INFORME DE LA EJECUCIÓN DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS DEL AÑO 2018
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- Alba Bustos Belmonte
- hace 5 años
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1 INFORME DE LA EJECUCIÓN DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS DEL AÑO 2018 El presente informe corresponde a la Evaluación de la ejecución del plan compras 2018, su eficacia y su alineamiento con el plan estratégico, atendiendo lo establecido en el Índice de Gestión Institucional. Los datos relacionados con los montos gastados en las subpartidas presupuestarias son informados en el Informe de la Liquidación Presupuestaria El Plan de Compras 2018, consideró las actividades programadas en el Presupuesto Ordinario, como también las modificaciones realizadas durante el mismo ejercicio. La ejecución de las compras de bienes y servicios se centró en los siguientes objetivos estratégicos: OE01 - Desarrollar una institución dinámica capaz de atender necesidades de clientes internos y externos acorde con los fines de su creación OE-06 Consolidar la gestión integral del riesgo acorde con la normativa y mejores prácticas para garantizar la continuidad del negocio OE04 - Garantizar el enfoque social de la institución y el reconocimiento de su participación activa en la educación superior y técnica OE05 - Ser la mejor opción de crédito educativo que acompaña al estudiante y su familia en apoyo económico que facilita su acceso a la educación superior y técnica. Se gestionaron las compras según previsión en la agenda institucional del mes de enero al mes de octubre del año 2018, para lograr formalizar contratos en el mismo año. El cuadro Ejecución del Plan de Compras del mes de diciembre publicado en la web de CONAPE, detalla las compras ejecutadas y el gasto adjudicado para cada bien o servicio requerido. A partir del mes de febrero de 2018, con la resolución R-DC , emitida por la Contraloría General de la República se incluye a CONAPE en el estrato E, teniendo los siguientes límites económicos aplicables para la compra de bienes y servicios: 1
2 Compra directa, menor a Licitación Abreviada, igual a y menor a Licitación Pública, igual o mayor a Para el año 2018 se tramitaron un total de 164 compras directas, 4 licitaciones abreviadas y 2 licitaciones públicas, así como remates, todo a través de la plataforma del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP). De manera excepcional se tramitaron 69 expedientes en formato físico, siendo compras exceptuadas de concurso, por ser trámites relacionados con compras anteriores al ingreso a SICOP, 31% de la cantidad generada en el año 2017, que finalizó en 218 compras físicas. De esta manera, en el año 2018, CONAPE realizó el 72% de las compras de bienes y servicios a través de SICOP, visible en el Gráfico 1. Gráfico 1 Procedimientos de compra de bienes y servicios 1% de CONAPE % Compra directa física 28% Compra Directa SICOP Licitación Abreviada Licitación Pública 67% 2
3 Es importante resaltar que con la incursión en SICOP, se incrementó el resultado infructuoso de procesos concursales, para el año 2018 en un total de 19 procesos que no lograron formalizarse. Según investigación realizada por la, algunos proveedores indicaron que no fue suficiente el tiempo para registrar información, problemas con la plataforma, retraso en emisión de garantías de participación y otros no asociados a su interés en participar en concurso, no obstante, esto implicó realizar nuevamente concursos y demorar la obtención de bienes o servicios en el tiempo previsto originalmente. El remate de la motocicleta fue realizada en formato físico, con publicación en diario Oficial la Gaceta, dado que se realizó en 2 oportunidades en SICOP y resultó infructuoso. Se realizaron 3 remates para venta de propiedades en formato físico, como mecanismo para acceder a mayor cantidad de interesados, no precisamente proveedores registrados en SICOP, no obstante, resultaron procesos infructuosos. Se solicitó a la Contraloría General de la República autorización para rebajar el monto del avalúo de propiedades, no obstante, mediante oficio DCA-4054, la entidad contralora, aporta criterio indicando que corresponde a CONAPE definir esas condiciones para el caso de propiedades obtenidas como ejecución de garantías por créditos otorgados, siendo una actividad ordinaria de la Administración. En el año 2018 no se generó compras por concepto de obra pública. 1. Procedimientos de compras de Escasa Cuantía realizados Las compras ejecutadas responden a procesos de servicios y consultorías, mantenimiento de edificios, mantenimiento de equipos, desarrollo de sistemas informáticos, suministros de oficina, textiles, mobiliario de oficina, entre otros. De la totalidad de procesos, tanto físicos como electrónicos, se generaron 0 procesos desiertos y 19 procesos infructuosos, asimismo se anularon 3 procesos, 5 remates fueron tramitados con resultado infructuoso para la venta de bienes. Ver gráfico 2. 3
