oferta 1 La Entidad necesita escoger al mejor postor y necesita escoger la mejor oferta Lo deseable sería que la mejor oferta pertenezca al mejor postor, lo cual no siempre es posible; sin embargo en todos los casos es necesario determinar un ganador de la Buena Pro 2 La Evaluación y Calificación de Propuestas pretende por lo tanto posibilitar a la Entidad optar por la mejor combinación posible postor / oferta, en función a los requerimientos propios de su necesidad De lo anterior se deduce que existen dos niveles para proceder a la Evaluación y Calificación de Propuestas A nivel del postor A nivel de la oferta: el bien, el servicio u la obra objeto de la convocatoria El objetivo principal del presente tema es, por lo tanto, dar a conocer los criterios mediante los cuales se estructura la forma y los parámetros que van a servir para realizar la evaluación y calificación de propuestas 2 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Al final del aprendizaje del presente capítulo, el lector deberá poder: Establecer los factores de evaluación y calificación técnica Establecer los requisitos mínimos Establecer los criterios de calificación Definir los instrumentos a solicitar Redactar la parte correspondiente de las bases del proceso Proceder a la evaluación y calificación de las propuestas 1 Para los fines del presente material de enseñanza entenderemos como POSTOR a aquella persona natural o jurídica que válidamente ha participado en un proceso de selección y presentado una propuesta; PROPUESTA se entenderá como el conjunto de documentos presentados de acuerdo a lo solicitado por las bases; y OFERTA será de manera particular aquello que es el objeto propiamente dicho del proceso de selección, como puede ser un producto, un servicio, una obra 2 Excepto, por supuesto, si ninguna propuesta cumple con obtener el puntaje mínimo requerido para calificar 5 /53

6 Preparar el Acta de Evaluación y Calificación Determinar el puntaje final de cada postor Escoger al ganador de la Buena Pro 3 ESQUEMA El presente material está esquematizado en forma coherente con los objetivos del aprendizaje Por lo tanto, se cubrirán los siguientes temas: Determinación de los factores de evaluación y calificación técnica Criterios de aceptación Criterios de calificación Documentos sustentatorios Evaluación de los factores mínimos Evaluación de los factores calificables Evaluación económica Puntaje final y otorgamiento de la Buena Pro Para lograr los objetivos, se ha planteado el tema como una secuencia de pasos que deben seguir los miembros de un Comité Especial durante el desempeño de sus labores, en el área específica de la evaluación y calificación de propuestas De esta manera se logra no solo tener una herramienta de capacitación, sino además contar con un manual que permita a los miembros del Comité Especial hacer un seguimiento de las diferentes etapas del proceso de evaluación y calificación de propuestas Se han intercalado textos presentados con letra cursiva dentro de recuadros, que presentan casos ejemplo, así como pronunciamientos actuales del CONSUCODE que clarifican y orientan sobre diversos aspectos, conformen se van tratando en el desarrollo del material Básicamente la secuencia principal del desarrollo del tema está dividida en tres partes: El capítulo 4 que trata sobre la redacción de las bases; el capítulo 5 que trata sobre la evaluación y calificación de las propuestas recibidas durante un proceso de selección; y el capítulo 6 que trata sobre casos especiales 4 LA REDACCIÓN DE BASES PARA LA EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS Las Bases de un proceso de selección constituyen las reglas del proceso Las bases comprenden varios conceptos que se pueden agrupar en los siguientes: Las reglas administrativas del proceso La descripción del objeto de la convocatoria Las estipulaciones contractuales que se van a establecer con el firmante del contrato Dentro de las reglas administrativas del proceso, se tiene entre otras cosas, el calendario del proceso, información sobre la Entidad, fuente de financiamiento, 6 /53

7 características de las propuestas, factores de evaluación y calificación, etc Es en este punto donde se inserta el contenido del presente material de enseñanza Por lo tanto lo primero que se debe conocer es como se deben redactar las bases del proceso de selección, en este caso, para cubrir los aspectos relacionados con la evaluación y calificación de las propuestas La evaluación y calificación de propuestas tiene dos partes: la técnica la económica 41 Determinar los factores para la evaluación y calificación técnica 411 Objetivo de la evaluación y calificación técnica: La evaluación y calificación técnica tiene por objetivo comprobar el cumplimiento de los requerimientos, cualidades, o conceptos que son importantes para la Entidad y que se deben tener en cuenta al momento de comparar las propuestas y poder escoger la que más conviene a la Entidad Para ello en las bases se establecen los factores a considerar Lo más importante es poder determinar cuales, entre los muchos posibles, son los factores que se van a tomar en cuenta ya que los mismos conducirán al resultado Dichos factores deben quedar claramente establecidos en las bases, así como la manera como se va a hacer la evaluación y calificación 412 Clasificación de los factores de evaluación y calificación técnica: Para fijar los factores de evaluación y calificación técnica siempre se debe partir del objeto de la convocatoria El objeto de la convocatoria es aquello que la Entidad necesita adquirir o contratar, ya sea un bien, un suministro, un servicio o una obra y que va a ser el resultado entregado por el Contratista, luego de que de cumplimiento a su contrato La Entidad debe poder precisar qué características del objeto de la convocatoria son las que se deben considerar: (i) imprescindibles; y (ii) relevantes o importantes Así mismo la Entidad debe poder precisar que características del Postor son aquellas que se deben considerar: (i) imprescindibles y (ii) relevantes o importantes Aquello que es imprescindible es un factor de evaluación del tipo requerimiento mínimo, que adquiere la forma cumple : no cumple No hay rangos intermedios Si el Postor y su Oferta cumplen con todos los requerimientos mínimos, continúa en competencia, de lo contrario es eliminado, así sea solamente uno de los requerimientos mínimos en el incumplido De ahí la importancia de establecer como requerimientos mínimos aquellos que realmente constituyen una condición imprescindible Por otra parte, los factores de evaluación calificables son aquellos factores relevantes o importantes que reciben una calificación en la medida que cumplan ciertas reglas establecidas en las bases Las bases deben establecer el menor puntaje y el mayor puntaje a ser otorgado a cada factor de acuerdo a los respectivos niveles de 7 /53

