Instrucciones para completar los formularios del paquete de inscripción

Transcripción

1 Cómo completar los formularios y enviar el paquete El propósito del paquete de inscripción para empleadores es proporcionar toda la documentación necesaria para que el consumidor o su persona designada se conviertan en un empleador de registro. Todos los documentos del paquete deben enviarse a Consumer Direct Care Network (CDCN) para ser procesados. A continuación se encuentran instrucciones para completar cada formulario. En caso de que tenga dudas, pregunte a su facilitador de servicio. Por favor envíe todos los formularios completados a CDCN. Si utiliza el paquete electrónico, simplemente haga clic en enviar una vez que haya llenado completamente el paquete. Si utiliza el paquete de papel, por favor envíelo por correo postal, fax o adjunto a un correo electrónico a: Consumer Direct Care Network Virginia 2112 W. Laburnum Avenue, Suite #112 Richmond, VA Fax sin costo: Correo electrónico: InfoCDVA@ConsumerDirectCare.com Instrucciones para completar los formularios del paquete de inscripción *Si utiliza el paquete electrónico, muchos de los campos aparecerán llenos. 1. Formulario de datos de consumidor: Este formulario se diseñó para reunir información básica sobre usted, con el fin de preparar su expediente en los sistemas de contabilidad, nómina y declaración de impuestos de CDCN. También recaba información para garantizar que los formularios de impuestos se completen correctamente e identifica quién es el titular del Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN, por sus siglas en inglés) y si se han creado cuentas comerciales anteriormente. Por favor examine este formulario cuidadosamente y asegúrese de que toda la información que proporcione esté completa y sea correcta. Información del consumidor. En la línea superior, introduzca el nombre del consumidor exactamente como aparece en la credencial de Seguridad Social. Esto se utilizará en formularios de inscripción fiscal y registro de empresas si el consumidor será el empleador de registro. Medicaid puede o no tener el nombre escrito de forma ligeramente distinta; de ser el caso, escríbalo en la línea 2. La información de dirección debe ser la dirección física en la que vive y recibirá servicios el consumidor y debe incluir el condado. Esta se considerará la ubicación del negocio. Esta será la información de dirección que se proporcionará para todas las aplicaciones de cuentas comerciales e impuestos. NO introduzca un apartado postal o una dirección de envío. Rev. 11/28/2018 Página 1 de 8

2 El siguiente paso para completar el formulario es introducir el número de teléfono del consumidor así como su número de ID de Medicaid, género, fecha de nacimiento, número de Seguridad Social y dirección de correo electrónico. Información del empleador de registro (EOR). En la línea marcada "Parentesco con el consumidor", marque la casilla que describa a la persona que se convertirá en EOR. Si el consumidor será quien aparecerá en los formularios de impuestos como el EOR, marque "Consumidor (en favor de sí mismo)". Si el padre o tutor legal del consumidor será el EOR, marque la casilla de "Padre del menor" o "Tutor legal". Si el EOR será alguien más, marque "otro" y describa el parentesco entre el consumidor y el EOR en el campo que se encuentra a la derecha de la casilla. Complete el nombre, dirección e información de contacto con la información del empleador de registro. Nota sobre tutela: si el consumidor será el empleador de registro pero un tutor firmará los formularios de impuestos en su nombre, marque la casilla que lo indica y adjunte la documentación de tutela designada por el tribunal. Facilitador de servicio. Es posible que CDCN tenga que comunicarse con su facilitador de servicio. Por favor introduzca su nombre e información de contacto. Cuentas comerciales/relaciones previas. Marque sí o no en cada pregunta. Si el consumidor ha recibido servicios de Medicaid previamente a través de un agente fiscal, es posible que algunas cuentas ya se hayan configurado. Por favor ayúdenos a identificar si este es el caso. Pregunta 1. Si un consumidor seguirá recibiendo servicios pero la persona que funge como empleador de registro cambiará, marque sí e introduzca el nombre del titular del FEIN. Un ejemplo sería si el consumidor anteriormente tenía un representante que solicitó el FEIN pero las cuentas ahora cambiarán para estar a nombre del consumidor. Pregunta 2. Si la respuesta es sí, introduzca los números exactos del FEIN existente, el número de cuenta comercial de VA, el número de cuenta de desempleo de VA y la tasa actual de SUTA (desempleo estatal) para los ayudantes existentes. Pregunta 3. Fecha de inicio autorizada/presupuestada o fecha de inicio de reactivación. Introduzca la fecha de inicio de la autorización del consumidor. Preguntas de inscripción. Complete el cuestionario de la página 2. Firme y feche el formulario. 2. Lista de verificación de inscripción de consumidor: Una lista de todos los formularios presentes en este paquete de inscripción. Puede utilizarla como un recurso para marcar cada artículo una vez que lo complete. 3. Certificación de empleador de registro: Con este documento, el empleador de registro reconoce su función y las responsabilidades de dirigir los servicios del consumidor en el programa Rev. 11/28/2018 Página 2 de 8

