MANUAL DE USUARIO Libro de Clases Electrónico

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1 MANUAL DE USUARIO Libro de Clases Electrónico

2 Tabla de Contenidos 1.- Introducción Definiciones y Acrónimos Aplicaciones del sistema Asistencia SENCE Libro de Clases Electrónico Roles definidos Alumno Relator Administrativo OTEC Administrativo OTIC Fiscalizador OTIC Administrativo SENCE Fiscalizador SENCE Requisitos e Instalación de Componentes Operación del sistema Asistencia SENCE Autenticación del Usuario Descargar Cursos Pasar Lista 16 (i) Enrolar a un Asistente No Reconocido (ii) Autorizar a un Asistente No Reconocido Eliminar un curso Informar Asistencia Fiscalizar Aplicación Online - LCE Acceso por Huella Acceso por Clave Cambio de Clave Página Principal Módulos del Sistema VISUALIZACIÓN (a) Antecedentes Generales (b) Módulos (c) Horarios (d) Materiales (e) Relatores (i) Agregar un Relator

3 (ii) Eliminar un Relator (f) Alumnos (i) Agregar un Alumno (ii) Eliminar un Relator (g) Evaluaciones CONFIGURACIÓN (a) Antecedentes Generales (b) Operadores (i) Agregar un Operador (ii) Editar un Operador (iii) Restablecer la Clave de un Operador (iv) Eliminar un Operador (c) Enrolar (d) Consolidar REGISTRO DIARIO (a) Asistencias (i) Generar Certificado de Asistencia (b) Fiscalización (c) Alumnos

4 1.- INTRODUCCIÓN El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo SENCE- ha definido una nueva forma de efectuar el registro del Libro de Clases para cursos SENCE. Este sistema denominado LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO da mayor seguridad, agiliza y facilita los procesos y comunicación entre los organismos que dictan los diferentes cursos y el SENCE, a través de un Sistema de verificación biométrica. En el presente Manual se explica el nuevo LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO, el cual permite configurar Operadores del sistema como Administrativos, Fiscalizadores y Relatores de las diferentes Instituciones que participan en el proceso de Capacitación, además de facilitar la revisión de: Revisar la información correspondiente a una Institución de Capacitación a la cual el usuario pertenece. Revisar la información correspondiente a los Cursos que una Institución de Capacitación (OTEC/OTIC) ha informado a SENCE. Incorporar y/o Enrolar a Operadores del Sistema. Revisar información correspondiente a un Curso que la Institución de Capacitación se encuentra dictando, como el Avance en el Cronograma de Aprendizaje y Listado de Alumnos, su Asistencia y Calificaciones Además explica el uso de la Aplicación ASISTENCIA SENCE, que permite efectuar la Toma de Asistencia a las sesiones de un Curso y registrar Fiscalizaciones. Cada uno de los puntos anteriores depende del perfil de usuario que tenga asignado la persona que debe operar con el sistema. El presente Manual apunta describe todas las Funcionalidades del sistema, partiendo por el Rol de Relator e indicando cuando corresponde las diferencias entre los diferentes Roles Definiciones y Acrónimos A continuación se definen los términos más utilizados en el presente Manual: SENCE: Servicio Nacional de Capacitación y Empleo OTEC: Organismo Técnico de Capacitación OTIC: Organismo Técnico Intermedio para Capacitación Sistema de Verificación Biométrica: Aplicación que permite verificar y validar la identidad de una persona a través de su huella digital. 3

5 Operador: Corresponde a un Usuario del sistema que accede a LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO Roles: Accesos que se asignan a cada uno de los Usuarios que participan en el proceso de Capacitación. Autenticación: Proceso de identificación de un Usuario a través del Sistema de Verificación Biométrica. Lector biométrico: Dispositivo electrónico que permite procesar y registrar la huella digital de un Usuario del sistema LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO. Enrolamiento: Proceso de registro de un Usuario dentro del sistema del LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO a través de la lectura de su huella digital mediante un Lector biométrico. Con esta acción se almacena un patrón de la huella digital del Usuario en el sistema, con el objeto que, en las próximas transacciones en que se requiera verificar su identidad, él sólo indique su RUT y el sistema se encarga de verificar si esa huella corresponde o no. 4

6 2.- APLICACIONES DEL SISTEMA Esta sección describe las aplicaciones que forman parte del sistema de LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO Asistencia SENCE ASISTENCIA SENCE es una aplicación local que corre sobre Windows en el equipo que se utiliza para realizar la toma de asistencia de los cursos SENCE. Es utilizada por un Operador asociado a un Curso y su función principal se ejecuta offline. Sus características, funcionalidades y modo de operación se describen en el apartado de este documento Libro de Clases Electrónico Aplicación o sitio web que posibilita el ingreso de información y la consulta a un LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO de un Curso. El sistema de LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO, su funcionalidad y modo de operación se describen en el apartado de este documento. 5

