REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN PARA LA EMPRESA CALENTADORES TÁCHIRA TRABAJO ESPECIAL DE GRADO Realizado por: Bch. Duran, María Ysabel C.I Bch. Gallardo, Emery C.I Tutor Académico: Ing. Jenny Márquez Maracaibo, Diciembre 2010 Cotutor Académico: Ing. Johanna Boza

2 ii DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN PARA LA EMPRESA CALENTADORES TÁCHIRA

3 iii DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN PARA LA EMPRESA CALENTADORES TÁCHIRA Trabajo especial de Grado Para optar al Título de Ingeniero Industrial Presentado por: Bch. Duran, María Ysabel C.I Bch. Gallardo, Emery C.I

4 iv DEDICATORIA A Dios por regalarme la dicha de alcanzar esta meta. A mi Mami quien merece lo mejor de mí por su esfuerzo apoyo y confianza día tras día y por estar presentes en todos los momentos de mi vida. A mi Papi por confiar en mi, por regálame la dicha de compartir tantos momentos a su lado que fueron de aprendizaje y por ser el angelito que desde su sueno profundo sigue preocupándose por llevarme por el mejor camino. A mis familiares por confiar en mí y tenerme siempre presente con sus mejores deseos y bendiciones. A mi amiga y compañera de tesis por compartir conmigo lo bueno y lo malo de la carrera, por compresión y apoyo en todos los momentos posibles. A mi novio. Por su cariño, comprensión e impulso para alcanzar esta meta. A todos Gracias Ysabel Duran

5 v DEDICATORIA A Dios sobre todas las cosas, por brindarme la oportunidad de alcanzar esta meta trazada A mis padres por hacer de mí la persona que soy hoy, inculcarme valores y guiarme por el camino correcto en la vida A mi esposo por ser un apoyo, mi guía en cada uno de las circunstancias que se presentaron a lo largo de mi carrera, gracias amor por tu ayuda incondicional y por estar conmigo siempre. Eres el mejor esposo del mundo A mi familia que de una u otra manera me brindaron su apoyo y consejos A todas las personas que me ayudaron en mis estudios desde pequeña, y aquellas que de alguna manera dejaron una enseñanza A mis profesores Johanna Boza, Gerardo Guerra, Jenny Márquez por brindarme los conocimientos y formación a lo largo de mi carrera A todos gracias Emery Gallardo

6 vi AGRADECIMIENTO A la Ing. Jenny Márquez tutora del presente trabajo de investigación por el apoyo para lograr esta meta. A la Ing. Johanna Boza quien desde un principio nos ha ayudado y guiado durante todo el desarrollo de nuestra carrera. A la empresa Calentadores Táchira por abrirnos sus puertas al permitirnos realizar el siguiente trabajo especial de grado. A todos gracias Emery e Ysabel

7 vii ÍNDICE GENERAL VEREDICTO DEDICATORIA... iv AGRADECIMIENTO... vi INDICE GENERAL... vii INDICE DE TABLAS... ix INDICE DE FIGURAS... xiii RESUMEN... xviii ABSTRACT... ixx INTRODUCCIÓN... 1 CAPITULO I: EL PROBLEMA 1.1. Planteamiento del Problema Objetivos Objetivo General Objetivo Especifico Justificación de la Investigación Delimitación Delimitación Espacial Delimitación Temporal Delimitación Científica CAPITULO II: MARCO TEÓRICO 2.1 Breve descripción de la Empresa Reseña Histórica Misión... 28

8 viii Visión Antecedentes Bases Teóricas Almacén Clases de almacén Funciones básicas del almacén Principios de almacenar Importancia del alamcén Manejo de materiales Almacenamiento Artículos que se deben almacenar Clasificación de mercancía Inventario Tipos de Inventario Costos de inventario Función de inventario Objetivos de los inventarios Control de Inventario Rotación de Inventario Modelos de inventario Demanda Demanda dependiente Demanda Independiente Elementos a considerar para distribuir un almacén Políticas de almacenamiento Distribución de almacenes Objetivos de la distribución de almacenes Sistema de almacenamiento... 52

9 ix Codificación de las mercancías Sistema de localización Etiquetas de productos y estantes Diagrama de procedimientos Sistema de Variables Variable Definición Conceptual Definición Operacional Cuadro de Variables CAPITULO III: MARCO METODOLÓGICO 3.1 Tipo de Investigación Diseño de la Investigación Censo Técnicas de Recolección de Datos Fases de la Investigación CAPITULO IV: RESULTADOS 4.1 Diagnóstico de la situación actual de Calentadores Táchira Determinar el modelo de inventario mediante el análisis de las funciones, tipos y sistemas de control de existencias Procedimeinto para la compra de artículos Procedimeinto para la recepción de artículos Procedimeinto para el almacenamiento de artículos Procedimeinto para el despacho de artículos Calculo del promedio simple de la demanda... 95

10 x 4.3 Distribución de almacén Dimensiones Tipo de artículo Piso Vias de acceso Mantenimiento del almacén Ventilación Iluminación Sistema de protección contra incendio Equipos de protección personal Distribución de áreas de almacenmiento y estanterías Codificación de los artículos Codificación de las estanterías Analisís de los equipos y medios de almacenaje Propuesta de mejora de la gestión de almacén CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS

11 xi ÍNDICE DE FIGURAS Pág Figura 1. Estanterías Figura 2. Cantidad de pedido óptimo de la orden Figura 3. Recepción Figura 4. Almacenamiento de los artículos Figura 5: Despacho de artículos Figura 6. Registro de entrada y salida del almacén Figura 7. Clase de almacén Figura 8. Funciones básicas Figura 9. Manejo de artículos Figura 10. Inventarios Figura 11. Distribución del almacén Figura 12. Condiciones de preservación de los artículos Figura 13. Layout Figura 14. Niveles de ruido Figura 15: Servicio Figura 16: Lista de verificación Figura 17. Procedimiento de compra de artículos Figura 18. Procedimiento de recepción de artículos Figura 19. Procedimiento de almacenamiento de artículos Figura 20. Procedimiento de despacho de artículos... 94

12 xii Figura 21. Plano de plano de alta Figura 22. Plano de plano de baja Figura 23. Plano propuesto para calentadores industriales Figura 24. Plano propuesto para calentadores eléctricos Figura 25. Plano propuesto para calentadores a gas Figura 26. Plano propuesto para calentadores reparados Figura 27. Plano propuesto para repuestos y materiales de instalación

13 xiii ÍNDICE DE TABLAS Pág. Tabla N 1: Simbología de flujograma de procedimiento Tabla N 2. Cuadro de variables Tabla N 3. Personal entrevistado Tabla N 5. Artículos de Calentadores Táchira Calentadores a gas Tabla N 6. Artículos de Calentadores Táchira Calentadores a gas industrial Tabla N 7. Artículos de Calentadores Táchira Calentadores eléctricos Tabla N 8. Artículos de Calentadores Táchira Calentadores eléctricos sin tanque Tabla N 9. Artículos de Calentadores Táchira Duchas eléctricas 65 Tabla N 10. Artículos de Calentadores Táchira Sauna a gas Tabla N 11. Artículos de Calentadores Táchira Repuestos Tabla N 12. Artículos de Calentadores Táchira Repuestos Tabla N 13. Relación de Costos de Calentadores Táchira Tabla N 14.Promedio de unidades almacenadas Tabla N 15.Estimación de demanda para calentadores a gas Tabla N 16. Estimación de demanda para calentadores a gas industrial Tabla N 17. Estimación de demanda para calentadores eléctricos Tabla N 18. Estimación de demanda para calentadores eléctricos sin tanque Tabla N 19. Estimación de demanda para duchas eléctricas Tabla N 20. Estimación de demanda para saunas a gas

14 xiv Tabla N 21. Estimación de demanda para repuestos Tabla N 22. Estimación de demanda para repuestos Tabla N 23. Estimación de demanda para repuestos Tabla N 24. Estimación de demanda para materiales de instalación Tabla N 25. Estimación EOQ para calentadores a gas del almacén Tabla N 26. Estimación EOQ para calentadores a gas industrial del almacén Tabla N 27. Estimación EOQ para calentadores eléctricos del almacén Tabla N 28. Estimación EOQ para calentadores eléctricos sin tanque del almacén Tabla N 29. Estimación EOQ para duchas eléctricas del almacén Tabla N 30.Estimación EOQ para sauna a gas del almacén Tabla N 31. Estimación EOQ para repuestos del almacén Tabla N 32. Estimación EOQ para repuestos del almacén Tabla N 33. Estimación EOQ para Materiales de instalación del almacén Tabla N 34.Estimación MAX y MIN para calentadores a gas del almacén Tabla N 35.Estimación MAX y MIN para calentadores a gas industrial del almacén Tabla N 36. Estimación MAX y MIN para calentadores eléctricos del almacén..121 Tabla N 37. Estimación MAX y MIN para calentadores eléctricos sin tanque del almacén Tabla N 38. Estimación MAX y MIN para duchas eléctricas del almacén Tabla N 39. Estimación MAX y MIN para sauna a gas del almacén Tabla N 40. Estimación MAX y MIN para repuestos del almacén Tabla N 41. Estimación MAX y MIN para repuestos del almacén Tabla N 42. Estimación MAX y MIN para materiales de instalación del almacén

15 xv Tabla N 43. Comparación de los costos totales anuales de los calentadores a gas del almacén Tabla N 44. Comparación de los costos totales anuales de los calentadores industriales del almacén Tabla N 45. Comparación de los costos totales anuales de los calentadores eléctricos del almacén Tabla N 46. Comparación de los costos totales anuales de los calentadores eléctricos sin tanque del almacén Tabla N 47. Comparación de los costos totales anuales de duchas eléctricas del almacén Tabla N 48. Comparación de los costos totales anuales de sauna a gas del almacén Tabla N 49. Comparación de los costos totales anuales de repuestos del almacén Tabla N 50. Comparación de los costos totales anuales de repuestos del almacén Tabla N 51. Comparación de los costos totales anuales de materiales de instalación del almacén Tabla N 52. Costos total anual Tabla N 53. Dimensiones de almacenes Tabla N 54. Artículos de Calentadores Táchira Tabla N 55. Artículos de Calentadores Táchira Calentadores a gas industrial Tabla N 56. Artículos de Calentadores Táchira Calentadores eléctricos Tabla N 57. Artículos de Calentadores Táchira Calentadores eléctricos sin tanque Tabla N 58. Artículos de Calentadores Táchira Duchas eléctricas Tabla N 59. Artículos de Calentadores Táchira Sauna a gas Tabla N 60. Artículos de Calentadores Táchira Repuestos Tabla N 61. Artículos de Calentadores Táchira Repuestos (Continuación)

