Empresas S.A.C.I. Falabella

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1 MANUAL PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y COHECHO Empresas S.A.C.I. Falabella Marzo, 2010

2 Indice I. INTRODUCCION II. III. IV. GLOSARIO GENERAL OBJETIVO ALCANCE DE LA POLITICA V. ENCARGADO DE PREVENCION VI. VII. VIII. IX. MEDIOS Y FACULTADES DEL ENCARGADO DE PREVENCION SISTEMA DE PREVENCION DE DELITOS 7.1 Normativa general de prevención de delitos 7.2 Actividades y procesos que aumentan el riesgo de delito 7.3 Políticas de prevención de los delitos PROCEDIMIENTOS DE DENUNCIA 8.1 Canales de denuncia 8.2 Uso obligatorio de los canales de denuncia 8.3 Manejo de denuncias 8.4 Confidencialidad de la denuncia SANCIONES ADMINISTRATIVAS X. CAPACITACION XI. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Pág 1 de 18

3 I. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Prevención de Delitos de Lavado de Activos, Cohecho y Financiamiento del Terrorismo, constituye un instructivo para todo el personal de las empresas del grupo Falabella, acerca de la forma de prevenir la comisión de los mencionados delitos en las distintas actividades y procesos realizados por dichas empresas en el cumplimiento de sus respectivos giros. En diciembre de 2009 se promulgó en Chile la Ley N , que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho. Lo anterior implica que las empresas deben implementar un Modelo de Prevención de Delitos. En este sentido, la ley señala lo siguiente: Artículo 3.- Atribución de responsabilidad penal. Las personas jurídicas serán responsables de los delitos señalados en el artículo 1 que fueren cometidos directa e inmediatamente en su interés o para su provecho, por sus dueños, controladores, responsables, ejecutivos principales, representantes o quienes realicen actividades de administración o supervisión, siempre que la comisión del delito fuere consecuencia del incumplimiento, por parte de ésta, de los deberes de dirección y supervisión. Bajo los mismos presupuestos del inciso anterior, serán también responsables las personas jurídicas por los delitos cometidos por personas naturales que estén bajo la dirección o supervisión directa de alguno de los sujetos mencionados en el inciso anterior. Se considerará que los deberes de dirección y supervisión se han cumplido cuando, con anterioridad a la comisión del delito, la persona jurídica hubiere adoptado e implementado modelos de organización, administración y supervisión para prevenir delitos como el cometido, conforme a lo dispuesto en el artículo siguiente. Las personas jurídicas no serán responsables en los casos que las personas naturales indicadas en los incisos anteriores, hubieren cometido el delito exclusivamente en ventaja propia o a favor de un tercero. Pág 2 de 18

4 Se hace notar que lo anterior es sin perjuicio de las responsabilidades individuales por la comisión de alguno de los delitos señalados, los que de todos modos serán perseguidos legalmente. Para los efectos de la Ley , se considera la designación de un Encargado de Prevención de Delitos y la elaboración del presente Manual de Prevención de Delitos, como parte de un Sistema de Prevención de Delitos, en conjunto con otras políticas de la empresa, las cuales son referenciadas a lo largo de este documento. En relación a la Ley y complementarios a esta, cabe señalar que la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA USA, 1977) ha estado siendo replicada a través del mundo y, por otro lado, las acciones anticorrupción y la exactitud en los registros contables han surgido como dos de los mayores temas de gobierno corporativo en los últimos años, por lo cual la legislación en Chile se ha ido adecuando a los nuevos requerimientos en estas materias. II. GLOSARIO GENERAL Administración de la Persona Jurídica: Según el artículo 4 de la Ley , la Administración de la Persona jurídica es la máxima autoridad administrativa de la persona jurídica, sea ésta su directorio, un socio administrador, un gerente, un ejecutivo principal, un administrador, un liquidador, sus representantes, sus dueños o socios, según corresponda a la forma de administración de la respectiva entidad. Cohecho: Según el Art. 250 del Código Penal, se comete acto de cohecho cuando una persona ofrece o consiente en dar a un empleado público un beneficio económico, en provecho de éste o de un tercero, para que realice las acciones o incurra en las omisiones señaladas en los artículos 248, 248 bis y 249, o por haberla realizado o haber incurrido en ellas, será castigado con las mismas penas de multa e inhabilitación establecidas en dichas disposiciones. Además, el artículo 251 bis del Código Penal, estipula que se comete acto de cohecho cuando una persona ofrece dar a un funcionario público extranjero un beneficio económico, en provecho de éste o de un tercero, para que realice una acción o incurra en una omisión con miras a la obtención o mantención, para sí u otro, de cualquier negocio o ventaja en el ámbito de transacciones comerciales internacionales, será sancionado con las mismas penas de reclusión, multa e inhabilitación establecidas en el inciso primero del artículo 248 bis. De igual forma, Pág 3 de 18

5 será castigado el que ofreciere dar el aludido beneficio a un funcionario público extranjero por haber realizado o haber incurrido en las acciones u omisiones señaladas. El que, en iguales hipótesis a las descritas en el inciso anterior, consintiere en dar el referido beneficio, será sancionado con pena de reclusión menor en su grado mínimo, además de las mismas penas de multa e inhabilitación señaladas. Lavado de Activos: Según el título III de la Ley , comete delito de lavado de activo el que de cualquier forma oculte o disimule el origen ilícito de determinados bienes, a sabiendas de que provienen, directa o indirectamente, de la perpetración de hechos constitutivos de alguno de los delitos contemplados en la ley Nº , que sanciona el tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias psicotrópicas; en la ley Nº , que determina las conductas terroristas y fija su penalidad; en el artículo 10 de la ley Nº , sobre control de armas; en el Título XI de la ley Nº18.045, sobre mercado de valores; en el Título XVII del decreto con fuerza de ley Nº 3, de 1997, del Ministerio de Hacienda, Ley General de Bancos; en los Párrafos 4, 5, 6 y 9 del Título V del Libro II del Código Penal y, en los artículos 141, 142, 366 quáter, 367 y 367 bis del Código Penal; o bien, a sabiendas de dicho origen, oculte o disimule estos bienes. Financiamiento del Terrorismo: Según el Art. 8 de la Ley ,se comete delito de financiamiento de actos terroristas el que por cualquier medio, directa o indirectamente, solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquiera de los delitos terroristas señalados en el artículo 2, será castigado con la pena de presidio menor en sus grados mínimo a medio, a menos que en virtud de la provisión de fondos le quepa responsabilidad en un delito determinado, caso en el cual se le sancionará por este último título, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 294 bis del Código Penal. Sistema de Prevención; Conjunto de personas, políticas, procedimientos, recursos tecnológicos, medios y medidas organizativas e infraestructura, cuya finalidad es prevenir que los servicios de las empresas del Grupo Falabella sean utilizados con fines ilícitos, relacionados al lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo. Operación inusual: Es una actividad inconsistente con el negocio conocido de un cliente o con las prácticas comerciales. Cada transacción debe ser evaluada en términos de lo que es una práctica normal y apropiada para una línea de negocios. Una evaluación de una transacción inusual debe basarse en un análisis de todos los factores relevantes, incluyendo el conocimiento del cliente, su negocio y/o actividad, historia financiera, como también su comportamiento. Pág 4 de 18

6 Operación sospechosa: Todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada. III. OBJETIVO El propósito de la política contenida en el presente Manual, es establecer un mecanismo de prevención para los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho, dando cumplimiento al artículo 4 de la Ley Esta política orienta e instruye a los empleados de las empresas S.A.C.I. Falabella sobre las medidas tendientes a mitigar los riesgos a que se encuentra expuesta la entidad a este respecto. IV. ALCANCE DE LA POLÍTICA La presente política, tal como lo estipula la ley, aplicará a los dueños, controladores, responsables, directores, gerentes, ejecutivos principales, representantes o quienes realicen actividades de administración o supervisión, empleados de S.A.C.I. Falabella y todas sus empresas filiales conforme lo dispuesto en la ley vigente. Asimismo, aplicará a las personas naturales que estén bajo la dirección o supervisión directa de alguno de los mencionados en el párrafo anterior. El presente documento será revisado periódicamente o cuando exista una causa justificada para ello. S.A.C.I. Falabella exige a todo su personal, tanto comercial, operativo y de las áreas de apoyo, un comportamiento recto, estricto y diligente, en el cumplimiento de las normas sobre Prevención de Delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, toda vez que sus empleados entienden que la responsabilidad en la materia es tarea de todos. Por lo expuesto, su conducta está regida por el Código de Ética Corporativo. Además, en el contexto de una cultura de control interno y cumplimiento de las políticas de Prevención de los delitos mencionados, se contemplan programas permanentes de capacitación dirigidos a todos los miembros de la organización, que permitan conocer y detectar los riesgos sobre esta materia, profundizar la Pág 5 de 18

7 comprensión de las normas legales que regulan la prevención de dichos delitos y exigir su cumplimiento. Lo anterior busca también, que cada empleado desarrolle la capacidad necesaria para detectar operaciones inusuales o sospechosas, a través del adecuado conocimiento del cliente y de sus operaciones. V. ENCARGADO DE PREVENCIÓN Según consta en el Acta de Directorio de S.A.C.I. Falabella correspondiente al mes de Enero de 2010, el Comité de Directores designó al señor Fernando Batlle M., Gerente Contralor Corporativo, como el encargado de Prevención para los delitos de cohecho, lavado de activos y financiamiento del terrorismo como lo estipula el artículo 4 de la Ley Este cargo estará vigente por un período de tres años, el que podrá prorrogarse por períodos de igual duración, con acuerdo del Directorio. El encargado designado representa con su actuar los valores que la empresa posee como el respeto, la responsabilidad, la honestidad, el servicio, la iniciativa, el compromiso y el trabajo en equipo. Además, posee un conocimiento pleno de: Las funciones y los responsables de cada área de la empresa La legislación, la normativa emanada de las autoridades reguladoras legítimas y competentes. La Declaración de Ética, manuales de procedimientos, los reglamentos y otras instrucciones internas que poseen las empresas S.A.C.I. Falabella. VI. MEDIOS Y FACULTADES DEL ENCARGADO DE PREVENCIÓN Los medios para que el Encargado de Prevención realice adecuadamente sus labores son los siguientes: Mantener dependencia directa del Gerente General Corporativo y Comité de Directorio, siendo autónomo respecto de las demás gerencias. Contar con un presupuesto para efectuar revisiones de cumplimiento del Sistema de Prevención para delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. Pág 6 de 18

8 Contar con las herramientas básicas para el buen funcionamiento de su labor como oficina, sala de reuniones, computador, medios de grabación de entrevistas, entre otros. El Encargado de Prevención es el responsable de: 1. Coordinar que las distintas áreas de las empresas S.A.C.I. Falabella cumplan con las leyes y normas de prevención de los delitos mencionados. 2. Reportar su gestión semestralmente al Directorio. 3. Promover el diseño de procedimientos adecuados para la prevención y control para los delitos estipulados en la Ley Verificar el cumplimiento de la Declaración de Ética, para prevenir conductas indebidas en el actuar diario de los funcionarios. Esto se podrá verificar a través de la entrega acreditada de la Declaración de Ética, verificando que se estén desarrollando capacitaciones sobre esta materia al personal y existan reportes de las denuncias de faltas a la declaración de ética, entre otros. 5. Iniciar una investigación administrativa cuando exista una denuncia o una situación sospechosa que lo amerite. La investigación será de forma reservada y los resultados serán informados al Directorio y al Gerente General correspondiente. 6. Reunir los medios de prueba necesarios, incluyendo computadores o medios de registros para efectuar la investigación. 7. Solicitar al Gerente General Corporativo la suspensión de funciones a las personas bajo investigación. 8. Reportar las acciones que necesiten ser sancionadas al Gerente General Corporativo y al Comité del Directorio. 9. Mantener actualizado el Manual y la Política de Prevención de delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. Asimismo, verificar que se mantiene actualizada la Declaración de Ética y las normativas o procedimientos internos, de acuerdo con los cambios legislativos relevantes del país. 10. Determinar auditorías específicas para la verificación del cumplimiento del Sistema de Prevención de delitos. Además, determinar su alcance y extensión. 11. Verificar el diseño y ejecución de un programa de capacitación para el cumplimiento del Sistema de Prevención, dirigido a los empleados de las empresas S.A.C.I. Falabella. Pág 7 de 18

9 12. Verificar la existencia de una lista actualizada de productos comercializados por las empresas S.A.C.I. Falabella, que puedan representar un riesgo de comisión de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo. VII. SISTEMA DE PREVENCIÓN DE DELITOS 7.1 Normativa general de prevención de delitos Políticas y Procedimientos Todas las políticas y procedimientos que establecen definiciones, regulaciones y controles para las actividades de la empresa deben estar debidamente documentadas y difundidas al alcance de todo el personal que pueda ser afectado por estas. Declaración de Ética Los empleados no deben ofrecer, prometer, dar o consentir dar a un empleado público o privado, ya sea chileno o extranjero, un beneficio económico bajo ningún pretexto o circunstancia y por ningún medio. Esta restricción incluye, entre otros: estadías en hoteles, o pasajes para transporte en cualquiera de sus modalidades, comisiones, bonos, premios o participación de utilidades, en dinero o en especies, para la obtención o retención de un negocio. La sección "Nuestros Conflictos de Interés" de la Declaración de Ética de la empresa, establece las normas acerca del posible conflicto de interés en la relación de los empleados de Falabella con empleados de las instituciones fiscalizadoras de Falabella, exigiendo al empleado de Falabella reportar las situaciones de conflicto de interés identificadas en tal sentido al Encargado de Prevención de Delitos de Falabella. Contratos de Trabajo de Empleados Todos los contratos de trabajo deben tener incorporadas las obligaciones, prohibiciones y sanciones internas para los delitos previstos en la Ley , por lo que estos deben contar con cláusulas con obligaciones y prohibiciones vinculadas a las materias reguladas por la mencionada ley. Estas cláusulas deben incluirse en un Anexo a los contratos de trabajo. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad El Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad debe incorporar las obligaciones, prohibiciones y sanciones internas para los delitos previstos en la Ley , salvo por algunas obligaciones relacionadas con el manejo de dinero. En el evento que se impongan sanciones especiales (por ejemplo, multas) a Pág 8 de 18

10 trabajadores que incumplan con las obligaciones establecidas en relación con la Ley, éstas en todo caso debieran estar reguladas en el Reglamento Interno. Lo mismo sucedería en el caso de que se regulen procedimientos de investigación de posibles conductas delictuales al interior de la Compañía. Estos procedimientos se deben encontrar regulados en el Reglamento Interno, y dicha regulación debe ser revisada a la luz de la normativa relativa a los derechos fundamentales de los trabajadores. 7.2 Actividades, procesos y negocios que presentan o incrementan el riesgo de comisión de los delitos de cohecho, lavado de activos y financiamiento del terrorismo Procesos con riesgos: Fiscalizaciones Venta a Empresas públicas/privadas Permisos Municipales Importaciones de productos / Agencias de Aduanas Aceptación de proveedores Venta Tiendas Invitaciones y regalos Giros de dinero Western Union Donaciones Fondo Fijo empleados Viajes Selección de personal Socios de negocios Consumo de sustancias ilegales Otras Actividades de Riesgo: Pago a proveedores Mantención de proveedores Proveedores de países riesgosos (por ejemplo, con bajo puntaje en el ranking de Transparencia Internacional). Proveedores, clientes y socios de negocio en listas negras (p.ej., Lista de Clinton). Subcontratistas logísticos Agencias de Publicidad Medios de comunicación de propiedad estatal Consultoras y otras firmas de servicios profesionales Negocios o Actividades de Mayor Riesgo: Existen ciertas actividades comerciales que revisten un riesgo mayor, desde la perspectiva de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Pág 9 de 18

11 Sobre el particular, los principales elementos que se consideran relevantes para establecer una clasificación en base a esta variable, son: Empresas de Factoring no bancarias Empresas de Leasing Financiero no bancarias Casas de Cambio y otras entidades que estén facultadas para recibir moneda extranjera Empresas de Transferencia de Dinero y Transporte de Valores Representantes Legales de Zonas Francas Casinos y Salas de Juegos Casas de Remate y Martillo Corredores de Propiedades Zonas Geográficas de Mayor Riesgo: En relación a las zonas geográficas de alto riesgo, se entiende que los lugares físicos en donde se realizan los negocios, en donde se tiene clientes con los cuales se tiene una relación comercial, deben ser sujeto de atención. En tal sentido, el marco de referencia se considerará como zona de riesgo alto, a aquellos lugares dentro de Chile, donde se incluyen las zonas francas y portuarias, así como ciertas regiones en donde existe conocimiento público de mayor riesgo potencial de comisión de ilícitos, relacionados con el lavado de activos, como aquellas zonas fronterizas con Perú y Bolivia. Productos de Mayor Riesgo: En relación con el uso de productos o servicios requeridos por los clientes, los siguientes deben ser un foco especial de atención en el proceso de monitoreo de transacciones: Productos que puedan ser utilizados como armas (cuchillos de cocina, bate de beisbol, etc) Productos químicos que puedan ser utilizados en la elaboración de explosivos Productos que puedan ser usados como contenedores de explosivos Emisión de tarjetas de crédito 7.3 Políticas de prevención de los delitos de cohecho, lavado de activos y financiamiento del terrorismo Fiscalizadores Los empleados no deben ofrecer, prometer, dar o consentir dar a un empleado público o privado que sea chileno o extranjero un beneficio económico, bajo ningún pretexto o circunstancia." Esta política se incluye como parte integrante de la Declaración de Ética y del Reglamento de Orden, Higiene y Seguridad de Falabella. Pág 10 de 18

12 Todo empleado de las empresas Falabella que, en su relación con los empleados de las instituciones fiscalizadoras, tenga o crea tener algún conflicto de interés, está obligado a reportar las situaciones de conflicto de interés identificadas en tal sentido al Encargado de Prevención de Delitos de Falabella. Viajes Se prohíbe financiar viajes a empleados públicos con fondos de Falabella o por cuenta de Falabella. La Política de Viajes, establece el listado de gastos permitidos como gasto de viaje (taxi, transporte público, arriendo de vehículos privados, estacionamiento, peaje, hotel, restaurantes, etc.) y el listado de gastos no reembolsables (multas de cualquier naturaleza, gastos de medicamentos personales, vuelos en primera clase sin la autorización correspondiente, servicios de hotel, estética personal, servicios de mantención y reparación del vehículo particular, servicio de lavandería, etc.). Importaciones La relación de las empresas S.A.C.I. Falabella con su Agencia de Aduanas debe estar regulada por un contrato firmado entre ambas partes, por el cual la Agencia de Aduanas declara su apego a las leyes y a la Declaración de Ética de Falabella. Falabella no permite que los agentes de aduana efectúen ningún pago indebido a funcionarios de gobierno como tampoco se les puede pagar propinas u otros montos de dinero que no son exigidos por la ley. Invitaciones y regalos a clientes públicos Como política de la empresa, se prohíbe hacer regalos o invitaciones a potenciales clientes del sector público o a sus empleados, o a funcionarios de cualquier institución pública. Fondo Fijo / Vales Provisorios Los Procedimientos Operacionales Corporativos sobre Fondos Fijos en las distintas Gerencias, tendrán incorporado un control de Tesorería para la detección de: gastos inusuales montos excesivos de un solo ítem pagos efectuados a un mismo prestador de servicios. Estos fondos serán utilizados solamente para cubrir gastos menores relacionados con la operación normal y habitual de la gerencia correspondiente (movilización, útiles de oficina, colaciones fuera de horario hábil, y otros gastos menores debidamente justificados. Pág 11 de 18

13 Estos fondos no podrán ser usados para realizar invitaciones a funcionarios públicos, ni gastos de representación ni para otros objetos distintos de los indicados en el párrafo precedente. Aceptación de Proveedores El Procedimiento Creación de Proveedores debe incorporar las siguientes materias: Solicitar el Certificado de Antecedentes de los socios o propietarios del proveedor Verificar situaciones sospechosas en relación al proveedor, tales como precios de productos o servicios muy por debajo del precio de mercado. Obtener información de riesgo de corrupción del país de origen del proveedor (por ejemplo, índices de Transparencia Internacional). Elaborar y mantener una base de datos con los proveedores cuya evaluación ha sido rechazada por su vinculación con los delitos mencionados, con el fin de evitar evaluarlo nuevamente. Cuando se identifica a un proveedor riesgoso, deberá reportarse al Encargado de Prevención de Delitos acerca de alguna situación sospechosa de comisión de los delitos previstos en la Ley por parte del proveedor o potencial proveedor de Falabella, para que éste, a su vez, lo pueda reportar a la autoridad competente. Antes de establecer relaciones comerciales con un proveedor, se usará un documento en que el proveedor declare expresamente su compromiso con la Política de Prevención de Delitos de Falabella. Además debe entregar una declaración jurada en la que expresa que no tiene relación con actividades de financiamiento terrorista ni con lavado de activos ni con cohecho. Este documento debe ser firmado antes de efectuar cualquier negocio con el proveedor. (preferentemente debe ser adjuntado al contrato con el proveedor). Donaciones Las siguientes obligaciones son parte integrante de cualquier procedimiento que regule las donaciones: Establecer la cadena de autorización para realizar donaciones Investigar la entidad receptora de la donación con las debidas acreditaciones (validez legal, constitución, representantes legales, etc.) Verificar la institución en el "REGISTRO DE INSTITUCIONES RECEPTORAS DE DONACIONES - LEY ". Pág 12 de 18

14 Establecer el monto máximo permitido de donación, Identificar la labor que cumple en la sociedad la institución destinataria de la donación Establecer el objetivo de la donación y la utilización de los recursos donados por la empresa. Socios de negocios El proceso de Due Dilligence efectuado a potenciales socios de negocios con alguna de las empresas del grupo Falabella, ya sea en una alianza estratégica, un joint-venture o un co-branding, incorporará la obtención de información suficiente que permita determinar su potencial vinculación a los delitos previstos por la Ley , y no sólo con fines comerciales y financieros. Venta en Tiendas Hay ventas que se realizan en las tiendas y que son calificadas de inusuales si cumplen con los siguientes criterios: Ventas que excedan las unidades de ciertos productos predefinidos de acuerdo al párrafo siguiente. Productos incluidos en listado de ventas inusuales: cuchillos de cocina, artículos de joyería, otros productos identificados como de posible relación con fines de lavado de dinero o terrorismo. Las ventas inusuales serán registradas a través de un formulario diseñado para tales efectos. Los programas de capacitación a vendedores de tienda deberán incluir materias de ventas de productos y cantidades inusuales, y de productos incluidos en el listado de productos sensibles. En relación a descuentos especiales, no debe existir la facultad de otorgar dichos descuentos por parte de los gerentes de tiendas. Los programas de capacitación a vendedores de tienda debieran incorporar capacitar en materia de ventas de productos y cantidades inusuales, y de productos incluidos en el listado de productos sensibles. Venta a clientes institucionales Se debe implementar el proceso Conozca a su Cliente, lo que implica obtener y documentar la información respecto de la situación actual y proyectada del cliente, incluyendo beneficiarios, intermediarios y partes interesadas, estableciendo para cada caso el propósito y naturaleza de cada relación. Adicionalmente, el Área Pág 13 de 18

15 Comercial debe documentar el tipo, volumen y frecuencia de la actividad esperada y requerir información, cuando la situación lo amerite, sobre el origen de los fondos utilizados por el cliente. El personal que gestione la relación con el cliente, es responsable de aplicar el mecanismo de conozca a su cliente. Se deben tomar los debidos resguardos tendientes a mantener segura la información relevada de los clientes, evitando el acceso no autorizado por parte de terceros. Selección de personal La empresa mantendrá en todo momento un procedimiento estricto de selección y contratación de personal, tanto para cargos permanentes como para cargos temporales. Este procedimiento incluye una verificación de sus antecedentes legales, laborales y financieros en cuanto a su potencial relación con los delitos de cohecho, lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. Todos los empleados (contratos a plazo fijo, contratos indefinidos, contratos a honorarios, etc.) de las empresas Falabella deben firmar un contrato de trabajo en el cual se compromete específicamente con el cumplimiento estricto de la Política de Prevención de Delitos. Registro de empleados Las empresas Falabella mantendrán un registro de sus empleados y colaboradores el cual contendrá como mínimo la siguiente información: Currículum con fotografía reciente Copia del Documento de Identidad Certificado de antecedentes policiales y penales Declaración Jurada del domicilio del empleado Declaración de haber tomado conocimiento y compromiso de cumplir con el Código de Conducta y el Manual de Prevención de Delitos Constancias de capacitaciones Sanciones por incumplimiento de normas internas Giros de Dinero Las operaciones de giros de dinero se regirán por lo establecido en el Manual de Procedimiento Operativo Prevención y Control de Lavado de Dinero. En relación al reporte a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) sobre operaciones sospechosas, los empleados de Falabella deberán regirse por lo dispuesto en el citado procedimiento en todo momento. Control de uso de estupefacientes Tanto la Declaración de Ética como el Procedimiento de Selección de Personal incluyen la prohibición de la posesión, distribución, venta y consumo de drogas ilícitas y/o alcohol. (CLAUSULA EN REVISION) Pág 14 de 18

16 VIII. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA DE INCUMPLIMIENTO Las empresas S.A.C.I. Falabella esperan que sus empleados tomen las medidas responsables para prevenir un incumplimiento del Sistema de Prevención de Delitos, de modo de buscar orientación y plantear situaciones a tiempo con el fin de evitar que se conviertan en problemas. Para aquello, se debe considerar como principio general, que frente a dudas o sospechas respecto a una posible violación de leyes, de esta política u otras que posee la empresa, todo empleado de las empresas Falabella deberá comunicar esta situación mediante los canales formales que poseen dichas empresas para recibir este tipo de reportes Canales de denuncia de actividades sospechosas Las empresas S.A.C.I. Falabella poseen canales adecuados para denunciar sospechas de violación a alguna ley o normativa interna. El canal implementado es internet a través de la página Web de Falabella utilizando la opción: denuncias. Este canal permite el anonimato del denunciante. Aquellas denuncias que se encuentren relacionadas con los delitos estipulados en la Ley , serán derivadas hacia el Encargado de Prevención de Delitos. Este canal de denuncias debe difundirse a través de la intranet de la empresa y en afiches colocados en lugares visibles, tales como cocina y pasillos de la empresa y en oficinas administrativas de cada tienda Uso obligatorio de los canales de denuncia Las sospechas de violación en relación a la ley nacional, o a políticas, normas y procedimientos que posea la empresa que trate alguno de los siguientes asuntos, deben denunciarse a través del canal mencionado anteriormente. Un supuesto soborno a un funcionario del gobierno o a una supuesta vinculación de Falabella con el delito de Cohecho. Conocimiento o sospecha de vinculación de un empleado de Falabella con actos terroristas. Conocimiento o sospecha de un proveedor o un prestador de servicios de Falabella que tenga relación con el delito de lavado de activos. Si existe alguna duda sobre si un asunto cae dentro de las consideraciones citadas anteriormente, éste deberá ser denunciado a través de los canales establecidos por las empresas Falabella. Pág 15 de 18

17 8.3. Manejo de Denuncias El Encargado de Prevención es el responsable de las denuncias recibidas que tienen relación con los delitos estipulados en la Ley , y se asegurará de que se tomen las medidas necesarias para tales denuncias. Las denuncias realizadas sobre incumplimiento del Sistema de Prevención de delitos, deben contemplar los siguientes aspectos: El denunciante debe describir en forma detallada la situación en la cual fue conocida la transacción que motivó la denuncia. Incluir los fundamentos, sobre los cuales está basada la presunción de esta posible operación o situación inusual o sospechosa. Identificar al potencial beneficiario. En el caso de existir un beneficiario de la transacción, indicar sus datos personales. La comunicación debe contener la mayor cantidad posible de información del cliente. El Encargado de Prevención mantendrá un archivo confidencial con toda la información recibida. La persona que haga mal uso de este sistema de denuncias será sancionada Confidencialidad de la denuncia Se harán todos los esfuerzos razonables para asegurar la confidencialidad de los asuntos referentes a sospechas de violación a normativas legales o a las políticas, normas y procedimientos que poseen las empresas S.A.C.I. Falabella. IX. SANCIONES ADMINISTRATIVAS Todo empleado de las empresas S.A.C.I. Falabella será responsable por conocer el contenido de esta política y regirse por sus lineamientos en todo momento. El Encargado de Prevención de Delitos controlará el cumplimiento de esta Política y, pondrá en práctica programas de verificación. El incumplimiento de los términos de esta Política por parte de los empleados será causa de sanciones que pueden ser desde una amonestación hasta la desvinculación. Pág 16 de 18

18 Los empleados deberán informar sobre las infracciones observadas en la Política a sus supervisores o al Encargado de Prevención de Delitos, o a través del mecanismo anónimo de denuncia, establecido en esta Política. Los empleados de Falabella deberán ser conscientes de que podrían ser objeto de investigaciones internas, si es que existe algún indicio o se recibió alguna denuncia que diga relación con el incumplimiento de alguna ley o normativa interna de Falabella. Asimismo, y de acuerdo al mérito que los resultados de la investigación proporcionen, un empleado de Falabella podrá ser objeto de multas, con el objeto de resarcir a Falabella de las pérdidas ocasionadas producto de su falta. Las políticas y procedimientos indicados en la Declaración de Ética y demás disposiciones legales relacionadas son de obligatorio cumplimiento y se incorporan a las funciones y responsabilidades asignadas a cada empleado. En consecuencia, su incumplimiento conlleva las sanciones previstas en el Reglamento Interno de Trabajo, sin perjuicio de las sanciones civiles y penales que correspondan. Los funcionarios y todo el personal en general, deben cumplir estas instrucciones en forma estricta y efectuar los controles con la mayor rigurosidad por tratarse de un tema de especial importancia y cuidado. X. CAPACITACIÓN Para que esta política sea integrada a las labores cotidianas de cada integrante de S.A.C.I. Falabella y sus filiales, se efectuarán capacitaciones de forma periódica a objeto de transmitir los conocimientos mínimos necesarios sobre la materia y la aplicación de sus procedimientos. La capacitación de los funcionarios en materia de prevención deberá ser coordinada por la Gerencia de RRHH en conjunto con cada departamento o gerencia. La capacitación deberá contemplar, como mínimo, los siguientes contenidos: Definición de los delitos de cohecho, lavado de activos y financiamiento del terrorismo y legislación sobre estas materias Políticas del las Empresas sobre el Sistema de Prevención de Lavado de Activos. Breve exposición del contenido del Manual de Prevención Herramientas y mecanismos utilizados, código de conducta. Pág 17 de 18

19 Señales de alerta. Ejemplos de situaciones de riesgo de comisión de estos delitos Procedimiento de comunicación de operaciones inusuales Normas sobre el conocimiento del Cliente y del Personal Reglamentación interna y normativa Obligación de denunciar Consecuencias disciplinarias, así como legales (civiles, penales, administrativas) del incumplimiento de la normativa interna y externa en materia de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho. Responsabilidad de cada funcionario respecto de esta materia Todo empleado de las empresas S.A.C.I. Falabella deberá recibir por lo menos una capacitación cada dos años, la que podrá ser presencial o virtual. XI. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA El Encargado de Prevención de Delitos deberá incluir en el Plan Anual de Auditoría, la ejecución de auditorías específicas para la verificación de la operación de los controles implementados para la mitigación del riesgo de comisión de los delitos establecidos en la Ley en forma periódica. Con ello, definirá los elementos de auditoría necesarios, tales como tipos de auditorías a realizar, materias a revisar, frecuencia de las auditorías, controles a auditar, revisión de reportes a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), etc. Se deberán registrar todas las operaciones que hayan dado origen a una investigación por la comisión de algunos de los delitos individualizados en el presente manual. Dicho registro debe conservarse por un plazo de cinco (5) años. Pág 18 de 18