7 3.- ROLES DEFINIDOS Para el uso correcto de la aplicación, se han definido los siguientes roles a asignar a cada uno de los Usuarios del Sistema: 1.- Alumno El Alumno es el Usuario al que se le controla la asistencia a un Curso en el que está inscrito. Un Alumno puede pertenecer a uno o más Cursos de Capacitación en una o más Instituciones de Capacitación. 2.- Relator El Relator, es un Usuario que tiene acceso a las dos aplicaciones del sistema. Ingresa al sistema como RELATOR. Un Relator puede tener asignado uno o más cursos en una o más OTEC. El Relator tiene acceso a: APLICACIÓN ASISTENCIA SENCE MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o o VISUALIZACIÓN REGISTRO DIARIO 3.- Administrativo OTEC El Administrativo OTEC es el usuario asignado por la Institución de Capacitación para tomar asistencias, asignar usuarios en el sistema y acceder a toda la información del LIBRO DE CLASES de cada uno de los Cursos que la Institución imparte. Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO OTEC Un Administrativo OTEC puede pertenecer a una o más Instituciones de Capacitación. Un Administrativo OTEC puede ser Relator de un Curso, para esto debe asignarse el permiso respectivo y puede realizar todas las acciones que se mencionan en dicho rol. El Administrativo OTEC tiene acceso a: APLICACIÓN ASISTENCIA SENCE MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o o VISUALIZACIÓN CONFIGURACIÓN 6

8 o REGISTRO DIARIO 4.- Administrativo OTIC El Administrativo OTIC es el usuario asignado por el OTIC para acceder al Sistema del LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO para realizar gestiones sobre los cursos pertenecientes a las OTEC con las cuales trabaja. Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO OTIC Un Administrativo OTIC puede acceder a todos los cursos de todas las OTEC con las cuales trabaja. El Administrativo OTIC tiene acceso a: MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o o o VISUALIZACIÓN CONFIGURACIÓN REGISTRO DIARIO 5.- Fiscalizador OTIC El Fiscalizador OTIC es el usuario asignado por un OTIC para realizar Fiscalizaciones al LIBRO DE CLASE ELECTRÓNICO de un Curso que imparte una OTEC con la que trabaja. Ingresa al sistema como FISCALIZADOR OTIC El Fiscalizador OTIC puede tener acceso a todos los Cursos de todas las OTEC con las cuales trabaja. El Fiscalizador OTIC tiene acceso a: APLICACIÓN ASISTENCIA SENCE MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o o o VISUALIZACIÓN CONFIGURACIÓN REGISTRO DIARIO 6.- Administrativo SENCE El Administrativo SENCE es el usuario asignado por el SENCE para acceder al Sistema del LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO. Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO SENCE 7

9 Un Administrativo SENCE puede acceder a todos los cursos de todas las Instituciones de Capacitación existentes en el sistema. El Administrativo SENCE tiene acceso a: MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o o o VISUALIZACIÓN CONFIGURACIÓN REGISTRO DIARIO 7.- Fiscalizador SENCE El Fiscalizador SENCE es el usuario asignado por el SENCE para realizar Fiscalizaciones al LIBRO DE CLASE ELECTRÓNICO de un Curso que imparte una Institución de Capacitación. Ingresa al sistema como FISCALIZADOR SENCE El Fiscalizador SENCE puede tener acceso a todos los Cursos de todas las Instituciones de Capacitación existentes en el sistema. El Fiscalizador SENCE tiene acceso a: MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o o o VISUALIZACIÓN CONFIGURACIÓN REGISTRO DIARIO APLICACIÓN ASISTENCIA SENCE 8

10 4.- REQUISITOS E INSTALACIÓN DE COMPONENTES Para conocer los requisitos administrativos, de hardware y software necesarios para la correcta operación de las aplicaciones descritas en el presente documento, se debe revisar el documento Manual de Instalación 1, que detalla la instalación y configuración de cada componente a utilizar. El documento se puede descargar desde el sitio 9

11 5.- OPERACIÓN DEL SISTEMA Como se menciona en el apartado 2 de este documento, el sistema posee dos componentes: ASISTENCIA SENCE LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO A continuación se describe como ingresar y operar cada uno de los Componentes, teniendo en cuenta que la disponibilidad de la funcionalidad descrita depende directamente del Rol con el cual el usuario accede al sistema Asistencia SENCE La Toma de Asistencia la realiza un Operador a través de la aplicación ASISTENCIA SENCE. A continuación se explica el uso de la aplicación en el orden con el cual un usuario debe operarla: Autenticación del Usuario Cada vez que un Operador deba iniciar una sesión de un Curso de Capacitación, debe acceder a la aplicación ASISTENCIA SENCE para poder realizar la toma de asistencia. Esta acción la puede realizar a través del acceso directo ubicado en el Menú de Inicio o a través del acceso directo ubicado en el Escritorio, desplegándose a continuación la ventana inicial de la aplicación, que se muestra en la siguiente ilustración: 10

12 Ilustración 1 - Ventana Inicial Asistencia SENCE Para acceder a cualquiera de las funcionalidades de la aplicación, el Operador se debe autenticar ingresando su RUT y a continuación presionando el botón. Si el equipo no se encuentra conectado a internet, se despliega el siguiente mensaje: Ilustración 2 Mensaje: Equipo no se encuentra conectado a Internet Si el equipo se encuentra conectado a Internet, se despliegan mensajes de la aplicación para verificar si la versión con la cual se está trabajando corresponde a la última disponible. En el caso que ésta no corresponda a la última versión, se despliega un mensaje que gatilla la actualización de la aplicación. Si el usuario opta por no actualizar la aplicación, se despliega una ventana que solicita la autenticación del Operador a través de su huella digital, como se muestra en la siguiente secuencia de ventanas: 11

