las palabras conmueven, el ejemplo arrastra La Ilíada (Homero) S.VIII a.c.

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1 las palabras conmueven, el ejemplo arrastra La Ilíada (Homero) S.VIII a.c Conferencia Gestión documental y administración electrónica Mario Alguacil Sanz Director de Tecnologías y Gestión del Conocimiento Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat

2 Cómo he llegado a conocer vuestro club

3 Mi agenda de proyectos Infraestructuras de Telecomunicaciones Presencia en el congreso Smart Cities Business Intelligence Intervención social y urbanística en el territorio Formación en seguridad e interoperabilidad Espacio de innovación, emprededuría y coworkin Gobierno abierto: Datos abiertos, Transparencia y Participación Eficiencia Energética

4 Por partes. Aproximación a partir de lo que está pasando Experiencia personal en despliegue de administración electrónica (una hoja de ruta) Ejemplos concretos e indicadores Tendencias inmediatas

5 En transición permanente

6 Sensación del estado de la administración electrónica en España

7 Interoperabilidad transnacional Ventanilla única de la directiva de servicios (VUDS) Sistema de información del mercado interior (IMI)

8 Un mercado único digital dinámico Interoperabilidad y normas Confianza y seguridad Acceso rápido y ultrarrápido a Internet Investigación e innovación Fomentar la alfabetización, la capacitación y la inclusión digitales Aplicar las TIC a retos sociales, como el cambio climático o la promoción de la diversidad cultural aphs

9 La Agenda Digital para España Se estructura en torno a seis grandes objetivos: 1. Fomentar el despliegue de redes y servicios para garantizar la conectividad digital. 2. Desarrollar la economía digital para el crecimiento, la competitividad y la internacionalización de la empresa española. 3. Mejorar la e-administración y adoptar soluciones digitales para una prestación eficiente de los servicios públicos. 4. Reforzar la confianza en el ámbito digital. 5. Impulsar el sistema de I+D+i en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 6. Promover la inclusión y alfabetización digital y la formación de nuevos profesionales TIC.

10 Experiencia personal en despliegue de administración electrónica (una hoja de ruta) Ejemplos concretos e indicadores Tendencias inmediatas

11 20 años sin innovar

12 e-tauler / e-notum Hoja de Ruta 2012 Administración electrónica + Gestión documental integral Comunicaciones electrónicas e-factura 2011 Carpetas electrónicas 2010 Perfil de contratante Pasarela de pagos Adecuación ENS/ENI SEDE ELECTRÓNICA LEY 11/2007 Web de tramitación/registro electrónico Ordenanza Administración Electrónica Firma electrónica tramitación de expedientes (SDE 3ª fase ) Firma electrónica gestión económica interna Incorporación metodología equipos de análisis y revisión de procesos Inventario de servicios y de procedimientos Automatización de expedientes (SDE 1ª fase) Actas y Decretos (SDE 2ª fase) Reorganización Oficina de Atención Ciudadana Infraestructuras TIC y NIC Reingeniería de procesos + Gestión del conocimiento

13 ...y el camino continua... BACKOFFICE Publicidad activa automatizada Open Data Acceso y reutilitzación Herramientas de participación y col laboración Expediente electrónico integral Gestión Documental Adecuación seguridad Normas técnicas de interoperabilidad ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Reingeniería de procesos Automatización expedientes OAC MODERNIZACIÓN Web Información y trámites SEDE ELECTRÓNICA Carpetas Oficina virtual Pago on line Factura electrónica etauler GOBIERNO ABIERTO TRANSPARENCIA COLABORACIÓN PARTICIPACIÓN FRONT OFFICE

14 Electronificación de la tramitación Expedientes y documentos electrónicos Registro electrónico Trámites electrónicos Facturas electrónicas Notificaciones electrónicas Firma Electrónica Sede Electrónica Publicaciones electrónicas Interoperabilidad

15 Herramientas para la electronificación Gestor de expedientes Gestor de documentos Sede electrónica (carpetas y trámites) Escritorio virtual Portafirmas Carpeta trabajador Carpeta de JGL y Pleno Registro electrónico Tablón de anuncios (etauler) Plataforma de notificaciones (enotum)

