CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DE CARTERA

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1 CARACTERIZACION PROCESO CODIGO: Fecha: 23/05/2009 Reviso y Aprobó: UNIERSITARIO AREA PROCESO RESPONSABLE L PROCESO TIPO MISIONAL PROPOSITO El presente documento tiene por objeto finir la metodología para Realizar seguimiento a la cartera los créditos otorgados por el instituto, garantizando el cumplimiento la Constitución, las Leyes, las Ornanzas, los Acuerdos l Consejo Directivo, los Estatutos la Entidad, y las Normas técnicas ISO-9001, GP-1000 y el MECI-1000 ALCANCE Aplica s la creación l crédito en el sistema, su seguimiento hasta la liquidación total l crédito PROEEDOR O PROCESO FUENTE ENTRADAS DOCUMENTOS REGISTROS P A ACTIIDAS L PROCESO (METODOS- DOCUMENTOS) RESPONSABLES SALIDAS DOCUMENTOS REGISTROS PUNTOS CLIENTE PROCESO QUE REQUIERE LA SALIDA Requisitos la NTC- ISO:9001 Requisitos la NTC- GP-1000 MECI-1000 Sistema sarrollo administrativo Necesidas los clientes y los diferentes procesos relacionados Plan acción. Mapa estratégico la Necesidas los diferentes procesos relacionados P PLANIFICACION DOCUMENTACION LAS ACTIIDAS L PROCESO: Participar en la elaboración los Procedimientos, registros, caracterización, Mapa procesos y en general los diferentes documentos l proceso con el fin lograr su eficaz implemtacion y mantenimiento en el Participar en la finición metas la gestión l proceso. Registros. Mapa Procesos. Documentos l relacionados con el proceso Cuadro. Listado maestro Documentos. Listados distribución Acto administrativo adopción. Documentos firmados. originales ESTRATEGIA EMPRESARIAL. PLANIFICACIÓN, MEJORA ADMINISTRACIÓN L S.G.C Misión, isión, Política, Objetivos calidad, Plan implementación y mejoramiento l S.G.C, direccionamiento la gerencia Plan acción. Documentos l Código Ética Manual funciones IMPLEMENTAR DIRECTRICES DISPOSICIONES L INSTITUTO PARA EL Implementar y realizar aporte con su gestión como responsable l proceso y acuerdo la importancia y a la pertinencia su labor como funcionario la. Reorganización operativa, conocimiento y apropiación la Política calidad, objetivos, misión y visión l instituto por parte los funcionarios que participan en el proceso. Auditoria Interna Auditoria control Interno Autogestión. Revisión por la dirección. Evaluación l sempeño ESTRATEGIA EMPRESARIAL. PLANIFICACIÓN, MEJORA ADMINISTRACIÓN L S.G.C Caracterización Proceso: Página 1 5 Cod Fto:

