Elaboración de documentos PDF accesibles

Transcripción

1 Elaboración de documentos PDF accesibles Contenido Elaboración de documentos PDF accesibles 1 Introducción 2 Accesos directos en Acrobat 2 Restricciones de acceso al documento 3 Título 3 Etiquetado 4 Idioma 8 Estructura de encabezados 8 Texto alternativo de imágenes 9 Imágenes decorativas 10 Enlaces 10 Tablas de datos estructuradas 11 Listas 12 Formularios 13 Documento escaneado 13 Orden de lectura 13 Modo reflujo 14 Orden de tabulación 15 Navegación con marcadores (bookmarks) 15 Contenido multimedia 16 Asistente de Acciones 17 Comprobar la accesibilidad 17 Guardar el archivo PDF a otro formato 17 Lectura en voz alta de Adobe y de otros lectores de pantalla 18 Preferencias de visualización y lectura 18 Bibliografía 19 Contacto 20 Aviso 20 1

2 Introducción Los documentos en formato PDF son en la mayoría de los casos consultados electrónicamente por lo que es importante hacerlos accesibles. La accesibilidad permite que las personas con discapacidad puedan tener acceso a los contenidos utilizando tecnologías de asistencia como lectores o amplificadores de pantalla. Personas con problemas de visión o ceguera, discapacidad de aprendizaje o cognitiva, discapacidad motriz, etc. serán beneficiadas si el documento cumple con los requerimientos de accesibilidad. Los autores de documentos pueden convertir un archivo PDF accesible utilizando el programa Adobe Acrobat Pro o Pro DC (Acrobat), beneficiando a personas que utilizan tecnologías de asistencia para la consulta del contenido. Por ejemplo, personas con discapacidad visual que utilizan lectores de pantalla. Tome en consideración que volver accesible un documento en Acrobat puede implicar cierta inversión de tiempo y esfuerzo. Si la versión original fue creada tomando en cuenta la accesibilidad, este trabajo será mucho más sencillo. La desventaja es que si el documento original cambia, el trabajo de volverlo accesible en PDF tendrá que realizarse nuevamente. Por ello se recomienda trabajar la accesibilidad lo más que se pueda desde el formato original. Y de ser necesario, evaluar la posibilidad de hacer el documento en otro formato (por ejemplo: HTML) sobre todo en casos de documentos que continuamente se estarán actualizando. Un documento PDF pudo haber sido creado desde: Microsoft Office: Word, Excel o Power Point. Programas de Adobe: InDesign, Photoshop, Illustrator o LiveCycle. OpenOffice: Writer, Calc o Impress. Google Docs Otras plataformas web, etc. Aunque generalmente se utiliza alguno de estos programas para crear documentos PDF, si es posible que se genere un documento PDF utilizando Acrobat como herramienta inicial. Por ejemplo: Seleccionando un archivo individual (.png,.jpg, etc.) Seleccionando varios archivos (incluso de diferentes formatos) Escaneando un documento Generando un PDF desde una página web Accesos directos en Acrobat El autor del PDF puede crear accesos directos de los íconos, por ejemplo de accesibilidad:

3 1. Seleccionar la pestaña Herramientas 2. Arrastrar la herramienta Accesibilidad a la lista de la derecha y ubicarla en el orden deseado. Nota: si cambia a la pestaña Documento este ícono también se puede arrastrar a la barra horizontal superior 3. Desde la pestaña Herramientas o Documentos, seleccione la herramienta Accesibilidad 4. Como resultado se muestran los íconos que pertenecen a la herramienta Accesibilidad 5. Estos íconos también se pueden arrastrar a la barra horizontal superior 6. Organice sus íconos de acuerdo a su preferencia Restricciones de acceso al documento Las tecnologías de asistencia extraen el texto del documento para convertirlo en salidas de voz o braille. Por esta razón se debe evitar la configuración de restricciones de acceso en el documento PDF. Por ejemplo: si el autor del documento desea restringir la edición e impresión del documento, al configurar estos permisos, es necesario verificar que la opción de Activar acceso a textos de dispositivos lectores de pantalla para usuarios con problemas de visión se encuentre seleccionada. 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Propiedades 3. Seleccionar pestaña Seguridad 4. Seleccionar en el combobox Sistema de Seguridad la opción Seguridad mediante contraseña 5. En el recuadro Permisos verificar checkbox seleccionado 6. Aceptar Si la opción en el combobox Sistema de Seguridad es Sin seguridad no es necesario realizar esta verificación. Título El título es lo primero que va a leer el lector de pantalla y debe ser breve, conciso y descriptivo del contenido del archivo. 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Propiedades 3. Seleccionar pestaña Descripción 4. Capturar el título (obligatorio) y otros datos (opcionales) como autor, asunto, palabras clave. Nota: si en Word capturó un título, este será el mismo, sin embargo será necesario realizar el siguiente paso para que sea reconocido. 5. Seleccionar pestaña Vista inicial

