COLEGIO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS DEL ESTADO DE OAXACA. DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y CONTROL ESCOLAR MANUAL DEL USUARIO.

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1 COLEGIO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS DEL ESTADO DE OAXACA. DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y CONTROL ESCOLAR MANUAL DEL USUARIO. 1

2 Octubre de 2008 ÍNDICE 1 SEGURIDAD CAMBIO DE CONTRASEÑA ALUMNOS BUSQUEDA DE ALUMNOS ACTUALIZAR INFORMACIÓN CAMBIO DE ESTATUS: GENERAR ORDEN DE PAGO REGISTRAR ORDEN DE PAGO CAMBIO DE CURP NUEVO INGRESO NUEVO INGRESO POR PROCEDENCIA EXTERNA REGISTRO DE EGRESADO REGISTRO DE EXALUMNOS ESTADÍSTICA DE INSCRIPCIONES ESTADÍSTICA DE INCONSISTENCIAS DE INFORMACIÓN REPORTE DE ALUMNOS INSCRITOS GRAFICA DE INSCRIPCIONES REPORTE ESTADISTICO DE INICIO / FIN ALTA IMSS: BAJAS IMSS: INGRESOS REGISTRAR ORDEN DE PAGO REPORTE DE INGRESOS CONCENTRADO DE INGRESOS

3 3.4 ESTADISTICAS POR SERVICIOS ESTADISTICA POR ÓRDENES VALIDACION DE FOLIOS GRUPOS DISTRIBUCION DE ALUMNOS EN GRUPO ASIGNAR ALUMNO A GRUPO LISTA DE GRUPOS CAMBIOS DE SUBSISTEMA SOLICITUD DE CAMBIO VER SOLICITUDES VISTO BUENO DEL CENTRO EDUCATIVO CALENDARIO ESCOLAR VER CALENDARIO PREINSCRIPCIONES REGISTRO DEL ASPIRANTE LISTA DE ASPIRANTES CAPTURA DE ASISTENCIA A EXAMEN DIAGNOSTICO SELECCIÓN DE ASPIRANTES A NUEVO INGRESO ESTADÍSTICA DE PREINSCRIPCIONES ESTADÍSTICA DE FICHAS AUTORIZADAS AYUDA

4 El sistema ARIES (Administración de los Recursos de Información Educativa y de Servicios) tiene como objetivo administrar de manera eficiente la información que se genere en los centros educativos y áreas administrativas del Colegio mediante el uso de la tecnología, coadyuvando a ofrecer una oferta educativa de calidad a través de la mejora continua de los procesos. Los usuarios de los centros educativos autorizados por la Dirección General del Colegio, podrán ingresar al sistema ARIES a través la página de Internet. Ingresar el usuario y contraseña respectiva y click en Ingresar. Se mostrara la siguiente pantalla. 4

5 1 SEGURIDAD 1.1 CAMBIO DE CONTRASEÑA Entrar al menú Seguridad como se muestra a continuación: Teclear el usuario y la contraseña actual. 5

6 Escribir la nueva contraseña y confirmar, posteriormente click en Cambiar. 2 ALUMNOS 2.1 BUSQUEDA DE ALUMNOS Para buscar a un alumno entrar al menú Alumno Búsqueda, como se muestra en la siguiente figura: Se muestra la siguiente pantalla para capturar los datos necesarios del alumno. 6

7 La búsqueda de los alumnos puede hacerse de diferentes maneras, las más comunes son: 1. A través del nombre, apellido paterno y apellido materno, curp o solo los datos que se tengan y click en buscar. El listado se verá de la siguiente manera: 7

8 NOTA: el siguiente listado es continuación de la figura anterior. Directamente del listado se pueden hacer los filtros para hacer la búsqueda más específica en los campos: a. Curp b. Nombre c. Ap Paterno d. Ap Materno e. Sexo f. Carrera g. Ciclo h. Grado i. Status Alumno j. Grupo Algunos ejemplos son: a. Filtrado por curp: En el recuadro blanco se escribe la curp o parte de la misma para seleccionar las que se encuentren con esas letras. 8

9 Inmediatamente después de escribir las letras aparecerá la pantalla de Procesando información Como se puede observar, el sistema encontró 4 posibles curp s con esas iniciales. b. Filtro por Ap Paterno: c. Filtro por carrera: Al teclearle el nombre de la carrera o solo parte de esta, se muestra todos los alumnos con esta coincidencia. 9

10 d. Filtro por estatus alumno. Se teclea el estatus del cual se quiere hacer el filtro y muestra todos los alumnos con dicho estatus. Para regresar al menú, posicionarse en la parte de arriba del sistema en la opción inicio, como se muestra en la siguiente figura: Después de dar click en la opción Inicio encerrada en la pantalla anterior, aparecerá la siguiente figura: 10

