Consulting Storage Software Services Training

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1 Consulting Storage Software Services Training

2 Scan Modul System

3 Scan Modul System Scan Modul System ofrece un diseño totalmente nuevo de la cadena de suministro mediante productos y servicios desarrollados por nosotros mismos. Nuestro objetivo consiste en utilizar los conocimientos y la experiencia obtenidos durante los últimos 40 años para mejorar las condiciones de todo aquel que interactúe con la cadena de suministro en la organización. Prácticas recomendadas Scan Modul System forma parte de la corporación Stanley Works. La sólida presencia mundial y el carácter diversificado de Stanley Works permite a Scan Modul System crear prácticas recomendadas en la logística de un gran número de industrias y mercados. Los flujos de trabajo de estas industrias y mercados se encuentran integrados en nuestras aplicaciones de software y soluciones de hardware. Principales normativas El alcance de nuestra presencia garantiza el cumplimiento de todas las leyes nacionales y los requisitos legislativos en todas nuestras líneas de productos. Esto ha dado lugar una una plataforma de transporte y almacenamiento revolucionaria de gran capacidad y funcionalidad que es líder en el sector. Tecnologías emergentes La innovadora integración de las capacidades de captura más demandadas mediante RFID (Identificación por Radio Frecuencia) aporta gran calidad a nuestras líneas de productos y amplía la funcionalidad de la aplicación al automatizar el procesamiento de la información en tiempo real. A lo largo de 40 años, hemos ostentado el liderazgo mundial de las empresas dedicadas al almacenamiento de grandes volúmenes a bajo coste. Este folleto describe el sistema de gestión de inventarios clínicos SpaceTRAX, una innovación en los flujos de trabajo de los inventarios de productos de valor añadido que nos sitúa a la cabeza de los servicios de almacenamiento más innovadores. Para obtener más información acerca de SpaceTRAX o concertar una demostración en directo, contacte con uno de nuestros departamentos de ventas mundiales (consulte los detalles en la contraportada). Scan Modul System 3

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5 Scan Modul System presenta Aumente el tiempo clínico en primera línea de atención y gestione de forma segura su inventario más valioso Scan Modul System 5

6 P: Qué es SpaceTRAX y qué puede hacer por mi hospital y mis empleados? R: SpaceTRAX es una solución para flujos de trabajo de gestión de inventarios probada basada en prácticas recomendadas. Eliminar residuos de procesamiento SpaceTRAX es una solución para flujos de trabajo de gestión de inventarios probada, que ahorra a los departamentos médicos cientos de miles de euros al año mediante la reducción del exceso de inventario, el aumento de la captura de cargos, la eliminación de las pérdidas ocasionadas por los productos caducados y el incremento del rendimiento del inventario. Con SpaceTRAX tiene todo lo que necesita.

7 Minimizar la inversión Eliminar los cálculos aproximados Maximizar el ahorro Eliminar tratamiento de las bases de datos Automatizar las propuestas de las solicitudes Reducir el tiempo de procesamiento Gestionar el suministro de forma sencilla Mejorar las negociaciones con los proveedores Mejorar la seguridad del paciente Reducir el valor del inventario Eliminar artículos agotados Mejorar la rentabilidad Eliminar el sobreabastecimiento Eliminar artículos en desuso Scan Modul System 7

8 Ventajas de SpaceTRAX Propuestas de solicitudes automatizadas Los límites que activan un pedido se han optimizado mediante la aplicación de estadísticas para controlar los niveles de calidad. Puede generar una propuesta de solicitud en cualquier momento en función de la demanda. Mejora de las negociaciones con los proveedores Las distintas herramientas para la generación de informes le ofrecen la información más actualizada de sus compras y acciones según el proveedor. Esta información resulta muy valiosa a la hora de negociar descuentos por cantidad o volumen. suministro Aumento de la seguridad del paciente La seguridad del paciente en relación a la administración del material se ha mejorado al eliminar los productos caducados y establecer un procedimiento de retirada para los proveedores. uso Aumento de la rentabilidad El aumento de la captura de cargos al máximo o el seguimiento de los costes permiten garantizar la aplicación de los costes obtenidos en las evaluaciones comparativas de procedimientos.

9 Tiempo de procesamiento reducido La base de datos mundial garantiza un alto nivel de reconocimiento en el proceso de lectura de los códigos de barras de los artículos de todas las mercancías recibidas de los fabricantes. El proceso de recepción no requiere la impresión de etiquetas de códigos de barra ni la introducción manual de datos adicionales. recibir Gestión sencilla de los artículos La precisión del sistema de reconocimiento de artículos facilita la introducción de códigos de inventario en el surtido de productos y elimina los artículos en desuso o de bajo rendimiento en función de las estadísticas de uso. inventario Reducción del valor del inventario El seguimiento de todo el material entrante/saliente en lo que a artículos se refiere, permite mantener un control más preciso de los artículos con niveles de calidad inferior. Esto logra reducir el valor del inventario disponible y de las existencias, además de liberar efectivo y acabar con los gastos de transporte asociados. Ahorro máximo El control de los artículos a través de un identificador único y una fecha de caducidad permite a la aplicación automatizar el proceso FIFO (primero en entrar, primero en salir) en función de la información recogida. De este modo, se evita el desecho de existencias por caducidad. Scan Modul System 9

10 Caso práctico Estoy especialmente satisfecho con las características de SpaceTRAX que nos permiten asignar el inventario a casos individuales. También ha logrado cubrir nuestra necesidad de documentar los costes y la calidad de nuestra producción. Mark Smith, radiólogo y jefe de equipo, Hospital Universitario de North Staffordshire, Reino Unido

11 Departamento de Radiología del Hospital Universitario de North Staffordshire, Reino Unido Antes de implementar el sistema SpaceTRAX, los pedidos se realizaban mediante un proceso manual en el Departamento de Radiología Interventora del Hospital Universitario de North Staffordshire. Todas las actividades de gestión del inventario requerían gran cantidad de tiempo y dinero. El Departamento de Radiología Interventora, que incluye el de Neurorradiología, contaba con 844 números de artículos diferentes con un coste de compras anual de aproximadamente SpaceTRAX no sólo logró mejorar la gestión del inventario, sino que también ayudó al hospital a obtener beneficios económicos y a ahorrar tiempo. El tiempo que el departamento dedicaba a la gestión del inventario ha disminuido un 31%, lo que ha reducido el coste anual de la mano de obra a El sistema ha estado en funcionamiento durante tres meses y, en este breve periodo de tiempo, se ha documentado una reducción del nivel de inventario de o del 20%, lo que supone un ahorro en los costes de inventario de por año. Mark Smith, jefe de equipo del departamento, considera que los niveles de calidad siguen siendo demasiado altos en comparación con el consumo, por lo que prevé la una fecha de caducidad inminente. El Informe de artículos caducados pretende ayudar al departamento a reducir el número de artículos que caducan, así como a reducir los residuos en aproximadamente un 80% o por año. El sistema garantiza que la lista de artículos para pedidos se actualice continuamente, pero no prescribe los plazos límite. En su lugar, ofrece a los departamentos la posibilidad de realizar pedidos por separado en la forma y el momento necesarios, lo que permite coordinar la planificación de los pedidos y la gestión del inventario, así como atender al paciente adecuadamente. Esto lo convierte en un sistema muy flexible. Smith se muestra especialmente contento con las funciones de SpaceTRAX que permiten asignar el inventario a casos individuales. Esto cumple los requisitos del Ministerio de Sanidad de Reino Unido para dirigir el Salario a rendimiento (PbR) y los Sistemas de costes e información de los pacientes (PLICS) hacia áreas clínicas del Servicio Nacional de Salud. Gracias a la información directa de SpaceTRAX, Smith podrá respaldar la solicitud de reembolso de los costes mediante los códigos de los Grupos de recursos sanitarios (HRG). Esto garantizará al departamento el pago de todos Cifras clave Antes 3 meses después Mejora Valor medio del inventario % Horas de gest. inventario semanales 19,5 horas 13,5 horas 31 % Artículos caducados al año % Ahorros operativos y RCI Año 1 Año 2 Año 3 Ahorros anuales con SpaceTRAX 1) Porcentaje de rendimiento de la inversión 839 % 224 % 224 % Rendimiento de la inversión en meses 1,4 5,4 5,4 Ganancias medias por día ) Los ahorros operativos directos incluyen la reducción del nivel y los costes del inventario, de los artículos caducados y de los costes de mano de obra. 2) Ahorros operativos directos menos el valor de la inversión en SpaceTRAX. necesidad de reducir aún más estas cifras. SpaceTRAX permite obtener una amplia variedad de información, que incluye diferentes tipos de informes de gestión, costes de casos, valores de existencias mensuales, informes de caducidad, etc. Smith opina que el sistema ha mejorado notablemente el control del inventario, especialmente en su caso como jefe de equipo, al ofrecerle un enfoque mucho más amplio y mayor fiabilidad en cuanto a los niveles de existencias disponibles. El número de solicitudes manuales también ha disminuido. Según Smith, el Informe de artículos caducados es "una de las mejores y más valiosas funciones del sistema SpaceTRAX ". Este informe muestra todos los artículos con los procedimientos llevados a cabo. Las herramientas de informes de gestión de SpaceTRAX también permiten generar informes para costes medios de casos. En definitiva, el Departamento de Radiología Interventora del Hospital Universitario de North Staffordshire está encantado con el sistema SpaceTRAX. Todos los equipos de personal han aprendido rápidamente a utilizar el sistema, y valoran la forma en que ha ayudado a aumentar la eficacia de los procesos de gestión de inventario en los que participan. Smith, jefe de equipo, está especialmente satisfecho con la mejora del control de inventario, con la reducción del tiempo empleado en la gestión del inventario y con el ahorro en costes que ha logrado el departamento desde la implementación del sistema SpaceTRAX. Scan Modul System 11

12 Caso práctico El sistema nos ha proporcionado un control total de nuestro inventario y numerosas pruebas estadísticas para documentar mejor la gestión de los pedidos. Ortwin Herterich, jefe médico, Hospital Central Västerås, Suecia

13 Departamento de Cardiología del Hospital Central Västerås, Suecia Antes de implementar SpaceTRAX en el Departamento de Cardiología del Hospital Central Västerås, el promedio de existencias era de , de lo que el 26% correspondía a existencias en consignación. Era evidente que el presupuesto para existencias del departamento era demasiado alto, pero en qué medida y qué productos había en exceso, era un dato que nadie sabía, explica Ortwin Herterich, el jefe médico. La implementación de SpaceTRAX ofreció al departamento una perspectiva completa de todos los artículos: consumo, cantidad almacenada, precio, fechas de caducidad, niveles de existencias máximos y mínimos, etc. Según Herterich, esta perspectiva mejoró significativamente la gestión del inventario. Transcurridos tres meses, el valor medio en acciones se redujo a , una reducción del 33,5%. valor de , lo que representa un 1,7% del importe anual destinado a compras. Al implementar SpaceTRAX, el número de artículos caducados ha disminuido considerablemente, ya que el sistema nos proporciona información actualizada continua y automáticamente de los productos cuya fecha de caducidad es inminente. Ahora disponemos de una herramienta que nos permite escoger los artículos más antiguos primero y marcar los que van a caducar pronto, declara Herterich. Esta, y el resto de herramientas de SpaceTRAX, ayudan a garantizar que los artículos disponibles y los que se encuentran bajo pedido sean los correctos y en la cantidad correcta. Esto permite reducir aún más el número de artículos que hay que desechar, y se generan así unos ahorros anuales para el Departamento de Cardiología de Cifras clave Antes 3 meses después Mejora Valor medio del inventario % Horas de gest. inventario semanales 35,7 horas 8,2 horas 77 % Artículos caducados al año % Ahorros operativos y RCI Año 1 Año 2 Año 3 Ahorros anuales con SpaceTRAX 1) Porcentaje de rendimiento de la inversión 717 % 359 % 359 % Rendimiento de la inversión en meses 1,7 3,3 3,3 Ganancias medias por día 2) ) Los ahorros operativos directos incluyen la reducción del nivel y los costes del inventario, de los artículos caducados y de los costes de mano de obra. 2) Ahorros operativos directos menos el valor de la inversión en SpaceTRAX. La disminución del nivel de existencias ha generado un ahorro único de y una reducción de los costes de inventario de El Departamento de Cardiología del Hospital Central Västerås solía dedicar 36 horas a la semana a la gestión del inventario y la realización de pedidos, lo que corresponde prácticamente a la jornada completa de un empleado. La implementación de SpaceTRAX ha reducido significativamente el tiempo que el departamento dedica al control de inventario y a la realización de pedidos (77%), lo que ha tenido como consecuencia una reducción de los costes de mano de obra de al año. La posibilidad de liberar recursos humanos es una de las ventajas más beneficiosas que hemos logrado con la implementación de SpaceTRAX, afirma Herterich. El jefe médico calcula que el Departamento de Cardiología del Hospital Central Västerås ha desechado artículos por (90%). A todo el personal le gusta trabajar con SpaceTRAX porque les permite percibir las ventajas del sistema. Ahora dedicamos muy poco tiempo a la gestión del inventario y a la realización de pedidos, y el sistema nos proporciona un control absoluto y numerosas pruebas estadísticas para gestionar los pedidos con más precisión, explica Herterich. El jefe médico espera asimismo que los pacientes se vean beneficiados: tiene plena confianza en que el departamento podrá reunir al personal más competente en la materia, ya que son conscientes de que están utilizando los recursos correctamente: para los pacientes, no para la gestión del inventario y la realización y búsqueda de pedidos. Nos han proporcionado el sistema adecuado, SpaceTRAX, para ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos para el futuro, afirma Herterich. Scan Modul System 13

