Pág. 1 INTERNET SOLUTIONS FOR QUALITY MANAGEMENT

Transcripción

1 Pág. 1 Guía de funcionamiento Versión rev.1 Abril 2007 Diseño y realización del informe Elisabet Marill Marta Pérez Josep A. Macía Qualiteasy Internet Solutions, S.L.

2 Pág. 2 Índice A. INTRODUCCIÓN B. PRIMERA PARTE: MANUAL DE USUARIO EXTERNA 1. Acceso a la aplicación y grupos de opciones principales 2. Filosofía de funcionamiento 3. Opciones de Grupo Principal 3.1. Buscador 3.2. Selección departamentos 3.3. Aprobación de documentos o procesos 3.4. Aprobación Plan Formación 3.5. Aprobación Plan Auditorias 3.6. Tareas pendientes 4. Opciones del Grupo Normativa 4.1. Normativa 4.2. Principios de Calidad 5. Opciones de Grupo Documentos 5.1. Documentos del Sistema 5.2. Documentos borrador 5.3. Otros documentos 6. Opciones del Grupo Acciones Mejora 6.1. Comunicar Incidencias 6.2. Consulta Incidencias 6.3. Entrar Acciones Correctivas/Preventivas 6.4. Consulta Acciones correctivas/preventivas 6.5. Entrar Acciones Mejora 6.6. Consulta Acciones Mejora 7. Opciones de Grupo Comunicación al RC al responsable de departamento 7.3 Entrar Actas o Informes 7.4. Comunicados 8. Opciones de Grupo Formación 8.1. Plan de Formación 8.2. Actividades Previstas 8.3. Perfil Profesional 8.4. Ficha Personal 8.5. Fichas personales usuarios

3 Pág Solicitud de Formación 9. Opciones de Grupo Auditorías 9.1. Plan de Auditorías 9.2. Aviso Plan Auditorías 9.3. Informes 10. Opciones de Grupo Informes Informes por tipo Informes por autor 11. Opciones de Grupo Satisfacción del Cliente Listar Cuestionarios Listar Preguntas Estadísticas 12. Opciones de Grupo Gestión Gestión Qualiteasy Cambio de clave Cambio de firma 13. Opciones de Grupo Ayuda Ayuda C. SEGUNDA PARTE: MANUAL DE USUARIO GESTIÓN 1. Acceso a la aplicación y grupos de opciones principales - MENU GENERAL 1. Opciones de grupo Administración del sistema 1.1. Configuración 1.2. Gestión de bloqueos 1.3. Usuarios 1.4. Cargos 1.5. Departamentos 1.6. Familias 1.7. Orígenes NC y Acc Clientes 1.9. Proveedores 2. Opciones de grupo Normativa y Principios 2.1. Edición 2.2. Principios 3. Opciones del Grupo Departamentos 4. Opciones de grupo Documentos compartidos 4.1. Documentos del Sistema 4.2. Plantillas de documentos 4.3. Documentos anidados 5. Infomes

4 Pág Edición tipos de informe 5.2. Borrar informes obsoletos 6. Opciones de grupo Gestión NC/AC/AP/AM 6.1. No conformidades 6.2. Cierre de No conformidades 6.3. Acciones corr/prev 6.4. Acciones mejora 7. Opciones de grupo Auditorias 7.1. Plan de Auditorias 8. Formación 8.1. Plan de Formación 8.2. Solicitudes acciones 8.3. Fichas Personales 9. Opciones de grupo Estadísticas 9.1. Estado del Sistema 9.2 Historial Personal 9.3. No Conformidades 9.4. Impresión N.C Acciones Corr/Prev Impresión Acciones corr/prev 9.7. Acciones mejora 9.8. Impresión Acciones mejora 9.9. Resumen indicadores 10. Opciones de grupo Descripciones generales 10.1 Normativa Documentos/proc borrador No conformidades Acciones corr/prev Acciones mejora Formación Auditorías 11. Comunicados Comunicados 11.2.Listar/enviar comunicados 12. Opciones de grupo Ayuda Ayuda funcionamiento Ayuda maquetación - TERCERA PARTE: OPCIONES DENTRO DE GESTIÓN DE DEPARTAMENTO 1. Familias 2. Documentos del sistema 3. Herramientas de mejora 3.1. Gestión N.C Listados No Conformidades 3.3. Cierre de No conformidades 3.4. Pasar No Conf. a histórico 3.5. Borrar No Conf. Obsoletas 3.6. Gestión Acciones corr/prev 3.7. Listados Acciones Co./Prev Pasar Acciones a histórico 3.9. Borrar Acciones Co/prev Obsoletas Gestión Acciones mejora Listados Acciones Mejora

5 Pág Pasar Acciones mejora a histórico Borrar Acciones Mejora Obsoletas 4. Formación 4.1. Plan de Formación 4.2. Solicitudes acciones 4.3. Fichas Personales 5. Informes 5.1. Edición tipos de informes 5.2. Borrar informes obsoletos 6. Satisfacción del Cliente 6.1.Listar Cuestionarios 6.2.Listar Preguntas 6.3.Estadísticas 7. Comunicados 8. Ayuda 7.1. Crear comunicados 7.2.Listar/enviar comunicados 8.1. Ayuda funcionamiento 8.2. Ayuda de maquetación D. ANEXO MODULO BOLETINES

6 Pág. 6 A.- INTRODUCCIÓN QualitEasy es una aplicación que permite a una organización, gestionar su sistema de calidad, por medio del uso del internet y el envío inmediato de correos electrónicos que mantienen a sus usuarios en permanente contacto. El hecho de estar desarrollada sobre tecnología Internet permite acceder a ella desde cualquier lugar y realizar las consultas que sean del caso. QualitEasy no sólo gestiona la documentación de una empresa, sino que pone al uso de personas sin mayores conocimientos de calidad o informática el acceso a las Auditorías que se realicen, la Formación que se solicite, realizar actas directamente y por medio de las Estadísticas analizar el funcionamiento de la organización al completo. Las características esenciales del Qualiteasy son: >Es un software con tecnología Internet: aporta una total flexibilidad y autonomía en la gestión. >Es un sistema de doble web: facilita el mantenimiento de la información dinámica y todas las tareas relacionadas con la actualización de la información. >Consta de la versión estándar (gestión documental y comunicación) y 3 módulos adicionales (formación, estadística y auditorias). La plataforma consta de 2 web s: >LA WEB EXTERNA O PÚBLICA: Puede utilizarse por el personal externo a la gestión del sistema de calidad, o por clientes para saber el grado de satisfacción con el producto o servicio, o quien quiera y tenga acceso para consultar información, transmitirla al RC, notificar incidencias, solicitar cursos, informarse sobre el plan de auditorias, etc...

