TEMA: GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL. Financiado por BID/IDR. Ejecutado por: AMPYDE

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1 PROYECTO DE REACTIVACIÓN PRODUCTIVA DE PEQUEÑOS Y MEDIANOS ARTESANOS DE CERAMICA Y PIEDRA DE SAN JUAN DE LIMA Y CONDEGA EL FUTURO DE TU EMPRESA ESTA EN TUS MANOS TEMA: GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Financiado por BID/IDR Ejecutado por: AMPYDE

2 INTRODUCCIÓN En este seminario se explica el concepto de empresa, sus diferentes tipos y los aspectos de su funcionamiento. También se analiza el concepto de gestión y empresarial y como estos aspectos son determinantes para el desarrollo y éxito de la empresa, no importando de que tipo y tamaño sea ésta. En algunas empresas o para algunos productos será necesario establecer controles de calidad en diferentes etapas del proceso de producción. Otra forma de establecer este control tan importante y tan ligado a la comercialización es formar Comisiones de Control de Calidad. 1. QUÉ ES UNA EMPRESA? Es un conjunto de personas que con recursos financieros, materiales y tecnológicos, organizan procesos de trabajo para lograr sus objetivos. 2. PARA QUE SE FOLRMANN LAS EMPRESAS? Las empresas prestan Importantes servicios a la sociedad: - Satisfacen necesidades de la población con bienes y servicios. Generan empleo. - Pagan impuestos que se destinan al desarrollo social. - Algunas contribuyen directamente al desarrollo de la comunidad en la que se encuentran. Sin embargo existe un objetivo esencial común para todas las empresas independientemente de su tamaño, forma de propiedad y forma de organización: GENERAR GANANCIAS CADA VEZ MAYORES CON EL FIN DE GARANTIZARSE SU CRECIMIENTO COMO UNIDAD ECONOMICA Y SU PERMANENCIA EN EL TIEMPO. 1 22

3 Los principales controles son: controles de calidad, de maquinaria y herramientas, de disciplina, de materia prima y del movimiento de dinero. REGISTROS BÁSICOS En este capítulo se explica la importancia de los registros y controles de una empresa. Los registros básicos de una empresa son los registros, apuntes o anotaciones que se hacen en forma permanente y continua para tener información clara y precisa de lo que ocurre en la empresa y utilizarla para una mejor toma de decisiones. A. IMPORTANCIA DE LOS CONTROLES Cuando una empresa dispone de información escrita sobre todas sus actividades puede analizar los datos y reflexionar si está logrando su objetivo: Generar ganancias cada vez mayores. Las ganancias tienen que ser mayores para que la empresa crezca. Parte de esa ganancia se reinvierte en la empresa y otra parte, según sea el tipo de empresa, se entrega como utilidades al dueño o a los dueños, o se utiliza para financiar proyectos de desarrollo. 3. CÓMO FUNCIONA UNA EMPRESA? Es lógico pensar que el funcionamiento de las empresas varía según su tamaño y la actividad a la que se dedica. Sin embargo la esencia de su funcionamiento es igual para cualquier tipo de empresa. Vamos a tomar como ejemplo dos: - Ingenio Azucarero Benjamín Zeledón en Rivas. - Microempresa de venta de fritanga de doña Elena" en el muelle de San Carlos en Río San Juan. B. QUÉ DEBEMOS REGISTRAR? Se deben registrar todas las actividades de la empresa, agrupándolas de acuerdo a las áreas de la gestión empresarial: - Comercialización - Producción - Registros financieros - Control de Calidad. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE CALIDAD Es necesario definir las características que debe tener un producto de excelente calidad y tomarlas como medida para compararlas permanentemente con nuestra producción. Dentro del colectivo laboral alguien debe tener la responsabilidad de rechazar los productos que se alejen de la medida que hemos definido. a. La Base Financiera Toda empresa requiere de recursos financieros, es decir dinero, para iniciarse. Las empresas grandes obtienen sus recursos de los bancos, de los mismos dueños o de fondos estatales si la empresa es pública. Las empresas pequeñas o microempresas también requieren de recursos financieros, aunque en menor grado. Estos pueden ser fondos propios del empresario, financiamiento de algún organismo de crédito o de prestamistas o usureros. 21 2

4 La base financiera se utiliza para cubrir los gastos que toda empresa tiene: pago de personal, de servicios, de herramientas o maquinaria, materias primas, b. La producción del bien o servicio. Con los recursos humanos, materiales y tecnológicos, las empresas realizan procesos de producción. Estos varían según su tamaño y la actividad a la que se dedican. c. La comercialización del bien o servicio Las empresas producen bienes o servicios con un solo propósito vender. Estos productos o servicios satisfacen las necesidades de los consumidores que forman el mercado. La actividad de comercialización en una empresa es clave para definir su éxito o fracaso, puesto que la única fuente de ingreso de dinero en las empresas es por venta. A mayores ventas habrán más ingresos de dinero. d. La nueva base financiera Las decisiones incorrectas y las funciones mal definidas resultan en una organización empresarial ineficiente. En la organización de las empresas, las decisiones se clasifican en: 1.- Decisiones relativas al orden de los recursos productivos. - Qué forma legal tendrá la empresa, como cooperativa, asociación, etc. - Con qué estructura organizativa funcionará? Tiene que definirse por áreas de trabajo y jerarquías. (división del trabajo sin recargo) 2.- Decisiones relativas a la relación entre los miembros del colectivo. Derechos y responsabilidades de los miembros. (Creación de Estatutos o Reglamento Interno) Como resultado de las ventas, las empresas reciben dinero, que se convierte en una nueva base financiera. Con una buena gestión comercial, la empresa tendrá más clientes (crecimiento de mercado). Esto exigirá una mayor producción, generando mayores ventas y por lo tanto mayores ganancias. Es muy importante la organización dentro de las empresas. Todas las empresas funcionan igual, sean grandes o pequeñas. Instancias de autoridad (asamblea, junta directiva, etc.) Cómo fluirá la información dentro de la empresa? (frecuencia de asambleas, informes que se presentarán a los miembros, información que se dará por escrito? Qué controles se llevarán en la empresa? Es necesario tener mucho cuidado e insistir que los controles no se establecen por razones de desconfianza, sino por la necesidad de tener un conocimiento cabal de las actividades que se realizan en la empresa y asegurar la protección de nuestros recursos. 3 20

5 LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL 1. QUE ES LA ORGANIZACIÓN Es el ordenamiento de los elementos necesarios para realizar una actividad que busca lograr un objetivo definido. Este ordenamiento de los elementos no sucede por arte de magia. Es el resultado de una serie de decisiones. Tomemos por ejemplo el proceso de organizar un partido de béisbol, como una actividad recreativa durante un seminario de capacitación donde participan 25 personas. Enumeremos las actividades que colectivamente tendríamos que hacer: - Dividir a los participantes en dos equipos. - Elegir un árbitro - Hacer el line up por equipo (decidir posiciones). Establecer reglas del juego Rayar el cuadro En conclusión: Organizar cualquier actividad implica tomar una serie de decisiones. SON EMPRESAS LOS PROYECTOS TEMPORALES DE APOYO GRUPALES? Por supuesto que si pueden serlo, y eso depende de los miembros que participen en este proyecto. La base financiera la constituye el dinero que el organismos destina para construir la infraestructura, apoyo en herramientas, y materia prima. Con el local, las herramientas, la materia prima, los beneficiarios organizan, según el tipo de proyecto, la producción de un bien o servicio. Estos pueden ser talleres de costura, trillos arroceros, granjas porcinas, panaderías, talleres artesanales, etc. Estos productos o servicios deben comercializarse, generando de esta manera una nueva base financiera, que posteriormente los sostenga y los ayude, teniendo la ventaja de que todo ingreso por ganancia, no es para cancelar deudas, sino para poder invertir en su microempresa. LOS PROYECTOS APOYADOS NO SON UNICAMENTE PROYECTOS DE ASISTENCIA, SON INVERSIONES EN EMPRESAS PARA SER MANEJADAS POR LOS MISMOS BENEFICIARIOS Y VOLVERSE AUTOSOSTENIBLES. (Sostenibles por ellos mismos) La mentalidad empresarial significa que los hombres y mujeres deben pensar permanentemente en: QUE ES LA ORGANIZACION EMPRESARIAL? Es el arreglo ordenado de los recursos y de las funciones de todos los involucrados en una empresa para el mejor logro de sus objetivos y metas, Producir cada vez más al menor costo, Vender cada vez más al mejor precio. En el caso de los colectivos es necesario determinar quienes serán los que tomarán las decisiones importantes, ej. Junta Directiva. 19 4

6 LA PIRÁMIDE DE GESTIÓN EMPRESARIAL Para facilitar la comprensión de todos los puntos anteriores, imaginemos una pirámide formada por cuatro triángulos iguales donde cada lado toca a los otros tres. Cada uno de estos lados representa un aspecto de la gestión empresarial. -Aspecto Financiero: Manejo y control de dinero. -Aspecto Productivo: Proceso de Producción. -Aspecto Comercial: Colocación en el mercado. -Aspecto organizativo: Orden de la empresa. COSTOS DE PRODUCCIÓN 1. Cuánto cuesta producir? Como ya se ha mencionado, para producir un bien o servicio, necesitamos: - Recursos humanos - Materias primas e insumos - Infraestructura física - Servicios Todos estos recursos cuestan, es decir tienen un precio y se necesita dinero para comprarlos: LA SUMA DE TODOS LOS GASTOS QUE HACE LA EMPRESA PARA ADQUIRIR LOS RECURSOS PRODUCTIVOS SE LLAMAN COSTOS DE PRODUCCIÓN, El manejo combinado y simultáneo de los cuatro aspectos es lo que llamamos gestión empresarial. Si sostenemos la pirámide en nuestras manos y la manipulamos, la acción de las manos corresponde a la gestión empresarial. 2. Qué Información es necesaria para calcular los costos de producción? - Definir la cantidad de producto a costear. - Recursos necesarios y sus costos. - Maquinaria y tiempo a invertir. LA COMERCIALIZACIÓN Ya que las ventas son la única fuente de ingresos para la empresa, es necesario definir un Plan de Comercialización para vender cada vez más, haciendo que la empresa crezca. La comercialización de productos y servicios se realiza en el mercado. Es muy importante que el empresario conozca en detalle su funcionamiento. 3. Fijación del precio Una vez calculado el costo de producción de un bien o servicio se define un porcentaje por encima de éste, que constituirá la ganancia. Para definir este porcentaje es necesario tener en cuenta los precios de nuestros competidores en el mercado y asegurarnos que este precio garantice la salud financiara de nuestra empresa. 5 18

7 EL PROCESO DE PRODUCCIÓN La combinación de los recursos humanos, materiales y capital de trabajo permite transformar la materia prima o aprovechar un medio de producción para obtener un bien. a. Qué es mercado? Es el conjunto de compradores actuales y potenciales de un producto o servicio determinado. Cuando un producto o servicio no es de interés de los compradores, decimos que no tiene mercado. Por ejemplo no existe mercado en Chinandega para sueters. b. Cómo funciona el mercado La definición de mercado se puede descomponer en dos partes: - Los compradores del producto o el servicio a los que llamaremos demanda. A ese conjunto de compradores les interesa adquirir el bien o servicio. - Los vendedores de un mismo bien o producto, sean productores o comerciantes. Al conjunto de estos le llamaremos la oferta. La transformación de los recursos se hace mediante un proceso de producción, Esto quiere decir que la transformación de los recursos no se hace de una sola vez, sino que el proceso consiste en una serie de etapas que deben realizarse en un orden determinado para obtener al final el producto. Concluimos El mercado funciona como resultante de dos fuerzas definidas: la oferta y la demanda. 17 6

8 C. Cómo puedo conocer mejor el mercado? 1.. Conociendo la demanda: la demanda la constituyen los compradores a los que también podemos llamar la clientela. Para saber quienes pueden convertirse en clientes de los productos o sobre los servicios de nuestra empresa, es necesario reflexionar sobre las características de la clientela. - Qué tipo de persona o tipo de empresa compraría nuestro producto o servicio.. Tiene la clientela de nuestro producto alguna posición económica determinada? Es necesario conocer la posición económica para así saber el tipo de artículo y el precio de la mercadería a ofrecer. MAQUINARIA Y EQUIPO Es el recurso tecnológico que usa el trabajador para transformar la materia prima. Este recurso está compuesto por todas aquellas máquinas, herramientas, Implementos, utensilios y mobiliario, necesario para producir los bienes y servicio que ofrecemos en el mercado. Una buena gestión empresarial le da Importancia a: Buen Manejo: Los trabajadores de la empresa deben capacitarse en la operación y buen mantenimiento de las máquinas y equipo.!# &% $#' %479,8 $07;. 4/097,/4/0,774,3 489,8.43 0,/,8 %!!#$!#$ 72,8/0.,8, 4207.,3908/0 7, #089,:7,3908/0,3, :, Protección La maquinaría debe protegerse convenientemente del aire, del polvo y del agua. Al final de cada día deben limpiarse y guardarse en un lugar seguro. 2. Conociendo la oferta: La oferta la constituyen los productores o comerciantes que ofrecen el mismo producto o servicio que nosotros producimos. A estos productores o comerciantes también podemos llamarles la competencia, porque compiten con nuestra empresa por tener mayor número de clientes. Es necesario que conozcamos a nuestros competidores y los comparemos con nuestra empresa en diferentes aspectos: - Tienen nuestros competidores mejor calidad en sus productos/servicios que nosotros?. - Tienen nuestros competidores mejores precios? - Brindan nuestros competidores mejor atención al cliente que nosotros? - Tienen nuestros competidores más variedad de productos que nosotros? MEDIOS DE PRODUCCIÓN Son los recursos naturales, materiales y humanos de los que se vale el ser humano para obtener el producto final. Siempre tenemos que tener una mentalidad de conservación de nuestros recursos. INFRAESTRUCTURA FÍSICA Las construcciones o locales donde se realizan las actividades de la empresa deben ser seguros, con suficiente espacio, y sobre todo limpio para causar una buena impresión al cliente y brindar un buen ambiente de trabajo a los miembros. 7 16

9 Los recursos humanos de la microempresa deben tener una serie de características y cualidades para lograr una buena producción. Recurso Humano Capacitado Es sumamente importante que se capacite constantemente en aspectos técnicos-productivos de la empresa. C. Cómo competir en el mercado? Imaginemos que la demanda por un producto es un pastel por el que compiten los diferentes productores o comerciantes de ese producto. Recurso Humano Motivado Las personas que forman una empresa deben tener claro los objetivos de la empresa e identificarse con ellos. Esto genera una mejor disposición para realizar el trabajo de la mejor forma posible y poner el mayor empeño para superarse cada día más. Recurso Humano con Iniciativa En toda empresa es común que se presenten dificultades. Siempre surgen situaciones en donde se tienen que tomar decisiones. Las personas, hombres y mujeres con iniciativa, pueden proponer soluciones creativas. También pueden encontrar maneras de mejorar los métodos de trabajo. MATERIAS PRIMAS EN INSUMOS Materias Primas Aquellos materiales que se transforman por la acción de trabajo de hombre ayudado por maquinarias o herramientas se llama materia prima. Insumos Estos tratan de abarcar el mayor número de clientes, es decir, de obtener para su empresa el pedazo más grande de pastel. La mejor forma de ganar en esta lucha es cuidando la calidad y tratando de ser eficiente para bajar costos y vender a los mejores precios posibles. d. La lucha por ganar mercado Una empresa exitosa busca siempre ampliar el mercado de su producto o servicio. Para ampliar su mercado, el empresario exitoso sigue los siguientes pasos: - Identificar el mercado: lo más detalladamente posible, que equivale a definir claramente el pastel por el que tendrá que enfrentarse a sus competidores. - Elaborar un Plan de comercialización. que equivale a definir una estrategia de lucha por el mercado. Son aquellos materiales que son necesarios para la producción pero que no se transforman directamente. 15 8

10 e. Cómo identifico mi mercado? El mercado de un producto se identifica, respondiendo a dos preguntas: - Quién compraría nuestro producto o servicio? Dicho de otra manera quien necesita nuestro producto o servicio. Mayor Variedad Al ofrecer una mayor variedad de productos a nuestros clientes les damos la oportunidad de que puedan escoger y quedar más contentos, no tendrán que ir a varios lugares para satisfacer sus necesidades. - Dónde se encuentran los que nos podrían comprar nuestro producto o servicio. b. QUÉ NECESITAMOS PARA PRODUCIR LO QUE EL MERCADO EXIGE? Cualquier empresa produce bienes o servicios para satisfacer las necesidades del mercado. Para ello se necesita una serie de elementos que se llaman recursos. Para producir cualquier bien o servicio se necesitan una serie de elementos que se llaman recursos. g. Plan de comercialización Para elaborar el Plan de Comercialización de una empresa, debemos analizar los factores o elementos determinantes del proceso de mercadeo. Estos elementos son: el producto, el precio, la promoción y la distribución. - EL PRODUCTO O SERVICIO Se trata de reflexionar sobre las características mismas del producto o servicio evaluando si éstas satisfacen las exigencias del mercado que hemos definido. Además debemos compararnos con la competencia, Las siguientes preguntas sirven de guía para analizar el elemento producto. C. CLASES DE RECURSOS Una manera de agrupar los recursos para producir es la siguiente: - Recursos humanos - Materias primas e insumos - Maquinaria, equipo y herramientas - Medios de producción - Infraestructura física RECURSOS HUMANOS Es la fuerza de trabajo de hombres y mujeres que permite combinar los demás recursos para obtener un producto de calidad a un buen precio. El recurso más valioso de una empresa es su gente. 9 14

11 LA PRODUCCIÓN Ya hemos visto que la producción tiene que ir acorde de las exigencias del mercado. a. QUE ES LO QUE EL MERCADO EXIGE En el mercado, los compradores demandan variedad de productos, de calidad y a buenos precios (bueno, bonito, barato) Productos o servicios de calidad Para lograr productos de calidad tenemos que utilizar siempre buena materia prima, aplicar buenas técnicas de producción y supervisar o controlar la calidad en todas las etapas del proceso de producción, La calidad también se refiere a las condiciones de higiene y a la buena atención al cliente. Características del Producto 1. Satisface realmente nuestro producto la necesidad del comprador Es necesario modificado? Si le hiciéramos algunas modificaciones y renovaciones venderíamos más? 2.Variedad. Teniendo mayor variedad de productos a disposición podemos atender a más clientes. Podríamos ampliar la variedad de productos con el mismo equipo y maquinaria? 3. Demanda estacional Puede la empresa ofrecer productos o servicios diferentes que se consumen en determinadas épocas del año? Qué cantidad de productos puede producir la empresa en esos meses. 4. La Calidad Qué tan aceptable les la calidad del producto o servicio? Qué modificaciones habría que hacer para que la calidad de nuestro producto tenga ventaja al competir. EL PRECIO Buenos Precios Para ofrecer buenos precios a nuestros clientes es necesario bajar los costos de producción. Otra manera de ofrecer mejores precios es aprovechando al máximo nuestros recursos. A esto se le llama aumentar la productividad. El precio es el valor en dinero que se le da a un producto o servicio para ofrecerlo en un mercado determinado. Para fijar precios es necesario el análisis cuidadoso alrededor de lo siguiente: 1. Qué precio cobra la competencia por productos o servicios similares? Cuál es la diferencia de precios por diferentes calidades del producto. Qué resultados se obtienen al comparar los precios de la empresa con los de la competencia?. 2. Es posible reducir los costos de producción en la empresa para disminuir el precio de venta? Es el margen de utilidad demasiado alto? Es 'posible reducir el margen de ganancia para tener mejor precio en el mercado? Hasta cuánto? 13 10

12 3. Será necesario establecer una política definida de precio a algunos o todos los productos? Se debería Reducir el producto más demandado para así ganar más clientela y tener más movimiento comercial y ganar por volúmenes mayores de compra? LA PROMOCIÓN La promoción es el proceso que nos permite ampliar clientela, ganando así cada vez mayor espacio en el mercado. El proceso de promoción consta de tres pasos: Identificar a los clientes, interesarlos y convencerlos. Identificar a los clientes Cuáles son los nombres y direcciones de aquellos que pueden interesarse por nuestros productos. Dónde se puede obtener información sobre clientes adicionales? Que los clientes identificados conozcan y se interesen por el Producto. Por qué medios se deberá presentar el producto a los posibles clientes? Cuáles son los atributos del producto que debemos resaltar para causar mejor impresión al mostrarlos a los posibles clientes? Es adecuada la atención que se le brinda al cliente? Somos amables con el cliente, tenemos suficiente información para satisfacer las dudas del cliente. LA DISTRIBUCIÓN El elemento distribución se refiere al lugar donde se realiza la venta. Es necesario reflexionar sobre cuál es la forma de distribución más adecuada para tener más presencia y por tanto un mayor segmento del mercado. Es útil seguir la siguiente guía: - Es conveniente para la empresa vender en el mismo taller, o sería más conveniente llevar el producto o servicio hasta donde está el comprador? En algunos casos? - Tendrá la empresa mayor éxito llegando directamente al consumidor final? Será más conveniente vender a comerciantes Intermediarios Con qué criterios se debe seleccionar a los intermediarios. - Existen ferias locales o nacionales donde es conveniente participar por la gran afluencia de público? Para estos períodos es necesario plantear mecanismos alternativos o estrategias diferentes? ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMERCIALIZACION Para elaborar un plan de comercialización se deberá hacer una lista ordenada de: Qué: Objetivo a alcanzar Cómo: Acciones para lograr ese objetivo. Cuándo: Fecha de ejecución de las acciones Quién: Responsable de ejecutar cada acción Cuánto: Costo de realizar cada acción

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