GESTIÓN TRIBUTARIA Y RECAUDACIÓN. Instalación y puesta en marcha de la versión. v Enero 2014

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1 GESTIÓN TRIBUTARIA Y RECAUDACIÓN. Instalación y puesta en marcha de la versión v03800 Enero 2014

2 1 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN INSTALACIÓN Puesta en marcha Cálculo de IBAN y Generación de mandatos REGENERACIÓN DE VISTAS SEPA IBAN Gestión de mandatos Cuaderno Bancario C19-SEPA MOVE GESTIÓN DE RECAUDACIÓN... 19

3 2 1. Introducción Este documento explica de forma rápida y resumida los aspectos importantes tanto a nivel de instalación como de puesta en marcha, de la versión V03800 del aplicativo de Gestión Tributaria y Recaudación de ABSIS. Esta versión V03800 se ha centrado en: Resolución de errores de versiones anteriores Adaptación a la normativa SEPA (Zona Única de Pago en Euros) Adaptación al fichero de intercambio de información mensual con la DGT: MOVE Corrección y mejoras en los procesos de notificación en los procesos de embargos de ejecutiva Nota Este documento no es un documento donde se recogen las mejoras y se detallan las mejoras de la versión, sino que se trata de un documento que intenta sintetizar de forma resumida los aspectos más importantes para una puesta en marcha rápida del uso de la aplicación.

4 3 2. Instalación Debido a los importantes cambios internos que han implicado la adaptación de la normativa SEPA es necesario realizar las siguientes acciones: 1) Bajarse los instaladores necesarios para la actualización: Gestión de Usuarios (Abs Inicio), BDT 03800, NGT y Módulos de GT(IBI,IVTM, etc.). Nota Si se dispone de las aplicaciones WEB además de la Gestión de usuarios C/s 03950, se tiene que descargar de la web de usuarios e instalar en el servidor de aplicaciones, la versión de Gestión de Usuarios Web (Abs Inicio) 2) Copia de seguridad de las bases de datos a) ABSARX: Gestión de documentos b) ABSIS: Gestión de Usuarios c) BDT: Base de Datos Territorial d) NGT: Gestión Tributaria y Recaudación. 3) Comprobar el espacio libre en disco del servidor de Base de datos. En función del tamaño de la Base de Datos, se recomienda dejar libre entre un mínimo de 10 Gb (Bases de Datos de 2/3 Gb) y 40 Gb (Bases de datos grandes 20/30 Gb). 4) Realizar una copia de seguridad del archivo NGTAPVOL.EXE.config de la máquina donde se gestione la comunicación de impagados con la DGT. 5) Desactivar procesos automáticos/desatendidos (Salvapantallas, copias, antivirus, etc.) que puedan interferir en el proceso de actualización. 6) Ningún usuario puede estar trabajando durante el proceso de instalación 7) Se han de actualizar todos los servidores de aplicaciones y TODAS las máquinas cliente. En las máquinas cliente se ha de instalar la Gestión de usuarios C/s.

5 4 Nota El proceso de actualización de la Base de Datos solo se ha de realizar en la primera instalación que se haga. El proceso de actualización de la Base de Datos es un proceso muy costoso, que dependiendo de varios factores (Tipo de servidor de Base de Datos, Sistema Operativo, Volumen de información gestionada, etc.) puede tardar desde varios minutos a varias horas. Nota En un entorno controlado con Servidor de SQL Server 2008, W7 de Sistema operativo, el proceso de actualización de base de datos puede tardar lo siguiente: Bases de datos < 8Gb 20/30 minutos aproximadamente Bases de datos < 15Gb 60 minutos aproximadamente Bases de datos > 15Gb De 60 a 180 min aproximadamente Los tiempos indicados son estimativos, por lo que una base de datos grande podría actualizarse en menos tiempo y una base de datos pequeña en más tiempo. IMPORTANTE RECUERDE INSTALAR TODAS LAS MÁQUINAS CLIENTE