4 6. En Opciones de ventana seleccionar Título del documento en el combobox Mostrar 7. Aceptar A diferencia del nombre del archivo, el título es el que se mostrará hasta arriba al abrir el documento. También se mostrará en los resultados de motores de búsqueda. Etiquetado Es común que los documentos en PDF muestren contenido que visualmente es entendible, pero al momento de interpretarlo con una tecnología de asistencia o navegarlo con teclado se interpreta de manera diferente o incorrecta. Al abrir cualquier documento PDF (a diferencia de usuarios que si pueden visualizar la interfaz y de manera rápida estructurar los elementos), un usuario ciego no sabe si contiene imágenes, gráficas, títulos, subtítulos, tablas, listas, etc. La única forma que un ciego tiene para entender la estructura del archivo y navegar a través de él de manera eficiente son las etiquetas. De otro modo tendría que recorrer todo el texto que encuentre intentando encontrar la información de su interés y adivinando los tipos de elementos. Por ello se debe etiquetar de forma correcta los elementos del documento y estructurar el contenido en orden lógico. Si desea saber si un documento está etiquetado o no, puede consultarlo en: 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Propiedades 3. Seleccionar pestaña Descripción 4. Vea la opción de hasta abajo que dice PDF etiquetado: si/no Si el documento no está etiquetado o desea etiquetarlo nuevamente, se puede utilizar la opción de etiquetado automático: 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Etiquetar automáticamente el documento Al seleccionar esta opción, si el documento ya está etiquetado se mostrará un mensaje de advertencia para volver a etiquetar o respetar el etiquetado actual. Como el etiquetado es automático, probablemente no sea suficiente y se deba verificar de forma manual, sobre todo en documentos complejos. Si no desea etiquetar de forma automática, se puede etiquetar de forma manual (empezando desde cero):

5 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Etiquetas Si el documento no está etiquetado se mostrará una nota en el panel que dice Ninguna etiqueta disponible en donde se debe dar clic en botón derecho y seleccionar Crear raíz de etiquetas. Posteriormente crear etiqueta por etiqueta. Si el documento ya está etiquetado se mostrarán dichas etiquetas en el panel. Si desea borrarlas, elimine la etiqueta principal al dar clic en el botón derecho y seleccionar Eliminar etiqueta. El etiquetado es para definir cada tipo de elemento, por ejemplo: Párrafo <P> Niveles de encabezado <H1>, <H2>, <H3>, <H4>, <H5> y <H6> Imagen <Figure> Tabla <Table> Celda de encabezado <TH> y celda de datos <TD> Lista <L> y elemento de lista <LI> Enlace <Link> Si los elementos tienen un etiquetado adecuado, las tecnologías de asistencia van a reconocer, interpretar y transmitir al usuario de manera adecuada los elementos. Por ejemplo: con un lector de pantalla el usuario que consulta el documento en Acrobat Reader puede obtener la lista de encabezados. Tome en consideración que lectores de pantalla de Windows como JAWS, NVDA o Windows Eyes funcionarán bastante bien al leer un documento PDF accesible. Mientras que el lector de pantalla VoiceOver de Mac no tanto, ya que VoiceOver (aunque es un muy buen lector de pantalla) está diseñado para leer principalmente productos de Apple. Lo mismo pasa con documentos PDF que se consultan en dispositivos móviles, tanto VoiceOver como Talkback de Android, no interpretarán adecuadamente el etiquetado, incluso en documentos accesibles. Existen dos opciones para editar el etiquetado existente o empezar desde cero: La primera opción es en el panel de Etiquetas donde se pueden agregar, editar o eliminar etiquetas. Para crear una nueva etiqueta:

6 1. Dar clic en la etiqueta donde desea ubicar la futura etiqueta o en la etiqueta raíz llamada Etiquetas 2. Seleccione el texto en el documento (hasta que se muestre con contorno azul) 3. Regresar a la etiqueta previamente seleccionada 4. Dar clic en botón derecho y seleccionar Crear etiqueta a partir de la selección Nota: si la nueva etiqueta se creó en la etiqueta raíz, Acrobat mostrará una ventana para preguntar el Tipo de etiqueta y al Aceptar la agregará al final del panel. Es muy importante que en la creación o edición de sus etiquetas considere el orden de lectura lógico. Posteriormente veremos cómo hacer cambios en dicho orden, pero si el etiquetado se realiza correctamente desde el principio no será necesario realizar futuros ajustes. Nota: para desglosar todas las etiquetas de una sola vez seleccionar la tecla Ctrl y con el mouse seleccionar el icono de + que se encuentra en la etiqueta principal (raíz). Para editar: 1. Dar clic en botón derecho de cada etiqueta 2. Seleccionar Propiedades 3. Realizar el cambio deseado Por ejemplo: cambiar el Tipo en el combobox o capturar un Título a la etiqueta para identificarla en el panel de etiquetas (sobre todo en documentos grandes). Solo considere que este título no es reconocido por tecnologías de asistencia y solo es para ayudar al autor de contenido a identificar los elementos en el panel. En las Propiedades incluso se puede capturar un Texto alternativo al elemento de la etiqueta. Aunque generalmente este texto se agrega a imágenes, puede agregarse a otros elementos para sustituir la información que se encuentra en la etiqueta. Nota: si el autor está familiarizado con los nombres de cada etiqueta en Acrobat, los puede cambiar manualmente en el panel de Etiquetas al dar doble clic en el texto de la etiqueta. También es posible arrastrar las etiquetas y cambiarlas de lugar en el panel. Si desea visualizar (color azul) en el documento el contenido de las etiquetas que está seleccionando en el panel: 1. Dar clic en botón derecho de cualquier etiqueta 2. Seleccionar Resaltar Contenido

7 Si desea encontrar una etiqueta en específico desde el documento: 1. Seleccione el contenido en el documento (hasta que se muestre con contorno azul) 2. Seleccionar el botón de Opciones en el panel 3. Seleccionar Buscar etiqueta en la selección Para eliminar: 1. Dar clic en botón derecho de cada etiqueta 2. Seleccionar Eliminar etiqueta Nota: tome en cuenta que eliminar una etiqueta no hace que se borre el contenido del documento. El contenido seguirá presente en el documento y las tecnologías de asistencia en algún momento podrían tener acceso a este contenido, solo que como no tendrá etiqueta se podría interpretar como texto simple. La segunda opción es en el panel Orden de lectura. Para crear una nueva etiqueta: 1. Seleccionar el elemento o área deseada con el mouse (hasta que se muestre con contorno azul) 2. Asignar un Tipo de etiqueta en la ventana de Orden de lectura Por ejemplo: Encabezado, Texto, Figura, Tabla, etc. Para editar: 1. Seleccionar el elemento en el documento 2. Cambiar el Tipo de etiqueta en la ventana de Orden de lectura Para eliminar: 1. Seleccionar el elemento en el documento 3. Nota: se pueden seleccionar múltiples elementos con la tecla Ctrl o con el mouse (hasta que se muestre con contorno azul) 2. Seleccionar Fondo en la ventana de Orden de lectura Nota: tome en cuenta que seleccionar Fondo no hace que se borre el contenido del documento. El contenido seguirá presente en el documento, pero desaparecerá del panel de Etiquetas y las tecnologías de asistencia ignorarán dicho contenido.