2 PROEEDOR O PROCESO FUENTE ENTRADAS DOCUMENTOS REGISTROS P A ACTIIDAS L PROCESO (METODOS- DOCUMENTOS) RESPONSABLES SALIDAS DOCUMENTOS REGISTROS PUNTOS CLIENTE PROCESO QUE REQUIERE LA SALIDA SEGUIMIENTO A CREDITOS Estado cartera La profesional Convenios y Cartera con base en el estado cartera realiza continuamente el seguimiento los créditos en cuanto su vencimiento la respectivas cuotas, llamando a recordar su pago oportuno y a solicitar el envió la consignación vía FAX a fin mantener su crédito en el sistema al día y los registros correspondientes en el archivo. Si al hacer seguimiento se observa que un crédito tiene mas 60 días en mora se comunica a la oficina jurídica para que proceda jurídicamente.(registros: Consignaciones, oficios remisión estado cartera, oficios remisión estados cartera mora a jurídica). Estado cartera conciliado Fax, y oficios a los clientes. Llamadas a los clientes. Informe cartera por edas. Información cartera mas 60 días para Jurídico. Extractos cartera. SISTEMA Xeo, Revisión l Profesional Convenios y Cartera. Comité Análisis riesgo crediticio. CREDITO CONTABLE ASESORIA JURIDICA Mensualmente se verifica que las consignaciones realizadas por los clientes correspondientes a pago cuotas créditos durante el mes coincidan con las registradas en el sistema XEO. ENIO EXTRACTOS Extractos cartera La profesional Convenios y cartera todos los meses envía los extractos cartera a los clientes. Resultado Del proceso NOTA: Se aprovecha para enviar junto con los extractos cartera los extractos tesorería. Corresponncia enviada Oficio remisorio remitiendo extractos cartera. INFORMES Estados cartera. Datos los créditos l sistema. La profesional Convenios y cartera con base en la información estados cartera, listado recaudos, realiza mensualmente el informe cartera que contiene el cliente, pagaré, capital vencido, no vencido, total; clasificación por vencimiento capital, intereses causados vencidos, total la uda, calificación la cartera y los recaudos cartera teniendo en cuanta los municipios y es scentralizadas, capital, intereses, mora y total. (Resultado Proceso Informes cartera con copia a Gerencia, contabilidad, control interno, comercial y tesorería). Informes cartera. Sistema Xeo. Auditoria autocontrol l Sistema. CREDITO GERENCIA PLANEACIÓN, MEJORA ADMINISTRACIÓN L S.G.C Mapa Riesgos la Entidad Manual Administración Riesgo l ADMINISTRACIÓN LOS RIESGOS L PROCESO Intificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos l proceso, generando acciones preventivas y diseñando controles para reducir perdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales. INENTARIOS Mapa Riesgos la Entidad actualizado Acciones Preventivas y planes mejoramiento.. Indicadores gestión. Comité Análisis riesgo crediticio. PLANEACION LA COMITÉ COORDINACIÓN INTERNO. Cuestionario Auto evaluación l Control AUTOEALUACION L Realizar la auto evaluación l control teniendo en cuenta la encuesta, y verificar la existencia cada uno los elementos con- trol así como evaluar su efectividad en el proceso, área responsable y la INENTARIOS Cuestionario Auto evaluación l Control diligenciado para procesar. GERENCIAL PLANEACION LA Datos l proceso ELABORACION INDICADORES L PROCESO Recopilar datos, procesar indicadores y realizar análisis Cuadro mando PLANEACION LA Caracterización Proceso: Página 2 5 Cod Fto:

3 Fichas Técnicas Indicadores. AUTOEALUACION LA L PROCESO PLANEACIÓN, MEJORA ADMINISTRACIÓN L S.G.C Manual Sistema Evaluación y Control Recopilar datos y procesamiento indicadores gestión relacionados con el proceso, calificarlos acuerdo a la Gestión realizada comparándolo con las metas establecidas, presentando informe INENTARIOS Informe Autogestión l proceso Cuadro mando GERENCIAL PLANEACION LA Reglamentos, Requisitos legales REPORTE CIFIN Informes cartera La profesional Convenios y cartera con base en el informe cartera l mes anterior elabora el reporte a la CIFIN durante los primeros quince días l mes en el archivo finido. El resultado este proceso es el reporte a la CIFIN en medio electrónico con oficio remisorio. Reporte a la CIFIN Oficio remisorio. CIFIN INFORMES A LOS ORGANISMOS Informes cartera Base datos cartera La profesional Convenios y cartera da respuesta a los diferentes requerimientos los órganos control y vigilancia mediante informes y otros documentos requeridos que sustenten la respuesta a dichos requerimientos. (Informes, anexos, oficios dirigidos a los organismos control y vigilancia) Informes a organismos control Soportes y oficio a es control Oficio remisorio. Cronograma Informes a entes control. GERENCIA ORGANISMOS Planeación, mejora y administración l S.G.C Mapa Riesgos la Entidad Manual Administración Riesgo l ADMINISTRACIÓN LOS RIESGOS L PROCESO Intificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos l proceso, generando acciones preventivas y diseñando controles para reducir perdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales. UNIERSITARIO ÁREA Mapa Riesgos la Entidad actualizado Acciones Preventivas y planes mejoramiento.. Indicadores gestión. PLANEACION LA PLANEACIÓN MEJORAMIENTO L Cuestionario Auto evaluación l Control AUTOEALUACIÓN L Realizar la auto evaluación l control teniendo en cuenta la encuesta, y verificar la existencia cada uno los elementos control así como evaluar su efectividad en el proceso, área responsable y la UNIERSITARIO ÁREA Cuestionario Auto evaluación l Control diligenciado para procesar. PLANEACION LA PLANEACIÓN MEJORAMIENTO L Fichas Técnicas Indicadores. AUTOEALUACIÓN LA L PROCESO PLANEACION LA Planeación, mejora y administración l S.G.C Manual Sistema Evaluación y Control Reglamentos, Requisitos legales Recopilar datos y procesamiento indicadores gestión relacionados con el proceso, calificarlos acuerdo a la Gestión realizada comparándolo con las metas establecidas, presentando informe UNIERSITARIO ÁREA Informe Autogestión l proceso Cuadro Mando PLANEACIÓN MEJORAMIENTO L No conformidas l proceso, Problemas potenciales. Riesgos importantes o inaceptables. Sugerencias mejora A PLANTEAR E IMPLEMENTAR PLANES ACCIONES CORRECTIAS /O ACCIONES PREENTIAS O PLANES MEJORA. De acuerdo con los resultados obtenidos en la verificación l control los documentos, el control los registros, las auditorias internas y el seguimiento l cronograma plantear e implementar acciones correctivas y/o preventivas con el fin mejorar continuamente la eficacia l proceso. Acciones correctivas Acciones Preventivas Planes Mejoramiento Seguimiento acciones Correctivas, preventivas y mejora. Seguimiento a Planes Mejoramiento PLANTACIÓN, ADMINISTRACIÓN MEJORA L S.G.C INTERNO Caracterización Proceso: Página 3 5 Cod Fto:

4 PROCESOS CON LOS QUE INTERACTUA: RECURSOS: Este proceso interactúa con los procesos: LA CONTABILIDAD, GERENCIAL ESTRATEGIA EMPRESARIAL, CREDITOS, CAPTACION, COLOCACION ADMINISTARCION RECURSOS FINANCIEROS. Oficina, computador, software, personal, instalaciones. RIESGOS : er Mapa Riesgos la Entidad PARAMETROS MEDICION: Auditorias Internas, Revisión por la dirección, Indicadores gestión, Informes inversión excentes financieros, procedimientos REQUISITOS L CLIENTE: Servicio oportuno y amable, Confiabilidad y respaldo l instituto, Tasas y plazos competitivos, Agilidad en los tramites, Información oportuna y veraz, REQUISITOS LA ORGANIZACIÓN: REQUISITOS Manual Calidad, Manual Crédito, Manual Administración Riesgo, Procedimientos, Estatuto Orgánico. REQUISITOS LEGALES: er Normograma la Entidad, Manual Calidad, Manual Crédito, Manual Administración Riesgo, Procedimientos, Estatuto Orgánico. REQUISITOS ISO: 7, 7.1, 7.2, 7.5, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, REQUISITOS NTC-GP-1000: 7, 7.1, 7.2, 7.5, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, REQUISITOS MECI-1000: 2.1, 2.1.3, 2.1.4, 2.2, 2.2.3, 3.1, 3.3, 3.3.1, 3.3.2, 6.2, 6.3, DOCUMENTOS RELACIONADOS Manual Calidad Manual crédito Manual Administración Riesgo Creación y Elaboración Documentos l S.G.C, Control documentos l S.G.C, Control Registros l S.G.C, Acciones Correctivas y Preventivas mediante planes mejoramiento Control l producto No Conforme, Auditorias Internas l S.G.C, Seguimiento a la cartera, , Atención al cliente por parte cartera, Envió extractos Cartera, Recaudo y actualización cartera por caja. Caracterización Proceso: Página 4 5 Cod Fto:

5 INDICADORES L PROCESO: OBJETIO CALIDAD INDICADOR TIPO FRECUENCIA RESPONSABLE %PROISION Desarrollar una estructura administrativa y financiera que permitan obtener una acuada rentabilidad y que garanticen la autonomía y supervivencia. % ENCIDA EFICIENCIA MO ABONOS % RECUPERACIÓN EFICIENCIA UNIERSITARIO AREA NO CONFORMIDAS AUDITORIA XEO EFECTIIDAD Lograr la eficacia, eficiencia y efectividad las actividas y procesos, a través l sarrollo una cultura mejora continua Ser una confiable, actuando bajo los principios ética y transparencia Fortalecer la implementación y sarrollo la política la administración l riesgo a través la acuada gestión y tratamiento los riesgos para garantizar el cumplimiento la misión y visión institucionales. % AL CIERRE ACCIONES CORRECTIAS-G. # NO CONFORMIDAS AUDITORIAS INTERNAS-G. CONENIOS % EFICIENCIA AANCE PLAN MEJORAMIENTO-G. # NO CONFORMIDAS AUDITORIA ENTIDAS GUBERNAMENTALES EXTERNAS-G. % AL CIERRE ACCIONES PREENTIAS EN G. EFECTIIDAD EFICIENCIA EFECTIIDAD CONENIOS CONENIOS CONENIOS CONENIOS CONENIOS Caracterización Proceso: Página 5 5 Cod Fto: