METODOLOGÍA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

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1 METODOLOGÍA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

2 2 METODOLOGÍA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE SIGLAS... 4 TABLA DE FIGURAS... 5 INTRODUCCIÓN... 6 ESTRUCTURA DE LA METODOLOGÍA... 7 ACTORES INVOLUCRADOS... 8 La Dirección de Proyectos en la estructura organizacional de la UCC... 8 Roles relacionados con los proyectos... 9 Responsablidades del Líder de Proyecto PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS Ciclo de Vida de los proyectos Flujo de procedimientos para la Dirección de Proyectos Flujo de procedimientos del Líder de Proyecto Procedimiento de PLANEACIÓN Procedimiento de EJECUCIÓN Procedimiento de SEGUIMIENTO Y CONTROL Procedimiento de CIERRE Mejoramiento Continuo PROTOCOLOS Control de cambios a línea base (Alcance, Cronograma y Presupuesto) Gestión de Calidad Gestión de los Recursos Humanos Gestión de Comunicaciones Gestión de Riesgos Gestión Documental del Proyecto Generación de Informes y Reportes Gestión del Conocimiento HERRAMIENTAS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS Herramientas informáticas Herramientas de apoyo documental Documentos para la Formulación de Proyectos Documentos para la Dirección de Proyectos Herramientas pedagógicas GLOSARIO ANEXOS Metodología de Fomulación y Selección de Proyectos

4 TABLA DE SIGLAS SIGLA GP TI UCC PMO OPM3 PMI PMBOK EDT EPM PWA SQL OLAP EDR KPI MS DETALLE Gerencia de Proyectos Tecnología e Información Universidad Cooperativa de Colombia Project Management Office - Oficina de Gerencia de Proyectos: estructura que integra metodología y herramientas para la gerencia de proyectos a nivel corporativo. Organizational Project Management Maturity Model Modelo de Madurez en Gerencia Organizacional de Proyectos: marco metodológico para medir objetivamente el grado en el cual una organización aplica mejores prácticas de dirección de proyectos, programas y portafolios. Project Management Institute: Instituto que agremia profesionales en gerencia de proyectos a nivel mundial, consolida estándares y guías de las mejores prácticas, certifica personas y genera conocimiento en torno a la materia. Project Mangement Body of Knowledege - Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos: documento que consolida las mejores prácticas de gerencia de proyectos del PMI. Estructura Detallada de Trabajo (WBS- Work Breakdown Structure): Mapa mental de los entregables, subentregables y paquetes de trabajo requeridos para completar el producto o servicio final de un proyecto a realizar Enterprise Project Management. Solución integral para la gestión de proyectos empresarial. Project Web Application. Aplicación Web de Project Server. Structured Query Language. Lenguaje de consulta estructurado para acceso a información y bases de datos. Online Analytical Process: solución de inteligencia empresarial para agilizar la consulta de grandes cantidades de datos. Estructura Detallada de Recursos (RBS Resource Breakdown Structure). Mapa mental de la organización de los recursos involucrados en un proyecto según sus competencias. Key Performance Indicators. Indicadores para medir rendimiento del trabajo realizado. MicroSoft 4

5 TABLA DE FIGURAS Figura 1. Mapa de procesos de la Universidad Cooperativa de Colombia, adoptado mediante Resolución rectoral 621 de Figura 2. Ciclo de Vida del Proyecto para la Universidad Cooperativa de Colombia. Figura 3. Orden y Estructura de Procedimientos de la Dirección de Proyectos UCC. Figura 4. Flujo de procedimientos para la Dirección de Proyectos. Figura 5. Flujo de procedimientos para el. Figura 6. Flujo Detallado de Planeación del Proyecto. Figura 7. Flujo Detallado de Ejecución del Proyecto. Figura 8. Flujo Detallado de Seguimiento y Control del Proyecto. Figura 9. Flujo Detallado del Cierre del Proyecto. 5

6 INTRODUCCIÓN El presente documento ha sido desarrollado para explicar la Metodología de Dirección de Proyectos Estratégicos que la Universidad Cooperativa de Colombia ha establecido con el fin de: 1. Orientar a los líderes de proyectos a través del ciclo de vida de cada proyecto a su cargo 2. Estandarizar los procedimientos a seguir por los líderes, los miembros del equipo, la PMO (Project Management Office Oficina para la dirección de proyectos) y las demás dependencias relacionadas con los proyectos estratégicos. 3. Utilizar herramientas sistematizadas y diseñadas especialmente para la dirección de proyectos bajo la metodología establecida para la Universidad. 4. Centralizar el almacenamiento de la información relacionada con los proyectos 5. Mejorar la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de los proyectos estratégicos. 6. Incorporar a la gestión de los proyectos tópicos como: a. El análisis y gestión de riesgos b. El análisis y gestión de interesados c. El control integrado de cambios d. El seguimiento de incidentes y conflictos e. La documentación y uso de lecciones aprendidas f. La gestión proactiva de las comunicaciones g. El desarrollo (capacitación y motivación) del recurso humano de los proyectos h. La gestión de la calidad de los productos y de los procesos del proyecto 7. Mejorar las probabilidades de éxito de los proyectos, la satisfacción de usuarios finales y el cumplimiento de la estrategia organizacional. Al implementar esta metodología, cada líder de proyecto puede enfrentar con la misma disciplina y mediante el uso de las mismas herramientas la planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre de sus proyectos. La metodología descrita en las páginas siguientes se basa en los lineamientos definidos por el Project Management Institute -PMI - en su Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos - PMBOK - quinta versión, el cual es un estándar reconocido a nivel mundial. Sin embargo, dicho estándar ha sido adaptado a las particularidades y necesidades de la Institución y de acuerdo su nivel de madurez, procurando simplificar los procedimientos y seleccionando las mejores prácticas recomendadas para la dirección de proyectos a nivel mundial. 6

7 ESTRUCTURA DE LA METODOLOGIA ACTORES INVOLUCRADOS Consejo Institucional de Planeación Patrocinador PMO Líder Equipo de proyecto Clientes internos Usuarios Proveedores PROCEDIMIENTOS Ciclo de vida de los proyectos Metodología Flujo de procedimientos Documentación de cada Procedimiento de Dirección de Proyectos: Planeación Ejecución Seguimiento y control Cierre Mejoramiento Continuo POLITICAS Y DIRECTRICES Control de Cambios Calidad Recursos Humanos Riesgos Adquisiciones Gestión Documental Informes y Reportes Gestión del Conocimiento HERRAMIENTAS Informáticas Gestor de Proyectos - PWA Comunicaciones electrónicas Documentales Formatos Guías y Manuales Pedagógicas Videos Hand Book s Este documento identifica inicialmente como encaja la dirección de proyectos en la estructura organizacional de la Universidad, en este contexto hace un inventario de los actores involucrados con los proyectos detallando sus roles y responsabilidades frente a los mismos y finalmente establece las funciones concretas que deberá asumir el líder de cada proyecto. En el siguiente capítulo se concentra presentar la Metodología de Dirección de Proyectos de la Universidad Cooperativa de Colombia a partir de los procedimientos que se deben llevar a cabo; para lo cual se explica brevemente el ciclo de vida de los proyectos desde su formulación hasta su evaluación ex post. En este documento no se detallan los procedimientos asociados a las etapa de pre y post inversión; sino en los procedimientos asociados a la etapa de inversión que incluye: planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre. Luego se establecen los protocolos para abordar cada área de conocimiento asociada a la gestión de los proyectos estratégicos. Finalmente se hace un recorrido por las herramientas que utilizarán los diferentes actores para implementar los procedimientos según los protocolo establecidos. 7