8 Nota: es necesario asegurarse que en la ventana de Orden de lectura, esté seleccionada la opción Tipos de estructura en Mostrar grupos de contenido de página. Estos cambios tendrán un impacto en el panel de Etiquetas, por lo que se recomienda realizar una verificación. Tome en cuenta también que el panel Orden de lectura tiene opciones limitadas, aunque en la mayoría de los casos estas opciones serán suficientes para crear un documento accesible. Idioma Los lectores de pantalla pueden alternar de idioma si este es indicado en el documento, por lo que se debe especificar el idioma default del documento para que los lectores puedan realizar las reglas de pronunciación adecuadas. 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Propiedades 3. Seleccionar pestaña Avanzadas 4. En el recuadro Opciones de lectura 5. Seleccionar el idioma en el combobox Idioma 6. Aceptar Nota: si en Word definió un idioma, probablemente aun así deba de definir el idioma en el documento PDF. Si en el documento se encuentran párrafos con un idioma diferente al default: 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Etiquetas 5. Seleccionar la etiqueta 6. Dar clic en botón derecho y seleccionar Propiedades 7. Ir a la pestaña Etiqueta 8. Seleccionar en el combobox de Tipo a. Cita <Quote> para texto que se encuentra en el mismo párrafo b. Bloquear cita <BlockQuote> para texto en párrafo(s) adicionales 9. Seleccionar el idioma en el combobox de Idioma 10. Cerrar Estructura de encabezados Los encabezados de los documentos PDF deben etiquetarse apropiadamente para proveer a los usuarios con tecnología de asistencia la información jerárquica del documento.

9 Los encabezados deben de ubicarse en orden consecutivo de acuerdo a su estructura, de tal manera que un usuario ciego pueda comprender la organización del documento. Para esto los autores deben definir los niveles de encabezados. 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Orden de lectura 5. Seleccionar botón Mostrar panel de orden 6. Consultar en el panel la página deseada 7. Seleccionar el elemento deseado (P) 8. Seleccionar nivel de encabezado en la ventana de Orden de lectura (Encabezado 1, Encabezado 2, Encabezado 3, etc.). 9. Cerrar Nota: es necesario asegurarse que en la ventana de Orden de lectura, esté seleccionada la opción Tipos de estructura en Mostrar grupos de contenido de página. Texto alternativo de imágenes Todas las imágenes que transmitan contenido deben de tener un texto alternativo que las describa o que explique su propósito en el contexto. 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Establecer texto alternativo 5. Capturar texto alternativo 6. Guardar y cerrar Nota: Dicho texto será reconocido por tecnologías de asistencia. Otra opción para agregar el texto alternativo es en el Orden de lectura previamente mencionado, en donde el elemento que esté definido como Figura se selecciona, botón derecho, Editar texto alternativo, se captura el texto y se da clic en Aceptar. Nota: si la imagen no se encuentra etiquetada como figura, se deberá seleccionar el elemento y posteriormente el botón de Figura. Si la imagen se encuentra acompañada de una leyenda, se puede seleccionar Figura/rótulo para que el texto de la leyenda quede relacionado con la imagen. Como resultado el lector de pantalla debe leer primero el alternativo de la imagen y posteriormente la leyenda. En cuyo caso, dicha información debe ser complementaria y no repetitiva.