6 Puesta en marcha CÁLCULO DE IBAN Y GENERACIÓN DE MANDATOS La adaptación de la normativa SEPA, implica en el ámbito de Gestión Tributara la gestión de Cuentas IBAN y la gestión de Mandatos de Domiciliación Bancaria para poder enviar los adeudos por domiciliación a las entidades gestoras de cada organismo. Notas La explicación y gestión por parte de la aplicación de los códigos IBAN y gestión de mandatos, se realiza en el punto 3 de este documento En el proceso de instalación se distribuye una utilidad llamada CalculoCuentasIBAN.exe que se puede encontrar en la ruta [Unidad de instalación]:\absis\ngt\util\. Esta utilidad permite ejecutar un proceso que permite, de forma excepcional e independiente a la instalación, configurar la información básica relativa a las domiciliaciones bancarias y necesaria para la correcta adaptación a la normativa SEPA: 1) Cálculo de las cuentas IBAN a partir de las Cuentas Corrientes del Contribuyente (CCC). 2) Generación automática de los mandatos de domiciliación, indicando como fecha de firma de mandato 31/10/2009, siguiendo las pautas que la normativa SEPA indica para el proceso de migración. Este proceso también es muy costoso y al igual que el proceso de instalación, puede tardar varias horas dependiendo del volumen de información gestionada (Objetos tributarios, Recibos, histórico, etc.) y ningún usuario puede estar trabajando durante la ejecución del

7 6 mismo. En un entorno con aproximadamente 1,5 Millones de recibos el proceso puede tardar entre 4 y 6 horas aunque un tiempo medio normal sería inferior a 1 hora. Notas Estos tiempos pueden variar considerablemente dependiendo del tipo de servidor de base de datos (Sql Server 2005, Sql Server 2008, Sql Server 2008 R2, SQL Server 2012). Al finalizar el proceso, todos los elementos que gestionan domiciliaciones bancarias (Contribuyentes, Objetos Tributarios, Recibos, etc.) tendrán calculado la cuenta bancaria IBAN y en los casos necesarios, el correspondiente mandato de domiciliación. Los elementos a los que no se les haya podido calcular la cuenta IBAN o el mandato podrán ser localizados a partir de los buscadores específicos: contribuyentes, objetos tributarios, etc REGENERACIÓN DE VISTAS Después del proceso de actualización de la base de datos, para el correcto funcionamiento de los diferentes buscadores/informes de la aplicación, se hace imprescindible lanzar el proceso de Actualización de vistas disponible en la aplicación Adm. de Conceptos Tributarios Herramientas Actualizar Vistas. Nota Recuerde que este proceso solo lo puede lanzar un usuario con perfil SUPERVISOR

8 7 3. SEPA La adaptación de la aplicación a la normativa SEPA ha provocado una serie de cambios importantes a nivel de la gestión de las domiciliaciones bancarias IBAN El código IBAN es el Identificador de la Cuenta Bancaria en el nuevo formato estandarizado. La estructura del código IBAN es la siguiente: Código País = 2 dígitos, según ISO Dígito de Control = 2 dígitos según la fórmula de cálculo aplicable establecida en la norma ISO y ECBS EBS204v3 Cuenta Bancaria = 30 dígitos como máximo, siendo caracteres alfanuméricos, que se corresponden a la cuenta bancaria según el Banco Central de cada País. Dicho código, por tanto, se compone de hasta un máximo de 34 caracteres. Para el caso de los Contribuyentes con domiciliaciones bancarias ubicadas en el Estado español, el código IBAN tiene un total de 24 posiciones: Código País = ES Dígito de Control = 2 dígitos según la fórmula de cálculo Cuenta Bancaria = 20 dígitos correspondientes a la antigua Cuenta CCC Según el país donde resida la cuenta bancaria el código IBAN puede tener una longitud superior o inferior, siendo el máximo los 34 dígitos permitidos. En todos los puntos de la aplicación, donde se recogen cuentas bancarias (Contribuyentes, Objetos Tributarios, Liquidaciones, Fraccionamientos de deuda, etc.), se ha adaptado la entrada de datos para que el Código IBAN, sea el primer dato solicitado: A partir de la nueva versión de la aplicación de Gestión Tributaria, el código IBAN pasa a ser un dato obligatorio en la introducción de las domiciliaciones bancarias. La normativa SEPA indica que las cuentas bancarias en formato IBAN no se han de calcular en ningún caso de forma automática. La aplicación de Gestión Tributaria, además del proceso inicial de migración de cuentas corrientes CCC a cuentas IBAN, permitirá de forma

