Manual para solicitud de material informático y nuevas aulas de informática a través de la Oficina Virtual. Versión 1

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1 Manual para solicitud de material informático y nuevas aulas de informática a través de la Oficina Virtual Versión 1

2 ÍNDICE ÍNDICE OBJETO PROCEDIMIENTO DE ACCESO Y CUMPLIMENTACIÓN OFICINA VIRTUAL FORMULARIO EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE AULA DE INFORMÁTICA DE PRIMARIA PESTAÑA DATOS DEL CENTRO DOCENTE SOLICITANTE PESTAÑA INFORMACIÓN BÁSICA DEL CENTRO PESTAÑA OBSERVACIONES PESTAÑA RELACIÓN DE DOCENTES PARTICIPANTES Y GRUPOS PESTAÑA PROYECTO FORMULARIO EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE AULA DE INFORMÁTICA DE SECUNDARIA PESTAÑA DATOS DEL CENTRO DOCENTE SOLICITANTE PESTAÑA INFORMACIÓN BÁSICA DEL CENTRO PESTAÑA OBSERVACIONES PESTAÑA PROYECTO FORMULARIO EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE MATERIAL NUEVO O USADO PESTAÑA DATOS DEL CENTRO PESTAÑA DATOS DEL MATERIAL SOLICITADO...17 Pág:1

3 5.3 PESTAÑA OBSERVACIONES PESTAÑA DOCUMENTACIÓN ADJUNTA FORMULARIO EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE MATERIAL INFORMÁTICO POR ROBO PESTAÑA DATOS DEL CENTRO PESTAÑA DATOS DEL MATERIAL SOLICITADO PESTAÑA DOCUMENTACIÓN ADJUNTA COPIA TEMPORAL NOTIFICACIONES...24 Pág:2

4 1. OBJETO El objeto del manual es indicar los pasos a seguir para cumplimentar los siguientes trámites telemáticos en la plataforma OVICE (Oficina Virtual) para peticiones de material informático y nuevas aulas de informática: SOLICITUD DE AULA DE INFORMÁTICA DE PRIMARIA SOLICITUD DE AULA DE INFORMÁTICA DE SECUNDARIA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE MATERIAL INFORMÁTICO POR ROBO SOLICITUD DE MATERIAL NUEVO O USADO 2. PROCEDIMIENTO DE ACCESO Y CUMPLIMENTACIÓN OFICINA VIRTUAL El procedimiento de acceso y cumplimentación por parte de los centros educativos a los formularios de material informático y nuevas aulas de informática es el siguiente: 1. Acceder a través del navegador web (Mozilla Firefox, Internet Explorer 7 o superior, Google Chrome, etc.) a la dirección: Pág:3

5 2. Buscar el trámite que se desea realizar seleccionándolo en el listado de los Trámites disponibles. Los trámites aparecen por orden alfabético. En este caso: EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE AULA DE INFORMÁTICA DE PRIMARIA EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE AULA DE INFORMÁTICA DE SECUNDARIA EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE MATERIAL INFORMÁTICO POR ROBO EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE MATERIAL NUEVO O USADO Una vez seleccionado el formulario correspondiente, hacer clic en Acceder. 3. Para autenticarse en la aplicación hay que seleccionar la opción Usuario ITACA. Sólo puede acceder el/la director/a del centro, introduciendo el mismo usuario y contraseña con el que accede a ITACA. Pág:4

6 5. Cada formulario tiene una serie de pestañas que se deberán cumplimentar para solicitar el trámite. La primera pestaña aparecerá cumplimentada con los datos del centro. Para pasar de una pestaña a otra puede hacer clic en Siguiente o bien hacer clic directamente sobre la pestaña en el menú superior. 6. El formulario no se podrá enviar si algún campo marcado como obligatorio ( * ) está en blanco. Pág:5

7 7. Al acabar de cumplimentar los datos del formulario hay que hacer clic en Enviar. El proceso de envío no finaliza hasta que aparezca en pantalla el mensaje Su tramitación se ha realizado correctamente. Si no ha cumplimentado algún campo marcado como obligatorio la aplicación lo indicará en este paso. 8. Una vez enviado, se recomienda descargar una copia del trámite realizado. 9. En la misma página de confirmación de envío del formulario aparece también la opción Limpiar los datos guardados en la sesión, que se recomienda realizar. 10. La copia del trámite puede descargase a posteriori accediendo al Área personal, y posteriormente, en el apartado Envíos realizados. 11. Los trámites remitidos serán tramitados por el órgano competente. Pág:6