8 cumplimiento y entres estos límites establecen una regla de puntuación Dichas reglas se conocen como los criterios de calificación La evaluación y calificación de las propuestas pasa, por lo tanto, por dos etapas: Primera etapa, en la que se verifica el cumplimiento de los requerimientos mínimos Se determina que postores continúan en competencia y cuales son eliminados Segunda etapa, en la que se verifica el grado de cumplimiento de los factores de evaluación calificables Se determina la puntuación recibida por cada propuesta y el orden de méritos en que quedan calificados los postores En vista que los factores, en términos generales, están precisados en el Reglamento, y que los puntos que se pueden otorgar en total, también están limitados en el Reglamento, corresponde al Comité Especial establecer en las Bases los criterios de evaluación y calificación que, para cada proceso de selección en particular: Tomen en cuenta las características más importantes Asignen la importancia relativa a las características al comparar unas con otras Hagan prescindencia de características de poca importancia Sean de fácil demostración de cumplimiento por parte de los postores NOTAS PARA RECORDAR No es conveniente pretender evaluar una gran cantidad de factores, ya que ello implicará al momento de asignar los puntajes correspondientes, que no habrá suficientes puntos para diferenciar la importancia relativa de los factores No se deberá establecer como factor de evaluación características que no son relevantes al objeto de la convocatoria, ya que ello distrae la puntuación hacia temas ni imprescindibles ni relevantes o importantes Los factores de evaluación y calificación no son mínimos o calificables en si mismos Lo son en la medida que el Objeto del proceso y las necesidades de la Entidad, expresadas en las bases, lo señalen Una vez clasificados de esta forma, no se debe incurrir en el error de fijar un criterio de calificación para los requisitos mínimos A EJERCITARSE Caso ejemplo N 1 Las bases de un concurso de consultoría (supervisión de obra) pretendían evaluar la disponibilidad por parte del postor de una serie de equipos de campo Al haber disponible sólo 100 puntos para la calificación técnica, esto obligaba a repartir esos 100 puntos entre los todos los factores exigidos Las bases llegaron a establecer, entre otros, que el factor Experiencia en Trabajos Similares se iba a calificar sobre 30 puntos, otorgando 5 puntos a cada trabajo acreditado, con un máximo de 6 trabajos El factor Equipo de Campo, se iba a calificar sobre 15 puntos, otorgando 5 puntos a cada equipo de campo (teodolito, laboratorio de suelos, laboratorio de concreto, etc) acreditado con un máximo de 3 equipos Esta 8 /53

9 regla de calificación llega al absurdo de que un postor puede obtener el mismo puntaje si ha hecho 3 trabajos similares pero no dispone de equipos, que si dispone de 3 equipos y no ha hecho ningún trabajo similar: 15 puntos Caso ejemplo N 2 Las bases para la contratación de un servicio de limpieza de local establecían como factor de calificación el hecho de que el postor disponga de oficina propia en la localidad Nos preguntamos de qué forma es relevante para el objeto de la convocatoria el que la oficina del postor sea propia o alquilada? Caso ejemplo N 3 Las bases de una licitación para la compra de papel para fotocopiadora exigían que el postor demuestre disponer de un almacén con un número determinado de metros cuadrados techados Nuevamente es un factor irrelevante para el objeto de la convocatoria Si se tratara de una licitación para la compra de insumos alimenticios, probablemente la exigencia del almacén techado, e incluso con facilidades de refrigeración si se volviese un factor de evaluación, lo que no sucede en el presente caso NOTAS PARA NO OLVIDAR La evaluación y calificación técnica tiene por objetivo comprobar el cumplimiento de los requerimientos, cualidades, o conceptos que son importantes para la Entidad y que se deben tener en cuenta al momento de comparar las propuestas y poder escoger la que más conviene a la Entidad Para ello en las bases se establecen los factores a considerar Para fijar los factores de evaluación y calificación técnica siempre se debe partir del objeto de la convocatoria El objeto de la convocatoria es aquello que la Entidad necesita adquirir o contratar, ya sea un bien, un suministro, un servicio o una obra y que va a ser el resultado entregado por el Contratista, luego de que de cumplimiento a su contrato La evaluación y calificación de las propuestas pasa por dos etapas: se verifica el cumplimiento de los requerimientos mínimos Se verifica el grado de cumplimiento de los factores de evaluación calificables Al fijar los requerimientos mínimos y los factores de evaluación se deben tener en cuenta criterios de razonabilidad y objetivos congruentes con el objeto de la convocatoria NO se puede hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños particulares, fabricantes determinados No es válido que se establezca un criterio de calificación para los requerimientos mínimos Se puede establecer que la especificación técnica sea fijada en cumplimiento de reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales: A EJERCITARSE 9 /53