11 2 Buscando todo un grupo. Ahora la búsqueda se hará por carrera y/o grado. Se comienza seleccionando la carrera, como se muestra a continuación, omitiendo la parte de Nombre, Apellido paterno, Apellido materno. Se da un click en Consultar y se espera a que termine de cargar el proceso. 11

12 Se muestra el listado de la siguiente manera: De acuerdo a este listado que corresponde al plantel de Cuicatlán de la carrera de informática del semestre 2, se pueden entrar a consultar alumno por alumno sin necesidad de salirse de la pantalla y buscarlo, ya que se reflejan todos los alumnos de la carrera y/o de cada grupo. Al igual que en el paso 1 se pueden hacer los filtros por curp, nombre, Ap Paterno, Ap Materno, sexo, Carrera, Ciclo, Grado, Status Alumno para hacer la búsqueda más exhaustiva. El círculo rojo del disquito muestra las opciones que se tienen para un alumno: a. Actualizar información b. Cambio de estatus c. Generar orden de pago d. Registrar orden de pago e. Cambio de curp f. Eliminar alumno g. Validación de credencial h. Carta compromiso i. Ingreso condicionado Como se muestra en la siguiente figura: 12

13 2.1.1 ACTUALIZAR INFORMACIÓN: se abrirá una nueva ventana donde se muestran los datos del alumno para revisarlos. Como se muestra en la imagen se tienen dos ventanas activas, una donde se hizo la búsqueda del alumno y la otra donde se ingresó a actualizar información, al término de la actualización se cierra la ventana en la x del recuadro rojo. 13

14 Al darle clic en la x se regresa a la pantalla de búsqueda de alumnos, como se muestra en la siguiente figura CAMBIO DE ESTATUS: Dando un click, de igual manera se abrirá una nueva ventana, como se muestra en la figura de abajo: Se despliega el menú para ver que estatus están disponibles para este alumno. Para este caso solo esta disponible el estatus Ausente. Al término si lo desea puede cerrar la ventana para evitar confusión con los movimientos que tenga que hacer en el sistema. 14

15 2.1.3 GENERAR ORDEN DE PAGO. Se muestra la siguiente pantalla, se captura el promedio del alumno en los casos donde tienen estatus de Alta en el sistema, por el contrario, si un alumno esta en Aries como Ausente, no se puede determinar el promedio, por lo tanto solo se escoge el servicio a pagar, como se muestra en la pantalla: Se selecciona el servicio y click en Agregar.. 15

16 Después de darle clic en agregar, aparecerá el concepto con el impuesto, la cantidad de servicios, los impuestos y el total. Se da click en el botón Grabar 16

17 Se muestra en la siguiente pantalla el formato de pago que el alumno deberá llevar a las oficinas de recaudación REGISTRAR ORDEN DE PAGO En cuanto se haya hecho el pago correspondiente se debe registrar la orden como pagada y dependiendo del concepto, el sistema Aries le otorga un estatus al alumno. 17

18 Se muestra la siguiente pantalla con todas las órdenes que se han generado de cada alumno: Se selecciona la orden que se debe registrar como pagada para que muestre los datos del alumno y se corroboren. Esperar a que el proceso termine. Se muestran los datos de los alumnos en la pantalla siguiente, se escoge el tipo de pago, el folio de la institución, que es el folio de recaudación de rentas y se da un click en Registrar representado por el ícono del $ 18

19 Aparecerá la siguiente figura con los datos del alumno 19

20 2.1.5 CAMBIO DE CURP Se teclea la nueva curp en la siguiente pantalla. Después de teclear la curp, click en Guardar. 2.2 NUEVO INGRESO Ésta opción es para los alumnos que no entraron en el proceso de Preinscripciones y que están desfasados. 20

21 Se capturan todos los datos del aspirante a nuevo ingreso. 21

22 A través de cada pestaña, se deben capturar todos los datos del alumno para tener la información completa de los aspirantes a nuevo ingreso. Después de haber capturado toda la información del alumno se da clic en Guardar y deberá aparecer el siguiente mensaje. Con este mensaje podremos estar seguros de que la información se guardó en la base de datos. 2.3 NUEVO INGRESO POR PROCEDENCIA EXTERNA Esta opción es para dar de alta a los alumnos que vienen de un subsistema que no es el CECYTE y que se incorporan a un semestre que no es el primero. 22

23 Se capturan los datos del alumno procedente de otro sistema, a través de las pantallas de captura de información. 23

24 Después de haber capturado toda la información del alumno se da clic en Guardar y deberá aparecer el siguiente mensaje. 2.4 REGISTRO DE EGRESADO En ésta opción se dan de alta a los alumnos egresados que tienen algún adeudo. 24

