MANUAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO Y COHECHO

Transcripción

1 MANUAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO Y COHECHO MONEDA S.A. ADMINISTRADORA GENERAL DE FONDOS SEPTIEMBRE 2015 CUMPLIMIENTO & CONTROL INTERNO

2 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN 2 II. CLIENTES... 5 III. CLIENTES PEP 7 IV. IDENTIFICACIÓN DE PERSONAS INCLUIDAS EN EL LISTADO DE SEGURIDAD DE ONU 9 V. IDENTIFICACIÓN DE TRANSACCIONES CONTERRITORIOS NO COOPERANTES Y PARAÍSOS FISCALES 9 VI. OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS 10 VII. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL 12 VIII. DONACIONES 12 IX. CONSIDERACIONES FINALES 12 ANEXOS 15 1 Septiembre 2015

3 I. INTRODUCCIÓN 1. Objeto Moneda S.A. Administradora General de Fondos ( Moneda ) entiende cabalmente el rol y la responsabilidad que tienen las empresas y las personas que administran recursos de terceros en la economía global. Asimismo, al igual que la comunidad internacional, Moneda está preocupada por el efecto negativo que producen el Lavado de Dinero, el Cohecho y el Financiamiento de actividades Terroristas, tanto en dicha economía global como en otros aspectos del orden social, especialmente en lo que se refiere a amparar y encubrir delitos que, en la práctica, generan los recursos objeto de las actividades mencionadas anteriormente. Una de las formas de legitimar los activos provenientes de actividades ilícitas consiste en usar a las empresas que administran recursos de terceros como un vehículo que ayude dentro de las variadas etapas que se requieren para insertar dichos activos en el mercado haciéndolo parecer como dinero proveniente de una fuente legítima. En razón de lo anterior, fruto de la experiencia internacional y de la exigencia normativa local, Moneda ha adoptado el presente Manual de Prevención y Control de Operaciones de Lavado de Activos, Cohecho y Financiamiento el financiamiento de actividades Terroristas que, a través de sus disposiciones, tiene por objeto prevenir y detectar operaciones provenientes de los delitos antes mencionados y que pudieran producirse a través de ella, dictando asimismo los lineamientos conforme a los cuales se deberá reaccionar en caso de detectarse indicios de ocurrencia su existencia. El objetivo de este Manual es establecer normas y pautas para prevenir, detectar y evitar la facilitación y realización de operaciones de Lavado de Dinero, Cohecho y Financiamiento al Terrorismo. El presente Manual se complementa con el Código de Ética y Conducta de los Negocios de Moneda cuyo texto se da por enteramente reproducido en este manual. En dicho Código se incluyen los principios pertinentes respecto de las relaciones con los clientes y entre el personal, con el fin de asegurar una conducta que evite comportamientos que permitan la facilitación o realización de operaciones de Lavado de Dinero, Cohecho y Financiamiento al Terrorismo. 2. Conceptos a. Comité: instancia de consulta y análisis de operaciones sospechosas. Lo conforman el Presidente del Directorio, el Gerente General, el Oficial de Cumplimiento y el Fiscal de Moneda. El Comité decide si la situación bajo análisis amerita ser reportada a la Unidad de Análisis Financiero. Ver Anexo 1. b. Unidad de Análisis Financiero ( UAF ): servicio público descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que se relaciona con el (la) Presidente (a) de la República de Chile a través del Ministerio de Hacienda. La UAF se creó con la Ley N , el 18 de diciembre de Su objetivo es prevenir e impedir la utilización del sistema financiero, y de otros sectores de la actividad económica chilena, para la comisión de los delitos de lavado de activos (LA) y financiamiento del terrorismo (FT). c. Lavado de Activos ( LA ): cualquier transacción o serie de transacciones cuya finalidad sea esconder o disimular la naturaleza, el origen, ubicación, propiedad o control de dinero y/o bienes obtenidos ilegalmente. Implica introducir en la economía 2 Septiembre 2015