10 Caso ejemplo N 4 El plazo de ejecución o entrega es normalmente un factor técnico Sin embargo no siempre es un factor de evaluación o calificación o un requerimiento mínimo Por ejemplo para un servicio de vigilancia, el plazo no es un factor, ya que no es ofertable La vigilancia, si bien se contrata para un determinado plazo, digamos un año, eso no es ofertable Todos los postores someten su propuesta sabiendo que el contrato será por un año El plazo de un año en este caso es de vigencia del contrato, pero no es intrínseco al servicio Pero tomemos el caso de una licitación para la ejecución de una obra En este caso el plazo si es un factor de calificación Quien ofrece el menor plazo, dentro de las reglas del criterio de calificación, obtendrá el mayor puntaje, mientras que el que ofrece el mayor plazo, obtendrá el menor puntaje Caso ejemplo N 5 Consideremos ahora un concurso para un servicio de impresión de libros Las bases señalan que el plazo de entrega de los libros impresos será de 90 días a partir de la entrega del original En este caso los 90 días son un factor mínimo, ya que nadie puede ofertar un plazo diferente No sería aceptable por ejemplo una oferta que diga que ofrece un descuento de 20% en el precio si se acepta que la entrega sea a los 120 días Sencillamente se elimina esa oferta A diferencia del caso del servicio de vigilancia señalado en el Caso ejemplo N 4, aquí si bien el plazo no es ofertable, si es intrínseco al servicio ofertado Caso ejemplo N 6 Unas bases establecieron: Experiencia del personal, de acuerdo con el cual el postor deberá acreditar que el técnico jefe de equipo y por lo menos uno de los integrantes del equipo tienen la experiencia necesaria para la prestación del servicio, presentando constancias o contratos que acrediten un mínimo de dos (2) años de servicio; se califica con quince (15) puntos Como se desprende de la redacción de las Bases, el otorgamiento de puntaje se encontrará en función de la verificación del cumplimiento del requerimiento mínimo de experiencia Dicho criterio resulta improcedente debido a que según el artículo 66 del Reglamento la observancia de los requerimientos mínimos únicamente da lugar a la admisión de propuestas por lo que el Comité Especial debe reformular el mencionado factor de modo que el puntaje no se otorgue en razón del cumplimiento de requerimientos mínimos 42 Responsabilidad en la determinación de los factores de evaluación y calificación técnica: Habiendo quedado definido que los factores de evaluación y calificación son del tipo requerimiento mínimo y factor de evaluación calificable, cabe preguntarse ahora quién determina que factores se van a considerar, como se van a clasificar y cual va a ser el criterio de calificación? 10 /53

11 Esto es una responsabilidad que recae, en primer lugar, en el Comité Especial que es el encargado de la redacción de las bases Por ello en la conformación del Comité Especial se debe realizar incluyendo personas que tengan conocimiento en el tema objeto de la convocatoria, así como en las técnicas de redacción de bases Sin embargo, y en segundo lugar, el Comité Especial debe hacer coordinaciones y consultas con los especialistas del área usuaria o beneficiaria dentro de la Entidad, a fin de poder determinar con toda precisión los factores y los criterios de evaluación y calificación Es por ello que la Ley 3 faculta a las Entidades a acudir a expertos independientes para que asesoren o integren los Comités Especiales Así mismo el Reglamento 4 dispone que el Comité Especial está facultado a solicitar el apoyo de las dependencias o áreas pertinentes de la Entidad, las que estarán obligadas a brindarlos bajo responsabilidad 43 Reglas para los factores de evaluación y calificación: El Reglamento advierte 5 evaluación: que al fijar los requerimientos mínimos y los factores de Se deben observar criterios de razonabilidad y objetivos congruentes con el objeto de la convocatoria Está prohibido establecer características, especificaciones, requerimientos técnicos o factores de evaluación desproporcionados o incongruentes con el objeto de la convocatoria No se puede hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños particulares, fabricantes determinados, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de una marca, tipo de producto o fabricante específico, salvo que ello responda a un proceso de estandarización Se puede establecer que la especificación técnica sea fijada en cumplimiento de reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales En este caso no se requerirá su presentación en la propuesta técnica No es válido que se establezca un criterio de calificación para los requerimientos mínimos, ya que estos por su propia definición son de naturaleza eliminatoria en caso de incumplimiento 431 Factores técnicos para la adquisición de bienes y suministros: El Reglamento 6 señala para el caso de bienes y suministros que las siguientes características técnicas podrán ser consideradas requerimientos mínimos o factores técnicos de evaluación: El plazo de entrega Los costos de operación Eficiencia y compatibilidad del bien 3 Artículo 23 4 Artículo 37 5 Artículos 40, 41 y 42 6 Artículo /53