8 3. FORMULARIO EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE AULA DE INFORMÁTICA DE PRIMARIA 3.1 Pestaña DATOS DEL CENTRO DOCENTE SOLICITANTE En esta pestaña se cargan automáticamente los datos correspondientes al centro educativo y al director del mismo. Pág:7

9 3.2 Pestaña INFORMACIÓN BÁSICA DEL CENTRO Número de aulas de informática: Debe indicarse obligatoriamente el número de aulas de informática (campo obligatorio). Número de unidades: Debe indicarse opcionalmente el número de unidades. Disponibilidad de conexión a Internet (no considerar la conexión a Internet de Secretaría): Debe marcarse obligatoriamente si existe o no disponibilidad de conexión a Internet. El centro posee un espacio definitivo y estable para la creación de una ula de informática (las aulas prefabricadas no se consideran)?: Debe marcarse obligatoriamente sí o no. En caso afirmativo, indique la superficie aproximada de dicha aula (m2): En caso de haber seleccionado la opción sí en el campo anterior, deberá indicarse el número de metros cuadrados de la superficie. En caso negativo, no hay que rellenar el campo. El centro tiene instalado en el aula el cableado de red para conectar a internet los ordenadores?: Debe marcarse obligatoriamente sí o no. Indique el número de tomas eléctricas que tiene el aula: Debe rellenarse en caso de haber marcado sí en el campo anterior. Indique el número de tomas de red que tiene el aula: Debe rellenarse en caso de haber marcado sí en el campo anterior. Pág:8

10 3.3 Pestaña OBSERVACIONES Observaciones: Campo opcional para añadir observaciones a la solicitud. Pág:9

11 3.4 Pestaña RELACIÓN DE DOCENTES PARTICIPANTES Y GRUPOS Indicar relación de docentes participantes y grupos: En cada columna deben indicarse los datos que se especifican. Se pueden añadir filas si es necesario relacionar más de un profesor, así como eliminar filas en caso de equivocarnos. Pág:10

12 3.5 Pestaña PROYECTO En esta pantalla se debe adjuntar obligatoriamente el proyecto que defina la utilización de Lliurex como recurso en el aula de informática (primer campo). Se debará adjuntar un croquis del aula obligatoriamente cuando se haya marcado que sí en el campo de la pestaña INFORMACIÓN BÁSICA DEL CENTRO en el cual se pregunta si e l centro posee un espacio definitivo y estable para la creación de una aula de informática. En caso contrario, no es necesario. Pág:11

13 4. FORMULARIO EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE AULA DE INFORMÁTICA DE SECUNDARIA 4.1 Pestaña DATOS DEL CENTRO DOCENTE SOLICITANTE En esta pestaña se cargan automáticamente los datos correspondientes al centro educativo y al director del mismo. Pág:12

14 4.2 Pestaña INFORMACIÓN BÁSICA DEL CENTRO Número de aulas de informática: Debe indicarse obligatoriamente el número de aulas de informática (campo obligatorio). Número de unidades: Debe indicarse opcionalmente el número de unidades. Disponibilidad de conexión a Internet (no considerar la conexión a Internet de Secretaría): Debe marcarse obligatoriamente si existe o no disponibilidad de conexión a Internet. El centro posee un espacio definitivo y estable para la creación de una ula de informática (las aulas prefabricadas no se consideran)?: Debe marcarse obligatoriamente sí o no. En caso afirmativo, indique la superficie aproximada de dicha aula (m2): En caso de haber seleccionado la opción sí en el campo anterior, deberá indicarse el número de metros cuadrados de la superficie. En caso negativo, no hay que rellenar el campo. El centro tiene instalado en el aula el cableado de red para conectar a internet los ordenadores?: Debe marcarse obligatoriamente sí o no. Indique el número de tomas eléctricas que tiene el aula: Debe rellenarse en caso de haber marcado sí en el campo anterior. Indique el número de tomas de red que tiene el aula: Debe rellenarse en caso de haber marcado sí en el campo anterior. Pág:13

