MANUAL DE PREVENCION CONTROL DE LAVADO ACTIVOS

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1 MANUAL DE PREVENCION Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Administración Central: Mitre S2000COX Rosario. Tel./Fax :(0341) (líneas rotativas). Departamento Comercio Exterior: Lavalle 652-7º Piso. C1047AAN Buenos Aires. Tel./Fax: (011) /2339/ W e b : w w w. a f a s c l. c o m 1

2 Manual de Procedimientos Prevención y control del Lavado de Activos proveniente de actividades delictivas. Tabla de Contenidos * Capítulo I Consideraciones Generales y Conceptos 1. Introducción Objetivos Difusión Conceptos Lavado de Activos Colocación, Ensombrecimiento e Integración Disposiciones Generales Conocimiento del Cliente...4 y Jurisdicciones No Cooperadoras Monitoreo Operación Inusual y Sospechosa Tratamiento de operación Inusual Presunta Actuación por Cuenta Ajena...6 y Identificación de las Transacciones a Distancia Confidencialidad Detección de Operaciones Inusuales o Sospechosas...7 y 8 6. Guía de transacciones inusuales o sospechosas en la orbita del mercado de capitales... 8 y 9 7. Responsabilidades...10 y Resguardo y Conservación de la Documentación * Capítulo II Información sobre el Cliente: Conocimiento del Cliente Concepto de Cliente...12 Alta de Cuentas. Documentación Requerida...12 y 13 Controles y Recaudos...13 * Capítulo III Oficial de Cumplimiento: Designación...13 Responsabilidades...14 Evaluación de Casos Método de Monitoreo...15 * Capítulo IV Procedimientos Solicitudes de Clientes. Recepción de Solicitud...15 Alta en los Sistemas

3 Asignación del Perfil del Cliente...15 y 16 Seguimiento de la Documentación...16 Análisis de Operaciones Inusuales y Reporte de Operaciones Sospechosas...16 y 17 * Capítulo V - Base de Datos y Regímenes de Información Generación de la base de información...17 Generación de la base de datos Datos del Registro...17 * Capítulo VI Listado de Terroristas Verificación de Inclusión de Clientes...18 *Capítulo VII Marco Regulatorio Normas Aplicables...19 Anexos-Formularios Anexo I -Reporte de Operaciones Inusuales o Sospechosas a la Unidad de Información Financiera (UIF) , 21, 22, 23, 24 y 25 3

4 Capítulo I Consideraciones Generales y Conceptos 1. Introducción Se entiende por Lavado de Activos ó Dinero / Blanqueo de Capitales, a toda operación comercial o financiera tendiente a legalizar los recursos, bienes y servicios provenientes de actividades ilícitas, tales como venta ilegal de drogas, tráfico de seres humanos o sus órganos, venta de armas, corrupción de funcionarios públicos, y financiación del terrorismo, entre otros delitos. La particularidad de estas operaciones de origen delictivo es que, en general, las mismas son generadas en efectivo, siendo el circuito financiero y/o bursátil, el lugar común para su ingreso y blanqueo, entre otros mercados económicos. Las operaciones que tienden a blanquear el origen de los bienes o dinero obtenidos por vías ilícitas, podrían confundirse, inicialmente, con transacciones comerciales simples. De allí, los esfuerzos generados por diferentes entes reguladores de la actividad financiera y bursátil, para la prevención y detección de estas actividades 2. Objetivos La Sociedad, deberá estar profesionalmente comprometida en combatir activamente la realización de operaciones financieras con recursos de procedencia ilícita. En este contexto, el objetivo de este Manual es establecer los parámetros dentro de los cuales se adoptarán las políticas de combatir institucionalmente el Lavado de Activos, crear la normativa y metodología necesarias para la detección y reporte de Operaciones Inusuales o Sospechosas, y colaborar de esta manera en los esfuerzos Nacionales e Internacionales en la lucha por la prevención del lavado de activos provenientes de actividades ilícitas. Esta reglamentación estará sujeta a actualización permanente, dependiendo de los cambios en legislación y normativas del Mercado de Futuros y Opciones, la Comisión Nacional de Valores, de la Unidad de Información Financiera, y de las circunstancias y necesidades particulares de cada Agente. El presente Manual deberá ser distribuido entre todos los empleados de la Cooperativa, para el acatamiento de la normativa comprendida en el mismo, y deberá mantenerse como fuente de consulta constante Difusión Ha de ser decisión primordial del Consejo de Administración, como máximos responsables de la Cooperativa, y de los funcionarios, como responsables personales de la actividad que desarrollan, prestar total colaboración y dedicación, y fijar como máxima prioridad el acatamiento total de las leyes, regulaciones y normas destinadas a prevenir el lavado de activos de origen delictivo. Por intermedio de este Manual, se procede a establecer un proceso de adecuación de la normativa interna y procedimientos a las leyes vigentes, a las nuevas directivas de la Unidad de Información Financiera, a las normas del Mercado de Futuros y Opciones y la Comisión Nacional de Valores, para de este modo lograr contar con un adecuado marco de protección frente a las maniobras destinadas al blanqueo de capitales. Todo funcionario y empleado que materializan las distintas operaciones de la Cooperativa, debe asimismo cumplir, colaborar y para ello conocer acabadamente esta política fundamental y prestar su apoyo en todo momento con su aplicación, instrumentación y perfeccionamiento. 4

5 3. Conceptos 3.1. Lavado de Activos El blanqueo de capitales es un fenómeno internacional que permite a los lavadores eludir la aplicación de normativas, obtener ventajas de los problemas de cooperación judicial internacional y beneficiarse de las deficiencias de la regulación internacional, desviando los bienes a países con sistemas más débiles de control y persecución de este delito. Por ello, es la comunidad internacional la que ha reaccionado contra este fenómeno, estableciendo sistemas de prevención por medio de diversos instrumentos. En efecto, un conjunto de iniciativas de organismos internacionales hicieron un aporte fundamental a la prevención del lavado de dinero. Entre otros organismos se encuentran, a nivel internacional, el Grupo de Acción financiera Internacional (GAFI) / (FATF), y a nivel nacional, la Unidad de Información Financiera (UIF) Colocación, Ensombrecimiento e Integración A medida que los sistemas de control y prevención se han ido sofisticando las actividades de lavado también se han ido complejizando. Los procesos de lavado de dinero más usados se dividen en tres etapas: Colocación, Ensombrecimiento e Integración. La COLOCACION consiste en deshacerse materialmente de importantes sumas de dinero en efectivo. Para ello se colocan grandes sumas a través de establecimientos financieros, recurriendo a la economía al pormenor o trasladándolo al extranjero. El ENSOMBRESIMIENTO consiste en ocultar el origen de los productos ilícitos mediante la realización de numerosas transacciones financieras que se amontonan dificultando el descubrimiento del origen de los bienes. El método más utilizado son las transferencias electrónicas de los fondos. La INTEGRACION es la introducción de los bienes procedentes de actividades ilegales otorgándoles apariencia de legalidad. Los métodos empleados van desde transacciones inmobiliarias hasta la constitución de empresas pantallas en paraísos fiscales y el otorgamiento de créditos simulados a éstas. 4. Disposiciones Generales 4.1. Conocimiento del Cliente El Conocimiento del Cliente como parte de las políticas de una entidad financiera no es un concepto nuevo, por el contrario, se trata de un aspecto fundamental de la actividad bancaria desde sus orígenes. Lo que es novedoso, es el establecimiento de procedimientos y mecanismos de identificación del cliente y determinación de su actividad económica para prevenir el lavado de activos. La Política de Conocimiento del Cliente no debe mirarse como una actividad aislada que no cumple con los objetivos principales del negocio. Por el contrario, una política efectiva de Conocimiento del Cliente puede servir de base para una exitosa gestión comercial y de administración del riesgo. Objetivos Comerciales Conocer al Cliente nos permite conocer sus características como consumidor de servicios, para ofrecer productos adicionales o novedosos. Los retos del mercado actual exigen que las entidades conozcan las preferencias y los hábitos de consumo de sus clientes, toda esta información, debidamente analizada, permite personalizar y mejorar el servicio. 5

6 Objetivos Preventivos o de Control Ejercer la Política de Conocimiento del Cliente no solamente previene y controla la ocurrencia de operaciones de lavado de activos. Una entidad bien informada sobre la actividad económica de su cliente puede evitar otros delitos contra la entidad como el fraude... Objetivo de Administración del Riesgo La esencia del negocio financiero es la administración del riesgo. Un seguimiento constante de las operaciones de los clientes, en particular y en su conjunto, permite evaluar correctamente el riesgo crediticio y tomar acciones frente a otros riesgos como el fraude. En cuanto a los objetivos del presente Manual, este principio deberá observarse tanto en la apertura como en el mantenimiento de las Cuentas Corrientes Cooperativas Jurisdicciones No Cooperadoras Se consideran Jurisdicciones No Cooperadoras a aquellas que no brindan informaciones sobre actividades relacionadas con el Lavado de Activos, a los organismos regulatorios internacionales. El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) realiza revisiones periódicas a los países sobre el grado de cumplimiento a los principios internacionales en materia de prevención del lavado de activos. Como resultado de dichas revisiones ha identificado Jurisdicciones No Cooperadoras en la materia, las que son difundidas por la Unidad de Información Financiera. Para mantener actualizada la información relativa a las Jurisdicciones No Cooperadoras deberá consultarse periódicamente el sitio Web de la Unidad de Información Financiera [ (Res.3/2002 U.I.F.). Si la Cooperativa recibiese por sus clientes o Asociados transferencias de fondos provenientes del exterior, deberá tomarse conocimiento del origen de la misma y cotejarse que la entidad financiera emisora no esté ubicada en jurisdicciones no cooperadoras. De concluirse que la transferencia de fondos proviene de una jurisdicción no cooperadora, el personal de la Cooperativa interviniente deberá documentar especialmente esta situación, notificar al Oficial de Cumplimiento (Gerentes Apoderados), a los efectos de tenerse presente en los controles de monitoreo Monitoreo Es el seguimiento permanente que realiza la Cooperativa sobre las cuentas corrientes y transacciones realizadas por el asociado y por el cliente, con la finalidad de ponderar si su perfil transaccional guarda razonable relación con la actividad declarada. En caso de no existir una razonable relación entre las transacciones realizadas con el perfil del cliente, se estará en presencia de una operación inusual que deberá ser reportada al Oficial de Cumplimiento para su investigación y análisis. En caso de mantener su calidad de inusualidad, deberá ser reportada como operación sospechosa en el ámbito interno de la entidad y a la Unidad de Información Financiera, conforme el procedimiento y normas vigentes... 6

7 4.4. Operación Inusual y Sospechosa Por Operación Inusual, se entenderá a aquella cuya cuantía o características, no guarda una razonable relación con el desarrollo de las actividades declaradas por el cliente o asociado, según el caso. El artículo 21 inciso b de la ley , define a la operación sospechosa como aquellas transacciones que de acuerdo a los usos y costumbres de la actividad que se trate, como así también de la experiencia e idoneidad de las personas obligadas a informar, resulten inusuales, sin justificación económica o jurídica o de complejidad inusitada o injustificada, sean realizadas en forma aislada o reiterada. Para poder reportar una operación como sospechosa, las entidades tienen que comparar el conjunto de operaciones del cliente con su perfil. Operaciones que resultan normales para determinados clientes pueden ser completamente sospechosas para otros. Como conclusión, las operaciones por si solas no son inusuales o sospechosas; es la relación entre la operación y la actividad económica del cliente lo que origina la inusualidad, que si no tiene una respuesta razonable se convertiría en sospechosa. A los fines del presente Manual, se identificará a las Operaciones Sospechosas, como aquellas Operaciones Inusuales que, luego de efectuado el análisis y documentación correspondiente, permanece sin justificación económica o jurídica. Una vez confirmada esta calidad, la Cooperativa, deberá formular el reporte de operación sospechosa a la Unidad de Información Financiera (U.I.F) Tratamiento de operación Inusual Toda transacción que resulte inusual en relación al perfil identificado del cliente, de innecesaria complejidad, o fuera de las normas del mercado, ya sea realizada en forma aislada o reiterada, deberá ser reportada al Oficial de Cumplimiento para su análisis y eventual reporte como operación sospechosa a la Unidad de Información Financiera Presunta Actuación por Cuenta Ajena. (Res. 3/2002 de la UIF) Cuando existan dudas sobre si los asociados o clientes actúan por cuenta propia, o cuando exista la certeza de que no actúan por cuenta propia, se deberán adoptar medidas razonables a fin de obtener información sobre la verdadera identidad de la persona por cuenta de la cual actúan los clientes (beneficiario / propietario final). Debe procurarse establecer la identidad de las personas que resulten ser los verdaderos titulares o interesados económicos de las operaciones cuando: por cualquier razón se suscitaren dudas razonables de que la persona física o jurídica que ostensiblemente celebra a su nombre y por su cuenta operaciones, no sea la verdadera interesada, dueña o titular de los valores, fondos o derechos sobre los que esas operaciones recaen. los clientes o contratantes fueren personas que de manera manifiesta no tuvieran una efectiva actividad comercial, industrial, de servicios, fundaciones o asociaciones civiles, o que carecieren de personal dependiente o de locales destinados al desarrollo de su objeto social; o cuando la identidad de sus titulares económicos no pudieren ser claramente determinados, a causa de las características jurídicoformales de la persona que se trate. 7

8 los clientes declinen recibir la correspondencia en el domicilio declarado Identificación de las Transacciones a Distancia. (Res. 3/2002 UIF) Además de los requisitos generales y procedimientos de control mencionados en el presente Manual de Procedimientos, se deberán adoptar medidas específicas y adecuadas para compensar el mayor riesgo de lavado de activos, cuando se establezcan relaciones de negocios o se realicen transacciones con clientes que no han estado físicamente presentes para su identificación. Ejemplo de recaudos a tomar para establecer la identidad del cliente en las transacciones a distancia: Acreditación de documentos justificativos adicionales (Ejemplo: factura de servicios que acredite titularidad y domicilio; referencias bancarias y profesionales, consultas a empresas de informes comerciales para verificar la posible existencia de antecedentes desfavorables, entre otros) Comprobación y/o certificación de los documentos facilitados Confidencialidad Dicha pauta es concordante con el artículo 21 inciso c de la Ley que dispone que los sujetos obligados a informar deberán Abstenerse de revelar al cliente o a terceros las actuaciones que se estén realizando en cumplimiento de la presente ley. De esta manera, el cliente y/o terceros, no deberán ser informados que la operación llevada a cabo por ellos, está siendo analizada, y/o será reportada, como una operación sospechosa. 5. Detección de Operaciones Inusuales o Sospechosas (Res. 3/ UIF) La detección de una operación inusual se basa en la información obtenida del asociado o cliente al iniciar la relación contractual o comercial, teniendo en cuenta: Identificación del Asociado o Cliente (Documentos y demás datos filiatorios e impositivos). Tipo de actividad. Productos a utilizar y motivación en la elección del/los producto/s. Volúmenes estimados de operatoria. Predisposición del Cliente a suministrar la información solicitada. Detectada la inusualidad debe reportarse al Oficial de Cumplimiento, destacando que la vinculación y realización o no de la operación, resultan independientes del eventual reporte que pudiera formularse ante la Unidad de Información Financiera. La detección puede realizarse también durante el curso de la relación con el cliente habitual u ocasional, a través del monitoreo de las operaciones, para lo cual es necesario: Definir los parámetros para cada tipo de asociado o cliente basados en su perfil o evaluación inicial. Sistematizar dentro de una matriz de riesgo de cada transacción (perfil vs. operación). Esta acción importa el análisis de cada operación que realiza el asociado o cliente, a efectos de verificar si encuadra dentro de su perfil. La inusualidad o sospecha de la operación, podrá también estar fundada en elementos tales como volumen, valor, características, frecuencia y naturaleza de la operación frente a las actividades habituales 8

9 del cliente. Implementar niveles de desarrollo tecnológico (sistema de alertas) que aseguren la mayor cobertura y alcance de los mecanismos de control. 6. Guía de transacciones inusuales o sospechosas en la orbita del mercado de capitales (Resol. 3/2002 UIF) Esta guía no es taxativa, sino meramente enunciativa o ejemplificativa de posibles supuestos de operaciones inusuales o sospechosas. Ello en atención a las propias características del delito de lavado de activos y la dinámica de las tipologías, que requerirá una revisión periódica de las transacciones a ser incluidas en la presente. La experiencia internacional ha demostrado la imposibilidad de agotar en una guía de transacciones la totalidad de los supuestos a considerar, optándose en virtud de las razones allí apuntadas por el mecanismo indicado en el párrafo precedente. La presente guía deberá ser considerada como complemento de las normas generales emitidas. 1. Apertura de cuentas en las que los clientes se resisten o son reticentes a proporcionar la información normal exigida o brinden una información insuficiente, falsa o sustancialmente incorrecta o que resulta difícil de verificar para el intermediario. 2. Operaciones concertadas a precios que no guardan relación con las condiciones de mercado. a. Compra / Venta de valores negociables en el mercado de contado a precios notoriamente más altos / más bajos que las cotizaciones que se negocian. b. Pago / cobro de primas excesivamente más altas / más bajas que las que se negocian en el mercado de opciones. c. Compra / venta del bien subyacente por ejercicio de la opción- a precios que no guardan relación conveniente con el precio de ejercicio. d. Compra / Venta de contratos a futuro a precios considerablemente más altos / más bajos que las cotizaciones que se negocian. 3. Operaciones de inversión en valores negociables por importes de envergadura inusual que no guardan correspondencia con la actividad declarada y/o la situación patrimonial / financiera del cliente. a. Compra de valores negociables por importes muy notorios. b. Montos muy relevantes en los márgenes de garantía pagados por posiciones abiertas en los mercados de futuros y opciones. c. Inversión muy elevada en primas en el mercado de opciones. d. Inversión muy relevante en operaciones de pase o caución bursátil. 4. Operaciones en las cuales el cliente no revela poseer condiciones financieras para la operatoria a efectuar, configurando la posibilidad de no estar operando en su propio nombre, sino como agente para un principal oculto, siendo reticente a proveer información respecto de dicha persona o entidad. 5. Solicitudes de clientes para servicios de administración de cartera de inversiones, donde el origen de los fondos no está claro o no es consistente con el tipo de negocio o actividad declarada. 6. Operaciones de inversión en valores negociables por volúmenes nominales muy elevados, que no guardan relación con los volúmenes operados tradicionalmente en la especie para el tipo de cliente. 7. Operaciones realizadas repetidamente entre las mismas partes, en las cuales existan ganancias o 9

10 pérdidas continúas para alguna de ellas. 8. Cliente que realiza sucesión de transacciones y/o transferencias a otras cuentas comitentes sin aparente justificación. 9. Cliente que realiza operaciones financieras complejas (de ingeniería financiera) sin una finalidad concreta. 10. Cliente que efectúa un depósito de dinero con el propósito de realizar una operación a largo plazo, seguida inmediatamente de un pedido de liquidar la posición y transferir los beneficios fuera de la cuenta. 11. Cliente que exhibe una inusual despreocupación respecto de los riesgos que asume y/o de las comisiones u otros costos de las transacciones. 12. Cuentas que se nutren con frecuencia de fondos procedentes de países o territorios considerados como "paraísos fiscales" o identificados como no cooperativos por el G.A.F.I. en la lucha contra el lavado de dinero, así como transferencias frecuentes o de elevada cuantía a países del tipo anteriormente citado. 13. Cuenta abierta por una persona jurídica o una organización que tiene la misma dirección que otras compañías y organizaciones, para las cuales las mismas personas tienen firma autorizada, cuando no existe aparentemente ninguna razón económica o legal para dicho acuerdo (por ejemplo, personas que ocupan cargo de directores de varias compañías residentes en el mismo lugar). Se debe prestar especial atención cuando alguna/s de las compañía/s u organizaciones estén ubicadas en paraísos fiscales y su objeto social sea la operatoria "off shore". 14. Cuenta con firma autorizada de varias personas entre las cuales no parece existir ninguna relación (ya sea lazos familiares o relaciones comerciales). Se debe prestar especial atención cuando ellas tengan fijado domicilio en paraísos fiscales y declaren operatoria "off shore". 15. Cliente que, sin justificación aparente, mantiene múltiples cuentas bajo un único nombre o a nombre de familiares o empresas, con un gran número de transferencias a favor de terceros. 16. Cuenta abierta a nombre de una entidad, una fundación, una asociación o una mutual, que muestra movimientos de fondos por encima del nivel de ingresos normales o habituales, sin justificación económica o jurídica, teniendo en cuenta la actividad declarada como así también el perfil de cliente. 17. Otros Supuestos a) Se deberá prestar especial atención a funcionarios o empleados de los sujetos obligados, que muestran un cambio repentino en su estilo de vida o se niegan a tomar vacaciones. b) Se deberá prestar especial atención a funcionarios o empleados de los sujetos obligados que usan su propia dirección para recibir la documentación de los clientes. c) Se deberá prestar especial atención a funcionarios o empleados de los sujetos obligados que presentan un crecimiento repentino y/o inusual de sus operatorias. d) En el caso de tratarse de personas políticamente expuestas, se deberá prestar especial atención a las transacciones realizadas por las mismas, que no guarden relación con la actividad declarada y su perfil como cliente. En caso que los sujetos obligados sospechen o tengan indicios razonables para sospechar la existencia de fondos vinculados o relacionados con el terrorismo, actos terroristas o con organizaciones terroristas, deberán poner en conocimiento de tal situación en forma inmediata a la Unidad de Información Financiera. A tales efectos se deberá tener en cuenta las Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas relativas a la prevención y represión de la financiación del terrorismo. 10

11 7. Responsabilidades Manual de Prevención y Control de Lavado de Activos La prevención de lavado de activos es responsabilidad de todos los funcionarios y empleados de la Entidad De la Entidad Alentar el apego a la legislación vigente, a las normas dictadas sobre la materia por los entes reguladores, a los principio éticos que rigen la conducta de la Entidad, la instrumentación de protecciones preventivas eficaces para la detección de la posible utilización de la Sociedad para la concreción de operaciones ilícitas y la cooperación con las autoridades. Analizar la razonable relación entre la actividad económica del cliente y el comportamiento de los recursos que maneja en servicios y/o productos contratados. Del Personal Deberán reportar al Oficial de Cumplimiento, todas aquellas operaciones que reúnan las condiciones para ser consideradas Operaciones Inusuales / Sospechosas. Deberán identificar a los clientes que realicen Operaciones susceptibles de ser Inusuales y/o Sospechosas, dejando constancia de la identificación. Del Asociado o Cliente Proporcionar información fidedigna y la documentación necesaria, que permitan comprobar su identidad y datos personales, de manera que puedan llevarse a cabo las acciones necesarias por parte de la Sociedad, para comprobar la legitimidad y naturaleza de las actividades que realiza. Dentro de la Entidad, los diferentes aspectos de control para la prevención del lavado de activos, dependerá de las diferentes áreas involucradas en el proceso operativo, a saber:. Responsable de Alta de Asociados o Clientes (Encargados de Cereales y/o Encargados de Contaduría): Será su responsabilidad la obtención de la totalidad de la documentación requerida en el proceso. Serán los principales responsables de la prevención, puesto que en esta área recae el principio básico de Conocimiento del Cliente. Al mismo tiempo, será el área responsable por la generación del perfil del cliente, en el cuál se basará toda la compañía para efectuar los controles correspondientes en sus operaciones. Operaciones (Encargados de Cereales): Al igual que el área de Alta de Clientes, esta área debe basarse en el principio de Conocimiento del Cliente, de forma tal de ser capaces de identificar a aquellos clientes que estén operando por fuera de su perfil, al mismo tiempo que serán responsables por la detección de solicitud de operaciones cualitativamente inusuales, al momento de la concertación de las mismas. Cabe resaltar que esta área es responsable por la detección y comunicación de operaciones inusuales al Oficial de Cumplimiento (Gerentes Apoderados), pero no deberá informar al cliente, ni detener la operación en curso.. Back Office (Encargados Contables): Serán responsables suplementarios por la detección de las operaciones inusuales, al momento del alta de las operaciones concertadas en los sistemas, en los casos que éstas no hayan sido detectadas anteriormente por los responsables del cursado de dichas operaciones.. Oficial de Cumplimiento (Gerentes Apoderados): Serán responsables por la 11

12 investigación y armado de legajo de todas las operaciones inusuales, tanto aquellas que hayan sido elevadas por las áreas operativas, como por aquellas que hayan sido detectadas en los controles de rutina.. Directivos: Serán los máximos responsables por la implementación del presente Manual y su distribución entre los empleados, como así también por asegurar el total acatamiento de mismo en todas las áreas, y prestando una total colaboración para la prevención del lavado de activos, en la tarea desarrollada por el Oficial de Cumplimiento. 8. Resguardo y Conservación de la Documentación. (Res. 3/2002 U.I.F.) La Cooperativa deberá conservar, para que sirva como elemento de prueba en toda investigación en materia de lavado de activos, la siguiente documentación: Respecto de la identificación del cliente, las copias con fuerza probatoria de los documentos exigidos, durante un período mínimo de 5 años, desde la finalización de las relaciones con el cliente. Respecto de las transacciones u operaciones, los documentos originales o copias con fuerza probatoria, durante un período mínimo de 5 años, desde la ejecución de las mismas. * Capítulo II Información sobre el Cliente 1. Conocimiento del Cliente El conocimiento del cliente es el principio básico donde radica la totalidad del proceso de detección de operaciones inusuales o sospechosas de lavado de dinero, ya que ello nos permitirá saber si existe o no una congruencia entre el sujeto, los movimientos que realiza, y la actividad declarada, como así también los servicios que éste demanda. Para conocer al cliente, es necesario identificarlo completamente, ya sea titular, co-titular o apoderado de la cuenta, saber que actividades realiza, y efectuar una evaluación sobre el perfil de operaciones, dentro de un marco de congruencia con la documentación presentada por el mismo en relación a la marcha de sus negocios. Los objetivos de control en que se basa este principio, pueden resumirse en: Identificación real y completa del cliente, verificando la documentación recibida. Identificación del origen de los fondos del cliente. Documentación de la actividad desarrollada. Determinación del perfil del cliente, y análisis de la actividad normal y esperada de sus cuentas. Seguimiento continúo de la actividad de las cuentas consolidadas de titular, co-titular y apoderado, en forma acumulada mensual. Identificación de las operaciones inusuales de sus cuentas y consecuente informe al Oficial de Cumplimiento. La responsabilidad primaria por el conocimiento del cliente corresponde a quien tiene la relación y/o contacto con el cliente Concepto de Cliente 12

13 (Res. 3/2002 de la UIF) Todas aquellas personas físicas o jurídicas con las que se establece, de manera ocasional o permanente (habitual), una relación contractual de carácter financiero, económico, comercial. Es cliente el que desarrolla una vez, ocasionalmente o de manera habitual, negocios con la sociedad. Por ejemplo, es cliente el cuenta habiente, el titular de una inversión, el que compra o vende bonos, el que toma en alquiler financiero un bien (leasing), el que contrata seguros de todo tipo, etc. De acuerdo a la definición de esta resolución, identificamos a dos tipos de clientes: Clientes Habituales: los que entablan una relación comercial con carácter de permanente. Clientes Ocasionales: los que desarrollan una vez u ocasionalmente negocios con la Cooperativa. De lo anteriormente expuesto, se interpreta como clientes ocasionales, a aquellos clientes nuevos y/o habituales, que no han realizado operaciones con la Cooperativa, por un término comprendido entre los seis (6) meses y un (1) año. Como norma de control interno, se solicitará a todos aquellos clientes que no hayan mantenido contacto durante el tiempo antes estipulado, la presentación de documentación actualizada, y se procederá a efectuar un nuevo análisis de perfil del mismo, el cual será ingresado en su legajo individual. 2. Alta de Cuentas 2.1. Documentación Requerida A fin de mantener un proceso de alta de cuentas ordenado se debe estandarizar la documentación a ser requerida para el alta, dependiendo del tipo de cliente y la operatoria a ser realizada en su nombre. Requisitos Generales para Clientes Habituales y Ocasionales Apertura de Cuenta Corriente para Personas Físicas Ficha del cliente completa. Fotocopia DNI titulares. Fotocopia de inscripción en la AFIP con condición ante el IVA firmado (autónomos). Fotocopia de las dos últimas Declaraciones Juradas de Ganancias firmadas (autónomos) / Recibo de Sueldo (Relación de Dependencia). Registro de firma con los datos completos y firmas certificadas. Declaración Jurada sobre encubrimiento y lavado de dinero de origen delictivo (se adjunta modelo). Autorizaciones para distintos tipos de operatorias. Cualquier documentación que avale la posición económico / financiera del cliente. Apertura de Cuenta Corriente para Personas Jurídicas Ficha del cliente completa. Fotocopia de estatutos. Fotocopia de Acta de Asamblea y de Directorio con distribución de cargos. Fotocopias de poderes, con fotocopia de DNI de Apoderados, constancia de CUIT / CUIL. Fotocopia de CUIT. Fotocopia de inscripción en la AFIP con condición ante el IVA firmado. Fotocopia de las dos últimas Declaraciones Juradas de Ganancias firmadas. Fotocopia de los tres últimos balances certificados. Carta de presentación con descripción de actividades que desarrolla. Registro de firma con los datos completos y firmas certificadas. Declaración Jurada sobre encubrimiento y lavado de dinero de origen delictivo (se adjunta modelo). Autorizaciones para distintos tipos de operatorias. Inscripción en IGJ. 13

14 Requisitos Adicionales para Clientes considerados Ocasionales a) Cuando las transacciones superen la suma de pesos cincuenta mil ($50.000) requerir el correspondiente Formulario de Declaración Jurada de Licitud y Procedencia de los Fondos. b) Cuando las transacciones superen la suma de pesos doscientos mil ($ ), requerir el Formulario de Declaración Jurada de Licitud y Procedencia de los Fondos, más su correspondiente documentación respaldatoria que justifique el origen de los fondos. 3. Controles y Recaudos el origen de los Confirmar y documentar la identidad de los clientes con los que se establezca relación por aperturas de cuentas corrientes o bien por el curso de transacciones. Gestionar la confección del legajo de cliente con toda la documentación e información requerida por la Resol. Nº 3/2002 UIF, conjuntamente con la documentación que evidencie su situación económica (declaraciones impositivas, balances, recibos de haberes, manifestación de bienes e ingresos). Mantener actualizada la documentación de los legajos de Clientes. Definir el perfil del cliente, al momento del ingreso del mismo en la Sociedad, o bien ante la actualización de la documentación. Ingresar los datos identificatorios de los clientes en el sistema de la Cooperativa. Efectuar y documentar un control de monitoreo entre las operaciones cursadas respecto de la documentación que obra en los legajos de clientes. Cuando se trate de clientes ocasionales en las transacciones que superen la suma de pesos cincuenta mil ($ ), se deberá requerir el Formulario de Declaración Jurada de Licitud y de Procedencia de los Fondos. Cuando se trate de clientes ocasionales y las transacciones superen la suma de pesos doscientos mil ($ ), se deberá requerir el Formulario de Declaración Jurada de Licitud y de Procedencia de los Fondos, más su correspondiente documentación respaldatoria que justifique fondos. Poner en inmediato conocimiento al Oficial de Cumplimiento (Gerente Apoderado), si se está en presencia de una operación inusual del cliente. * Capítulo III Oficial de Cumplimiento 1. Designación Se designará un funcionario de Alto Nivel para desempeñar las funciones de Responsable de Prevención de Lavado de Activos. Dicho funcionario, será responsable de la implementación, seguimiento y control de los procedimientos internos de la Sociedad, para asegurar el efectivo cumplimiento de las disposiciones emanadas de los organismos reguladores, tales como la Comisión Nacional de Valores y la Unidad de Información Financiera. 2. Responsabilidades 14

15 Promover el diseño de los procedimientos específicos y adecuados para prevenir y controlar el lavado de activos, como parte integral del Sistema de Control Interno de la entidad. Evaluar acciones del Asociado, respecto de las exigencias legales. Procurar la formulación de las estrategias de la entidad para establecer los controles necesarios, con base en el grado de exposición al riesgo de lavado de activos. Verificar la aplicación de los procedimientos específicos para la prevención del lavado de activos, por parte de los empleados. Realizar, directamente o por interpuesta persona programas de sensibilización dirigido a funcionarios nuevos y programas de capacitación continúa sobre prevención del lavado de activos para los demás funcionarios. Efectuar revisiones periódicas documentales sobre el conocimiento del mercado a través de los diferentes segmentos en que se encuentra divido. Comunicar los reportes y demás información que deba remitirse a las autoridades, en conformidad con las disposiciones y el presente Manual, en los casos siguientes: Operaciones Inusuales: validar su correcto registro y analizar su razonabilidad, respecto al perfil del cliente. Entregar la información resultante al Consejo de Administración. Operaciones Sospechosas: Informarlas a Organismos de Contralor, una vez corroboradas como tal. Dar respuesta a las solicitudes de información de las autoridades competentes. Procurar la conservación de los documentos relativos a la prevención del lavado de activos, de modo que estos se archiven y custodien debidamente. Velar por la actualización del manual de procedimientos específicos para la prevención del lavado de activos, de acuerdo con los cambios normativos y del entorno de negocio. Cumplir con el rol de enlace con las autoridades. Efectuar seguimiento a los compromisos adquiridos por los directores de dependencias y oficinas de emprender acciones correctivas por fallas detectadas en la aplicación de los mecanismos de prevención y control. Velar por el arraigo de una cultura de cumplimiento de la entidad. Coordinación del ejercicio de las atribuciones que este Manual otorga a los funcionarios y empleados de la institución, estableciendo prioridades y resolviendo las controversias que se lleguen a suscitar. 3. Evaluación de Casos Mensualmente, tomará conocimiento de aquellos casos que puedan considerarse como Operaciones Inusuales, independientemente del monto, a efectos de corroboración como Operación Sospechosa y reporte a la Unidad de Información Financiera (sólo operaciones inferiores a $500,000.-) y a la Comisión Nacional de Valores (todas) según lo establecido en la Res. 3/02 UIF. Determinará la procedencia e informará a las autoridades la realización de dichas operaciones, de conformidad con los términos previstos en las disposiciones vigentes y el presente Manual. 4. Método de Monitoreo 15

16 Para el logro de sus objetivos, el "oficial de cumplimiento" aplica los siguientes procedimientos de revisión: Revisión analítica: mediante el estudio de fluctuaciones y operaciones inusuales, registradas en documentos soportes de las operaciones efectuadas por los clientes, y detectadas en reportes y listados del sistema. Revisión documental: examen de registros y documentos originados en las operaciones, y que se conservan en la entidad. Observación: análisis de los procedimientos operativos que efectúan los empleados en el desempeño de su cargo en la entidad, y los clientes en la realización de las operaciones. * Capítulo IV Procedimientos 1. Solicitudes de Clientes 1.1. Recepción de Solicitud Back Office Recibe las fichas / solicitudes de alta de clientes, de parte del Departamento Comercial / Productores / Oficiales de Cuenta, y la definición de perfil del cliente, por intermedio de la utilización de los formularios individuales definidos en el Capítulo VIII, Anexos 2 y 3. Chequea que esté el total de la documentación solicitada, de acuerdo a lo estipulado en el punto 2.1., del presente Capítulo. Para el caso de Persona Jurídica, remite Poderes y Mandatos al Departamento Legal ú Oficial Letrado para su control. En caso de documentación faltante, reclama la misma al Departamento Comercial / Productores / Oficiales de Cuenta, previo al alta de la cuenta en el sistema Alta en los Sistemas Back Office Utiliza el sistema de gestión y mantenimiento de base de datos, para ingresar el perfil del cliente definido para cada cliente: o Monto máximo de operación, para detectar operaciones inusuales. o Marcas de documentación faltante. o Marcas de vencimiento de documentación. Nota: En caso que el sistema utilizado no soporte esta tarea, el perfil del cliente deberá ser incluido en la ficha del mismo. Remite el legajo completo del cliente a Archivo Centralizado. 2. Asignación del Perfil del Cliente Departamento Comercial / Productores / Oficiales de Cuenta Obtiene la información requerida del cliente para la apertura de la cuenta en la Cooperativa. Arma legajo del cliente con la documentación solicitada. Define el perfil individual en la ficha que debe ser incluida en cada Legajo de Cliente, donde se evaluará 16

17 el riesgo del cliente y el margen operacional del mismo en materia bursátil. Verifica la existencia / inexistencia del cliente en el listado de terroristas suministrada por la UIF. Completa los formularios, para ser entregados a los sectores de Apertura de Cuentas / Back Office. Se deberá dirigir la acción a establecer límites de movimientos específicos para cada uno de los clientes, a los efectos de permitir la identificación de las transacciones inusuales y de posibilitar su posterior análisis. El Oficial de Cumplimiento deberá tener acceso al perfil trazado al cliente, junto al Legajo del mismo y el límite operacional asignado. Toda modificación a la misma, deberá ser informada a instancias de su decisión y aprobación dejándose claramente identificado la fecha a partir del cual rige la pertinente modificación. 3. Seguimiento de la Documentación El área de Back Office (Encargados de Contaduría), deberá a su vez, ser responsable por el seguimiento de los legajos de los clientes existentes. Entre las principales responsabilidades, se identifican: Detección de documentación faltante, de documentación vencida, cambios de domicilio y gestión para su reemplazo. Actualización del sistema de gestión y mantenimiento de base de datos, frente a cualquier modificación en el legajo del cliente por: o Cambio / vencimiento en la Documentación. o Actualización de datos. o Inclusión / exclusión de firmantes Análisis de Operaciones Inusuales y Reporte de Operaciones Sospechosas Oficial de Cumplimiento (Gerentes Apoderados) Diariamente, obtiene de los sectores de Apertura de Cuentas / Operaciones / Back Office, la información sobre la inusualidad cualitativa o cuantitativa de las operaciones efectuadas por los clientes. Con frecuencia semanal / mensual, genera un reporte conteniendo los casos que cumplen con determinadas condiciones fijadas internamente para ser consideradas inusuales: o Operaciones fuera de perfil de cliente habitual o Apertura de nuevas cuentas Analiza la razonabilidad de las operaciones inusuales informadas, de acuerdo a los criterios previamente definidos, armando un legajo por cada una de las operaciones analizadas. Analiza el legajo del cliente, la declaración jurada del origen de sus ingresos, y el resto de la documentación suministrada por las áreas correspondientes, procurando obtener información adicional, en caso de ser necesario. Determina si las operaciones reportadas / detectadas como inusuales, deben ser reportadas a los entes de contralor como Operaciones Sospechosas. Elabora un informe para ser elevado al Consejo de Administración, con la información de las operaciones sospechosas a ser reportadas. Confecciona los Reportes de Operación Sospechosa, y los remite a los entes de contralor (UIF y CNV), según lo establecido en la Resolución 3/02 de la Unidad de Información Financiera. 17

18 * Capítulo V - Base de Datos y Regímenes de Información 1. Generación de la base de información. 1.1 Generación de la base de datos Con respecto a la base de datos exigida por la RG 3/2002 de la UIF, el Oficial de Cumplimiento procederá a canalizar mediante esta todos los requerimientos de información solicitados por los organismos de contralor en materia de prevención de lavado de activos provenientes de actividades ilícitas. IMPORTANTE: con respecto a los backups de la base de datos por los períodos trimestrales transcurridos deberán ser resguardados por el área generadora con una copia fiel que deberá ser entregada al Oficial de Cumplimiento Datos del Registro De acuerdo a la Resolución 3/2002 de la UIF, el registro de cada transacción deberá incluir, como mínimo, los siguientes datos: Identificación del cliente (CUIT, CUIL, CDI, tipo de documento y número). Nombre y apellido o razón social. Domicilio real y/o legal (calle, número, localidad, provincia y código postal). Actividad. Tipo de cuenta u operación. Fecha de apertura. Fecha de operación. Número de cuenta u operación. Especie transada (cantidad, tipo). Monto (en miles de pesos). Para el caso de operaciones que impliquen movimientos de fondos desde o hacia el exterior: Ordenante. Banco originante. Beneficiario. Banco beneficiario. País del ordenante / beneficiario del exterior. 18

19 * Capítulo VI Listado de Terroristas 1. Verificación de Inclusión de Clientes Será responsabilidad de los Agentes y Sociedades de Bolsa, verificar si sus clientes han sido incluidos en las Listas de Terroristas, que son divulgadas por la Organización de las Naciones Unidas Consejo de Seguridad. En caso de identificación positiva, deberá informarse a la Comisión Nacional de Valores y a la Unidad de Información Financiera, dentro de las 24 horas de producida la operación. Para mantener actualizado el Listado de Terroristas podrán consultar el sitio Web de la Unidad de Información Financiera individualizado como Por su parte, la Comisión Nacional de Valores, ante sospechas o indicios razonables para sospechar la existencia de fondos vinculados o relacionados con el terrorismo, actos terroristas o con organizaciones terroristas, deberá poner en conocimiento de tal situación en forma inmediata a la Unidad de Información Financiera. A tales efectos se deberán tener en cuenta las Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas relativas a la prevención y represión del financiamiento del terrorismo. 19

20 Capítulo VII Marco Regulatorio 1. Normas Aplicables Se enumeran a continuación, las normas de aplicabilidad, que conforman el marco regulatorio del presente Manual. Código Penal - Ley : Encubrimiento y Lavado de Activos de origen delictivo. Unidad de Información Financiera (UIF) Resolución 3/2002 Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) Las cuarenta recomendaciones. Comisión Nacional de Valores Resolución General Nº 310/1998. Comisión Nacional de Valores Resolución General Nº 456/2004. Mercado a Término de Rosario S.A. Avisos nº 211 y

21 Anexos - Formularios Anexo I - - Reporte de Operaciones Inusuales o Sospechosas a la Unidad de Información Financiera (UIF) Unidad de Información Financiera LEY ART. 21 INC. b) Rectifica o complementa reporte previo? SI NO 21

22 Nombre o denominación del reportante Dirección principal Supervisado por : CUIL, CUIT, DNI, CI, CDI Ciudad Provincia Código Postal BCRA: Otros : CNV: SSN: No Superv: Dirección de la sede donde ocurrió el hecho reportado (si difiere de la anterior) Ciudad. Provincia..Código Postal Abarca más de una Sede: Persona a contactar: Área o Sector : Cargo / función Teléfono : Firma Sello Aclaración 22

23 Apellido o denominación del reportado Primer Nombre Segundo Nombre Sexo Pers Jur Dirección CUIT, CUIL, CNI, CI, CDI Ciudad Provincia Código Postal País Apellido del cónyuge Nombre CUIT, CUIL, CNI, CI, CDI Ocupación Actividad Código Activ. Teléfono Fecha Nac / / Relación con el hecho reportado /Directa, Indirecta, Socio, Síndico, etc.) Nacionalidad Se deberán completar tantos cuadros como personas intervengan en la operación reportada. En caso de ser más de tres, se deberá continuar en otra página de la Sección 2, completando en todos los casos, el cuadro superior derecho con indicación del número de hoja ( hoja ) y total de hojas de la Sección 2 ( de ) Firma Sello Aclaración 23

24 * Se deberán completar tantos renglones como cuentas u otros productos se relacionene con la operación reportada. En caso de ser necesario, se deberá continuar en otra página de la Sección 3, completando en todos los casos, el cuadro superior derecho con indicación del número de hojda ( hoja ) y total de hojas de la Sección 3 ( de ).... Firma Sello Aclaración 24

25 Hoja de Descripción de la Operatoria Reportada En caso de ser necesario, se deberá continuar en otra página de la Sección 4, completando en todos los casos, el cuadro superior derecho con indicación del número de hojda ( hoja ) y total de hojas de la Sección 4 ( de ).... Firma Sello Aclaración 25

26 La presentación del presente reporte se halla amparada por lo previsto en el artículo 18 de la Ley ( art.18: El cumplimiento, de buena fe, de la obligación de informar, no generará responsabilidad civil, comercial, laboral, penal, administrativa, ni de ninguna otra especie. ).... Firma Sello Aclaración 26

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