12 La disponibilidad de servicios y repuestos La capacitación necesaria, si fuese el caso La seguridad contra accidentes El impacto ambiental La experiencia del postor Corresponderá al Comité Especial al momento de redactar las bases establecer cuáles de estos factores son usados, cuales serán considerados requerimientos mínimos y cuales serán calificables y mediante que criterios Pronunciamiento del CONSUCODE: Al respecto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley, la finalidad de los procesos de selección es garantizar que las Entidades obtengan los bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados A dicho efecto, el artículo 12 de la Ley dispone que la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad deberá definir con precisión la cantidad y las características de los bienes, servicios y obras que se van a adquirir o contratar En tal sentido, se desprende de lo expuesto que compete a la Entidad la determinación de las características y/o especificaciones de los bienes, servicios y obras que requiere para el cumplimiento de sus funciones De otro lado, se tiene que conforme al artículo 66 del Reglamento, para la evaluación técnica de propuestas, las Bases deben establecer los requerimientos mínimos a cumplir para que la propuesta sea admitida, y los factores necesarios para la evaluación, los puntajes máximos que se le asignan y los respectivos criterios de evaluación y calificación Específicamente para el caso del suministro de bienes, el artículo 67 del Reglamento prevé que la evaluación de propuestas considere los requerimientos técnicos mínimos, de modo que las que no cumplan con éstos sean desestimadas sin evaluarse su propuesta económica; así como los factores técnicos aplicables, los puntajes máximos asignados, los criterios de calificación y el grado de cumplimiento de los requerimientos en ellos establecidos, a fin de determinar los puntajes por evaluación técnica de las propuestas Ahora bien, aun cuando la Entidad se encuentra facultada para establecer las especificaciones técnicas y factores de evaluación que considere necesarias para el cumplimiento de sus funciones, y que la determinación de estos, no debe ni puede responder a limitaciones o condicionamientos de los proveedores existentes en el mercado local, sino que por el contrario ello tiene que responder únicamente a criterios de razonabilidad y objetivos congruentes con el objeto de la convocatoria, de tal manera que no se vulneren los principios de libre competencia ni de trato justo e igualitario que rigen las contrataciones públicas, consagrados en el artículo 3 de la Ley y desarrollados en el artículo 3 del Reglamento, facilitando o permitiendo una mayor confluencia de postores potenciales, y evitando así un posible direccionamiento de las Bases hacia una determinada marca o fabricante Tomado del Pronunciamiento (GTN) del 10 de octubre del /53

13 432 Factores técnicos para la contratación de servicios en general: El Reglamento 7 ha limitado los factores técnicos a ser evaluados para los servicios en general a los siguientes: 1 Factores referidos al postor: 2 Factores referidos al personal expresamente indicado en las bases 3 Factores referidos al servicio ofertado según el objeto del contrato Plan de trabajo Uso de medios tecnológicos Los factores referidos al postor se sub dividen en dos: 1 Tiempo de experiencia en la actividad y en la especialidad 2 Principales trabajos realizados en la especialidad y/o trabajos similares, con un máximo de diez trabajos en cada caso Los factores referidos al personal expresamente indicado en las bases se subdividen en dos: 1 Tiempo de experiencia en la actividad 2 Principales trabajos realizados en la especialidad, con un máximo de diez trabajos Los factores referidos al servicio ofertado no se encuentran establecidos en el Reglamento y en cada caso el Comité Especial deberá establecer lo que considere conveniente 433 Factores técnicos para la contratación de consultoría: El Reglamento 8 ha limitado los factores técnicos a ser evaluados para los servicios de consultoría a los siguientes: 1 Factores referidos al postor: 2 Factores referidos al personal expresamente indicado en las bases 3 Factores referidos al servicio ofertado según el objeto del contrato Plan de trabajo Innovación tecnológica Los factores referidos al postor se sub dividen en dos: 1 Tiempo de experiencia en la actividad 2 Principales trabajos realizados en la especialidad y similares, con un máximo de cinco trabajos para cada caso Los factores referidos al personal expresamente indicado en las bases se subdividen en dos: 7 Artículos 61 y 68 8 Artículos 62 y /53