25 2.5 REGISTRO DE EXALUMNOS En ésta opción se dan de alta a los alumnos que no concluyeron sus estudios de educación media superior y que tienen un adeudo, pero que además no están registrados en la base de datos del ARIES. Entrar al menú Alumnos Registro de Ex alumno Se da de alta con los datos mínimos necesarios para poder generar las órdenes correspondientes. 25

26 Después de haber capturado toda la información del alumno se da click en Guardar y deberá aparecer el siguiente mensaje. 2.6 ESTADÍSTICA DE INSCRIPCIONES Es un reporte que sirve para consultar todos los alumnos Inscritos, desglosados por semestre y No inscritos desglosados por aspirantes, bajas, convalidaciones, etc. Entrar al menú Alumnos y seleccionar Estadística de inconsistencias de Información. 26

27 Se da click en Buscar Aparecerá la siguiente pantalla, únicamente aparecen números de alumnos pero no sus nombres. 27

28 La parte de arriba del reporte muestra los campos que se pueden agregar al listado para consultar específicamente la información que se desee (ilustrada con flecha roja). Nótese que solo aparecen los campos de Modalidad, Campus, Carrera y Grupo (ilustrada con flecha azul), que son los que se van a reflejar en el reporte en el momento de generarlo. Se siguen los siguientes pasos para complementar el listado. Por ejemplo si se desea saber quiénes son los alumnos que tienen inconsistencias, se da click al campo NombreAlumno, como se muestra a continuación. Se arrastra el campo NombreAlumno sin soltar el mouse 28

29 Se suelta el mouse únicamente cuando se encuentren 2 flechas contrapuestas de color blanco, como se muestra en la figura anterior. La siguiente pantalla muestra que la información se está procesando. Por ultimo se verá reflejado en el reporte, los nombres de los alumnos, como se muestra en la siguiente pantalla. 29

30 Se muestra la información por Modalidad, Campus, Carrera, Grupo y ahora por Nombre del alumno, de igual manera si se quisiera saber también la curp de dichos alumnos, se hace el mismo procedimiento, se arrastra el campo de Curp hasta el lado derecho de NombreAlumno marcado con un rectángulo rojo. Hasta este momento se completó la información dependiendo de las necesidades del usuario pero también se pueden hacer filtros con la información para seleccionar solo la información que se desee conocer. Los filtros se pueden realizar en la siguiente parte del reporte El campo Situación sirve para agrupar a los inscritos y no inscritos. Estatus: Da una idea de los estatus disponibles en el centro educativo. Grado: Muestra los semestres disponibles del centro educativo. 30

31 Sexo: se puede filtrar solo por hombre o Mujer. Si se desea mostrar únicamente los alumnos inscritos en el centro educativo, desplegar el submenú Situación como se muestra a continuación. La opción Show All, sirve para seleccionar o deseleccionar todas las opciones que se despliegan. Se da un click en la opción Show all para desactivar las opciones y se activa solo la casilla que se necesite, para esté caso, será Inscrito, como se muestra a continuación. Se activa la casilla Inscrito y clic en Guardar. De la misma manera se puede filtrar solo a los alumnos por su estatus, se desactiva Show All y se activa solo Altas. NOTA: Todos los reportes del sistema ARIES funcionan de la misma manera, se arrastra el campo que se desea consultar, se coloca únicamente al aparecer dos flechas contrapuestas blancas y se suelta el mouse. 31

32 Se desactiva la opción Show All para deshabilitar todas las casillas. A continuación se habilita la opción de Altas y clic en Guardar. Es de ésta forma como se pueden ir armando los reportes, de acuerdo a las necesidades del usuario. 2.7 ESTADÍSTICA DE INCONSISTENCIAS DE INFORMACIÓN Este reporte sirve para saber qué datos hacen falta en el expediente de los alumnos. Entrar al menú Alumnos Estadística de inconsistencias de información. 32

33 Se especifica el Campus y en Carrera se deja sin especificar para que muestre todo y click en Consultar. El reporte se mostrará de la siguiente manera. 33

34 Cabe resaltar que las flechas indican los campos que se tienen en el reporte y también se puede observar para este caso que en EstatusAlumno hay Bajas definitivas, indicado por la flecha roja. Como se vio en el reporte anterior (Estadística de inscripciones) se puede manipular cualquier reporte de acuerdo a las necesidades del usuario. Por ejemplo para éste reporte, solo interesan los alumnos vigentes, por lo tanto se aplica un filtro en el campo EstatusAlumno, como se muestra a continuación. Se despliega el menú de EstatusAlumno, Se desactiva la opción de Show All para desactivar todas las opciones. Por último se activa solo las Altas, porque solo interesan los alumnos inscritos y el reporte ahora solo reflejará los alumnos que estén vigentes, como se muestra a continuación. 34

