Nº 1- Entorno de trabajo

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1 Nº 1- Entorno de trabajo El Formato PDF El formato de documento portátil (PDF) de Adobe fue inventado por Adobe Systems y perfeccionado durante 15 años, gracias a lo que le permite obtener y visualizar información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, así como compartirla con cualquier persona en cualquier sitio. Las personas, empresas y organismos gubernamentales de todo el mundo confían en los PDF de Adobe para transmitir sus ideas y proyectos PDF (Portable Document Format) es un formato de archivo universal que conserva las fuentes, imágenes y presentación de documentos de origen creados en una amplia gama de aplicaciones y plataformas. El programa con el cual vamos a trabajar para crear los PDF es Adobe Acrobat 9.0 Professional Los archivos PDF de Adobe son compactos y completos, y cualquier persona que tenga Acrobat o el software gratuito Adobe Reader puede compartirlos, verlos e imprimirlos. A continuación se indican algunas de las ventajas del formato PDF de Adobe: Formato abierto: es un estándar para el intercambio de información electrónico fiable, reconocido internacionalmente por empresas y organismos gubernamentales. Compatible con estándares de la industria, como PDF/A, PDF/X y PDF/E. Multiplataforma: se puede ver e imprimir en cualquier plataforma Macintosh, Microsoft Windows, UNIX y múltiples plataformas móviles. Extensible: más de vendedores en todo el mundo ofrecen soluciones basadas en PDF, que incluyen plug-in, consultorías, formación y herramientas de soporte. Fiable y robusto: el hecho de que haya más de 200 millones de documentos PDF circulando en la red hoy en día es la prueba de la cantidad de empresas que confían en este formato para obtener información. Mantenimiento de la integridad de la información: los archivos PDF de Adobe tienen el mismo aspecto y muestran la misma información que los archivos originales, como, por ejemplo, texto, dibujos, 3D, gráficos en color, fotos e incluso lógica empresarial, independientemente de la aplicación utilizada para crearlos. Seguridad de la información: firme electrónicamente o proteja con contraseña los documentos PDF de Adobe creados mediante el software Adobe Acrobat 9.0 Adobe LiveCycle. Capacidad de búsqueda: pruebe las funciones de búsqueda de texto para encontrar palabras, marcadores y campos de datos en los

2 documentos. Accesible: los documentos PDF de Adobe colaboran con las tecnologías de asistencia para facilitar el acceso a la información a personas con discapacidades. Creación de documentos de PDF de Adobe Tanto su flujo de trabajo como los tipos de documentos que se usen determinan la forma en que se crea un archivo de Adobe PDF. Puede usar Adobe Acrobat Distiller para convertir prácticamente cualquier archivo en un documento PDF, incluso aquellos creados con programas de diseño. Adobe PDFMaker puede emplearse para crear archivo PDF desde Microsoft Office para las aplicaciones de Windows. Tan solo es necesario hacer clic sobre el botón convertir a PDF desde la barra de heramientas de Microsoft Office para Windows. El comando abrir como PDFpermite convertir con rapidez una amplia gama de formatos de archivos a PDF y abrirlos en Acrobat. El comando de impresión de cualquier aplicación puede utilizarse para crear un documento PDF directamente desde las aplicaciones más comunes. También los documentos en papel se pueden escanear y convertir a PDF. Adobe PDF en Internet Gracias a Internet, las posibilidades de distribución de documentos electrónicos a un público cada vez más numeroso y variado van en aumento. Puesto que los navegadores de Internet se pueden configurar para ejecutar otras aplicaciones dentro de la ventana de navegación, los archivos PDF pueden formar parte de la propia página Web. De esta forma los usuarios pueden descargar o bien consultar estos documentos mediante Acrobat Reader desde la ventana del navegador. Cuando se incluye un archivo PDF en una página Web es conveniente dirigir a los usuarios al sitio de Adobe, de forma que puedan descargarse Acrobat Reader de forma gratuita y consultar así el documento. Si los documentos PDF se consultan a través de Internet, sólo se podrá ver e imprimir una página a la vez, ya que el servidor envía al usuario únicamente la descarga de la página solicitada, reduciendo de esta manera el tiempo de descarga. Además, el usuario tiene la posibilidad de imprimir todas las páginas del documento o sólo las seleccionadas. El formato PDF es perfecto para la publicación en Internet de documentos electrónicos extensos. Éstos se imprimen de forma predictiva, y los márgenes y saltos de página se ajustan de forma automática.