7 Pág. 7 LA WEB DE MANTENIMIENTO: Es aquella que utiliza el responsable de calidad (RC) para crear nuevos documentos, notificar a los implicados, administrar el sistema (dar de alta a usuarios, otorgar permisos de acceso...), etc. También pueden usarla los consultores (en el caso que haya) que son los encargados de acompañar a la empresa en el proceso de certificación si la empresa así lo decide, para hacer seguimiento, mejoras, cambios... Esta segunda web sirve también de base de datos del RC, ya que es la herramienta que se usará para tener todas las versiones de los documentos (procedimientos, instrucciones de trabajo, etc.) y también para generar borradores de nueva documentación y trabajarla hasta que esté aprobada. Sirve también como herramienta de trabajo y coordinación entre la empresa consultora y el RC o la dirección de la empresa, ya que les permite hacer su trabajo de asesoramiento y seguimiento a distancia, prestando un servicio de valor añadido a la empresa cliente incluso prestando servicios que hasta ahora no ofrecía. Teniendo en cuenta esta filosofía, el Manual que presentamos a continuación tiene dos partes bien diferenciadas: - Manual de usuario de la web que usará el personal de la empresa - Manual de usuario de la web que usará el Responsable de Calidad (RC). B-MANUAL DE USUARIO DE PERSONAL DE LA EMPRESA Para acceder a esta aplicación se necesita un Navegador. Se recomienda que sea Explorer 5.5, dado que así se podrá disfrutar de todas las prestaciones de la herramienta de la forma más precisa posible. Se puede encontrar esta versión de Navegador en o bien contactar con Qualiteasy Internet Solutions ( ). Si se tienen versiones inferiores a Microsoft 4.01, las prestaciones de la herramienta son las mismas, pero la facilidad de acceso disminuye un poco. 1.- Acceso a la aplicación y grupos de opciones principales Para acceder a la aplicación es necesario escribir la dirección donde se encuentra instalada la aplicación. En el Navegador aparecerá la siguiente pantalla:

8 Pág. 8 El siguiente paso es escribir el login y el password que previamente habrá suministrado al usuario el Administrador del sistema. Al hacerlo aparecerá: En la parte izquierda de la pantalla se muestran todas las opciones disponibles para el usuario. Si se pasa el ratón sobre ellas sé verá como aparecen submenús que son accesibles Explicaremos todas las opciones, punto por punto. 2.- Filosofía de funcionamiento La filosofía de funcionamiento de la herramienta es muy sencilla y se basa en un principio fundamental: el usuario siempre ve aquello que el Responsable quiere que vea. Este principio se concreta en que el usuario, no tiene que escoger entre mucha información cual es aquella que le resulta útil, cual es la vigente, cual le corresponde, etc... Todo lo que ve y a todo lo que tiene acceso es porque la empresa, a través de la figura de RC, ha considerado que ha de tener disponible.

9 Pág. 9 Ver o tener disponible, no quiere decir modificar, por tanto también en este sentido la aplicación permitirá al usuario trabajar sobre cierta información de manera activa, o solamente visualizarla y consultarla. Otro principio de funcionamiento de la herramienta, es el siguiente: el correo electrónico es la mejor herramienta para ir informando al usuario de las modificaciones, cambios, e implicaciones del personal las diversas actividades que se necesitan desarrollar. QualitEasy es una herramienta indicada para que el usuario consulte documentación, para que el usuario conozca sus implicaciones en acciones correctivas, etc... pero es necesario que las notificaciones de modificaciones, de nuevas implicaciones en actividades, etc... se le comuniquen vía correo electrónico, ya que es una herramienta mucho más directa, que llega sin necesidad de acceder al software. A pesar de que para el usuario es un proceso transparente (se hace todo desde la parte de software de RC), sus solicitudes a través de la herramienta, las incidencias que transmite, etc... serán contestadas con un correo electrónico que le muestra que ha hecho correctamente el proceso, y al mismo tiempo cualquier novedad le será comunicada también por este medio Buscador 3.- Opciones de Grupo Principal En este apartado hay buscadores para facilitar el trabajo al usuario de la aplicación. Puede buscar por: - por perfil: aparece un listado de todos los cargos del usuario para que pueda escoger uno y ver cuales son los documentos asociados a aquel cargo. - de documentos/procesos: al introducir un término aparecerán todos los documentos asociados a él. - apellido: esta opción sólo le aparecerá al Responsable del Departamento para poder visualizar todas las funciones o cargos que tiene dentro de la empresa cada usuario. A partir del momento que escoge uno, podrá revisar los documentos asociados a aquel cargo. Evidentemente este buscador tiene utilidad tanto en relación al propio apellido como en relación al apellido de otras personas de la empresa de las cuales se desconoce la función que realizan Selección de dept. (departamentos) El contenido de este apartado, dependerá del perfil de usuario que esté consultando la información. En este apartado aparecerán los diferentes departamentos que se hayan creado y que correspondan a la empresa, y dentro de cada departamento habrá la información asignada al departamento. Para acceder un departamento solamente hay que clicar sobre el que nos interese. Según nuestro login y password podremos acceder a uno o a varios departamentos.

10 Pág. 10 Es importante tener en cuenta que el sistema nos informará en qué departamento estamos cuando accedemos. En la parte superior izquierda, debajo de la palabra Qualiteasy no informará en qué departamento estamos Aprobación borradores A este apartado tendrá que acceder el usuario externo para firmar los documentos o procesos que tenga que revisar o aprobar. Si tiene documentos que validar aparecerá la pantalla siguiente: Al acceder a un documento en específico la aprobación se hace digitalmente y después de realizada, se visualizará el día y hora de la aprobación.

