PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR

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1 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR

2 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR OBJETIVO GENERAL: Mantener el Parque Vehicular de la Oficina de la Secretaría de Desarrollo Social en optimas condiciones de uso y operación, mediante el establecimiento de un plan anual de mantenimiento preventivo y diagnóstico correctivo, observando en todo momento la normatividad vigente en materia. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: Observar el cumplimiento al numeral 8.9 en materia de Mantenimiento y Conservación del Parque Vehicular de la Circular Uno del 27, con el propósito de mantenerlo en condiciones óptimas de operación. Toda contratación de mantenimiento preventivo del Parque Vehicular deberá estar sustentada en la normatividad vigente, mediante los procedimientos señalados en materia de adquisiciones. Todo servicio de mantenimiento preventivo deberá estar sustentado con el contrato de servicio respectivo autorizado por el Comité de Adquisiciones. Todo servicio de mantenimiento realizado al Parque Vehicular por el taller contratado, deberá apegarse a lo establecido en el contrato y a la ficha técnica. Elaborar orden de trabajo por el servicio a realizar al vehículo en el formato que esta destinado para este caso. Todas las refacciones y piezas que sean sustituidas al Parque Vehicular derivado del servicio de mantenimiento preventivo, deberán ser devueltas a la contratante y dichas piezas deberán ser originales de conformidad al contrato. El taller contratado deberá presentar un diagnóstico del vehículo de conformidad con la orden de trabajo. El Jefe del área será el encargado de autorizar, supervisar y verificar que la reparación se realice de conformidad con la orden de trabajo y diagnóstico respectivo. En caso de que el proveedor (taller) no proporcione los servicios objeto del mantenimiento preventivo dentro de los términos y del plazo pactado, se aplicarán las sanciones establecidas en el contrato.

3 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR Establecer las Normas y Lineamientos de Control de Calidad en las reparaciones realizadas por el taller. Mantener actualizado el archivo de los mantenimientos y servicios realizados al Parque Vehicular. Llevar el registro y control de reparaciones y proponer ajustes necesarios. Verificar la calidad de las reparaciones, refacciones y mano de obra que el taller realice al Parque Vehicular. Realizar pruebas a las reparaciones hechas por el taller, a fin de verificar su calidad. LIC. FERNANDO PENILLA ROSAS J.U.D DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGÍSTICO

4 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR Unidad Administrativa No. Descripción de Actividad Tiempo J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico 1 Elabora Plan del Mantenimiento Preventivo del Parque Vehicular y lo turna a la Subdirección de Servicios Generales para su revisión. Subdirección Servicios Generales de 2 Recibe y revisa el Plan de Mantenimiento del Parque Vehicular y lo envía a la Dirección de Servicios Generales de la DGRMSG para su validación. Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales (Dirección de Servicios Generales) 3 Recibe y valida el Plan del Mantenimiento del Parque Vehicular. Es correcto? 1 a 3 días 4 NO Regresa a la Subdirección Servicios Generales indicando las inconsistencias para su adecuación. (conecta con la actividad No. 1) 5 SI Valida Plan del Mantenimiento al Parque Vehicular y emite dictamen favorable remitiéndolo a la Subdirección de Servicios Generales. Subdirección Servicios Generales de 6 Recibe dictamen e inicia trámites de adjudicación de servicio, conforme a la Ley de Adquisiciones y turna solicitud a la Subdirección de Recursos Materiales. 1 a 3 días

5 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR Unidad Administrativa No. Descripción de Actividad Tiempo Subdirección Recursos Materiales de 7 Recibe solicitud de contratación de servicio y procede a la adjudicación conforme a la Ley de Adquisiciones. 1 a 3 días 8 Notifica a la Subdirección de Servicios Generales del Proveedor ganador y entrega copia del contrato. 5 días Subdirección Servicios Generales de 9 Recibe notificación del proveedor autorizado y copia del contrato, remitiendo copia a la J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico. 1 Día J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico 1 Recibe copia de contrato e instrumenta el Plan de Mantenimiento Correctivo. Avisa al taller autorizado de una orden de servicio para mantenimiento preventivo. 1 hr. Taller Autorizado 12 Recoge vehículo de Oficinas junto con orden de servicio y lo traslada a su taller para su revisión y diagnóstico. 3 Hrs. 13 Envía diagnóstico a la J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico para su autorización. J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico 14 Revisa y autoriza la reparación de conformidad con la orden de servicio y diagnóstico emitido por el taller. Taller Autorizado 15 Procede a realizar la reparación del vehículo. 1 a 3 días 16 Entrega vehículo reparado en oficinas. 5 hrs.