16 xvi Tabla N 62. Artículos de Calentadores Táchira Materiales de instalación Tabla N 63. Propiedades físicas de los artículos de calentadores a gas Tabla N 64. Propiedades físicas de los artículos de calentadores a gas industrial Tabla N 65. Propiedades físicas de los artículos de calentadores eléctricos Tabla N 66. Propiedades físicas de los artículos de calentadores eléctricos sin tanque Tabla N 67. Propiedades físicas de los artículos de duchas eléctricas Tabla N 68. Propiedades físicas de los artículos para sauna a gas Tabla N 69. Propiedades físicas de los artículos de los repuestos Tabla N 70. Propiedades físicas de los artículos de los repuestos Tabla N 71. Propiedades físicas de los artículos de los materiales de instalación Tabla N 72. Total espacio requerido Tabla N 73. Distribución de artículos en estanterías de calentadores a gas Tabla N 74. Distribución de artículos en estanterías de calentadores a gas industrial Tabla N 75. Distribución de artículos en estanterías de calentadores eléctricos Tabla N 76. Distribución de artículos en estanterías de calentadores eléctricos sin tanque Tabla N 77. Distribución de artículos en estanterías de duchas eléctricas Tabla N 78. Distribución de artículos en estanterías de repuestos Tabla N 79. Distribución de artículos en estanterías de sauna a gas Tabla N 80. Distribución de artículos en estanterías de materiales de instalación Tabla N 81. Medios de almacenaje

17 xvii Tabla N 82. Codificación de los artículos. Calentadores a gas Tabla N 83. Codificación de los artículos. Calentadores a gas industrial Tabla N 84. Codificación de los artículos. Calentadores eléctricos Tabla N 85. Codificación de los artículos. Calentadores eléctricos sin tanque Tabla N 86. Codificación de los artículos. Duchas eléctricas Tabla N 87. Codificación de los artículos. Sauna a gas Tabla N 88. Codificación de los artículos. Repuestos Tabla N 89. Codificación de Repuestos Tabla N 90. Codificación de los artículos. Materiales de instalación Tabla N 91. Codificación de las estanterías. Calentadores a gas Tabla N 92. Codificación de las estanterías. Calentadores a gas industrial Tabla N 93. Codificación de las estanterías. Calentadores eléctricos Tabla N 94. Codificación de las estanterías. Calentadores eléctricos sin tanque Tabla N 95. Codificación de las estanterías. Duchas eléctricos Tabla N 96. Codificación de las estanterías. Sauna a gas Tabla N 97. Codificación de las estanterías. Repuestos Tabla N 98. Codificación de las estanterías. Repuestos Tabla N 99. Codificación de las estanterías. Materiales de instalación Tabla N 100. Objeto vs causas de la propuesta Tabla N 101. Plan de acción

18 xviii RESUMEN DURAN S. Maria Y.; GALLARDO B. Emery J DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN PARA LA EMPRESA CALENTADORES TÁCHIRA. Trabajo Especial de Grado para optar al Título de Ingeniero Industrial; Maracaibo Venezuela: Universidad Rafael Urdaneta, Escuela de Ingeniería Industrial, La presente investigación tuvo como objeto el diseño de un sistema de gestión de almacén para la empresa Calentadores Táchira, la investigación de acuerdo al nivel de análisis requerido para cumplir los objetivos, se considera descriptiva, documental, de campo y no experimental. Se utilizaron como instrumentos de recolección de datos la lista de verificación, la entrevista estructurada, la observación directa y documental. Se diagnosticó la situación actual para analizar las fallas y los problemas presentes, se hizo necesario el conocimiento de las condiciones actuales bajo las cuales se desarrollan las actividades, la descripción de los procesos internos, se identificaron los medios de almacenaje y equipos de manejo utilizados, el estudio de la capacidad para albergar artículos en el almacén, se determinaron las características para la conservación y preservación de los artículos que serán almacenados, así mismo se calculó el espacio requerido. El resultado obtenido en esta investigación es el diseño de un sistema de gestión de almacén, que en la medida que se aplique permita implantar los procedimientos de las labores dentro del almacén con el fin de garantizar los estándares requeridos para el mejoramiento en las operaciones del almacén. Palabras claves: Diseño, Sistema, Gestión, Almacén.

19 xix ABSTRACT DURAN S. Maria Y.; GALLARDO B. Emery J DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN PARA LA EMPRESA CALENTADORES TÁCHIRA. Trabajo Especial de Grado para optar al Título de Ingeniero Industrial; Maracaibo Venezuela: Universidad Rafael Urdaneta, Escuela de Ingeniería Industrial, The objective of this investigation is the design of a warehouse management system for the company Calentadores Táchira. According to the degree of analysis required to meet the objectives, the investigation is considered descriptive, documental, field based and non experimental. Checklists, structured interviews, direct and documental observation were used as instruments for data collection. The current situation was diagnosed in order to analyze existing flaws and problems. It was necessary to understand the current conditions under which activities are performed, internal processes were described, warehousing system and handling equipment used were identified, the capacity of the warehouse to store items was studied, the characteristics for conservation and preservation of the items to be stored was determined, also, the required area was calculated. The result obtained through this investigation is the design of a warehousing management system, which as far as it is applied it will allow to implement the procedures for the tasks performed within the warehouse with the objective of ensuring the required standards for the improvement of the warehouse operations. Key words: Design, System, Management, Warehouse.