13 Ilustración 3 Solicitud de Ejecución programa de Validación de Versiones Ilustración 4 Verificación Actualización de Versiones Ilustración 5 Autenticación de Usuario Si el Operador no cuenta con el Lector conectado al computador, debe presionar el botón y se despliega la siguiente secuencia de mensajes: 12

14 Ilustración 6 Mensaje Autenticación incorrecta. Ilustración 7 Autenticación incorrecta Autorización para uso de clave Ilustración 8 Ventana aplicación para Acceso con Clave Al seleccionar la opción con Clave, se debe presionar el botón solicita la digitación de ésta, como se muestra en la siguiente ilustración:, donde se le 13

15 Ilustración 9 Ingreso de Clave Si la contraseña digitada o si la huella es reconocida, se habilitan todos los botones de acción de la ventana, como se muestra a continuación: Descargar Cursos Ilustración Operador autenticado Antes de iniciar un Curso, el Operador debe descargar la información de éste. Para esto, el Operador, una vez autenticado debe presionar el botón. A continuación se despliega una ventana que le permite efectuar la búsqueda de los Cursos que tiene asignados, como se muestra en la siguiente ilustración: 14

16 Ilustración 11 Ventana de Búsqueda de Cursos a descargar En ella, el Operador debe indicar los filtros con los cuales desea buscar el(los) Curso(s) requeridos y presionar el botón, desplegándose todos los Cursos que cumplen con la condición especificada, como se muestra a continuación Ilustración 12 Resultado Búsqueda de Cursos a Descargar El Operador puede seleccionar uno, un conjunto de Cursos del Listado desplegado, marcando el cuadro que se encuentra a la izquierda de cada Curso. Si desea descargar la totalidad de los Cursos, debe presionar el botón. Si desea eliminar todas las marcas de los Cursos seleccionados, debe presionar el botón. 15

17 Una vez seleccionados los Cursos a descargar, debe presionar el botón. Cuando finaliza la descarga de los Cursos seleccionados, se despliega el siguiente mensaje: Ilustración 13 Fin Descarga de Cursos Seleccionados Para finalizar, se debe presionar el botón. Si desea salir de la ventana con el Resultado de Búsqueda de Cursos, debe presionar el botón Pasar Lista Cuando el Operador requiere registrar la Asistencia a un Curso de Capacitación, debe presionar dentro de la ventana inicial de la aplicación el botón. El proceso de Pasar Lista correspondiente al Inicio y Término de la sesión es el mismo. A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso que se desea informar, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 14 Selección Curso a registrar Asistencia 16

18 Se debe seleccionar el Tipo de Programa y/o el Código SENCE y presionar el botón, desplegándose en la ventana los Cursos que cumplen con las condiciones definidas, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 15 Resultado Búsqueda de Cursos para Pasar Asistencia Si no se desea efectuar la toma de Asistencia, se debe presionar el botón. Para pasar la lista a un Curso, el Operador debe seleccionarlo del listado que se despliega en la Ilustración 15, indicar el horario al que corresponde la sesión y a continuación presionar el botón, desplegándose la ventana de la Ilustración 16. Ilustración 16 Ventana Verificar Asistentes 17

19 El Operador debe solicitar a continuación al Relator 2 y a los Alumnos 3 del Curso que se autentiquen colocando su huella en el lector. Si se verifica correctamente la huella del Asistente, su nombre desaparece del listado de la izquierda y se despliega en el listado de la derecha, mostrando la huella verificada, como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 17 Verificación Asistente correcta. Si el Asistente al momento de colocar su dedo en el Lector no se encuentra enrolado o presenta problemas con su huella, la ventana de asistencia indica que la huella no es reconocida, como se muestra en la siguiente ilustración: 2 El Relator se representa en el Listado de Personas a Verificar y/o Verificadas a través del prefijo R que se encuentra a la izquierda del Nombre. 3 El Alumno se representa en el Listado de Personas a Verificar y/o Verificadas a través del prefijo A que se encuentra a la izquierda del Nombre. 18

20 Ilustración 18 Asistente No Reconocido En estos casos, el Operador que se encuentra tomando la asistencia debe seleccionar el nombre del Asistente al que corresponde la huella leída y enrolar o autorizar al Asistente: (i) Enrolar a un Asistente No Reconocido Esta acción se realiza presionando el botón, que se activa al asociar el nombre del Asistente a la huella, acción que despliega la ventana de la Ilustración 19 para que el Operador se autentique previo al enrolamiento del Asistente. Ilustración 19 Validación Operador Si se valida la huella del Operador, se despliega la ventana que permite enrolar al Asistente: 19

21 Ilustración 20 Ventana Datos para Enrolar a Alumno Una vez se ingresa la información en la ventana anterior, se debe presionar el botón, que despliega la ventana para poder registrar la huella del Asistente y así generar el patrón con el cual se realizan las comparaciones de la huella para su verificación, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 21 Ventana Enrolamiento de Huella Se debe seleccionar el dedo a enrolar utilizando los botones o y a continuación el Asistente debe colocar el dedo seleccionado en el Lector cuatro veces. Al finalizar el proceso de enrolamiento aparecen los mensajes de las ilustraciones que se muestran a continuación: Ilustración 22 Mensaje Creación de Patrón de Huella enrolada 20