10 Nota: marcar la imagen con Figura/rótulo no es muy recomendable, ya que no siempre se obtienen los resultados esperados con la interpretación de los lectores de pantalla. Como lo vimos anteriormente en el panel de Etiquetas, en las Propiedades de la etiqueta, al dar clic en botón derecho también se puede capturar el Texto alternativo. Adicionalmente y de manera opcional se puede cambiar el idioma de dicho texto. Imágenes decorativas Las imágenes decorativas que solo sirven para dar diseño y presentación, pero no para transmitir información deben de ser ignoradas por tecnologías de asistencia. Para ello (como se mencionó anteriormente) se debe definir como Fondo : 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Orden de lectura 5. Seleccionar la imagen deseada (Figura) 6. Seleccionar Fondo en la ventana de Orden de lectura Nota: Es necesario asegurarse que en la ventana de Orden de lectura, esté seleccionada la opción Tipos de estructura en Mostrar grupos de contenido de página. Enlaces Para los enlaces se debe proveer un texto alternativo significativo que describa el tema o el destino del enlace, incluso fuera de contexto. Evite textos genéricos como Clic aquí o Leer más. 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Etiquetas 5. Seleccionar en el panel el enlace deseado <Link> 6. Botón derecho y clic en Propiedades 7. En la pestaña Etiqueta ingresar Texto alternativo 8. Verificar en el combobox de Idioma que sea correcto el idioma del enlace 9. Cerrar Nota: Dicho texto no será visible en el documento pero si será el que reconozca la tecnología de asistencia.

11 Tablas de datos estructuradas El etiquetado de la tabla debe ser correcto para que tecnologías de asistencia como lectores de pantalla interpreten la información adecuadamente. En tablas de datos, se debe crear una relación entre celdas de encabezados <TH> y celdas de datos <TD> de tal forma que un usuario ciego pueda saber a qué encabezado pertenece cada celda. Como resultado, el lector va a leer el o los encabezados asociados antes de cada celda, lo cual es de mucha ayuda, sobre todo en tablas grandes y/o complejas. Nota: si la tabla no se encuentra etiquetada como tabla, se deberá seleccionar el elemento (hasta que se muestre con contorno azul) y posteriormente el botón de Tabla en Orden de lectura. Para etiquetar adecuadamente las celdas y definir los encabezados en tablas simples (primera fila y/o columna de encabezado): 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Orden de lectura 5. Consultar la tabla deseada y seleccionarla 6. Seleccionar en Orden de lectura botón de Editor de tablas (también puede dar clic en botón derecho y clic en opción Editor de tablas ) 7. Como resultado se muestra cada celda con un TH o TD Nota: si no se visualiza, seleccionar botón derecho, ir a Opciones del editor de tablas y seleccionar el checkbox Mostrar tipo de celda (TH o TD) 8. En la celda deseada, botón derecho y clic en Propiedades de celda de tabla Nota: puede seleccionar múltiples celdas con la tecla Ctrl + Shift 9. Seleccionar en la sección Tipo, el radio button para definir si es: a. Celda de encabezado b. Celda de datos 10. Si es celda de encabezado, se habilita un combobox de Ámbito en donde se puede definir si es encabezado de: a. Fila b. Columna c. Ambas d. Ninguna (ver tabla compleja) 11. Aceptar Nota: si consulta el panel de Etiquetas observará la tabla <Table>, dentro de la tabla las filas <TR> y dentro de cada fila los <TH> o <TD>. Esta estructura de encabezados y celdas de datos también puede editarse directamente en este panel.

12 Para relacionar lo encabezados en tablas complejas (celdas combinadas o encabezados en diferentes niveles de la tabla): 1. Verificar que la tabla se encuentre correctamente etiquetada 2. Seleccionar la celda de encabezado 3. Ir a Propiedades de celda de tabla 4. En la sección Tipo seleccionar el radio button Celda de encabezado 5. Seleccionar en el combobox Ambito la opción Ninguna 6. En la sección Atributos capturar un ID de encabezado (con minúsculas, sin espacios, sin acentos y sin empezar con un número) 7. Aceptar Nota: hacer esto con todos los encabezados (asignar un ID único) 8. Seleccionar la celda de datos que va a relacionarse con algún encabezado 9. Ir a Propiedades de celda de tabla 10. En la sección Tipo seleccionar el radio button Celda de datos 11. En ID de celdas de encabezado asociadas en la sección Atributos seleccionar el ícono de Seleccionar en el combobox ID de encabezado el ID del encabezado al que pertenece 13. Aceptar Nota: con los íconos + y - se pueden agregar o quitar múltiples encabezados Nota 2: el lector de pantalla leerá los encabezados en orden de abajo hacia arriba de la lista de ID de celdas de encabezado asociadas 14. Aceptar Nota: hacer esto con todas las celdas que se desean relacionar con encabezado(s) Adicionalmente se puede agregar a la tabla un resumen de su contenido. 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Orden de lectura 5. Sobre la tabla dar clic en botón derecho 6. Seleccionar Editar resumen de tabla 7. Capturar el texto Aceptar Listas Las listas también deben de tener un etiquetado de lista para que el lector de pantalla pueda notificar al usuario que hay una lista y cuantos elementos contiene. Si la lista fue creada adecuadamente en el documento original (por ejemplo con herramientas de Word), el etiquetado se creará automáticamente con <L> para lista y <LI> para cada elemento.