20 xx INTRODUCCIÓN En Venezuela debido a la alta demanda competitiva las pequeñas empresas para crecer con rapidez y buscar otros mercados que no sea el interno, están en la búsqueda de nuevas estrategias que le permitan competir en el entorno, lo cual implica la optimización de sus procesos. Dentro de dichos procesos se encuentran las operaciones de almacén, el cual constituye un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activos fijos o variables de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos. Una mala gestión puede dar lugar a importantes pérdidas financieras y excesos en el pedido de materiales, sin embargo, se puede mantener el almacén bajo control si se utiliza un buen sistema, por ello surge la necesidad de presentar adecuadas medidas a las empresas de servicios. La presente investigación muestra una propuesta para el diseño de un sistema de gestión de almacén para la empresa Calentadores Táchira ubicada en la carrera 8 entre avenida Carabobo y calle 16, sector centro. Dicha investigación se desarrolló en cuatro capítulos: En el capítulo I, se planteó la problemática existente en la empresa Calentadores Táchira, en el cual se establecieron los objetivos, el desarrollo de la justificación e importancia de la investigación, junto con la delimitación de la misma. El capítulo II, abarcó lo referente al Marco Teórico en el cual se muestran los antecedentes de la investigación, las bases teóricas, donde se define lo que es un sistema de gestión de almacén, cuáles son sus funciones, tipos. Asimismo, se indican las políticas, todo lo referente a la distribución, se define lo que es la

21 xxi codificación, sistema de localización, junto con la definición de etiquetas de productos y estantes. El capítulo III, se refiere a la metodología manejada a lo largo del estudio de investigación, en el cual se encuentra detallado el tipo y diseño de investigación, la población y la muestra correspondiente, las técnicas utilizadas para la recolección de datos, y se indican las fases de la investigación, permitiendo desarrollar el sistema de gestión de almacén en cuestión. En el capítulo IV, se exponen los análisis de los resultados que permitieron diseñar el sistema de gestión de almacén a través del estudio realizado. Por último, se presentan las conclusiones y recomendaciones generadas por este trabajo de investigación.

22 22 CAPÍTULO I El problema El presente capítulo contempla la temática del problema que fundamentó el desarrollo de esta investigación, el objetivo general alcanzado y los objetivos específicos que fueron necesarios cumplir para el logro del mismo. De igual manera, se presentan los aspectos que justificaron la ejecución de este estudio; así como lo que abarcó, a través de la definición de la delimitación tanto espacial, temporal y científica Planteamiento del problema En la actualidad económica global y nacional, las empresas pueden verse afectadas al hallar en sus caminos nuevos obstáculos que les generen problemas de competitividad a tal grado que no sean capaces de adaptarse y puedan ser eliminados del mercado. En Venezuela debido a la alta demanda competitiva las pequeñas empresas para crecer con rapidez y buscar otros mercados que no sea el interno, están en la búsqueda de nuevas estrategias que le permitan competir en el entorno, lo cual implica la optimización de sus procesos. Dentro de dichos procesos se encuentran las operaciones de almacén, el cual constituye un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activos fijos o variables de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de materiales. Un buen control en la gestión de almacén puede generar una ventaja para la organización al lograr que sus recursos se administren de manera eficiente para

23 23 no incurrir en costos innecesarios, obtener una utilidad de tiempo y lugar en la distribución del producto y conseguir que los costos totales se reduzcan para ofrecer un menor precio al cliente. Actualmente, las empresas comercializadoras de productos, debidamente organizadas y con niveles de demanda elevados, toman en consideración la importancia de almacenaje de los productos o materiales que son comercializadas con los clientes, por lo que estas empresas deben minimizar los costos y maximizar las ganancias de las ventas. Es así como la gestión de almacén es un asunto de vital importancia para cualquier negocio ya sea que esté orientado a la producción o a los servicios. Por lo tanto se debe tomar en consideración los principios de almacenaje, permiten mantener los productos o artículos en condiciones óptimas de uso y con disponibilidad en el tiempo deseado para el proceso de comercialización. Específicamente la empresa Calentadores Táchira, no cuenta con un sistema eficiente de gestión de almacén, y venía siendo manejado el almacenamiento de manera empírica debido a que la gerencia de la empresa se encuentra en crecimiento, y hasta la fecha no había visto como una necesidad desarrollar un sistema de almacenamiento e inventario. Por lo anterior, la empresa carece de un sistema de gestión de almacén que permita llevar la organización de las entradas y salidas de los activos en general, debido a esta ausencia no se realizan reportes diarios para llevar un mejor control de las existencias, lo cual genera continuos problemas en el área de recepción almacenaje y despacho de los productos, discrepancia de inventarios, desabastecimiento, además de presentar actualmente desorden en la ubicación de los productos o artículos y la escasez de cuantificación de espacio mínimo requerido para cada tipo de producto o artículo de acuerdo a su demanda entre otros.

24 Objetivos Objetivo general Diseñar un sistema de gestión de almacén para la empresa Calentadores Táchira que permita mejorar los procesos de recepción, almacenaje y despacho de los artículos Objetivos específicos Analizar la situación actual de la gestión de almacén llevada a cabo en la empresa. Seleccionar el modelo de inventario que se adapte a las necesidades de la empresa para que permita tener el producto en el momento oportuno, en el lugar correcto y con las cantidades necesarias. Diseñar la distribución del almacén, asegurando la colocación más eficiente de las existencias, seleccionando las herramientas y equipos de manejo de materiales más adecuadas. Elaborar una propuesta de mejora de la gestión de almacén de manera tal que permita mantener una relación de información efectiva con la procura, las operaciones y el almacén Justificación de la investigación En la empresa Calentadores Táchira, en atención a la problemática antes descrita, se justifica la investigación desde el punto de vista práctico, ya que resulta de vital importancia para la empresa; contar con un sistema de gestión de almacén de productos o artículos que le permita: Obtener un mejor control sobre sus existencias Incorporar efectivamente métodos, medios e instrumentos de almacenamiento apropiados a sus exigencias

