APLICATECA. CRM Empresas. Manual de Administrador / Gestor. By Suricata.

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1 APLICATECA CRM Empresas Manual de Administrador / Gestor. By Suricata

2 APLICATECA INDICE INDICE INTRODUCCIÓN CONTRATACIÓN DE CRM EMPRESAS ACCESO AL ENTORNO DE ADMINISTRACIÓN DE CRM EMPRESAS A TRAVÉS DE Y EL ESCRITORIO A TRAVÉS DE A TRAVÉS DE HTTPS://WWW.CRMEMPRESAS.COM/ACCESO_CRM GESTIÓN DE PRODUCTOS CREACIÓN DE GRUPOS DE PRODUCTO CREACIÓN DE PRODUCTOS MODIFICACIÓN DE PRODUCTOS Y GRUPOS BAJA DE PRODUCTOS Y GRUPOS PERSONALIZACIÓN DE CAMPOS ACTIVAR UN CAMPO CHECK ACTIVAR UN CAMPO FECHA ACTIVAR UN CAMPO NUMÉRICO ACTIVAR UN CAMPO LISTA ACTIVAR UN CAMPO TEXTO LÍNEA DE NEGOCIO CASOS DE NEGOCIO ELIMINAR UN CAMPO ELIMINAR UN VALOR DE UNA LISTA GESTIÓN DE USUARIOS Y GRUPOS LOGOTIPO USUARIOS GRUPOS AUDIENCIAS CREAR AUDIENCIAS PERMISOS SOBRE ÁREAS FUNCIONALES

3 1. Introducción La Solución CRM Empresas es una aplicación Web que permite gestionar la información de sus clientes desde una Base de Datos Central. CRM Empresas nos ayuda a gestionar cada interacción con los clientes, desde el contacto inicial hasta los programas de atención al cliente, pasando por todas las actividades propias del ciclo de venta. Usando CRM Empresas podrá reunir, integrar, y compartir información valiosa sobre los clientes con cualquier persona de su organización. De este modo se podrá maximizar la eficacia sobre sus procesos comerciales, mejorar las ventas, el servicio al cliente y en general realizar su trabajo más eficientemente. CRM Empresas proporciona un único entorno de usuario en el proceso comercial que le permitirá: Acceder a una vista personalizada de la información del cliente. Acceder a una base de datos potente e integrada, que contiene información de clientes, socios, y proveedores. Gestionar las oportunidades de venta, los contactos y las tareas. El administrador deberá gestionar y parametrizar la herramienta para que el usuario pueda sacar el máximo rendimiento a la misma. Para utilizar correctamente todas las funcionalidades que CRM Empresas ofrece es necesario que todas las personas que accedan, bien como usuarios o bien como administradores / gestores, tengan equipos con las siguientes características. Requisito Descripción Sistema Operativo Windows 2000, Millenium, XP, Vista, 7 Navegador Microsoft Internet Explorer 5.5, 6.0, 7.0 y 8.0 (compatibilidad con 7.0) Opciones del Navegador Establecer como Sitio de Confianza También establecerla como ruta para omitir el Bloqueo de elementos emergentes Permitir ejecución de Scripts Permitir inclusión de ActiveX Nota: Usar la ayuda del navegador para realizar Página 3 de 48

