Person IP CRM Manual MOBILE

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1 Manual MOBILE División Informática BuscPerson Telecomunicaciones

2 : Manual MOBILE 0.- Introducción Configuración de los terminales Acceso de Usuarios Funcionalidades CRM Agenda del Comercial Creación de Candidatos o Cuentas Nueva Tarea Conversión de Cuentas a Clientes Funcionalidades de Gestión Person IP Consulta de Cliente (o Cuenta) Consulta y Exportación de Facturas, Facturas TPV o Albaranes Consulta de Stock de Artículos Gestión de Pedidos 14 BuscPerson Telecomunicaciones Pág 2 de 17

3 0.- Introducción En este manual se van a mostrar las principales funcionalidades de la nueva aplicación PERSON IP CRM - MOBILE. Se trata del interfaz para Windows MOBILE que se comercializa conjuntamente con la aplicación PERSON IP CRM. Este interfaz móvil está pensado para dispositivos POCKET PC y está diseñado para el trabajo totalmente On-Line, de manera que los dispositivos en los que se desee instalar la aplicación deberán disponer de algún mecanismo para acceder a Internet, sin importar el medio: WIFI, GPRS, UMTS, HSDPA o conexión por USB con un PC. A lo largo del presente manual, acompañando las explicaciones con ejemplos prácticos donde proceda, se presentarán las diversas consultas o gestiones que componen la aplicación. Estas funcionalidades están relacionadas tanto con la aplicación como para la aplicación de Gestión Person IP, detallándose más adelante todos los casos. 0.1 Configuración de los terminales Al igual que las aplicaciones para PC, PERSON IP y PERSON IP CRM, en cada terminal debe configurarse una aplicación cliente que será la que se ejecute en la máquina y conecte con el servidor para todas las transacciones de datos, que serán siempre en tiempo real. Esta aplicación deberá estar en una ubicación determinada: Archivos de programa / CRM MOBILE y además debe ir acompañada de un fichero CONFIG que contendrá la ruta al servidor de datos. Estos ficheros nunca deberán ser renombrados o editados en el dispositivo. Generalmente el fichero CONFIG lo proporcionará el departamento de Soporte e Instalaciones de Person IP, no obstante, será editable desde un PC. Recomendamos encarecidamente que esto lo realice exclusivamente el personal técnico de cada compañía y en coordinación con el departamento de Soporte de Person IP. 0.2 Acceso de Usuarios Al ejecutar la aplicación desde el dispositivo Windows Mobile lo primero de se solicita es el Login del Usuario entrante. Los usuarios y sus contraseñas serán los mismos que para acceder a la aplicación Person IP. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 3 de 17

4 Una vez se acepta (botón ENTRAR) la aplicación se encarga de conectar con el servidor para validar el usuario y posteriormente se mostrará el menú principal. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 4 de 17

5 1.- Funcionalidades CRM Este primer capítulo trata acerca de las funcionalidades específicas que hacen referencia a la aplicación. Una vez se accede al menú observamos dos agrupaciones de botones, una en la parte superior, para acceder a las funcionalidades descritas en este capítulo, y otra en la inferior, para las funcionalidades de Gestión de Person IP (capítulo 2). En este capítulo nos centraremos en las funcionalidades de la parte superior, que son las que hacen referencia a la aplicación. 1.1 Agenda del Comercial La primera opción del menú permite al usuario acceder a su agenda de Tareas, pudiendo seleccionar las mismas por diversos criterios: Fechas, Tipo, Estado, Prioridad, Campaña, etc. Las Tareas mostradas en el panel de resultados serán estarán siempre asignadas al COMERCIAL asignado al Usuario que haya entrado a la aplicación. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 5 de 17