35 Después de filtrar solo las Altas, se puede ver el reporte de una manera mas clara y solo con la información que interesa en el momento. Se puede observar en el reporte el campus, semestre el estatus del alumno y continúa con las inconsistencias, que son los datos faltantes de los alumnos, indispensables para el sistema ARIES. El número 0 indica que no hace falta el campo y el número 1 indica que es dato faltante. Para completar el reporte, es necesario saber a qué alumnos les hace falta dicho campo, para eso, es necesario tener los nombres de los alumnos. El procedimiento es de arrastrar el campo requerido hacia las 2 flechas blancas contrapuestas, como se muestra a continuación. 35

36 Se arrastra hasta el último nivel, donde se tiene los datos de Campus, Semestre y EstatusAlumno. De esta manera se puede ver qué alumnos tienen inconsistencias en los campos requeridos para el sistema ARIES. La siguiente pantalla es a la derecha del reporte y todos los números del final son los totales que se refleja en el reporte. 36

37 Se tiene el reporte completo, para este caso, por ejemplo el alumno CONTRERAS GARCIA IRVIN GIOVANNI tiene una curp errónea. Si se desea pasar el listado a un archivo de Excel, únicamente se le da Exportar a Excel y se da click en el disquito del lado derecho, como se muestra a continuación. Se elige la primera opción para abrir en archivo Excel y click en OK 37

38 Una vez que el archivo esté en Excel, se podrá manipular de acuerdo a las necesidades del usuario. PASOS PARA CORREGIR INCONSISTENCIAS EN ARIES. 1. Se hace la búsqueda del alumno. 38

39 Se escriben los datos del alumno Una vez que se encuentre al alumno, se da click en el icono del lado izquierdo representado por un disquito y seleccionar la opción Actualizar información. 39

40 La siguiente pantalla muestra los datos del alumno. Se debe cotejar la información que se capturó en el ARIES con la información de la CURP de la siguiente manera: La curp se compone de: 2 letras del apellido paterno (1 primera letra y la primera vocal) 1 letra del apellido materno (la primera letra) 1 letra del nombre (la primera letra) Fecha de nacimiento (año, mes, dia) Sexo (H hombre, M mujer) Lugar de nacimiento (por ejemplo OC para Oaxaca, DF, distrito federal, MC Mexico) 40

41 3 letras del nombre (1 consonante del apellido paterno, 1 consonante del apellido materno y 1 consonante del nombre) 2 dígitos verificadores NOTA: para este caso la palabra que se formó del nombre completo del alumno, marcado con rojo, es una palabra altisonante, debido a esto se sustituye la primera vocal con una X. De esta forma se puede saber cómo revisar los componentes de la curp. Para éste caso particular el error está en la X que se sustituye por la vocal que forma la palabra altisonante. Ahora se va a checar otro caso en la que represente un error en captura, el alumno es CONTRERAS HERNANDEZ MARICRUZ, se sigue el mismo procedimiento Se busca al alumno Se accesa a la opción Actualizar información y se verifican los datos capturados con los componentes de la Curp. Con la explicación anterior, se puede formar la curp y quedará de la siguiente manera: COHM921023MOCNRR01, ésta debería ser la curp, de acuerdo a los datos capturados en el ARIES. Para este caso, hay dos opciones: 1. Verificar el lugar de nacimiento en el acta de nacimiento. 2. Verificar que la curp esté bien capturada. Si en el acta de nacimiento está como Puebla se debe cambiar en ARIES de la siguiente forma: 41

42 Se escoge el estado y se escribe la palabra o una parte del nombre del municipio o de la localidad o de ambos La localidad correcta debe ser seleccionada con un click y se verá reflejada de la siguiente forma: De esta forma se actualiza la información del alumno, se debe tomar en cuenta que únicamente se hacen los cambios de acuerdo al acta de nacimiento y la curp. 42

43 2.8 REPORTE DE ALUMNOS INSCRITOS Se selecciona la Carrera Se selecciona el Grado: 43

44 Se selecciona el Grupo: Se selecciona la asignatura. Se da click en Consultar y se despliega el siguiente listado 44

45 2.9 GRAFICA DE INSCRIPCIONES Muestra gráficamente los alumnos por Modalidad, Sexo, Grado y Carrera. Se especifica el campus. La carrera se puede quedar como sin especificar o escoger la que se desee y click en Consultar. Se verá de la siguiente forma. 45

46 2.10 REPORTE ESTADISTICO DE INICIO / FIN Es la estadística de inicio y de fin de cada ciclo escolar. Se especifica la Carrera 46

47 Se especifica el Grado Se especifica el Grupo Cabe recordar que las estadísticas de inicio se imprimen por separado, grupo por grupo en cada semestre, la fecha inicial se omite. Se da click en Imprimir y se muestra un listado previo a la impresión, como se muestra a continuación. 47