3 Manejo de archivos PDF de Adobe Manejar archivos Adobe PDF nunca ha sido tan sencillo. Los documentos pueden ahora aprovecharse de numerosas técnicas multimedia, ya que en ellos es posible incluir hipervínculos, marcadores electrónicos. Los documentos PDF confidenciales pueden también protegerse mediante seguridad interna o mediante terceros encargados en la seguridad, evitando de esta manera que los usuarios puedan copiar gráficos y texto, imprimir determinados documentos o incluso abrir un archivo. Los archivos Adobe PDF también permiten añadir comentarios, archivos y código, siguiendo así un ciclo de revisión de documentos electrónicos. De esta manera, los grupos de trabajo podrán consultar los comentarios a través del navegador. También pueden crearse formularios electrónicos interactivos o añadirse campos de formulario a documentos existentes. Puede usarse el mismo sistema de gestión de color que el empleado en Adobe Photoshop y Adobe lllustrator para obtener la misma calidad y esplendor de colores. Acrobat Catalog puede utilizarse para organizar e indexar grupos de documentos para su distribución en CD-ROM. Las firmas digitales se pueden incluir en documentos a fin de aprobar su contenido y formato, y también pueden emplearse para identificar las diferencias entre varias versiones. También es posible firmar los documentos por medio del propio navegador. Lectura de archivos PDF de Adobe Los documentos PDF de Adobe pueden leerse con Adobe Reader o Adobe ebook Reader, y también pueden publicarse en redes locales, servidores de Internet, CDs y disquetes. Acrobat Reader puede descargarse de forma gratuita para todas las plataformas desde el sitio de Adobe ( precisa leer un archivo Adobe PDF pero no ha adquirido Adobe Acrobat, podrá hacerlo mediante Acrobat Reader. Acrobat ebook Reader está especialmente diseñado para permitirle leer libros electrónicos de forma cómoda, desde un ordenador portátil o personal. También Acrobat ebook Reader se puede descargar de forma gratuita para cualquier plataforma desde el sitio de Adobe ( Apertura de archivos PDF Los archivos PDF se pueden abrir de diversas formas: desde la aplicación Acrobat, desde la aplicación de correo electrónico, desde el sistema de

4 archivos o en una red desde un explorador de Web. La vista inicial del archivo PDF depende de la forma en que su autor haya configurado las propiedades del documento. Por ejemplo, un documento puede abrirse en una página o nivel de ampliación determinados. Algunos archivos PDF están restringidos y sólo se abren después de especificar una contraseña que le facilita el propietario del archivo PDF. Si un documento está codificado, puede que necesite el permiso de su creador para abrirlo. En el caso de ciertos documentos restringidos o certificados, puede que no se le permita imprimir un archivo o copiar información en otra aplicación. Si tiene problemas para abrir un PDF o no puede usar ciertas funciones, diríjase a su autor o propietario. Si el documento está configurado para que se abra en modo Pantalla completa, no estarán visibles las barras de herramientas, de comandos y de menús, ni los controles de ventana. Para salir del modo Pantalla completa, pulse la tecla Esc (si así está especificado en las preferencias), o las teclas Control+L o Comando+L. Novedades de esta versión Unificación de una amplia variedad de contenidos en un Paquete PDF Combine documentos, dibujos, mensajes de correo electrónico y hojas de cálculo en un único Paquete PDF comprimido. Utilice plantillas diseñadas de manera profesional que pueden portar su logotipo e incluir descripciones para guiar a los destinatarios a través de los contenidos. Conversión de documentos impresos a PDF La nueva tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, Optical Character Recognition) y la compatibilidad con una gama más amplia de escáneres mejoran las funciones de búsqueda y el aspecto de los documentos escaneados Conversión de páginas Web en PDF La captura web mejorada le permite convertir páginas Web completa o parcialmente e incluir o excluir elementos multimedia complejos e interactivos. Las versiones en PDF de páginas Web son sencillas de imprimir, archivar, marcar y compartir Comparación de documentos PDF Acrobat resalta de forma automática las diferencias entre dos versiones de un documento PDF, incluidos textos e imágenes, de modo que identifique las modificaciones con rapidez y sencillez Búsquedas en varios PDF Esta función mejorada permite buscar varios archivos PDF en la misma carpeta para facilitar una rápida búsqueda de la información.