22 Ilustración 23 Mensaje Fin Enrolamiento Para continuar con el registro de la Asistencia, el Asistente recién enrolado debe colocar su huella en el lector para que ésta sea considerada y con dicha acción ahora su RUT aparece junto a su nombre en la lista de la izquierda de la ventana, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 24 Verificación de Asistencia Alumno enrolado (ii) Autorizar a un Asistente No Reconocido Si el Asistente está enrolado pero su huella no es reconocida, el Operador puede autorizarlo. Esta acción se realiza seleccionando el Nombre del Asistente en la Lista de la izquierda en la Ilustración 24 e ingresando el Número de Serie del Carnet de Identidad en el cuadro habilitado a la derecha del botón ilustración:, como se muestra en la siguiente 21

23 Ilustración 25 Autorización de Asistente Enrolado No Reconocido A continuación se debe presionar el botón siguiente mensaje:, acción que despliega el Ilustración 26 Confirmación para Autorización El Operador debe presionar el botón, y se despliega el nombre del Asistente desde el listado de la izquierda al de la derecha, como se muestra en la siguiente imagen: 22

24 Ilustración 27 Verificación de Asistente Enrolado No Reconocido - Autorizado Si el Operador requiere ingresar observaciones respecto a la toma de asistencia realizada, debe presionar el botón, el cual despliega una ventana para poder digitar la información, como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 28 Ventana Observaciones Relator Una vez ingresada la observación, se debe presionar el botón. Para finalizar la toma de asistencia, se debe presionar el botón. Si la hora de la sesión no corresponde a la definida, se despliega un mensaje de confirmación de cambio, como se muestra en la Ilustración 29; si la toma de asistencia no ha considerado la totalidad de los Alumnos asignados al curso, se despliega el mensaje de la Ilustración 30; si se desea finalizar la toma de asistencia considerando los mensajes anteriores, se despliega el mensaje de la Ilustración

25 Ilustración 29 Mensaje Modificación de Hora de la sesión Ilustración 30 Mensaje Asistencia incompleta Eliminar un curso Ilustración 31 Mensaje Fin Toma Asistencia Si en el Listado desplegado en la ventana de la Ilustración 15 se encuentra un Curso que ha finalizado, el Operador puede borrarlo seleccionándolo y presionando el botón. Se muestra a continuación el siguiente mensaje de Confirmación: Ilustración 32 Confirmación Eliminar un Curso Al presionar el botón, el curso seleccionado desaparece del Listado. 24

26 Informar Asistencia Para informar las Asistencias tomadas durante las sesiones de uno o más Cursos así como los enrolamientos realizados a Asistentes y/o las Fiscalizaciones que se han realizado en una o más sesiones, el Operador autenticarse y a continuación se debe presionar el botón, Si se ha guardado una Toma de Asistencia donde el lapso de tiempo entre el Ingreso y la Salida de los Asistentes ha sido inferior a 10 minutos, se despliega el siguiente mensaje: Ilustración 33 Informar Asistencia Toma de Asistencia vacía Si se ha guardado una Toma de Asistencia sólo con Ingreso de los Asistentes, se despliega el siguiente mensaje: Ilustración 34 Informar Asistencia Toma de Asistencias sin Salida Si la existen Tomas de Asistencia a informar, se despliega la siguiente ventana: 25

27 Ilustración 35 Cursos y Enrolamientos a Informar Se debe presionar el botón y se despliega a continuación un mensaje informando la cantidad de Asistencias, Enrolamientos y/o Fiscalizaciones enviados, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 36 Mensaje Actualización de Cursos Para finalizar, el Operador sólo debe presionar el botón Fiscalizar Cuando el Operador requiere registrar la Fiscalización a un Curso de Capacitación, debe presionar dentro de la ventana inicial de la aplicación el botón. A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso que se desea fiscalizar, como se muestra en la siguiente ilustración: 26

28 Ilustración 37 Selección Curso a Fiscalizar Se debe seleccionar el Tipo de Programa y/o el Código SENCE y presionar el botón, desplegándose en la ventana los Cursos que cumplen con las condiciones definidas, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 38 Resultado Búsqueda de Cursos para Fiscalizar Si no se desea efectuar la Fiscalización, se debe presionar el botón. Para registrar la Fiscalización a un Curso, el Operador debe seleccionarlo del listado que se despliega en la Ilustración 38 y presionar el botón ventana de la Ilustración 39., desplegándose la 27

29 Ilustración 39 Ventana Fiscalización El Operador debe completar los campos desplegados en la ventana anterior y presionar el botón. A continuación se solicita al Fiscalizador que se autentifique, a través de la siguiente ventana: Ilustración 40 Autenticación Fiscalizador Si la autenticación es correcta, se despliega el mensaje: 28