15 4.3 Pestaña OBSERVACIONES Observaciones: Campo opcional para añadir observaciones a la solicitud. Pág:14

16 4.4 Pestaña PROYECTO Se debará adjuntar un croquis del aula obligatoriamente cuando se haya marcado que sí en el campo de la pestaña INFORMACIÓN BÁSICA DEL CENTRO en el cual se pregunta si e l centro posee un espacio definitivo y estable para la creación de una aula de informática. En caso contrario, no es necesario. Pág:15

17 5. FORMULARIO EQUIPAMIENTO MATERIAL NUEVO O USADO - SOLICITUD DE 5.1 Pestaña DATOS DEL CENTRO En esta pestaña se cargan automáticamente los datos correspondientes al centro educativo y al director del mismo. Pág:16

18 5.2 Pestaña DATOS DEL MATERIAL SOLICITADO Elegir material informático nuevo o usado: Debe seleccionarse obligatoriamente si el material a elegir es nuevo o usado. Tipo de material que necesita: Debe indicarse, obligatoriamente, las unidades del material que se necesite. En caso de no necesitar un material concreto, se dejará en blanco. Tal y como se indica en el formulario, si no se adapta ninguno de los materiales descritos, deberá indicarse el número de unidades en el campo OTROS (indicar unidades) y especificar el matrial en el siguiente campo. Uso que se le va a dar al material: Debe indicarse obligatoriamente el uso que se le va a dar al material. Pág:17

19 5.3 Pestaña OBSERVACIONES Observaciones: Campo opcional para añadir observaciones a la solicitud. Pág:18

20 5.4 Pestaña DOCUMENTACIÓN ADJUNTA Documentación aportada: Se puede adjuntar opcionalmente un fichero (formato.odt,.doc,.pdf,.rar,.zip, ) con un espacio máximo de 25 Mb. En cualquier caso se recomienda comprimir el fichero con la finalidad de reducir su espacio. Pág:19

21 6. FORMULARIO EQUIPAMIENTO - SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE MATERIAL INFORMÁTICO POR ROBO 6.1 Pestaña DATOS DEL CENTRO En esta pestaña se cargan automáticamente los datos correspondientes al centro educativo y al director del mismo. Pág:20

22 6.2 Pestaña DATOS DEL MATERIAL SOLICITADO Material: Debe rellenarse obligatoriamente la tabla de material, completando los datos indicados en cada columna (Descripción/Código del artículo/número de serie). Comentario: Se pueden añadir comentarios opcionalmente. Pág:21

23 6.3 Pestaña DOCUMENTACIÓN ADJUNTA Denuncia: Debe adjuntarse, obligatoriamente, la denuncia escaneada en formato pdf (máximo 25 Mb). Pág:22

24 7. COPIA TEMPORAL Durante el proceso de cumplimentación del formulario, puede hacer una copia temporal de los datos que ya están introducidos para no perderlos en caso de que no pueda acabar el proceso de envío. Para ello hacer clic en la opción Copia temporal Almacenar en mi ordenador, e indicar dónde se desea guardar el fichero. Para restaurar los datos guardados en caso de pérdida, hay que cargarlos desde el fichero que se generó y hacer clic en la opción Cargar datos del fichero seleccionado. Pág:23

25 8. NOTIFICACIONES Una vez el centro haya completado y enviado la solicitud, la plataforma Oficina Virtual enviará notificaciones a través del correo electrónico cuando se realice un cambio de fase del expediente. Estas fases son: Remitido: fase inicial, confirma que el formulario se ha enviado correctamente. Pendiente documentación: fase en la que se requiere documentación para poder seguir su trámite. Pendiente aprobación Inspección: fase en la que se requiere la intervención de Inspección Educativa para su aprobación/rechazo (ésta fase no existe en el formulario SOLICITUD DE MATERIAL NUEVO O USADO). En estudio SAI: fase en la cual el expediente está siendo revisado por personal del SAI. Aceptada: fase en la cual se confirma el envío de material. Denegada: el expediente no procede. Fase final. Rechazada: el expediente ha sido rechazado por falta de documentación (transcurrido un periodo de subsanación) o por parte de Inspección Educativa. Fase final. Aceptada Pendiente disponibilidad: el expediente ha sido aceptado pero se encuentra a la espera de recibir el material. Finalizada: el material se ha distribuido. Fase final. Pág:24

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