48 48

49 2.11 ALTA IMSS: Se darán de alta todos los alumnos de Nuevo Ingreso que hayan solicitado el trámite. 1. Esta pantalla muestra los alumnos pendientes de asignársele un número de IMSS En caso de que fuera la primera vez que se hace este procedimiento para alumnos de primer semestre, éstos deberán aparecer en esta pantalla para ser asignados. 49

50 Una vez que se haya revisado que estén todos los alumnos se debe capturar el número de inicio para que el sistema automáticamente asigne desde ese número hasta el número total de alumnos forma consecutiva. 2. Para que el sistema asigne los números se debe dar click en el ícono Generar Archivo. En este ejemplo se puede apreciar que hay un alumno pendiente de asignar número de IMSS de tercer semestre que ingresó por Portabilidad. Para asignarle el correspondiente número de IMSS se da click de nuevo en el botón Generar Archivo. 3. Para ver los alumnos con sus respectivos números de IMSS en un archivo.txt se debe dar click en la opción Descargar Archivo Existente, entre paréntesis se indica el número de alumnos con números de IMSS. Antes de descargar el archivo en.txt se debe configurar el navegador Mozilla FireFox. 50

51 Posicionarse en la pestaña General, activar la casilla Mostrar la ventana de descargas cuando se descargue un archivo y activar la opción Preguntarme siempre dónde guardar los archivos, por último click en Aceptar. Una vez que se ha configurado el navegador, se da click en el ícono Descargar Archivo Existente Seleccionar la opción Guardar Archivo y click en la opción Aceptar 51

52 Al darle un nombre al archivo, se debe completar la extensión txt, de lo contrario el archivo no será complatible. El nombre del archivo puede ser por ejemplo: Altas_IMSS.txt 52

53 Una vez que se guarda el archivo, se puede visualizar como se muestra a continuación. 53

54 2.12 BAJAS IMSS: Se darán de baja del seguro facultativo los alumnos que lo requieran. En la siguiente pantalla se muestra los botones principales que se utilizarán y la función que tienen. 54

55 Del listado que arroja el sistema, se debe verificar qué alumnos se darán de baja en el Seguro Social. Se seleccionan los alumnos ya sea uno por uno o en la opción de seleccionar todos. De esta forma se hace la selección de todos los alumnos del listado. De esta forma es la selección uno a uno y click en el botón Agregar a Bajas Los alumnos seleccionados deberán aparecer en la columna del lado derecho, lo cual significa que ya han sido dados de baja. 55

56 En caso de que se haya pasado a la columna de la derecha un alumno que no corresponde se selecciona y se da click en la opción Eliminar de Bajas. El alumno seleccionado regresa a la columna del lado izquierdo para no ser contemplado en el proceso de Bajas. 56

57 En cuanto se tenga la seguridad de que dichos alumnos son los correctos para efectuar el proceso de bajas se da un click en el botón Generar Archivo. Para poder ver el archivo con los alumnos dado de baja se da un click en el botón Descargar Archivo. Apar ecer á una 57

58 ventana para elegir qué hacer con el archivo. Dar click en la opción Guardar Archivo. Aparecerá la siguiente ventana donde hay que completar la extensión txt El nombre del alumno se verá de la siguiente forma: 58

59 El archivo se reflejará de la siguiente forma: Este reporte muestra los alumnos que causaron baja del Seguro Social. 59

60 3 INGRESOS 3.1 REGISTRAR ORDEN DE PAGO Esta opción es un atajo, para evitar el procedimiento de entrar a la opción ALUMNOS BUSQUEDA. Desde aquí se puede registrar la orden de pago de un alumno. Entrar a Ingresos Registrar orden de pago. Se captura el folio que asigna el ARIES en el recuadro rojo y se da click en Buscar 60

61 La información perteneciente al alumno debe estar contenida en el recuadro rojo, como se muestra: De esta forma ya esta listo para realizar el mismo procedimiento de Registro de una orden: se especifica el Tipo de pago, Institución, Folio Institución, Fecha de pago y click en Registrar 61

62 Se recuerda que es el mismo procedimiento que cuando se busca primero al alumno, la diferencia es que esta opción es un atajo y solo con tener el número de folio que asigna el ARIES se puede registrar una orden. 3.2 REPORTE DE INGRESOS Es un reporte que solicita el departamento de recursos financieros a todos los directivos de los centros educativos para comprobar los ingresos de cada mes. Solo se especifica la fecha inicial y la fecha final requerida por el usuario. 62