16 La atmósfera electrónica INFORMES EXTERNOS ARCHIVO RESOLUCIÓN REGISTRO SALIDA NOTIFICACIÓN TRÁMITE DE AUDIENCIA INFORMES TÉCNICOS SOLICITUD REGISTRO DE ENTRADA DIARIOS OFICIALES TABLONES DE ANUNCIOS GD-Matrix

17 Sensaciones particulares

18 Demasiada precariedad y discrecionalidad Hará 10 años de nuestros primeros documentos electrónicos Hace 7 años de la primera notificación electrónica reproducida en papel y rechazada porque no incorporaba grafismo de firma manual Hace solo un mes que el TSJC nos devuelve un certificado electrónico teóricamente no legal en sus procesos amparados por una normativa Europea de 1960

19 Ecosistema: expediente electrónico

20

21

22 Integración de disciplinas clave Gestión del conocimiento Tecnologí Reingeniería Feu clic aquí per editar estils as Segon nivell de procesos Tercer nivell Administración Quart nivell Electrónica Cinquè nivell Formación Estratégica Comunidades Seguridad de prácticas Jurídica

23 Arquitectura Jurídica (Código de Administración Electrónica)

24 Arquitectura Jurídica (Resoluciones de ámbito local) Acuerdos de Pleno: Ordenanza de Administración electrónica ( , actualizada ) Implantación de la firma electrónica en las fases de resolución y notificación ( ) Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para la prestación de servicios de certificación digital idcat ( ) Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para el proyecto del Padrón telemático ( ) Aprobación del Cuadro de Clasificación Documental ( ) Adhesión al Convenio marco de colaboración para la interoperabilidad de los sistemas de información de las administraciones catalanas ( ) Implantación del Registro Electrónico ( ) Adhesión a la Plataforma Electrónica de Contratación (PECAP) ( ) Acuerdos de Junta de Gobierno: Implantación primera fase proyecto notificaciones electrónicas: las comunicaciones electrónicas ( ) Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para la prestación del servicio de recepción de facturas electrónicas ( )

25 Arquitectura Jurídica (Resoluciones de ámbito local) Decretos de Alcaldía: Implantación firma electrónica documentos descentralizados de gasto ( , revisión Acuerdo de JGL ) Incorporación de la pasarela de pagos a la plataforma de tramitación electrónica ( ) Aprobación de la Sede Electrónica ( ) Implantación de la carpeta electrónica de las entidades ( ) Aprobación Sistema de identificación código Web ( ) Implantación de la carpeta electrónica ciudadana ( ) Aprobación del Plan de Adecuación a los Esquemas nacionales de seguridad e interoperabilidad; la Política de seguridad y la Política de Firma Electrónica ( ) Implantación de la carpeta electrónica del proveedor ( ) Implantación del Tablón de edictos electrónico ( ) Aprobación herramienta de captura certificada de la información de la Sede electrónica ( ) Diversas resoluciones de incorporación de trámites a la Sede

26 Arquitectura simple Interoperabilidad Sede electrónica Ciudadanía Trabajadores de Trabajadores de otras administraciones la Administración Gobiern o Herramienta s de gestión Web + Intranet APLICACIONES MATRIX 2 SERVICIOS Y PLATAFORMAS EXTERNAS: PSIS EACAT iarxiu enotum efactura Altres... 5 PERSISTEN CIA SERVICIOS MATRIX BUS SOAP workflo w security doc dic BASE DE DADES cases BASE DE DADES 4 BASE DE DADES 2 fitxer s APLICACIONES PREEXISTENTES BASE DE DADES 3 Gestor Documental: expedientes y documentos

27 Infraestructuras: Zaragoza Feu clic aquí per editar estils Segon nivell Tercer nivell Quart nivell Cinquè nivell

28 Smart Organization Modelo de Gestión Open sourc e Gestión de procesos Y documentos Transferencia y gestión del conocimiento Arquitectura Integrador Modelo de datos Bus de servicios Evolución del producto El complejo de la cooperación tecnológica en el mundo local, Mario Alguacil Sanz Noviembre 2012