8 ACTORES INVOLUCRADOS La Dirección de Proyectos en la estructura organizacional de la Universidad Cooperativa de Colombia El proceso de Dirección de Proyectos, según la estructura de procesos organizacional, hace parte del proceso Nivel 2: Gestionar la Planeación, que a su vez pertenece al Proceso Nivel 1: Gestionar el Direccionamiento Institucional. Figura 1: Mapa de procesos Corporativo UCC E X P E C T A T I V A S G R U P O S D E I N T E R E S Gestionar programas académicos Gestionar la proyección social GESTIONAR EL DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Gestionar el Gestionar la planeación Gestionar la efectividad ordenamiento jurídico formalizar proyectos de investigación Gestionar las finanzas Gestionar el bienestar universitario Gestionar la globalización Gestionar los ambientes de aprendizaje Fuente: UCC, Febrero 2014 Gestionar los profesores GESTIONAR LA DOCENCIA Gestionar los proyectos de investigación GESTIONAR LA INVESTIGACIÓN Gestionar la egresados Gestionar la mercadeo Gestionar los estudiantes Promover y divulgar los resultados de investigación Gestionar la economía solidaria GESTIONAR LA VINCULACION CON EL MEDIO Gestionar el capital Humano Gestionar las adquisiciones Gestionar las comunicaciones Gestionar la documentación institucional GESTIONAR EL APOYO Gestionar las TIC Gestionar la infraesctructura física Gestionar la extensión Gestionar la autoevalución Gestionar la autoevalución del sistema de control GESTIONAR LA EVALUACION S A T I S F A C C I O N G R U P O S I N T E R E S Las instancias de la estructura organizacional involucradas en la Dirección de Proyectos son el Consejo Institucional de Planeación como principal actor que prioriza, aprueba y realiza control a los proyectos estratégicos y la Dirección Nacional de Planeación en donde se encuentra la PMO. La PMO es la encargada de crear, socializar y acompañar en la implementación de la Metodología de Dirección de Proyectos, además de realizar seguimiento a la ejecución de los mismos y las direcciones nacionales, que son las que identifican, de acuerdo a las necesidades trasmitidas por las sedes, los proyectos que luego formulan, lideran y ejecutan. Para la organización, la Dirección de Proyectos es importante porque permite de una manera organizada y bajo una metodología estandarizada ejecutar recursos de inversión alcanzando mejores resultados, disminuyendo desviaciones y obteniendo entregables claros con impactos globales en los diferentes niveles de la Institución y especialmente contribuyendo al cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados en el Plan Estratégico Nacional Navegando Juntos 8

9 Roles A lo largo del Proceso de Dirección de Proyectos intervienen diversos grupos de personas. Esta metodología establece los roles específicos que deben asumir los diferentes involucrados a lo largo del proceso. A continuación se realiza una descripción general de los roles que son requeridos en los proyectos, sus responsabilidades y características: El Consejo Institucional de Planeación: Está conformado por los integrantes del Comité Rectoral y está encargado de evaluar los avances de cada proyecto, al igual que de ejercer control general de los eventos, riesgos y cambios relevantes que surgen en el proyecto y tienen un impacto significativo en el logro de los objetivos estratégicos de la Institución. (Resolución Rectoral 425 de 2013). Patrocinador del Proyecto: Es el responsable de garantizar la autoridad y los recursos requeridos para el desarrollo del proyecto. Este rol es generalmente asumido por los Vicerrectores o Directores Nacionales de acuerdo con el tipo de proyecto. El Patrocinador del Proyecto aprueba los planes de proyecto, respalda al líder del proyecto, aprueba los principales entregables y autoriza la continuación de la siguiente fase al final de cada una de ellas. La PMO: Estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernabilidad relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas. (Guía del PMBOK, PMI, 5ª. Ed., pág. 11, 2013) : Es la persona responsable del proyecto y por tanto debe asegurar que el equipo cumpla a cabalidad con los objetivos propuestos. El desarrolla el Plan del Proyecto con el equipo, y dirige la ejecución de las tareas del mismo, evaluando el rendimiento de los miembros del equipo. También es responsable de gestionar la aceptación y aprobación de los entregables definidos para el proyecto por parte de los promotores y demás involucrados en el mismo. El Equipo del Proyecto: Es el grupo responsable del desarrollo del proyecto. Este se encuentra conformado por un líder de proyecto y un número variable de miembros de equipo, quienes deben cumplir sus tareas acorde con la planeación. Los Miembros del Equipo del Proyecto: Son responsables de la ejecución de las tareas y de producir los entregables que son trazados en el Plan del Proyecto y direccionados por el líder del proyecto. El nivel de participación o de esfuerzo que los Miembros del Equipo de Proyecto realizan es variable para cada uno de los integrantes, de acuerdo como hayan sido programados y a las características propias del proyecto. 9