4 recursos provenientes de actividades ilícitas, entre otras, narcotráfico, terrorismo, crimen organizado, fraude, malversación de fondos públicos, cohecho, etc. El lavado de dinero generalmente involucra tres etapas: 1. Colocación: actividad de introducir recursos provenientes de actividades ilícitas directamente en instituciones financieras tradicionales (p.ej. bancos, administradoras de fondos, compañías de seguros, etc.) o en instituciones no tradicionales (p.ej. casas de cambio, casinos, etc.). 2. Estratificación o Diversificación: aislar los recursos provenientes de actividades ilícitas de su fuente de origen utilizando una serie de transacciones que vayan diluyendo el rastro (p.ej. transferencias bancarias) 3. Integración: reinserción de recursos ya lavados de vuelta en la economía formal de forma que ingresen como recursos provenientes de negocios aparentemente legítimos (p.ej. red de empresas de fachada, compra de bienes raíces, etc). Los bancos, administradoras generales de fondos, intermediarios de valores, compañías de seguros y otras instituciones financieras pueden ser utilizados como intermediarios involuntarios para transferir, depositar o invertir dinero derivado de actividades ilícitas. d. Financiamiento al Terrorismo ( FT ): Según lo establecido en el Artículo 8, Ley N , comete el delito de financiamiento del terrorismo toda persona natural o jurídica, que por cualquier medio, directa o indirectamente, solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquiera de los delitos terroristas, como por ejemplo, apoderarse o atentar contra un medio de transporte público en servicio, atentado contra el Jefe de Estado y otras autoridades, asociarse en forma ilícita con el objeto de cometer delitos terroristas, entre otros. e. Cohecho: Es una situación particular del soborno, en donde la aceptación u oferta de un beneficio económico es realizada a un funcionario público. Por la legislación chilena, se comete el delito de cohecho cuando: De acuerdo a lo establecido en el Artículo 250º del Código Penal, el que ofreciere o consintiere en dar a un funcionario público un beneficio económico, en provecho de éste o de un tercero, para que realice acciones u omisiones indebidas en su trabajo. De acuerdo a lo establecido en el Artículo 251º bis del Código Penal, el que ofreciere, prometiere o diere a un funcionario público extranjero un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un tercero, para que realice una acción o incurra en una omisión con miras a la obtención o mantención, para sí u otro, de cualquier negocio o ventaja indebida en el ámbito de cualquier transacción internacional. f. Manual: corresponde al presente Manual de Prevención y Control de Operaciones de Lavado de Activos, Cohecho y Financiamiento al Terrorismo. 3 Septiembre 2015

5 g. Actividades usuales: Corresponderán a (i) los aportes que efectúen los aportantes a los Fondos administrados por Moneda y (ii) a los rescates de cuotas que estos efectúen de los Fondos administrados. h. Operación Sospechosa: el artículo 3 de la Ley N define operación sospechosa como todo acto, operación o transacción, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o jurídica aparente o pudiera constituir alguna de las conductas contempladas en el artículo 8º de la ley Nº (de conductas terroristas), o sea realizada por una persona natural o jurídica que figure en los listados de alguna resolución del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, sea que se realice en forma aislada o reiterada. En Anexo 2 de este Manual se muestran ejemplos de Operaciones Sospechosas, las que se complementan con la guía de señales de alerta indicativas de lavado de activos y financiamiento del terrorismo emitida por la UAF, cuyo texto se adjunta. i. Reporte de operaciones en efectivo (ROE): corresponde a la obligación de reportar trimestralmente todas las operaciones en efectivo que superen los USD , o su equivalente en pesos chilenos, según el valor del dólar observado el día en que se realizó la operación. Se consideran operaciones en efectivo aquellas en las que el medio de pago o de cobro sea papel moneda o dinero metálico (billetes o monedas). Por lo tanto, se descartan las transferencias bancarias, los vale vista, los cheques u otros documentos mercantiles. La persona encargada de efectuar el reporte a través de la página web de la UAF será el Oficial de Cumplimiento, quien conservará los respaldos del reporte enviado. j. Reporte negativo de operaciones en efectivo (ROE Negativo): En los casos en que durante el ejercicio de las actividades no se registren operaciones en efectivo superiores a USD , o su equivalente en pesos chilenos, según el valor del dólar observado el día en que se realizó la operación, se deberá enviar trimestralmente un Reporte Negativo de Operaciones en Efectivo (ROE NEGATIVO). La persona encargada de efectuar el reporte a través de la página web de la UAF será el Oficial de Cumplimiento, quien conservará los respaldos del reporte enviado. k. Reporte de operación sospechosa (ROS): contienen información sobre todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o jurídica aparente, o pudiera constituir alguna de las conductas contempladas en el artículo 8º de la ley Nº (de conductas terroristas), o sea realizada por una persona natural o jurídica que figure en los listados de alguna resolución del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, sea que se realice en forma aislada o reiterada (artículo 3, Ley N ). Estas operaciones deben informarse a la UAF en cuanto sean detectadas, a través de un formulario electrónico disponible en el portal de Entidades Supervisadas de la página institucional de ese servicio y de acuerdo al procedimiento indicado en la sección VI del presente Manual. La persona encargada de efectuar el reporte a través de la página web de la UAF será el Oficial de Cumplimiento, quien conservará los respaldos del reporte enviado. 4 Septiembre 2015

