R E Q U E R I M I E N T O S Y R E C O M E N D A C I O N E S RLA 00/001. Introducción

Transcripción

1 PROCESOS INFORMÁTICOS DEL SIGOB 17 DE MAYO 2005

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3 RLA 00/001 Introducción El Proyecto Regional del PNUD para América Latina y el Caribe de "Gestión para la Gobernabilidad" ha venido desarrollando en los últimos 17 años un conjunto de enfoques, métodos y procedimientos de trabajo para mejorar y fortalecer la capacidad de gestión de la alta dirección del Gobierno, específicamente en la esfera de las Presidencias de la República, contando a la fecha con cerca de 60 proyectos en esa institución en 17 países de la región. Para estos enfoques, métodos y procesos el equipo regional del PNUD ha desarrollado una variada gama de software y técnicas de comunicación para su concreción de manera que los métodos sean ejercicio de la realidad cotidiana de registros, flujo y transacciones de información, comunicaciones de la información en línea y almacenamientos de la misma, generando claridad, transparencia, control ciudadano, memoria institucional y/o agregando bases de conocimiento institucional. Uno de los productos de esta experiencia es el "Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad", más conocido en la región como SIGOB. S I G O B 3

4 RLA 00/001 Este sistema esta compuesto por un conjunto de módulos o sistemas de trabajo que pueden ser utilizados de manera individual o integrada, y tienen como orientación principal soportar diversos aspectos de la estrategia y operación de la conducción del gobierno. Cada uno de estos sistemas esta compuesto de enfoques, métodos, procesos de trabajo, software y técnicas de implementación. Una de las técnicas de implementación a las cuales se hace alusión tiene que ver con aclarar y consolidar las relaciones entre los ámbitos sustantivos del trabajo y el de soporte informático de la institución, este documento tiene ese propósito, por lo tanto aquí se tratan elementales aspectos que tiene que ver con los equipos informáticos, los software y los procedimientos de trabajo que deben estar presentes para un adecuada administración informática de los software del SIGOB. Es de conocimiento, que cada Dirección de Informática cuenta con procesos de trabajo y soporte definidos para las distintas aplicaciones que están en producción en la institución, este documento no intenta enunciar todos los procesos de trabajo que deberían de existir en dichos ámbitos, pues damos por descontado que estos existen, lo que se presentan son los procedimientos mínimos que aseguren una adecuada administración informática del SIGOB. S I G O B 4

5 Índice de fichas Procesos Informáticos (2/2) RLA 00/001 PROCESO No NOMBRE DE LA FICHA A INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA (INFORMÁTICA) 1 Servidor de BD (especificaciones Técnicas), 2 Servidor de Web (especificaciones Técnicas), 3 Servidor de Archivos (especificaciones Técnicas), 4 Estaciones de Trabajo (especificaciones Técnicas), 5 Base de Datos (especificaciones y configuraciones), 6 Red de Datos TCP/IP 7 Aplicaciones comerciales de base B INFRAESTRUCTURA DE RECURSOS HUMANOS (RRHH) 1 Administrador de BD, 2 Administrador de la Red, 3 Administrador del Sistema, 4 Soporte a Usuarios SIGOB, 1 Copias de seguridad de la BD 2 Copias de seguridad del servidor de archivos C PROCESOS BÁSICOS B DEL CENTRO DE CÓMPUTO (C. DE CÓMPUTO) C 3 Proceso de recuperación de desastres 4 Monitoreo del rendimiento de la BD 5 Monitoreo de Acceso a la BD 6 Monitoreo de uso de la red de datos 7 Monitoreo acceso remoto 8 Instalación y configuración de Estaciones de Trabajo D PROCESOS BÁSICOS B CON RELACIÓN N AL SOPORTE DEL SIGOB (SOPORTE) ABCD 9 Plan de soporte preventivo y correctivos de estaciones de trabajo 1 CONCLUSIÓN Información General del Centro de Gestión Institucionalización de Categorías del Sistema Institucionalización de Categorías del Sistema Institucionalización de Categorías de Opciones Avanzadas de Tareas S I G O B 5

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7 A Infraestructura Informática Para el funcionamiento del SIGOB se requiere un ambiente de trabajo que cumpla con requisitos para una aplicación Cliente-Servidor. Por el lado del Servidor se precisa de un motor de Base de Datos SQL de la familia de productos Microsoft (MS- SQL 2000 o posterior). Por el lado de las Estaciones de Trabajo se requiere de las librerías de conexión a la Base de Datos como propiamente del aplicativo cliente del SIGOB. Es evidente que para la comunicación de ambos polos (el Servidor de BD como los Clientes) se precisa de una Red de Datos, que debe cumplir con los estándares de transmisión de datos TCP/IP. De igual forma, existe toda una red externa que podrá tener acceso al SIGOB por vía de diferentes tecnologías, de acorde esta a la mas conveniente para la Institución. En este apartado, se presentará las especificaciones mínimas requeridas para cada punto, siendo estas el punto de base inicial y pudiendo ser superiores acorde al avance de la tecnología.

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9 A INFORMÁTICA Servidor de BD (Especificaciones Técnicas) 1 COMPUTADOR/ PROCESADOR Intel o compatible. Partiendo desde un Pentium III a 1.5 GHz o superior, Pentium IV, Pentium IV XEON o el procesador mínimo necesario para su sistema operativo, que varía según las ediciones de SQL Server. Recomendado: Intel Pentium Xeon o su equivalente. Nota: Microsoft SQL Server 2000 no tiene una Lista de compatibilidad de hardware (HCL). Si su sistema cumple los requisitos mínimos enumerados anteriormente, el software SQL Server 2000 funciona en el hardware certificado para su uso con el sistema operativo Microsoft Windows que está utilizando. Para ver información acerca del hardware certificado para su sistema operativo Windows, consulte la HCL correspondiente a su versión de Windows. La HCL está disponible en MEMORIA RAM 1 GB. Recomendado: 2 GB. DISCO DURO Mínimo 6 GB. Es imprescindible 2 GB de espacio libre para el Sistema Operativo de Red y 300 MB para la Instalación del Software del Servidor de Base de Datos. Recomendado: Sistema de almacenamiento redundante (RAID) en un modelo de espejo y partidad, conocido como RAID 0+1 o RAID 10 con un mínimo de 4 discos de 36GB de capacidad y tecnología SCSI de alta velocidad, o su equivalente. Nota: Relacionado al crecimiento sostenido de la Base de Datos con la información, producto de los procesos del SIGOB, se debe prever la disponibilidad de un espacio mínimo inicial de 3 GB. SISTEMA OPERATIVO Microsoft Windows NT 4.0 (requerido Service Pack 5), Microsoft Windows 2000 Server o Microsoft Windows 2000 Advanced Server. Recomendado: Microsoft Windows 2003 Server o Advanced Server, con la última revisión de Service Pack. SERVIDOR DE BASE RECOMENDADO Para una red de trabajo de mas de 75 usuarios se recomienda un servidor de las siguientes características: Doble Procesador Pentium IV XEON 2.8 Ghz, 1Gb Memoria RAM, Controladora Integrada de Doble Canal para RAID (PERC 3/Di), Bahias HotSwap acceso frontal, HD HotSwap, RAID10 de 3 Discos UltraWide-SCSI de 36GB c/u. S I G O B 9

10 Servidor de Web (Especificaciones Técnicas) A INFORMÁTICA 2 COMPUTADOR/ PROCESADOR Intel o compatible. Partiendo desde un Pentium III a 1.5 GHz o superior, Pentium IV, Pentium IV XEON. Recomendado: Intel Pentium Xeon o su equivalente. MEMORIA RAM Mínimo 512 MB. Recomendado: 1 gb. DISCO DURO Mínimo 6 GB. Es imprescindible 2 GB de espacio libre para el Sistema Operativo de Red. Se debe prever un mínimo de 4GB para los aplicativos Clientes y el software especializado. Recomendado: sistema de almacenamiento redundante (RAID) en un modelo de espejo RAID 0, con un mínimo de 2 discos de 36GB de capacidad y tecnología SCSI de alta velocidad, o su equivalente. SISTEMA OPERATIVO Microsoft Windows NT 4.0 (requerido Service Pack 5), Microsoft Windows 2000 Server o Microsoft Windows 2000 Advanced Server. Recomendado: Microsoft Windows 2003 Server o Advanced Server, con la última revisión de Service Pack. SERVIDOR DE BASE RECOMENDADO Esto es relativo a la cantidad de usuarios remotos y al Ancho de Banda de acceso a Internet con que se cuenta en la Institución. Doble Procesador Pentium IV XEON 2.8 Ghz, 1Gb Memoria RAM, Controladora Integrada de Doble Canal para RAID (PERC 3/Di), Bahias HotSwap acceso frontal, HD HotSwap, RAID 0 de 2 Discos UltraWide-SCSI de 36GB c/u. S I G O B 10

11 A INFORMÁTICA Servidor de Archivos (Especificaciones Técnicas) 3 COMPUTADOR/ PROCESADOR Intel o compatible. Partiendo desde un Pentium III a 1.5 GHz o superior, Pentium IV, Pentium IV XEON. Recomendado: Intel Pentium Xeon o su equivalente MEMORIA RAM Mínimo 1 GB. Recomendado: 2 GB. DISCO DURO Mínimo 10 GB. Es imprescindible 2 GB de espacio libre para el Sistema Operativo de Red. Se debe prever un mínimo de 8GB para el almacenamiento de las Carpetas de Trabajo y los archivos a ser generados por los usuarios del Sistema. Recomendado: sistema de almacenamiento redundante (RAID) en un modelo de RAID 5, con un mínimo de 4 discos de 36GB de capacidad y tecnología SCSI de alta velocidad, o su equivalente. SISTEMA OPERATIVO Microsoft Windows NT 4.0 (requerido Service Pack 5), Microsoft Windows 2000 Server o Microsoft Windows 2000 Advanced Server. Recomendado: Microsoft Windows 2003 Server o Advanced Server, con la última revisión de Service Pack. SERVIDOR DE BASE RECOMENDADO Es recomendable para todo Servidor de Archivos contar con la mayor velocidad de acceso a disco e igualmente de un considerable ancho de banda para la Red de Datos. Doble Procesador Pentium IV XEON 2.8 Ghz, 1Gb Memoria RAM, Controladora Integrada de Doble Canal para RAID (PERC 3/Di), Bahias HotSwap acceso frontal, HD HotSwap, RAID 5 de 4 Discos UltraWide-SCSI de 36GB c/u. S I G O B 11

12 Estaciones de Trabajo (Especificaciones Técnicas) A INFORMÁTICA 4 COMPUTADOR/ PROCESADOR Intel o compatible. Pentium a 2.0 GHz o superior, Pentium PRO, Pentium IV o el procesador mínimo necesario para Microsoft Windows 9x/Me, Microsoft Windows NT 4.0 Workstation/2000 Professional, XP Professional. Recomendado: Intel Pentium 4 a 2,8 GHz. Nota: Se recomienda en las Estaciones Clientes la utilización de los Sistemas Operativos Microsoft Windows XP, o Microsoft Windows 2000 Professional, debido a que los mismos ofrecen un mayor rendimiento, seguridad y estabilidad. MEMORIA Como mínimo 256 MB memoria RAM. Recomendado: 512 MB memoria RAM. Nota: El sistema puede funcionar con 64 Mb pero al interactuar con otras aplicaciones de escritorio (Word, Excel, etc) puede bajar el rendimiento del equipo, por lo que se recomienda 512 MB o más. DISCO DURO Mínimo 10 GB. Recomendado: disco duro de 40GB. Nota: Aproximadamente 6 GB de espacio libre para el Sistema Operativo de la Estación Cliente y los software utilitarios (Procesador de Texto Microsoft Word).Entre 50 y 100 MB para la instalación del Cliente de SQL 7 y el Software Cliente del SIGOB. SISTEMA OPERATIVO Microsoft Windows XP, Microsoft Windows 2000 Professional, Microsoft Windows NT 4.0 (require Service Pack 5), Microsoft Windows Me, 9X. Recomendado: Microsoft Windows XP Professional. MONITOR Mínimo: calidad SuperVGA de 800 x 600 píxeles en pantalla de 15 pulgadas. Recomendado: calidad SuperVGA en 1024 x 768 píxeles en pantalla de 17 pulgadas. S I G O B 12

13 Base de Datos (Especificaciones Iniciales y Configuración) A INFORMÁTICA 5 Es recomendable que los archivos físicos componentes de la base de datos (archivo primario de datos y registro) residan en un dispositivo de almacenamiento tolerante a fallas y de alta velocidad de acceso. Con esta intención, se plantea la utilización de una raid 1+0 o también conocido como raid 10. También se puede contar con esquemas de almacenamiento en dispositivos externos de capacidad extendida o mass storage, que cuentan con un alto nivel de redundancia para la protección de los archivos físicos, como así también, una conexión al servidor de alta velocidad para el traspaso de información. 1. TAMAÑO DE LA BASE DE DATOS El tamaño de la base de datos depende de varios factores, entre ellos la cantidad de usuarios que se ha dimensionado para el sistema, los módulos de gestión a poner en operación, la cantidad de información que se estima inicialmente que el sistema manejará, etc. en términos generales se recomienda que la base de datos tenga un tamaño mínimo de 300 mb para los datos. ARCHIVOS DE DATOS Es recomendable que los archivos de datos se creen físicamente de manera segmentada, separando los catálogos de sistema de la estructura propia del modelo de datos de sigob. para ello lo adecuado es que se definan 2 grupos de archivos (filegroups) con la siguiente configuración: Catálogo: reservar el archivo de datos primario (de extensión mdf) con un tamaño correspondiente al 20% (60 mb) del tamaño considerado para los datos. este archivo se guardará bajo el filegroup primary, y en él residirá el catálogo del sistema (tablas sysobjects, sysindexes, etc.) Datos: reservar el archivo de datos secundario (de extensión ndf) con el tamaño dimensionado originalmente (300 mb), y guardarlo bajo un filegroup secundario. es importante que dicho filegroup sea configurado como el filegroup predeterminado, ya que en él se crearán los objetos definidos en el modelo de datos de sigob. Para ambos archivos es necesario activar la opción de crecimiento automático, considerando un porcentaje de crecimiento adecuado según el tamaño dimensionado originalmente, con el fin de evitar que las operaciones de crecimiento automático afecten el rendimiento del sistema (ya sea por su frecuencia o su duración). REGISTRO DE TRANSACCIONES El registro de transacciones (transaction log, de extensión ldf) es adecuado almacenarlo usando un solo archivo, cuyo tamaño esté dimensionado al 10% (30 mb) del tamaño del archivo de datos. S I G O B 13

14 Base de Datos (Especificaciones Iniciales y Configuración) Es muy recomendable que se disponga el log en un arreglo físico separado de los archivos de datos. la actividad del registro de transacciones es muy intensa en operaciones de escritura (a diferencia de los archivos de datos que son más afectos a operaciones de lectura); además el registro de transacciones se escribe en serie (archivo secuencial), por lo tanto utilizar un disco o arreglo físico independiente y dedicado permite que los cabezales del disco permanezcan en su posición para la siguiente operación de escritura. Es necesario activar la opción de crecimiento automático del registro de transacciones con un tamaño razonable para evitar que el archivo crezca con un valor demasiado pequeño. si el crecimiento del archivo es demasiado pequeño comparado con el número de registros escritos en el registro de transacciones, es posible que el registro de transacciones necesite expandirse constantemente, lo que afectará al rendimiento. 2. MODELO DE RECUPERACIÓN Es necesario configurar la base de datos SIGOB para que haga uso del modelo de recuperación completa. El modelo de recuperación completa utiliza copias de seguridad de la base de datos y del registro de transacciones para ofrecer una protección completa en caso de error de los medios. Si se daña uno o varios archivos de datos, la recuperación de los medios puede restaurar todas las transacciones confirmadas. Las transacciones en curso se deshacen. Este modelo de recuperación es el único que permite restaurar una base de datos a un punto cualquiera en el tiempo. 3. INTERCALACIONES (COLLATIONS) Las intercalaciones controlan el almacenamiento físico de las cadenas de caracteres. Una intercalación especifica las combinaciones de bits que representan cada carácter y las reglas por las que los caracteres se ordenan y comparan. La configuración de intercalación, que incluye el conjunto de caracteres, ordenación y otras configuraciones regionales específicas, es esencial para la estructura de la base de datos de SIGOB. Es necesario que la intercalación predeterminada coincida con la configuración regional del lugar donde se realiza la implementación de SIGOB. S I G O B 14