10 Los Clientes Internos: Son las unidades organizacionales que identificaron la necesidad del producto, servicio o proceso que el proyecto desarrollará. Cuando se requiera, deben poner a disposición del líder del proyecto, personal idóneo que los represente o que tome decisiones. Al finalizar el proyecto prueban el producto o servicio que entrega, usándolo y evaluándolo al tiempo que retroalimentan al equipo del proyecto. Los Usuarios: Son los usuarios finales del producto, servicio o proceso que el proyecto entregará. Los Proveedores y Distribuidores: Son contratados para proveer productos y servicios que el proyecto requerirá. En algunos casos pueden pertenecer al equipo del proyecto. El rol que asumirá la principal responsabilidad en la Dirección de Proyectos en la Universidad Cooperativa de Colombia es el del Líder de Proyecto, por lo tanto se amplía su definición y además se resaltan sus responsabilidades: 10

11 Responsabilidades del Líder de Proyecto El director o gerente de proyecto, nombre comúnmente conocido en el ámbito mundial, pero que en la Universidad Cooperativa de Colombia se designará como Líder de Proyecto dado los resultados del diagnóstico de madurez, en el que el 85% de los entrevistados coincidieron en que es el término ideal para designar a la persona responsable de la planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre de un proyecto, ya que no riñe con los cargos ya creados dentro de la estructura y sobretodo es temporal. El Líder de Proyecto es aquella persona que gestiona un equipo de trabajo de manera temporal, con el fin de obtener unos resultados y entregables claros durante un tiempo estipulado, dentro del PMBOK se describen 3 competencias recomendables que debe tener un buen líder de proyecto que son: conocimiento, desempeño y actitud. La primera se refiere al conocimiento que debe tener tanto sobre la dirección de proyectos, metodologías y buenas prácticas como del tema técnico relacionado con el proyecto. La segunda, trata sobre lo que es capaz de hacer o lograr, al aplicar sus conocimientos y la tercera, se refiere a la manera en cómo se comporta, mucho más asociada a las habilidades blandas que posee este líder. Dadas las características de los proyectos estratégicos de la Universidad y a sus características de impactos globales en todas las sedes, del nivel de inversiones y de su relación directa con el cumplimiento de los objetivos estratégicos, los líderes de proyecto deben ser personas que tengan un conocimiento amplio de la Institución, y preferiblemente hayan tenido relación y contacto con las 18 sedes, por esto se propone sean personas de la Estructura Nacional, directores nacionales y/o especialistas, teniendo en cuenta la carga laboral y la magnitud del proyecto, que será determinante para definir el porcentaje de disponibilidad del líder y del equipo del proyecto. Es importante tener claro que, el en los casos que se requiera y de acuerdo a lineamientos del patrocinador y del Consejo Institucional de Planeación, podrá tener un porcentaje de disponibilidad en el proyecto, que puede ir desde una disponibilidad total, es decir, 100% de su tiempo dedicado al proyecto o de manera parcial, de acuerdo a la magnitud. En los casos en que sea disponibilidad parcial, es decir igual o inferior al 50%, puede considerarse que el sea un Director Nacional, sin embargo en los casos en que se requiera de una disponibilidad mayor al 50% se recomienda por parte de la PMO, que el Líder de Proyecto sea un Especialista de la Dirección Nacional en la que se encuentre enmarcado el proyecto. Ya que de acuerdo al perfil institucional de cargos, son estas personas quienes cuentan con las características técnicas y actitudinales para liderar eficientemente un proyecto. Adicionalmente varios de estos perfiles cuentan ya con capacitación sobre la dirección de proyectos y buenas practicas según el PMI. 11

12 Funciones del Líder de Proyecto: Implementar la Metodología en proyectos definida para la Universidad Cooperativa de Colombia, la cual incluye unas responsabilidades, que pueden verse también descritas en el Procedimiento para la Dirección de Proyectos: Conocer y leer la formulación del proyecto que le fue asignado y demás información que permita tener un panorama y expectativas de los resultados del proyecto. Realizar en compañía del patrocinador, la definición del alcance. Realizar análisis de involucrados Realizar estructura de desglose de trabajo Desarrollar el cronograma Definir el equipo del proyecto Determinar el presupuesto Identificar necesidades de adquisición Realizar análisis de riesgos Planear las comunicaciones Consolidar, presentar y comunicar el plan al patrocinador y al equipo del proyecto. Realizar reuniones de inicio y seguimiento del proyecto Realizar informes cualitativos y cuantitativos de seguimiento de los entregables, presupuesto, cronograma, alcance del proyecto. Identificar necesidades de capacitación del equipo del proyecto y en los casos en que se pueda, capacitar personalmente. Gestionar incidencias y conflictos que se presenten entre los integrantes del equipo del proyecto. Consolidar y presentar informes a la PMO y al patrocinador Identificar y presentar cambios Realizar cierre administrativo y financiero Realizar encuesta de cierre Evaluar el desempeño del equipo del proyecto Socializar resultados Todas estas funciones se ejecutarán previa capacitación de la PMO y acompañamiento constante de esta área, en todo lo relacionado a la implementación de la Metodología de Proyectos, el diligenciamiento de plantillas y formatos y la utilización de herramientas ofimáticas como Microsoft Project Profesional 2013, Microsoft Project Server 2013 y el SharePoint

13 PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS Ciclo de Vida de los Proyectos Los Proyectos Estratégicos de la Universidad Cooperativa de Colombia deben seguir unos pasos, con un ordenamiento lógico que permita concretar de la manera más efectiva, los objetivos planteados por los mismos proyectos y por la estrategia corporativa. Estos pasos son lo que se conoce como: El ciclo de vida de los proyectos. Para la Universidad Cooperativa de Colombia, se ha establecido un ciclo de vida con 3 grandes etapas: 1. Pre-inversión 2. Inversión 3. Post- inversión Post-inversión Necesidad / Idea Formulación Priorización Selección Post-inversión Puesta en Marcha Evaluación Ex-Post Mejoramiento continuo Inversión Planeación Ejecución Seguimiento y Control Cierre Figura 2: Ciclo de Vida de los Proyectos 13

14 Cada una de estas etapas está a cargo de diferentes involucrados, y a su vez estos, tienen la responsabilidad de llevar a cabo ciertos procedimientos para el éxito de cada etapa. Etapas Pre-inversión Inversión Post- Inversión Involucrado Responsable Directores Nacionales Líder de Proyecto Áreas Funcionales PMO Cada etapa tiene unos procedimientos generales que deben llevarse a cabo para que se apliquen las mejores prácticas conocidas y aumentar las posibilidades de éxito en los proyectos: Etapas Pre-inversión Inversión Post- Inversión Procedimientos Necesidad / Idea Formulación Priorización Selección Planeación Ejecución Seguimiento y Control Cierre Puesta en Marcha Evaluación Ex-Post Mejoramiento Continuo En este documento se detalla el direccionamiento metodológico requerido por los líderes de proyectos para la etapa de Inversión y de ahora en adelante le llamaremos Metodología de Dirección de Proyectos de la Universidad Cooperativa de Colombia. El direccionamiento metodológico para las etapas de Pre-inversión y Post-inversión se describe en otros documentos que no hacen parte de esta Metodología, al final encontrará un listado detallado de estos documentos, su uso y ubicación; para que pueda consultarlos cuando lo considere necesario. En el momento en que un proyecto ha sido seleccionado para ser ejecutado, se nombra a un Líder de Proyecto, quien será el responsable de la inversión, es decir es el responsable de implementar los procedimientos de la Metodología. Estos procedimientos son: Planeación Ejecución Seguimiento y Control Cierre 14

