Fonomail ProAttendant

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1 Fonomail ProAttendant Guía del Usuario Versión de software 5.0

2 INDICE INDICE 1- CORREO VOCAL Acceder al Buzón la Primera Vez Escuchar Mensajes Escuchar Nuevos Mensajes Escuchar Mensajes desde otra Extensión Escuchar Mensajes desde un Teléfono Externo Gestión de Mensajes Transferir un Mensaje a otro Buzón o Lista de Buzones Dejar un Mensaje en otro Buzón o Lista de Buzones Devolver la Llamada a la Persona que dejó el Mensaje Número de Teléfono del Llamante Proteger un Mensaje del Borrado Automático Gestión de Buzones Modificar el Mensaje de Saludo Activar uno de los Mensajes de Saludo Activar el Buzón Informativo Activar el Buzón Estándar Modificar la Clave Redirigir Llamadas de la Operadora Automática a mi Buzón Activar / Desactivar Notificación Remota Desviar Llamadas de la Operadora Automática a otra Extensión Añadir / Borrar mi Nombre al / del Directorio Alfabético Cambiar el Idioma del Buzón MENSAJERIA UNIFICADA Acceso al Buzón vía LAN / Internet Escuchar Mensajes usando la Interfaz Web Escuchar Mensajes en su Extensión Escuchar Mensajes desde otro Número Escuchar Mensajes desde el Editor usando GReCo Gestión de Mensajes Reenviar un Mensaje a otro Buzón Proteger un Mensaje del Borrado Automático Borrar un Mensaje Gestión del Buzón a través de la Interfaz Web Ayuda Guía Vocal Prestación SMS Enviar un SMS Gestión de Contactos y Grupos

3 CORREO VOCAL 1- CORREO VOCAL 1.1 Acceder al Buzón la Primera Vez Cuando se accede por primera vez al buzón, el sistema permite al usuario personalizarlo, pulsando 1, o utilizar los valores por defecto pulsando 0. Tras pulsar 1 se deben seguir varios pasos: 1- Seleccione el idioma. 2- Marque la clave de cuatro dígitos, y confírmela marcándola una segunda vez. 3- Tras el tono, grabe el mensaje de saludo (mensaje A) y valídelo pulsando #. 4- Tras el tono, grabe su nombre y valide con #. Ahora su buzón está personalizado. 1.2 Escuchar Mensajes Escuchar Nuevos Mensajes Llame al número del correo vocal. Marque la clave de cuatro cifras (Opcional). El sistema informa del número de nuevos mensajes y automáticamente reproduce el más reciente. Opciones disponibles - pulse: Para escuchar el siguiente mensaje. Para escuchar de nuevo el mensaje actual. Para borrar el mensaje actual. Para confirmar el borrado. Para cancelar el borrado. Para escuchar el mensaje anterior. Para rebobinar 7 segundos el mensaje Escuchar Mensajes desde otra Extensión Llame al número de correo vocal. El sistema pregunta el número de extensión, seguido de su clave. 3

4 CORREO VOCAL El sistema pregunta la clave. Pulse *, e introduzca su número de extensión, seguido de su clave Escuchar Mensajes desde un Teléfono Externo Llame a su número DDI. Mientras se reproduce su mensaje de saludo, pulse * e introduzca su clave. 1.3 Gestión de Mensajes Transferir un Mensaje a otro Buzón o Lista de Buzones Durante (o después de) la reproducción del mensaje a transferir, pulse seguido del número del buzón de destino o de # y número de lista de buzones destino. Opciones disponibles - pulse: Para añadir un comentario que será reproducido antes del mensaje, y valide con #. Entonces, Para recibir acuse de recibo. Para continuar sin acuse de recibo. Para enviar sólo el mensaje. Para recibir acuse de recibo. Para continuar sin acuse de recibo Dejar un Mensaje en otro Buzón o Lista de Buzones En el menú de Consulta del buzón de voz, pulse seguido del número del buzón de destino o de # y número de lista de buzones destino. Opciones disponibles - pulse: Para recibir acuse de recibo. Para continuar sin acuse de recibo Devolver la Llamada a la Persona que dejó el Mensaje Durante (o después de) la reproducción del mensaje a transferir, pulse. Nota: Esta opción depende de la centralita que utilice su sistema Número de Teléfono del Llamante Durante (o después de) la reproducción del mensaje a transferir, pulse el sistema reproduce el número de teléfono. y 4

