El Sistema contempla una serie de actividades funcionales que hacen posible que el proceso sea automático.

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1 5. El Sistema JMD es de aplicación, muy especialmente, en el ámbito relacionado con el asesoramiento empresarial y de la gestión laboral, por este motivo, se ha integrado una aplicación complementaria para la confección automática de facturas que se puedan derivar de los servicios profesionales concertados con las empresas. La mayor ventaja radica en la integración ya que al disponer de todos los datos resultantes del tratamiento, se pueden establecer los parámetros para que la confección de las facturas se realice de forma automática. Otra importante ventaja es la interoperabilidad con la gestión contable, al permitir la exportación automática de las facturas en sus dos vertientes: Como ingreso a la cuenta del emisor Como gasto a la cuenta del cliente Está diseñado conforme a los requisitos legales establecidos en el Reglamento de Facturación RD 1496/2003 y el RD 87/2005 sobre Facturas Rectificativas. Como todas las aplicaciones del Sistema JMD, la facturación se nutre de la misma estructura común, tanto en el aspecto organizativo como en el tecnológico, existiendo diferencias puntuales en ambos aspectos que explicamos a continuación Aspecto Organizativo Dejemos por sentado, que el emisor de la factura es la persona física o jurídica que está identificado por el sistema como Entidad Gestora y los clientes son las empresas que tiene asignadas. El Sistema contempla una serie de actividades funcionales que hacen posible que el proceso sea automático Funciones reservadas Por su trascendencia, en lo concerniente a lo económico, contable y fiscal, se consideran actividades directivas de seguridad reservadas a las personas que conocen la clave maestra (Órgano Directivo) y en su caso, a los usuarios con funciones delegadas de esta índole. a) Parámetros Son argumentos imprescindibles para la obtención de facturas y están relacionados con el aspecto fiscal (IVA y retenciones) y con los honorarios profesionales, siendo fundamentales a la hora de definir el protocolo de facturación. Son los siguientes: - IVA y Retenciones IRPF Es el fichero que contiene los porcentajes vigentes aplicables a las facturas. - Tarifas Los honorarios se obtienen por aplicación de las tarifas, dando como resultado una línea de facturación automática compuesta por la denominación de los honorarios y el importe. Las tarifas pueden ser de dos clases: la primera, en función del número de trabajadores que han estado en alta en un determinado mes, y la segunda por distintas gestiones que se hayan podido realizar. - Tarifas por trabajadores. En el ámbito laboral existen una serie de gestiones relacionadas con los trabajadores que deben realizarse de manera rutinaria todos los meses (recibos de salarios, cotización, etc.).

2 El importe de los servicios profesionales por estas gestiones suele establecerse por trabajador y mes. Estas tarifas están incluidas en un fichero matricial de filas y columnas que relacionan número de trabajadores con importes, de esta forma, las Entidades Gestoras pueden establecer los honorarios mensuales para esta línea automática de facturación, en función del número de trabajadores que hayan permanecido en alta en el mes. - Tarifas por gestiones Esta clase de tarifas se establecen para aquellas gestiones que puedan quedar fuera de los servicios incluidos dentro de la tarifa por trabajador y mes. Son aplicables a las gestiones que se pueden originar en cualquier fase de la gestión (Contratos, Prórrogas, modelos fiscales, etc.) generando líneas independientes de facturación que serán incluidas en las facturas del mes en que se realicen. b) Cuentas para abono de remesas Este fichero registra los domicilios bancarios para el abono de las remesas de recibos, de manera que resulte imposible derivar remesas a cuentas no autorizadas. c) Agentes y colaboradores Se trata de nombrar a las personas que puedan intervenir en la gestión de cobro u otras relacionadas, La finalidad radica en la posibilidad de establecer controles. d) Lista de precios Es de carácter puramente informativo y se utiliza como referencia a la hora de incluir, manualmente, nuevas líneas en facturas confeccionadas Funciones delegables Son aquellas que pueden ser delegadas a los usuarios ya que van implícitas en el desarrollo de la gestión y están relacionadas con actividades referidas a la entidad gestora y a los usuarios: Entidad Gestora - Protocolo de facturación Cada entidad gestora se rige por su propio protocolo. Su finalidad es la de establecer los parámetros que van a intervenir a la hora de confeccionar las facturas automáticas de los clientes adscritos a la gestión laboral. Todas las empresas asignadas a la entidad gestora quedan afectadas por el protocolo. No obstante, si fuese necesario, se le podría particularizar, para cada empresa, distintos protocolos, bastaría con cambiar los parámetros necesarios. - Series de facturas Con carácter general todas las facturas se asocian a la serie A. No obstante, se pueden establecer tantas series como sean necesarias (de la B a la Z) para organizar procesos perfectamente diferenciados de emisión, control y registro de facturas. - Serie R. Facturas rectificativas Esta serie se genera automáticamente, por años, en el mismo instante en que se realiza alguna modificación (por causas previstas legalmente) sobre una factura consolidada, dando lugar a la correspondiente factura rectificativa que queda anotada en el libro de registro correspondiente, siempre que no hayan transcurrido 4 años