9 8 excepcional y durante un periodo a determinar, el cálculo del IBAN a partir de la cuenta corriente CCC desde la misma pantalla de introducción de domiciliaciones bancarias. Independientemente de este último punto, el código IBAN está sujeto a validación, debiendo ser un código correcto en el momento de su introducción Gestión de mandatos El mandato de domiciliación bancaria, es el documento que permitirá al organismo emisor de adeudos domiciliados, justificar los cargos que se realicen en la cuenta bancaria del contribuyente. Este documento justificativo viene a sustituir los documentos actuales de Autorización de domiciliación ya existentes en la aplicación. La principal diferencia y más importante es la gestión que se realiza de este documento. La normativa SEPA exige que, los datos principales del mandato de domiciliación bancaria (Fecha de firma, tipo de mandato, Titular de la cuenta, lugar de firma, Referencia Única de Mandato, etc.), queden registrados en el sistema de forma que puedan viajar con posterioridad en el fichero con los adeudos que el organismo enviará a la entidad bancaria gestora de los mismos. Este último punto implica que cualquier domiciliación bancaria que este almacenada en el sistema, ha de tener registrada la fecha de firma y sus datos principales. Para tal efecto se han habilitado 2 modalidades de gestión de mandatos: Mandato individual Disponible en las aplicaciones de Objetos Tributarios, Liquidaciones, Recibos y Fraccionamientos de Deuda, y que permite la gestión individual de un solo elemento que posteriormente generará un adeudo domiciliado a la Entidad Gestora. Esta gestión está disponible a través del siguiente diálogo, accesible desde el menú Herramientas Gestión de Mandatos de cada una de las aplicaciones anteriormente mencionadas y que permite la introducción y gestión de los datos principales de un mandato

10 9 A tener en cuenta lo siguiente: 1) Todas las domiciliaciones bancarias anteriores a la entrada en vigor a SEPA constarán con un mandato firmado a fecha de 31/10/ ) Cualquier cambio de domiciliación bancaria (cuenta, titular, etc.) implicará en la aplicación de Gestión Tributaria de Absis, de un nuevo mandato de domiciliación pendiente de firma. 3) Es importante tener los mandatos firmados y el documento en custodia para poder justificar los cargos en cuenta si se produce algún tipo de reclamación.

11 10 4) El organismo emisor de adeudos tendrá que revisar los procesos de aceptación de nuevas cuentas bancarias (C60, Fax, etc.) que actualmente esté realizando 5) La aplicación ofrece de una nueva plantilla de documento para que el organismo pueda configurarse el documento de Mandato de domiciliación bancaria. Mandato colectivo Disponible desde la aplicación de contribuyentes, y permite o facilita la gestión de la firma de mandatos en los casos de domiciliaciones múltiples de varios elementos a la vez. La aplicación de Gestión Tributaria, realiza una gestión individual de mandatos, es decir, cada elemento domiciliado (Objeto Tributario, Fraccionamiento de deuda, Liquidación, etc.) tiene asignada una referencia única de mandato. Este Mandato colectivo permite agrupar estos mandatos individuales y gestionar la firma de forma conjunta. La aplicación dispone de una plantilla de documento modificable por el organismo, para la gestión de este mandato colectivo. La gestión de la firma e impresión del documento asociado, se realiza desde un diálogo muy similar al diálogo de gestión del Mandato Individual. Este diálogo está disponible en la aplicación de contribuyentes menú Herramientas Gestión de Mandatos:

12 11 Todos los mandatos individuales quedarán incluidos en una agrupación que permitirá su posterior gestión de forma conjunta. Ejemplo de la plantilla de Mandato colectivo

13 Cuaderno Bancario C19-SEPA Con la normativa SEPA, el fichero de intercambio también ha sido modificado para poder remitir correctamente toda la información relativa al adeudo. Se ha habilitado en la aplicación de Imp.Exp. a bancos y diputaciones, 2 nuevas opciones, un nuevo fichero de exportación C19 sepa (los antiguos temporalmente seguirán estando habilitados) que permitirá la exportación de los adeudos en formato SEPA, y un nuevo fichero de importación que permitirá la importación de las devoluciones producidas:

14 13 Los procesos tanto de importación como de exportación, son iguales a los que tradicionalmente se hacían con la importación y exportación del fichero C19 estándar. : Notas Se ha adoptado como formato de exportación, el formato XML. Los ficheros de texto plano, tienen como fecha de caducidad el 1 de Enero del 2016 Debido a las especificaciones técnicas del fichero es importa tener en cuenta los siguientes aspectos: 1) Códigos IBAN: Todas las cuentas bancarias que se informan en el fichero, tanto las de los contribuyentes, como las del organismo emisor, se han de enviar en formato IBAN. En el punto 3.1 se ha explicado cómo informar las cuentas bancarias de los contribuyentes. Para informar el código IBAN en las cuentas bancarias del organismo emisor, se ha de hacer desde la aplicación de Cuentas bancarias disponible en

15 14 Recaudación Tablas Bancos Cuentas Bancarias (también accesible desde la Gestión Tributaria) 2) Mandatos de domiciliación bancaria Cómo se ha explicado en el punto 3.2, los mandatos por domiciliación bancaria, con la normativa SEPA, adquieren una especial importancia, ya que los datos principales de un mandato, viajan en el fichero: cuenta IBAN, Fecha de firma, tipo de mandato (Recurrente, Puntual, etc.), Titular, etc. Por eso se hace imprescindible que los mandatos estén bien gestionados con la firma bien registrada. Notas Si en el proceso de exportación del C19 sepa, se detectan mandatos sin firmar, la aplicación avisa de este hecho, siendo el organismo quién decida remitir el fichero o no a la entidad gestora. 3) Códigos BIC El código BIC es un Identificativo de la Entidad financiera en la que reside la cuenta bancaria o código IBAN. Dicho identificativo tiene hasta un máximo de 11 posiciones, siendo las 8 primeras obligatorias. La estructura del código BIC es la siguiente: - Código de Banco = son 4 caracteres e identifica a la Entidad Financiera - Código de País = son 2 dígitos, según el estándar ISO Localidad = son 2 dígitos - Sucursal = son 3 dígitos y es opcional. En caso que no se defina puede identificarse con XXX

16 15 En el proceso de instalación, el código BIC de las entidades bancarias principales (Bankia, CaixaBank, etc.) ha sido informado y se puede consultar desde el mantenimiento de bancos disponible en el Abs Inicio: El resto de entidades, por ejemplo entidades fusionadas o absorbidas por otros bancos, y de las que se tienen cuentas bancarias de contribuyentes, no han sido informadas por defecto debido a la inexistencia de una tabla oficial para informar el código BIC de dichas entidades. Es el usuario de la aplicación quién tendrá que ir informando en el mantenimiento de bancos los códigos BIC de las entidades que no lo tienen informado y se tienen domiciliaciones bancarias. El código BIC hasta el 01/02/2014 es un dato OBLIGATORIO del fichero por lo que es importante tenerlo informado antes de remitir el fichero de adeudos a la entidad gestora. Notas En principio el código BIC pasa a ser opcional a partir del 01/02/2014 pero no se tienen confirmación oficial de este hecho. 4) Cajetines de información Otros de los aspectos importantes que ha introducido la normativa SEPA es, que el espacio reservado en los tradicionales ficheros C19, para informar el detalle del recibo o cajetín, pasa de los 640 caracteres a los 140 caracteres. Este hecho además de provocar un cambio importante en la gestión de la notificación de los adeudos por parte de los organismos emisores (necesidad de prenotificar los adeudos con