11 Pág. 11 Al firmar un documento el sistema pregunta nuevamente si esta seguro de la validación que se da, pues el proceso no es reversible. Cada vez que se firma un documento se envía un automáticamente a las personas que tienen que firmar la elaboración, la revisión y la aprobación. También se envía notificación al correo general de notificación, que previamente se habrá configurado en la parte de gestión. También hay la opción de rechazar la revisión y la aprobación final y nos saldrá la siguiente pantalla donde tendremos que explicar el motivo de no revisarlo o aprobarlo: Se enviará la notificación de rechazo al elaborador para que proceda a su revisión Aprobación Plan Formación Esta opción sólo aparecerá al usuario que tenga autorización para firmar el Plan de Formación. Cuando el Plan de Formación esté pendiente de firmar, se procederá a la firma y a la distribución. Una vez aprobado el Plan ya desaparecerá esta opción. Una vez introducidas todas las actividades formativas procederemos a firmar el Plan:

12 Pág. 12 La persona autorizada a firmar, aprobará el Plan: Y podrá hacer la comunicación, conforme el Plan de Formación del año en curso se ha aprobado y los usuarios ya lo podrán consultar:

13 Pág Aprobación Plan Auditorias Esta opción sólo aparecerá al usuario que tenga autorización para firmar el Plan de Auditorías. Cuando el Plan esté pendiente de firmar, se procederá a la firma y a la distribución. Una vez aprobado el Plan ya desaparecerá esta opción. Una vez introducidas todas las actividades a auditar se podrá proceder a firmar el Plan: La persona autorizada a firmar, aprobará el Plan:

14 Pág. 14 Y podrá hacer la comunicación, conforme el Plan se ha aprobado: El plan de auditorias se visualizará cuando se active Tareas Pendientes Se encuentran las tareas que el usuario tenga pendiente (como las no conformidades, acciones correctivas/preventivas o acciones de mejora que tenga abiertas, los documentos pendientes de elaborar o de revisar o de aprobar). Esta opción también aparece en el momento que accedemos a esta parte de usuario, como recordatorio de tareas pendientes.

15 Pág Opciones de Grupo Normativa Normativa Contiene el texto Íntegro de todas las normas o leyes que la empresa quiera anexar o copiar Si se han introducido normas, cuando el usuario elige esta opción podrá consultar los textos. Le aparecerá: Principios gestión calidad Desde aquí el usuario externo podrá ver listados todos los principios que son importantes a la hora de implementar un sistema de estas características. Los textos son personalizables, así que pueden aparecer las directrices u objetivos que la dirección de la organización busca

16 Pág. 16 Al consultar uno de ellos, aparece: 5.- Opciones de Grupo Documentos Todo este grupo de opciones permite revisar los diferentes documentos relacionados con el sistema de calidad. Tendremos que seleccionar el departamento al que queremos acceder Documentos del sistema Aparecerán todos los nombres de los documentos del sistema. Habrá tantos documentos como el RC haya asignado a ese departamento. A modo de ejemplo explicaremos un caso de un departamento con varios documentos del sistema.

17 Pág. 17 Aparecen los diferentes documentos que hay de la categoría que hemos seleccionado. Es decir puede ser que dentro de la categoría de Procedimientos haya diferentes tipos y cada uno tendrá una descripción, un código diferente, etc. Por tanto los documentos que aparecen en la categoría son clicables para poder acceder directamente. La información que sale en la parte superior es una Ficha. Tiene los datos de elaboración, revisión y aprobación del documento (nombre, cargo), también contiene los datos correspondientes al histórico de revisiones. Bajo la ficha aparece la descripción del documento. En caso de que el usuario haga copias impresas estas aparecerán marcadas con el mensaje de "copia no controlada". En la parte superior izquierda aparece el nombre de la categoría del documento en el que hemos entrado y accediendo a la opción, el RC podrá poner la explicación descriptiva de la utilidad de este documento.

18 Pág. 18 Cuando el usuario esta dentro de un documento determinado, en la parte superior derecha, aparece también volver a listado. Esta opción permite volver al listado de documentos de la categoría que hayamos escogido, para facilitarle la elección y consulta de otro documento. El responsable de elaborar el documento, también le aparecerá una icona en el documento para poder hacer seguimiento del mismo: La finalidad de este seguimiento es que se puedan añadir notas, comentarios, etc. mientras el documento está en vigente y cuando se proceda a una revisión poder incorporar todos estos comentarios Documentos Borrador Al elegir esta opción, aparecen una lista de aquellos documentos que se están preparando (nuevos o nuevas versiones de los que ya existen) y en los que está directamente implicado el usuario, ya sea porque participa en su elaboración, los revisa y lo tiene que aprobar. Al seleccionar está opción, en el caso de tener documentos en borrador aparecerá la siguiente pantalla:

19 Pág. 19 Cada usuario ve una lista diferente de documentos en borrador, ya que cada usuario sólo ve los documentos que le afectan directamente para los cuales tiene permitido el acceso. Si un usuario no está implicado en ningún documento en borrador, no le aparecerá ninguno. Al clicar sobre uno de los documentos que aparece en la lista, al usuario le aparecerá un mensaje de seguridad que advierte al usuario de no tardar más de 20 minutos en introducir la información en el documento en borrador. En caso de superar este tiempo la información introducida no será gravada. Se recomienda que en caso que la información sea muy larga, transcribirla en cualquier tratamiento de textos y mediante la opción copiar-pegar introducirla en el campo de texto pertinente. Seguidamente aparecerá la siguiente pantalla: Es una pantalla similar a la que aparece cuando se consulta un documento vigente. Está la ficha de elaboración, revisión, y aprobación, con datos, nombre y cargos implicados, también están los documentos con los que se relacionará una vez se dé por válido, etc... En el caso que no se quiere hacer ninguna modificación se clicará la opción Salir