4 estas acciones Otros MSXML 3.0 SP1 o SP2 Página 4 de 48

5 2. Contratación de CRM Empresas Se comercializan dos productos: CRM Empresas y CRM Empresas Plus. Ambos poseen las mismas funcionalidades con la única diferencia que en Empresas Plus se pueden realizar personalizaciones a medida del cliente: crear reglas de negocio, modificar las listas de valores, integrarlo con otros productos (siempre y cuando se identifique la viabilidad de esas integraciones), etc., contratando jornadas de un especialista técnico. El contrato no va asociado al número de usuarios y funciones disponibles, sino que se calcula por el número de Registros Principales y de Registros de Marketing que se contraten. Los Registros Principales son: Compañías, Individuos, Casos (Todos), Notas Generales y Registro de Productos. Los Registros de Marketing son: ing, cartas, (No cuentan etiquetas). Si se contratan bonos de envíos de sms, el precio del bono ya lleva incluido el coste del registro, por lo tanto no suman en el recuento de registros de marketing. Con la llegada de nuevas funcionalidades a la aplicación, aparecerán nuevos elementos en uno o en los dos tipos de registros. El contrato inicial mínimo es de 500 Registros Principales. A este mínimo se añadirán paquetes de 500 registros según las necesidades de cada cliente. Los Registros de Marketing, que son opcionales, se contratan en paquetes de unidades. Todos los Registros de Marketing con más de tres años de antigüedad serán gratuitos. Una organización puede tener tantos usuarios activos como desee, con la única limitación que debe tener al menos 400 Registros Principales contratados por cada usuario. Un usuario activo es cualquier empleado dado de alta en la aplicación y que tiene usuario y contraseña activa. Un usuario inactivo serán aquellos antiguos empleados que en su día usaron la aplicación y ahora la información que crearon está disponible para el resto de la organización. En el área de administración de la aplicación existen unos contadores que reflejan el número de registros de cada tipo. Cuando un Registro de Marketing tenga más de 3 años, el contador no lo contabilizará. Página 5 de 48

6 La contratación de CRM Empresas implica un servicio de puesta en marcha obligatoria de una jornada remota. Este servicio de puesta en marcha obligatorio sirve, entre otras cosas, para evaluar si la organización necesita más jornadas para terminar de configurar la aplicación y formar a los usuarios. Otras facilidades contratables son: Repositorio Documental contratable en bloques de 1GB. Bonos de Comunicaciones para SMS. El Repositorio Documental consiste en una pestaña que existe en el registro de compañías, individuos, en todos los tipos de casos (ventas, soporte ), y en registro de productos. Se pueden subir documentos con un tamaño máximo de 20Mb y urls, siempre y cuando el usuario tenga derechos para añadir, y exista espacio contratado suficiente. Asimismo, el usuario puede tener o no derechos para eliminar un documento ya existente. Cuando añadimos un documento a esta área, el documento queda almacenado y vinculado a ese registro de la aplicación. Los documentos sólo son accesibles a través del registro de CRM Empresas, de forma que mantienen la seguridad que se haya establecido en la aplicación para ese registro. No hay urls ni shortcuts que puedan dar acceso a un documento desde fuera del sistema. Los Bonos de Comunicaciones se contratan por paquetes de 500 ó comunicados. Cada mensaje SMS consume un comunicado, independientemente del destino (nacional o internacional). Para contratar CRM Empresas, acceda a Aplicateca por medio de la URL: Después, clique en Acceso a Aplicateca >> e identifíquese como el usuario ADMINISTRADOR de su Solución ADSL Escritorio como mostramos: Página 6 de 48

7 Una vez identificado, pulsando sobre el botón Entrar puede acceder al entorno del usuario administrador del Escritorio. Desde el Escritorio, puede acceder a la tienda de Aplicateca pulsando sobre cualquiera de los dos accesos a la misma: Página 7 de 48

8 En Aplicateca, aparece por defecto la página de inicio de la misma. A continuación se debe buscar la aplicación. Tras localizarla, se añade al carrito como muestran las siguientes imágenes: Página 8 de 48

9 Luego se rellena el formulario con lo que se desea contratar: Página 9 de 48

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11 3. Acceso al entorno de administración de CRM EMPRESAS El Administrador o Gestor puede acceder de tres formas a CRM Empresas: 3.1. A través de y el Escritorio El acceso por medio de la URL es sencillo: se selecciona la solapa Autónomos o Empresas y, después en la sección mi movistar >, se pulsa sobre Escritorio : Una vez seleccionado el Escritorio, el sistema solicitará el login y password antes de continuar. Basta identificarse con ambos datos para tener acceso al Escritorio y, desde el, a Aplicateca A través de Accediendo por medio de la URL se accede directamente a la solapa PROFESIONALES Y EMPRESAS y, dentro de ésta a la de Aplicaciones y Servicios, donde se encuentra el acceso a la Aplicateca dependiendo del ítem del menú Otras Aplicaciones. Donde debe incluirse el login y password de usuario de Escritorio. Página 11 de 48