15 En el siguiente gráfico se visualiza el orden y estructura en el que se deben llevar a cabo estos procedimientos: Planeación Ejecución Cierre Seguimiento y Control Figura 3: Orden y Estructura de Procedimientos de la Dirección de Proyectos En este documento se detallan y describen las actividades que se deben hacer en cada uno de los procedimientos; a su vez también se define el responsable y los registros resultantes de cada actividad. La mayoría de los registros son formatos digitales que se diligencian directamente en la herramienta Gestor de Proyectos - PWA, la cual está configurada y personalizada especialmente para la Metodología. Otros registros son documentos de MS Word, Excel o Visio que el Líder publica en lo que se conoce como el Sitio del Proyecto, que es una herramienta de SharePoint, enlazada con el Gestor de Proyectos - PWA. En cada paso, existen unas instancias de aprobación que permiten llevar control del Flujo del Proyecto, estas instancias se incorporan al flujo básico y se detallan con las respectivas herramientas de control. Mediante la aplicación de esta Metodología se busca conocer y controlar el máximo de variables posibles, con el fin de reducir los márgenes de error y de incertidumbre que se encuentren en la dinámica de los proyectos. Además, se clarifican y definen las responsabilidades para el líder, los miembros del equipo de proyecto, los patrocinadores, los usuarios y otras áreas de la Institución, independientemente del tipo de proyecto que se desea llevar a cabo. La Metodología de Dirección de Proyectos de la Universidad Cooperativa de Colombia, permite que los líderes de proyectos comprendan lo qué deben hacer y cómo lo deben hacer. Esta guía metodológica pretende formalizar y documentar los procedimientos mediante la utilización de técnicas estandarizadas y generalmente aceptadas. El valor de documentar y estandarizar estos procedimientos es liberar al Líder de Proyecto de la responsabilidad de definir protocolos, procesos, procedimientos y herramientas, para el desarrollo de su proyecto y concentrarse en liderar el equipo y elaborar junto con éste, los entregables que satisfagan las necesidades del cliente/patrocinador y de la Planeación Estratégica de la Institución. Todos los proyectos deben seguir los pasos definidos en el flujo establecido por la Metodología, solo la PMO podrá autorizar a un líder para que omita un paso del flujo y solo en casos de fuerza mayor. Los registros y formatos a que hace referencia esta Metodología contienen instrucciones, guías y comentarios que facilitan su uso y aplicación. Además se contará con tutoriales muy simples que ayuden al entendimiento y aplicación de esta Metodología. Algunos formatos se diligenciarán directamente en la herramienta, y otros se diligenciarán en archivos de Word o Excel, pero estos últimos siempre deberán cargarse y almacenarse en el sitio del proyecto de la herramienta Gestor de Proyectos - PWA Server. La Metodología debe ser aplicada a todos los proyectos estratégicos que se desarrollen en la Institución. Las inquietudes y recomendaciones que surjan pueden ser remitidas a la PMO de Universidad, contactándose con la especialista en proyectos. 15

16 Flujo de Procedimientos para la Dirección de Proyectos Planeación de Proyectos Ejecución de Proyectos Cierre de Proyectos Plan Basico Inducción Aprobaciones Plan Detallado Ejecución Informe Final Seguimiento y Control de Proyectos Línea Base Informes Periódicos El proyecto requiere Cambios? SI Realizar control de Cambios NO Gobierno de la PMO Gestionar el Plan de Formación y Comunicaciones Metodología GP UCC Administrar el sistema de Información de Proyectos Desarrollar y hacer mejoramiento continúo a la Metodología GP UCC NO SI Tiene formación en Metodologia GP UCC? Entregar Paz y salvo FIN El proyecto es Aprobado SI Nombrar líder de proyecto Figura 4: Flujo de procedimientos para la Dirección de Proyectos 16

17 Flujo de Procedimientos del Líder de Proyecto Planeación de Proyectos Ejecución de Proyectos Cierre de Proyectos Plan Basico Inducción Aprobaciones Plan Detallado Ejecución Informe Final Seguimiento y Control de Proyectos Línea Base Informes Periódicos El proyecto requiere Cambios? SI Realizar control de Cambios Figura 5: Flujo de Procedimientos del Líder de Proyecto NO 17

18 Procedimientos de PLANEACIÓN Planeación Ejecución Cierre Seguimiento y Control Planeación de Proyectos Planeación de Proyectos Plan Basico Plan Basico Plan Detallado Consultar Formulación Definir Alcance Crear EDT Desarrollar el Cronograma NO Línea Base PMO Aprueba? SI Plan Detallado Determinar el Presupuesto Planear las Compras Consultar Formulación Consultar Formulación Planear las comunicaciones Análisis de Interesados Análisis de Riesgos Figura 6: Flujo detallado del procedimiento de Planeación PATROCINADOR Aprueba? SI Línea Base SI Ejecución Revisar Cronograma Determinar Linea Base PMO Aprueba? NO 18

19 Procedimiento Planeación de Proyectos Plan Básico No ACTIVIDAD Descripción RESPONSABLE REGISTROS 1 Consultar Formulación 2 Definir Alcance Revisar los documentos de Formulación del Proyecto, para conocer más acerca del propósito del mismo y para obtener la información necesaria para realizar la Definición del Alcance (la consulta de los documentos de formulación la podrá realizar a través del Gestor de Proyectos - PWA) Realizar la definición del alcance, de acuerdo a la información recolectada en la Formulación del Proyecto. Diligenciar el formulario electrónico Enunciado del Alcance en el Gestor de Proyectos - PWA. Patrocinador Enunciado del Alcance en el Gestor de Proyectos - PWA Para esta actividad se puede apoyar en el manual para la elaboración de EDT s en Microsoft Visio Realizar una EDT - Estructura Detallada de Trabajo; esta herramienta permite la visualización del proyecto en un esquema gráfico que desagrega los principales entregables y los desglosa en paquetes de trabajo. Para la realización de la EDT utilizar Microsoft Visio Cargar el archivo en formato Microsoft Visio con la EDT terminada, en el Gestor de Proyectos - PWA. 3 Crear EDT Archivo con la EDT cargado al Gestor de Proyectos - PWA Transcribir (o migrar) los componentes de la EDT a Nuevo Cronograma de MS Project en el Gestor de Proyectos PWA. Desagregar cada componente de la EDT en actividades, establecer sus secuencias, asignarles duraciones, estimar y asignar los recursos, cerrar los paquetes de trabajo de la EDT con hitos. Chequear que el cronograma cumpla con los criterios mínimos de programación definidos en el manual para la elaboración de cronogramas en Gestor de Proyectos - PWA 4 Desarrollar Cronograma Cronograma en Gestor de Proyectos - PWA Aprueba: PMO La PMO revisa el cronograma definido por el en MS Project, identificando el cumplimiento de criterios mínimos como coherente secuencialidad entre actividades, asignación de duración a todas las actividades, cierre de paquetes de trabajo con hitos, y asignación de recursos tipo trabajo. Si es aprobado el cronograma en la primera versión, se continúa con el flujo al siguiente paso que es la elaboración del Plan Detallado del Proyecto. Cuando la PMO sugiere cambios al cronograma se le notificará vía correo electrónico al para que realice los ajustes necesarios. 19

20 Procedimiento Planeación de Proyectos Plan Detallado No ACTIVIDAD Descripción RESPONSABLE REGISTROS 5 Determinar Presupuesto 6 Planear Compras 7 8 Definir Equipo del Proyecto Realizar el Análisis de Involucrados Detallar el Presupuesto del Proyecto, de acuerdo a los recursos asignados y a la estimación realizada en la formulación del Proyecto, teniendo en cuenta el formato establecido por la Dirección Nacional de Presupuestos, según las cuentas, rubros o centros de costos definidos y según el procedimiento de asignación de recursos. Para determinar el presupuesto el, podrá pedir asesoría en la Dirección Nacional de costos, presupuesto y activos fijos, pues esta dirección dará los lineamientos para registrar dicho presupuesto en el ERP Financiero de la Universidad. Identificar las necesidades de adquisición del proyecto y validar que se encuentren enmarcadas en el presupuesto. Realizar las solicitudes de compras de acuerdo al desarrollo del cronograma, y enviarlas a la Dirección Nacional de Compras de acuerdo al procedimiento Realizar Adquisiciones. La Dirección Nacional de Compras asesorará las dudas relacionadas con estas solicitudes de compra. Identificar cuáles son las personas necesarias para conformar el Equipo del Proyecto, tanto internas (personas pertenecientes a la planta de empleados de la Universidad) y externas (personas por contratar). Diligenciar el formulario electrónico Definición de Responsabilidades en el Gestor de Proyectos - PWA Diligenciar la plantilla de Excel: Matriz RACI (plantilla descargable del Gestor de Proyectos - PWA). Cargar la plantilla de Excel: Matriz RACI completada en el Gestor de Proyectos - PWA Elaborar un Organigrama para visualizar gráficamente las personas del equipo del proyecto, como se conformarán grupos de trabajo y cuáles son los niveles de autoridad entre ellos. Para elaborar el Organigrama utilizar Microsoft Visio. Cargar el archivo en formato Microsoft Visio con el Organigrama completado en el Gestor de Proyectos - PWA Revisar el Análisis de Interesados, elaborado durante la formulación del proyecto (La consulta de los documentos de formulación la podrá realizar a través del Gestor de Proyectos PWA) Diligenciar el formulario electrónico Análisis de Involucrados en el Gestor de Proyectos - PWA. Presupuesto Plantilla Solicitud de Compra en ERP. Definición de responsabilidades en Gestor de Proyectos - PWA Matriz RACI cargados al Gestor de Proyectos PWA Organigrama cargado al Gestor de Proyectos - PWA Análisis de Involucrados en el Gestor de Proyectos - PWA 20

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