15 Base de Datos (Especificaciones Iniciales y Configuración) 4. BASE DE DATOS TEMPDB La base de datos tempdb almacena todas las tablas temporales y tablas de trabajo en consultas, y maneja cualquier otra necesidad de almacenamiento temporal tal como ordenamiento, cruce y unión, y complemento de datos para consultas. Además es un recurso global: el almacenamiento temporal necesario para todos los usuarios conectados se almacena ahí. Es importante entonces considerar un tamaño apropiado para tempdb, dimensionado de acuerdo a las mismas estimaciones calculadas para la base de datos de SIGOB. Las recomendaciones generales para la ubicación física y las opciones de base de datos establecidas para la base de datos tempdb incluyen: Colocar la base de datos tempdb en un subsistema de E/S rápido para asegurar un buen rendimiento. Se puede utilizar un esquema de RAID 01 almacenando la base de datos tempdb en varios discos para obtener un rendimiento mejor. En cualquier caso es importante colocar la base de datos tempdb en discos diferentes de los que utilizan los archivos de base de datos SIGOB. Permitir que la base de datos tempdb se expanda automáticamente si es necesario. Así se asegura de que las consultas que generan conjuntos de resultados intermedios más grandes de lo esperado almacenadas en la base de datos tempdb no terminen antes de finalizar la ejecución. Establecer el tamaño original de los archivos de la base de datos tempdb con un tamaño razonable para evitar que los archivos se expandan automáticamente cuando requieran más espacio. Si la base de datos tempdb se expande con demasiada frecuencia, el rendimiento puede verse afectado. Establecer el porcentaje de crecimiento de archivos con un tamaño razonable para evitar que los archivos de la base de datos tempdb crezcan en un porcentaje demasiado pequeño. Si el crecimiento de los archivos es demasiado pequeño comparado con la cantidad de datos que se escriben en la base de datos tempdb, es posible que sea necesario expandir tempdb constantemente, por lo que el rendimiento se verá afectado. Con estos puntos cubiertos, se deberá crear una BD en blanco, donde posteriormente será ejecutado un aplicativo específico (install.exe y triggers.sql) que creará la estructura inicial de tablas, índices, desencadenadores y procedimientos almacenados para el almacenamiento y manipulación de la información del SIGOB. Es importante señalar la necesidad de que este servidor cuente una adecuada protección eléctrica para evitar la pérdida de datos. S I G O B 15

16 Red de Datos TCP/IP A INFORMÁTICA 6 RECOMENDACIÓN En un modelo de sistema cliente-servidor es bien sabido que ambos componentes, tanto el servidor como los clientes (estaciones de trabajo), requieren cumplir ciertos requisitos mínimos para asegurar un buen desempeño. Pero esto no es suficiente si tenemos en cuenta que ambos polos deben disponer igualmente de un medio o canal de comunicación que permita la transferencia de información en forma rápida y efectiva. Para cumplir estos requisitos, las redes de transmisión de datos (lan, wan, etc.) Han venido ganando prestaciones en base a la metamorfosis que la tecnología sigue generando. En la actualidad, se pueden encontrar redes de transmisión de datos soportadas en hilos como sin hilos (cableado utp y wireless), como así también redes móviles basadas en tecnología de celulares. Para el funcionamiento con el sigob, estas redes deben cumplir, inicialmente, con el requisito de transmitir paquetes de información basados en el estándar de tcp/ip, como un segundo requisito (pero no menos importante) de estabilidad en la comunicación y seguridad en la transmisión de los paquetes de datos. Se recomienda, en el caso de redes locales o extendidas (lan s o wan s) el uso de conmutadores de red (swichtes) o enrutadores de red (routers), dispositivos activos que permiten un mayor desempeño en velocidad y mayor ancho de banda para la transferencia de datos. Tanto el servidor de bd como las estaciones de trabajo deberán estar conectadas a redes ethernet o fastethernet, y en los casos donde sea posible el uso de gigabit ethernet, realizando un balanceo de carga (load balancing) entre el servidor de bd y el servidor de archivos y las estaciones de trabajo. Para el caso de las estaciones de trabajo que se encuentren remotas a la red local, sean estas que deban acceder vía internet a través de una red privada virtual (vpn) o, según se pueda entender, mejor a través de un servidor de terminales remotas. Ambas son opciones válidas, dependiendo su elección particular a las cuestiones domésticas de cada institución más ventajosas en lo que refiere a disponibilidad de ancho de banda y costos de acceso a internet. En ambos casos, es absolutamente imprescindible que se adopten esquemas de seguridad para la transmisión de los datos por la red pública de internet. Estos esquemas varían desde la validación simple de punto a punto en un modelo de vpn, hasta la certificación digital y protocolos de comunicación segura (ssl) en servicios web. S I G O B 16

17 Aplicaciones comerciales de base A INFORMÁTICA 7 (DE OFICINA, ANTIVIRUS, ETC.) Como se expuso anteriormente, el polo que comprende la aplicación cliente del SIGOB precisa de requisitos mínimos a nivel físico para su funcionamiento. De igual manera, debido a la interacción que el mismo desarrolla con aplicaciones de escritorio comerciales, es necesario contar con un grupo mínimo de software específico. En lo referente a aplicativos de escritorio, el SIGOB interactúa y ha sido probado con óptimo funcionamiento con las suites de Microsoft Office, preferiblemente la versión XP o 2003, con los últimos parches o service packs disponibles. Esto es fundamental para la generación de archivos de documentos variados y de soporte en los diferentes módulos del SIGOB, tanto en la generación de correspondencia oficial como para documentos anexos en el Centro de Gestión o en los Programas Calendarios. No se puede dejar de lado, por el riesgo que significaría, proveer igualmente a las Estaciones de Trabajo de un software Antivirus y de su proceso de actualización periódica, casi diaria se podría decir, en base a la rápida propagación de códigos de software maliciosos entre computadores conectados en Red. S I G O B 17

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19 B Infraestructura de Recursos Humanos Es importante destacar que todos los sistemas de información de gestión y/o gerenciales requieren de un equipo humano capacitado y dispuesto para su administración y soporte a usuarios. El SIGOB también requiere de un equipo humano con estas características. Bien es sabido que sin los requisitos de equipamiento físicos expuesto en el apartado anterior, no se contaría con lo mínimo para el funcionamiento del Sistema, tampoco se podrá lograr los objetivos previstos sin el componente humano que dé el soporte tecnológico y vigile el funcionamiento de estos componentes físicos como lógicos (hardware y software). Para lograr este cometido, se han definido un grupo de perfiles básicos que deberán cumplir cada uno de los responsables de las diferentes áreas y tareas asociadas al SIGOB en el área informática, tanto de la administración como del soporte a usuarios:

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21 Administrador de Base de Datos D4 B RRHH 1 PERFIL Administrador (preferentemente certificado) de MS SQL Server 7 y Instalación, configuración, creación de logins, usuarios, asignación de permisos, creación de tablas, vistas e índices, manejo de lenguaje SQL, programación de procedimientos almacenados y sentencias SQL, etc. Se debe contar con experiencia de haber administrado una instalación de por lo menos 30 usuarios durante un año. Manejo de políticas de seguridad, backup y recuperación de información, programación automatizada de eventos, etc. Experiencia en capacitación y transferencia de conocimientos. Serán los responsables de la capacitación a funcionaros que desarrollaran la labor de administración de Base de datos en las instituciones donde serán implementados los módulos del SIGOB RESPONSABILIDADES Instalación de la BD Realización de copias de resguardo de la BD del SIGOB. Creación de los logins en base a los Despachos del SIGOB. Estudio y creación de índices necesarios para MIA s. Crecimiento y disponibilidad del espacio físico para la BD del SIGOB. Monitoreo de funcionamiento de la BD Optimización (Tunning)de la de la BD, creación de índices, reasignación de archivos de datos, grupos de archivos, etc. Diseño de las políticas de seguridad S I G O B 21

22 Administrador de Red de Datos D4 B RRHH 2 PERFIL Administrador (preferentemente certificado) de Windows NT4 y Windows 2000 Server y Active Directory Instalación, configuración, asignación de permisos, perfiles de usuarios, políticas de seguridad, administración de servicios, etc. Se debe contar con experiencia de haber administrado una instalación de por lo menos 30 usuarios durante un año. Instalación, configuración y administración de sistemas de Antivirus, PROXI Server, WebServer, Mail Server, y otros servicios complementarios. Diseño básico de redes, conocimiento de protocolo TCP/IP, instalación y configuración de switchs, firewall y otros elementos activos de red. Experiencia en capacitación y transferencia de conocimientos. Serán los responsables de la capacitación a funcionaros que desarrollaran la labor de administración de Redes y SO en las instituciones donde serán implementados los módulos del SIGOB RESPONSABILIDADES Creación y mantenimiento del Directorio Activo de Windows de usuarios, Asignación de permisos para el acceso a las Carpetas de Documentos físicas en disco, Monitoreo de las políticas de seguridad, cambios de contraseñas y bloqueos de usuarios, Control de la utilización de espacio físico de almacenamiento en el Servidor. Control de la utilización del ancho de banda interno de la Red de Datos. Diseño de las políticas de seguridad Realización de copias de resguardo del servidor S I G O B 22

23 Administrador del SIGOB D4 B RRHH 3 PERFIL Profesional del área informática especializado en implementación de Sistemas de Información Gerencial con dos años de experiencia implementando sistemas interactivos, colaborativos y de oficina en ambientes de redes de por lo menos 30 usuarios. Experiencia en capacitación y apoyo a usuarios finales Experiencia en situaciones de implementación de nuevos sistemas de trabajo Experiencia en la proposición, elaboración e implementación de procedimientos de trabajo Experiencia en capacitación y transferencia de conocimientos. Serán los responsables de la capacitación a funcionaros que desarrollaran la labor de implementación de sistemas en las instituciones donde serán implementados los módulos del SIGOB. RESPONSABILIDADES Aplicación de parámetros para los títulos, tipologías y definiciones básicas de los diferentes módulos del SIGOB, Creación y mantenimiento de los Despachos del SIGOB, Aplicación de atributos y permisos de acceso a la información en los diferentes módulos del SIGOB Diseño de Módulos de Información y Análisis de soporte a los módulos del SIGOB, Diseño y aplicación de formatos y modelos para el SIGOB (Correspondencia y Centro de Gestión), Responsable de la documentación de la parametrización y condiciones de funcionamiento del SIGOB S I G O B 23

24 Soporte a Usuarios del SIGOB D4 B RRHH 4 PERFIL Profesional del área informática especializado en implementación de Sistemas de Información Gerencial con dos años de experiencia implementando sistemas interactivos, colaborativos y de oficina en ambientes de redes de por lo menos 30 usuarios. Experiencia en capacitación y apoyo a usuarios finales Experiencia en situaciones de implementación de nuevos sistemas de trabajo Experiencia en la proposición, elaboración e implementación de procedimientos de trabajo Experiencia en capacitación y transferencia de conocimientos. Serán los responsables de la capacitación a funcionaros que desarrollaran la labor de implementación de sistemas en las instituciones donde serán implementados los módulos del SIGOB. RESPONSABILIDADES Asimilación de los procesos de trabajo y su ejecución en los aplicativos informáticos del SIGOB, Capacitación y soporte a los usuarios en la utilización del aplicativo informático. Recuperación y reporte de posibles errores presentados por el aplicativo al Administrador del SIGOB. Monitoreo del cumplimiento de la metodología de trabajo definida, en base a las indicaciones de los funcionarios sustantivos. Comunicación de problemas con el administrador del SIGOB, Administrador de BD y/o Administrador de red. S I G O B 24

25 C Procesos básicos del Centro de Cómputo Como se explicó al inicio de este documento, cada oficina de Centro de Cómputo o Dirección de Informática cuenta con procesos de trabajo estructurados en base a los servicios y sistemas que cuenten en producción. La intención de este apartado es la de enunciar cuales son los procesos de trabajo básicos e imprescindibles para el soporte al sistema SIGOB, a los fines que los mismos sean incluidos, en caso de no existir, como parte de las rutinas de trabajo diarias, semanales o mensuales del ámbito encargado de la administración informática. Se han definido cuestiones puntuales que refieren al SIGOB y se detallan a continuación:

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27 Copias de seguridad de la BD D4 C C. DE CÓMPUTOC 1 RECOMENDACIÓN Es imprescindible la realización de copias de respaldo de la base de datos de SIGOB, lo que hace necesario que el ámbito de Informática cuente con un procedimiento establecido para la realización de copias de seguridad (back-up). En el apartado Base de Datos - Modelo de Recuperación del punto de Infraestructura Informática, se recomendó el uso del modelo de recuperación completa para la base de datos de SIGOB. La estrategia de copia de seguridad para la recuperación completa consta de: RECUPERACIÓN COMPLETA Copias de seguridad completas de bases de datos: Creación de un duplicado de los datos de la base de datos. Copias de seguridad diferenciales: Registro de los datos que han cambiado después de la última copia de seguridad (completa o diferencial) Copias de seguridad del registro de transacciones: Registro de todas las transacciones que se han realizado en la base de datos desde que se realizó la última copia de seguridad del registro de transacciones. ESQUEMA RECOMENDADO Un esquema recomendado de copia de seguridad es: 1. Copia de seguridad completa: Realizar una vez a la semana. 2. Copia de seguridad diferencial: Realizar una vez al día 3. Copia de seguridad del registro de transacciones: Realizar cada 30 minutos. RESTAURACIÓN El proceso de restauración del modelo de recuperación completo sigue la siguiente secuencia: 1. Se restaura la última copia de seguridad completa de la base de datos. 2. Se restauran todas las copias de seguridad diferenciales realizadas desde la última copia de seguridad completa. 3. Se restauran todas las copias de seguridad del registro de transacciones realizadas desde la última copia de seguridad diferencial. Este proceso permite recuperar una base de datos a cualquier punto en el tiempo, según la frecuencia definida en el esquema de copia de seguridad. RECOMENDACIONES ADICIONALES Estos procedimientos pueden ser agendados con el el agente de SQL y pueden ser ejecutados en forma autónoma y automática. Recomendamos la la realización de las copias de seguridad preferiblemente en cinta DDS. Para el el ahorro de las cintas se recomienda la la utilización de un esquema de 5 x 4, 4, es decir 5 cintas por 4 semanas, lo lo cual totaliza 20 cintas por mes. Al Al finalizar el el mes puede ser reutilizada la la primera cinta, con lo lo cual se podrá tener un histórico con un lapso mínimo de medio día laboral y un máximo de cuatro semanas (o el el equivalente a un mes) en forma histórica. Se recomienda igualmente el el almacenamiento de estas cintas en lugares seguros y protegidos tanto al al acceso de personas no autorizadas como a condiciones climáticas adversas para estos dispositivos. S I G O B 27

28 Copias de seguridad del servidor de archivos D4 C C. DE CÓMPUTOC 2 RECOMENDACIÓN Tanto como la copia de seguridad de la BD, se deben tener procedimientos establecidos y en funcionamiento para la realización de copias de seguridad del servidor de archivos. Como se explicó en el punto anterior de las copias de seguridad de la Base de datos, puede ser utilizado el mismo método para las copias de seguridad del Servidor de Archivos. Es importante tener la salvedad que en el caso de este Servidor de Archivo, los requerimientos para el almacenamiento en citas pueda ser mayor al de la BD, por la creación de archivos binarios de gran tamaño. Se recomienda por ende, disponer de dispositivos y cintas de almacenamiento de gran porte, de ser posible, en una relación de espacio que comprenda por lo menos el 33% por cada cinta del espacio total de almacenamiento físico en el Servidor. S I G O B 28

29 Proceso de recuperación de desastres D4 C C. DE CÓMPUTOC 3 RECOMENDACIÓN Si bien las copias de seguridad son un elemento imprescindible en la seguridad de la información igualmente importante es definir procedimientos para la recuperación de desastres o problemas que se puedan presentar. Es importante tener en cuenta que si no se cuentan con estos procedimientos claramente definidos, con responsables, tiempos, etc. no se podrá volver a poner en funcionamiento el sistema de manera inmediata. Con la práctica periódica y el conocimiento de todos los puntos y tips específicos de cada situación permitirá dar una seguridad mayor tanto a los usuarios del Sistema como al equipo informático de darle el soporte correspondiente. PROCEDIMIENTO RECOMENDADO Para asegurar el menor tiempo de interrupción en caso de un desastre (falla de hardware) se recomienda realizar periódicas simulaciones (por lo menos una vez por mes) de una posible falla del equipamiento informático. Esto se debe realizar en un laboratorio de la Dirección de Informática, sin que estas simulaciones afecten el funcionamiento de la Base de datos en producción. Se puede realizar en base a la simulación de una red, evidentemente en menor proporción que la de producción, y restaurar las copias de seguridad realizadas en equipos nuevos, aislados de la red en producción, donde se pueda reproducir la situación actual de los servidores en producción y realizar posteriormente los testes de acceso y validación de la información contenida. Se recomienda también controlar los tiempos de ejecución y, por más que sean solamente simulaciones, dar parámetros de los niveles mínimos y máximos para la puesta en funcionamiento de los sistemas en recuperación de los desastres simulados. S I G O B 29