6 Se puede acceder a la ficha de cada Tarea pinchando en el enlace Ir a>>> de cada línea del panel de resultados. Una vez dentro de cada Tarea podemos hacer las siguientes operaciones, aparte de consultar todos los datos de la misma: Modificar y Guardar los cambios. Duplicar: genera una nueva Tarea con la misma información que la anterior. Podemos, una vez dentro de la Tarea, acceder a pantallas de Ayuda / Búsqueda para los campos Cuenta y Campaña. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 6 de 17

7 BuscPerson Telecomunicaciones Pág 7 de 17

8 1.2 Creación de Candidatos o Cuentas Desde esta opción de menú (CUENTA-CAND) podemos dar de alta en el sistema Person IP CRM un nuevo candidato o una nueva cuenta. Simplemente debemos rellenar los datos y pulsar el botón GUARDAR. 1.3 Nueva Tarea Desde esta opción podremos crear una Tarea desde un formulario vacío. El formulario es similar al que se muestra en el apartado Conversión de Cuentas a Clientes Esta última opción permite convertir y vincular una Cuenta (gestionable desde la aplicación ) en un Cliente de gestión y facturación (gestionable desde la aplicación de gestión Person IP). Este paso será obligado si queremos registrar un Pedido, por ejemplo, de un individuo o empresa que previamente sólo esté creado en el sistema como una Cuenta de CRM y no como Cliente de Person IP. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 8 de 17

9 Debemos buscar la cuenta, por su nombre o su CIF/NIF, y pulsar el botón CONVERTIR para pasarla a Cliente de Person IP. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 9 de 17

10 2.- Funcionalidades de Gestión Person IP Los botones de la parte inferior del menú principal hacen referencia a funcionalidades relacionadas con la aplicación de Gestión Person IP. 2.1 Consulta de Cliente (o Cuenta) La primera opción (CLIENTES) es para Consultar Clientes o Cuentas. Cuando se habla de Clientes se trata de los que están dados de alta como tales en la aplicación de gestión Person IP, mientras que también está la opción de buscar al cliente como Cuenta de CRM en el caso de que únicamente estuviera creado como tal y aún no se hubiera convertido a Cliente de Gestión Person IP (para ver como convertir una cuenta CRM en cliente Person IP, ver apartado 1.4). Una vez se entra, en primer lugar debemos seleccionar si queremos buscar un Cliente de Person IP o una Cuenta de CRM. Luego se introduce la cadena de texto por la que se realizará la búsqueda y se mostrarán los resultados en un panel desplegable. Finalmente se selecciona la opción elegida y se pulsa CARGAR. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 10 de 17

11 2.2 Consulta y Exportación de Facturas, Facturas TPV o Albaranes Existen tres opciones que nos permiten Consultar e incluso Exportar de la aplicación los Albaranes, Facturas o Facturas TPV de un determinado cliente, mediante los botones FACTURAS, ALBARANES y F. TPV del menú principal. El mecanismo en estos casos es siempre el mismo, por lo que se mostrará el ejemplo en el caso de las Facturas, siendo los otros dos casos de similares características. En primer lugar, la aplicación nos pide que introduzcamos el cliente para el que queremos consultar las Facturas. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 11 de 17

12 Tras pulsar sobre el botón BUSCAR CLIENTE, se abre un menú de búsqueda: Debemos seleccionar el Cliente de entre los listados. Para ello, podemos pinchar dos veces sobre la línea indicada o marcarlos una vez pulsar SELECCIONAR. Posteriormente volvemos a la pantalla principal, donde debemos indicar el margen de fechas en que queremos buscar las Facturas y, finalmente, pulsar el botón BUSCAR. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 12 de 17

