INFORME CONTROL INTERNOCONTABLE

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1 1 ALCALDIA DE URUMITA INFORME CONTROL INTERNOCONTABLE VIGENCIA 2013 OFICINA DE CONTROL INTERNO Urumita La Guajira, Febrero De 2014

2 TABLA DE CONTENIDO 2 INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVO ESPECIFICO 1.3 METODOLOGÍA 1.4 RESULTADO DE LA EVALUACIÓN (ENCUESTA) 1.5 VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL 2. ESTADO DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2.1 FORTALEZAS 2.2 DEBILIDADES 3. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS. 4. RECOMENDACIONES.

3 INTRODUCCIÓN 3 El control Interno Contable es la aplicación que se realiza a las entidades y organismos públicos del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. De conformidad con el Articulo 209, 269, 354 de la Constitución Nacional, Ley 734 de 2002 en cumplimiento de la normatividad establecida en materia de Control Interno en la Ley 87 de 1993, 1474 de 2011 y según los requerimientos establecidos en la Resolución 357 del 23 de Julio de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación, la Alcaldía del municipio de Urumita, emprendió las acciones necesarias para dar cumplimiento de estas normas. Por lo anterior, en este documento se presenta un informe detallado de la evolución de las actividades encaminadas a rendir cuenta sobre el estado del Control Interno contable, de acuerdo a la Evaluación realizada por la Oficina de Control Interno, la cual va ceñida a la metodología establecida por la Contaduría General de la Nación y dentro de la siguiente estructura.

4 1. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Evaluar y determinar la efectividad del sistema de control interno contable a fin de dar cumplimiento a la normatividad establecida y determinar la aplicación de la normatividad existente y el cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Determinar y evaluar, que los procedimientos de Control Interno Contable implementados, sean eficaces para garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de la Contaduría Pública. 1.3 METODOLOGÍA Para el logro del objetivo propuesto, se realizaron las siguientes actividades: Se solicitó información al personal responsable del área Financiera, Secretaria de Hacienda, Presupuesto, contabilidad, y al funcionario responsable del manejo de Inventarios, relacionada con la información financiera, económica, social y ambiental del Municipio. Se realizó entrevista a los funcionarios de la Secretaria de Hacienda, Presupuesto, y contabilidad, Tesorería y al funcionario encargado del manejo los Inventarios, para verificar la información suministrada por estas dependencias. Se revisaron selectivamente algunos documentos soportes de comprobantes de contabilidad, conciliaciones bancarias, libros auxiliares de contabilidad, atención de requerimientos y correspondencia con los organismos de control y observaciones del Informe de Control interno contable de Para la evaluación del control interno contable, se utilizó el cuestionario adoptado por la Contaduría General de Nación, mediante resolución 357 de 2008,

5 Diligenciado y verificado en su totalidad y reportado a la citada entidad. 5 Los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluación del Control Interno Contable, establecidos por la Contaduría General de la Nación, son los siguientes, de conformidad Resolución 357 de 2008, de la Contaduría general de la Nación Inadecuado (No incluye 2.0) Dependiente ( No incluye 3.0) Satisfactoria (No Incluye 4.0) Adecuado 1.4 RESULTADO DE LA EVALUACIÓN (ENCUESTA) NÚMERO EVALUACIÓNDELCONTROLINTERNO CONTABLE PUNTAJEOBTE NIDO INTERPRETACIÓN 1.1 ETAPADERECONOCIMIENTO 3.77 SATISFACTORIO IDENTIFICACIÓN 3.62 SATISFACTORIO CLASIFICACIÓN 3.75 SATISFACTORIO REGISTROYAJUSTES 3.75 SATISFACTORIO 1.2 ETAPADEREVELACIÓN 3.85 SATISFACTORIO EL CONTABLESY DEMÁSINFORMES ANÁLISIS,INTERPRETACIÓNY COMUNICACIÓNDELAINFORMACIÓN 3.86 SATISFACTORIO 3.83 SATISFACTORIO 1.3 OTROSELEMENTOSDECONTROL 3.81 SATISFACTORIO ACCIONESIMPLEMENTADAS 3.81 SATISFACTORIO

