Plan Anual de Desarrollo Archivístico de Centro de Investigación en Matemáticas, A.C. (PADA)

Transcripción

1 Centro Investigación en Matemáticas, A.C. Plan Anual Desarrollo Archivístico Centro Investigación en Matemáticas, A.C. (PADA)

2 1. Marco referencia Le Feral artículo 12 fracción VI, que a la letra dice: "Elaborar someter autorización l Comité Información o su equivalente los procedimientos métodos para administrar mejorar el funcionamiento operación los archivos los sujetos obligados, con base a la integración un Plan Anual Desarrollo Archivístico conformidad con lo establecido en esta Le su Reglamento más disposiciones aplicables" Reglamento la Le Feral artículo 2 fracción IV, que a la letra dice: "Instrumento elaborado por el área coordinadora que contempla las acciones a emprenr a escala institucional para la actualización mejoramiento continuo los servicios documentales archivísticos, en el cual, una vez aprobado por el Comité Información berá ser publicado en el sitio internet cada penncia entidad, así como sus informes anuales cumplimiento". 2. Objetivos Establecer e implementar estrategias, proectos actividas archivísticas necesarias para fortalecer el funcionamiento l Sistema Institucional l Centro, facilitando el bido cumplimiento a las disposiciones establecidas por la Le Feral dirigiendo a su vez dichas actividas a la acuada organización, clasificación ornamiento documental. 3. Justificación Con el propósito dar seguimiento a los trabajos archivísticos cubrir las necesidas archivísticas forma planificada organizada, el presente Plan establece estrategias, actividas acciones para lograr el objetivo establecido, cumplimento metas seadas e indicadores pretendidos, garantizando esta manera el acceso eficaz eficiente a la información los archivos l Centro Investigación en Matemáticas, A.C. (CIMAT) siendo fundamental la acuada administración documental para garantizar la transparencia. Página 1 14

3 4. Planeación. Derivado l análisis realizado sobre la situación actual nuestros archivos se han finido metas que beremos cumplir mediante el sarrollo l presente PADA; dichas metas son contribuir por medio la implementación estrategias a la organización archivística mediante la acuada clasificación ornamiento los documentos que conforman los archivos la institución, tomando en consiración su utilidad administrativa e histórica, así como su carácter legal Requisitos. Para el buen sarrollo este Plan, es necesario que el personal involucrado cubra los siguientes requisitos: Conocimiento la normatividad archivística Capacitación asesoramiento al personal forma continua Mejoramiento las condiciones físicas l Archivo Concentración Alcance. El presente plan es aplicable en todas las unidas administrativas ntro l Centro para instrumentar, crear, constituir, organizar retroalimentar la normatividad en materia archivos, a fin dar continuidad al proceso integral l sistema institucional archivos Estrategias. I. Elaborar aplicar las normas, criterios lineamientos archivísticos II. Definir políticas criterios. III. Concientizar capacitar al personal IV. Supervisar la acuada ejecución la aplicación los instrumentos control gestión archivística manera asistida. V. Mejorar las condiciones físicas l Archivo Concentración. VI. Instrumentar los componentes para funcionamiento l Sistema Archivístico Institucional l CIMAT. Página 2 14

4 VII. Establecer e Implementar procedimientos para el funcionamiento l Sistema Archivístico Institucional l CIMAT. VIII. Diseñar sarrollar proectos difusión divulgación sobre la administración documental realizada en CIMAT Actividas Acciones Elaborar aplicar las normas, criterios lineamientos archivísticos Realizar el anual l cumplimientos actividas 2018, para su autorización l Comité Información l Centro Investigación en Matemáticas, A.C Elaborar l Plan Anual Desarrollo Archivístico 2019, para su autorización l Comité Información l Centro Investigación en Matemáticas, A.C Ratificar o modificar el nombramiento coordinadora archivos Artículos la Le Feral, 9 l Reglamento la Le Feral Ratificar o modificar a los titulares suplentes ante el COTECAEF. Artículo 43 la Le Feral ; 49 l Reglamento la Le Feral Designar o ratificar nombramiento l responsable la unidad central corresponncia Designar o ratificar nombramiento los responsables archivo trámite. Artículo 13 la Le Feral ; 11 l Reglamento la Le Feral Designar o ratificar nombramiento l responsable archivo concentración. Artículo 13 la Le Feral ; 12 l Reglamento la Le Feral Elaborar enviar lista documentos sclasificados al Archivo General la Nación. Artículo 22 la Le Feral. Página 3 14

5 4.4.2 Definir políticas criterios Elaborar instructivo procedimientos la unidad central corresponncia Elaborar instructivo procedimientos l archivo trámite Elaborar instructivo procedimientos l archivo concentración l CIMAT Establecer criterios específicos para la producción documentos electrónicos relacionados con las funciones l CIMAT Establecer políticas gestión documental electrónica Establecer criterios específicos para la valoración documental Establecer políticas para transferencias Concientizar capacitar al personal Establecer medidas para asegurar la participación los responsables archivo trámite responsable l manejo la documentación Integrar un padrón l personal que realiza funciones archivísticas en las unidas administrativas l CIMAT Recoger la opinión los responsables archivo trámite concentración en cuanto sus necesidas formativas Elaborar un listado cursos archivísticos Implementar curso archivos para el personal operativo la gestión /o manejo la documentación Realizar encuestas evaluación los cursos realizados Realizar asesorías archivísticas a los responsables archivos trámite a los responsables documentación legal Cursos actualización para la coordinación archivo. Página 4 14