12 En la pantalla de inicio de Escritorio aparece el acceso a la Aplicateca en la parte inferior derecha. Pulsando sobre dicho icono se tiene acceso a la Aplicateca: Una vez en Aplicateca, la vista que le aparece al usuario depende de su perfil y de las aplicaciones a las que tiene acceso A través de https://www.crmempresas.com/acceso_crm Este acceso está permitido para usuarios no autenticados en el Soluciones ADSL Escritorio. El login y la password son establecidas por el Administrador dentro de la herramienta administrativa de CRM Empresas. El administrador se encarga de proporcionar las cuentas a sus usuarios. Página 12 de 48

13 Puede acceder al entorno de administración el Administrador de Aplicateca y los Gestores de CRM Empresas desde el interface de Usuario, según se muestra en la imagen. La primera pantalla que se muestra al administrador / gestor de la aplicación CRM Empresas es la siguiente: Página 13 de 48

14 El administrador dispondrá desde esta pantalla de tres opciones para parametrizar su modulo de ventas: Gestión de productos Personalización de campos Gestión de usuarios Estas tareas son comunes al gestor y al Administrador. Página 14 de 48

15 4. Gestión de productos Desde esta pantalla el Administrador o Gestor creará los Productos y Grupos NOTA: Los productos se estructurarán por grupos pudiendo estos contener productos o nuevos subgrupos Creación de Grupos de Producto Antes de poder dar de alta un producto, es necesario crear un Grupo del cual pueda colgar. En un Grupo pueden existir n productos y n Subgrupos. Para proceder a la creación de un Grupo se ha de acceder a la parte de Productos y crear el Grupo, según se muestra en la siguiente imagen. Antes de pulsar el botón de Añadir, debemos seleccionar el nodo dentro del cual vamos a crear el grupo. Página 15 de 48

16 Nota: Si el Grupo a crear es de primer nivel o el primero que creamos, debemos seleccionar el nodo Producto para Registro El Gestor deberá cumplimentar la siguiente información: El primer campo ID de Grupo, nunca lo cumplimentará el Gestor, ya que es un valor alfanumérico que la Aplicación va otorgando automáticamente a los registros que se crean. Nombre del Grupo, donde el Gestor establecerá el nombre del Grupo de Productos que quiera crear. Grupo Padre, es un campo que muestra si dicho grupo depende a su vez de otro grupo ya creado en la aplicación. NOTA: Su cumplimentación no es obligatoria. Grupo Activado, el hecho de marcar este campo hace que posteriormente dicho grupo se muestre en la parte de Productos de CRM Empresas. Esta opción nos sirve para mostrar a nuestros usuarios si tenemos disponibilidad o no de un producto sin tener que darlo de alta o de baja en función de dicha disponibilidad Creación de productos Los productos que aquí se crean se utilizarán en el interface de usuario para determinar qué productos o servicios tienen contratados nuestros clientes. De esta forma se podrá determinar los servicios asociados, gestionar las renovaciones de mantenimiento, garantías, Para proceder a la creación de un Producto debemos situarnos dentro del Grupo donde queremos ubicarlo. Dentro de este nodo veremos que se incluyen otros dos con los nombres de Grupos y Productos. Seleccionaremos el de Productos y pulsaremos el botón de Añadir Página 16 de 48

17 Al igual que en la creación del grupo de productos, el Gestor deberá cumplimentar la siguiente información. Código de Producto, es una combinación de letras y/o números que el Gestor asigna al Producto y directamente relacionado con el campo que le sigue. Es como su abreviatura. Descripción, es el nombre del producto en cuestión Nombre Comercial del Producto Grupo Padre es un campo que muestra si dicho Producto depende de otro grupo ya creado en la Aplicación. NOTA: Su cumplimentación no es obligatoria. Activo, el hecho de marcar este campo hace que posteriormente dicho grupo se muestre en la parte de Productos de CRM Empresas. Se deberá pulsar el icono guardar para proceder a guardar el alta Modificación de productos y grupos Para la modificación de grupos o productos, el Administrador seleccionará el ítem que quiera modificar. A la derecha aparecerán los mismos campos que se han rellenado en el proceso de alta. Página 17 de 48