3 de servicios dirigidos por el consumidor. Lea cuidadosamente el acuse de recibo y los términos y condiciones. Firme la última página del formulario para indicar que entiende las disposiciones y acepta acatar los términos. Formularios de empleador (formularios de impuestos) Los formularios de impuestos tanto a nivel federal (IRS) como del estado de Virginia que se encuentran a continuación establecen al consumidor o su representante como un empleador y autorizan a CDCN presentar declaraciones de impuestos de ayudantes y empleadores en nombre del empleador. Al completar estos formularios: Asegúrese de que el nombre del solicitante para ser empleador de registro esté escrito exactamente igual en todos los formularios. Utilice el formato de nombre, inicial de su segundo nombre y apellido. Ejemplo: John F Smith. La dirección comercial es la dirección de la residencia del consumidor en la que se prestarán los servicios. Llene únicamente los números de línea que se describen en las explicaciones. Todos los demás campos aparecerán llenos con información de CDCN, serán casillas marcadas previamente o la información no aplica a los receptores de servicio de asistencia domiciliaria. 4. Solicitud de Número de Identificación de Empleador SS 4: Este formulario indica al IRS que usted será un empleador y se utiliza para obtener su Número de Identificación de Empleador Federal o FEIN, por sus siglas en inglés. Para llenar este formulario: Línea 1. Escriba el nombre completo del solicitante del FEIN nombre, inicial del segundo nombre y apellido. A un lado del nombre, escriba "HCSR". Ejemplo: John F Smith HCSR 5a y b. Escriba la dirección física en donde vive el consumidor y donde se prestarán los servicios. No escriba apartados postales. Esta se considerará la "ubicación del negocio". 6. Escriba el condado y estado de la residencia del consumidor. 7a y b. Escriba el nombre y número de Seguridad Social del solicitante del FEIN. Escriba el nombre como aparece en su credencial de Seguridad Social, incluso si es distinto de la línea Escriba la misma fecha que escribirá junto a la firma en la parte inferior del formulario. 18. Marque NO si el solicitante no tiene un FEIN. Marque SÍ, y escriba el número si el solicitante actualmente cuenta con un FEIN. Name and Title (nombre y título). (Penúltima línea en la parte inferior izquierda del formulario arriba de la línea para la firma) Si lo firmará el solicitante del FEIN, escriba el nombre del solicitante como aparece en la línea 1. Junto al nombre, escriba el título de: "Home Care Service Recipient" (receptor de servicio de asistencia domiciliaria, HCSR). Ejemplo: John F Smith Home Care Service Recipient. Rev. 11/28/2018 Página 3 de 8

4 Si lo firmará el tutor legal del solicitante del FEIN, escriba el nombre del tutor nombre, inicial del segundo nombre y apellido. Introduzca el título del tutor como "HCSR Guardian" (HCSR tutor). Ejemplo: Thomas R Jones HCSR Guardian. Número de teléfono del solicitante. Escriba el número telefónico de la ubicación física en la que se prestarán los servicios. Firma y fecha. El formato de la firma es nombre, inicial del segundo nombre y apellido. Escriba la fecha en la que firmó el formulario. Rev. 11/28/2018 Página 4 de 8