63 Click en Imprimir, para que se muestre el reporte de ingresos la fecha indicada, como se muestra: 63

64 3.3 CONCENTRADO DE INGRESOS Es el reporte de ingresos pero únicamente totales, no es de manera detallada. Entrar a la opción Ingresos--Concentrado de Ingresos. Se especifica la fecha inicial y la fecha final 64

65 Después de escoger las fechas en las que se requiere el reporte, se da clik en Imprimir, para mostrar el concentrado. 65

66 3.4 ESTADISTICAS POR SERVICIOS El reporte muestra todos los servicios y la situación de las órdenes de pago en cada mes. Entrar a Ingresos Estadística por servicios. Se especifica el Campus Click en Consultar 66

67 El reporte se verá de la siguiente manera: El reporte muestra los servicios, las órdenes canceladas, las órdenes pagadas y el total, recordándose que se puede agregar los campos que se deseen o se pueden hacer filtros de acuerdo a la información que se requiera en el momento de generarlo. 67

68 Se recuerda que todos los campos representados con el ícono también se puede armar el reporte utilizando dichos campos., sirven para hacer filtros y 3.5 ESTADISTICA POR ÓRDENES Así se muestra el reporte, por ejemplo, si se desea saber qué alumnos que tienen las órdenes canceladas, se puede agregar el campo Curp o NombreAlumno, según les sea más fácil, como se muestra a continuación. 68

69 Cabe recordar que el campo que se está arrastrando debe posicionarse en el último nivel, solo hasta que se vean las dos flechas blancas contrapuestas. El reporte finalmente muestra las curp s de los alumnos para que se realice la búsqueda de los alumnos que tienen órdenes canceladas. 69

70 De igual manera como funcionan todos los reportes se puede exportar a Excel para que se manipule la información como se desee. 3.6 VALIDACION DE FOLIOS Es un listado donde están incluidos todos los alumnos que se les ha generado orden de pago, para su revisión y modificación en los números de folio. Entrar al menú Ingresos -- Validación de folios. 70

71 Al entrar a la opción automáticamente se enlistan todos los alumnos que tienen órdenes generadas. En los recuadros blancos se pueden hacer filtros para hacer la búsqueda del alumno más eficiente. Para este ejemplo se busca al alumno ABEL, se teclea en el recuadro NOMBRE y automáticamente busca todas las coincidencias. 71

72 Posteriormente se da un click sobre el nombre que se está buscando y en la parte de Modificar Folio se cotejan los datos y se hacen las modificaciones pertinentes. Una vez teniendo estos datos ya se puede hacer la modificación del folio de recaudación y click en Guardar. 72

73 5. GRUPOS 5.1 DISTRIBUCION DE ALUMNOS EN GRUPO Es la distribución que el sistema ARIES realiza de manera automática en los grupos correspondientes, de acuerdo a criterios que los directivos establecieron. Entrar a la opción Grupos Distribución de Alumnos en Grupos. Escoger la carrera correspondiente (solo en caso de planteles). Escoger el Grado 73

74 Aparecerá el listado de alumnos aceptados para distribuir de manera automática a los grupos correspondientes con solo darle click a la opción Asignar Grupo representada por el ícono 5.2 ASIGNAR ALUMNO A GRUPO La diferencia entre Distribución de Alumnos en Grupos y Asignar alumno a Grupo es que la primera la realiza el sistema automáticamente y en la segunda se pueden escoger qué alumnos se van a integrar a qué grupo. Entrar al menú Grupos Asignar Alumno a Grupo. 74

75 Se escoge la carrera. Se escoge el Grado.. Se escoge el Grupo 75

76 Se da click en Buscar Alumnos. En el listado aparecen dos columnas, del lado izquierdo están todos los alumnos que no tienen asignado un grupo, en el momento en el que se asigne, deberá aparecer del lado derecho. La asignación de los alumnos en la opción de Asignar alumno a grupo deberá ser uno a uno. 76

77 Se selecciona el nombre del alumno y click en Asignar a Grupo. Ahora el alumno aparece del lado derecho, que significa que ya ha sido asignado al grupo correspondiente y de esa forma se continúa asignando a los siguientes alumnos. 77

78 Si el alumno fue asignado incorrectamente a un grupo, únicamente se selecciona al alumno y click en Eliminar, lo único que hace esta opción es regresarlo a la parte de la izquierda para que sea asignado al grupo correcto. Se regresa al lado izquierdo para manipularlo como se deba. 78

79 Se escoge el grado o el grupo correcto para este alumno Se le da Buscar Alumnos para que se actualice el listado con los alumnos del grupo 102. El alumno eliminado está del lado izquierdo para que sea agregado. Se selecciona y se da click en Asignar a Grupo. 79

80 Ahora el alumno ya aparece en la columna de la derecha, lo que significa que ya está asignado a grupo. Hacer el mismo procedimiento para todos los alumnos que hacen falta asignar a grupo. 80

