INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA DE VIDEO CONFERENCIA

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA DE VIDEO CONFERENCIA OBJETIVO GENERAL Definir las normas que rigen el uso del servicio de videoconferencia de la Institución, para el conocimiento y uso de la Comunidad Politécnica. I. DISPOSICIONES GENERALES a. Las salas de video conferencia se encuentra disponibles para uso en de acuerdo a la tabla 1 del anexo A. b. Las presentes políticas aplican a todos los usuarios de la ESPE Matriz, extensiones y centros de apoyo. c. El sistema de video conferencia deberá ser utilizado para propósito Institucional tanto en el área Administrativa, Académica e Investigativa. d. Los usuarios que hagan uso del sistema, lo deberán hacer bajo normas establecidas en las presentes políticas. e. La finalidad de estas políticas, es garantizar la calidad en el servicio y operación del sistema de video conferencia de la Escuela Politécnica del Ejército. f. La simple solicitud del sistema de video conferencia implica la aceptación y cumplimiento de la políticas por parte del usuario que solicita el servicio. g. Toda circunstancia no establecida en estas políticas, deberá ser consultada a la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la ESPE. II. RESERVACIONES DEL SISTEMA a. Para hacer uso del sistema de video conferencia, se deberá enviar un memorando a la unidad responsable de la administración del auditorio, de acuerdo al Anexo A del presente documento. Este memorando se lo debe enviar con al menos 96 horas de anticipación al día del evento, adjuntando el formulario que se encuentra disponible en la siguiente dirección: ftp://ftp.espe.edu.ec/utilitarios/videoconferenciaespe/solicitudvideoconferenciaespe.p df b. El responsable de la sala solicitada para la video conferencia deberá coordinar y entregar el formulario de solicitud (Anexo B ) del uso de los equipos; al administrador del servicio de video conferencia (UTIC). c. El administrador del sistema de video conferencia, deberá enviar confirmación de disponibilidad del servicio 48 horas antes del evento, en caso de no hacerlo, el usuario podrá llamar a pedir información al teléfono Ext / 2310, o enviar un correo a la siguiente dirección: redes@espe.edu.ec. d. Todo evento será sujeto a pruebas 24 horas antes de su realización. La Unidad de Tecnología de la Información y Comunicación, no se hace responsable por fallas en el servicio de video conferencia a causa de omisión de estas pruebas o por información incorrecta que se encuentre en el formulario de solicitud. e. El usuario solicitante del servicio de video conferencia, deberá realizar el contacto respectivo con la (s) institución (es) con la (s) cual (es) se realizará la video conferencia, a fin de entregar a la UTIC la información completa, la cual incluye: nombre del responsable técnico, teléfono, dirección de correo electrónico, entre otros. Página 1

2 f. Toda solicitud del servicio estará sujeta a disponibilidad de la sala y a que se disponga del tiempo suficiente para realizar pruebas. En el caso de que no estuviese disponible la sala para la video conferencia, el responsable del auditorio deberá informar al o a la unidad solicitante. g. La Unidad de Educación a Distancia, deberá entregar un calendario de eventos programados, los mismos que serán publicados en la Página WEB institucional y en el micro sitio de la UED 1. h. La UTIC, vigilará el estricto cumplimiento de los horarios definidos en la solicitud, no habiendo prórroga durante o después del horario solicitado. El solicitante debe considerar en los horarios de la solicitud el tiempo de margen necesario para la conexión y pruebas iniciales. El tiempo de pruebas es por lo menos media hora antes del evento, adicionales a las pruebas que se realicen 24 horas antes del evento. III. PRESTACIÓN DEL SERVICIO a. El horario para la prestación del servicio de videoconferencias es: De Lunes a Viernes de 08:00am 12:00pm y de 02:30pm a 06:30pm. En caso de que exista un evento fuera del horario establecido, este deberá ser coordinado con el Director de cada uno de los auditorios destinados para la video conferencia. b. La disponibilidad de los auditorios, deberá ser coordinado directamente con los responsables, no es responsabilidad de la UTIC reservar las auditorios/salas. c. El usuario deberá preparar todo el material (si lo amerita) para su evento, y deberá entregarlo al responsable del auditorio con al menos 30 minutos antes que inicie la video conferencia. d. La información expuesta durante la sesión de video conferencia, será responsabilidad única y exclusiva de sus autores. IV. CONECTIVIDAD a. La ESPE, actualmente tiene la capacidad de garantizar sesiones de multiconferencia sobre los enlaces provistos por la CNT de acuerdo al siguiente detalle: i. High Defintion (768 Kbps) 10 Usuarios ii. Estándar Definition (512 Kbps) 20 Usuarios iii. Low Definition (384 Kbps) 30 Usuarios b. Para la realización de la Video Conferencia, se utilizará protocolos propios de audio y video H.323. V. GRABACIÓN Y DIFUSIÓN a. Toda video conferencia que requiera ser grabada, deberá ser indicada claramente en el formulario de solicitud. La UTIC, entregará un archivo digital de la grabación al solicitante. b. Las grabaciones podrán ser almacenadas únicamente hasta una semana después de la fecha de realización del evento. Es responsabilidad del solicitante retirar de la UTIC la grabación, en caso de que esta no sea retirada en el plazo establecido, la UTIC podrá eliminarla si así lo considera pertinente, en virtud de que se requiere optimizar el espacio disponible para almacenamiento. 1 UED.- Unidad de Educación a Distancia Página 2