18 Una vez que modifica la Descripción del Producto procede a guardar la acción pulsando el icono Baja de productos y grupos El Administrador se posicionará con el ratón en el grupo o el producto que quiera dar de baja y pulsar borrar. En ese momento el grupo o producto aparecerá tachado y habrá que salvar los cambios pulsando guardar, para que la baja sea realizada. IMPORTANTE: En cualquier caso, es recomendable que en vez de eliminar los registros, los marque como inactivos, con lo cual no perderá la información. A no ser que la empresa no comercialice más ese producto en concreto. El sistema no le permitirá eliminar productos si se ha creado algún registro de venta de ese producto, por lo que sólo se podrá desactivar. El sistema ofrece las dos alternativas: Eliminar el producto: Si el usuario trata de eliminar un Producto que está siendo utilizado en la Aplicación, la aplicación le advertirá con un aviso de error que no se puede eliminar dicho producto, y no ejecutará la instrucción. Si por el contrario el Producto creado no está siendo utilizado en la Aplicación si se ejecutará la instrucción de eliminar. Desactivarlo: La Aplicación por otra parte ofrece la posibilidad de desactivarlo, de manera que deja de aparecer en la estructura de carpetas y el usuario no lo visualiza, pero se mantiene en el histórico. Para desactivar un producto simplemente desmarque la casilla de activo. Página 18 de 48

19 Una vez que el Producto aparece tachado, el Administrador procederá a guardar los cambios pulsando el icono. Página 19 de 48

20 5. Personalización de campos La Personalización de campos permite la configuración de 25 campos opcionales, para cada una de las partes donde se ofrece esta funcionalidad: Compañías, Individuos, Registro de Productos, Oportunidades de Venta, Incidencias de Soporte, Prestaciones de Servicio, y Casos de Negocio I y II. Estos 2 últimos además permiten la personalización de su denominación para que la empresa los identifique con los nombres que más se adecúen a su negocio (tareas, expedientes, proyectos, obras, inspecciones, informes, juicios, ) Los 25 campos divididos en 5 campos de tipo Check, Fecha, Numérico, Lista y Texto Con estos 25 campos adicionales la Organización podrá obtener información de sus clientes de una manera más detallada. Para poder acceder a esta parte de la Herramienta de Administración, el Gestor pulsará la opción Personalización de Campos dentro de la Página Principal de dicha Herramienta. A continuación veremos cómo activar y utilizar cada uno de estos tipos de campo. Página 20 de 48

21 5.1. Activar un campo Check Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos que podemos personalizar. Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla con los 25 campos. En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Check, veremos que existen 5, pero sólo podremos acceder a la configuración del primero de ellos (resaltado en negrita). Según vamos utilizando campos se irán activando el resto. Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en negrita Página 21 de 48

22 Para este tipo de campo, la única operación que debemos realizar es cambiar la etiqueta, con esto ya lo veríamos en el interface de usuario Activar un campo Fecha Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos que podemos personalizar. Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla con los 25 campos. Página 22 de 48

23 En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Fecha, veremos que existen 5, pero sólo podremos acceder a la configuración del primero de ellos (resaltado en negrita). Según vamos utilizando campos se irán activando el resto. Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en negrita Para este tipo de campo, la única operación que debemos realizar es cambiar la etiqueta, con esto ya lo veríamos en el interface de usuario. Página 23 de 48

24 5.3. Activar un campo Numérico Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos que podemos personalizar. Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla con los 25 campos. En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Numérico, veremos que existen 5, pero solo podremos acceder a la configuración del primero de ellos (resaltado en negrita). Según vamos utilizando campos se irán activando el resto. Página 24 de 48

25 Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en negrita Para este tipo de campo, la única operación que debemos realizar es cambiar la etiqueta, con esto ya lo veríamos en el interface de usuario. Hay que tener en cuenta que los campos numéricos deben ser un número entero con un máximo de 3 decimales de forma que el total de dígitos no sea mayor de 15 Página 25 de 48

26 5.4. Activar un campo Lista Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos que podemos personalizar. Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla con los 25 campos. En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Lista, veremos que existen 5, pero sólo podremos acceder a la configuración del primero de ellos (resaltado en negrita). Según vamos utilizando campos se irán activando el resto. Página 26 de 48

27 Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en negrita Para este tipo de campo existen varias acciones que podemos realizar: - Cambiar etiqueta del campo - Agregar posibles valores al campo lista Página 27 de 48

