ANEXO CRITERIOS DE IMPLANTACIÓN, ORGANIZACIÓN Y USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA EN EL AYUNTAMIENTO DE MADRID

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1 ANEXO CRITERIOS DE IMPLANTACIÓN, ORGANIZACIÓN Y USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA EN EL AYUNTAMIENTO DE MADRID 1 - Cuestiones generales: la firma electrónica en el Ayuntamiento de Madrid Certificados admitidos. Los certificados electrónicos de firma electrónica avanzada admitidos por el Ayuntamiento y utilizados en el ámbito de las relaciones entre los diferentes órganos municipales, con los ciudadanos y con otras Administraciones Públicas se deberán ajustar a las especificaciones de los estándares europeos relativos a los formatos de firma electrónica Distribución de competencias en materia de firma electrónica en el Ayuntamiento. Las funciones en materia de firma electrónica son ejercidas por los siguientes órganos u organismos municipales: a) Dirección General de Calidad y Atención al Ciudadano del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública. En virtud de las competencias recogidas en el Acuerdo de la Junta de Gobierno de 21 de junio de 2011, por el que se establece la organización y estructura del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública y se delegan competencias en su titular y en los titulares de los órganos directivos, le corresponde la definición de la política, planificación y coordinación de la implantación de la firma electrónica en el Ayuntamiento de Madrid y en sus relaciones con la ciudadanía. b) Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid. Sus competencias vienen definidas por el artículo 3 de sus Estatutos de 29 de junio de Se aplicarán en materia de firma electrónica sus competencias generales, entre ellas las de dotación de infraestructuras físicas y lógicas de soporte de los sistemas de información, y de gestión y administración de los equipos físicos y lógicos de tratamiento de la información y de las comunicaciones. c) Secretarías Generales Técnicas, Gerencias de Distrito y de los Organismos Autónomos y Direcciones Generales de las que dependan las

2 unidades o dependencias en las que se habiliten Oficinas de acreditación interna. En el marco del Decreto de 21 de enero de 2009, del Delegado del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública, por el que se habilitan oficinas de acreditación interna para la obtención de firma electrónica, designarán al personal encargado de las tareas encomendadas a las Oficinas de Acreditación Interna en sus respectivos ámbitos y las dotarán de los medios necesarios para su cumplimiento. d) La distribución de competencias en materia de gestión de la infraestructura de clave pública del Ayuntamiento de Madrid y de los certificados asociados se especifica en el apartado 3 del presente Anexo Organización para la gestión en materia de firma electrónica en el Ayuntamiento. En virtud de lo previsto en el Convenio de 5 de diciembre de 2001 entre el Ayuntamiento de Madrid y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda (en adelante, FNMyT-RCM) para la prestación de servicios de certificación de firma electrónica, el Ayuntamiento ha establecido una red de oficinas para la identificación previa a la obtención del certificado electrónico, dirigidas a prestar servicio a los ciudadanos y ubicadas en las oficinas de Registro del Ayuntamiento de Madrid. Por otra parte, en el marco del Decreto de 21 de enero de 2009 citado, existe una Oficina Central de Acreditación Interna en la Dirección General de Calidad y Atención al Ciudadano, responsable de la coordinación de actuaciones en materia de firma electrónica, de la gestión de registradores, de la organización y realización de cursos y actividades de formación de registradores, y de la interlocución con la FNMyT-RCM y con cualquier otra entidad certificadora reconocida con la que el Ayuntamiento pueda establecer convenio. Asimismo, se define una red de Oficinas de Acreditación Interna para la obtención de firma electrónica ante el crecimiento del uso de la firma electrónica en la gestión municipal. Básicamente, estas oficinas tienen como función la acreditación de los empleados públicos adscritos a su ámbito de competencia (Área de Gobierno, Distrito, Organismo Autónomo, unidad o dependencia) que requieran firma electrónica, en todas las fases del procedimiento de obtención y renovación. La red de Oficinas de Acreditación Interna se compone de las ubicadas en: a) Las Secretarías Generales Técnicas de las Áreas de Gobierno. b) Las Gerencias de los Distritos.

3 c) Las Gerencias de los Organismos Autónomos salvo que por la cantidad de personal que empleen, por el carácter de los proyectos que gestionen o por razones análogas, de acuerdo con la Secretaría General Técnica respectiva, no se estime conveniente. d) Aquellas unidades y dependencias distintas de las anteriores en las que, debido a la especificidad de sus competencias o de proyectos específicos que gestionen, lo considere necesario la Secretaría General Técnica del Área de Gobierno correspondiente o la Dirección General o Gerencia a la que la unidad o dependencia esté adscrita. 2 - Firma electrónica y ciudadanos. El Ayuntamiento de Madrid admite el uso de los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad así como el certificado de clase 2 CA emitido por la FNMyT-RCM, de conformidad con el Decreto de 1 de septiembre de 2010, del Delegado del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública, por el que se crea la Sede Electrónica y el Registro Electrónico del Ayuntamiento de Madrid. Por el Ayuntamiento de Madrid se promoverá la ampliación de los certificados de firma electrónica admitidos, con objeto de dar cumplimiento al derecho reconocido a los ciudadanos por el artículo 6.2.h) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (en adelante LAECSP). El Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid definirá las especificaciones relativas a los formatos admitidos, que serán publicadas y actualizadas por el Ayuntamiento en su Sede Electrónica. Por otro lado, se promoverá la extensión del uso de la firma electrónica en la relación de los ciudadanos con el Ayuntamiento. Como criterios generales para la incorporación de nuevos trámites a esta posibilidad, deberán tenerse en cuenta los siguientes: a) Se tenderá a generalizar la posibilidad de uso de los certificados de firma electrónica para el acceso a los servicios y trámites municipales, en la medida en que ello pueda derivar en la sustitución de la realización presencial de los mismos por su gestión electrónica, reduciendo así las cargas administrativas a soportar por los ciudadanos, tanto en lo que respecta a coste económico como de tiempo. b) Se deberá atender necesariamente a un criterio de proporcionalidad, en virtud del cual el gestor responsable de cada procedimiento, trámite o gestión deberá sopesar, junto con el órgano responsable en materia de Administración Electrónica:

4 - Si los trámites a incorporar precisan, por su naturaleza y entidad, de las garantías que ofrece la firma electrónica o si, por el contrario, la exigencia de la misma supone una carga desproporcionada a lo solicitado que podría llevar a limitar el uso del canal electrónico para el acceso a los mismos. - Si es necesaria la exigencia de firma electrónica reconocida o si, por el contrario, pueden utilizarse las posibilidades que abre el artículo 16 de la LAECSP a otros sistemas como son las claves concertadas en un registro previo, aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos. 3 Identificación electrónica del Ayuntamiento de Madrid y firma electrónica del personal a su servicio. 3.1 Certificados admitidos. En el Ayuntamiento de Madrid se admite el uso del certificado de clase 2 CA emitido por la FNMyT-RCM, incorporado a la tarjeta corporativa. Igualmente, se encuentra ya implantado el certificado de Sede Electrónica, también de la FNMTyT-RCM. Para el desarrollo de la administración electrónica en el Ayuntamiento se implantará la firma electrónica de empleado público, sistema mediante el cual identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios, tal como expresa el artículo 19 LAECSP, y de certificados de sello electrónico para la actuación administrativa automatizada Infraestructura de Clave Pública en el Ayuntamiento de Madrid. Para dar cumplimiento a lo establecido respecto a la identificación electrónica de las Administraciones Públicas y autenticación del ejercicio de su competencia en los artículos 13.3 y 17 al 19 de la LAECSP, el Ayuntamiento de Madrid contará con una Infraestructura de Clave Pública (en adelante, PKI, por las iniciales en inglés utilizadas internacionalmente de Public Key Infrastructure ). El ámbito de la misma se extenderá a las Áreas de Gobierno, Distritos, Organismos Autónomos y, en su caso, empresas, dependientes del Ayuntamiento de Madrid. La PKI incluirá los siguientes sistemas de identificación y autenticación electrónica, previstos en el citado artículo 13.3 LAECSP: a) Certificado de sede electrónica que cumpla con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, en relación a los requisitos que

5 debe tener un certificado para que se considere certificado reconocido y con la LAECSP en cuanto a los requisitos que debe cumplir un certificado de sede electrónica. b) Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada basados en la utilización de certificados de sello electrónico de órgano. c) Firma electrónica del personal a su servicio basada en la utilización de certificados de dispositivo seguro, a los efectos de su identificación o autenticación, firma y cifrado Gestión de la infraestructura de clave pública del Ayuntamiento de Madrid. La FNMyT-RCM, en el marco de los convenios establecidos con el Ayuntamiento de Madrid para la prestación de servicios de certificación de firma electrónica, o en aquellos que puedan realizarse, proporcionará los servicios de certificación y de emisión de certificados electrónicos propios de la PKI del Ayuntamiento. Las especificaciones referentes a las obligaciones y procedimientos que la citada entidad, en cuanto Autoridad de Certificación Prestadora de Servicios de Certificación, se compromete a asumir en relación con la emisión y gestión de los certificados integrados en la PKI Municipal, serán las contenidas en la correspondiente Declaración de Prácticas de Certificación (en adelante, DPC). De conformidad con los protocolos establecidos por la FNMyT-RCM, el Ayuntamiento definirá una Autoridad de Registro, dentro del Área de Gobierno competente en materia de administración electrónica. La Autoridad de Registro, actuando directamente o por medio de las Oficinas de Acreditación Interna, ejercerá las siguientes funciones: a) Tramitar ante la Autoridad de Certificación la emisión de los certificados a que se refiere el presente Acuerdo, así como la revocación de los mismos. b) Solicitar de la Autoridad de Certificación la renovación de dichos certificados cuando tenga lugar su caducidad y no hayan variado las circunstancias del titular que motivaron su emisión, así como tramitar los acuerdos de suspensión de los mismos y de cancelación de la suspensión adoptados por los órganos competentes. c) Intervenir en la descarga de los certificados (generación de claves privadas) y comprobar presencial y fehacientemente los datos de los titulares referidos a su identidad, haciendo entrega en su caso de las

6 tarjetas criptográficas y recabando la firma de aquellos en la documentación de respaldo pertinente. d) Las de relación con la Autoridad de Certificación no asignadas a otros órganos. e) Las restantes que, por aplicación de la normativa aplicable a la PKI, puedan corresponderle en su condición de Autoridad de Registro del Ayuntamiento. Corresponderán a los titulares de las Secretarías Generales Técnicas y de las Gerencias de los Distritos y de los Organismos Autónomos las siguientes funciones en relación con la PKI del Ayuntamiento: a) Acordar la emisión de certificados de empleado público, así como su revocación cuando se produzcan los hechos o circunstancias que, conforme a la normativa aplicable, determinan la misma, y solicitar a la Autoridad de Registro la correspondiente tramitación. b) Acordar la suspensión de certificados y la cancelación de la suspensión en los supuestos que proceda y comunicarlo a la Autoridad de Registro. c) Mantener y gestionar el directorio de personal en relación con la información que sea de su competencia, conforme a los criterios determinados por la Dirección General competente en materia de administración electrónica. d) Resolver las incidencias que se originen en su ámbito y comunicar a la citada Dirección General aquellas otras que se deban resolver centralizadamente Sello electrónico para la actuación administrativa automatizada. Los órganos y unidades incluidos en el ámbito de la PKI del Ayuntamiento de Madrid podrán disponer de certificados de sello electrónico para la actuación administrativa automatizada. La creación de sellos electrónicos se realizará mediante Resolución del titular de la Dirección General competente en materia de administración electrónica y se ajustará a lo especificado en la normativa de desarrollo de la LAECSP, y en la legislación sobre firma electrónica. La resolución se publicará en la sede electrónica correspondiente, junto con una relación completa de los utilizados en su ámbito. La emisión de dichos certificados estará sujeta a los siguientes requisitos:

7 a) Cursar la correspondiente solicitud, firmada por el titular del órgano, que habrá de dirigirse a la Autoridad de Registro. b) Contar con la previa autorización de creación del sello electrónico. c) Los restantes que procedan en virtud de las normas de desarrollo de la LAECSP. Serán obligaciones del titular del órgano a quien corresponda un certificado para la actuación administrativa automatizada: a) Instar la revocación del certificado cuando cambie cualquiera de los datos contenidos en el mismo. b) Abstenerse de utilizar el certificado cuando se produzca el supuesto indicado en el apartado anterior. c) Las restantes contenidas en la DPC o en las normas de desarrollo de la LAECSP Firma electrónica del personal al servicio del Ayuntamiento de Madrid basada en certificado de empleado público. De conformidad con lo previsto en el artículo 19.2 de la LAECSP el Ayuntamiento proveerá a su personal de un sistema de firma electrónica basado en certificados de empleado público, el cual identificará de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios. Como soporte físico de los certificados de firma electrónica del personal se utilizarán, en su caso, tarjetas chip/criptográficas individuales y personalizadas para cada usuario. La inclusión en la PKI del Ayuntamiento mediante distribución de la correspondiente tarjeta criptográfica y expedición de certificado de firma electrónica será obligatoria para la totalidad del personal funcionario y laboral, personal directivo y personal eventual en situación de activo en el Ayuntamiento que preste sus servicios en los órganos y unidades a los que se extienda el ámbito de la misma, que deberán hacer uso de ella en los supuestos y aplicaciones en que le sea requerido Obligaciones del personal titular de un certificado de firma electrónica. Las obligaciones del personal titular de un certificado de firma electrónica serán las siguientes:

8 a) Realizar un uso adecuado del certificado en relación con las competencias y facultades propias del cargo, puesto de trabajo o empleo como personal al servicio de la Administración Municipal. b) Comunicar al responsable del órgano de quien dependa, el deterioro o destrucción, pérdida, extravío o sustracción de la tarjeta o soporte del certificado del que es titular, así como la existencia, en su caso, de indicios de riesgo de vulneración de la seguridad que pueda derivarse del uso del mismo. c) Las restantes que establezcan las normas de desarrollo de la LAECSP Gestión de la PKI corporativa. En aplicación de las competencias recogidas en sus estatutos, el Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid será el encargado de las tareas de gestión de la PKI Corporativa, salvo que las funciones a ejercer estén asignadas expresamente a otro órgano. Las actuaciones indicadas en el apartado anterior se ajustarán, en todo caso, a lo dispuesto en la LAECSP, sus normas de desarrollo y la Declaración de Prácticas de Certificación aplicable a la PKI. 3.8 Extensión del uso de la firma electrónica en la gestión municipal. Por parte de los órganos responsables en materia de administración electrónica se impulsará la extensión del uso de la firma electrónica en ámbitos como los siguientes: - Las aplicaciones informáticas utilizadas en la gestión municipal. - El correo electrónico, conforme a las Instrucciones del Gerente del Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid, de 12 de diciembre de 2008, de uso del servicio de correo electrónico para los empleados públicos del Ayuntamiento de Madrid y sus Organismos Autónomos. - Las comunicaciones en materia de personal de índole interna. - Los documentos de comunicación interna. - La identificación y autenticación de los ciudadanos por funcionario público, en los términos recogidos en el artículo 22 LAECSP, previa implantación de un registro de funcionarios habilitados.

9 Para todos los usos mencionados anteriormente, y otros que pudieran plantearse, se mantendrá el uso del certificado de clase 2 CA emitido por la FNMyT-RCM, incorporado a la tarjeta corporativa, en tanto no se implante con carácter general la PKI corporativa del Ayuntamiento de Madrid. 4 - Archivo y custodia. Para garantizar la fiabilidad de una firma electrónica a lo largo del tiempo, esta deberá ser complementada con la información del estado del certificado asociado en el momento en que la misma se produjo o información no repudiable incorporando un sello de tiempo, así como los certificados que conforman la cadena de confianza. En consecuencia, para que la firma pueda ser validada a lo largo del tiempo, la firma electrónica que se genera ha de incluir evidencias de su validez para que no pueda ser repudiada. Para este tipo de firmas deberá existir un servicio que mantenga dichas evidencias, y será necesario solicitar la actualización de las firmas antes de que las claves y el material criptográfico asociado sean vulnerables. Para el archivo y gestión de documentos electrónicos se seguirán las recomendaciones de las guías técnicas de desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por Real Decreto 4/2010, de 8 de enero. El servicio de archivo y custodia debe garantizar: - La integridad del documento, impidiendo que el original sea modificado. - La autenticidad, asegurando que el documento custodiado es idéntico al original. - La trazabilidad y control de acceso mediante auditorias. - La disponibilidad del documento a largo plazo. - La localización del documento. Los documentos electrónicos firmados digitalmente se archivarán, cuando así se requiera, en el Archivo Electrónico del Ayuntamiento de Madrid. El Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid y la Dirección General competente en materia de administración electrónica realizarán un análisis de necesidades y requisitos del servicio de archivo electrónico para cumplir con los objetivos indicados y las recomendaciones de las guías técnicas de desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad y la legislación relacionada con el archivo de documentos firmados digitalmente.

10 El citado Organismo Autónomo implantará un mecanismo de custodia en el Ayuntamiento de Madrid. El servicio de custodia podrá utilizar el archivo electrónico para almacenar los documentos junto a las evidencias de firma, bien estén integradas en el mismo fichero o bien formen parte de un fichero aparte y relacionado con el documento. Mientras este servicio no esté totalmente disponible, se utilizará el servicio de archivo electrónico para almacenar los documentos firmados digitalmente y sus evidencias. 5 - Marco normativo. Las principales referencias normativas aplicables en el Ayuntamiento en materia de firma electrónica, a título informativo, son las siguientes: a) Normas estatales: - Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, que regula todos los aspectos relacionados con la propia firma electrónica, su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación, tal como expresa su artículo 1.1. Dado que es dictada al amparo, entre otras, de la competencia estatal para dictar las normas relativas al régimen jurídico de las Administraciones Públicas, es aplicable directamente a todas ellas y, por lo tanto, también al Ayuntamiento de Madrid. - Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP). Regula, en lo que aquí interesa, las formas de autenticación e identificación en el marco de la administración electrónica y, en particular, el uso del DNI electrónico, de la firma electrónica avanzada y de otros sistemas de firma electrónica, así como la firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones públicas. Salvo alguna referencia expresa a la Administración del Estado en particular, también forma parte del régimen jurídico de las Administraciones públicas y es aplicable con carácter básico a todas ellas. - Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. - Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Asimismo forman parte del bloque aplicable dos normas de rango reglamentario, de desarrollo de la citada LAECSP:

11 - Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. - Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. b) Normativa municipal: - Decreto de 1 de septiembre de 2010, del Delegado del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública, por el que se crea la Sede Electrónica y el Registro Electrónico del Ayuntamiento de Madrid - Convenio entre el Ayuntamiento de Madrid y la FNMyT-RCM de 5 de diciembre de 2001 para la prestación de servicios de certificación de firma electrónica, complementado con las adendas firmadas el 14 de abril de 2003, el 5 de julio de 2005 y el 1 de diciembre de 2010.

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