5 CORREO VOCAL Nota: Esta opción depende de la centralita que utilice su sistema Proteger un Mensaje del Borrado Automático Durante (o después de) la reproducción del mensaje, pulse. 1.4 Gestión de Buzones Modificar el Mensaje de Saludo En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para el menú Mensajes de Saludo. El sistema indica el mensaje activo de los 3 disponibles (A, B o C) y el tipo de buzón (Estándar o buzón Informativo). Pulse para el menú del mensaje A para el menú del mensaje B para el menú del mensaje C Opciones disponibles - pulse: Para escuchar su mensaje de saludo. Para grabar su mensaje de saludo y valide con #. Para borrar su mensaje de saludo Activar uno de los Mensajes de Saludo En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para el menú Mensajes de Saludo. El sistema indica el mensaje activo de los tres disponibles (A, B o C) y el tipo de buzón (Estándar o buzón Informativo). Pulse Para activar el mensaje de saludo A Para activar el mensaje de saludo B Para activar el mensaje de saludo C Activar el Buzón Informativo En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para el menú Mensajes de saludo. 5

6 CORREO VOCAL El sistema indica el mensaje activo de los 3 disponibles (A, B o C) y el tipo de buzón (Estándar o Informativo). Pulse Para activar el modo buzón Informativo Activar el Buzón Estándar En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para el menú Mensajes de saludo. El sistema indica el mensaje activo de los 3 disponibles (A, B o C) y el tipo de buzón (Estándar o Informativo). Pulse Para activar el buzón estándar Modificar la Clave En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para modificar su clave. Introduzca su nueva clave de 4 dígitos y repítala para confirmación. El sistema sólo reproducirá un aviso si las dos entradas no coinciden Redirigir Llamadas de la Operadora Automática a mi Buzón En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para el menú No Molestar. Pulse Para activar el modo No Molestar. Para desactivar el modo No Molestar. Para salir Activar / Desactivar Notificación Remota En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para el menú Notificación Remota. Pulse Nota: Para activar la notificación remota. Para desactivar la notificación remota. Para introducir el número de notificación remota y valide con #. Para salir. 6

7 CORREO VOCAL Esta opción activa una llamada de notificación a un número de teléfono interno o externo (por ejemplo, GSM) cada vez que se deja un mensaje en su buzón Desviar Llamadas de la Operadora Automática a otra Extensión En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para el menú Desvío de Llamadas. Pulse Para activar el desvío de llamadas. Para desactivar el desvío de llamadas. Para introducir el número al que se han de desviar las llamadas, y valide con #. Para salir Añadir / Borrar mi Nombre al / del Directorio Alfabético En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para el menú operadora alfabética. Pulse Para escuchar la grabación de su nombre. Para grabar su nombre. Para borrar su nombre. Para introducir las primeras tres letras de su nombre. Por ejemplo Sánchez usará 726 de acuerdo con el alfabeto del teclado. 2-ABC 5-JKL 8-TUV 3-DEF 6-MNO 9-WXYZ 4-GHI 7-PQRS Para borrar su nombre de la Operadora Alfabética Cambiar el Idioma del Buzón En el menú de Consulta del buzón, pulse para acceder a la personalización del buzón, luego pulse para cambiar el idioma. Pulse el botón correspondiente al idioma deseado. 7

8 2- MENSAJERIA UNIFICADA 2.1 Acceso al Buzón vía LAN / Internet Abra su navegador web e introduzca la dirección IP del Correo Vocal (tal cómo sea especificado por el administrador del sistema), como si fuera el nombre de una página web. Aparece la pantalla siguiente. La dirección está escrita en el siguiente formato: xxx.xxx.xxx.xxx.... Nota: Utilice el menú Favoritos para crear un atajo que le permita acceder a la página de saludo más rápidamente. Introduzca su número de extensión en el campo Extensión. Introduzca la clave de su buzón (idéntica a la clave por teléfono) en el campo Clave. Haga clic sobre el botón Login. Aparece la pantalla Mensajes Recibidos.