30 Monitoreo del rendimiento de la BD D4 C C. DE CÓMPUTOC 4 RECOMENDACIÓN Un punto imprescindible para asegurar un optimo funcionamiento de los Sistemas del SIGOB es definir procedimientos para realizar el monitoreo del funcionamiento de la base de datos del SIGOB. Este monitoreo nos debe alertar sobre el funcionamiento de la base de datos y en función de esto realizar los ajustes a la misma y/o al servidor de base de datos para asegurar las mejores condiciones de funcionamiento de la misma. Hay 2 tipos de monitoreos que se deben realizar: TIPO 1 Sobre las variables de entorno de funcionamiento La versión 2000 del Motor de Base de Datos de Microsoft, MS-SQL Server, dispone de herramientas que permiten monitorear diferentes variables del llamado estado de salud, tanto del Servidor como del desempeño de la Base de Datos. Estas variables pueden van acorde a las capacidades técnicas del hardware del Servidor, como del tamaño de la BD y de los usuarios que acceden concurrentemente a la misma. Es por eso importante definir en forma particular estas variables y sus consecuentes valores mínimos y máximos, y mantener un proceso de vigilancia a los cambios de situación que se puedan presentar. Valores estándares podrían ser definidos y estos se pueden realizar en base a cálculos parametrizados que podrán ser realizados en base a la documentación que dispone el MS- SQL Server, utilizando también como parámetros la cantidad de usuarios de la red y las conexiones concurrentes. TIPO 2 Sobre las tablas, triggers, funciones, procedimientos almacenados, etc. del sistema SIGOB: Se debe controlar de manera periódica la performance que presenta el sistema en las distintas aplicaciones, y en función de esto tomar acciones para el mejoramiento de la misma, por ejemplo: Analizar las consultas (query) mas frecuentes realizadas y su desempeño junto a las estadísticas que arroja la Base de Datos y en función de esto definir la creación o eliminación de índices alternativos que mejoren el rendimiento de las mismas Definir nuevos grupos de archivo (file group) y mover algunas tablas dependiendo de su crecimiento actual y/o perspectivas futuras, Dividir en distintos grupos de archivos los archivos de índice de los archivos de datos. S I G O B 30

31 Monitoreo del acceso a la BD D4 C C. DE CÓMPUTOC 5 RECOMENDACIÓN El punto anterior apuntó a controlar el buen desempeño de la BD. Este punto, se focaliza a la necesidad de definir procesos para controlar el acceso de los usuarios/despachos creados en el SIGOB. La intención de esto es poder contar, inicialmente, con un estadístico de los accesos por parte de los usuarios, para que estos valores puedan ser contrastados con las apreciaciones de uso o falta de uso del sistema que generarán los responsables sustantivos del SIGOB, y de igual manera, con una bitácora de las personas que entran al sistema y acceden diariamente. Para esto, se recomienda el uso del MS-Profiler, herramienta parte del conjunto del MS-SQL Server, que con parámetros específicos de filtros puede demostrar la cantidad de acceso, con fecha y hora, a cada módulo del SIGOB. Igualmente, los aplicativos clientes del SIGOB cuentas con una etiqueta que puede ser reconocida por el MS-Profiler y con lo cual se puede catalogar los accesos de los usuarios en base a los diferentes módulos del SIGOB. S I G O B 31

32 Monitoreo del uso de la red de datos D4 C C. DE CÓMPUTOC 6 RECOMENDACIÓN Se deben definir procedimientos que aseguren el mantenimiento de manera preventiva y correctiva de la red de datos, de esta manera se podrá tener una red siempre disponible para el funcionamiento de los distintos sistemas. En la actualidad se cuentan con diferentes software especializados para el monitoreo y control del uso del ancho de banda de la Red de Datos. De igual forma, los dispositivos activos, como switch s y routers proveen software sin costo adicional para realizar el monitoreo y balanceo de los picos de uso de la red. No podríamos en este punto indicar la utilización de cierto software, puesto que esto dependerá de la estructura de la red de la Institución, como así también de la marca y modelo de los dispositivos activos que se estuvieran utilizando. Lo que si se recomienda es adoptar un modelo de monitoreo que se pueda disponer y controlar los valores del uso en tiempos de uso pico, de rutas de acceso y de cuellos de botella que se puedan generar en relación a la estructura de la red. Todo esfuerzo realizado en este punto afectará en forma positiva tanto al desempeño del SIGOB como en general a la red de datos de la Institución. S I G O B 32

33 Monitoreo de acceso remoto D4 C C. DE CÓMPUTOC 7 RECOMENDACIÓN Otro procedimiento que debe realizarse de manera rutinaria es el monitoreo del acceso de manera remota a los sistemas. Dependiendo del tipo de acceso que se utilice para los usuarios remotos (sea por VPN o por Servidor de Terminales), deberá ser montado un esquema de monitoreo diario de los acceso al servicio, teniendo que este punto puede ser el más frágil de la seguridad de la Red. Es también de conciencia común que deberá ser aplicado un esquema de renovación de las contraseñas a ser utilizadas por los usuarios, como de un sistema de registro de los accesos por cada uno y hasta de la definición de un término de responsabilidad a ser suscripto por los usuarios remotos en rigor a la responsabilidad asumida. Aunque es cierto que se disponen de diferentes medios para encriptar o cifrar la comunicación entre las Estaciones de Trabajo remotas y el Servidor de la Institución, esto solo certifica que la comunicación entre ambos puntos no sea capturada por personas ajenas a la red de Gestión del SIGOB. El temor mayor reside en el descuido de entregar un usuario y contraseña válidos a estas personas indeseables y por este medio se filtre información que podría ser comprometedora. De aquí la importancia de un proceso diario de monitoreo, y también de una comunicación directa con los usuarios remotos para confirmar con los mismos en persona que son realmente ellos los que acceden al servicio Remoto. S I G O B 33

34 Instalación y configuración de Estaciones de trabajo D4 C C. DE CÓMPUTOC 8 RECOMENDACIÓN La definición de procedimientos de instalación de nuevos equipos, como la revisión y mantenimiento preventivo y correctivo de los que se encuentran en funcionamiento, son vitales para asegurar la disponibilidad al 100 % de los mismos. Como ya se ha mencionado anteriormente, las Estaciones de Trabajo clientes del SIGOB deberán cumplir requisitos, tanto de hardware como de software. En los procesos de instalación y montaje de una Estación de Trabajo de la red institucional, deberá ser atendido, además de los aplicativos propios, los específicos del SIGOB: APLICATIVOS DEL SIGOB 1. Cliente de acceso de MS-SQL, 2. Cliente de acceso del SIGOB (instalación de Despachos), 3. Configuración del Link de acceso a la BD (instserver.exe), 4. Control de permisos para el directorio de archivos temporales (C:\PUENTE), 5. Control de permisos para archivo de configuración de red (C:\ PDOXUSRS.NET) A esto, deberá sumársele el conjunto de aplicativos Microsoft Office y propiamente el Antivirus de uso en la Institución. S I G O B 34

35 PLAN DE SOPORTE PREVENTIVO Y CORRECTIVOS DE ESTACIONES DE TRABAJO D4 C C. DE CÓMPUTOC 9 RECOMENDACIÓN Con el objetivo de garantizar el buen funcionamiento de los equipos informáticos, se debe de contar con un plan de mantenimiento preventivo, que asegure las condiciones óptimas de su funcionamiento, así como también, un plan correctivo, que provea soluciones rápidas a fallas en dispositivos, software de base, etc. de dichos equipos. S I G O B 35

36 D Procesos básicos con relación al soporte del SIGOB Con la finalidad de que los procesos de trabajo al interior de la Institución fluyan en su debido curso, se requiere contar igualmente con un proceso de soporte a los requerimientos de los usuarios. Estos requerimientos, que podrán ser de diferente índole (desde el simple desconocimiento de una opción del aplicativo hasta el reporte de un error en el código de programación) deberán ser documentados, analizados y posteriormente remitidos, si en su caso se requiere, al equipo informático del Proyecto RLA para su solución. Para comprender el alcance de cada una de estas responsabilidades, se describe a continuación los procesos básicos que comprometen a cada ámbito de la administración y el soporte informático del SIGOB.

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38 Procesos básicos del soporte D4 D SOPORTE 1 SOPORTE A LOS REQUERIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEL SIGOB Entre las responsabilidades del administrador del SIGOB se pueden enumerar: Revisión y control de los parámetros iniciales y su documentación (DOC 1 y 2 del Proyecto), Revisión y control de los atributos asignados a cada Despacho y su efecto en el acceso a la información (Agendas personales, Correspondencia Oficial, Directorio Institucional, etc.), Revisión y control de los atributos de acceso al Centro de Gestión, la participación en eventos y la articulación con la Agenda del CG. Recepción de las solicitudes de alteración de perfiles, documentación debida y su aplicación al SIGOB de acuerdo a lo pedido por los funcionarios sustantivos, Control de cambios periódicos de contraseñas de acceso y el uso de los Despachos por autorización de superiores. Remisión periódica (por lo menos una vez por mes) del estado de situación de los atributos de acceso al sistema de Despachos, Centro de Gestión y Metas Presidenciales. SOPORTE A LOS REQUERIMIENTOS DE USO DEL SIGOB Los responsables del equipo de Apoyo a Usuarios deberán cumplir entre otras responsabilidades: Conocimiento del flujo de trabajo y de los perfiles para los usuarios Conocimiento de los aplicativos componentes del SIGOB (Despachos, Centro de Gestión, Sistema de Metas Presidenciales, etc.) Soporte del uso de la aplicación informática a los usuarios de la Institución Captura y reporte de posibles errores que puedan darse en el aplicativo informático y remisión al administrador del SIGOB para su análisis. S I G O B 38

39 DOCUMENTACIÓN DE LAS ACCIONES EJECUTADAS Con la finalidad de deslindar responsabilidades sobre lo actuado, se recomienda la elaboración de un Diario de Abordo o Bitácora de las acciones, cambios a perfiles, inclusiones de despachos, etc., que sean realizados en base a las solicitudes de los funcionarios sustantivos. Esta documentación permitirá tener un histórico de los cambios realizados a los perfiles de cada funcionario, y evitar o en todo caso resolver posible errores de aplicación de perfiles de acceso o de interpretación de las solicitudes a los administradores del sistema. 1 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS A REEMPLAZOS DEL EQUIPO INFORMÁTICO DEL SIGOB Como es evidente, los procesos de trabajo y de administración informática requieren de un cierto conocimiento y una disciplina para su ejecución. Esto significa que se invierte un valioso tiempo en el adiestramiento de los responsables de la administración y/o el soporte del SIGOB. De igual manera, con el paso del tiempo estos funcionarios del área informática van adquiriendo experiencias para la resolución de problemas o situaciones dadas, que son de gran importancia para el funcionamiento óptimo de las redes de trabajo. Por esto, es responsabilidad tanto de los administradores, como del equipo de soporte a usuarios, documentar estas experiencias y transferirlas a sus reemplazos cuando la situación así lo requiera. Es importante recalcar en este punto que el costo más alto en estas implementaciones no suelde ser el equipamiento físico que se desecha, sino el knowhouse o expertice que no es transferido a los nuevos responsables de cumplir con estas funciones. S I G O B 39

40 ABCD Conclusión Como se desprende del presente documento, el SIGOB no requiere un complejo sistema de administración informática, ni procedimientos especializados que salgan fuera de la rutina de trabajo de cualquier ámbito informático. Lo imprescindible es que todos los procedimientos enunciados estén definidos y en operación, de esta manera se asegurara el correcto funcionamiento del sistema y la previsión de errores para que los mismos puedan ser resueltos a la brevedad posible. Por otro lado es importante que tanto los órganos de decisión de las instituciones como quienes tienen a cargo la puesta en operación de estos sistemas desde el punto de vista de la definición, organización y nacionalización del trabajo institucional fortalezcan a el ámbito responsable del área informática a los efectos que las mismas cuenten con los recursos necesarios para asegurar que tanto la infraestructura de hardware y software, como los recursos humanos y los procedimientos estarán disponibles.