28 - Eliminar valores del campo lista - Cambiar orden de representación de los valores Así lo veríamos en el interface de usuario 5.5. Activar un campo Texto Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos que podemos personalizar. Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla con los 25 campos. En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Texto, veremos que existen 5, pero solo podremos acceder a la configuración del primero de ellos (resaltado en negrita). Según vamos utilizando campos se irán activando el resto. Página 28 de 48

29 Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en negrita Para este tipo de campo, la única operación que debemos realizar es cambiar la etiqueta, y establecer la longitud de la cadena (del campo). Con un máximo de 200 caracteres. Página 29 de 48

30 5.6. Línea de Negocio Tanto las Oportunidades de Venta, las Prestaciones de Servicio, incidencias de Soporte como los Casos personalizados, han de tener posibles valores rellenos para poder utilizarlos. Las Líneas de Negocio identifican sobre qué producto va la Venta, Servicio o Soporte sin llegar al detalle de que producto es. Este campo es utilizado a nivel de segmentación e informes analíticos. Para dar de alta sus posibles valores seguiremos los mismos pasos de configuración de los campos de tipo Lista, con la salvedad que no es posible cambiar la etiqueta. Página 30 de 48

31 Código de Producto, es una combinación de letras y/o números que el Gestor asigna a la Línea de Negocio en cuestión, estando directamente relacionado con el campo que le sigue. Es como su abreviatura. Descripción, es el nombre que recibe la Línea de Negocio que se está creando Casos de Negocio Los Casos de Negocio surgen para solucionar las necesidades de algunas empresas que aparte de manejar los conceptos de Ventas, Servicio y Soporte, requieren de otros conceptos para catalogar sus actividades laborales (tareas, expedientes, proyectos, obras, inspecciones, informes, juicios, ) La peculiaridad de estos Casos de Negocio son que: - Se permite establecer la Etiqueta que se necesite - Se pueden cambiar valores a los campos Tipo y Código de Resolución - Sigue disponiendo de los 25 campos configurables 5.8. Eliminar un campo El administrador puede ocultar de nuevo los campos creados, pero no así los valores que se hayan introducido en ellos dentro de los objetos. Por ejemplo, el Administrador configura un campo de tipo Texto en el objeto Individuo, llamado Privado, y más adelante los usuarios lo utilizan y crean 10 individuos con este campo relleno. Página 31 de 48

32 Si el administrador decide ocultarlo, los usuarios dejarán de ver este campo en la ficha de los individuos, pero el contenido de dicho campo no ha sido eliminado. Si el Administrador vuelve a utilizar ese campo y ahora lo llama Nombre de la Secretaria, para los 10 registros anteriores contendrá el Privado. El Administrador puede ocultar los campos volviendo a establecer la etiqueta previa (tipo de dato + nº de campo): Check X Date X Número X Lista X Texto X 5.9. Eliminar un valor de una Lista A la hora de eliminar valores de campos de tipo Lista, debemos tener en cuenta si los valores a eliminar han sido utilizados, ya que si se eliminan, en los registros ya utilizados aparecerán los campos en blanco. Lo recomendable es realizar una búsqueda previa de los registros que utilizan el valor a eliminar, realizar un cambio por otro valor y proceder a la eliminación Página 32 de 48

33 6. Gestión de Usuarios y Grupos CRM Empresas dispone de una herramienta de seguridad y control para que el Administrador o Gestor otorgue a los usuarios los permisos necesarios de acceso a las diferentes funcionalidades de la Aplicación y las acciones que pueden o no realizar. Los permisos para realizar las acciones se establecen por acción, por usuario y mediante Audiencias (Grupos de registros u objetos). En los siguientes puntos explicaremos las utilidades de esta parte de la herramienta. Página 33 de 48

34 6.1. Logotipo Se permite la incorporación en el Banner tanto del interfaces de Administrador como de usuario de un logotipo, el cual se representará en la parte derecha del banner. Así se vería en el los diferentes banner: Página 34 de 48