3 a partir del momento en que se devengó el IVA o, en su caso, se produjeron las circunstancias a que se refiere el art. 80 LIVA Usuarios Esta actividad está relacionada con el establecimiento de los criterios de acceso a las distintas opciones de la aplicación. 5.2 Otros Clientes El sistema permite distinguir otra clase de clientes para una Entidad Gestora, diferentes de los identificados como empresa, con un procedimiento distinto de confección de facturas Aspecto Tecnológico Motor de vigilancia La central de alertas es común para todas las aplicaciones en cuanto al objetivo pero diferente en el contenido, que naturalmente, está acorde con las actividades de vigilancia relacionadas con la gestión y seguimiento de las facturas Motor de operaciones Permite realizar las siguientes actividades y para cada una de ellas presenta un monitor de gestión diferente acorde con la finalidad. a) Facturas b) Gastos El Sistema JMD incorpora al entorno de facturación un módulo que permite registrar los gastos de las Entidades Gestoras de manera que se puedan controlar conjuntamente los ingresos y los gastos. Está recomendado para aquellas entidades gestoras que sean personas físicas y desarrollen actividades sujetas al régimen de estimación directa del I.R.P.F. Toda la estructura de los gastos referidos al ejercicio seleccionado, aparece interrelacionada en las tres ventanas inferiores. La ventana de la izquierda recoge los distintos grupos de gastos conforme al tratamiento fiscal determinado para la Estimación Directa del I.R.P.F. La ventana central recoge todos los gastos registrados hasta el momento y permite añadir nuevos gastos. La tercera ventana recoge todos los proveedores que tienen gastos asignados. Hay una cuarta ventana de carácter informativo que presenta los valores que se corresponden con la opción que en cada momento esté seleccionada Para entender perfectamente la interrelación del entorno de trabajo vamos a explicar de forma independiente cada una de las ventanas y el procedimiento de la gestión. GRUPOS DE GASTOS: Están definidos de forma fija catorce grupos. Los trece primeros conforme con el encuadramiento de los gastos establecido en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas, para las actividades profesionales y artísticas, acogidos al Régimen de Estimación Directa. El grupo catorce permite controlar, de la misma forma que los trece anteriores, los gastos no deducibles a efectos fiscales que se producen en una actividad y que necesitamos conocer. Naturalmente estos gastos no están incluidos en el Registro General. SUBGRUPOS: Seleccionando previamente el grupo, se pueden añadir tantos subgrupos como sean necesarios para registrar gastos de la misma naturaleza.

4 El Botón A esta diseñado para añadir subgrupos. El botón borrador, permite eliminar cualquier subgrupo que no tenga asignado ningún gasto. Permite insertar, visualizar e imprimir información, conforme al criterio del usuario. Los grupos contienen la información que caracteriza al tipo de gasto. El Botón R permite cambiar la denominación de un subgrupo Esta opción permite imprimir el importe de los gastos de todos los grupos y sus subgrupos en un único listado. El Grupo DOCE controla los gastos derivados de los Bienes de Inversión. Por tener un tratamiento distinto a los demás, más adelante nos detendremos en su explicación. Antes de continuar vamos a suponer que acabamos de entrar a la gestión de los gastos. El sistema presenta el entorno de trabajo completo en lo que respecta a la configuración de los grupos y a los gastos registrados así como la información de los importes, al día de la fecha, tanto de IVA como del IRPF. La siguiente imagen coincide con la situación general o lo que es lo mismo, antes de realizar cualquier selección en cualquiera de las tres ventanas de gestión. Podemos observar que muestra todos los grupos, todas las facturas registradas hasta el momento y todos los proveedores que tienen facturas registradas así como el resumen de gastos tanto a efectos del IVA, como al IRPF. El botón DESVIACIONES, informa de las fluctuaciones entre los ingresos y los gastos en el momento de la consulta siempre que se gestionen los ingresos por el programa de facturación de este mismo entorno. El mecanismo de la interrelación de esta gestión es muy sencillo. Ejemplo: si pulsamos sobre un grupo, inmediatamente se despliegan sus subgrupos. En la ventana del centro recoge todas las facturas registradas del Grupo. La tercera ventana presenta los proveedores implicados en alguna de las facturas. La ventana informativa indica el montante económico del grupo. Podemos restringir la información del resto de las ventas, seleccionando cualquier subgrupo, cualquier factura o cualquier proveedor.

5 Registro general de gastos En esta ventana se presentan todas las facturas registradas conforme al Grupo o Subgrupo seleccionado. La barra de botones contiene las siguientes opciones: Lista los gastos pendientes de pago. Lista los gastos liquidados. Lista los gastos no liquidados en su totalidad pero que tiene cantidades pagadas a cuenta. Lista los gastos con definición específica de pagos aplazados. Permite el borrado de cualquier gasto registrado. Conserva el histórico de todos los gastos borrados. Imprime el Registro General de todos los gastos conforme con las exigencias fiscales y lista, a efectos del IVA, el registro de facturas recibidas. Se puede considerar como el Botón estelar de esta gestión. Si necesita registrar un nuevo gasto, pulse este botón y sigua el procedimiento siguiente: Seleccione el grupo al que corresponde el gasto. Seleccione el desglose correspondiente. Si no esta definido pulse el botón añadir desglose. Si el proveedor aparece en la lista, haga doble clic sobre él para pasar al siguiente formulario, si por el contrario no aparece, pulse el botón aceptar para entrar en el proceso previo de identificación del proveedor. Cumplimente el formulario siguiente: Este formulario tiene como objeto recoger los datos de los gastos con IVA. soportado siempre que el proveedor está perfectamente identificado. Controla el estado del pago: pagado, pendiente, pagos a cuenta y pagos a plazos. Diferencia los Cargos de los Abonos. Por defecto siempre reconoce un cargo. Asigna de forma automática un número para localizar con facilidad, en su lugar

6 de archivo, el documento que ha servido de base para registrar el gasto. Dispone de cuatro situaciones distintas para base imponible y % de IVA. Controla si hay retenciones profesionales. Contempla una opción para conceptos no afectos a IVA. Permite cambiar de grupo y subgrupo. Para los grupos de gastos 02-SUELDOS Y SALARIOS Y 03-SEGURIDAD SOCIAL y 10-TRIBUTOS FISCALES, el formulario de captación es diferente y se corresponde con el siguiente formato: El botón AYUDA permite obtener la cantidad correspondiente a las nóminas, siempre que se utilice el Sistema JMD, de forma automática. Para el Grupo 03- SEGURIDAD SOCIAL El botón de AYUDA facilita la obtención de la cuota patronal. para recuperar todas las facturas registradas de todos los grupos, basta con pulsar el botón REGISTRO GENERAL DE GASTOS Para acceder al contenido de un gasto, basta con pulsar doble clic sobre él o bien seleccionar el gasto y pulsar el botón

7 Para acceder a los datos de identificación, haga doble clic sobre el proveedor o pulse el primer botón de la izquierda. Si necesita localizar a un proveedor puede utilizar este discriminador alfabético tecleadas. en función de las letras Imprime listados de proveedores en función de una cantidad de referencia. Este listado es muy útil para la confección del modelo 347. LA CUARTA VENTANA (INFORMATIVA) La información que suministra está referida a la fecha que aparece en pantalla. El importe que refleja en las distintas opciones se corresponde con la selección que haya en cada momento en el resto de las ventanas. El botón DESVIACIONES, está operativo siempre que los ingresos se gestionen por este Sistema. Presenta el siguiente formato: Esta información resulta muy interesante y permite un conocimiento actualizado de su situación a efectos fiscales. Tanto los ingresos como los gastos Se reflejan sin incluir o excluir los impuestos que pudieran afectarle, o lo que es lo mismo, son los gastos reales. c) Modelos Fiscales OTRAS OPCIONES: Permite la emisión de modelos fiscales en papel blanco. d) Bienes de inversión Tratamiento de los gastos como bienes de inversión: Sí se necesita registrar un nuevo gasto y resulta que es del grupo 12-BIENES DE INVERSIÓN, además de seguir el procedimiento normal para cualquier gasto, es necesario cumplimentar el siguiente formulario específico:

8 Sirve como referencia para localizar la factura que sirvió de base para registrar la inversión. Permite modificar la cantidad amortizable anualmente. IMPRIME EL REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN LOCAL COMERCIAL VEHICULO VEHICULO MAQUINARIA EQUIPAMIENTO e) Distribución Imprime la hoja correspondiente al bien de inversión seleccionado Generador de informes Se trata de informes predefinidos y tanto el contenido como el resultado de los mismos, se refieren a la Entidad Gestora Otros aspectos comunes Al tratarse de actividades comunes en todas las aplicaciones del sistema, nos centraremos en la explicación de lo específico: a) Central de alertas Reúne todas las alarmas y alertas implícitas en la vigilancia de riesgos. b) Mapa de riesgos

9 Presenta una visión global de los controles específicos. c) Central SMS Su contenido y funcionamiento coincide exactamente en todas las aplicaciones. d) Motor de información Como en el punto anterior, es igual en todas las aplicaciones. e) Entidades Bancarias Organiza entidades bancarias y las sucursales. f) Desconexiones Permite desconexiones puntuales con el resto de las aplicaciones del Sistema JMD.

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