81 5.3 LISTA DE GRUPOS Muestra el listado de los alumnos de un grupo determinado. Entrar en la opción Grupos Listas de Grupos. Se especifica la carrera Se especifica el Grado 81

82 Se especifica el Grupo Click en Imprimir Se muestra el listado de alumnos por carrera, semestre y grupo. 82

83 6. CAMBIOS DE SUBSISTEMA Cuando un alumno decide cambiarse de un subsistema a otro, de un plantel a otro, de un Emsad a otro, de un plantel a un Emsad o de un Emsad a un plantel. 6.1 SOLICITUD DE CAMBIO La solicitud de cambio es el primer paso que debe hacer el centro educativo emisor, por este medio el centro educativo receptor puede darse cuenta de que tiene una solicitud y depende de éste, el aceptarla o rechazarla, una vez que tenga los documentos necesarios del alumno. Entrar al menú Cambios de Subsistema Solicitud de Cambio. Lo primero que se debe hacer para la solicitud de cambio, es buscar al alumno, se escriben los datos del alumno y click en Buscar. Una vez que se tiene al alumno se da click en el disquito de la parte izquierda para ver el submenú. 83

84 Se especifican los datos del centro educativo destino, comenzando por escoger la modalidad 84

85 Se escoge el Campus Se escoge la Carrera 85

86 Se escribe la justificación del cambio y click en Guardar. A continuación deberá aparecer el siguiente mensaje marcado en el recuadro rojo. 86

87 6.2 VER SOLICITUDES Esta opción es para que el centro educativo pueda ver las solicitudes de cambio de adscripción que otros centros educativos le han hecho. Si se quiere saber el nombre del alumno que se cambia de centro educativo, solo dar click en el signo de +, como se muestra a continuación. A continuación el centro educativo receptor deberá entrar al sistema ARIES a ver las solicitudes de cambio que tiene. 87

88 En la siguiente pantalla se pueden ver las solicitudes que otros centros educativos han hecho. Si se desea saber el nombre del alumno, hacer click en el botón + Hasta este momento, el centro educativo receptor únicamente ha visto las peticiones que le han hecho. El proceso debe continuar con el VoBo del plantel destino. 6.3 VISTO BUENO DEL CENTRO EDUCATIVO En esta opción se puede observar la solicitud hecha por el plantel de Cuicatlán. Se debe dar click sobre la fila que contiene la solicitud para que se desplieguen los datos del alumno. 88

89 Checar todos los datos del alumno y si los directivos deciden integrarlo a su centro educativo, dar click en Autorizar. Al darle click en Autorizar, se despliega un mensaje de confirmación. Click en OK Se muestra la leyenda que confirma que la solicitud ha sido autorizada por parte del centro educativo receptor. 89

90 El trámite de cambio de subsistema concluye en el momento en que Control Escolar da el Visto Bueno. El personal del departamento de Control Escolar debe entrar al sistema ARIES en la opción Cambio de Subsistema y seleccionar VoBo de Control Escolar. 7. CALENDARIO ESCOLAR Sirve para tener conocimiento de las fechas que se han establecido en el sistema ARIES para cada evento. 7.1 VER CALENDARIO Se pueden desplazar a través de las opciones marcadas con los recuadros rojos para ver los eventos. 90

91 9 PREINSCRIPCIONES 9.1 REGISTRO DEL ASPIRANTE Entrar a la opción al menú Preinscripciones Registro de aspirante Capturar los datos mínimos requeridos para completar la información del alumno. Click en Guardar, si no se han capturado los datos mínimos requeridos el sistema arrojara el siguiente mensaje: 91

92 Si por el contrario ya están todos los datos capturados aparecerá el siguiente mensaje: Una vez que se han capturado los datos de los alumnos, se debe generar orden por concepto de ficha de selección. Entrar al menú Alumnos Búsqueda. Se escriben los datos del alumno 92

93 Después de darle click en el botón Buscar, aparecerá la siguiente pantalla. Se da click en el disquito que se encuentra en el lado izquierdo y se despliega el menú. Una vez que se han capturado los datos del alumno, se debe generar la orden de pago por concepto de Ficha de selección únicamente. 93

94 Se da click en el botón de Agregar donde se desglosa el importe, la cantidad de servicios, el descuento, el impuesto y el total. Click en el botón Grabar y debe aparecer la leyenda del recuadro rojo, que se muestra a continuación. 94

95 Después de que se generó la orden de pago, el siguiente paso es Registrar la orden como pagada, siguiendo los siguientes pasos. Entrar al menú Alumnos Registrar orden de pago. La siguiente pantalla muestra la orden generada. Al darle click sobre la fila, se muestran los datos del alumno, incluyendo el estatus y la fecha en que fue generada la orden. 95