13 Formularios Las entradas de datos de los formularios deben ser accesibles con teclado y con lectores de pantalla para que el usuario pueda contestarlos de manera exitosa. En cada entrada de datos, independientemente de su rol (campo, combobox, checkbox, radio button, etc.) en el botón derecho, al dar clic en Propiedades se debe especificar toda la información necesaria para el usuario: Nombre (a qué se refiere la entrada de datos), por ejemplo: apellido paterno, apellido materno, edad, género, etc. Consejos de herramienta (tooltips), información de suma importancia porque es la que leerá la tecnología de asistencia Información valiosa adicional, como el estado, por ejemplo: activado, desactivado, con datos, etc. o si el campo es obligatorio. Los textos de validaciones deben ser accesibles a tecnologías de asistencia. Evite usar Acciones que dependan del mouse. Documento escaneado Generalmente los documentos escaneados no son accesibles. Si el autor recibe un documento escaneado, es necesario cierta configuración de Acrobat para reconocer los textos en el documento: 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Mejorar digitalizaciones 3. Seleccionar Reconocer texto 4. Seleccionar En este archivo 5. Seleccionar Reconocer texto Posteriormente se debe evaluar la accesibilidad en general. Orden de lectura Si un documento tiene un layout complejo (múltiples columnas, gráficas, tablas de datos, notas de pie, entradas de datos de formularios, etc.) es probable que tenga problemas de lectura, en cuyo caso, debe corregirse con las herramientas de reparación de accesibilidad. Por ejemplo: 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Orden de lectura 5. Seleccionar botón Mostrar panel de orden 6. Consultar en el panel la página deseada 7. Verificar la secuencia numérica de los elementos en orden lógico 8. Arrastrar en el panel los elementos para ubicarlos en el lugar deseado

14 Nota: estos cambios también modificarán el panel de Etiquetas 9. Cerrar Nota: Es necesario asegurarse que en la ventana de Orden de lectura, esté seleccionada la opción Orden de contenido de página en Mostrar grupos de contenido de página. Si el autor desea facilitar la manipulación de los elementos etiquetados, puede verificar en la ventana de Orden de lectura, la opción Mostrar elementos similares en un único bloque. Otra opción para consultar el panel de Orden es: 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Orden Nota: si en el panel de Etiquetas ya ha sido verificado el orden de los elementos, probablemente no sea necesario editar el panel de Orden. Modo reflujo Algunos usuarios con lectores o magnificadores de pantalla utilizan el modo reflujo (reflow) para consultar el contenido de un PDF, ya que este modo hace que el documento se muestre en una sola columna y sea más fácil de entender. Por ello se debe estructurar el contenido en sentido lógico y una vez que esto se ha realizado, validar como se interpreta en el modo reflujo (especialmente los documentos complejos). 2. Seleccionar Ampliación/Reducción 3. Seleccionar nuevamente Ampliación/Reducción 4. Seleccionar en el combobox Ampliación la opción Reflujo 5. Aceptar Si el contenido no se organiza correctamente, el autor deberá mejorar o corregir la estructura del PDF en el panel de Orden. Nota: para regresar a la vista anterior seleccione la opción Ajustar página. Otra alternativa para obtener la misma funcionalidad es: 2. Seleccionar Ampliación/Reducción 3. Seleccionar Reorganizar