25 25 Reducir los costes de almacén Mejorar el servicio al cliente mediante la aceleración del proceso de gestión de pedidos Proporcionar datos de inventarios precisos y transparentes que reduzcan las tareas administrativas Optimizar la distribución del almacén y la utilización del espacio Establecer los niveles de stock adecuado de cada tipo de producto o artículo para evitar así la escasez y volúmenes innecesarios de inventario El aporte metodológico se basó en la elaboración de un instrumento para el diagnóstico de la gestión del almacén, proporcionando una herramienta útil para posteriores investigaciones Delimitación de la investigación Delimitación espacial Esta investigación se desarrolló en la empresa Calentadores Táchira, empresa privada ubicada en la Carrera 8, Nro , entre Av. Carabobo y Calle 16, Centro, San Cristóbal, Estado Táchira Delimitación temporal El periodo de investigación comprendió los meses de Septiembre de 2009 hasta Julio de Delimitación científica

26 26 El trabajo especial de grado se basó en teorías expuestas por diferentes autores sobre almacenes e inventarios, y se aplicaron los conocimientos adquiridos en las materias Ingeniería de métodos, Plantas Industriales, Logística y Almacenes entre otras. La temática correspondiente fue diseñar un sistema de gestión de almacenes de artículos, el cual estuvo sustentado por los siguientes autores: Aquilano y Chase (2005), Konz (1993), Walker G y otros (2001), Maynard (1991), García (2005), Taha (2004), Niebel (2006), Arias (2006), Hernandez y otros (2006), Tamayo y Tamayo (1998), Bavaresco (2006), entre otros.

27 27 CAPÍTULO II Marco teórico En este capítulo se presenta un análisis bibliográfico de todos los aspectos que comprende la investigación que se llevó a cabo, el cual tiene como propósito proveer los elementos teóricos necesarios para sustentar la comprensión del estudio. Esté se basa en un conjunto de definiciones, conceptos e investigaciones previas tales como los antecedentes de la investigación y las bases teóricas que permitieron interpretar los resultados del estudio Descripción de la empresa Historia Calentadores Táchira, nació en el año 1986 cuando su dueño tuvo el sueño de tener un negocio, comenzó en un pequeño local comercial ubicado en la planta baja de una casa de herencia familiar, en gran medida la subsistencia del negocio se debió a la dedicación de su dueño. Debido al arduo y esmerado trabajo rápidamente fueron creciendo, convirtiéndose en uno de los establecimientos de venta de calentadores más visitado de la zona. Al pasar del tiempo dicho local comercial se fue haciendo pequeño debido a la cantidad de clientes que lo visitaban y la variedad de calentadores que se introdujeron en el mercado para ese momento, hizo que se requiriera de la 60

28 28 expansión del negocio. No fue sino hasta 1990 cuando se compró la totalidad de la casa de herencia familiar donde se establecía Calentadores Táchira, y se le realizaron algunas modificaciones para acondicionar el local según las necesidades del momento. Inicialmente, Calentadores Táchira, se dedicó a la venta al detal de calentadores de agua así como al mantenimiento e instalación de los mismos, pero con la visión de suplir un mercado que estaba en constante crecimiento para ese momento, se observó la posibilidad de comenzar con las ventas al mayor de calentadores de agua, para cubrir el área del Estado Táchira y luego ampliar sus ventas en toda la región andina. No obstante con el pasar de los años empezó a distribuir sus productos hacia todo el territorio nacional Misión Ser una organización, orientada hacia la comercialización, distribución y mantenimiento de calentadores de agua, con la finalidad de cubrir la demanda del mercado nacional en términos de calidad, cantidad, puntualidad y excelencia en el servicio post venta, para lo cual, diseñamos estrategias de mercadeo innovadoras con claro concepto del cliente, e invertimos en tecnología de avanzada, la cual conjuntamente con un capital humano altamente entrenado, motivado y comprometido con sus clientes, la sociedad y el entorno permiten el crecimiento armónico del país Visión Ser reconocidos en el mercado nacional por la comercialización de productos novedosos, prácticos, seguros y confiables destinados a satisfacer las necesidades de calentamiento de agua y cocción de alimentos Antecedentes de la investigación 60

29 29 En el año 2007, Matos Miguel, realizó el trabajo especial de grado Diseño de un sistema de almacenamiento y control físico de inventario de los productos de la empresa GESERVI, C.A., para la Universidad Rafael Urdaneta, Facultad de Ingeniería, escuela de Ing. Industrial, Maracaibo-Venezuela. El objetivo general de la investigación fue diseñar un sistema de almacenamiento y control físico de inventario de los productos de la empresa Geservi, C.A, para lo cual se diagnosticó la situación actual para analizar las fallas y los problemas presentes, se identificaron los medios de almacenaje y equipos de manejo utilizados, luego se estudio la capacidad para albergar mercancía en el almacén, seguido de la determinación de las características para la conservación y preservación de la mercancía que sería almacenada, así mismo se calculó el espacio requerido y finalmente se clasificó y codificó dicha mercancía. El enfoque teórico estuvo basado en la metodología de Calimeri (1976); García Cantú (1993) y López Fernández (2006). La investigación fue de tipo descriptiva y el diseño fue de campo y documental. Las técnicas utilizadas para la recolección de datos fueron la observación directa, las entrevistas estructuradas y la observación documental o revisión bibliográfica. Este trabajo de investigación se utilizó como referencia para identificar los métodos de almacenamiento utilizados en el almacén de productos y los aspectos tomados en cuenta para el mejoramiento de la distribución del mismo. En el año 2006, Liz Valero realizó el trabajo especial de grado Redistribución de los almacenes de repuestos y suministros de la empresa Vidrios y Repuestos, S.R.L, para la Universidad del Zulia, Facultad de Ingeniería, escuela de Ing. Industrial, Maracaibo-Venezuela. La investigación tuvo como objetivo general la redistribución de los almacenes de repuestos y suministros de la empresa Vidrios y Repuestos, S.R.L, la cual sostiene la necesidad de contar con una mejor disposición de las áreas físicas y cúbicas de los mismos, esto comprende la identificación de los factores que 60

30 30 influyen en la operatividad, así como el análisis de las condiciones de trabajo actuales, luego se determinaron las características para la conservación y la preservación de los elementos que serán almacenados, de igual manera se clasificaron y codificaron dichos elementos. El marco teórico estuvo sustentado en los autores Immer (1971) y Roux (2000). El tipo de investigación fue de campo y descriptiva y el diseño documental los resultados obtenidos estuvieron dirigidos a la necesidad de contar con una mejor disposición de las áreas físicas y cúbicas de los mismos, todo con el objetivo fundamental para la empresa de poseer una adecuada distribución. El aporte de esta investigación fueron los lineamientos metodológicos empleados para la distribución del almacén, lo cual será tomado como referencia para realizar la codificación de los productos a almacenar para la empresa Calentadores Táchira. En el año 2008, Calderón y Pastore, realizaron el trabajo especial de grado Diseño de un sistema de almacenamiento para la empresa Máxima Distribuciones Occidente C.A, en la Universidad Rafael Urdaneta, Facultad de Ingeniería, escuela de Ing. Industrial, Maracaibo-Venezuela. La investigación tuvo como objetivo general diseñar un sistema de almacenamiento para la empresa Máxima Distribuciones Occidente C.A, para lo cual inicialmente se evaluó la situación de la empresa para conocer las condiciones de la misma; luego se registraron los elementos a almacenar con el fin de conocer las características necesarias de los mismos; se distribuyeron las áreas físicas del almacén para aprovechar al máximo su espacio y finalmente se propuso un sistema de almacenamiento. El marco teórico de la investigación estuvo sustentado en García (2005) y Niebel (2006). La investigación fue de tipo no experimental descriptiva y el diseño fue de campo y documental. La información se recogió por medio de la entrevista no estructurada. Los resultados 60

31 31 estuvieron dirigidos a proponer un diseño que sugiere operaciones estratégicas para reanudar así el correcto funcionamiento del almacén. El aporte de esta investigación al presente trabajo especial de grado fue un instrumento para la creación y evaluación de un almacén que sirvió como referencia a la hora de realizar el diagnóstico de la situación actual del almacén de Calentadores Táchira Bases teóricas A continuación se detallan los conocimientos teóricos de los diferentes temas abordados para la realización del sistema de almacenamiento y control físico de inventarios de la empresa, términos que sirven como base documental para facilitar la comprensión de dicha investigación Almacén El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. También en el estudio y la aplicación de la administración moderna, es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. (García, 2005) Clases de almacén Según (Mauleón, 2003). Existen diversas clasificaciones según el punto de vista adoptado. Entre otras cabe mencionar: Según la naturaleza del producto 60

32 32 Según las manipulaciones Según el tipo de estanterías de palets Según la naturaleza jurídica: propios o alquilados Funciones básicas del almacén El almacén en cierta forma es el eslabón principal de la cadena de actividades de una empresa, por lo que juega un papel muy importante dentro del funcionamiento de la misma. El objetivo fundamental de todo almacén es suministrar los materiales necesarios bajo las especificaciones de calidad y cantidad, en el momento preciso y con el mínimo costo posible; a continuación se presentan los procesos existentes en la gestión de almacén. (García, 2005). 1. Recepción Es la actividad que se refiere al recibo de los materiales. El almacén debe recibir sólo aquellos materiales que se ajusten a las especificaciones fijadas y debe estar en capacidad de hacer un procesamiento rápido y eficiente de lo que recibe. Todo almacén debe controlar si la cantidad recibida corresponde a la pedida, si se trata del material solicitado y/o si el material que se recibe reúne las condiciones de calidad y requisitos técnicos. (García, 2005). 2. Almacenamiento Consiste en ubicar y preservar los materiales siguiendo las técnicas de almacenaje. Este sistema incluye la identificación, asignación del código de ubicación y la ubicación propiamente dicha de las áreas del almacén cumpliendo con los requisitos exigibles al material para mantenerlo en condiciones adecuadas hasta el momento en que sea requerido por el usuario. La utilización del espacio debe ser oportunamente planificada: 60