30 Ilustración 41 Confirmación Grabación Fiscalización Aplicación Online - LCE Para acceder al sistema, el Operador debe acceder, utilizando algún browser definido 4, al sitio seleccionar la opción y a continuación la opción, que despliega la página que se muestra la siguiente ilustración: Ilustración 42 Página inicial Portal Si el Operador tiene más de un rol asignado en el sistema, la página anterior se modifica con el objeto que indique con qué rol desea trabajar y el tipo de Verificación que desea utilizar. Los browser sobre los cuales funciona correctamente la aplicación son: Internet Explorer 8 o superior (32 bits), Firefox (32 bits), Mozilla(32 bits), Opera (32 bits), Chrome (32 bits) 29

31 Ilustración 43 Página inicial Portal Selección de Rol y Tipo de Verificación Si el Operador elige el Rol de Relator, sólo puede acceder al sitio con Verificación por Clave. Cualquier otro Rol debe seleccionar la Verificación a utilizar Acceso por Huella Al seleccionar dentro de la página que muestra la Ilustración 43 la opción de Verificación por Huella se habilita el botón el cual debe presionar y se despliega a continuación la siguiente ventana, para que el Operador coloque su huella en el lector: Ilustración 44 - Autenticación del Usuario 30

32 Acceso por Clave Al seleccionar dentro de la página que muestra la Ilustración 43 la opción de Verificación por Clave se habilita en la misma ventana el campo que permite digitar la contraseña que el Operador tiene predeterminada cuando es acceso por primera vez o que ha definido, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 45 Acceso con Clave Una vez digitada la contraseña, se debe presionar el botón. 1.- Cambio de Clave Cuando el Operador ingresa por primera vez utilizando la opción Verificación con Clave se le solicita ingresar la contraseña predeterminada, como se muestra en la siguiente ilustración: 31

33 Ilustración 46 Acceso con Verificación de Clave Cuando trata del primer acceso o restablecimiento de contraseña, la clave a ingresar corresponde al RUT del Operador (incluyendo guión y dígito verificador), y a continuación se debe presionar el botón, desplegándose los campos para que él defina una nueva contraseña, como se muestra a continuación: Ilustración 47 Acceso con Clave Definición de nueva contraseña Una vez ingresada la nueva clave en ambos campos, se debe presionar el botón. Si el cambio se ha realizado correctamente se despliega nuevamente la página de inicio, que se muestra en la Ilustración

34 Página Principal Dependiendo del Rol seleccionado, los Módulos a los que puede acceder el Operador varían, como se muestra en las siguientes ilustraciones: Ilustración 48 Módulos de Página Principal Roles Fiscalizador OTIC, Fiscalizador SENCE, Relator Ilustración 49 Módulos de Página Principal Roles: Administrativo OTEC, Administrativo OTIC y Administrativo SENCE Las Opciones disponibles en cada uno de los Módulos desplegados en el Menú de la Página Principal del Sitio dependen también del Rol Seleccionado. Si el Operador tiene acceso a más de una Institución, se solicita que indique con cuál de ellas desea trabajar a través del combobox que se despliega en la ventana y a continuación debe elegir el Módulo. En el siguiente apartado se describe cada una de las funcionalidades que contiene los Módulos a los cuales puede tener acceso el Operador. 33

35 Módulos del Sistema 1.- VISUALIZACIÓN Al seleccionar la opción Visualización desde la página principal o a través del menú superior, se despliega la siguiente página: Ilustración 50 Módulo Visualización En esta página, el Operador puede efectuar la búsqueda de Cursos de dos formas: Listando todos los cursos asociados a la Institución de Capacitación seleccionada en la página principal o a través de la aplicación de los diferentes filtros. Dependiendo del Rol con el cual el Operador ha ingresado, puede contar con más filtros de búsqueda a los desplegados en la Ilustración 50, como se muestra en las siguientes ilustraciones: Ilustración 51 Filtros Módulo Visualización Rol Relator 34

36 Ilustración 52 Filtros Módulo Visualización Rol Administrativo OTEC Ilustración 53 Filtros Módulo Visualización Rol Administrativo SENCE Una vez seleccionada la opción y los parámetros respectivos- el Operador debe presionar el botón, desplegándose a continuación el listado de Cursos, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 54 - Módulo Visualización Búsqueda de Cursos de una Institución 35

37 Si ha encontrado el Curso requerido, el Operador puede revisar la información de éste presionando el botón que se encuentra a la derecha, y se despliega a continuación la información del Curso seleccionado, como se muestra en la Ilustración 56. La información de un Curso de Capacitación se divide en diferentes Fichas que, de acuerdo al Rol del Operador, corresponden a: Ilustración 55 Fichas Disponibles Rol Relator, Administrativo OTEC, Administrativo SENCE El contenido de cada una de las Fichas se detalla a continuación: (a) Antecedentes Generales Despliega la información relevante del Curso seleccionado, como muestra la Ilustración 56. Ilustración 56 Ficha Antecedentes Generales Si el Operador ha ingresado con el Rol de Administrativo SENCE, no cuenta con el botón. 36

38 Si el Operador ha ingresado con Rol de Relator o Administrativo OTEC y debe dar por finalizado el Curso, éste debe presionar el botón. A continuación se realiza una validación respecto las Asistencias informadas y Actas del Curso generadas, desplegando el siguiente mensaje: Ilustración 57 Confirmación Cierre Curso Si el usuario desea cerrar el curso, debe presionar el botón. (b) Módulos Muestra los diferentes Módulos o Tópicos que integran el Curso seleccionado, como se muestra en la Ilustración 58 Ilustración 58 Ficha Módulos 37