29 Ejemplos concretos e indicadores Tendencias inmediatas

30 Implantación de la gestión documental

31 Gestión de la seguridad integral

32 Organización de la seguridad LOPD / ENS i ENI PROCESO INTEGRAL LOPD Sistemas de identificación SISTEMA DE TRAMITACIÓN BIBLIOTECA DE POLÍTICAS SEGURIDAD DELANTE DE INCIDENTES O ACCIONES ILÍCITAS ACTIVOS DE INFORMACIÓN INTEROPERABILIDAD INFRAESTRUCTURA FÍSICA GESTION DOCUMENTAL

33 Transparencia en Sant Feliu de Llobregat Automatización de la transparencia en el modelo de datos Evaluación ITA 12 Ordenanza de transparencia y Administración Electrónica Autoevaluación ITA 10 Formación de responsables operativos Evaluación 2013 Evaluación 2012 Acuerdo de Pleno 12 Transparencia Simplificación Datos Abiertos Formación de la Dirección

34 Interpretando transparencia Administración Electrónica Gobierno Abierto Compromisos de Gestión de servicio Comunicación recursos públicos Participación Nuest Acción de Gobierno Administración ra Mi Ley 11/2007 Carpeta ciudadana Carpeta de proveedor Carpeta de entidades Administración Sede Electrónica

35 Ejemplos Tarifación social en guarderías Servicio de atención a domicilio Autorización para cortes de calles Instalación sacos y contenedores VP Microbank: ayudas a emprendedores

36 Autorización saco de escombros en VP IDENTIFICACIÓN + PRESENTACIÓN INSTANCIA REGISTRO AUTOLIQUIDACIÓN DE ENTRADA SDE GTR PAGO AUTORITZACIÓN REGISTRO DE SALIDA REV Servicios WEB entre aplicaciones COMUNICACIÓN A LOS SERVICIOS La Caixa

37 Tramitación online en la sede electrónica: Servicio de Atención Domiciliaria

38 Integración del Gestor Documental Aplicaciones de gestión Expedientes Tributos Registro Población Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) almacenamiento SOAP Sistema de gestión documental documentos Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (ERMS) transferencia SOAP iarxiu de CATCert records

39 Indicadores expedientes ingresados expedientes se han clasificado con el código del CdC documentos ingresados documentos tienen las tipologías documentales del catálogo Ingresan 500 documentos al día (de media) documentos digitalizados y tratados (Pdf, OCR) con una capacidad de GB Reducción del 65% la capacidad de las carpetas de la red Cumplimiento normas certificadoras: ISO 23081; ISO (Familia de las 30300), lo que

40 Qué hace un especialista en gestión documental en Sant Feliu? Soporte en el despliegue de la Administración Electrónica del Ayuntamiento y, en concreto, del Sistema de Gestión Documental Administrar el Gestor de Documentos corporativo y participar en el análisis de los indicadores para una mejora continua Supervisar toda la documentación que ingresa en el Gestor de Documentos corporativo Administrar y gestionar el cuadro de clasificación corporativo y valoración de las series documentales Identificar, analizar y aplicar directrices de gestión documental a tota la documentación,

41 Homogeneizar los criterios de clasificación, ordenación y descripción de los documentos, obteniendo su recuperación rápida i eficaz. Aplicar políticas y criterios de disposición. Elaborar propuestas de protocolos de actuación para la gestión documental de documentación de titularidad municipal Participar en el análisis, revisión y descripción de los procedimientos, aplicando criterios de gestión documental Participar y dar soporte en los procesos relacionados con el sistema de gestión de la calidad Participar y dar soporte en los procesos de digitalización Gestionar y coordinar les transferencias de documentación del Ayuntamiento Realizar informes sobre la aplicación de les

42 Tendencias inmediatas

43 Cloud Computing: servicios en la nube

44 Internet de las cosas Orientación a servicios

45 Administración imaginaria Una organización administrativa inteligente, estructurada alrededor de una arquitectura integrada de servicios y tendente a procesos simplificados y comunes. Gestión de procesos y documentos Modelo de datos Arquitectur a Bus de servicios

46 Interoperando servicios comunes Plataforma de intermediación Mod elo de dat os Arquitect ura

47 La tramitación como servicio

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