6 l. Oficial de Cumplimiento: su función principal es la coordinación de las políticas y procedimientos de prevención y detección de operaciones sospechosas, como asimismo responsabilizarse por el cumplimiento de las obligaciones contenidas en la Ley N y demás normativa emitida por la UAF. 3. Normativa Aplicable El presente Manual ha sido modificado en virtud del expreso mandato efectuado por la Circular dictada por la Superintendencia de Valores y Seguros con fecha 10 de agosto de 2006, y sus posteriores modificaciones, siendo la última la realizada mediante la Circular 2070 de fecha 19 de abril de 2012, las cuales se dan por enteramente reproducidas en este documento. Junto con lo anterior, las disposiciones de este Manual tienen por objeto complementar y se encuentran sujetas a lo dispuesto por la normativa aplicable, en especial la Ley sobre mercado de valores; Ley sobre sociedades anónimas y su Reglamento, el Decreto Supremo número 587; la Ley y la Ley que tipifican el delito de lavado de activos en Chile; la Ley Nº que crea la Unidad de Análisis Financiero y modifica diversas disposiciones en materia de lavado de activos; el Código Tributario; el DFL Nº 252 que contiene la Ley General de Bancos; el DFL Nº 707 que contiene la Ley sobre Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques; la carta AB/533/95 de fecha 17 de agosto de 1995 de la Asociación de Bancos e Instituciones Financieras de Chile A.G. con diversas recomendaciones para los entes afiliados a ella, las circulares emitidas por la Unidad de Análisis Financiero y; toda otra normativa legal o reglamentaria que sea aplicable a lo dispuesto en este Manual. Por último, cabe mencionar la existencia de diversos instrumentos internacionales relativos a los actos y procedimientos descritos en este Manual, tales como la Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas, aprobada en Viena el 19 de diciembre de 1988 (Convención de Viena) de la que Chile es adherente; el informe del Grupo de Acción Financiera (GAFI) de fecha 6 de febrero de 1990, en virtud del cual se aprobaron 40 recomendaciones para prevenir el Lavado de Dinero; el Convenio del Consejo de Europa sobre Blanqueo, Identificación, Embargo y Comiso de los Productos del Delito, abierto a la firma el 8 de noviembre de 1990 en Estrasburgo; la Directiva del Consejo de las Comunidades Europeas, (91/308/CEE), de 10 de junio de 1991, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales; la Directiva del Parlamento Europeo y del Consejo, 2001/97/CE, de 4 de diciembre de 2001, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales; etc. II. CLIENTES Moneda entiende que la correcta evaluación, clasificación y conocimiento de sus clientes es fundamental para prevenir eficazmente el Lavado de Dinero. Por lo tanto, Moneda tendrá en cuenta los siguientes factores que le permitan ponderar el riesgo de cada tipo de cliente ofrece: 1. Categorías Moneda mantiene distintos tipos de clientes, siendo históricamente sus principales clientes los denominados institucionales. No obstante lo anterior y producto de un esfuerzo comercial por diversificar la base de clientes, en la actualidad se pueden identificar 2 fuentes principales de captura de recursos: Clientes Institucionales: fondos de pensiones, compañías de seguros y similares que aportan dinero a los fondos. 5 Septiembre 2015

7 Inversionistas Calificados (de los definidos en el artículo 4 Letra f) de la Ley N de mercado de Valores): personas naturales o jurídicas y/o corredores de Bolsa que incorporan dinero a los fondos. 2. Conocimiento La exigencia básica para prevenir una eventual utilización de Moneda como un instrumento para el Lavado de activos o financiamiento de actividades terroristas es la identificación y conocimiento de sus clientes. En esta línea, Moneda aplicará las normas, procedimientos y controles internos establecidos en el presente Manual, encaminados a tener un eficaz y completo conocimiento de sus clientes y de las actividades de éstos, con el fin de: a. Confirmar y documentar la verdadera identidad de los clientes que mantengan cualquier tipo de relación comercial. b. Confirmar y documentar cualquier información adicional sobre el cliente, de acuerdo con la valoración de los riesgos de Lavado de Dinero y financiamiento de actividades terroristas. c. Velar por la no realización de operaciones con individuos o entidades que tengan antecedentes de haber participado en actividades ilícitas. 3. Identificación Moneda debe identificar y conocer a sus clientes, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente: a. Si se trata de sociedades u otras entidades legales, que no estén bajo la supervisión de algún organismo regulador nacional o extranjero de similar competencia a la Superintendencia de Valores y Seguros, será necesaria la escritura de constitución, que incluya datos relativos a la razón social, forma legal, domicilio y representantes, así como los estatutos, poderes, inscripción en el registro correspondiente u otra documentación fiable para confirmar la identidad. b. Si se trata de personas naturales será estrictamente necesario su identificación con la cédula nacional de identidad, cédula de identidad para extranjeros o un pasaporte, consignándose además la nacionalidad, profesión y domicilio de dichas personas naturales. c. Se exigirán los documentos que acrediten los poderes de las personas que autoricen transacciones financieras en nombre del cliente. d. Para todo cliente que haya adquirido cuotas se deberá completar una Ficha de Cliente, la cual se muestra en Anexo 3 de este manual. Dicha ficha deberá ser actualizada a lo menos cada 2 años. e. Todo cliente nuevo deberá ser revisado contra las bases de datos de Screening Online en forma previa a abrir una cuenta. Dicho sistema permite además el monitoreo permanente de la condición política, legal y otras de los clientes en ella ingresados. La carga y mantención de los clientes en el sistema será responsabilidad del área 6 Septiembre 2015

8 Compliance de Moneda de acuerdo al procedimiento documentado en Anexo 4 de este manual. f. Moneda podrá adoptar medidas adicionales para obtener información sobre: el origen de los fondos del cliente; la verdadera identidad de la persona en cuyo nombre se establezca una relación o se lleve a cabo una operación importante; la naturaleza y alcance de la utilización prevista de los productos y servicios por parte del cliente o; cualquier otra información facilitada por el cliente, en caso de que surja alguna duda razonable en el proceso de valoración de los riesgos de Lavado de Dinero por parte de Moneda. Para efectos de lo anterior Compliance podrá solicitar cartolas bancarias, declaraciones de impuestos, requerir informes u opiniones legales, contratar peritos, etc. La obligación de Moneda de identificar a sus clientes recae sobre aquéllos que adquieren un vínculo a través de la firma de un Contrato General de Fondos. En este sentido el área de Compliance de Moneda efectuará el monitoreo de los aportantes de los Fondos de acuerdo al registro de aportantes que entregue el Depósito Central de Valores. A su vez, trimestralmente revisará que el listado de aportantes que es monitoreado a través de Screening Online se encuentre actualizado. 4. No aceptación de clientes Por motivos de control del riesgo, Moneda no aceptará, a lo menos, los siguientes potenciales clientes: a. Personas sobre las que se disponga de alguna información de la que se deduzca que pueden estar relacionadas con actividades delictivas, especialmente aquellas vinculadas al narcotráfico, financiamiento del terrorismo y otros delitos en Chile y/o en el extranjero. b. Personas que tengan negocios o actividades cuya naturaleza haga imposible la verificación de la legitimidad de las actividades o la procedencia de los fondos. c. Personas que rehúsen facilitar información o la documentación razonablemente requerida. d. Personas cuyas identidades no se puedan confirmar o que hayan proporcionado información falsa o con incoherencias significativas. III. CLIENTES PEP (Personas Expuestas Políticamente) La corrupción pública es considerada como una fuente del lavado de activos. Es por ello que las relaciones con individuos que tienen o han tenido en el pasado importantes posiciones en el sector público, o individuos relacionadas con estos últimos, pueden exponer a la Sociedad a un riesgo de reputación y legal significativo. Las Personas Políticamente Expuestas ( PEP s, Politically Exposed Persons) son individuos que desempeñan o han desempeñado funciones públicas 1, así como sus cónyuges, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y aquéllas personas naturales con las que hayan celebrado un 1 Se consideran PEPs aquellas personas hasta 1 año después de haber terminado de ejercer el cargo público 7 Septiembre 2015

9 pacto de actuación conjunta mediante el cual tengan poder de voto suficiente para influir en sociedades constituidas en Chile. A continuación se señalan aquéllas personas que tienen la característica de PEP según las definiciones de la Circular N 49 de la Unidad de Análisis Financiero (en adelante UAF ). 1. Presidente de la República 2. Senadores, Diputados y Alcaldes 3. Ministros de la Corte Suprema y Ministros de las Cortes de Apelaciones 4. Ministros de Estado, Subsecretarios, Intendentes, Gobernadores, Embajadores, Jefes Superiores de Servicio, Secretarios Regionales Ministeriales 5. Comandante en Jefe del Ejército, Comandante en Jefe de la Fuerza Aérea, Comandante en Jefe de la Armada, Director General Carabineros, Director General de Investigaciones 6. Fiscal Nacional del Ministerio Público y Fiscales Regionales 7. Contralor General de la República 8. Consejeros del Banco Central de Chile 9. Consejeros del Consejo de Defensa del Estado 10. Ministros del Tribunal Constitucional 11. Ministros del Tribunal de la Libre Competencia 12. Integrantes titulares y suplentes del Tribunal de Contratación Pública 13. Consejeros del Consejo de Alta Dirección Pública 14. Directores y ejecutivos principales de empresas públicas 15. Directores de sociedades anónimas nombrados por el Estado o sus organismos 16. Miembros de las directivas de los partidos políticos Cabe señalar que las personas señaladas precedentemente tendrán la calidad de PEP hasta un año luego de haber dejado de ejercer dichos cargos. Se deben establecer políticas y procedimiento para controlar que dichas personas no hagan uso de sus poderes públicos para su propio enriquecimiento ilícito. 1. Procedimientos de aceptación de clientes PEP Previo a que una persona natural o jurídica sea aportante de alguno de los Fondos de Moneda, el área comercial deberá: a. Solicitar a Compliance la verificación de sus antecedentes en las bases de Screening Online : En el caso que el potencial cliente sea persona natural: El área comercial deberá enviar a Compliance nombre completo y RUT de la persona. En caso que el potencial cliente sea persona jurídica (excepto inversionistas institucionales): El área comercial deberá enviar a Compliance nombre completo de la sociedad y su RUT; nombre completo de cada uno de sus socios / accionistas (de corresponder) / representantes legales y sus correspondientes RUT. b. Completar y enviar a Compliance el Formulario de Conocimiento del Cliente (KYC) Cabe señalar que en dicho formulario el área comercial deberá indicar expresamente si la persona natural o los socios, representantes legales de una persona jurídica tiene o no la calidad de PEP. 8 Septiembre 2015

10 Una vez recibidos los antecedentes anteriores, Compliance consultará con las bases de Screening Online y verificará la información contenida en el formulario de KYC. En caso que uno de estos documentos señale que el potencial Cliente tiene la calidad de PEP, Compliance deberá informar inmediatamente a la Gerencia General. Teniendo los antecedentes del potencial cliente PEP, se discutirá con la Gerencia General la aceptación de éste como cliente de Moneda, lo cual deberá quedar registrado. En caso de que el cliente declare no tener la calidad de PEP deberá completar la Declaración de Vínculo con PEP. 2. Procedimientos para quienes adquieren la calidad de PEP durante la relación comercial En aquellos casos de clientes que durante la relación comercial con Moneda obtengan la calidad de PEP, se deberá: Actualizar el Formulario de Conocimiento del Cliente (KYC), especificando la calidad de PEP ya sea de la persona natural o jurídica. Actualizar el Screening Online del cliente. Obtener la aprobación de la Gerencia General para mantener la relación comercial. Es importante señalar que aún cuando la relación comercial ya existe, su continuidad deberá ser aprobada por la Alta Gerencia, lo cual deberá quedar registrado. Moneda identificará aquéllos clientes que cambian su condición a PEP mediante la información que el área Comercial provea a la Gerencia de Cumplimiento, mediante la información que genere Screening Online, así como aquélla que pueda capturar desde cualquier otra fuente, por ejemplo, información en medios escritos, televisión, etc. 3. Procedimiento de revisión continua de clientes PEP Una vez al año los clientes que tengan la calidad de PEPs serán revisados por Compliance y los resultados de la revisión deberán ser documentados. En este sentido, se revisarán las bases de Screening Online, se revisarán sus fichas de cliente y se evaluarán las inversiones efectuadas durante el año. Durante la relación comercial con un PEP, los procedimientos de vigilancia permanente pueden revelar cambios en el perfil y la actividad. El PEP puede haber sido promovido o electo a un puesto más alto, estar en medio de un litigio o con transacciones que se desvían de la norma, por lo cual podrían generarse alguna señal de alerta. Efectuada la revisión, Compliance informará los resultados obtenidos a la Gerencia General. Adicionalmente, se deberán efectuar revisiones de sus operaciones con la periodicidad que permita mantener un adecuado control sobre éstas. En caso de que el resultado de la revisión hubiese generado alguna señal de alerta, Compliance en conjunto con la Gerencia General podrán decidir si amerita que alguna operación particular sea objeto de revisión por parte del Comité o de la relación comercial con el cliente PEP. 9 Septiembre 2015

11 IV. IDENTIFICACIÓN DE PERSONAS INCLUIDAS EN EL LISTADO DE SEGURIDAD DE ONU Como se señaló en el punto precedente, Moneda cuenta con un sistema de revisión previa a la aceptación de un cliente y del monitoreo permanente de éstos en el caso de establecerse la relación comercial. Dicho sistema, denominado Screening Online permite la revisión y chequeo permanente de las personas y entidades incluidas en el listado del Comité de Sanciones ONU (el listado ) por cuanto se encuentra incorporado como base de datos, por lo tanto, permite identificar en forma previa a establecer la relación comercial con un cliente si éste se encuentra incluido o no en dicho listado. En caso de encontrarse incluido en el listado, este no será aceptado como cliente, sin perjuicio de ello, tal situación será informada a la UAF como Reporte de Operación Sospechosa, según el procedimiento indicado en la sección VII del presente Manual. Igual tratamiento tendrán aquellos clientes que durante la relación comercial pasan a formar parte del citado listado. Al respecto, cabe señalar que Screening Online efectúa el monitoreo en línea de los Clientes. La sola existencia del cliente o beneficiario en el listado será motivo suficiente para el reporte a la UAF, sin necesidad de que éste haya realizado alguna operación o transacción. Tanto la revisión como el reporte a la UAF será efectuado por el Oficial de Cumplimiento de acuerdo al procedimiento indicado en la sección VII, numero 1, letra b. del presente Manual. V. IDENTIFICACIÓN DE TRANSACCIONES CON TERRITORIOS NO COOPERANTES Moneda no aceptará clientes que provengan de territorios no cooperantes en materias de lavado de activos y/o financiamientos de actividades terroristas. El área de Compliance efectuará con una periodicidad mínima semestral una revisión de las transacciones efectuadas a clientes o beneficiarios. La información recopilada deberá ser tratada con absoluta reserva, y en caso de detectar la existencia de transferencias de dinero con destino a un territorio no cooperante, el Oficial de Cumplimiento deberá informar los datos recopilados a la Unidad de Análisis Financiero como Reporte de Operación Sospechosa según el procedimiento indicado en la sección VII del presente Manual. VI. IDENTIFICACIÓN DE TRANSACCIONES CON PARAÍSOS FISCALES El área de Compliance efectuará con una periodicidad mínima semestral una revisión de las transacciones efectuadas a clientes o beneficiarios. La información recopilada deberá ser tratada con absoluta reserva, y en caso de detectar la existencia de transferencias de dinero con destino a un paraíso fiscal, el Oficial de Cumplimiento deberá revisar los antecedentes y en caso de que la situación lo amerite citar al Comité. Dicho Comité evaluará el informar si la operación corresponde ser informada a la Unidad de Análisis Financiero como Reporte de Operación Sospechosa según el procedimiento indicado en la sección VII del presente Manual. 10 Septiembre 2015

12 VII. OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS 1. Operaciones Sospechosas a. Control. Moneda desarrollará y pondrá en práctica procedimientos para el control y examen inmediato de operaciones de riesgo en relación con el Lavado de Dinero y la detección de Operaciones Sospechosas. Entre éstos se encuentran la verificación por parte de la gerencia de Cumplimiento de los aportantes en Screening Online 2 y de sus operaciones a lo menos 2 veces al año. Los antecedentes que se deriven de esas revisiones serán de carácter confidencial y serán almacenados en carpeta electrónica a la cual sólo tiene acceso la Gerencia de Cumplimiento. En el desarrollo de tales procedimientos de control, Moneda considerará las características del cliente y de las operaciones que realice. Criterios para la evaluación de tales características serán a lo menos: antigüedad de las operaciones del cliente con Moneda; determinación si los fondos a invertir provienen de alguno de los llamados paraísos fiscales; complejidad de la operación; habitualidad; etc. b. Procedimientos. En el evento que en aplicación de estos procedimientos de control, personal de Moneda determine la existencia de un acto que pudiese ser calificado de Operación Sospechosa, dicho personal deberá verificar la información recabada y requerir la opinión de su superior jerárquico e informar de inmediato al Oficial de Cumplimiento. En el evento que dicho superior lo estime pertinente, se solicitarán antecedentes adicionales al cliente. En el caso que el Oficial de Cumplimiento considere que el o los actos cuestionados puedan calificar de Operación Sospechosa, abrirá un expediente con los antecedentes recibidos e informará al Gerente General. Del análisis conjunto de los antecedentes se evaluará si hay mérito suficiente como para convocar al Comité. En este caso, el Comité evaluará los antecedentes, encargará la realización de las comprobaciones necesarias y podrá recomendar reportar el hecho a la Unidad de Análisis Financiero. Sin perjuicio de lo anterior, el Oficial de Cumplimiento tendrá la facultad de reportar la situación a la UAF, aun cuando el Comité hiciere una recomendación en contrario. El procedimiento de reporte a la UAF considera las siguientes etapas: El Oficial de Cumplimiento informará, en el menor tiempo posible a la UAF, las operaciones sospechosas de que tome conocimiento, acompañando la documentación que resulte necesaria. 2 Trimestralmente Compliance efectuará la carga de los nuevos aportantes al sistema. Efectuada la carga, el monitoreo es realizado por el sistema de manera on line. 11 Septiembre 2015

13 Los antecedentes en que se describe la operación sospechosa deberán ser almacenados por el Oficial de Cumplimiento en carpeta electrónica del área, la cual tiene accesos restringidos. El Oficial de Cumplimiento deberá ingresar con su clave de acceso personal a la página web de la UAF ( a la sección Formulario ROS. Una vez desplegado el formulario ROS, será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento ingresar la información referida a: - Identificación de la entidad que está reportando la operación - Identificación del Cliente o Clientes relacionados con la operación - Detalle de la operación reportada - Descripción detallada del reporte (donde se deberá incluir información respecto de la investigación realizada y los indicios que fueron tomados en consideración para calificar dicha operación como sospechosa) Ingresados los datos anteriores y enviado el formulario ROS a la UAF, el Oficial de Cumplimiento deberá almacenar el comprobante enviado por la UAF, en que consta dicho envío, en carpeta electrónica del área de Cumplimiento, la cual consta de accesos restringidos. Toda operación que pueda considerarse Operación Sospechosa por presentar indicios o certeza de que está relacionada con el Lavado de Dinero, así como cualquier circunstancia relacionada con dichas operaciones que se produzcan con posterioridad, debe ser objeto de comunicación inmediata y manejarse con carácter de estricta confidencialidad. Es importante mencionar también que ante cualquier denuncia por sospecha o certeza de actividades ilícitas, los trabajadores de Moneda deberán realizarlo en base a lo señalado por el articulo 46 del Reglamento Interno de Moneda Asset Management y el de cada uno de sus filiales, considerando fundamentalmente que ésta debe realizarse de buena fe y debidamente fundamentada. La información enviada a la UAF en ningún caso podrá ser revelada por aquéllas personas que tuvieron acceso a la misma según lo indicado en el artículo 6 de la Ley N VIII. REGISTROS En virtud de lo establecido en la Circular N 49 de la UAF, Moneda mantendrá por un plazo mínimo de 5 años los siguientes registros: - Registro de operaciones en efectivo: deberá contener todas las operaciones en efectivo, esto es en papel moneda o dinero metálico, y que superen el monto indicado en el artículo 5 de la Ley , o su equivalente en moneda nacional u otras monedas. - Registro de debida diligencia y conocimiento del cliente: el cual deberá contener la información de todas aquéllas operaciones que hubiesen requerido de un sistema de debida diligencia y conocimiento del ciente según lo indicado en la Circular N 49 de la UAF. - Registro de operaciones realizadas por personas políticamente expuestas: el cual deberá contener la información relativa a toda operación llevada a cabo por algún 12 Septiembre 2015

14 PEP, y que deberá ser informada a la UAF cuando se considere que está ante una operación sospechosa. - Registro de transferencias electrónicas de fondos: este deberá contener información del remitente de la transferencia, tal como, monto y fecha, nombre del ordenante, rut, número de cuenta, domicilio. Dichos registros serán almacenados en carpeta del área de Compliance (\\Tacora\compliance\Registros) IX. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL Será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento el desarrollo y ejecución de programas de capacitación e instrucción permanentes a los empleados y directores. El programa de capacitación e instrucción deberá contener, a lo menos una capacitación anual donde se aborden, los conceptos de lavado o blanqueo de activos, financiamiento de actividades terroristas y cohecho; sus consecuencias, la normativa que regula la materia y sus sanciones tanto administrativas como penales así como, también, las señales de alerta y procedimientos frente a una operación de carácter sospechosa. Por su parte, se deberá dejar registro de dichas capacitaciones y sus respectivas evaluaciones. X. DONACIONES Moneda mantendrá una lista con las donaciones a entidades de carácter político realizadas e igualmente a entidades de carácter público como Organismos No Gubernamentales, Fundaciones, etc., las cuales se realizarán de acuerdo al marco legal que nos regula, e igualmente cumplir con las condiciones para poder hacer uso de las franquicias tributarias que se permiten. XI. CONSIDERACIONES FINALES Consciente de la necesidad de implementar diversas acciones para prevenir, detectar y evitar la facilitación y realización de operaciones de Lavado de Dinero, Moneda velará por la coordinación de, a lo menos, las siguientes medidas: 1. Compartimentalizar la información de modo que cada funcionario pueda acceder solamente a aquella información que, de acuerdo con su cargo y responsabilidades, le corresponda acceder. 2. Conservar, conforme con las normas legales y reglamentarias sobre conservación de documentos aplicables, los siguientes documentos: a. La documentación establecida en la sección II, número 3 de este Manual. b. Los informes presentados ante las autoridades sobre las Operaciones Sospechosas, junto con la documentación que los respalde. c. Cualesquiera otros documentos que sea necesario conservar en virtud de las leyes aplicables contra el Lavado de Dinero, financiamiento del terrorismo y cohecho. La referida documentación se archivará adecuadamente de forma que se facilite su localización y se garantice su confidencialidad. 13 Septiembre 2015

15 3. Dar a conocer los alcances de este Manual, tanto al personal interno, directores, como a las entidades relacionadas a la operación de Moneda. 4. Vigilar el cumplimiento de este Manual y revisarlo una vez al año, realizando las adecuaciones que se estimen necesarias. 14 Septiembre 2015

16 ANEXOS ANEXO 1 COMITÉ El comité de análisis de Operaciones Sospechosas se encuentra conformado por: 1. Presidente del Directorio: Pablo Echeverría B. 2. Gerente General: Antonio Gil N. 3. Oficial de Cumplimiento: Carlos Frías T. 4. Fiscal: Carlos Frías T. A las sesiones del Comité podrán participar sus miembros por vía telefónica o a través de video conferencia, debiendo al menos estar presentes dos de éstos. 15 Septiembre 2015