17 16 anticipación), ha provocado que en la aplicación se tenga que habilitar una nueva configuración de cajetines especial para C19. Esta nueva configuración de cajetines, se realiza en el Adm. de conceptos Tributarios en la misma opción donde se configuran el resto de cajetines: Notas Las opciones de configuración (campos y etiquetas) son exactamente las mismas que la de un cajetín tradicional. Es importante saber qué información configurar en estas 140 posiciones, ya que ha de ser un dato relevante y que permita identificar la deuda rápidamente tanto por el contribuyente como por el organismo emisor. Con este nuevo sistema de cajetines especiales para Cuaderno C19, Los recibos/liquidaciones pasarán a disponer de 2 cajetines, el tradicional con el detalle de la información de la deuda y que permitirá la impresión de documentos y duplicados, y el cajetín especial de C19 que servirá para la comunicación de la información a la entidad gestora. Es decir, en ningún caso, el cajetín C19 sustituye al cajetín ya definido en la aplicación, simplemente lo complementa.

18 17 4. MOVE Mensualmente la DGT remite a los organismos, los movimientos que se producen en el parque de vehículos del municipio respecto a las Altas, Bajas, Transferencias, Rematriculaciones, etc. Tradicionalmente esta comunicación entre la DGT y el ayuntamiento, se hacía a través del fichero en formato PIVE, a partir del 01/03/2014, este fichero deja de usarse, para utilizarse el fichero con formato MOVE. Las principales características de dicho fichero son 2: 1) Ampliación de la información de los datos técnicos del vehiculo, Emisiones de CO2, Kw, etc. 2) Información de 2 direcciones, la dirección de notificación del titular del vehículo, y la dirección fiscal del mismo. En el módulo de Imp./Exp. de Objetos Tributarios se ha habilitado una opción para permitir la carga de ficheros MOVE:

19 18 Notas El proceso de importación de ficheros MOVE, es exactamente el mismo que el de los ficheros PIVE La aparición de nuevos ha provocado que la pantalla de gestión de los datos de un vehículo, se haya visto rediseñada para permitir la gestión de esta nueva información: Notas La dirección fiscal del vehículo que aparece en el fichero MOVE, se gestiona como dirección tributaria del objeto tributario o liquidación.

20 19 5. GESTIÓN DE RECAUDACIÓN Con la versión V03800 de la aplicación, el módulo de Gestión de recaudación ha sido rediseñado para permitir una mayor gestión y usabilidad de la aplicación. Los principales cambios que ha sufrido el módulo, se resumen en los siguientes puntos: 1) Aplicación de filtros avanzados La aplicación de los filtros avanzados permite, una vez localizado el contribuyente, reducir los datos mostrados de un contribuyente, facilitando la búsqueda de deudas concretas.

21 20 2) Orden de las deudas mostradas A partir de esta versión, se permite ordenar los resultados mostrados por más de un criterio. 3) Información visible Dependiendo de los perfiles que usan la aplicación, configuraciones de pantalla, etc., con la versión V03800 se puede configurar la información mostrada por pantalla:

22 21

23 ABS Informática, S.L. C/ Álava, Santa Engracia, 141 Avda. de la Palmera AbsisDeleg: 22 Planta 3. P.3 Planta 4, Ofic. 1 Glorieta Plus Ultra, 2 Lleida / Tarragona Barcelona Madrid Sevilla Girona / Valencia T T T A Coruña F F F Recibos y liquidaciones por cotitular

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