9 2.2 Escuchar Mensajes usando la Interfaz Web Escuchar Mensajes en su Extensión Entre en su buzón (ver Sección 2.1) y aparece la pantalla siguiente. Los mensajes recibidos se listan cronológicamente y aparecen en negrita si no han sido escuchados. La acción Borrar (ver 2.4.3) elimina definitivamente la grabación del equipo, la acción Proteger (ver 2.4.2) implica que el mensaje permanece en el equipo hasta que el usuario decida eliminarlo y la columna Reenviado por identifica al remitente de un mensaje reenviado, si la centralita lo permite. Seleccione el mensaje que desea escuchar marcando la casilla correspondiente en la columna Escuchar. Haga clic en el botón Enviar. El sistema le llamará al número de teléfono especificado. Al levantar el auricular se reproduce el mensaje seleccionado. Al final del mensaje, seleccione otro mensaje de la lista y pulse Enviar para escucharlo o haga clic en el botón Salir para finalizar la sesión Escuchar Mensajes desde otro Número Entre en su buzón (ver Sección 2.1). Introduzca la extensión o número de teléfono en el que desea escuchar sus mensajes en el campo Teléfono (por ejemplo la extensión que está utilizando o un número de teléfono móvil). No olvide introducir el prefijo externo si es necesario (p.e. 0).

10 Seleccione el mensaje que desea escuchar marcando la casilla correspondiente en la columna Escuchar. Haga clic en el botón Enviar. El sistema le llamará al número de teléfono especificado. Al levantar el auricular se reproduce el mensaje seleccionado. Al final del mensaje, seleccione otro mensaje de la lista y haga clic en Enviar para escucharlo o haga clic en el botón Salir para finalizar la sesión. 2.3 Escuchar Mensajes desde el Editor usando GReCo Nota: Consulte al administrador del sistema para la instalación del software en su PC. De acuerdo con el acceso que le asigne el administrador del correo electrónico, le será posible recibir notificaciones de correo electrónico por cada nuevo mensaje dejado en su buzón. Este mensaje, dependiendo del tipo de acceso que le haya sido asignado, puede o no llevar un fichero de sonido adjunto: Correo con fichero de sonido adjunto.

11 Mensaje sin fichero adjunto. En el primer caso, haga doble clic en el fichero adjunto. GReCo se iniciará automáticamente y aparecerá la pantalla siguiente. El mensaje se reproduce inmediatamente. Utilice los botones y para parar el mensaje o ponerlo en pausa. Utilice el botón para escuchar el mensaje de nuevo o reiniciar la reproducción en curso.

12 2.4 Gestión de Mensajes Reenviar un Mensaje a otro Buzón En GReCo, utilice el botón reenviar: Introduzca el número de la extensión de destino en la pantalla Reenviar a otro buzón. Nota: Haga clic en la casilla Solicitar confirmación de escucha para recibir un acuse de recibo cuando el destinatario haya leído el mensaje. El icono indica que el mensaje ha sido reenviado. El número del buzón destinatario también aparece indicado en la pantalla de GReCo. Si se seleccionó la opción Solicitar confirmación de escucha, después de que el mensaje haya sido leído el sistema enviará un correo electrónico con el mensaje reenviado adjunto.

13 2.4.2 Proteger un Mensaje del Borrado Automático En GReCo, utilice el botón proteger: El icono indica que el mensaje está protegido contra el borrado. Desde la interfaz Web se puede proteger un mensaje o varios marcando la casilla Proteger correspondiente, y pulsando entonces Enviar.

14 2.4.3 Borrar un Mensaje En GReCo, utilice el botón borrar: El icono indica que el mensaje está borrado del buzón de voz. El fichero adjunto todavía puede ser escuchado. Desde la interfaz Web se puede borrar un mensaje o varios haciendo clic en la casilla Borrar correspondiente, pulsando luego Enviar.

15 2.5 Gestión del Buzón a través de la Interfaz Web Acceda a su buzón por medio de su navegador Web (ver Sección 2.1) o haciendo clic en el botón ir a buzón en la aplicación GReCo. Introduzca su clave y pulse Aceptar. Aparece la pantalla siguiente.

16 Parámetros Generales Pulse Parámetros y aparece la siguiente pantalla. Usuario Introduzca el nombre de usuario (máximo 7 caracteres). Clave Introduzca la nueva clave de 4 dígitos. Idioma Seleccione el idioma utilizado por los menús vocales, de entre las lenguas disponibles. Nº Máximo de Mensajes Este valor sólo puede ser modificado por el administrador.