35 6.2. Usuarios La herramienta permite la creación de tantos usuarios como se necesiten, con la única limitación de que sólo podrán estar activos (con permiso para acceder a CRM Empresas) el número entero que resulta de dividir la cantidad de Registros Principales contratados por 400. Es decir que si una empresa contrata un total de bonos que suman registros principales, podría llegar a tener un máximo de 12 Usuarios Activos (5.000 / 400 = 12) Se entiende que en la historia de una compañía habrá usuarios históricos, que en su día utilizaron la Aplicación, pero que ahora ya no pertenecen a la compañía y por lo tanto tienen desactivado su acceso. Ahora bien, el trabajo realizado por estos usuarios mientras estuvieron activos, tiene un valor muy importante para la compañía, y por lo tanto mantener esa información es obligado. Estos usuarios no cuentan a la hora de la exigencia mínima de 400 Registros Principales por Usuario Activo. Página 35 de 48

36 Para proceder a la creación de los usuarios, debemos pulsar el botón de Añadir indicado en la imagen anterior y rellenar el siguiente formulario. Login: cadena de 10 caracteres que se utilizara en el proceso de Login del usuario Contraseña: No se permite una contraseña en blanco, este campo se tiene que rellenar Nombre: Nombre completo del usuario esta dirección aparecerá en los comunicados realizados por los usuarios Grupo: división a la que pertenece el usuario. Facilita la localización de usuarios en el Gestor de Casos o a la hora de crear Contactos Internos. Los grupos se pueden crear en el siguiente punto Activo: Permite o no al usuario acceder a la herramienta Gestor: Permite a un usuario realizar funciones de Administrador, da acceso a este interfaces de Administración Para modificar el usuario basta con hacer click sobre el usuario en cuestión y realizar los cambios necesarios. El único cambio no permitido es el del campo Login. No se permite la eliminación de usuarios, ya que perderíamos la historia de sus acciones sobre la Base de Datos. Si podemos Desactivarlo para denegar el acceso a ese usuario a la aplicación. Página 36 de 48

37 6.3. Grupos Como hemos comentado en el punto anterior, los Grupos se utilizan para dividir la lista global de usuarios y facilita la localización de usuarios en el Gestor de Casos o a la hora de crear Contactos Internos Existe la posibilidad de crear Subgrupos. Para crearlo basta con dar al botón de Añadir y rellenar la etiqueta del grupo en formulario mostrado. Página 37 de 48

38 6.4. Audiencias Hay ciertos objetos que pueden estar sometidos a una seguridad por Audiencias los cuales son: Compañía, Individuo, Oportunidad de Venta, Prestación de Servicio, Incidente de Soporte, Caso de Negocio 1 y Caso de Negocio 2. Antes de explicar cómo funcionan las audiencias tenemos que conocer que es un Objeto y Registro Un objeto es el conjunto de tipo de registros con unas propiedades y acciones comunes, por ejemplo, Compañías u Oportunidades de Venta. Y Registro es cada uno de los objetos que hemos dado de alta en la aplicación, por ejemplo Repsol o BBVA en el caso de Compañías, o la Oportunidad de Venta con ID o la del ID Página 38 de 48

39 Objeto Compañía Registro Registro Repsol BBV Por defecto el sistema permite que todos los usuarios vean todos los registros de la Base de Datos. Si queremos definir políticas de Seguridad para limitar la visibilidad de Registros que tienen los usuarios debemos utilizar Audiencias. Sobre cada Audiencia podemos determinar qué permisos tiene cada usuario. Y en cada Registro podemos establecer la Audiencia a la que pertenece y que por lo tanto limita a cada Usuario a poder hacer sobre ese Registro aquello que se definió en Audiencias. De esta forma y dependiendo de diferentes modelos de Seguridad debemos determinar cuántas audiencias hay que crear para dar una seguridad por Zona Geográfica, de Negocio, de Niveles o Piramidal. Cada objeto puede tener n Audiencias. Por defecto el Sistema ha asignado la audiencia Publico a todos los objetos. Los Permisos que podemos asociar a una Audiencia son: Insertar: Permite la creación de registros con esa Audiencia. Si el usuario no tiene este permiso en ninguna Audiencia asociada al Objeto, el usuario no podrá crear Registros de ese Objeto. Modificar: Permite al usuario realizar modificaciones sobre los registros asociados a esta Audiencia. Modificar Audiencia: Determina que el usuario puede cambiar la Audiencia al Registro. Solo podrá asignar a otra Audiencia en la que esté asociado. Eliminar: Permite al usuario eliminar registros asociados a esta Audiencia. Para entender un poco mejor cómo funcionan las Audiencias explicaremos un caso práctico: Una empresa de 5 empleados que realizan labores comerciales. Todos son comerciales y tienen dividido el radio de actuación por zonas geográficas. Por norma general han determinado que todos han de ver los registros de sus Clientes (Compañías + Individuos), pero que las Oportunidades de Venta solo serán vistas por la persona que las ha creado o su jefe. Página 39 de 48