6 4.4.4 Supervisar la acuada ejecución la aplicación los instrumentos control gestión archivística manera asistida Supervisar el acuado uso l catálogo disposición documental Supervisar que los expedientes archivo estén organizados acuerdo al cuadro general clasificación archivística Supervisar que los expedientes cuenten con carátula intificación Asegurar la acuada integración los expedientes Promover la precisión en la scripción redacción l asunto los expedientes Clasificar la documentación teniendo en cuenta el cuadro general clasificación archivística Promover la actualización l inventario archivo trámite Actualizar el inventario general expediente Intificar que expedientes que ben ser transferidos al archivo concentración Realizar transferencias primarias Actualizar el inventario archivo concentración Organizar los expedientes que se encuentran en resguardo l archivo concentración Describir el archivo fotográfico Promover bajas documentales Controlar las consulta expedientes Controlar expedientes proporcionar servicio préstamo Promover transferencia secundaria Página 5 14

7 Promover la continua actualización la guía simple Mejorar las condiciones físicas l archivo concentración Realizar limpieza fumigación las áreas en don se encuentren pósitos documentales, como medida preventiva Proporcionar instalaciones, acuadas, acceso controlado resguardo los archivos como acción permanente Instrumentar los componentes para funcionamiento l Sistema Archivístico Institucional l CIMAT Grupo interdisciplinario Integrar formalizar el grupo Emitir reglas operación Elaborar el programa gestión riesgos institucional Unidad Central Corresponncia Se llevará a cabo la planeación l Unidad Central Corresponncia (Oficialía Partes) Elaborar formatos registro corresponncia entrada salida Elaborar formatos control corresponncia en trámite Establecer e Implementar procedimientos para el funcionamiento l Sistema Archivístico Institucional l CIMAT Implementar el proecto digitalización los archivos l CIMAT Elaborar programa preservación digital Gestionar la implementación un Sistema Administración Control Gestión Documental Elaborar programa seguridad la información. Página 6 14

8 Implementar un proecto para la administración l archivo fotográfico Diseñar sarrollar proectos difusión divulgación sobre la administración documental realizada en CIMAT Publicar en el portal l CIMAT el Plan Anual Desarrollo Archivístico Publicar información (I.-Indicadores gestión; II.- Ejercicio recursos públicos III. -Información con alto valor para la sociedad). En el portal internet l CIMAT Publicar en el Sistema Portales Obligaciones Transparencia (SIPOT) Entregables. Para llevar a cabo las estrategias es necesaria la participación los responsables l manejo la documentación responsable archivos. Como sabemos, es suma importancia su participación para asegurar el cumplimiento las acciones establecidas en el PADA 2019 lograr la eficacia eficiencia en la recuperación agilización documentos l CIMAT Recursos Costos. Los recursos humanos son con los que actualmente se cuenta para realizar el presente PADA. Los recursos materiales quedan sujetos al presupuesto, prioridad, utilidad circunstancias que mann la adquisición para el sarrollo las actividas archivísticas, por tal motivo no se señala el material probable a utilizar ni los costos. RECURSOS HUMANOS Responsable área coordinadora 1 Responsables los archivos trámite 10 Responsable l archivo concentración 1 Total recursos humanos 12 Página 7 14

9 4.7. Tiempo implementación. Para tal efecto, nos apoaremos un cronograma actividas que servirá como medida cumplimiento las actividas establecidas en el PADA 2019 en el que se involucran tiempos para su sarrollo ejecución Cronograma. CENTRO DE INVESTIGACIÓN EN MATEMÁTICAS, A.C. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO N ACTIVIDADES /ACCIONES RESPONSABLE UNIDAD DE MEDIDA E N E F E B M A R A B R M A Y J U N J U L A G O S E P O C T N O V D I C Elaborar aplicar las normas, criterios lineamientos archivísticos Realizar el anual l cumplimientos actividas 2018, para su autorización l Comité Información l Centro Investigación en Matemáticas, A.C Elaborar l Plan Anual Desarrollo Archivístico 2019, para su autorización l Comité Información l Centro Investigación en Matemáticas, A.C Ratificar o modificar el nombramiento coordinadora archivos Artículos la Le Feral, 9 l Reglamento la Le Feral. Dirección General, Dirección Planeación e Información Ratificar o modificar a los titulares suplentes ante el COTECAEF. Artículo 43 la Le Feral ; 49 l Reglamento la Le Feral. Dirección Administrativa Designar o ratificar nombramiento l responsable la unidad central corresponncia. Dirección Administrativa. Página 8 14