6 1.5 VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL 6 Una vez analizados los resultados de la evaluación del control interno contable, éste obtuvo una calificación de 3.95 sobre 5, La etapa de Reconocimiento tiene un puntaje de 3.77 y la de revelación En cuanto a otros elementos de control establecidos en el Municipio de Urumita La Guajira, se obtiene un puntaje de Con respecto al año anterior (vigencia 2012), se puede observar que para la vigencia existió un mejor resultado, que permite conceptuar que esto obedeció principalmente a que durante la vigencia 2013, la elaboración y presentación de informes contables se alcanzó un mejor tiempo y confiabilidad en la entrega, sin embargo existen fallas internas con relación a la retroalimentación y parametrizacion del sistema y la agilidad del suministro de la información en algunas dependencias, es necesario efectuar una evaluación continua de los procesos y procedimientos a fin de determinar nuevos riesgos en el control interno contable. 2. ESTADO DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2.1 FORTALEZAS De acuerdo a los resultados evidenciados de la evaluación de Control interno Contable establece que la Alcaldía del municipio de Urumita, cumple con la normatividad referente al desarrollo del proceso contable y determina las siguientes fortalezas: Se ha trabajado en la elaboración de políticas, planes de trabajo y procedimientos del área contable, los cuales permiten la eficiencia de los flujos de la información objeto de contabilización. La Administración municipal en observancia de los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, utiliza el Catalogo de Cuentas para la clasificación de los hechos financieros, económicos y sociales y siempre corresponden a la última versión publicada en la página Web de la Contaduría.

7 La entidad cuenta con el Software Contable DBS Financiero, el cual permite el registros contable y presupuestal de los documentos originados durante el ciclo o proceso contable, el Software permite la integridad de los módulos de Contabilidad - Presupuesto - Cuentas por Pagar - Giros, lo cual genera a la entidad, rapidez en la elaboración de registro de sus operaciones económicas financieras, sociales y ambientales. 7 Se trabajó en la elaboración de controles con el fin de garantizar que la totalidad de las operaciones sean vinculadas al proceso contable, como políticas, planes de trabajo, procesos y procedimientos administrativos específicos que permiten el flujo de la información y la operación del área contable de la Administración. Los registros económicos son contabilizados oportunamente y como resultado del proceso contable expresado en el diseño y entrega oportuna de los Estados e informes contables, los cuales contienen la discriminación básica adicional que sea necesaria para la interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. 2.2 DEBILIDADES Aunque la entidad cuenta con el Plan anual de Formación y Capacitación, no se ejecuta, por lo que se hace necesario la capacitación a los funcionarios de la Secretaria de Hacienda. A pesar de que la entidad cuenta con el Software Contable DBS Financiero, presenta deficiencias, además no cuenta con el modulo de Auditoria el cual es fundamental para un permanente seguimiento de la Oficina de Control Interno. No se lleva a cabo la verificación de la información producida durante las actividades anteriores del proceso contable, para verificar su consistencia, confiabilidad, previo a la revelación en los estados contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones. Los documentos fuentes en algunos casos no son lo suficientemente completos o claros los cuales respaldan los hechos financieros lo que puede generar dificultad para su adecuada identificación. Existe deficiencia en el procedimiento de realización de inventario de todos

