ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y/O NECESIDAD DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

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1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y/O NECESIDAD DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS OBJETO: "CONTRATAR EL SERVICIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO CON CAMBIO DE PIEZAS DE LOS ARCHIVADORES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO 1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESENTE ESTUDIO DE CONVENIENCIA 1.1. Ley 80 de 1993 Numeral 7 del artículo 25. Del principio de economía. En virtud de este principio: 7. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso Decreto 2474 de 2008 Artículo 3. Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. 1.3 JUSTIFICACIÓN FACTORES DE SELECCIÓN Decreto 3576 de 2009 Artículo 2. El parágrafo 1 del artículo 9 del Decreto 2025 de 2009, quedará así: Parágrafo 1. El procedimiento de selección para la celebración de contratos a los que se refiere el presente artículo y cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, se realizará, con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, mediante una invitación pública formulada a través de la página web de la entidad o, en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público, una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes, así como los criterios de selección que aplicará para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. Realizada la evaluación de la oferta u ofertas presentadas, la entidad dará traslado de la misma por un día en la Secretaría de la dependencia que tramita el proceso. Si sólo se presenta una oferta, esta se

2 aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado Debido a que el valor no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad, la Superintendencia formulará invitación pública a presentar ofertas y establecerá los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con LA OFERTA MÁS BAJA como criterio de selección a aplicar, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Portal Único de Contratación. Para tal efecto los proponentes llenarán un formato donde se describen los servicios y elementos a suministrar con el respectivo precio unitario. De igual manera, está selección se regirá por lo previsto en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, el decreto 2474 de 2008 y demás normas vigentes y concordantes. 2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD CONTRATANTE Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN 2.1. De conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2153 de1992 y el artículo 71 de la Ley 1151 de 2007, la Superintendencia de Industria y Comercio es un organismo de carácter técnico con personería jurídica, que goza de autonomía administrativa, financiera, presupuestal y cuenta con patrimonio propio, denominada entidad estatal para efectos contractuales de acuerdo con lo señalado en el literal b) del artículo 2 de la Ley 80 de ESPECIFICACIONES DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER POR LA ENTIDAD: De acuerdo a los hallazgos presentados en el acta de visita de inspección, control y vigilancia del Archivo General de la Nación el 09 de septiembre de 2010 y según el acuerdo 049 de 05 de mayo de 2000, por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 Conservación de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos, se requiere adecuación, organización y arreglo de la estantería fija y/o rodante ubicada en el depósito del sótano 2. En este orden de ideas se hace necesaria la contratación del servicio de adecuación, organización y arreglo de la estantería fija y/o rodante ubicada en el depósito del sótano 2.

3 DESCRIPCIÓN 1) ARCHIVO RODANTE SENCILLO 3er PISO (Placa Inventario 01270) Suministro e instalación de Paral de tornillo, 2) ARCHIVO RODANTE QUINTUPLE DISARCHIVO SOTANO 140 ESTANTES encarrilamiento (1), nivelación (10), suministro manija (2) suministro caja de tracción (1) 3) ARCHIVO RODANTE CUADRUPLE DISARCHIVO COLOR HABANO 65 ESTANTES Mantenimiento preventivo, Revisión cadena, Revisión caja de tracción, Ajuste enchapes, Nivelación carros 4) ARCHIVO FIJO DOBLE AZUL GRIS (P.I ) Desmonte, reubicación y ajuste de 9 módulos (38 estantes) 5) ARCHIVO RODANTE QUINTUPLE (P.I ) DISARCHIVO COLOR AZUL GRIS nivelación (1), suministro manija (1) suministro caja de tracción (1) 6) ARCHIVO RODANTE DOBLE INDUMUEBLES COLOR BEIGE (P.I.) (09257) 35 estantes encarrilamiento(1), nivelación (10), suministro manija (1), suministro e instalación de tensores. 7) ARCHIVO RODANTE CUADRUPLE MECÁNICO 24 estantes Mantenimiento preventivo, arreglo de carro caído, ajuste de enchapes y estantería (3), encarrilamiento (1), nivelación (3), suministro e instalación de tensores. 8) ARCHIVO RODANTE TRIPLE COLOR BEIGE EN MADECOR Mantenimiento preventivo general, ajuste de enchapes y estantería (4), Ajuste cadenas(4), nivelación (4), suministro manija (4), suministro e instalación de tensores 9) Traslado e instalación de 16 estantes incluye ajuste de estanterías 3.1. Estudio técnico y económico para estimar el presupuesto: Para determinar el presupuesto se solicitaron varias cotizaciones recibiendo dos cotizaciones:

4 Archivos y dotaciones EMES Ltda. Por un valor incluido IVA DE $ , la otra cotización es de Fabrica Nacional de archivos por un valor de $ incluido IVA. Debido a la diferencia significativa de las cotizaciones y de la mejor descripción de los arreglos para cada uno de archivadores en la primera cotización, además se espera recibir ofertas similares una vez publicada la invitación por tanto se decide establecer el presupuesto para el objeto de este estudio en $ por el rubro de mantenimiento Obligaciones del Contratista Realizar en el plazo previsto el mantenimiento y reparación de los archivos descritos En lo que se refiere a la instalación esta debe cumplir con el acuerdo 049 de 2000 El servicio de mantenimiento y reparación se deberá prestar en el sótano de la sede central de La Superintendencia de industria y comercio. Cr. 13 N Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato y las que por su naturaleza le sean atribuibles conforme al objeto y alcance del mismo Plazo de ejecución El plazo de ejecución será de 15 días a partir de firma del acta de inicio Forma de pago El pago será a 8 días hábiles contados a partir de la entrega a satisfacción y constancia de cumplimiento por parte del supervisor. 3.5 Lugar de Ejecución El lugar de ejecución será en la Ciudad de Bogotá. 3.6 Análisis de riesgos Se identificaron los siguientes riesgos: Incumplimiento por parte del contratista en la entrega de los elementos o prestación del servicio La Calidad no satisfactoria del mantenimiento prestado (preventivo como correctivo) El incumplimiento es asumido por el contratista mediante una cláusula penal por incumplimiento y el no pago hasta la entrega a satisfacción del mantenimiento

5 realizado; respecto a la calidad cada uno de los elementos tendrá una garantía mínima de 6 meses que se hará efectiva en el caso que el elemento que falle hubiera sido suministrado por el contratista, o que fuera el resultado de un mantenimiento preventivo o correctivo defectuoso 3.7 Garantías No se exigirán garantías al contratista más que el pago total condicionado a la entrega objeto del contrato a total satisfacción, y la exigencia de la garantía del producto. Dada la cuantía la garantía única no es obligatoria. (Original firmado por) RICARDO GARCÍA RAMÍREZ Director Administrativo y Financiero (E) Anexo: Formato para entregar la propuesta económica

6 Anexo Propuesta económica MANTENIMNIENTO ARCHIVADORES SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO DESCRIPCIÓN VALOR TOTAL 1. ARCHIVO RODANTE SENCILLO 3er PISO (Placa inventario 01270) Suministro e instalación de Paral de tornillo, 2. ARCHIVO RODANTE QUINTUPLE DISARCHIVO SOTANO 140 ESTANTES encarrilamiento(1), nivelación (10), suministro manija (2) suministro caja de tracción (1) 3. ARCHIVO RODANTE CUADRUPLE DISARCHIVO COLOR HABANO Mantenimiento preventivo, revisión cadena, revisión caja de tracción ajuste enchapes, nivelación carros 4. ARCHIVO FIJO DOBLE AZUL GRIS (P.I ) Desmonte, reubicación y ajuste de 9 módulos (36 udc) 5. ARCHIVO RODANTE QUINTUPLE (P.I ) DISARCHIVO COLOR AZUL GRIS nivelación (1), suministro manija (1) suministro caja de tracción (1) 6. ARCHIVO RODANTE CUADRUPLE MECÁNICO 24 estantes Mantenimiento preventivo, arreglo de carro caído, ajuste de enchapes y estantería (3), encarrilamiento (1), nivelación (3), suministro e instalación de tensores 7. ARCHIVO RODANTE DOBLE INDUMUEBLES COLOR BEIGE (P.I.) (P.I.09257) encarrilamiento(1), nivelación (10), suministro manija (1), suministro e instalación de tensores 8. ARCHIVO RODANTE TRIPLE COLOR BEIGE EN MADECOR Mantenimiento preventivo general, ajuste de enchapes y estantería (4), Ajuste cadenas(4), nivelación (4), suministro manija (4), suministro e instalación de tensores 9. Traslado e instalación de 16 estantes incluye ajuste de estanterías SUB TOTAL IVA TOTAL

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