40 Tomas: Es el Director General y tiene que poder acceder a todos los registros de la Base de Datos Jerónimo: Se encarga de la zona Sur. Maria: Se encarga de la zona Norte y al ser tan extensa tiene a su cargo 2 comerciales Carlos: Se encarga de parte de la zona Norte, la zona Norte A Francisco: Se encarga de parte de la zona Norte, la zona Norte B Los permisos se resumirían en el siguiente gráfico: Y cómo tendríamos que configurar las Audiencias podríamos verlo en la siguiente tabla: Página 40 de 48

41 Audiencia Permisos OBJETO Grupo Audiencia Descripción Usuario Insertar Modificar Modificar Audiencia Eliminar Compañía Publico Lo pueden ver todos Francisco los usuarios Carlos Oportunidad de Venta Publico Lo pueden ver todos los usuarios Tomas Maria Jerónimo Francisco Carlos Tomas Maria Jerónimo Comercial Zona Sur Jerónimo Tomas Comercial Zona Norte A Carlos Maria Tomas Comercial Zona Norte B Francisco Maria Tomas Comercial Zona Norte Maria Tomas Página 41 de 48

42 6.5. Crear Audiencias Para crear una Audiencia, debemos seleccionar uno de los objetos mostrados en la siguiente imagen y pulsar el botón de Añadir En el formulario que nos aparece, rellenar los campos que definen la Audiencia: Una vez guardada podremos asociar Usuarios a la misma Página 42 de 48

43 Una vez asignados los usuarios, podemos asociar los diferentes permisos que tendrá cada uno de ellos en la Audiencia Página 43 de 48

44 6.6. Permisos sobre áreas funcionales En este punto determinaremos quién puede o no realizar ciertas acciones sobre la aplicación. Y estas acciones afectarán a todos aquellos registros sobre los que el usuario tenga visibilidad. Lo que haremos será activar o no botones del Interface de usuario o menús de opciones. Lo dividiremos en las siguientes aéreas: Registro de Productos Gestor de Asuntos Gestor de Información Comunicación Acciones Masivas Importación Documentación Página 44 de 48

45 Registro de Productos Podemos determinar qué persona puede Insertar, Modificar o Eliminar registros de Productos. Esta acción solo se podrá realizar sobre los Registros de Compañía o Individuo a los que el usuario tenga acceso Gestor de Asuntos Determinaremos qué usuarios podrán realizar filtros en el Gestor de Asuntos por el campo Asignado a Detalle del Gestor de Asuntos Página 45 de 48

46 Gestor de Información Determinaremos qué usuarios pueden generar informes y sobre qué objetos. La información mostrada en los informes será aquella sobre la que el usuario tenga permisos (Audiencia) Comunicación Determinamos qué usuarios pueden utilizar la herramienta para comunicarse con sus clientes y los diferentes medios de envío: , Carta o SMT Acciones Masivas Estas acciones masivas se encuentran dentro del área de Gestión de Información y posibilitan realizar operaciones masivas sobre un listado de Clientes (Compañías o Individuos). Estas son: Impresión Etiqueta Página 46 de 48

47 Mailing Masivo ing Masivo SMT Oportunidades de Venta Incidencia de Soporte Prestación de Servicio Contactos Externos Contactos Internos Impresión Caso de Negocio 1 Caso de Negocio Importación Permite a los usuarios gestionarse la importación de Contactos o Productos desde el interfaces de Usuario Página 47 de 48

48 Documentación Indicamos qué usuarios podrán archivar o eliminar documentación. Esta inserción o eliminación sólo se podrá realizar sobre los registros de Cliente (Compañía o Individuo) sobre los que el usuario tenga acceso (Audiencias) Página 48 de 48

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