6 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR Unidad Administrativa No. Descripción de Actividad Tiempo J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico 17 Recibe vehículo por parte del taller y entrega al usuario para su revisión y verificación. 1 hr. Usuario del Vehículo 18 Recibe y realiza las pruebas pertinentes al vehículo verificado que se encuentra en condiciones adecuadas de operación e informa a la J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico. 2 hrs. J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico 19 Recibe el informe del vehículo por parte del usuario. 3 hrs. Conformes con los trabajos? 2 NO Regresa el vehículo al taller autorizado indicando los trabajos que no son satisfactorios. (Conecta con la actividad No. 15) 21 SI Se procede a recibir las facturas por el servicio efectuado y se elabora Orden de Trabajo por los conceptos de servicio y costos, así como la solicitud de pago correspondiente y la turna a la Subdirección de Servicios Generales para su autorización. 22 Registra la fecha y los servicios realizados en la Bitácora de Servicios del vehículo y se anexa la documentación al expediente del mismo.

7 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR Unidad Administrativa No. Descripción de Actividad Tiempo Subdirección Servicios Generales de 23 Valida la solicitud de Pago y envía a la Subdirección de Recursos Materiales para su visto bueno. Subdirección Recursos Materiales de 24 Recibe, valida y autoriza la solicitud de pago y tramita el Vo. Bo. del Director General de Administración y turna a la Subdirección de Recursos Financieros para su pago. 5 días Subdirección de Recursos Financieros 25 Recibe, valida y procesa solicitud de pago de conformidad con el contrato de servicio y suficiencia presupuestal. 5 días FIN DE PROCEDIMIENTO LIC. FERNANDO PENILLA ROSAS J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGÍSTICO

8 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGÍSTICO SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA DGRMSG Inicio Elaborar Plan del Mantenimiento Preventivo del Parque Vehicular 1 Recibe, revisa y remite a la DGRMSG 2 3 Plan Mantto.Prev. Plan Mantto.Prev. Recibe y valida Plan Mantto.Prev. Es correcto? SI NO 4 Regresa para su corrección Plan Mantto. Prev. 5 Remite a la Subdir. de Servs. Grales. de la SDS Plan Mantto. Prev. A

9 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGÍSTICO A 6 Recibe dictamen y solicita a la Subdir.Rec. Mat. Iniciar trámite de contratación Plan Mantto.Prev. 7 Recibe solicitud e inicia trámites de contratación Plan Mantto. Prev. 8 Notifica a la Subdir. de Servs. Grales. del proveedor ganador Contrato. 9 Recibe notificación y remite copia a la JUD de Mant. Y Apoyo Logístico Contrato 1 Recibe copia de contrato e instrumenta el Plan de Mantto. Contrato B

10 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGÍSTICO TALLER AUTORIZADO B Da aviso al taller de una orden de servicio para mantenimiento preventivo Orden de servicio 12 Recibe orden de servicio, recoge vehículo y traslada al taller para su revisión y diagnóstico Orden de servicio 13 Remite diagnóstico para la autorización del servicio solicitado 14 Recibe diagnóstico, revisa y autoriza la reparación de conformidad con la orden de servicio solicitado Diagnóstico Diagnóstico C

11 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR TALLER AUTORIZADO J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGÍSTICO USUARIO DEL VEHÍCULO C 15 Procede a realizar la reparación del vehículo 1 16 Procede a entregar el vehículo en las oficinas de la SDS en la JUD de Mant. Y Apoyo Log. Facturas 17 Recibe y entrega vehículo a usuario para su revisión y verificación Recibe el vehículo y realiza pruebas para verificar el buen estado del mismo e informa JUD de Mant. Y Apoyo Logístico Recibe informe del estado del vehículo D

12 : Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGÍSTICO SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS D SI Conformes con los trabajos? NO 2 Regresa el vehículo al taller autorizado indicando los trabajos no satisfactorios 1 21 Se remite facturas y solicitud de pago para autorización Solicitud de pago Registra servicios realizados en la Bitácora de Servicio del Vehículo Bitácora Valida la solicitud de pago y envia a la Subdirecccion de Recursos Materiales para su vo.bo Recibe, valida y autoriza la solicitud de pago y tramita el Vo.Bo del Director General de Administración y turna a la Subdirección de Recursos Financieros para su pago 25 Recibe, valida y procesa solicitud de pago del servicio realizado CLC Solicitud de pago Solicitud de pago LIC. FERNANDO PENILLA ROSAS J.U.D. DE MANTENIMIENTO APOYO LOGÍSTICO Fin

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