15 Orden de tabulación El orden de navegación de los elementos (enlaces o entradas de datos de formularios) debe ser lógico e intuitivo. Usuarios con tecnologías de asistencia o aquellos que no pueden utilizar el mouse, recurren a la navegación con teclado (Tab). Si la secuencia de tabulación no es lógica o predecible, el usuario puede saltarse información o interpretarla en el orden incorrecto. Si el documento contiene enlaces, se debe definir el orden de tabulación: 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Miniaturas de página 5. Seleccionar todas las páginas 6. Dar clic en botón derecho e ir a Propiedades de página 7. Seleccionar el radio button Usar estructura del documento 8. Aceptar Si el documento tiene entradas de datos (campo de texto, checkbox, radio button, botones, etc.): Nota: en ocasiones esto también debe verificarse cuando hay tablas complejas. 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Identificar campos de formulario 5. Consultar en cada página los elementos activos que reciben el foco 6. Verificar la secuencia de los elementos en orden lógico 7. Arrastrar los elementos para ubicarlos en el lugar deseado Nota: en ocasiones puede haber elementos que no deberían recibir el foco, pero que Acrobat si los está reconociendo. En este caso se pueden eliminar: 1. Dar clic en botón derecho del elemento 2. Seleccionar Eliminar Para finalizar en cualquiera de los dos casos seleccionar Cerrar preparar formulario. Navegación con marcadores (bookmarks) Si un documento es lo suficientemente largo (secciones, capítulos, etc.) es recomendable que el autor integre marcadores para facilitar la navegación. Por ejemplo, dividir el documento en capítulos y asignar a cada uno un nombre significativo.

16 Para crearlos de forma manual: 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Marcadores 5. Ubicar el foco en el lugar deseado o seleccionar con el mouse y seleccionar Nuevo marcador Como resultado los marcadores brindarán al usuario una alternativa de navegación del documento. Para crearlos de forma automática: 1. En el panel de Marcadores seleccionar el ícono de Opciones 2. Seleccionar Nuevos marcadores de estructura 3. Seleccionar el o los tipos de etiquetas de los cuales el autor desea que se creen los marcadores 4. Aceptar 5. Capturar un título principal de los marcadores en el campo habilitado del panel de Marcadores Nota: se pueden editar los marcadores creados de acuerdo a las preferencias del autor Nota: si el documento tiene una tabla de contenidos, posiblemente sea buena idea crear los marcadores con las etiquetas <TOC> y <TOCI>, las cuales hacen referencia a Table Of Content y Table Of Content Item respectivamente. Contenido multimedia Si el documento PDF tiene audio o video, este también debe ser accesible. Por ejemplo: el autor de contenidos debe ofrecer leyendas, transcripciones, audiodescripciones, etc. Si el usuario final desea configurar las opciones de accesibilidad al contenido multimedia: 1. Seleccionar menú Edición 2. Seleccionar Preferencias 3. Seleccionar categoría Multimedia (heredado) 4. Seleccione los checkbox de acuerdo a su preferencia: o Mostrar subtítulos si están disponibles o Reproducir audio doblado si está disponible o Mostrar subtítulos de texto complementarios si están disponibles o Mostrar descripción de audio (o descripción de video o video descriptivo) si está disponible

17 Asistente de Acciones Adobe Acrobat Pro también cuenta con una opción para volver el documento accesible en una serie de sencillos pasos. 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Asistente de Acciones 4. Seleccionar Hacer Accesible 5. Seleccionar Inicial Comprobar la accesibilidad Comprobar la accesibilidad con filtros de opciones y rango de páginas: 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Comprobación completa 5. Seleccionar Iniciar la comprobación Nota: se recomienda realizar la prueba con todas las opciones disponibles. Posterior a la comprobación, se puede obtener un resumen e informe detallado sobre los resultados: 2. Seleccionar Herramientas 3. Seleccionar Accesibilidad 4. Seleccionar Informe de accesibilidad Nota: como es una evaluación automática se recomienda que el autor del documento realice una evaluación manual y una prueba con lector de pantalla. Guardar el archivo PDF a otro formato Convertir a archivo de Texto Si el autor desea visualizar y evaluar el orden lógico de lectura y toda la accesibilidad que ha trabajado, tiene la opción de guardar el documento en formato de texto simple: 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Exportar a 3. Seleccionar Texto (accesible) 4. Guardar Convertir a página Web