39 Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC o Administrativo SENCE puede revisar los Objetivos, Contenidos y Actividades definidas para un Módulo, presionando el botón siguiente ilustración: que se encuentra a la derecha, como se muestra en la Ilustración 59 Detalle de un Módulo Para volver al listado de Módulos de la Ilustración 58, se debe presionar el botón. (c) Horarios Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC o Administrativo SENCE puede consultar la tabla horaria definida para el Curso seleccionado. Ésta entrega, para cada día, la hora de inicio y término de cada módulo del curso, como muestra en la Ilustración 60 Ilustración 60 - Ficha Horarios 38

40 (d) Materiales Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC o Administrativo SENCE puede consultar el listado de Materiales asignados al Curso seleccionado, como muestra la Ilustración 61. Ilustración 61 Ficha Materiales (e) Relatores Si el Operador ha ingresado con Rol Relator puede consultar el listado de los Instructores que tienen asignado el mismo Curso en la Institución de Capacitación, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 62 Ficha Relatores Rol Operador: Relator 39

41 Si el Operador ha ingresado con Rol Administrativo OTEC o Administrativo SENCE puede consultar, eliminar y agregar nuevos Relatores, y visualiza la Ficha de Relatores como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 63 Ficha Relatores Rol Operador: Administrativo OTEC y Administrativo SENCE (i) Agregar un Relator Si el Operador desea incorporar un nuevo Relator, debe presionar el botón que se muestra en la Ilustración 63, desplegándose a continuación la siguiente ventana: Ilustración 64 Agregar Relator 40

42 Una vez ingresado el RUT del nuevo Relator, se habilita el botón de la ventana y se despliega la información del Relator, en el caso que éste se encuentre enrolado; en caso que el RUT ingresado sea incorrecto, se despliega un mensaje de error como se muestra en las siguientes ilustraciones, respectivamente: Ilustración 65 Validación Datos Nuevo Relator Ilustración 66 - Mensaje RUT Instructor erróneo (ii) Eliminar un Relator Si el Operador desea eliminar a un Relator asociado al Curso que está consultando, debe presionar el icono que se encuentra a la derecha del registro en la Ilustración 63 y se despliega un mensaje solicitando la confirmación de la eliminación, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 67 Confirmación Eliminar Relator. 41

43 (f) Alumnos Si el Operador ha ingresado con Rol Relator puede consultar el listado de los Alumnos inscritos en el Curso que está consultando, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 68 Ficha Alumnos Rol: Relator Si el Operador ha ingresado con Rol Administrativo OTEC o Administrativo SENCE puede consultar, eliminar y agregar nuevos Alumnos a un Curso, y visualiza la Ficha de Alumnos como se muestra en la siguiente ilustración: 42

44 Ilustración 69 Ficha Alumnos Rol: Administrativo OTEC y Administrativo SENCE (i) Agregar un Alumno Si el Operador desea incorporar un nuevo Alumno, éste debe presionar el botón, desplegándose a continuación la siguiente ventana: Ilustración 70 Agregar nuevo Alumno Una vez ingresado el RUT del nuevo Alumno, se habilita el botón de la ventana y se despliega la información del Alumno, en el caso que éste se encuentre enrolado; en caso que el RUT ingresado sea incorrecto, se despliega un mensaje de error como se muestra en las siguientes ilustraciones, respectivamente: 43

45 Ilustración 71 Validación de Datos de Alumno Ilustración 72 Mensaje RUT Alumno erróneo (ii) Eliminar un Relator Si el Operador desea eliminar a un Alumno asociado del Curso que está consultando, debe presionar el icono que se encuentra a la derecha del registro en la Ilustración 69 y se despliega un mensaje solicitando la confirmación de la eliminación, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 73 Confirmación Eliminar Alumno. (g) Evaluaciones Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC o Administrativo SENCE puede consultar el detalle de las Evaluaciones que se han definido para el Curso de Capacitación y su porcentaje asociado a la Calificación Final. La visualización del listado de Evaluaciones depende del Tipo de Evaluación que tiene definido el Curso que está consultando el Operador, como se muestra a continuación: 44

46 Ilustración 74 Ficha Evaluaciones Tipo de Evaluación: Por Módulo Ilustración 75 Ficha Evaluaciones Tipo de Evaluación: Por Curso 45

47 Ilustración 76 Ficha Evaluaciones Tipo de Evaluación: Por Concepto 2.- CONFIGURACIÓN Este Módulo está disponible para los Operadores que acceden al sitio con Rol Administrativo OTEC, Administrativo OTIC y Administrativo SENCE. Al seleccionar la opción Configuración desde la página inicial o a través del menú superior, permite al Operador revisar la información de la Institución sobre la cual está trabajando y modificar los Usuarios de la Institución con la que está trabajando. La información de un Curso de Capacitación se divide en diferentes Fichas que, de acuerdo al Rol del Operador, corresponden a: Ilustración 77 - Fichas Disponibles Módulo Configuración - Rol Administrador OTEC Ilustración 78 Fichas Disponibles Módulo Configuración - Rol Administrador SENCE y Administrativo OTIC El contenido de cada una de las Fichas se detalla a continuación: (a) Antecedentes Generales En esta página se muestra la información asociada a la Institución que el Operador está consultando, como se muestra en la siguiente ilustración: 46