5 Uso de Acrobat.com para acceder a revisiones compartidas Los participantes descargan el archivo desde Acrobat.com y agregan comentarios o datos mediante Acrobat o Adobe Reader. Al terminar, publican comentarios o envían respuestas a Acrobat.com. Colaboración en reuniones en línea Utilice Adobe ConnectNow, que es una herramienta personal de conferencias por Web, para celebrar reuniones en tiempo real desde su escritorio. Los asistentes se incorporan a la reunión iniciando una sesión en un espacio de reunión basado en Web desde sus propios equipos. En una reunión ConnectNow en línea, puede compartir su escritorio, usar conversaciones en directo, compartir aplicaciones de pizarra en línea y usar otras funciones de colaboración Uso de Acrobat.com para cargar y compartir documentos grandes Desde Acrobat o Reader, puede crear su propia cuenta de usuario en Acrobat.com. Utilice Acrobat.com para cargar y compartir la mayoría de los tipos de documentos así como compartir documentos PDF o su escritorio en reuniones en línea Sincronización de vistas de documento Garantice que colegas, clientes y socios trabajan con la misma página al mismo tiempo y que pueden navegar por documentos de manera compartida. Utilice Colaborar en directo para facilitar aclaraciones y enriquecer el debate y guiar a los destinatarios por un documento en tiempo real Creación y edición sencillas de formularios electrónicos (Windows) Utilice el nuevo asistente Formularios para convertir documentos de Microsoft Word Excel o documentos impresos escaneados a formularios PDF. Los campos de formulario se reconocen y convierten a campos rellenables de manera automática Recopilación y administración de datos de formulario Recopile datos de usuario con facilidad y expórtelos a una hoja de cálculo para elaborar análisis e informes Rastreo de formularios Utilice el Rastreador para comprobar cuándo se han completado los formularios y quién los completó Inclusión de contenido Flash en PDF Agregue vídeos y animaciones Flash a documentos PDF. La compatibilidad nativa para Flash permite la reproducción fiable entre

6 plataformas. No será necesario ningún otro reproductor multimedia. Adición de comentarios a vídeos Agregue comentarios a vídeos mientras los está viendo. Cada comentario se asocia a un fotograma específico, por tanto si se visualizan los comentarios, éstos aparecen en el contexto en que se realizaron Creación de presentaciones interactivas Utilice Adobe Presenter para animar sus diapositivas con vídeo, narración con voz en off, demostraciones y cuestionarios interactivos y, a continuación, conviértalas a formato PDF para facilitar el uso compartido Características 3D ampliadas Utilice el Adobe 3D Reviewer nuevo para combinar varios formatos CAD en un ensamblaje, comparar diseños revisados con versiones anteriores, medir y seccionar geometría precisa y crear vistas explotadas, animaciones y globos. Exporte el trabajo a archivos 2D de vectores o rasterizados, o guárdelo como PDF Visualización de mapas PDF e interacción con ellos Importe, mida y marque mapas PDF geoespaciales. Averigüe la longitud y latitud colocando el cursor sobre una ubicación. Mida mapas PDF en kilómetros o millas. Navegue por contenido de mapas PDF en 3D con la herramienta Volar para conseguir una vista mejorada de mapa relacional. Georegistre mapas PDF Buscar y censurar Busque y censure listas de palabras o frases o patrones de texto específicos (por ejemplo, números de teléfono, números de tarjeta de crédito, direcciones de correo electrónico o fechas). Mejoras de vista previa de salida Utilice el Inspector de objetos para inspeccionar rápidamente el contenido de un documento. La información mostrada corresponde a todo el contenido situado directamente bajo la posición donde se hace clic en el cursor. Mejoras para la conversión de color Configure el espacio de fusión de transparencia. Reasigne tintas planas mediante la librería Pantone. Convierta colores fácilmente utilizando el nuevo diseño.