33 33 Se debe tener en cuenta las entradas futuras de materiales y se debe tratar que un tipo de material esté ubicado en un mismo sector. La mejor utilización del espacio se consigue agrupando en las grandes áreas las mercancías a almacenar en grandes cantidades y emplear las áreas pequeñas para materiales en cantidades limitadas. Se debe aprovechar el espacio en altura, manteniendo una distancia adecuada al techo. El uso de estanterías debe planificarse buscando colocar al alcance de la mano los materiales de uso más frecuente y ubicar los demás en las partes más altas. Las dimensiones de la sección de las estanterías deben estar relacionadas con las características del material. Se debe proceder sistemáticamente a la eliminación de aquellos materiales obsoletos o reemplazados. Para ciertos materiales debe preverse el almacenaje al aire libre, programando la utilización del espacio en función al futuro destino de los materiales. (García, 2005). 3. Despacho Consiste en retirar o entregar a las personas autorizadas los materiales que soliciten. Deben tenerse presente ciertas normas fundamentales de organización para la salida de los materiales, tales como: Registrar todo movimiento de salida. Utilizar implementos especiales que faciliten las salidas del almacén. Informar al almacén sobre la planificación del trabajo para que puedan preparase con anticipación. El almacén debe contar con áreas libres y amplias que permitan albergar los materiales a preparar para su posterior despacho. 60

34 34 Se debe disponer de los equipos de manejo necesarios para el movimiento de los materiales. (García, 2005) Principios de Almacenaje Al margen de que cualquier decisión de almacenaje que se adopte tenga que estar enmarcada en el conjunto de actividades de la distribución integrada, se deben tener siempre en cuenta las siguientes reglas generales o principios de almacenaje: El almacén NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas generales de ésta e insertarse en la planificación general para participar de sus objetivos empresariales. Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados. La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deberá minimizarse: 1. El espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de almacenamiento disponible. 2. El tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos. 3. Los movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y a la utilización de cargas completas. 4. Los riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal. Por último, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el tiempo. (García, 2005). 60

35 Importancia del Almacén La gestión de almacenes e inventarios adquieren una gran importancia dentro de la red logística ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos-servicios del sistema logístico de una empresa. Si pudiéramos definir con verdadera exactitud la demanda y lograr un suministro eficiente y efectivo, la razón de ser de esta actividad no sería necesaria, pero la realidad es otra. El impacto de factores tales como la globalización de los mercados, el incremento acelerado de los avances científicos-técnicos, la aceptación acelerada del justo a tiempo y el surgimiento de nuevas necesidades como brindar servicios que agreguen valor al producto, no permiten operar con costos razonables, por lo que el empleo de los almacenes e inventarios es una herramienta para mejorar la coordinación demanda-suministro. (Díaz, 2007) Cualquier reducción en el costo de almacenamiento incidirá a la hora de definir el costo final del producto, ya que el precio de un producto lo fija comúnmente el mercado, la reducción de los costos de almacenamiento redundará de inmediato en un aumento de los beneficios de la empresa y en los clientes. Existen cuatro (4) razones básicas por las que una empresa realiza actividades de almacenamiento: 1. Reducción de los costos de producción-transporte 2. Coordinación de la demanda y el suministro 3. Apoyo al proceso de producción 4. Apoyar el proceso de comercialización Manejo de materiales 60

36 36 El manejo de materiales es la preparación y colocación de los materiales para facilitar su movimiento o almacenamiento. Comprende todas las operaciones a las que se somete el producto, excepto el trabajo de elaboración. El movimiento de materiales debe reducirse al mínimo, suprimiendo cuantas manipulaciones sea posible. El objetivo fundamental del movimiento de materiales es el establecimiento de una circulación ininterrumpida de materiales a lo largo del proceso. (García, 2005). El manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, tiempo, lugar, cantidad y espacio como se menciona a continuación: El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materia prima, material en proceso, producto terminado y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro. Como cada operación de determinado proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto particular, el eficaz manejo de los materiales asegura que ningún proceso se vea afectado por la llegada demediada anticipada o muy tardía del material. El manejo de materiales debe asegurar que el personal entregue el material en el lugar y la cantidad correcta. Finalmente, el manejo de materiales debe considerar el espacio para almacenamiento, tanto temporal como potencial. El manejo adecuado de los materiales permite, por lo tanto, la entrega en el momento oportuno y las condiciones apropiadas en el punto de empleo y con un costo total menor. Los beneficios tangibles e intangibles del manejo de materiales puede reducirse a cuatro objetivos principales, como son: (Niebel, 2006) 60

37 37 Reducción de los costos de manejo: a través de la reducción de los costos de mano de obra, de materiales y de gastos generales. Aumento de la capacidad: gracias al incremento de la producción, de la capacidad de almacenamiento, y mejoramiento de la distribución de los equipos. Mejora de las condiciones de trabajo: gracias al aumento de la seguridad, mayor comodidad y disminución de la fatiga. Mejor distribución: ya que así mejora el sistema de manejo, el recorrido en las instalaciones, mejor localización de los almacenes, servicio a los usuarios e incremento de la disponibilidad del producto Almacenamiento El concepto de almacenamiento engloba todas aquellas actividades que permiten el correcto almacenaje de productos y la preparación de pedidos. Es parte del proceso logístico comercial. El almacenamiento ha pasado de ser un arma estratégica que muchas compañías usan para mejorar su posición competitiva. El verdadero valor del almacenamiento está en tener el producto en el momento oportuno y en el lugar correcto. Es decir, el almacenamiento provee la utilidad del tiempo y el lugar necesario para que una empresa cumpla con sus objetivos de servicios. El objetivo básico del almacenamiento es proteger productos en un mínimo espacio. (Carranza y otros, 2005) Artículos que se deben almacenar Se necesita conocer: Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y peso de cada unidad envasada así como la tara del envase. 60