48 Ilustración 79 Ficha Antecedentes Generales En esta página el usuario puede actualizar la información general de la Institución, los cuales se deben modificar y a continuación se presiona el botón. (b) Operadores En esta opción se puede agregar, editar y/o eliminar a Usuarios del sistema para que accedan a éste con permisos dentro de la Institución que se está consultando. Los permisos a asignar dependen del Rol con el cual ha entrado a la aplicación el Operador que realiza la consulta, a saber: Si el Rol de Acceso es Administrativo OTEC, puede crear usuarios con Rol Administrativo OTEC y Relator Si el Rol de Acceso es Administrativo OTIC, puede crear usuarios con Rol Administrativo OTIC y Fiscalizador OTIC Si el Rol de Acceso es Administrativo SENCE, puede crear usuarios con Rol Administrativo SENCE y Fiscalizador SENCE 47

49 Ilustración 80 Ficha Operadores - Rol: Administrativo OTEC, Administrativo OTIC y Administrativo SENCE (i) Agregar un Operador Para introducir un nuevo usuario al sistema, se debe presionar el botón, desplegándose la página que se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 81 Agregar Operador El Operador debe ingresar el RUT del nuevo usuario a crear junto a los campos que se solicitan en la ilustración. Si el RUT no está creado para la institución, se despliega un mensaje que muestra los datos de éste en el caso que esté enrolado, como se muestra en la Ilustración 82; en el caso que no se encuentre enrolado, se despliega el mensaje de la Ilustración 83; en el caso que el RUT ya tenga el Rol seleccionado, se despliega el mensaje de la Ilustración

50 Ilustración 82 Nuevo Operador - Usuario enrolado Ilustración 83 Nuevo Operador Usuario no enrolado Ilustración 84 Nuevo Operador Usuario existe con Rol seleccionado Una vez registrada la información del usuario, se presiona el botón. (ii) Editar un Operador Para modificar la información de un Operador existente, debe buscar dentro del listado de Operadores en la Ilustración 80 y a continuación se debe presionar el botón ventana: que se encuentra a la derecha del registro, desplegándose la siguiente 49

51 Ilustración 85 Editar Operador Una vez modificado(s) el(los) campo(s), se debe presionar el botón. (iii) Restablecer la Clave de un Operador Para restablecer la contraseña de un Operador, se debe bucar su nombre dentro del listado desplegado en la Ilustración 80 y a continuación se debe presionar el botón mensaje: que se encuentra a la derecha del Operador y se despliega el siguiente Ilustración 86 Mensaje Confirmación de Cambio Clave Al restablecer la clave del Operador, reemplaza la clave existente por el RUT del Operador, incluyendo el guión y dígito verificador. (iv) Eliminar un Operador Para eliminar un Operador, debe buscarlo en el listado que despliega la Ilustración 80 y a continuación presionar el botón que se encuentra a la derecha del Operador y se le solicita la confirmación de la eliminación a través del mensaje: 50

52 Ilustración 87 Confirmación para Eliminar a Operador (c) Enrolar Esta opción está disponible sólo si el Operador ingresa al sitio a través de Verificación con Huella 5 y se utiliza para efectuar el proceso de enrolamiento de un nuevo Operador de la Institución que no se encuentra enrolado al momento de crearlo. El listado de usuarios no enrolados se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 88 Ficha Enrolar Se debe buscar el Operador a enrolar y a continuación se debe presionar el botón, que se encuentra a la derecha del registro para que se inicie el proceso de enrolamiento. Se despliega una ventana en la que se solicita el Número de Serie del Carnet de Identidad del Operador que se está enrolando, como se muestra en la siguiente ilustración: Si el usuario ingresa con este rol, pero utilizando su clave esta opción no está disponible. 51

53 Ilustración 89 Enrolamiento Solicitud de Número de Serie Al presionar el botón, se despliega a continuación la ventana para ingresar los Datos Personales del Operador, como se muestra en la Ilustración 90. Ilustración 90 Enrolamiento Datos del Usuario Al presionar se solicita al Operador que seleccione el dedo a registrar y que coloque 4 veces la huella dactilar para que se genere el patrón a almacenar, como se muestra en las siguientes ilustraciones: 52

54 Ilustración 91 Enrolamiento Captura Huella Digital Ilustración 92 Enrolamiento Fin del Proceso. Al presionar el botón finaliza el proceso de enrolamiento de un Usuario. (d) Consolidar Esta opción está disponible sólo para el Operador que accede con Rol de Administrativo OTEC. La Consolidación de Cursos sólo aplica para Cursos que no han comenzado y que cuentan con el mismo Código SENCE. La página desplegada contiene todos los Cursos disponibles, incluyendo aquellos que ya se han iniciado, como se muestra en la siguiente ilustración: 53

55 Ilustración 93 Ficha Consolidar Cursos Para consolidar un grupo de Cursos, se deben marcar los Cursos en cuestión en la columna Selección y a continuación se debe presionar el botón la siguiente ventana:, desplegándose Ilustración 94 Agregar Libro Consolidación Cursos En esta ventana el Operador puede Editar el Nombre del Curso y debe además ingresar el número de sesiones que van a realizarse. A continuación se debe presionar el botón. 54

56 3.- REGISTRO DIARIO Al seleccionar la opción Registro Diario desde la página inicial o a través del menú superior, permite al Operador efectuar consultas y agregar información sobre el avance de un Curso de Capacitación de cualquier Institución de Capacitación a la cual tiene acceso, como se muestra en la Ilustración 95. Además, el Operador puede generar las Actas Finales de los Alumnos y el Certificado de Asistencia del Curso. Ilustración 95 Módulo Registro Diario Dependiendo del Rol con el cual el Operador ha ingresado, puede contar con más filtros de búsqueda a los desplegados en la Ilustración 95, como se muestra en las siguientes ilustraciones: Ilustración 96 Filtros Módulo Registro Diario Rol Relator y Administrativo SENCE Ilustración 97 Filtros Módulo Registro Diario Rol Administrativo OTEC 55

57 Para realizar consultas sobre las Asistencias, Fiscalizaciones y Evaluaciones realizadas a un Curso, se debe presionar el botón que se encuentra a la derecha del Curso deseado, desplegándose la siguiente ilustración: Ilustración 98 Registro Diario de un Curso La información del Registro Diario se divide en las fichas que se detallan a continuación: (a) Asistencias La Ficha de Asistencias permite conocer el resumen de la Asistencia de cada sesión, como se muestra en la Ilustración 98. Si el Operador desea conocer el detalle de la Asistencia de una sesión, debe presionar el botón que se encuentra a la derecha del registro, desplegándose la información que se muestra en la siguiente ilustración: 56

58 Ilustración 99 Detalle de Asistencia de una Sesión Rol: Relator y Administrativo OTEC En el caso que el Operador ingrese con Rol Adminsitrativo SENCE, al visualizar la página de la Ilustración 99, la sección de Actividades es sólo informativa, como se muestra en la siguiente ilustración: 57

59 Ilustración 100 Detalle de Asistencia de una Sesión Rol: Administrativo SENCE (i) Agregar Actividades Si el Operador ha ingresado con Rol Relator y/o Administrativo OTEC puede ingresar el contenido de la sesión realizada. Para indicar los temas tratados en la sesión consultada, el Operador debe registrar en la parte inferior la Cantidad de horas de la sesión y una descripción de las Actividades realizadas. Una vez completados los campos, debe presionar el botón. (ii) Generar Certificado de Asistencia Si el Operador desea generar el Certificado de Asistencia del Curso, debe presionar el botón, que permite imprimir el Certificado de Asistencia del Curso. El contenido del Certificado de Asistencia se muestra en la siguiente ilustración: 58

60 Ilustración 101 Certificado de Asistencia (b) Fiscalización Si el Operador ingresa con Rol Relator o Administrativo OTEC, esta Ficha le permite consultar los Registros de Fiscalizaciones que se han realizado en cualquiera de las sesiones del Curso, como se muestra en la siguiente ilustración: 59

61 Ilustración 102 Ficha Fiscalización de un Curso Rol: Relator y Administrativo OTEC Si el Operador accede como Administrador SENCE, puede visualizar y agregar Fiscalizaciones, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 103 Ficha Fiscalización de un Curso Rol: Administrativo SENCE 60

62 (i) Agregar Fiscalización Para ingresar una Fiscalización, se deben completar los campos desplegados y a continuación se debe presionar el botón, que se muestra en la Ilustración 103 desplegándose a continuación la ventana para autenticarse, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 104 Firma Fiscalización Rol: Administrativo SENCE La acción anterior habilita el botón en la página de la Ilustración 103, el cual deber presionar el Operador para que el Registro se almacene. (c) Alumnos Si el Operador ha ingresado con el Rol de Relator o Administrativo OTEC, puede registrar las Notas de las diferentes Evaluaciones definidas para el Curso seleccionado, como se muestra en la siguiente ilustración: 61

63 Ilustración 105 Ficha Alumnos Poner Notas Rol: Relator y Administrativo OTEC Si el Operador accede al sistema como Administrativo SENCE puede consultar las Notas registradas a los Alumnos del Curso, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 106 Ficha Alumnos Poner Notas Rol: Administrativo SENCE (i) Consultar Acta Todo Operador puede consultar el Acta de un Alumno, presionando el botón que se encuentra en la Ilustración 105 para el caso de Relatores y Administrativos 62

64 OTEC y en la Ilustración 106 en el caso de los Adminitrativos SENCE, desplegándose a continuación la página que se muestra en las siguientes ilustraciones, respectivamente: Ilustración 107 Consulta de Acta de Notas de un Alumno Rol: Relator y Administrativo OTEC Ilustración Consulta de Acta de Notas de un Alumno Rol: Relator y Administrativo OTEC 63

65 (ii) Crear Acta Final Si el Operador corresponde a un Relator o un Administrativo OTEC puede generar el Acta Final para un Alumno. Para esto, debe indicar en la página de la Ilustración 107 la Nota Final del Alumno, indicar el Estado de éste y presionar el botón. A continuación se despliega el siguiente mensaje de advertencia: Ilustración 109 Confirmación Generación Acta Final Al presionar el botón del Alumno., se bloquea la posibilidad de modificar información 64

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