10 Designar o ratificar nombramiento los responsables archivo trámite. Artículo 13 la Le Feral ; 11 l Reglamento la Le Feral. Designar o ratificar nombramiento l responsable archivo concentración. Artículo 13 la Le Feral ; 12 l Reglamento la Le Feral. Elaborar enviar lista documentos sclasificados al Archivo General la Nación Artículo 22 la Le Feral Definir políticas criterios Director General, Administrativos, Titulares la coordinaciones Académica, Formación Académica, Servicios Tecnológicos Unidas Administrativas Dirección General. Unidad Enlace Elaborar instructivo procedimientos la unidad central corresponncia Elaborar instructivo procedimientos l archivo trámite Elaborar instructivo procedimientos l archivo concentración l CIMAT. Establecer criterios específicos para la producción documentos electrónicos relacionados con las funciones l CIMAT Establecer políticas gestión documental electrónica. Establecer criterios específicos para la valoración documental. Comité Información. Comité Información. Comité Información. Grupo Interdisciplinario Establecer políticas para transferencias. Comité Información. Página 9 14

11 Concientizar capacitar al personal Establecer medidas para asegurar la participación los responsables archivo trámite responsable l manejo la documentación Integrar un padrón l personal que realiza funciones archivísticas en las unidas administrativas l CIMAT Recoger la opinión los responsables archivo trámite concentración en cuanto sus necesidas formativas Elaborar un listado cursos archivísticos Implementar curso archivos para el personal operativo la gestión /o manejo la documentación Realizar encuestas evaluación los cursos realizados Realizar asesorías archivísticas a los responsables archivos trámite a los responsables documentación legal Cursos actualización para la coordinación archivo. Dirección Planeación Información. e Supervisar la acuada ejecución la aplicación los instrumentos control gestión archivística manera asistida Supervisar el acuado uso l catálogo disposición documental. Responsables Página 10 14

12 Supervisar que los expedientes archivo estén organizados acuerdo al cuadro general clasificación archivística. Responsables Supervisar que los expedientes cuenten con carátula intificación. Responsables Asegurar la acuada integración los expedientes. Promover la precisión en la scripción redacción l asunto los expedientes. Clasificar la documentación teniendo en cuenta el cuadro general clasificación archivística. Promover la actualización l inventario archivo trámite. Actualizar el inventario general expediente. Intificar que expedientes que ben ser transferidos al archivo concentración. Realizar primarias. transferencias Actualizar el inventario archivo concentración. Organizar los expedientes que se encuentran en resguardo l archivo concentración. Responsables Responsables Responsables Responsables Responsables Trámite Responsable Archivo Concentración., Responsables Trámite Responsable Archivo Concentración. Responsable Archivo Concentración. Responsables N expediente N expediente Metros lineales Página 11 14

13 Describir el archivo fotográfico. Responsable l Manejo la Documentación Promover documentales. bajas Responsables Metros lineales Controlar las consulta expedientes. Responsables Trámite Responsable Archivo Concentración Controlar expedientes proporcionar servicio préstamo. Responsables Trámite Responsable Archivo Concentración Promover secundaria. transferencia Responsable Archivo Concentración Promover la continua actualización la guía simple. Responsables Mejorar las condiciones físicas l Archivo Concentración Realizar limpieza fumigación las áreas en don se encuentren pósitos documentales, como medida preventiva. Dirección Planeación e Información, archivos Departamento Servicios Generales Proporcionar instalaciones, acuadas, acceso controlado resguardo los archivos como acción permanente. Dirección Planeación e Información, Departamento Servicios Generales. Página 12 14

14 Instrumentar los componentes para funcionamiento l Sistema Archivístico Institucional l CIMAT Grupo interdisciplinario Integrar formalizar el grupo Emitir reglas operación.. Grupo Interdisciplinario Elaborar el programa gestión riesgos institucional. Unidad Central Corresponncia. Se llevará acabo la planeación l Unidad Central Corresponncia (Oficialía Partes). Elaborar formatos registro corresponncia entrada salida. Elaborar formatos control corresponncia en trámite. Grupo Interdisciplinario Establecer e Implementar procedimientos para el funcionamiento l Sistema Archivístico Institucional l CIMAT. Implementar el proecto digitalización los archivos l CIMAT. Elaborar programa preservación digital. Gestionar la implementación un Sistema Administración Control Gestión Documental. Dirección Planeación e Información, Dirección Cómputo Res, UTIC, Unidas Administrativas. Comité Información, Dirección Cómputo Res. Dirección Planeación e Información, Dirección Cómputo Res. Página 13 14

15 Elaborar programa seguridad la información. Implementar un proecto para la administración l archivo fotográfico. Diseñar sarrollar proectos difusión divulgación sobre la administración documental realizada en CIMAT. Comité Información, Dirección Cómputo Res, Grupo Estratégico Seguridad Información. Dirección Planeación e Información Publicar en el portal l CIMAT el Plan Anual Desarrollo Archivístico Dirección Publicar información (I.- Indicadores gestión; II.- Ejercicio recursos públicos III. -Información con alto valor para la sociedad). En el portal internet l CIMAT. Dirección Planeación Información. e Publicar en el Sistema Portales Obligaciones Transparencia (SIPOT). Unidad Transparencia. Página 14 14