14 1 Tiempo en el ejercicio de la profesión, contado desde la fecha de colegiación o documento análogo 2 Experiencia en la actividad que se acredita con los principales trabajos realizados, y experiencia en la especialidad que se acredita con trabajos similares realizados, con un máximo de cinco trabajos para cada caso Los factores referidos al servicio ofertado no se encuentran establecidos en el Reglamento y en cada caso el Comité Especial deberá establecer lo que considere conveniente Pronunciamiento del CONSUCODE: Factores referidos al postor El tiempo como factor de evaluación técnica: En el caso del presente proceso de selección, el literal A del apartado VIII de las Bases ha establecido que el tiempo en la especialidad y/o afines constituye factor de evaluación referido al postor i) Para el postor: El tiempo de experiencia en la actividad, principales trabajos realizados y/o trabajos similares, que se sustentarán con copia simple de los cerificados, constancias o los respectivos contratos, con un máximo de diez trabajos en cada caso ii) Para el personal expresamente indicado en las Bases: El tiempo de experiencia en la actividad y principales trabajos realizados en la especialidad con un máximo de diez documentos sustentatorios En esa medida, a través de dicho factor se calificará con el puntaje máximo de cinco (5) puntos a la oferta que acredite mayor antigüedad en la prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de redes semafóricas (por medio del contrato de mayor antigüedad), y a los demás postores se les asignará puntaje en forma proporcional Sobre el particular, debe entenderse la referencia del citado artículo 61 del Reglamento al tiempo de experiencia como el tiempo dedicado a la práctica prolongada que proporciona conocimiento o habilidad para hacer algo, lo cual implica que la experiencia en un determinado ámbito provenga de la reiteración de una conducta en el tiempo En aplicación de la definición anotada, en el caso de las empresas prestadoras de servicios, la experiencia se encontrará determinada por su movimiento comercial, esto es la frecuencia de sus transacciones y el monto de las mismas en cierto periodo de tiempo En este orden de ideas, el transcurso del tiempo adquirirá relevancia cuando se trate de determinar la experiencia en la realización de transacciones comerciales similares al objeto de la convocatoria, mas no como factor de evaluación independiente, puesto que per se el tiempo de existencia o transcurrido desde el inicio de actividades no acredita el mayor conocimiento del negocio o la mayor destreza Por lo tanto, considerando que la metodología de evaluación de las Bases 14 /53

15 contempla la valoración del tiempo transcurrido desde la primera transacción, y que, como se ha indicado, el mero transcurso del tiempo no garantiza la adquisición de experiencia, lo cual, a su vez, desvirtúa la finalidad de los factores de evaluación, resulta necesario acoger la observación formulada y disponer que el Comité Especial suprima de las Bases el factor de evaluación bajo comentario y redistribuya el puntaje asignado entre los demás factores consignados en las Bases Tomado del Pronunciamiento (GTN) del 13 de octubre del 2003 Pronunciamiento del CONSUCODE: Pronunciamiento Como se ha manifestado al tratar las observaciones precedentes, de acuerdo con el artículo 61 del Reglamento, los factores de evaluación para la contratación de servicios en general deben especificar: i) Para el postor: El tiempo de experiencia en la actividad, principales trabajos realizados y/o trabajos similares, que se sustentarán con copia simple de los cerificados, constancias o los respectivos contratos, con un máximo de diez trabajos en cada caso ii) Para el personal expresamente indicado en las Bases: El tiempo de experiencia en la actividad y principales trabajos realizados en la especialidad con un máximo de diez documentos sustentatorios iii) Plan de trabajo, en el que se incluya, de ser el caso, el uso de medios tecnológicos De lo dispuesto en la comentada norma y de lo consignado en el artículo 68 del Reglamento se desprende que es facultad de la Entidad incluir los factores de evaluación listados en el citado artículo 68 (factores referidos al postor, factores referidos al personal expresamente indicado en las Bases, objeto del contrato, plan de trabajo e innovación tecnológica), en tanto los considere necesarios para la selección de la mejor propuesta, lo cual se encuentra reforzado con la regla general contenida en el artículo 40 del Reglamento Sin embargo, en el supuesto que la Entidad decidiera incluir alguno o la totalidad de los factores referidos en el artículo 68 del Reglamento, deberá observar que su aplicación obedezca, igualmente, a lo dispuesto en el mencionado cuerpo normativo, específicamente en el caso de servicios, a lo indicado en su artículo 61 Adicionalmente, debe tenerse presente que en observancia del principio de transparencia, consagrado en el artículo 3 de la Ley y desarrollado en el artículo 3 del Reglamento, toda adquisición o contratación debe realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a todos los postores Ahora bien, según el literal A del apartado VIII de las Bases la evaluación también 15 /53