5 John F Smith HCSR 123 Main Street Adams, VA Anytown, VA John F Smith /11/2018 John F Smith John F Smith 12/11/ Designación de agente del empleador/pagador: Con este formulario designa a CDCN como su agente proveedor fiscal para presentar declaraciones federales de impuesto sobre la nómina en su nombre. Gran parte de este formulario aparecerá lleno con información de contacto de CDCN, puesto que nosotros fungiremos como su agente. Complete las siguientes líneas: Rev. 11/28/2018 Página 5 de 8

6 Línea 1. Si cuenta con un Número de Identificación de Empleador Federal actualmente, escríbalo en la línea 1 del formulario Si actualmente no cuenta con un Número de Identificación de Empleador Federal, deje la línea 1 en blanco. Línea 2. Escriba el nombre completo del titular del FEIN nombre, inicial del segundo nombre, apellido. A un lado del nombre, escriba "HCSR". Firme aquí. El titular del FEIN o su tutor legal deben firmar el formulario. La firma debe incluir el nombre, la inicial del segundo nombre y el apellido. Escriba su nombre aquí. Escriba el nombre de la persona que firmará el formulario (el titular del FEIN o su tutor legal) Nombre, inicial del segundo nombre, apellido. Escriba su título aquí. Si el titular del FEIN firmará, escriba el título "HCSR Household Employer"; si será el tutor legal del titular del FEIN quien firmará, escriba "HCSR Guardian". Teléfono preferible durante el día. Introduzca el número de teléfono de la ubicación física en la que se prestarán los servicios. Fecha. Introduzca la fecha en la que firmó. Rev. 11/28/2018 Página 6 de 8

7 John F Smith HCSR John F Smith John F Smith Poderes legales y declaración de representación PAR 101 de Virginia: Con este formulario registra su negocio en el estado de Virginia y abre una cuenta de retenciones ante el Virginia Department of Revenue (Departamento de Rentas de Virginia). Al completar este formulario: Página 1. Sección 1. Taxpayer Information (información de contribuyente). Taxpayer Name (Individual, Business, or Fiduciary)* [Nombre del contribuyente (individuo, negocio o fiduciario)]. Escriba el nombre completo del titular del FEIN nombre, inicial del segundo nombre, apellido. Ejemplo: John F. Smith. SSN, ITIN, or FEIN.* Escriba el número de Seguridad Social del solicitante del FEIN. Address* (dirección). Escriba la dirección física de la residencia del consumidor. Daytime Telephone Number (número de teléfono diurno). Escriba el número de teléfono del lugar en el que se prestarán los servicios. Rev. 11/28/2018 Página 7 de 8

8 City* (ciudad). Escriba el nombre de la ciudad en la que se encuentra la residencia del consumidor. State* (estado). Escriba VA. Zip Code (código postal)*. Escriba el código postal de la residencia del consumidor. John F Smith Main Street Anytown VA Página 2. Sección 5. Signature of Taxpayer(s) and Acknowledgement of Authorized Acts [firma del (los) contribuyente(s) y reconocimiento de actos autorizados]. El titular del FEIN o su tutor deben escribir su nombre, firmar el formulario, incluir su título e introducir la fecha de la firma. Si quien firmará es el titular del FEIN, escriba "Household Employer" (empleador del hogar) como título. Si quien firmará es el tutor del titular del FEIN, escriba "Guardian" (tutor) como título. John F Smith John F Smith 12 / 11 / Autorización de cuenta de seguro de desempleo: Con este formulario, usted otorga permiso a CDCN de crear y administrar una cuenta de desempleo para usted. Para completar el formulario, escriba el nombre del consumidor y del empleador de registro en los cuadros que se encuentran en la parte superior del formulario. El empleador de registro debe firmar y fechar el formulario. Rev. 11/28/2018 Página 8 de 8