13 En la parte inferior aparecerán las Facturas realizadas al cliente seleccionado en el margen de fechas establecido. Debajo hay dos botones que nos permitirán Exportar las Facturas o Enviarlas por . El formato en que se exportan las facturas es HTML, visualizable desde cualquier navegador de Internet (por ejemplo: Internet Explorer, Firefox, etc.). Si se pulsa EXPORT, la Factura se guardará en el dispositivo, generalmente en la ruta: My Documents\crm mobile. Si se opta por el botón ENVIAR, el programa prepara el fichero para el envío a través de Correo Electrónico. Para ello, es necesario tener configurada una cuenta de en el dispositivo. La aplicación selecciona automáticamente como destinatario la dirección de del cliente seleccionado, si existe en su ficha. Si no, dejaría el campo en blanco. Además permite mandar el correo con copia (CC:) a otra dirección de . El Asunto se configura automáticamente con el nombre y código del documento que se va a enviar y hay un espacio para escribir el texto. Finalmente, en el desplegable de la parte inferior hemos de seleccionar la Cuenta de Correo Electrónico a través de la que queremos enviar el Consulta de Stock de Artículos Otra de las funcionalidades permite la consulta del Stock en tiempo real de un Artículo en todos los almacenes del sistema. El mecanismo es sencillo, en primer lugar hay que buscar el Artículo del que se desea realizar la consulta; el programa hará la búsqueda en el campo Descripción. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 13 de 17

14 Los resultados se mostrarán en un desplegable, en el que habrá que seleccionar la opción elegida, tras lo que se pulsará el botón CARGAR. En el panel inferior se mostrará el Stock del Artículo seleccionado en los distintos almacenes del sistema, distinguiendo la mercancía disponible del Stock real. 2.4 Gestión de Pedidos La funcionalidad más compleja es la posibilidad de gestionar desde el dispositivo móvil los pedidos de los Clientes, de manera que éstos son registrados directamente en el sistema de gestión PERSON IP. Al pulsar el botón PEDIDOS desde el menú principal se accede a un menú secundario en el que debemos recorrer cinco pestañas y rellenar en cada una de ellas la información necesaria para conformar el Pedido. En la imagen siguiente se observa el contenido de la primera de las pestañas (CLIENTE) y en la parte superior aparecen los botones que nos permiten acceder a cada una de ellas, que van a ser las distintas etapas de la gestión de pedidos. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 14 de 17

15 Pestañas para los distintos pasos de la Gestión de un Pedido Pestañas para los distintos datos del Cliente En la primera pestaña debemos seleccionar el Cliente, que puede ser buscado a través del Nombre o del campo NIF/CIF. Cuando se carga el cliente podemos acceder a más información del mismo pulsando las distintas pestañas: Dirección de contacto, Observaciones, Datos Económicos y Fomas de Pago. Una vez seleccionado el cliente podemos pasar a la segunda pestaña: ARTÍCULO. Aquí podemos buscar tanto por el Código como por la Descripción. Tras seleccionar el Artículo elegido entre las coincidencias, se muestra el Stock actual y el Precio de Venta por defecto (de la ficha de Artículo de Person IP). BuscPerson Telecomunicaciones Pág 15 de 17

16 Podemos seleccionar el número de unidades que se desea incluir en el pedido y añadirlas al mismo mediante el botón AÑADIR. Si se vuelve la buscar otro artículo, se pueden añadir los distintos detalles del pedido. En la siguiente pestaña, DETALLE, podemos consultar y revisar los artículos incluidos en el pedido hasta ahora. Con el botón MOD podemos modificar cada línea del detalle. La siguiente pestaña es la de OBSERVACIONES, donde podemos completar el Pedido con la información util más importante de cara a la tramitación del Pedido, sobre todo en el caso de la tramitación de un pedido de telefonía. Los campos que se pueden rellenar son: Nº Líneas, Operación, Campaña y un Campo Observaciones. Estas observaciones finalmente aparecerán en el Pedido que se genere en PERSON IP. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 16 de 17

17 Finalmente, en la última pestaña, de CONFIRMACIÓN, podemos ver los pedidos que están pendientes de confirmarse. Tenemos la opción de CARGAR los pedidos, para modificar uno que se haya registrado previamente, ELIMINAR el pedido o CONFIRMAR. Al confirmar es cuando quedan registrados en el sistema Person IP. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 17 de 17

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