16 considerará los siguientes factores: 1 Factores referidos al personal: a) Capacitación del jefe de equipo, según el cual el postor deberá acreditar mediante los certificados correspondientes que el técnico jefe de equipo que prestará servicios en la ciudad de Trujillo tiene la capacitación necesaria para la prestación del servicio; se califica con diez (10) puntos b) Experiencia del personal, de acuerdo con el cual el postor deberá acreditar que el técnico jefe de equipo y por lo menos uno de los integrantes del equipo tienen la experiencia necesaria para la prestación del servicio, presentando constancias o contratos que acrediten un mínimo de dos (2) años de servicio; se califica con quince (15) puntos 2 Factores referidos al objeto del contrato: a) Organización y plan de trabajo, según el cual se asignará el máximo puntaje de diez (10) puntos al postor que presente la mejor organización y plan de trabajo, y a los demás se les otorgará puntaje en orden decreciente b) Especificaciones técnicas, de acuerdo con el cual se asignará el máximo puntaje de diez (10) puntos al postor que respetando las especificaciones técnicas ofrezca optimizar el servicio explicando en qué consiste dicha optimización, y a las demás propuestas se les otorgará puntaje en orden decreciente c) Equipo inherente al servicio, según el cual se asignará el máximo puntaje de diez (10) puntos al postor que acredite la mayor propiedad y operatividad de equipos y maquinarias que se establecen mínimamente en las especificaciones técnicas, y a los demás postores se les otorgará puntaje de acuerdo a lo que acrediten, siendo el mínimo puntaje ocho (8) puntos En consecuencia, atendiendo a lo expuesto en los párrafos precedentes, el factor Capacitación del jefe de equipo, por no haber sido previsto por la normativa, no podría ser considerado a efectos de calificar al personal; por tal razón deberá ser suprimido de las Bases Por otra parte, en cuanto al factor Experiencia del personal, se desprende de la redacción de las Bases que el otorgamiento de puntaje se encontrará en función de la verificación del cumplimiento del requerimiento mínimo de experiencia En esa medida, toda vez que dicha circunstancia resulta improcedente debido a que según el artículo 66 del Reglamento la observancia de los requerimientos mínimos únicamente da lugar a la admisión de propuestas, el Comité Especial deberá reformular el mencionado factor de modo que el puntaje no se otorgue en razón del cumplimiento de requerimientos mínimos Como consecuencia de ello, además, deberá consignarse una metodología para la asignación de puntaje acorde con los principios que rigen la contratación pública y que fomente la mayor participación de postores potenciales De otro lado, en cuanto al factor Organización y plan de trabajo, cabe anotar que la asignación de puntaje según la mejor organización y plan de trabajo resulta claramente subjetiva por cuanto recaerá exclusivamente en el Comité Especial definir en qué supuestos una determinada organización o plan de trabajo serán los 16 /53

17 mejores Por consiguiente, corresponderá que el Comité Especial reformule el citado factor de evaluación consignando criterios claros que permitan una objetiva calificación de las propuestas En cuanto al factor Especificaciones técnicas, se aprecia de las Bases que la calificación se realizaría en función de la optimización del servicio, dejándose a criterio exclusivo del Comité Especial la determinación de si determinada oferta, en efecto, constituye o no una forma de optimización Asimismo, no queda claro si dicha optimización pudiese o no referirse al cumplimiento de los requerimientos mínimos, aspecto que, como se ha visto, resulta improcedente al amparo de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del Estado Por tanto, el Comité Especial deberá reformular el factor de modo que se defina claramente tanto la materia de calificación como la metodología de evaluación, no pudiendo asignarse puntaje por la verificación de los requerimientos mínimos ni valerse de criterios subjetivos En relación con el factor Equipo inherente al servicio, cabe tener presente que la seriedad o calidad de una oferta no podría encontrarse vinculada necesariamente a la propiedad de los equipos que se emplearán en la prestación del servicio, máxime cuando conforme a lo previsto en el artículo 50 de la Ley, los contratistas están obligados a cumplir cabalmente con lo ofrecido en sus propuestas y en cualquier manifestación formal documentada, y cuando uno de los principios que rigen las contrataciones estatales es el de libre competencia En esa medida, corresponderá que se reformule el factor de evaluación, pudiendo, en todo caso, ser objeto de calificación la mayor disponibilidad de los equipos que se utilizarán Adicionalmente, debe tenerse presente que resulta subjetiva la calificación de la mayor operatividad por lo que el Comité Especial, igualmente, deberá precisar el contenido y alcances de la citada disposición, considerando a dicho efecto que el cumplimiento de los requerimientos mínimos no puede dar lugar a la asignación de puntaje En consecuencia, luego de la revisión de los factores cuestionados, este Consejo Superior ha decidido acoger la observación formulada, por lo que el Comité Especial deberá proceder conforme a lo dispuesto en los párrafos precedentes Tomado del Pronunciamiento (GTN) del 13 de octubre del Factores técnicos para la contratación de seguros: El Reglamento 9 ha limitado los factores técnicos a ser evaluados para la contratación de seguros a los siguientes: 1 Factores técnicos referidos al seguro ofertado 2 Slip técnico de acuerdo a lo especificado en las Bases 3 Plazo de pago de siniestros 4 Factores referidos a la experiencia del postor 5 Experiencia en manejo de cartera de seguros 9 Artículos 63 y /53