4 Gráfico 2. Resultado de procesos concursales % 1% Infructuoso Desierto Nulo Adjudicado 91% Entre los procesos concursales realizados por escasa cuantía se pueden mencionar a manera de ejemplo: la contratación de la Memoria Institucional, los servicios del proyecto de Teletrabajo, Localización de deudores y fiadores, la actualización del valor de las propiedades de la Institución, el levantamiento de planta arquitectónica actualizada de todas las edificaciones y el Plan de Gestión Ambiental, así como la renovación de contratos ordinarios vigentes para el mantenimiento de edificios, equipos e instalaciones. El detalle con todos los procedimientos realizados en el 2018 puede ser visualizado en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) de la Contraloría General de la República, en el sitio web de CONAPE (ejecución de compras y listado de órdenes de compra generados), así como en el Sistema integrado de Compras Públicas SICOP. 2. Licitaciones Abreviadas Se desarrollaron licitaciones abreviadas que se citan a continuación: 4
5 Número de procedimiento 2018LA LA LA LA LA LA LA LA LA Detalle de compra de bien o servicio Operación del centro de atención telefónica (central telefónica) Call Center de CONAPE Soporte, mantenimiento y ajustes en el módulo de planillas de Recursos Humanos Enterprise bajo la modalidad horas de entreg a según demanda Desarrollo de auxiliares de cobro en herramienta tableau Construcción de Paso Techado para CONAPE Desarrollo y Mantenimiento de sistema financiero modalidad entrega según demanda Ampliación y fortalecimiento de la capacidad de almacenamiento del equipo de almacenamiento marca Hitachi modelo HUS110 de CONAPE Elaboración del pei- plan estratégico institucional Servicios de Custodia y Administración de Documentos Compra de Artículos Promocionales en modalidad entrega según demanda 3. Licitación Pública Se tramitaron 2 compras públicas a través de SICOP, a saber: 2018LN Servicios de peritaje y avalúo por demanda 2018LN Agencia de publicidad para plan mercadológico 5
6 Es importante mencionar que a nivel institucional no se ejecutaron compras que fueron previstas originalmente, lo que tendrá la Administración que subsanar para el siguiente período de compras, entre las compras no ejecutadas, se encuentran: compra de vehículo, actualización de la estructura organizacional, consultoría en selección y reclutamiento de personal, administrador de proyectos y servicios de apoyo derivado del proyecto BPM y ECM, actividades tendientes a proyectos de identidad institucional y gestión ambiental, compra de plantas ornamentales, ni mobiliario como sillas y estación de trabajo, entre otros. 4. Mejoras desarrolladas en el proceso de compras de bienes y servicios en el año 2018 a) Se gestionó la totalidad de compras concursadas mediante plataforma electrónica del Sistema Integrado de Compras Públicas, que deviene en mayor participación y transparencia de las compras de bienes y servicios que requiere la Institución. b) Se atendieron solicitudes de compra en forma ordenada con cierre al 31 de octubre de 2018 para todas las compras programadas con presupuesto disponible. c) Se registró en el sitio Web el avance en la ejecución de compras por mes. d) Se cuenta con expedientes digitalizados de los procedimientos de compra del año 2018 en formato físico, los cuales están disponibles en la carpeta de uso compartido en la Institución y también pueden ser facilitados a los interesados en caso de que soliciten la revisión del expediente. e) En el año 2018 se inició con uso de mejoras en sistema financiero, lo que permitió disminuir el error humano en registro de órdenes de compra. f) Se realizó la auditoría de procesos en torno a la gestión de compras de bienes y servicios institucionales y se actualizaron procesos, que incluyen mejoras tendientes a contribuir a una gestión eficiente de la contratación administrativa. g) En el área de compras, se fortaleció con la reasignación de una funcionaria como Analista de Contratación 1, lo que permitió atender la demanda de servicios en menos tiempo. 5. Plan de Mejoras para el año 2019 a) Dar continuidad a las mejoras establecidas en períodos anteriores para obtener procedimientos de contratación eficientes, tales como la planificación de las compras. Responsable, Unidades Solicitantes,
7 b) Mantener la publicación en la web de información relacionada con ejecución de las compras de bienes y servicios periódicamente y dar seguimiento con las jefaturas de la Institución para su puesta en marcha. Responsable, Sección Administrativa, 2019 c) Levantar procedimientos de cada proceso mejorado en la auditoría de procesos realizada y gestionar la mejora o diseño de formularios que puedan contribuir a una gestión de compras más ágil y eficaz., d) Generar material de apoyo para las unidades solicitantes y administradores de contrato para brindar un acompañamiento durante todo el proceso de compra. Responsable,, e) Revisar el Reglamento Interno de Contratación Administrativa para valorar la pertinencia de modificar algunos artículos relacionados con la aprobación de carteles y eliminar la doble firma en órdenes de compra para agilizar la gestión de compras., Secretaría Ejecutiva, En cumplimiento con el inciso 4.14 del Índice de Gestión Institucional, se procede con la publicación en la página WEB de la institución como práctica para fortalecer la transparencia institucional frente a la ciudadanía en general. Gabriela Solano R Jefe, 7
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