Esta guía describe los pasos y actividades para realizar actas de reuniones por medio de Google Drive

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1 Esta guía describe los pasos y actividades para realizar actas de reuniones por medio de Google Drive Certificado N SC Certificado N SC Certificado N SC Certificado N GP 190-1

2 Descripción general de Google Drive Google Drive es como el disco rígido que lo sigue a cualquier lugar; permite guardar todo y compartir cualquier cosa. Es un sitio para acumular archivos, carpetas y documentos de Google Docs al que se puede acceder desde un navegador web o desde cualquier dispositivo que tenga Google Drive instalado. Google Drive permite almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a documentos, archivos y carpetas de todo tipo en un único lugar. Google Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones de son aplicaciones de productividad que te permiten crear distintos tipos de documentos online, trabajar con ellos en tiempo real con otras personas y guardarlos en tu Google Drive online, y todo ello de manera gratuita. Para un uso adecuado, se recomienda usar Google Chrome, ya que es compatible con todas las nuevas funciones de las herramientas y presentaciones de Google Docs y Google Drive. Para mayor información: https://support.google.com/drive/answer/49008

3 UBICACIÓN DEL ACTA 1. Ingrese a la página web del Sistema de Gestión Integral de la Calidad de la Universidad del Valle - GICUV:

4 2. Ingrese a PROCESOS Y FORMATOS 3. Ingrese a Formatos de Uso Frecuente

5 4. Ingrese a Modelo de Acta de Reuniones Google Drive

6 REALIZACIÓN DEL ACTA Una vez ubicado el documento del Acta, para continuar debe iniciar o tener iniciada una sesión de correo univalle. *En caso de ya que tenga iniciada una sesión de correo univalle, continúe con los pasos 8 y 9, de lo contrario inicie sesión de la siguiente manera: 6. Ingrese a INICIAR SESIÓN 7. Ingrese su cuenta de correo univalle y su contraseña en la interfaz de cuentas de Google, luego oprima Iniciar Sesión. Por ejemplo:

7 8. Una vez ingrese al documento (Modelo de Acta de Reunión), seleccione Archivo 9. En Archivo, seleccione la opción Crear una copia. Esto con el fin de obtener una copia propia de este documento y poderlo editar según sea el caso.

8 10. Al seleccionar Crear una copia, tendrá la opción de cambiar el nombre para el nuevo documento de acta, escriba en el espacio el nombre que le asignará al documento. Por ejemplo: Acta de Reunión: Comité Planta Física 11. Seleccione Aceptar

9 A partir de este momento ya puede redactar el Acta

10 COMPARTIR EL ACTA Una vez haya creada la copia, puede compartir el documento sin diligenciar o diligenciado según sea la necesidad. Para compartirla debe seguir los siguientes pasos: 12. Seleccione la opción de COMPARTIR. Una vez seleccione compartir, se mostrará una interfaz de Configuración para compartir, en esta encontrará opciones donde podrá controlar el acceso al documento e invitar personas para que puedan acceder al documento de diferentes maneras.

11 Para compartir, podrá usar las siguientes opciones de la siguiente manera: Seleccione la opción Cambiar para definir quienes tendrán acceso al documento

12 13.2. Una vez seleccione Cambiar tendrá las Opciones de visibilidad, seleccione una de ellas según sea la necesidad y oprima Guardar

13 14.1. Puede invitar personas para que realicen algunas acciones sobre el documento, para esto debe escribir nombres (en caso que tenga a las personas en sus contactos), correos electrónicos o grupos (grupos de contactos que haya creado) de los que desee invitar en el campo: Invitar a personas. Cada uno de los invitados debe ir separado por una coma (,). Por ejemplo: Juan Pérez

14 14.2. Para definir las acciones que estas personas pueden realizar en el documento, seleccione Puede editar Ahora seleccione la acción que pueden realizar estas personas en el documento. Seleccione Puede editar: si desea que puedan editar el documento Puede comentar: si desea que solo puedan realizar comentarios sobre el documento Puede ver: si desea que solo pueda ver el documento. Nota: En las opciones: Puede comentar y Puede ver, la persona invitada no podrá realizar cambio alguno al documento.

15 14.4. Si desea notificar a las personas por correo electrónico que les ha compartido el documento deje marcada la casilla, de lo contrario desmárquela. Si adicionalmente desea añadir un mensaje a la notificación, seleccione Añadir mensaje. Y escriba el mensaje en el campo previsto para ello. Si desea eliminar el mensaje, seleccione Descartar mensaje.

16 Si desea recibir una copia de las notificaciones, marque la casilla Enviarme una copia Para enviar la invitación, seleccione Enviar, de lo contrario Cancelar Nota: Se puede seguir editando el acta y las personas a las cuales se les compartió el documento, también podrán hacerlo, según los permisos asignados.

17 DESCARGAR EL ACTA Una vez terminada de redactar o editar el acta, se podrá descargar el documento, para ello, se puede seguir las siguientes indicaciones: 15. Seleccione Archivo. 16. Seleccione la opción Descargar como

18 17. Seleccione la opción Descargar como Documento PDF (.pdf)

19 18. En la interfaz de Exportar a PDF encontrará algunas opciones para el documento, entre ellas esta la de Sin líneas de cuadrícula, marque la casilla en blanco si quiere que el documento NO muestre las líneas de cuadricula de la hoja de cálculo Con Cuadrícula Sin Cuadrícula

20 19. Seleccione Exportar para generar el documento.

21 Según el navegador donde realizo el anterior procedimiento, variara la forma de descarga. Si trabajó con Google Chrome: Automáticamente se descargará en la parte inferior de la pantalla un archivo con extensión.pdf Presione el recuadro de descarga para abrir el Acta en pdf. Si trabajó con Mozilla Firefox: Aparecerá un recuadro con algunas opciones.

22 Seleccione Guardar archivo, si quiere guardar el Acta. Seleccione Abrir, si solo quiere abrir el Acta. Se guardará el archivo temporalmente. Para finalizar seleccione Aceptar, si quiere confirmar la opción anterior, o Cancelar si quiere cancelar descarga.

23 Si trabajó con Internet Explorer: Aparecerá un recuadro en la parte inferior con algunas opciones. Seleccione Abrir, si solo quiere abrir el Acta. Se guardará el archivo temporalmente. Seleccione Guardar, si quiere guardar el Acta. Seleccione Cancelar si quiere cancelar descarga.

24 Una decisión no se considera como tal hasta que no se convierte en una asignación de tareas Peter Drucker

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