38 38 La cantidad usualmente solicitada al almacén y la frecuencia de las requisiciones por turno, semana o mes. El sitio de recepción y punto de entrega. El número máximo de unidades que se almacenara (tamaño del lote o máximo de pedido de compra o de orden de producción) La cantidad mínima que hay que almacenar El espacio necesario para la manipulación y transporte, así como las precauciones que se debe observar. Es inconveniente ordenar y escribir la información que se recabe; no ha de dejarse a la memoria. (Carranza y otros, 2005) Clasificación de mercancías Según (Carranza y otros, 2005). El primero de los pasos al diseñar o gestionar un sistema logístico es conocer el tipo de producto que vamos a mover. Diferentes tipos de productos exigen diferentes equipos para la manutención y el almacenaje. A continuación se expresan algunas de las características por las que se deben clasificar las mercancías, antes de proceder al diseño o rediseño de un sistema logístico cualquiera: Volumen: (pequeño, mediano, grande, de alguna dimensión diferente a las otras dos) Peso: (<100 g, <5 kg, <25 kg, <1000 kg, muy pesado) Forma: regular, encajable, irregular Cantidad de unidades de consumo por unidad de carga: Carga unitaria, hasta 10 unidades por carga, hasta 100, más de 200 Fragilidad: robusto, frágil Necesidad de Almacenamiento: refrigerado, congelado, inflamable, normal Orden de Flujo: FIFO, Por orden de caducidad, Sin orden Frecuencia de manejo: baja rotación, alta rotación 60

39 39 Tamaño de los pedidos: Poca cantidad de dicha referencia, mucha cantidad Capacidad de apilado: con / sin capacidad de apilado Inventario Se define como el material o los suministros que se tienen para el uso o las ventas futuras. En general, se trata de bienes terminados que esperan el pedido de un cliente, puede tratarse también de bienes o materiales destinados a la producción o a la transformación en bienes terminados para el cliente. Tiene su costo de capital inmovilizado, de espacio de almacenaje, de manejo y de obsolescencia. Hay una carga o costo indirecto importantes en el mantenimiento de materiales o de inventario así como los costos asociados con los costos de mano de obra. (Buker, 2000) Tipos de inventario Inventario de productos terminados Este tipo de inventario es para todas las mercancías que un fabricante produce para vender a sus clientes. (Heredia N, 2007). Inventario final Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. (Heredia N, 2007). Inventario inicial Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. (Heredia N, 2007). Inventario disponible Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta. (Heredia N, 2007). 60

40 40 Inventario de mercaderías Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Artículos que suponen la venta normal de la empresa. (Heredia N, 2007). Inventario físico Es el inventario real, es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (artículos), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. (Maynard, 1991) Costos de inventario Costos de pedido Pueden ser ya sea los de colocar pedidos de compra para adquirir material de un proveedor o los asociados con la orden de fabricación de un lote procedente de la planta. Cuando se compra material se deben escribir requisiciones de materiales y pedidos de compra. Se deben procesar facturas para pagar al proveedor e inspeccionar los lotes recibidos y entregar a las áreas de almacenamiento o de proceso. Cuando la planta ordena un lote manufacturado, se incurre en costos por papeleo, arreglo de maquinaria, desperdicio normal de arranque que resulta de la primea producción del nuevo arreglo y otros costos de 60

41 41 una sola ocasión que son función del número de lotes ordenados o producidos. La suma de todos estos costos es el costo de pedido para el lote. (Plossi, 1996). Costos de tenencia de inventario Estos costos incluyen todos los gastos en que incurre la compañía por el volumen de inventario que lleva. Se incluyen usualmente en el costo de tenencia de inventario, los siguientes costos: De almacenamiento El almacenamiento de inventario requiere de una bodega con personal de supervisión y operativo, de equipo de manejo de material, de registros necesarios, etc. No se incurriría en los costos de estos medios si no hubiera inventarios. (Plossi, 1996) Función de inventario La función primordial del inventario es de amortiguamiento y desacoplamiento, pues funciona como amortiguador de golpes entre las demandas de los clientes y la capacidad de producción del fabricante, entre los requerimientos de ensambles finales y la disponibilidad de los componentes, entre los materiales que ingresan necesarios para una operación y los resultados de la operación precedente, y entre los procesos de fabricación y la oferta de materias primas. El inventario funciona como un tipo especial de amortiguador en cada uno de estos casos. (Fogarty, 2001) Objetivos de inventario 60

42 42 Según (Chase y otros, 2005), todas las empresas mantienen una provisión de inventario por las razones siguientes: Mantener una independencia en las operaciones Un suministro de materiales en un centro de trabajo permite que ese centro tenga flexibilidad en las operaciones. Ajustarse a la variación de la demanda del producto Si la demanda del producto se conoce con precisión, puede ser posible producir el bien para satisfacer de manera exacta la demanda. Sin embargo, es necesario mantener una reserva de seguridad de materiales para absorber las posibles fallas que puedan suscitarse durante el proceso de fabricación del producto. Permitir una flexibilidad en la programación de la producción Una provisión de inventario libera al sistema de producción de la precisión de sacar los bienes. Proveer una salvaguardia para la variación en el tiempo de entrega de los materiales Cuando se le pide a un proveedor que despache los materiales, pueden presentarse demoras por una serie de razones; una variación normal en el tiempo de despacho, una escasez de materiales en la empresa de proveedor, un pedido o un despacho incorrecto o defectuoso. Sacarle provecho al tamaño del pedido de compra económico Colocar un pedido tiene sus costos; trabajo, llamadas telefónicas, mecanografía, correo, entre otros. En consecuencia, cuanto más grande sea el tamaño del pedido, menor será el número de pedidos que debe escribirse Control de inventarios 60