3 c. La UTIC, no se hace responsable de la difusión de los eventos de video conferencia más allá de su integración a la programación del evento y su publicación en la página WEB institucional o en algún medio que el solicitante lo especifique previamente. d. Será responsabilidad del solicitante, sociabilizar la hora y la fecha de la video conferencia a los participantes, así como de su publicación. VI. CANCELACIÓN DE UNA VIDEO CONFERENCIA a. Todo evento que no cumpla los parámetros establecidos por estas políticas de uso de video conferencia, será sujeto a su cancelación. b. La UTIC, no se responsabiliza por fallas en el servicios debido a inconvenientes presentados por terceros (proveedor de enlaces WAN y del Internet), causas fortuitas, fenómenos naturales, fuerza mayor o por problemas que posea el contacto con el que se realiza la video conferencia c. La UTIC, puede suspender una video conferencia debido a problemas técnicos. Si la ESPE es la organizadora de un determinado evento, esta podrá ser reprogramada. d. En caso de que una video conferencia sea cancelada, será responsabilidad del solicitante informar a todos los participantes. VII. RESPONSABILIDADES a. La UED en cada uno de los sitios que participe de la video conferencia, debe designar una persona que sea responsable de operar los diferentes equipos, inclusive durante los fines de semana y días festivos, si amerita. b. El responsable de cada auditorio, deberá estar en la capacidad de activar una video conferencia y operar las cámaras, consola de audio, parlantes, micrófonos, UPS, entre otros. c. La UTIC, es la encargada del acceso y comunicaciones de las video conferencias, así como del soporte de primer nivel a cada uno de los responsables de los auditorios. d. De ser la necesidad, cada solicitante deberá designar un moderador, quien dirigirá ordenadamente la video conferencia. El nombre del moderador deberá ser indicado claramente en la hoja de solicitud presentada. VIII. USO DE LOS AUDITORIOS a. El responsable de cada auditorio, velará por el manejo, integridad y buen uso de los equipos de video conferencia, micrófonos, parlantes, proyector, entre otros. b. Se prohíbe el uso de equipos celulares o de cualquier otro tipo de equipo de radio, que interfiera con la señal de micrófonos, parlantes, video conferencia, UPS, entre otros, durante el desarrollo de la video conferencia. c. Los participantes deberán permanecer en completo silencio mientras se desarrolla la video conferencia, si existe preguntas, el moderador que será previamente definido, otorgará la palabra en forma ordenada y una persona a la vez. d. Es recomendable que el expositor, pronuncie y vocalice claramente cada una de las palabras. Página 3

4 ANEXO A Sala de Video Conferencia Unidad Responsable Contacto Responsable Teléfono Contacto Correo Contacto Capacidad del Auditorio Auditorio ESPE Matriz USU 2 Sr. Diego Espinosa Sr. Darwin Choco ext djespinosa@espe.edu.ec dpchoco@espe.edu.ec 126 Personas Auditorio de la Biblioteca ESPE Matriz Dirección de Biblioteca Ing. Carlos Cepeda ext crcepeda@espe.edu.ec 100 Personas Auditorio ESPE Latacunga Dirección de ESPE Latacunga Ing. Tatiana Mayorga ptmayorga@espe.edu.ec Ing. Fausto Armendariz faarmendariz@espe.edu.ec 315 Personas Auditorio ESPE Idiomas Dirección del Departamento de Lenguas Ing. Lourdes Atiaja lnatiaja@espe.edu.ec 40 Personas Auditorio IASA I Dirección de IASA I Ing. Jorge Duque jfduque@espe.edu.ec 50 Personas Auditorio IASA II Dirección de IASA II Ing. Rubén Arroyo Ing. Eduardo Benavides rdarroyo@espe.edu.ec debenavides@espe.edu.ec 40 Personas Auditorio Escuela Héroes del Cenépa Escuela Héroes del Cenepa Ing. Wilson Cáceres wacaceres@espe.edu.ec 60 Personas Centro de Apoyo Nro. 3 Cuenca UED Ing. Flor Washco medca03@espe.edu.ec 10 Personas Centro de Apoyo Nro. 5 Guayaquil UED Ing. Linda Cardona medca05@espe.edu.ec 15 Personas Centro de Apoyo Nro. 10 Ambato UED Ing. Gonzalo Mayorga medca10@espe.edu.ec 14 Personas Centro de Apoyo Nro. 70 Santo Domingo UED Ing. Efrén Macas medca70@espe.edu.ec 15 Personas Ing. Mauricio Baldeón mjbaldeon@espe.edu.ec Administración del servicio de Video Conferencia UTIC 3 Ing. Fausto Granda flgranda@espe.edu.ec Ing. Luis Buri laburi@espe.edu.ec No Aplica Tabla 1: RESPONSABLES VIDEO CONFERENCIA ESPE 2 Unidad de Servicios Universitarios 3 Unidad de Tecnologías de la Información Página 4

5 ANEXO B Página 5

6 ELABORADO POR: REVISADO POR: Ing. Mauricio Baldeón REDES Y COMUNICACIONES Ing. Patricia Nogales REDES Y COMUNICACIONES AUTORIZADO POR: Nelson Noboa Flores, MSc. CAPITÁN DE NAVIO C.S.M. DIRECTOR DE LA UTIC APROBADO POR: Carlos Rodríguez Arrieta GENERAL DE BRIGADA RECTOR DE LA ESPE Página 6