14 Simplicidad eficiente Reduzca su carga de trabajo mediante la automatización del proceso de control del inventario SpaceTRAX es una aplicación para la gestión de suministros clínicos ubicada en la Red que requiere una participación mínima del departamento de TI. SpaceTRAX está basada en un sistema de lectura de códigos de barras que reduce la carga de trabajo al automatizar el proceso de control del inventario. Servicio de recogida de datos Nuestro equipo de servicio añade todos los artículos no reconocidos, garantizando una correspondencia total con la estructura de la base de datos. Información actualizada En colaboración con los fabricantes líderes, nos aseguramos de que la información de la base de datos mundial esté siempre actualizada. Servidor de primera clase Reconocidos como líderes del sector en alojamiento de servidores, nuestros socios garantizan el mejor tiempo de ejecución posible. Base de datos mundial Contiene más de artículos y crece por minutos Contribución del usuario Todos los artículos que añadan los usuarios individuales se incluirán en la base de datos mundial y se compartirán en la red de usuarios mundial.

15 Gestión de suministros automática Los códigos de barras permiten hacer un seguimiento de números de referencia, descripciones de productos, fechas de caducidad y números de lote/serie. Aumento del rendimiento del capital invertido (RCI) Niveles de inventario optimizados. No habrá más pérdidas por culpa de los productos caducados, los cálculos aproximados y el sobreabastecimiento. Captura de cargos más precisa. Mantenimiento sencillo No es necesario adquirir ningún componente de hardware ni instalar ningún programa. Una base de datos con un mantenimiento profesional que contiene decenas de miles de códigos de inventario para ahorrarle innumerables horas de mantenimiento. Integración Utilice SpaceTRAX en cualquier lugar con conexión a Internet. Interfaces estándar para la facturación, las compras y la información sobre los pacientes. Administración Mantenga un seguimiento de la entrada y salida de suministros del inventario. Supervise la trayectoria de los suministros para controlar el rendimiento de los productos, el desecho de artículos y los resultados de los pacientes. Informes instantáneos SpaceTRAX es una potente herramienta que facilita la toma de decisiones al personal clínico y administrativo. Proporciona la información crucial necesaria para tomar decisiones fundamentadas. Cumplimiento Gracias a la capacidad de SpaceTRAX para adaptarse al flujo de trabajo existente, el cumplimiento con la normativa no supone un problema. Atención al cliente excepcional SpaceTRAX se anticipa y diagnostica los problemas que puedan producirse en su sistema de forma remota. Nuestro equipo de expertos de atención al cliente también está disponible para ayudarle a resolver cualquier pregunta o problema. Scan Modul System 15

16 Descripción general de la aplicación SpaceTRAX le permite gestionar el inventario al completo a través de una interfaz muy fácil de utilizar. La interfaz de fácil uso le ofrece una visión general de toda la información que necesita para gestionar su inventario. Tan sólo necesitará los botones Añadir artículos y Utilizar artículos, y un lector de códigos de barras. SpaceTRAX utiliza la ventana de Pedidos de artículos para sugerir los pedidos que deberían realizarse con el fin de mantener el nivel del inventario dentro de los requisitos mínimos. Aquí también se podrán aprobar y realizar pedidos con un solo clic. Los botones Añadir los artículos y Usar los artículos son botones de exploración que le permiten añadir o quitar artículos de la lista del inventario. El botón Administrar los artículos le permite analizar su inventario por tipo de artículo, en función del procedimiento con el que se utilicen dichos artículos, según el médico o basándose en diversas variables, como la optimización del nivel de calidad, el valor del inventario, los informes de uso y muchas más. La ventana Valor del inventario actual muestra el porcentaje del valor del inventario que está integrado por artículos en consignación en relación a los artículos fijos. La ventana Casos muestra la cantidad de casos (p. ej., operaciones) que siguen abiertos, y que se deben comprobar y cerrar. La ventana Caducidad del articulo muestra los artículos a los que debe prestarse especial atención, para utilizar artículos que vayan a caducar pronto. La ventana Artículos a los que le faltan datos le avisa automáticamente de los artículos para los que falta información en la base de datos. La ventana Participación de mercado genera una visión general de las participaciones que tienen sus proveedores en el inventario.

17 SpaceTRAX ofrece toda la información necesaria en el lugar adecuado y en el momento oportuno. SpaceTRAX puede generar numerosos informes exhaustivos que le permitirán hacer un seguimiento del inventario y analizarlo según el tipo de artículo utilizado, el médico o en función de diversas variables como la optimización del nivel de calidad, el valor del inventario, los informes de uso y muchas más. Scan Modul System 17

18 Complemento RFID Control total de las existencias de mayor valor al alcance de la mano A través de SpaceTRAX y la tecnología RFID (Identificación por Radio Frecuencia) más reciente, podemos ofrecerle la flexibilidad que conlleva el seguimiento detallado de las unidades de inventario de mayor valor económico y la posibilidad de aumentar la captura de cargos para estos artículos, a la vez que mantiene un seguimiento del resto del inventario a través de una tecnología basada en códigos de barras. SpaceTRAX funciona como el motor de información y se encuentra plenamente integrado con SpaceTRAX +RFID. Proporciona informes clave que vinculan el inventario clínico con médicos, pacientes y procedimientos. La auténtica innovación aportada por SpaceTRAX +RFID es la sencillez. Sólo tiene que enchufar el cable de alimentación de SpaceTRAX +RFID, conectar el carro a una conexión de red con Internet, aplicar las etiquetas de RFID y colocar los artículos en el carrito. Es así de fácil. No tendrá que apretar ningún botón ni instalar ningún programa específico, y podrá realizar un seguimiento de los suministros automático y sin problemas. SpaceTRAX +RFID dispone de un ordenador incorporado que lleva a cabo un seguimiento y un control constantes del acceso a los carros, el movimiento de suministros, el sistema de funcionamiento de los carros y los componentes mecánicos. Los niveles del inventario se ajustan automáticamente conforme se extraen o añaden suministros en el carro. Los controles biométricos proporcionan a los usuarios autorizados una forma sencilla de acceder al carro. La información acerca de "quién" y "cuándo" está vinculada al movimiento de los suministros, lo que permite mantener una contabilidad exacta.

19 - - - La RFID automatiza la supervisión del inventario Reconocimiento de huellas dactilares Totalmente integrado con su sistema Space TRAX existente Scan Modul System 19

20 TM Scan Modul and SpaceTRAX are brands of Stanley Healthcare Solutions Stanley Healthcare Solutions Europe Calle Barbadillo Madrid - SPAIN Tel Fax Designed with care - for people who care REPRESENTED IN: AUSTRALIA TEL +61 (0) FINLAND TEL IRELAND TEL NORWAY TEL SWITZERLAND TEL AUSTRIA TEL FRANCE TEL ITALY TEL POLAND TEL UNITED ARAB EMIRATES TEL BELGIUM TEL +32 9/ GERMANY TEL ITALY (South Tyrol) TEL PORTUGAL TEL UNITED KINGDOM TEL CANADA TEL GREECE TEL JAPAN TEL RUSSIA TEL U.S.A. TEL DENMARK TEL HONG KONG TEL LATVIA TEL SPAIN TEL ESTONIA TEL ICELAND TEL NETHERLANDS TEL SWEDEN TEL +46 (0) Stanley Healthcare Solutions Europe ES

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