02 Búsqueda, selección y evaluación de proveedores

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1 GUÍA DE REFERENCIA DE LA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDORES Gestión logística y comercial, GS 1-12

2 Introducción. Esta pequeña aplicación tiene como objetivo implementar un sistema de control de compras y evaluación de proveedores conformes para la empresa, de manera que se pueda hacer una evaluación del sistema de compras y de los propios proveedores. INSTALACIÓN Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA. El programa está soportado por una base de datos desarrollado en MS_ACCESS 2003 o superior, de forma eventual puede necesitarse el resto de aplicaciones del paquete office, por lo que no necesita ningún otro software, además se ofrece con código, por lo que cualquier usuario avanzado pude modificar los formularios, informes y estructura de la base de datos, así como el código interno del programa. INSTALACIÓN DEL PROGRAMA. La base de datos no necesita de instalación, tan solo copiar y pegar en alguna ubicación del disco duro, aunque debe tenerse en cuenta: ANTES DE NADA HABILITAR MACROS El propósito de una macro es automatizar tareas de uso frecuente. Aunque algunas macros son simplemente la grabación de las pulsaciones de tecla o los clic del mouse (ratón), los programadores escriben macros de VBA más eficaces que utilizan código que puede ejecutar muchos comandos en el equipo. Por esta razón, las macros suponen un riesgo para la seguridad. Un pirata informático puede pasar una macro malintencionada en un documento que, si se abre, permite que se ejecute la macro y puede propagar un virus en el equipo. El software está totalmente exento y libre de virus y es totalmente confiable, por lo que podemos habilitar las macros de forma permanente, pues de esta forma se accede al programa mucho más rápido. Sin embargo cuando vaya a ejecutar otra aplicación de la que no conozca su procedencia es necesario y recomendable que vuelva a deshabilitar las macros de Access con el fin de está más protegido contra virus. Gestión logística y comercial, GS 2-12

3 EN ACCESS Cargar la aplicación y hacer clic sobre el botón Opciones : 2.- Abrir el centro de confianza : 3.- Barra de mensaje à No mostrar nunca información sobre contenido bloqueado: Gestión logística y comercial, GS 3-12

4 4.- Configuración de macros -> Habilitar todas las macros: 5.- Aceptar, salir de Access y volver al cargar la aplicación. EN ACCESS 2003 El proceso es muy similar 1º Access nos avisa sobre la conveniencia de abrir el archivo. Gestión logística y comercial, GS 4-12

5 2º.- vamos a habilitarlas macros Se presenta el siguiente aviso y pulsamos en SI Apareciendo. Volvemos a ejecutar el cuaderno del profesor y ya no debe aparecer este tipo de avisos. Gestión logística y comercial, GS 5-12

6 UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA El programa es muy sencillo, desde la consola central se tiene acceso a todas las funciones del programa. Desde el panel principal se diferencias 3 zonas principales: - Mantenimiento - Menú Principal - Evaluación Proveedores. Mantenimiento Necesario para personalizar el programa con los datos de nuestra empresa, nuestro proveedores y la estructura de la empresa directamente relacionada con las compras y los pedidos. Gestión logística y comercial, GS 6-12

7 Mantenimiento de empresas Se consignan todos los datos referentes a nuestros proveedores. En la parte inferior del formulario se localizan el límite de incidencias que se han detectado para ese proveedor, en función de las limitaciones autoimpuestas para poder trabajar con dichos proveedores. Datos de la empresa Introduciremos todos los datos de la empresa, así como el año de ejercicio para el posterior estudio de proveedores. Gestión logística y comercial, GS 7-12

8 Cargos y departamentos No es necesario dar de alta los cargos y departamentos no relacionados con compras. (Por Ejemplo) Menú principal En la consola central se puede ver completo el proceso de pedido propuesto, que se divide en tres fases. En la parte inferior se detallan los informes relacionados con cada fase. Gestión logística y comercial, GS 8-12

9 FASE 1 Antes de comenzar el pedido hay que identificar al solicitante del pedido, miembro de la empresa o departamento, de manera que si no figura, hay que darlo de alta. Para localizar al solicitante se puede hacer por número de cuenta o por su nombre y apellidos. Una vez seleccionado el solicitante, se puede PROPONER UN PEDIDO. Al hacer clic se pasa a la fase 2 Gestión logística y comercial, GS 9-12

10 En esta fase se pretende que se haga una descripción sucinta del pedido o presupuesto, de manera que se le asignará un número de pedido. Una vez llegue el pedido se debe dar el visto bueno y se consigna el valor de la mercancía. Ahora lo que se hace es detallar el pedido en la fase 3 FASE 3 Se trata de detallar el pedido con la referencia, unidades, descripción, seleccionando el proveedor que suministrará el pedido. Gestión logística y comercial, GS 10-12

11 Pueden consignarse varios proveedores, pues posteriormente los pedidos salen semanera separada a cada proveedor. Una vez detallado el pedido o presupuesto, se hace clic sobre el botón Realizar PEDIDO o Solicitar PRESUPUESTO respectivamente, pudiendo imprimir directamente el pedido para su gestión. En la parte inferior a cada FASE se localizan una serie de informes útiles para la gestión de los pedidos como extractos, listados y acumulados. Evaluación Proveedores La última zona que nos encontramos en el menú principal está destinada a la evaluación de proveedores, cada empresa dispondrá de una limitación interna para establecer un nivel de confianza con un proveedor determinado y un control para determinar la satisfacción de los departamentos de nuestra empresa con los proveedores. Se trata por tanto de un proceso anual en el que los proveedores son evaluados, comenzando por el botón superior. Proveedores de los departamentos: Se genera un listado de proveedores con los que hemos mantenido relación en dicho año. Evaluación de los proveedores: Cada departamento tendrá que rellenar una pequeña encuesta en el que cada proveedor será evaluado Recopilación de datos: Se recopilan todos los datos de las encuestas de los departamentos. Gestión logística y comercial, GS 11-12

12 Resúmenes de datos: Con una serie de botones para poder interpretar los datos obtenidos, con los que actualizaremos las posibles incidencias que puedan derivarse de dicha evaluación. Gestión logística y comercial, GS 12-12

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