7 Ver el área de trabajo Utilice el icono de Acrobat situado en el escritorio, el menú Inicio (Windows) o el Finder (Mac OS) para iniciar la aplicación Acrobat. Elija Archivo > Abrir, desplácese hasta cualquier archivo PDF de su equipo, selecciónelo y haga clic en Abrir. Adobe Acrobat 9 Pro Extended se abre de dos formas distintas: como aplicación independiente y en un explorador Web. Las áreas de trabajo asociadas difieren en detalles pequeños pero importantes.

8 El espacio de trabajo de la aplicación independiente incluye un panel del documento y un panel de navegación. El panel del documento muestra archivos PDF de Adobe. El panel de navegación situado al lado izquierdo le ayuda a examinar el archivo PDF. Las barras de herramientas situadas en la parte superior de la ventana contienen otros controles que puede utilizar para trabajar con archivos PDF.

9 Apertura de archivos PDF Los archivos PDF se pueden abrir de diversas formas: desde la aplicación Acrobat, desde la aplicación de correo electrónico, desde el sistema de archivos o en una red desde un explorador de Web. La vista inicial del archivo PDF depende de la forma en que su autor haya configurado las propiedades del documento. Por ejemplo, un documento puede abrirse en una página o nivel de ampliación determinados. Algunos archivos PDF están restringidos y sólo se abren después de especificar una contraseña que le facilita el propietario del archivo PDF. Si un documento está codificado, puede que necesite el permiso de su creador para abrirlo. En el caso de ciertos documentos restringidos o certificados, puede que no se le permita imprimir un archivo o copiar información en otra aplicación. Si tiene problemas para abrir un PDF o no puede usar ciertas funciones, diríjase a su autor o propietario. Si el documento está configurado para que se abra en modo Pantalla completa, no estarán visibles las barras de herramientas, de comandos y de menús, ni los controles de ventana. Puede salir del modo Pantalla completa pulsando Ctrl+L. Abrir PDF en un explorador de Web Abra una aplicación de explorador de Web. Realice una de las siguientes operaciones: Elija un archivo PDF de Internet y ábralo. Elija Archivo > Abrir (o Abrir archivo). Si es necesario, elija PDF o Todos los archivos en el menú emergente como tipo de archivo. A continuación, navegue y seleccione cualquier PDF del equipo o la red local, y haga clic en Abrir. Identifique los elementos del área de trabajo.

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11 Abrir un PDF Definir la vista inicial como modo de Pantalla completa El modo de Pantalla completa es una propiedad que se puede definir en los PDF usados para presentaciones. En este modo, las páginas PDF ocupan toda la pantalla; la barra de menús, la barra de herramientas y los controles de ventana de Acrobat están ocultos. Puede definir otras opciones de apertura para que los documentos o grupos de documentos se abran en vistas uniformes. En cualquier caso, puede agregar transiciones de página para mejorar el efecto visual a medida que el visor avanza por el documento. Para controlar cómo se navega por un PDF (por ejemplo, el avance automático de páginas), use las opciones de las preferencias de Pantalla completa. Esas preferencias son específicas del sistema (no del documento PDF) y afectan a todos los PDF que se abran en ese sistema. Por tanto, si configura una presentación en un sistema que controla, podrá controlar esas preferencias. Para definir las preferencias de Pantalla completa, elija Editar > Preferencias (Windows) o Acrobat > Preferencias (Mac OS), y seleccione Pantalla completa en el lado izquierdo.