8 Los bienes muebles y la valuación individualizada de cada activo que hace parte de la entidad, ya que algunos bienes no cuentan con la escritura pública y de esta manera no es posible realizar la incorporación a los registros contables. 8 Se debe realizar la adopción de las políticas y procedimientos administrativos, los cuales permiten la eficiencia de los flujos de la información objeto de contabilización, al igual que la metodología que establezca y permita la implementación, seguimiento, mejoramiento y autoevaluación de gestión y de la comunicación existente en las áreas contable y financiera de la entidad. Así orientar de manera clara a la entidad. 3. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS En la vigencia fiscal 2013, el municipio llevo a cabo un plan de mejoramiento suscrito con la contraloría departamental de la guajira, tomando como base los hallazgos relacionados en el informe de auditoría realizado a los estados financieros de la vigencia fiscal Este plan de mejoramiento se encuentra aproximadamente ejecutado en 80% al cierre de la vigencia 2013, quedando dos casos pendientes que a continuación le relaciono. 1. Conciliaciones Bancarias: con respecto a este caso todavía se encuentran en proceso de reconstrucción de los años 2012 hacia tras, debido a que el municipio nunca había realizado conciliaciones bancarias y tampoco el manejo en los libros auxiliares, por lo cual la situación ha demandado más tiempo del previsto. Para la conciliación de los saldos en libros en aras de presentar una situación razonable del balance en el grupo del efectivo se conciliaron directamente con los extractos bancarios a 31 de diciembre de 2013 y se hizo un inventario de los cheques pendientes de cobro, que en el caso del municipio de Urumita no se dan, porque todas las cuentas bancarias se manejan en el banco agrario del municipio. 2. Activos Fijos: Con respecto a los activos fijos muy a pesar de que se hizo el inventario físico ha sido imposible valorizar estos bienes del municipio ya que en la contabilidad se venían manejando en una forma integral y no individual como lo exige el manual de procedimiento de contabilidad pública. Para el avaluó de estos bienes se requiere contar con una fuente de recurso para contratar el peritasco de los diferentes bienes del

9 Municipio, que para la vigencia del 2014 el municipio buscara la partida presupuestal para contratar dicho peritasco con el objetivo de que al cierre de la esta vigencia se puedan emitir unos estados financieros con una razonabilidad del 100%. 9 Se logro por medio de acuerdo Municipal deslindar las funciones de Contador y Jefe de Presupuesto. Se logró definir las actividades de identificación, clasificación, registro y ajustes, elaboración y presentación de los estados contables y demás informes financieros. Presentación oportuna de la información contable a los organismos de control. Se ha venido trabajando en reforzar a los funcionarios la cultura del autocontrol y autogestión, con el propósito de obtener una respuesta efectiva reflejada en las Labores de cada uno de los funcionarios de la administración y en el logro de los objetivos institucionales. La Administración municipal tiene delegada (manual de funciones), la nómina y almacén en la Secretaria de Gobierno Municipal. 4. RECOMENDACIONES El avance hecho en el desarrollo de los elementos del sistema de Control Interno ha sido medio, es por esto que se debe realizar la adopción de los procesos y procedimientos del área contable y la puesta en marcha de estos. Presentar los informe a la Oficina de Control Interno con antelación a la presentación de los mismos, ya que se han venido presentando casi que a puertas de ser enviados no dando el suficiente tiempo para su respectivo análisis. Hacer énfasis en el refuerzo de las jornadas de capacitaciones a los funcionarios de Secretaria de Hacienda. Elaboración, actualización y publicación del manual de políticas contables para que se cumpla con el propósito de informar a los usuarios.

10 Se debe realizar la adopción de las políticas y procedimientos administrativos, los cuales permiten la eficiencia de los flujos de la información objeto de contabilización al igual que la metodología que establezca y permita la 10 Implementación, seguimiento, mejoramiento y autoevaluación de gestión y de la comunicación existente en las áreas contable y financiera de la entidad y a que esta orienta la difusión de las políticas y la información permitiendo una clara Identificación de las operaciones en las que se enfoca. Establecer y documentar los diferentes criterios, acciones y mecanismos necesarios frente a las posibles desviaciones que se estén presentando en el área contable. Fortalecer la cultura de Autocontrol en los funcionarios de la Secretaria de Hacienda por medio de la operativización e interiorización de cada uno de los elementos del sistema de control interno instaurados dentro de la administración. Contar con el apoyo y el compromiso de cada uno de los funcionarios en la realización de actividades de mejora continua encaminadas al fortalecimiento de las falencias del Sistema de Control Interno. Publicar en la página WEB de la alcaldía la información financiera para cada vigencia. Cordialmente, ORIGINAL FIRMADO ROBERTO TOMAS BALETA SALAS Jefe de Control Interno Municipal CC. Alcalde Municipal Secretaria de Hacienda Municipal

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