18 6 Mejoras técnicas Pronunciamiento del CONSUCODE: Factor de evaluación en la contratación de seguros: Experiencia en Manejo de Cartera De conformidad con lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley, las contrataciones y adquisiciones del Estado se rigen, entre otros principios, por el de transparencia recogido en el numeral 5 de dicho artículo, por cuya virtud es obligación del Comité Especial realizar una evaluación sobre la base de criterios y calificaciones objetivas En esa medida, el literal g) del artículo 25 de la Ley ordena que las Bases de un proceso de selección deben contener, entre otros requisitos, el método de evaluación y calificación de propuestas Al respecto, el artículo 31 de la Ley, concordado con el segundo y tercer párrafo del inciso 1) del artículo 40 del Reglamento, establece que las Bases deberán especificar, además del precio, los factores pertinentes que se considerarán para la evaluación de las propuestas y la manera en que éstos se aplicarán para determinar la mejor de ellas Asimismo, disponen que dichos factores deberán sujetarse a criterios de razonabilidad y objetivos congruentes con el bien, servicio u obra requerido, constituyendo una facultad exclusiva de la Entidad la determinación de los factores objeto de calificación, así como el puntaje que se les asigne, siempre que los mismos sean razonables y congruentes con relación al objeto del proceso de selección y no constituyan una barrera injustificada para la participación de postores, de manera tal que permitan una selección objetiva de la calidad tanto del postor como de su propuesta Cabe señalar que, en general, los criterios solicitados por la Entidad deben permitir determinar de manera objetiva, entre otros extremos, el grado de cumplimiento de las obligaciones que asuman los postores que podrían resultar favorecidos con la Buena Pro Asimismo, los factores de evaluación establecidos en las Bases deben responder a criterios objetivos, razón por la cual la asignación de puntajes a cada uno de ellos debe partir de una metodología previamente definida, evitando que ellos dependan del criterio subjetivo del Comité Especial De la revisión del factor Experiencia del postor en el manejo de cartera de seguros contenido en el Anexo N 13 de las Bases, se advierte que éste está dirigido a evaluar la experiencia del postor con la sola acreditación del mayor tiempo de existencia que éste tenga en el mercado, es decir, desde la fecha de autorización por la Superintendencia de Banca y Seguros SBS y de inicio de sus operaciones Sobre el particular, considerando que la experiencia está definida como el advertimiento o enseñanza que se adquiere con el uso, la práctica o sólo con el vivir, y que tal como es de notarse ésta apunta a la adquisición de destreza durante un lapso determinado, la experiencia de un postor en el caso del manejo de carteras de seguros no puede ser evaluada únicamente en consideración a la fecha desde la cual se le habilitó para la ejecución de las prestaciones objeto de negocio, sino que ésta debe ser entendida como la acreditación del período de tiempo que el postor lleva en la ejecución de prestaciones similares o relacionadas con aquéllas que constituyen el 18 /53

19 objeto de la convocatoria, vale decir, con la suscripción de las pólizas que constituyen el objeto del proceso, la misma que deberá ser acreditada o comprobada mediante la sumatoria de los plazos de vigencia de las pólizas, contratos o facturas que el postor haya suscrito desde la fecha de su inicio de operaciones En esa medida, considerando lo expuesto, el Comité Especial deberá evaluar la experiencia del postor en el manejo o la administración de las carteras de seguros objeto del proceso, mediante la acreditación del período de tiempo que el postor lleva en la ejecución de prestaciones similares o relacionadas con aquéllas que constituyen el objeto de la convocatoria, la misma que deberá ser acreditada o comprobada a través de los plazos de vigencia de las pólizas, contratos o facturas que el postor haya suscrito desde la fecha de su inicio de operaciones, para lo cual deberá presentar copia simple de dichos documentos Plazo de Pago de Siniestros El presente factor ha establecido que se evaluará a los postores según lo dispuesto en el artículo 332º de la Ley Nº 26702, Ley del Sistema Financiero y de Seguros, el cual señala que el plazo máximo para el pago de las indemnizaciones a los asegurados, debe efectuarse en un plazo no mayor de treinta (30) días siguientes de consentido el siniestro, definiéndose el procedimiento como queda consentido un siniestro En este sentido, la mencionada norma establece un plazo máximo para dicho cumplimiento, lo que implica que las empresas aseguradoras podrían mejorar el mismo, por lo que el Comité Especial deberá determinar en que supuesto se otorgará el puntaje de diez (10) puntos, y el puntaje que corresponderá otorgar a las distintas propuestas, considerándose para ello lo establecido en el artículo 68 del Reglamento Mejoras Técnicas En lo que se refiere a éste factor, las Bases han establecido que dicho rubro se calificará a las pólizas 1 y 2 por a) y b) indicadas en las especificaciones técnicas, sin embargo, no resulta claro cuáles serían las pólizas 1 y 2, ni a que se refiere cuando hace alusión a los literales a) y b) En efecto, el mencionado factor no establece una metodología objetiva para la determinación del puntaje que se otorgará a cada postor, por lo que corresponde al Comité Especial efectuar las correcciones pertinentes Tomado del Pronunciamiento (GTN) del 21 de febrero del Factores técnicos para la contratación de obras: El Reglamento 10 ha establecido tres casos diferentes para la contratación de obras, correspondiendo a cada uno de ellos distintos factores técnicos de evaluación Los tres casos son los siguientes: Obras cuyo valor referencial es inferior a 3000 UIT 10 Artículo /53