17 Parámetros de Recepción Mensaje Usado Seleccione el mensaje de saludo de su buzón de entre aquellos disponibles: A, B o C. Buzón Informativo Active/desactive este modo para cambiar entre los modos buzón informativo y buzón estándar. Desvío de Llamadas (Disponible según configuración del sistema) Cuando está activo todas las llamadas de la operadora automática se desvían a otra extensión. Desvío a Número de extensión o del grupo al que se desvían las llamadas de la operadora automática si está activado el Desvío de Llamadas. No Molestar Cuando está activado, todas las llamadas son redirigidas automáticamente de la operadora automática al buzón. Filtro Llamadas Cuando está activada, esta opción le permite aceptar o rechazar llamadas de la operadora automática tras oír la identificación del llamante.

18 Parámetros de Notificación Extensión (sólo puede ser modificado por el administrador.) - Desde / Hasta: Intervalo horario para la notificación a extensión. Por (Disponible según configuración del sistema) Desactive o Active la notificación con (Voz+Texto) o sin (Sólo Texto) fichero de sonido adjunto. - Desde / Hasta: Intervalo horario para la notificación por . - Ret. Retardo en horas desde que se depositó el mensaje para que la notificación por tenga efecto. - Direc. Cuenta de correo para la notificación del mensaje. Remota (Disponible dependiendo de la configuración del sistema) Esta opción puede ser activada/desactivada o establecida para notificar de forma remota por medio de una llamada o un mensaje SMS. - Desde / Hasta: Intervalo horario para la notificación remota. - Ret.: Retardo en horas desde que se depositó el mensaje para que la notificación remota tenga efecto. - Int.: En el caso de notificación remota por llamada, número de intentos para contactar al número programado - Tfno.: Número de teléfono al que se efectúa la notificación remota. Reenvío a Ext. Desactive o Active el reenvío a otro usuario del mensaje recibido. - Desde / Hasta: Intervalo horario permitido para el reenvío a otro usuario. - Ret.: Retardo en horas desde que se depositó el mensaje para que el Reenvío a otra extensión tenga efecto. - Ext.: Buzón depositario del mensaje. Se debe pulsar Enviar para guardar las modificaciones.

19 2.5.1 Ayuda Guía Vocal Esta opción está disponible en la esquina inferior izquierda de cada ventana del servidor web y permite recordar al usuario los menús vocales del sistema. 2.6 Prestación SMS Esta prestación está disponible opcionalmente y permite el envío de mensajes SMS a uno o varios contactos y a grupos de contactos. Pulse Envío de SMS en la pantalla principal del buzón de voz y aparece la siguiente pantalla Enviar un SMS Enviar un SMS a un número de teléfono Introduzca el número de teléfono en el campo Teléfono Destino y el texto en el campo Mensaje. Marque la casilla Salvar Mensaje si quiere guardarlo y por último haga clic en el botón Enviar.

20 Enviar un SMS a uno o varios contactos o grupos Introduzca el texto en el campo Mensaje, seleccione los contactos y/o grupos destinatarios del mensaje y haga clic en el botón Enviar. El límite de destinatarios de un SMS es de 50 contactos Gestión de Contactos y Grupos Añadir un Contacto Pulse Añadir Contacto, introduzca el nombre y el número de este contacto, haga clic en Enviar y aparece en la lista de contactos disponibles. Los contactos que aparecen con el sufijo (*) son contactos globales, gestionados exclusivamente por el administrador del sistema.

21 Añadir un Grupo Pulse Añadir Grupo, introduzca el nombre del grupo y seleccione los miembros del grupo desde la lista. Haga clic en >> y los nombres aparecen en la lista Miembros del grupo. Para finalizar pulse Enviar y el nuevo grupo aparece en rojo en la lista de contactos. Los grupos que aparecen con el sufijo (*) son grupos globales gestionados exclusivamente por el administrador del sistema. Editar un Contacto o Grupo Pulse sobre el contacto o grupo que quiere editar y se abre la pantalla de edición. Haga los cambios pertinentes y haga clic en el botón Enviar. Borrar un Contacto o Grupo Pulse sobre el contacto o grupo que quiere borrar y se abre la pantalla de edición. Haga clic en el botón Borrar Contacto o Borrar Grupo. Búsqueda de un contacto Introduzca la primera letra del nombre del contacto que se busca y así sucesivamente para seguir filtrando. Descargar Contactos Permite obtener la lista de contactos en formato que puede ser guardado como un fichero html o txt.

22 Referencia: D227XXJUSUX01ES El fabricante se reserva el derecho, en el beneficio de sus clientes, de modificar las características de los productos sin previo aviso.

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