96 Se especifica el tipo de pago, que debe ser Recaudacion. Se especifica la institución, que es Recaudación de rentas. 96

97 Se captura el folio del recibo de recaudación de rentas en la opción de Folio Institución. Se especifica la fecha de pago, desplegando el calendario. Por último, se da click en Registrar y deberá aparecer la leyenda indicada en el recuadro rojo con la fecha de registro. 97

98 9.2 LISTA DE ASPIRANTES Se especifica la carrera y click en Imprimir Cuando se ha llegado hasta este punto se obtiene la Lista de Aspirantes desglosado por carrera y por grupos de 20, lo cual sirve de referencia para el control del numero de alumnos que presentaran el examen diagnostico. Una vez presentado el examen diagnostico el siguiente paso es: 9.3 CAPTURA DE ASISTENCIA A EXAMEN DIAGNOSTICO Capturar la asistencia de los alumnos al examen diagnostico, ingresando al menú de Preinscripciones, dando click a la opción Captura de asistencia a Examen diagnóstico seleccionando la carrera y el grupo como se muestra a continuación. 98

99 Una vez desplegada la pantalla mostrada en la figura anterior dar click en Editar para seleccionar la asistencia del aspirante. NOTA: solamente se editarán los alumnos que hayan asistido a dicho examen. Una vez hecho click en Editar, colocar el puntero del mouse en el cuadrito que muestra la figura y dar click para registrar la asistencia. Una vez concluido el paso anterior se procede a la Selección de Aspirantes a Nuevo Ingreso accesando al menú Preinscripciones y posicionándose en la opción Selección de Aspirantes a Nuevo Ingreso. 9.4 SELECCIÓN DE ASPIRANTES A NUEVO INGRESO Posteriormente se escoge la carrera y se da click en Vista Previa. 99

100 Es necesario estar seguros que los alumnos que arroja la lista son todos los alumnos que se quedaran para el proceso de Inscripción. De lo contrario se deberá regresar a la captura de asistencia a examen diagnóstico e identificar a los alumnos que no serán parte de la matricula del centro educativo y deshabilitarle la opción de asistencia a examen diagnostico. Todos los alumnos que aparecen en esta lista son los aspirantes que cumplen con los criterios de selección en los que se basa el sistema Aries, por lo tanto al darle click en Aceptar Aspirantes se hará automáticamente el cambio de estatus de TODOS los alumnos de Aspirantes a Nuevo Ingreso. NOTA: revisar que todos los alumnos mostrados en esta lista sean los registrados por su plantel, en caso contrario comunicarse al departamento de Estadística y Control Escolar. 9.5 ESTADÍSTICA DE PREINSCRIPCIONES Existe una herramienta en la que se puede consultar el número de preinscripciones que se llevan en el centro educativo. Entrar al menú preinscripciones, en la opción Estadística de Preinscripciones. Se despliega la siguiente figura 100

101 Se da un click en Consultar para visualizar la estadística de los alumnos preinscritos. En la figura se puede observar que se cuenta con un reporte detallado de los alumnos agrupados por la especialidad y el grupo al que corresponden, además de que se desglosa el total de órdenes pagadas y órdenes que no han sido generadas. Como se ha venido haciendo énfasis en los reportes anteriores, éste se puede armar de acuerdo a las necesidades del usuario, agregando la Especialidad, la curp, el nombre del alumno o incluso los tres campos. 9.5 ESTADÍSTICA DE FICHAS AUTORIZADAS Este reporte sirve para obtener información acerca de las fichas que se autorizan en cada centro educativo. Entrar al menú Preinscripciones y la opción Estadística de fichas autorizadas. Se muestra el reporte que a continuación se presenta 101

102 Muestra todos los centros educativos que pertenecen al CECYTEO, conteniendo el total de grupos por colegio, los aspirantes que se tienen al momento y el total de fichas autorizadas, que depende del número de grupos que se tengan disponibles en cada centro educativo. Para consultar únicamente la información de centro educativo al que se pertenece sólo de deberá hacer un filtro en la opción Campus. Se desactivan las opciones dando un click en show All 102

103 Se activa el campus al que pertenece y clic en OK Se muestra de la siguiente forma: De esta forma se obtiene la información necesaria y se puedes agregar los campos que se deseen. 10. AYUDA En esta opción se pueden consultar los manuales y diversa información para que se pueda descargar directamente del sistema ARIES. Después de dar click a cualquiera de las opciones del menú Ayuda, el sistema envía un mensaje para escoger qué deseamos hacer con el archivo. 103

104 Después de darle click en la primera opción, para abrir el archivo se da click en OK para que abra el documento en Word. Se sigue el mismo procedimiento para cada una de las opciones del menú Ayuda. 104