17 ANEXO 2 EJEMPLOS DE OPERACIONES SOSPECHOSAS La lista de ejemplos que se detalla a continuación se ha elaborado para aumentar el grado de conocimiento de aquellas circunstancias que pueden dar lugar a sospechas sobre la existencia de Lavado de Dinero. Se consideran parte de este listado todas aquellas operaciones sospechosas identificadas por la UAF en el documento elaborado por esa entidad sobre Guía de Señales de Alerta y que se publica en la página web Dicho listado será publicado y actualizado cuando corresponda por la Gerencia de Cumplimiento en la intranet de Moneda. No se trata de una lista exhaustiva y, en muchas ocasiones, una sola operación individual de las que figuran en la relación no será, por sí misma, suficiente para levantar sospecha o para motivar investigaciones internas. Sin embargo, cualquier combinación de la distinta casuística de las operaciones que se detallan puede corroborar la sospecha de que existen actividades ilícitas de blanqueo de capitales. Deberá analizarse caso por caso para poder decidir si se debe informar sobre la base de tales sospechas. a. El cliente rehúsa o es reticente a completar un formulario, o de otra manera, a proporcionar la información que le es solicitada; o la información que facilita es falsa, inconsistente o sospechosa por su naturaleza. b. El cliente intenta realizar una inversión por una cantidad superior a sus aparentes medios, que no tiene un propósito obvio, o donde la fuente o naturaleza de los fondos que se van a utilizar es sospechosa. c. El cliente está menos preocupado de la rentabilidad de su inversión y más de la prematura entrega o cancelación. d. El cliente busca poder realizar compras o inversiones usando grandes cantidades de efectivo, o haciendo grandes pagos de cuotas en efectivo. e. El cliente realiza pagos con numerosos equivalentes de efectivo, con cheques bancarios, o con cheques que se cargarán en una cuenta diferente a la de éste. f. No parece existir relación alguna entre el partícipe y la persona que está invirtiendo. g. El cliente recibe fondos por medio de transferencias electrónicas e inmediatamente solicita el reembolso de éstos por medio del pago en efectivo, cheque o transferencia electrónica a una tercera parte. h. El cliente deposita bonos al portador y, seguidamente realiza una venta, y envía una transferencia al exterior con los resultados de la venta. i. El cliente recibe fondos que no se corresponden con lo que se conoce de sus negocios, ni con su situación financiera. j. El cliente pide excepciones repetidas a las políticas relacionadas con depósitos. k. El cliente deposita varios cheques por caja, todos de cantidades por debajo de los US$ o en cantidades justo por debajo de la cantidad marcada localmente para reportar o registrar. 16 Septiembre 2015

18 l. El cliente parece despreocupado sobre las decisiones normales que se toman en el tipo de operación en las que invierte, como: las cuotas, los objetivos de la inversión, los productos más adecuados a través de los cuales se realizará ésta, etc. 17 Septiembre 2015

19 ANEXO 3 FICHA DE CLIENTES IDENTIFICACIÓN Nombre o Razón Social del Aportante Nombre de Fantasía (de corresponder) R.U.T. Domicilio Teléfono Correo electrónico Giro Comercial (persona jurídica) Profesión, ocupación u oficio (persona natural) Nombre del representante legal R.U.T. del representante legal : [ ] : [ ] : [ ] : [ ] : [ ] : [ ] : [ ] : [ ] : [ ] : [ ] 18 Septiembre 2015

20 ANEXO 4 Procedimientos Screening Online Permite verificar si una persona o entidad se encuentra incorporada por ejemplo en listados de Comités de Sanciones, emitidos por entidades regulatorias, de PEP, etc. Dicho procedimiento se llevará a cabo en los siguientes casos: a) Trimestralmente se cargará el registro de aportantes de los Fondos que remita el Depósito Central de Valores. b) Previo a que Moneda AGF contrate los servicios de un proveedor que tenga la característica de clave. c) Los nuevos empleado serán incluidos en cuanto ingresen a Moneda. flor A continuación se detalla el procedimiento de consulta: Paso 1: Consulta de persona natural o jurídica. 19 Septiembre 2015

21 1: incluir el nombre del cliente, socios / accionistas / representantes (de corresponder). 2: identificar si la persona que se está consultando tiene la calidad de Empleado, Aportantes Fondo, Proveedor. 3: identificar si es persona natural o jurídica. 4: identificar la persona de Moneda que está efectuando la consulta. 5: incluir algún otro dato que a juicio de la persona que está efectuando la consulta resulte relevante incluir para identificar de mejor manera a la persona o entidad que está siendo consultada. 6: iniciar la búsqueda. Paso 2: Revisión de información obtenida, a través de consulta realizada. Resultado análisis efectuado se indica el número de coincidencias, es necesario que previo a la emision del informe estas sean analizadas por Compliance y aclaradas, a modo de corroborar que estas no sean coincidencias ciertas. Paso 3: una vez obtenido el documento indicado en el paso anterior, revisado y aclarado en los casos que corresponda, se debe enviar a la persona que lo solicitó en el caso de nuevos clientes. 20 Septiembre 2015