12 Cuando se define la vista inicial de un PDF en el modo de Pantalla completa, hay que definir cómo se abrirá el documento. Elija Archivo > Propiedades. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, elija Vista inicial.

13 Para obtener los mejores resultados, haga lo siguiente: Elija Página solamente en el menú Ficha Navegación.

14 Elija Página individual en el menú Presentación de página. Defina Abrir en página, como la página en que desea que empiece la presentación. Seleccione Abrir en modo Pantalla completa para abrir el documento sin la barra de menús, la barra de herramientas o los controles de ventana. Haga clic en Aceptar. (Para ver el resultado, guarde el archivo y vuelva a abrirlo). Nota: los usuarios pueden salir del modo Pantalla completa pulsando Esc si las preferencias están definidas de esta manera. No obstante, en este modo, los usuarios no pueden aplicar comandos ni seleccionar herramientas a menos que conozcan los métodos abreviados de teclado. Puede configurar acciones de página en el documento para proporcionar esta funcionalidad. Agregar transiciones de página Puede crear un efecto interesante que se produce cada vez que se avanza una página mediante transiciones de página. 1. Realice una de las siguientes operaciones: Seleccione Avanzadas > Proceso de documentos > Transiciones de página.

15 En el panel Páginas, seleccione las miniaturas de página a las que desee aplicar las transiciones y, a continuación, elija Transiciones de página en el menú Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Definir transiciones, seleccione un efecto de transición en el menú Transición. Estos efectos de transición son los mismos que los definidos en las preferencias de Pantalla completa. 3. Elija la dirección del efecto de transición. Las opciones disponibles dependen de la transición. 4. Seleccione la velocidad del efecto de transición. 5. Seleccione Voltear automáticamente y escriba el tiempo en segundos entre el cambio de página automático. Si no selecciona esta opción, el usuario pasa las páginas con los comandos del teclado o el ratón. 6. Seleccione el Rango de páginas al que desee aplicar las transiciones. Nota: si está activada la opción Ignorar todas las transiciones en las preferencias de Pantalla completa, no se verán las transiciones de página.

16 Modo pantalla completa Barra de mensajes del documento La barra de mensajes del documento sólo aparece en ciertos tipos de PDF. Normalmente verá este área al abrir un formulario PDF, un PDF que se le ha enviado para su revisión, o un PDF con derechos especiales o restricciones de seguridad. La barra de mensajes del documento aparece inmediatamente bajo el área de barras de herramientas y puede ocultarse o mostrarse haciendo clic en su botón trabajo., en el lado izquierdo del área de En la barra de mensajes del documento encontrará instrucciones sobre cómo continuar y sobre cualquier botón especial asociado con la tarea. La barra está codificada con colores: violeta para las formas, amarillo para las revisiones, azul para los archivos PDF certificados o seguros. Paquetes PDF Una cartera PDF contiene varios archivos reunidos en una unidad PDF integrada. Los archivos de una cartera PDF pueden tener formatos diferentes y

17 haberse creado en aplicaciones distintas. Por ejemplo, supongamos que tiene un proyecto que incluye documentos de texto, mensajes de correo electrónico, hojas de cálculo, dibujos CAD y presentaciones Microsoft PowerPoint. Puede combinar todos los documentos en una cartera PDF. Los archivos originales conservan su identidad individual, pero al mismo tiempo forman parte de un único archivo: la cartera PDF. Cada archivo componente puede abrirse, leerse, editarse y recibir formato independientemente de los otros archivos componentes de la cartera PDF. Puede crear paquetes PDF seleccionando el comando Archivo > Combinar archivos. aparece la siguiente ventana donde colocamos arrastrando nuestros archivos:

18 marcamos la opción cartera pdf, ya que por el tipo de formato de los archivos no siempre es posible crear un pdf individual. Según la situación, los paquetes PDF ofrecen varias ventajas sobre la combinación de varios archivos en un PDF ordinario: Adición y eliminación Visualización Editando Puede agregar o quitar documentos componentes fácilmente, sin tener que buscar y seleccionar todas las páginas provenientes de ese archivo concreto. Los archivos componentes no se abren en ventanas independientes, lo que le permite desplazarse por ellos con rapidez y hacer cambios sin tener que abrir y cerrar cuadros de diálogo Abrir o Guardar. Puede hacer cambios en archivos PDF individuales dentro del paquete PDF sin que la operación afecte a los otros PDF componentes. Por ejemplo, puede cambiar la numeración de páginas dentro de ese PDF, firmarlo digitalmente, seleccionar una configuración de seguridad distinta, etc., sin que esos cambios afecten a los demás documentos componentes. También puede cambiar el nombre de los componentes.

19 Distribución Ordenación Impresión Buscando Como el paquete PDF es un solo archivo, puede compartirlo con otros usuarios sabiendo que recibirán todas las partes componentes. Los archivos PDF componentes de un paquete PDF se enumeran bajo diversas categorías que puede incrementar, eliminar, ocultar y personalizar. A continuación, sólo tiene que hacer clic en un nombre de categoría para usarlo como criterio de ordenación de la lista. El comando Imprimir del menú Archivo incluye comandos para imprimir el documento abierto actualmente, todos los documentos del paquete PDF, o varios documentos componentes seleccionados en la lista del paquete PDF. La ventana Búsqueda avanzada incluye opciones para buscar en el documento abierto actualmente, en todos los documentos del paquete PDF o en varios documentos componentes seleccionados en la lista del paquete PDF. Incorporación de otros formatos No puede agregar archivos que no sean PDF a un paquete PDF existente sin convertirlos a PDF. Puede hacerlo mediante un simple proceso de arrastrar y colocar desde el Escritorio, el Explorador de Microsoft Windows o el Finder de Mac OS hasta la lista de componentes del paquete PDF abierto. Por supuesto, los archivos que no sean PDF no disfrutarán de todas las ventajas de los PDF del paquete. Independencia de los archivos de origen Reutilización Los archivos de origen de los paquetes PDF (incluso los archivos PDF existentes que agregue a un paquete PDF) no se cambian cuando se crea un PDF. Los cambios que haga en los archivos PDF del paquete PDF no modificarán los archivos originales desde los que los creó. Puede mover un paquete PDF a cualquier ubicación del equipo o de la red sin riesgo de pérdida o desconexión de sus componentes. Puede incluir o convertir los mismos archivos de origen para crear varios paquetes PDF. Los paquetes PDF tienen dos limitaciones. No se pueden revisar utilizando uno de los asistentes formales ni enviar en un flujo de trabajo de recopilación de datos. los paquetes PDF son completamente distintos de las colecciones que cree en Acrobat Organizer. Las colecciones de Organizer sólo son

20 herramientas que le ayudan a encontrar archivos PDF relacionados, con independencia de la ubicación de éstos en la estructura de carpetas del equipo. Los paquetes PDF son archivos PDF reales, cada uno de los cuales reside en una ubicación única del equipo. Tampoco los archivos PDF adjuntos a otros PDF ofrecen las mismas ventajas que los paquetes PDF. Crear un paquete PDF Mostrar y organizar barras de herramientas Acerca de la barra de herramientas Propiedades La barra de herramientas Propiedades tiene el mismo aspecto que las demás barras de herramientas y se puede mover, acoplar o hacer flotante del mismo modo. También contiene botones y puede ocultarse o mostrarse seleccionándola por su nombre en el menú Ver > Barras de herramientas. Los botones de la barra de herramientas Propiedades muestran las propiedades del objeto o herramienta seleccionada en ese momento. A diferencia de los botones de la mayoría de las barras de herramientas, los botones de la barra de herramientas Propiedades no pueden ocultarse. Además, muchos de los botones sólo muestran información, por lo que no se pueden utilizan para efectuar cambios en el PDF.