18 Si desea exportar un PDF a página web, lo puede hacer. Sin embargo no se recomienda ya que el nuevo archivo no va a mantener todas las características de accesibilidad que se han trabajado. 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Exportar a 3. Seleccionar Página Web HTML 4. Guardar Convertir a Word Si desea exportar un PDF a Word, también lo puede hacer. Sin embargo tampoco se garantiza que se mantengan las características de accesibilidad (sobre todo en documentos complejos). Considere que lo ideal sería ofrecer la versión original de Word (accesible). 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Exportar a 3. Seleccionar Microsoft Word 4. Seleccionar Documento de Word 5. Guardar Lectura en voz alta de Adobe y de otros lectores de pantalla Adobe Reader o Acrobat tienen en el menú Ver la funcionalidad Leer en voz alta permitiendo al usuario escuchar el contenido, sin necesidad de tener instalado en la computadora un lector de pantalla. Solo hay que tomar en cuenta que esta funcionalidad es algo limitada y no ofrece la todas las características que tienen otros lectores de pantalla en el mercado. Para configurar las preferencias de lectura: 5. Seleccionar menú Edición 6. Seleccionar Preferencias 7. Seleccionar categoría Lectura, donde se encontrarán las preferencias de Orden de lectura, Lector de pantalla y Lectura en voz alta. Cabe señalar que en las opciones de Lector de pantalla existe un combobox llamado Página frente al documento, en donde se recomienda elegir la opción Leer todo el documento. Esto debido a que la configuración de Acrobat clasifica los documentos en pequeños y grandes, siendo los grandes los que tienen más de 50 páginas y si esta opción no está seleccionada, los lectores de pantalla dejarán de estructurar el documento en su conjunto para estructurar página por página, lo cual ya no es de mucha utilidad. Preferencias de visualización y lectura Existen dos opciones en las herramientas de Accesibilidad :

19 1. Opciones de lectura, para configurar el orden y modo de lectura 2. Ayudante de configuración, donde el usuario final puede configurar de acuerdo a sus preferencias o necesidades: o Las opciones para los lectores de pantalla (orden y modo de lectura, guardado automático, etc.) o Las opciones para los amplificadores de pantalla (colores, orden y modo de lectura, guardado automático, etc.) o Todas las opciones de accesibilidad Para configurar más preferencias de accesibilidad: 1. Seleccionar menú Edición 2. Seleccionar Preferencias 3. Seleccionar categoría Accesibilidad, donde se encontrarán las preferencias de colores del documento, presentación de página y otras opciones. Para cambiar el zoom de la página: 1. Seleccionar la pestaña Documento 2. En automático se habilitarán los íconos del zoom: más, menos y combobox de porcentaje. Bibliografía Cumplimiento de los estándares de accesibilidad de PDF Lectura de documentos PDF con reflujo y funciones de accesibilidad Crear y verificar la accesibilidad de archivos PDF Funciones de accesibilidad en archivos PDF Creación de documentos PDF accesibles Herramienta Retocar orden de lectura para PDF Etiquetas PDF estándar 7cd8.w.html Estandar PDF tags 7cd8.w.html PDF Accessibility Techniques at Deque University

20 Contacto Página principal de HearColors Dirección: Sierra Picacho #3 Col. Lomas de Chapultepec Ciudad de México C.P: Teléfonos: (+52 55) (+52 55) Aviso El presente material se puede compartir (copiar y redistribuir en cualquier medio o formato) y adaptar (editar y crear un nuevo documento a partir del presente material) bajo las siguientes condiciones: el reconocimiento a HearColors de los créditos, indicando si se realizaron cambios. Su uso no comercial y su distribución bajo las mismas condiciones que se mencionan.