20 Obras cuyo valor referencial es igual o superior a 3000 UIT Obras bajo la modalidad por el alcance del contrato 4351 Factores técnicos para la contratación de obras cuyo valor referencial es inferior a 3000 UIT: El único factor técnico permitido por el Reglamento para este caso es: El plazo de ejecución 4352 Factores técnicos para la contratación de obras cuyo valor referencial es igual o superior a 3000 UIT Los factores técnicos en este caso son: El plazo de ejecución Principales obras ejecutadas hasta por un monto máximo acumulado equivalente a cinco veces el valor referencial de la obra materia de la convocatoria en los últimos diez años Obras similares ejecutadas hasta por un monto máximo acumulado equivalente al valor referencial de la obra materia de la convocatoria Experiencia y calificación del personal profesional propuesto, de acuerdo con el artículo 147 del reglamento 11 Oferta de contratar en la ejecución de la obra un porcentaje de trabajadores residentes de la misma localidad, provincia o provincias colindantes al lugar de ejecución Equipo mínimo propuesto, sea propio, alquilado o con promesa de adquisición o arrendamiento 4353 Factores técnicos para la contratación de obras bajo las modalidades por el alcance del contrato: Las modalidades por el alcance del contrato están establecidas en el artículo 46 del Reglamento y son: 1 llave en mano 2 administración controlada 3 concurso oferta El presente caso se refiere a las modalidades llave en mano y concurso oferta, en las que los postores deben, además de la ejecución de la obra, ofertar todos los bienes y servicios requeridos (llave en mano) así como el expediente técnico y de ser el caso el terreno (concurso oferta) Los factores técnicos en este caso son los siguientes: El plazo de ejecución Principales obras ejecutadas hasta por un monto máximo acumulado equivalente a cinco veces el valor referencial de la obra materia de la convocatoria en los últimos diez años 11 Este artículo establece las condiciones para el Residente de obra 20 /53

21 Obras similares ejecutadas hasta por un monto máximo acumulado equivalente al valor referencial de la obra materia de la convocatoria Experiencia y calificación del personal profesional propuesto, de acuerdo con el artículo 147 del reglamento 12 Oferta de contratar en la ejecución de la obra un porcentaje de trabajadores residentes de la misma localidad, provincia o provincias colindantes al lugar de ejecución Equipo mínimo propuesto, sea propio, alquilado o con promesa de adquisición o arrendamiento Factores relacionados con la calidad de las soluciones técnicas, de diseño, equipamiento o similares solicitados por las bases Pronunciamiento del CONSUCODE: Acerca de la procedencia de la convocatoria a un concurso oferta: Según se desprende de la observación formulada, el cuestionamiento del adquirente de Bases se encuentra referido a la pertinencia de convocar bajo la modalidad de concurso oferta la contratación de la ejecución de una obra cuyo valor referencial es inferior a tres mil Unidades Impositivas Tributarias (3,000 UIT), así como de incluir en un proceso de dicho tipo factores de evaluación distintos del plazo En efecto, de acuerdo con los numerales 10 y 20 de las Bases, el proceso de selección de la referencia se lleva a cabo bajo la modalidad Concurso oferta, habiéndose establecido como valor referencial la suma de S/ 230,00000, de la cual S/ 223,00000 corresponden a la ejecución de la obra y S/ 7,00000 a la elaboración del expediente técnico Al respecto, en primer término conviene distinguir los supuestos en los cuales resulta de aplicación el concurso oferta De acuerdo con el literal c) del numeral 2 del artículo 46 del Reglamento, bajo la modalidad Concurso oferta el postor concurre ofertando expediente técnico, ejecución de la obra, plazos y, de ser el caso, terreno Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en el primer párrafo del artículo 46 del Reglamento, las Bases deben indicar, cuando sea pertinente, la forma o modalidad en que se realizará la ejecución del contrato, de acuerdo con la naturaleza del requerimiento Por su parte, el segundo párrafo de la mencionada norma establece que las Bases podrán determinar que la modalidad sea propuesta por el postor, en cuyo caso se considerará como uno de los factores a evaluar en la propuesta De la contraposición de ambas disposiciones se puede colegir que el hecho de convocar bajo la modalidad del concurso oferta presupone la necesidad de la Entidad de contar no sólo con la ejecución de la obra sino con la realización del expediente técnico a cargo del postor adjudicado; esto significa que tanto la elaboración del anteproyecto como su ejecución constituyen objeto del proceso Este artículo establece las condiciones para el Residente de obra 13 En esa medida, el artículo 64 del Reglamento establece que en los casos de contratación de obras bajo las modalidades por el alcance del contrato, la propuesta técnica incluirá además, la documentación e información referidas a factores que permitan evaluar la calidad de las soluciones técnicas de diseño, de equipamiento o similares ofertadas por el postor 21 /53