20 Pág. 20 La diferencia fundamental es que en el contenido del documento, el texto, puede ser modificado por la persona que lo está viendo. El objetivo de que sea modificable es que las personas que lo están elaborando y revisando puedan hacer las modificaciones que consideren oportunas y que estas sean visibles y modificables para el resto de las personas implicadas. En resumen: es una manera de hacer posible el trabajo en equipo de personas relacionadas en la puesta en marcha de un documento. Los usuarios que disponen de navegador Explorer 5.5, podrán clicar sobre el icono de lápiz que aparece por pantalla al lado de la frase modificar el texto del procedimiento, e irán a la pantalla (tipo tratamiento de textos) donde podrán introducir el texto que deseen, o si ya está introducido, modificarlo. Si los usuarios no disponen de Navegador Explorer 5.5, no podrán hacer uso de este pequeño editor de textos y tendrán el icono de lápiz inhabilitado. En lugar de esto tendrán que escribir en el cuadro de texto que tienen en la misma pantalla. El inconveniente es que tiene que trabajar en esta modalidad, es que no podrá hacer uso de los estilos y formatos de texto que tiene el editor, por tanto, para poner negritas, subrayados, tabulaciones, etc... También podrían anexar un fichero en cualquier formato Otros documentos En esta opción podremos ver las anidaciones que se hayan introducido de los documentos. Es decir, podemos ver niveles y subniveles de cada documento. Estos documentos no están sometidos a los controles característicos de Qualiteasy y ISO (creación, revisión, aprobación, etc...)

21 Pág Opciones de Grupo Acciones Mejora Las opciones a este grupo, se refieren a aquellas acciones de mejora que ayudan al correcto funcionamiento de un sistema de estas características. Por ejemplo la comunicación de no conformidades, el seguimiento de las mismas, las responsabilidades de los usuarios dentro de las no conformidades o la acciones correctivas y preventivas, etc Comunicar Incidencias Las incidencias o no-conformidades son un elemento fundamental dentro del sistema de calidad de una empresa, pues permiten hacer visibles los puntos donde el funcionamiento no es del todo correcto. Mediante esta opción al usuario le aparece un formulario a través del cual puede transcribir no-conformidades al RC. El formulario es: La fecha de la no-conformidad y el nombre de su autor se introducen automáticamente, ya que coge la fecha del día y mediante el login y el password de entrada identifica al usuario. El Cargo es necesario escogerlo en el menú desplegable,

22 Pág. 22 ya que una misma persona puede tener varios cargos dentro de la empresa y en el momento de generar la no-conformidad el usuario quiere que esta sea realizada desde un perfil funcional concreto. Desde el desplegable de origen podremos seleccionarlo y así identificar mejor la incidencia. En el caso que sea una incidencia de cliente o proveedor y se tengan introducidos los clientes y proveedores también los podremos seleccionar A continuación hay campos para transcribir el problema detectado, la causa del mismo desde el punto de vista del autor y la posible solución que el propio autor es capaz de sugerir. También podría ponerse la fecha de caducidad de esa incidencia sino se ha solucionado. Al seleccionar Entrar datos, la no-conformidad es enviada al general de notificación y al responsable del Departamento sobre el que se hace la incidencia. Ellos decidirán si es o no (no-conformidad), y desde su propia herramienta, añadirá responsabilidades a determinadas acciones y la marcará como activa para que pueda ser visualizada desde el menú Consulta No Conformidades de la herramienta de los usuarios Consulta Incidencias Desde esta opción del menú de consulta, lo que el usuario puede hacer es consultar las incidencias que se han generado. Podrá consultar, las que ha generado el mismo, utilizando los buscadores que aparecen en la parte superior-derecha. Al elegir esta opción, podrá consultar las que han generado otros (muy útil para los jefes de departamento), podrá consultar cuales siguen abiertas y cuales están cerradas y podrá consultar, mediante una ficha de seguimiento, en que estado se encuentran las que todavía están abiertas. Es importante resaltar la combinación software-correo electrónico que hemos comentado al principio de este manual. Un usuario implicado en la resolución de una incidencia, es informado por correo electrónico mediante un mensaje enviado por el administrador o gestor. Después, a través de esta opción podrá ver los detalles de su implicación e introducir en el seguimiento una relación de tareas que le han sido asignadas. Si se quiere introducir un seguimiento debe clicarse sobre el logo del lápiz, e introducir los datos nuevos. Si hay varias personas implicadas en la resolución, o varias acciones a realizar, los usuarios utilizarán la opción de Seguimiento para introducir sus comentarios y permitir que el resto de usuarios puedan ver si se están llevando a cabo o no. Al acceder aparecerá la siguiente pantalla:

23 Pág. 23 Igualmente el administrador o gestor decidirá, si quiere mantener publicadas las incidencias cerradas del periodo anterior o quiere que ya no aparezcan en esta opción. El ritmo y la cantidad de información histórica disponible a través de esta opción, la decide el administrador o gestor. Cuando se accede a una incidencia abierta aparece: Se puede ver al autor de la incidencia y el cargo que ocupa, el tema, la fecha en que fue emitida. También se ve la descripción del problema, la causa y el listado de acciones para solucionar el problema con el responsable de llevarlas acabo. Tanto si se está en el listado de incidencias (abiertas o cerradas), como si se esta dentro de una incidencia concreta, en la parte superior izquierda aparece la explicación descriptiva de la utilidad de este tipo de documentos. Si se está dentro de una incidencia concreta, en la parte superior derecha aparece la opción que permite volver al listado de incidencia. 6.3 Entrar Acciones correctivas/preventivas Esta opción sólo le aparecerán a los usuarios que tengan derecho para entrar acciones correctivas y preventivas. En el caso que acceda podrá transmitir las acciones de igual manera que las incidencias.

24 Pág. 24 Aparecerá: El procedimiento de activación y comunicación es el mismo que en el de incidencias y que hemos explicado en el apartado Consulta de Acciones correctivas/preventivas Así como las incidencias las generan los propios usuarios a partir del trabajo diario, las acciones correctivas y preventivas surgen habitualmente de las reuniones de dirección donde se analizan las causas de las incidencias repetitivas, etc... Siempre que se genere un plan de acciones correctivas y preventivas, estas estarán compuestas por una serie de acciones que deberán llevar a cabo personas a quienes se delegará esta responsabilidad. A través de esta opción del menú de consulta, un usuario podrá acceder al listado de acciones correctivas y preventivas que hay en marcha, ver su implicación (que previamente se le habrá comunicado por correo electrónico) y anotar las acciones de seguimiento a medida que se van realizando.

