CONTROL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 CONTROL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CÓDIGO: SADM_PR_001 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 10/04/2013 Emisión Inicial 02 13/12/2013 Actualización de la estructura del documento Elaboró Revisó Aprobó Recepcionista Líder de servicios Administrativos Líder de servicios Administrativos

2 CONTROL DE SERVICIOS ADMNISTRATIVOS Código: SADM_PR_001 Página: 2 de 6 1. Objetivo Determinar las actividades correspondientes al área de servicios administrativos con el fin de garantizar su cumplimiento y los aspectos más importantes para su ejecución. 2. Alcance Este procedimiento aplica para las actividades que realiza el proceso de servicios administrativos en cuanto a, mantenimiento y asignación de equipo de comunicación requeridos en cada uno de los proyectos de Construvicol. 3. Definiciones Correspondencia publicitaria: Folletos, revistas, publicaciones, etc. Correspondencia Empresarial (pagos): Cuentas de cobro, facturas, reembolsos de caja menor, pagos para despacho, etc. Correspondencia interna: Se considera interna la enviada y recibida entre departamentos, y la enviada por la oficina principal a los diferentes proyectos. Mantenimiento locativo: Conjunto de operaciones para que una infraestructura reúna las condiciones necesarias para el propósito que fue construido. Mantenimiento Periódico: Se realiza después de un periodo de tiempo relativamente largo (entre seis y doce meses). Su objetivo general es realizar reparaciones mayores en los equipos. Para implementar este tipo de mantenimiento se debe contar con una excelente planeación y una coordinación con las diferentes áreas de la empresa para lograr que las reparaciones se efectúen en el menor tiempo posible. Mantenimiento Preventivo: Este tipo de mantenimiento tiene su importancia en que realiza inspecciones periódicas sobre los equipo, teniendo en cuenta que todas las partes de un mecanismo se desgastan en forma desigual y es necesario atenderlos para garantizar su buen funcionamiento; el mantenimiento preventivo se hace mediante un programa de actividades, con el fin de anticiparse a las posibles fallas en el equipo.

3 Código: SADM_PR_001 CONTROL DE SERVICIOS ADMNISTRATIVOS Página: 3 de 6 Mantenimiento Predictivo: Este tipo de mantenimiento consiste en efectuar una serie de mediciones para anticiparse a la falla. Mantenimiento Correctivo Inmediato: Acción que debe ser realizada de manera inmediata, dado que algún equipo que estaba proporcionando servicio vital ha dejado de hacerlo por cualquier causa y se debe actuar en forma emergente y en el mejor de los casos bajo un plan de contingencia. Infraestructura: Edificios, dependencias, planta física, obras civiles, equipamiento, mobiliario y demás componentes. 4. Descripción / Desarrollo N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO Entregar a los destinatarios autorizados la externa desde las 11 a.m. a las 12 m, y de las 4:30 p.m. a 5:30 p.m. 1. Programar la distribución de externa e Interna La distribución de interna tendrá un horario de recepción y entrega de 9:30 a.m. a 10:30 a.m. y de 2:30 p.m. a 3:30 p.m. (Vo Bo, Firmas de Autorización). SADM _FO_001 Correspondencia entre Proyectos El personal que necesite enviar cualquier tipo de documento debe entregarla desde el día inmediatamente anterior antes de las 5:00 pm. 2. Radicar La interna y externa debe ser radicada de forma consecutiva y entregada diariamente a cada responsable registrando en el libro correspondiente nombre legible, fecha y hora de entrega.

4 Código: SADM_PR_001 CONTROL DE SERVICIOS ADMNISTRATIVOS Página: 4 de 6 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO 3. Clasificar La se clasifica según su destino si es publicitaria o empresarial. Archivista 4. Controlar la respuesta de El responsable del destinatario debe dar respuesta a la respectiva; en caso de ser derechos de petición, tutelas o requerimientos se ajusta a lo estipulado por la ley para el tiempo de respuesta. Responsable del destinatario 5. Controlar circulares Para tener un control de las circulares externas e internas, se debe asignar un consecutivo a cada una de estas. Archivista 6. Controlar general archivo Cuando se recibe externa por medio de Fax, se debe guardar una copia para el archivo. Todo contrato y pólizas debe tener una copia para el archivo general y el original se entrega a los responsables designados. Archivista 7. Programar y llevar a cabo mantenimientos locativos Establecer los parámetros para el mantenimiento eficiente de las instalaciones de la empresa en cuanto a luminarias, baños, tuberías, aires acondicionados, sillas, redes eléctricas e infraestructura SADM_FO_002 Orden de Mantenimiento 8. Asignar equipo de comunicación Entregar los equipos de comunicación como avanteles, celulares y modem a quien los solicite con anterioridad. 5. Consideraciones El consecutivo para la empresarial debe empezar con el número 0001 hasta terminar el año, a partir del primero de enero del siguiente año inicia de nuevo el consecutivo.

5 Código: SADM_PR_001 CONTROL DE SERVICIOS ADMNISTRATIVOS Página: 5 de 6 Todo envío en sobre de manila debe tener una hoja de registro adicional, indicando el remitente y destinatario. (nombre, empresa, asunto y número de folios anexos.) Se asigna un mensajero encargado para los trámites bancarios y otro para las demás diligencias. 6. Documentos de Referencia Libros de registros. SADM_DOCI_001_mantenimiento locativo

6 CONTROL DE SERVICIOS ADMNISTRATIVOS Código: SADM_PR_001 Página: 6 de 6 7. Diagrama de flujo INICIO Programar la distribución de externa e Interna Radicar Clasificar Controlar la respuesta de Controlar circulares Controlar archivo general Programar y llevar a cabo mantenimientos locativos Asignar equipo de comunicación FIN