INSTRUCTIVO TRAZABILIDAD DE COMPONENTES SANGUINEOS

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1 1. OBJETIVO: Establecer un sistema que permita asegurar el seguimiento de las unidades de sangre extraídas y enviadas desde la UMT Arica al Centro de Sangre Valparaíso y de los componentes sanguíneos distribuidos por el Centro de Sangre Valparaíso hacia la UMT Arica, resguardando la trazabilidad de los componentes sanguíneos desde el donante de sangre hasta el receptor del componente específico o la debida eliminación de ésta. 2. RESPONSABILIDADES: Responsable ejecución. Tecnólogo Médico de la Sección de Inmunohematología encargado de la trazabilidad, tiene la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento. Responsabilidad del encargado. Tecnólogo Médico Jefe del SCR Banco de Sangre, es el responsable de velar por el estricto cumplimiento del documento, como también, de efectuar y proponer las modificaciones que en la práctica se precise. Responsable del monitoreo y evaluación: Encargado de Calidad del SCR Banco de Sangre es responsable de revisar los registros, el logro de indicadores y la evaluación periódica. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Trazabilidad: sistema organizado y sistemático de recogida e intercambio de información a partir de registros, que permite ubicar e identificar inequívocamente la sangre y cada uno de sus componentes en cualquier etapa del proceso, que va desde la donación hasta su destino final. CSV : Centro de Sangre Valparaíso. UMT: Unidad de Medicina Transfusional. SCR: Sub centro de responsabilidad. 4. REFERENCIAS. PG CSV 007: POE Identificación de trazabilidad del CSV. Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 1 de 9

2 5. DESARROLLO. 5.1 Descripción. 1. Tecnólogo médico que recibe por parte de la empresa de Courier, las unidades o componentes sanguíneos enviadas por el CSV deberá pesquisar que las unidades recepcionadas incluyan el registro respectivo que incluye el Origen, Código de donación, Tipo de componente sanguíneo, y la fecha y hora de recepción de la sangre ingresada a la UMT 2. Una vez confirmada la recepción conforme de la documentación, el Tecnólogo Médico deberá registrar en el mismo documento la Fecha y Hora de Recepción, procediendo posteriormente a entregar este documento a Tecnólogo Médico Jefe del SCR Banco de Sangre, quien enviará este registro firmado (escaneado) vía correo electrónico al C.S.V. 3. Esta documentación será almacenada en el respectivo archivador de Trazabilidad del SCR Banco de Sangre, debiendo estar disponible cada vez que sea solicitada para corroborar la Trazabilidad de alguno de los Componentes sanguíneos. 4. Por otro lado el Tecnólogo Médico de Atención Donantes diseñará mensualmente un listado de las unidades de sangre enviadas desde la UMT Arica hacia el CSV entregando este listado al TM encargado de trazabilidad. 5. Mensualmente el T.M encargado de trazabilidad realizará el estudio al azar del 1% de los componentes sanguíneos recibidos desde el C.S.V en el periodo en estudio, que incluirá como requisito base incluir una unidad de cada tipo de producto distribuido en el período. 6. Además el encargado de trazabilidad realizará el estudio al azar del 1% de las unidades enviadas desde la UMT Arica hacia el CSV en el periodo en estudio. 5. Para realizar el estudio solicitará, mediante formulario establecido por el C.S.V.(anexo 1), por separado la Trazabilidad de los componentes sanguíneos y de las unidades de sangre elegidos según corresponda al Subdirector de Gestión y Administración del C.S.V mediante correo electrónico y vía fax con copia a Secretaria dirección del C.S.V. Los motivos de la solicitud pueden ser bajo dos modalidades establecidas formalmente con el C.S.V: Pruebas (estudio): donde el tiempo de respuesta será de 2 días máximo desde la recepción de la solicitud. Urgencias Acreditación: donde el tiempo de respuesta será 1 hora máximo, desde la hora de envío de la solicitud, la cual se constatará a través de hora de correo electrónico o fax, de recepción en el Centro de Sangre; en estos casos además del envío de la solicitud Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 2 de 9

3 por estos medios, el encargado de la UMT, deberá contactarse telefónicamente con el referente del Centro de Sangre Valparaíso. 6. Una vez recepcionada la solicitud, el Centro de Sangre Valparaíso procederá a contrastar los datos solicitados y a completar formulario establecido en anexo 2 para efecto de dar respuesta a la solicitud de trazabilidad emitida por el Hospital Regional de Arica Dr. Juan Noé Crevani. 7. El Centro de Sangre Valparaíso enviará vía correo electrónico la información solicitada, debiendo ser recepcionada por el Tecnólogo Médico de Trazabilidad quien evaluará la información, debiendo tener especial interés en observar si esta incluye: Código de donación, Resultado de exámenes inmunohematológicos y microbiológicos, Fecha de extracción y Fecha de envío o distribución. 8. Una vez analizada la información el Tecnólogo médico de Trazabilidad, deberá mantener en archivadores (electrónicos o papel) disponibles los formularios de solicitud y respuesta de las trazabilidades efectuadas, así como completar la información para el indicador establecido. Cuando el 1% de los componentes sanguíneos recibidos desde el CSV en el periodo en estudio es menor a 6, se debe realizar la prueba o estudio a un mínimo de 6 componentes. En caso que la elección al azar de los componentes sanguíneos seleccione a dos tipos distintos de componentes sanguíneos pero correspondientes al mismo código de donante, el código del segundo componente seleccionado se cambiara por el código inmediatamente anterior del listado de componentes sanguíneos distribuidos en el periodo en estudio pero manteniendo el tipo de componente seleccionado. Para cumplir con el requisito de incluir una unidad de cada tipo de producto distribuido en el período, en caso que la elección al azar de los componentes sanguíneos no seleccione algún tipo de componente que haya sido distribuido en el periodo, se cambiará el último componente seleccionado (que se encuentre repetido) por uno del tipo de componente no incluido en la primera selección. Esta segunda elección se realizará solo considerando los componentes distribuidos del tipo faltante en la primera selección. Cuando el 1% de las unidades enviadas desde la UMT Arica hacia el CSV en el periodo en estudio sea menor a 3, se debe realizar la prueba o estudio a un mínimo de 3 Unidades de sangre enviadas. 9. Los Tecnólogos Médicos del SCR Banco de Sangre, bajo la supervisión de sus respectivos TM de Trazabilidad y TM encargado de Calidad, deberán registrar en los libros de Transfusión y eliminación utilizados internamente y el Software entregado por el C.S.V. el destino final de las unidades recepcionadas (Transfusión, eliminación, distribución a otro establecimiento o eliminación. Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 3 de 9

4 5.2 Materiales y equipamiento. Archivador de Trazabilidad. 5.3 Indicadores de Monitoreo y Evaluación. Nombre: Porcentaje información completa de trazabilidad de componentes sanguíneos Indicador: Fuente: Nº de componentes sanguíneos trazados con información completa Nº total de componentes con solicitud de trazabilidad en el período Archivador de trazabilidad X 100 Periodicidad: Mensual Umbral de cumplimiento : 100% Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 4 de 9

5 5.4 Flujograma: Rellenar planilla ANEXO 1 TM solicita estudio al CSV del 1% Contacto con Subdirector de Gestión y Administración del CSV Pruebas Rellenar ANEXO 2 por CSV Envío a UMT Arica Urgencias Archivar ANEXO 2 Recepcionar ANEXO 2 en UMT Arica 6. REGISTROS. Nombre del Registro Archivador Trazabilidad de Componentes Sanguíneos Identificación SGC HJNC AT BS R Nº013 Llenado TM Acceso TM personal de SCR Banco de Sangre y CSV Mantención 5 años Almacenamiento Sección de Inmunohematología Nombre del Registro Libro de transfusiones Identificación SGC HJNC AT BS R Nº003 Llenado TM Acceso TM personal de SCR Banco de Sangre y CSV Mantención 5 años Almacenamiento Sección de Inmunohematología Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 5 de 9

6 Nombre del Registro Libro de Eliminación componentes sanguíneos en stock Identificación SGC HJNC AT BS R Nº014 Llenado TM Acceso TM personal de SCR Banco de Sangre y CSV Mantención 5 años Almacenamiento Sección de Inmunohematología 7. DISTRIBUCIÓN. Dirección. Unidad de Medicina Transfusional. Oficina de asesoría jurídica. Oficina de calidad y seguridad el paciente. 8. MODIFICACIONES. Párrafo que se modifica Página Fecha Descripción 2 Abril 2012 Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 6 de 9

7 Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 7 de 9

8 ANEXO 1 Formulario de solicitud de trazabilidad FORMULARIO DE SOLICITUD DE TRAZABILIDAD UNIDADES DE MEDICINA TRASFUSIONAL. UMT: Solicitante: Solicitud 1. Nº de donación 2. Tipo de componente (plaquetas, glóbulos rojos etc) Cargo: Fecha Caso 1 Caso 2 Caso 3 Motivo, seleccione 1 Urgencia o Acreditación Prueba de trazabilidad Firma solicitante Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 8 de 9

9 ANEXO 2 Formulario de Informe de trazabilidad Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 9 de 9

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