25 Pág. 25 En el ámbito de funcionamiento esta opción tiene el mismo contenido que la opción de incidencias y que se ha explicado en el apartado Entrar Acciones Mejora Esta opción sólo le aparecerán a los usuarios que tengan derecho para entrar acciones de mejora. En el caso que acceda podrá transmitir las acciones de igual manera que las incidencias. Aparecerá: 6.6 Consulta de Acciones Mejora A través de esta opción del menú de consulta, un usuario podrá acceder al listado de acciones de mejora que hay en marcha, ver su implicación (que previamente se le habrá comunicado por correo electrónico) y anotar las acciones de seguimiento a medida que se van realizando.

26 Pág Opciones de Grupo Comunicación Las opciones pertenecientes a este grupo, tienen como característica común, el hecho de que implican comunicar alguna cosa a alguna persona con el objetivo que la información sea compartida, y con el objetivo de alimentar el sistema al RC (Responsable de Calidad) Al seleccionar esta opción al usuario se le activa el correo electrónico donde constara en el campo destinatario el RC, y podrá enviarle información, sugerencias, solicitudes, etc... Este es el que se configura en la parte de gestión como general de notificación al responsable de departamento Los usuarios podrán enviar s al responsable de su departamento mediante esta opción, si necesidad de hacerlo desde su correo electrónico.

27 Pág Entrar Actas o Informes En cualquier empresa se producen reuniones, ya sea entre el personal de la propia empresa como con personas externas, clientes, proveedores, colaboradores, etc... Muchas veces estas reuniones generan actas donde quedan reflejados los temas tratados, los acuerdos, etc... Se ha creado en QualitEasy una opción que permite generar actas de reuniones de manera que quede un registro y al mismo tiempo genere un envío simultáneo al personal implicado. Entendemos que esta no es una opción o requerimiento de la norma, pero tenemos en cuenta que habitualmente es necesario hacer reuniones para la evaluación de proveedores, por temas relacionados con la formación, reuniones trimestrales de seguimiento del sistema de calidad,... se ha considerado una prestación de gran utilidad, debido a que generaba un registro de este tipo de actividad y podía ayudar al RC a sacar conclusiones de la actividad de la empresa. Estas actas, dependerán del departamento en el que nos encontremos. Puesto que según el departamento tendrá un tipo de actas u otro. En la parte superior izquierda nos indican qué tipo de actas estamos haciendo, y si clicamos aparece una descripción del tipo de actas del que se trate. Por ejemplo, al seleccionar un departamento observamos que hay un tipo de acta y nos aparecerá un aviso de seguridad. Este nos avisará que no podemos tardar más de 20 minutos en introducir el acta. En caso de superar este tiempo el acta no será gravada. Seguidamente aparecerá esta pantalla: En el apartado Título, es necesario que el usuario ponga el tema o el asunto de la reunión. En el apartado Fecha, se pone por defecto la fecha del día en que se genera el acta. En el apartado Asistentes empresa tiene un desplegable donde se pueden escoger los nombres, y en el apartado Otros asistentes, los nombres de las personas que han formador parte de la reunión y que son externos a la organización A continuación donde pone Documento Anexo pueden adjuntarse archivos de documentos que hayan sido utilizados en la reunión. O anexar actas realizadas fuera del sistema para tenerlas dentro de la relación. Finalmente en el apartado de Texto, pulsando el botón del lápiz etc,...relacionados con la reunión. podrá escribirse los temas tratados, acuerdos, IMPORTE: Es necesario, dentro del editor html, escribir alguna información en el editor. Si no desea escribirse nada, simplemente se puede hacer un espacio en blanco con la barra espaciadora del teclado y aceptar el editor

28 Pág. 28 Al seleccionar la opción Continuar, el usuario puede ver el Acta en formato imprimible. Si en ese momento se quieren hacer modificaciones, se puede volver atrás. Si se quiere continuar es necesario seleccionar Introducir acta y entonces aparece una pantalla donde el usuario puede decidir a que otras personas, además de los asistentes a la reunión quiere enviar Copia del acta. Como se puede ver pueden ser personas de la empresa, como personas externas a ella. Al seleccionar Enviar el Acta se enviará por correo electrónico y al mismo tiempo quedará registrada para ser consultada desde las opciones de Informes de la propia aplicación Comunicados Esta opción permite visualizar todos los comunicados que el departamento en concreto ha emitido sobre diferentes temas y también si el Administrador nos ha habilitado para poder hacer comunicados también los podríamos hacer: Para consultar cualquiera de ellos, solo debe clickarse sobre la fecha que aparece al principio y se podrá ver el texto al completo

29 Pág Opciones de Grupo Formación Esta opción aparecerá en caso de disponer de este módulo 8.1. Plan de Formación Desde esta opción el usuario podrá visualizar el Plan de formación que se ha aprobado y que se lleva a cabo en el periodo seleccionado. Solamente en el caso que el usuario sea responsable del Plan de formación también podrá activarlo y editar cualquier información del plan Y después entrar a una actividad en concreto para ver más información de la misma con : La persona responsable del Plan de formación podrá listar los planes de formación de los diferentes años. En el caso de que queramos crear el plan del año en curso clicaremos sobre Crear plan formación y aparecerá:

30 Pág. 30 Y empezaremos a introducir Nuevas actividades formativas Tendremos que seleccionar el departamento/s que se preveen que hagan la actividad formativa, ya que esta actividad formativa será compartida. Si es una actividad formativa de un departamento en concreto ya se podrá hacer desde el propio departamento. En esta ficha tenemos dos apartados: la actividad prevista que queremos realizar y la actividad realizada que se rellenará cuando la actividad haya finalizado. Por tanto lo primero que haremos será escribir la actividad que queremos llevar a cabo, el periodo de la misma, las horas, quién lo impartirá y el personal que será formado. Si quisiéramos enviar una notificación cada vez que se entra un actividad se podría hacer, sino Salir. Entraremos estos datos y ya tendremos esa actividad introducida en nuestro Plan: Este proceso lo haremos con todas las actividades que queramos introducir en nuestro plan de Formación, y el siguiente paso será aprobar el Plan, ya que la misma ficha nos indica que el Plan de formación no ha sido aprobado. Recordemos que la aprobación y la distribución se pueden hacer desde la parte externa Puede ocurrir que en un mismo periodo de tiempo tengamos ya un Plan de Formación aprobado pero que se hagan actividades formativas que no se habían previsto. Esto se hará también desde esta opción de Nueva actividad formativa y el proceso será el mismo, la única diferencia es que una vez activada la acción aparecerá en el apartado de Actividades planificadas con posterioridad a la aprobación del plan de formación :

31 Pág. 31 Desde la Tabla de plan de Formación, tenemos diferentes iconos cada una con un significado: al clicar sobre esta opción podremos ver la siguiente pantalla: Desde aquí podremos certificar la actividad formativa y por cada usuario mediante la opción actividad ha sido eficaz o no eficaz: y podremos identificar si la

32 Pág. 32 Una vez la actividad haya sido completada el responsable o persona autorizada, lo podrá certificar mediante el icono : Una vez hecho esto mediante la icona podremos anotar la fecha de inicio y final en que se ha realizado la actividad y realmente el personal que se ha formado. También podríamos anexar cualquier fichero relacionado o hacer una valoración de texto mediante el editor html

33 Pág. 33 Y la última icona que se puede visualizar es Duplicar esta actividad formativa que esto será útil, en el caso que una actividad formativa de una año no se haya hecho y quisiera introducirla en el plan de Formación del nuevo año. La finalidad es no tener que volver a introducir las actividades formativas que no se hayan llevado a cabo. También mediante las opciones: Podremos extraer información de las actividades que se han realizado o las que no Podremos hacer un informe general del plan de Formación mediante la opción: Al clicar nos aparecerá: Una vez el Plan esté caducado se podrá pasar a histórico, seleccionando la opción Pasar plan año XXXX a histórico y aparecerá:

34 Pág Actividades Previstas Si un usuario quiere saber las actividades que tiene previstas, sólo para él, podrá ver sus actividades desde esta opción Perfil profesional Nos mostrará según el login y password con el que se haya accedido poder ver las funciones por cargos y el perfil profesional

35 Pág. 35 Si el usuario tiene varios cargos seleccionaremos el que queramos consultar y podremos ver las funciones y el perfil: 8.4. Ficha Personal Nos mostrará la ficha personal del usuario, su CV, la formación que ha recibido, etc.

36 Pág Fichas Personales usuarios Solamente podrán acceder a esta opción los responsables de los diferentes departamentos, para poder visualizar todas las fichas personales del personal que está a su cargo: 8.6 Solicitud de Formación Cualquier usuario podrá solicitar aquella actividad formativa que se desee realizar. Al seleccionar la opción:

37 Pág. 37 Se introducirá el nombre de la actividad formativa, el periodo que se desea realizar, las horas, las personas que lo realizarán y si tienen alguna observación a hacer la pueden hacer y entraremos la solicitud. 9.- Opciones de Grupo Auditorías Esta opción aparecerá en caso de disponer de este módulo 9.1. Plan de Auditorias Desde esta opción el usuario podrá visualizar el Plan de auditoria que se ha aprobado y que se lleva a cabo en el periodo seleccionado. Solamente en el caso que el usuario sea responsable del Plan de auditoria también podrá activarlo y editar cualquier información del plan Al seleccionar esta opción aparecerá, en el caso que no haya un plan de auditorias creado: Para crearlo tendremos que clicar sobre Crear plan auditorias XXXX y aparecerá:

38 Pág. 38 Desde aquí empezaremos a introducir la nuevas acciones de la auditoría. Al clicar sobre Introducir nueva acción aparecerá: Nos pregunta si queremos hacer la auditoría por departamentos o por procesos u otros. Si seleccionamos sobre departamentos, el desplegable de Departamentos pasa a activo. Si seleccionamos sobre procesos el desplegable de Proceso pasa a activo. También podremos hacer una descripción de la acción. Será necesario introducir el Mes y el año. Si se considera necesario también el Número de días de la auditoría, quien será el auditor, la fecha de inicio, el horario y se pueden introducir observaciones. Y entraremos datos. Podremos introducir tantas actividades como sean necesarias. Y podremos volver a la actividad que hemos introducido desde esta pantalla. Una vez esté introducido todo el plan, pasaremos a aprobarlo que también lo haremos desde esta pantalla desde la opción Aprobar plan de auditorias. Recordemos que también se puede aprobar desde el menú Principal/Aprobación Plan Auditorías tal y como se ha explicado anteriormente Una vez el plan está aprobado, podremos activarlo antes de realizar la auditoria, seleccionando sobre Activar el plan de auditoria. Finalmente nos quedará hacer el informe cuando se haya realizado la auditoría y pasarlo a histórico.

39 Pág. 39 Cuando queramos hacer el informe lo haremos con la opción o bien desde Informe Gral de auditorías. La diferencia es que se puede hacer un informe individual por acción o se puede hacer una Informe general de toda la auditoría. También podremos activar o desactivar el informe. Esto es útil, en el caso que se quieran introducir los informes pero aún no se desea que se visualicen desde la parte externa. Se puede generar también, las no conformidades, acciones correctivas/preventivas o de mejora y en el campo observaciones explicar lo que se desee y posteriormente entrar datos. Si se quieren generar las no conformidades nos aparecerá el formulario de no conformidades que tendremos que cumplimentar tal y como se ha explicado anteriormente y se publicará en la parte externa del usuario: Una vez se quiere pasar el plan a histórico seleccionaremos la opción: pasar el plan a histórico 9.2. Aviso Plan Auditorías En el caso que exista un plan de auditorías activado nos aparecerá automáticamente el mensaje:

40 Pág. 40 Donde podremos ver documentos que tiene el usuario según el login i password con el que haya entrado: Según el perfil visualizaremos los documentos que nos pueden auditar. Podremos ver el Plan de Auditorías :

41 Pág. 41 Y podremos cerrar ventana 9.3. Informes Esta opción de ver el plan de auditorías también se podrá consultar desde el menú de Auditorías Plan auditorías. La otra opción que hay en este menú es la de ver el Informe de auditoría que se haya generado desde la parte de gestión: Son opciones de consulta, no podremos editar nada Opciones de Grupo Informes Debido a las opciones que existe en el apartado Comunicación que permite a los usuarios generar actas y envíos, entre personal de la empresa o con personal ajeno a la misma, en este apartado hay opciones que permiten a los usuarios consultar estas opciones utilizando diferentes criterios Informes por tipo

42 Pág. 42 Puesto que cada departamento tiene su tipo de informes, esta opción permite listar y acceder a todas los informes que se han generado según su tipo. Con el fin de facilitar el acceso a todos los informes generados en un período determinado, se han incluido también dos campos de fecha para la búsqueda y así que se pueda obtener un listado de todos los informes que se han generado en un periodo determinado. Todos los informes que se generan a partir de estas búsquedas son consultables por el usuario Informes por autor Permite obtener un listado de todos los informes donde hay una implicación de una persona determinada de la empresa. En el campo autor aparece un menú desplegable donde están introducidos todos los nombres de los usuarios de la herramienta. A criterio del responsable se pueden utilizar los campos fechas para facilitar un listado de todos los informes que se han generado por el usuario en cuestión en un periodo determinado.

43 Pág. 43 Todos los informes que se generan a partir de estas búsquedas son consultables por el usuario Opciones de Grupo Satisfacción del Cliente Esta opción sólo le aparecerá a los usuarios que tengan acceso para poder hacer y distribuir encuestas de satisfacción del cliente Listar Cuestionarios Desde esta opción podemos listar todos los cuestionarios que tengamos activos o desactivados. Estos cuestionarios servirán para poder medir la satisfacción del cliente tanto interno como externo. Al clicar sobre Nuevo cuestionario aparecerá: Introduciremos el nombre del cuestionario que deseamos, el mail dónde llegará las respuestas del cuestionario, la fecha ya saldrá por defecto, si se quiere activar o no, se puede poner algún encabezado en el cuestionario y seleccionaremos las preguntas que previamente habremos creado. En el caso que no hay preguntas hechas, primero tendremos que elaborarlas. Se podrán poner también observaciones

44 Pág. 44 Una vez el cuestionario ha sido introducido tenemos 2 opciones. Podemos copiar la dirección web del cuestionario y hacer un hipervínculo para enviarla desde nuestro correo electrónico a nuestro cliente o podemos utilizar la opción envía cuestionario Si optamos por la opción de Envía Cuestionario al seleccionar nos aparecerá: Podremos anexar más destinatarios mediante y configurar el mensaje donde se enviará el cuestionario. Es muy importante que en el Cuerpo del mensaje se haga la siguiente operación. - se abrirá el editor html - se podrá poner el texto del mensaje que se desee - se abrirá la opción de hipervínculo - y se pondrá :

45 Pág se aceptará el editor y se enviará 11.2 Lista Preguntas Serán aquellas preguntas que queramos tener dentro de los cuestionarios. Es decir cada vez que queramos crear un cuestionario tendremos que crear sus preguntas o puede ser que ya tengamos preguntas estandars para ciertos cuestionarios. Al clicar aparecerá: Al hacer una Nueva pregunta

46 Pág. 46 Donde introduciremos el Título de la pregunta, el tipo (si queremos que el cliente selecione por botones, o tenga desplegable o sean preguntas abiertas y tenga que introducir texto), si queremos activar la pregunta y introduciremos las opciones o respuestas de la pregunta. Una vez hecho esto clicaremos sobre modificar pregunta y de esta manera quedará la pregunta guardada Estadísticas Las respuestas de los cuestionarios llegarán al mail de la persona que nosotros hayamos indicado, pero desde esta opción podremos extraer listados de las diferentes preguntas por periodos. Por ejemplo nos mostrará: 12.- Opciones de Grupo Gestión Gestión Qualiteasy Esta opción sólo le aparecerán a los usuarios que tengan acceso a la parte de gestión de la aplicación. Todas las funcionalidades se explicarán en el apartado C. Manual de Usuario Gestión.

47 Pág. 47 Si tuviéramos acceso a la parte de gestión al clicar, se nos abriría la parte de gestión. Esto aparecerá siempre que no tengamos las ventas emergentes bloqueadas. Si las tenemos bloqueadas tendríamos que acceder desde la primera pantalla desde el icono Si accedemos desde el menú Gestión/Gestión Qualiteasy, aparecerá directamente la parte de gestión: Cambio de clave Desde esta opción podremos solicitar el cambio de nuestra clave de acceso al programa. Es recomendable que una vez solicitado el cambio, reiniciar la aplicación. El usuario podría poner la misma clave cada vez que el sistema le solicita que cambie Cambio de firma Igual que la opción anterior, permitirá el cambio de la firma digitalmente. Es recomendable que una vez solicitado el cambio, reiniciar la aplicación. El usuario podría poner la misma firma cada vez que el sistema le solicita que cambie Opciones de Grupo Ayuda 13.1.Ayuda Se trata de una versión reducida de este manual de funcionamiento, con tal de facilitar al usuario que pueda consultarlo en caso de dudas respecto al uso del programa. Es un documento en.pdf que informa sobre el uso por parte del usuario en los diferentes menús que maneja.

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49 Pág. 49 C- MANUAL DE USUARIO GESTION Es muy importante entender que la herramienta que describiremos en este apartado permite reflejar el mantenimiento de todo aquello que el usuario visualiza de forma externa. Ahora bien, la herramienta que presentamos permite hacer algunas cosas más que el simple mantenimiento, añade una serie de opciones que permiten al administrador y gestor, gestionar adecuadamente toda la actividad que envuelve la aplicación de cualquier Normativa o sistema, lo cual significa que el software incorpora utilidades que permitirán obtener listados y datos relacionados con la información que introducen los diferentes usuarios. En la descripción de la herramienta nos referiremos a Administrador como el usuario de la misma, a pesar de que veremos más adelante se pueden definir diversos perfiles de usuario de esta herramienta y por tanto diversas personas, tantas como el administrador decida, podrán acceder a la parte del mantenimiento desde la parte de usuario (opción Gestión ). Este Administrador por ejemplo puede ser el Responsable de Calidad En muchos apartados de esta herramienta de mantenimiento, hay formularios que tienen campos donde se puede introducir un nombre de fichero. Nos estamos refiriendo, por ejemplo a procedimientos, procesos, formularios,... En estos campos se pueden referenciar ficheros en diferentes formatos (.doc,xls,.pdf). 1.- Acceso a la aplicación y grupos de opciones principales Para acceder a la aplicación podremos acceder de dos maneras, tal y como se ha descrito en el apartado 12.1 del apartado B. Para acceder a la aplicación es necesario escribir la dirección donde se encuentra instalada la aplicación. También se puede acceder desde la herramienta del usuario clicando sobre. En el Navegador aparecerá la siguiente pantalla: El siguiente paso es escribir el usuario y clave y al hacerlo aparecerá:

50 Pág. 50 Por defecto encontramos el MENÚ GENERAL;, a medida que vayamos creando departamentos podremos entrar en cada departamento independientemente. - MENU GENERAL: 1. Opciones de Grupo Administración del Sistema 1.1. Configuración Está opción tiene varias funciones: Desde aquí se da un mail general para recibir toda clase de notificaciones, puede ser el mismo del Responsable de Calidad o uno propio de la aplicación. Igualmente aparece un listado para escoger al responsable de formación, de auditorias, para dar la numeración de las incidencias, de las acciones correctivas, acciones de mejora, número de los indicadores, identificadores, indicar la dirección del servidor de y si se desea introducir el logo de la empresa. Las opciones de contadores, si se desea, se tendrán que modificar a principio de año o en el caso que se empiece a utilizar el software y ya tengamos números de incidencias o acciones correctivas/preventivas o acciones de mejora. Con esta opción las numeraremos a partir de 1 o de cualquier otro número. Al seleccionar el botón aparece:

51 Pág. 51 Es importante leer, el mensaje de Atención que aparece, ya que nos advierte de que si no se quiere modificar el contador se debe seleccionar la opción Salir. En el caso que se quiera modificar el contador seleccionaremos Entrar datos 1.2. Gestión de bloqueos Esta opción permite desbloquear documentos que en un momento determinado se ha bloqueado por un mal uso. Por ejemplo un documento se bloquea cuando se ha accedido a él, y no se han hechos cambios en el mismo, y en vez de salir con la opción Salir que indica el sistema se hace atrás desde el explorador, o se selecciona otra opción del sistema, etc. En el caso que haya algún documento bloqueado aparecerá en pantalla: El administrador del sistema podrá desbloquearlo, seleccionando el documento y aceptando el mensaje: Si no se realizará este procedimiento el documento al cabo de 20 minutos quedaría desbloqueado. Está opción es útil cuando varias personas tienen acceso a un mismo documento y quieren acceder inmediatamente. 1.3.Usuarios Mediante esta opción, se pueden dar de alta usuarios de la herramienta externa y usuarios de la herramienta de mantenimiento, asignando a cada persona el login y password correspondiente. Al seleccionar el botón aparece:

52 Pág. 52 El Buscador que aparece en esta opción, permitirá encontrar el usuario con mayor rapidez. Podemos identificar los usuarios por los colores: Visibles: rojo; No Visibles: azul. Los usuarios de color azul, son aquellos que están desactivados o no visibles, es decir que no quieres que salgan en el listado como usuarios visibles, pero podrán entrar a visualizar la información a la que tengan acceso. Un ejemplo de usuario no visible sería un auditor externo al que le queremos dar acceso a nuestro sistema. Los de color rojo, son los que están activados. En el caso que demos de alta un Nuevo Usuario, es necesario escoger la opción Nuevo Usuario y aparecerá una ficha en blanco. En esta ficha anotaremos obligatoriamente el nombre, primer apellido y cargo del usuario. La firma (que servirá para la aprobación digital de los documentos y sólo en caso de que este usuario tenga que tener acceso a la aprobación de documentos) lo rellenaremos. Es obligatorio seleccionar al departamento/s, al que pertenece, el correo del usuario y un login y password. A pesar de que genera un password por defecto, este se puede cambiar. Seguidamente tendremos que seleccionar los derechos del usuario según sus características: - Permisos de gestión en departamento: será aquel perfil que podrá gestionar y ver toda la parte interna, pero no podrá gestionar los usuarios ni los cargos, es decir no entrará al Menú General sino que entrará directamente a la parte de gestión del departamento que se le asigne. Será el gestor. - Administrador: será aquel perfil que podrá gestionar y ver toda la parte interna.(se recomienda: el Responsable de Calidad) - Usuario visible: aquel usuario que damos de alta y lo activamos.

53 Pág. 53 También seleccionaremos todas aquellas opciones que queremos que el usuario pueda acceder desde la parte externa. Es decir, si podrá hacer acciones correctivas/preventivas, si podrá hacer acciones de mejora, si podrá hacer comunicados, etc Una vez definidas las características se introducen los datos. Para cambiar las características de algún usuario que ya existe, es necesario actuar sobre su nombre y aparecerá su ficha. Se modificará todo aquello que se considere necesario y se clicará en Entrar datos para registrar los cambios. En caso de baja de un usuario también podemos borrarlo con la opción Borrar usuario Una vez creado el usuario, si este tiene acceso a más de un departamento desde la parte externa, también podríamos decidir a qué departamento queremos que acceda por defecto. Mediante la icona: Podremos seleccionar el primer departamento que le aparecerá al usuario cuando acceda a la parte externa. En la parte superior izquierda, debajo de la palabra Qualiteasy, nos indicará en qué departamento nos encontramos Cargos Mediante esta opción, se pueden dar de alta los cargos del personal de la empresa, es decir de los usuarios de QualitEasy. Para crear un nuevo cargo, aparecerá la siguiente pantalla: