Postulación al Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora Sector Industrial de Bebidas Gaseosas

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2 Empresa: Corporación Lindley S.A. Fecha: 2 de Mayo de 2011 Título: Postulación al Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2011 Categoría: Sector Industrial de Bebidas Gaseosas Nombre del Proyecto: Uso de la energía Calórica para optimizar el abastecimiento de gas carbónico a las líneas de envasado en la Planta Iquitos. Página ii

3 TABLA DE CONTENIDO INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN... 1 TÉRMINOS DE ACEPTACIÓN... 7 PERFIL DEL PROYECTO... 8 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIACIONES RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD CAPACITACIÓN INNOVACIÓN RESULTADOS ANEXOS LISTA DE ILUSTRACIONES LISTA DE TABLAS PRESENTACIÓN Página iii

4 INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN A. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA Razón Social Corporación Lindley S.A. Nombre Comercial Inca Kola Dirección Jr. Cajamarca Rímac Teléfono Atención al Cliente Fax RUC comunicacion.externa@lindley.pe Página web B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA Categoría Empresas de Producción C. TAMAÑO DE LA EMPRESA Total de Trabajadores 3,258 (Al 15 de Abril del 2011) Personal de Administrativo 23 % del personal (743) Personal de Producción 77 % del personal (2515) D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN Tipo de bienes o servicios que produce: Línea Marcas Sabores Gaseosas Coca Cola Cola Coca Cola Light Cola Coca Cola Zero Inca Kola Inca Kola Light Fanta Sprite Sprite Zero Crush Kola Inglesa Cola Amarilla Amarilla Naranja Lima Limón Lima Limón Naranja Fresa Página 1

5 Línea Marcas Sabores Aguas San Luis Con Gas Sin Gas Agua con Jugo Aquarius Pera Manzana Piña Naranja Néctares Frugos Durazno Mango Manzana Naranja Naranja con miel Frugos kids Pera Isotónicas Powerade Naranja/Mandarina Tutti fruti Lima Limón Mora Azul Maracuya Piña Powerade Zero Naranja/Mandarina Tutti fruti Energizantes Burn Burn Jugo con Leche Hugo Durazno /Leche Chirimoya/Naranja/Leche Plátano/Naranja/Leche Tabla 1 Tipos de Líneas, Marcas y Sabores Mercados a los que destina su producción Mercado Nacional (Gaseosas, Aguas, Aguas con Jugo, Néctares, Isotónicas, Energizantes y Jugos con Leche). En los Mercados Internacionales (Pulpas, Néctares y Gaseosas). Continente Países Producto Asia Japón Pulpa Korea Pulpa Europa Holanda Pulpas Suiza Suecia Dinamarca Gaseosas Gaseosas Pulpas Página 2

6 América EEUU Pulpa EEUU Canadá Chile Néctares Gaseosas Gaseosas América Ecuador Powerade Venezuela Aruba Costa Rica Bolivia Gaseosas Gaseosas Gaseosas Powerade África Sudáfrica Pulpa Tabla 2 Mercados Internacionales E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA ORGANIZACIÓN Y ALTERNO Representante Oficial Cargo: Aldo Neira Paredes Gerente Corporativo de Operaciones Teléfono: anexo 4027 Fax Representante Alterno Agustín Valencia-Dongo Cárdenas Cargo: Gerente de Planeamiento Estratégico y Proyectos Teléfono: anexo 4032 Fax F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN Nombre Cargo DNI - CE Johnny Lindley Suarez Gerente General DNI Fernando Luiz Gomes Filho Gerente Corporativo de Finanzas, Administración y Sistemas CE César Luza García Aldo Neira Paredes Augusto Rey Recavarren Gerente Corporativo de Capital Humano DNI Gerente Corporativo de Operaciones DNI Gerente Corporativo de Desarrollo Industrial DNI Tabla 3 Miembros de la Alta Dirección Página 3

7 G. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL Agustín Valencia-Dongo Cárdenas Gerente de Planeamiento Estratégico y Proyectos H. ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD Ilustración 1 Organigrama de la Gestión de la Calidad y Ambiente Página 4

8 Ilustración 2 Organigrama de la Gerencia General Ilustración 3 Organigrama de la Gerencia Corporativa de Operaciones Página 5

9 N Nombre Rol en el Proyecto Cargo 1 Carlos Ríos Facilitador Jefe de Planta Iquitos 2 Candelario Guevara Líder del Proyecto Supervisor Producción Procesos (Iquitos) 3 Holger Fabián Raygal Miembro de Equipo Supervisor de Soplado 4 Jhonny Luña Luiño Miembro de Equipo Operario 5 Edgar Portocarrero G. Miembro de Equipo Maquinista de Producción efluentes 6 Carlo S. Castro E. Miembro de Equipo Maquinista de Producción efluentes Tabla 4 Miembros de Equipo del Proyecto de Mejora En la Tabla 4, se muestra los integrantes del Proyecto de Mejora Uso de la energía Calórica para optimizar el abastecimiento de gas carbónico a las líneas de envasado en la Planta Iquitos En caso de ser requerido, se les brindará las facilidades para revisar información detallada acerca del organigrama, y de la organización. ORGANIGRAMA Página 6

10 TÉRMINOS DE ACEPTACIÓN Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondientes al año 2011 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del equipo evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resulta ganadora aceptamos compartir Información con otras organizaciones en la forma establecida en las Bases. Agustín Valencia-Dongo Cárdenas Gerente de Planeamiento Estratégico y Proyectos Página 7

11 PERFIL DEL PROYECTO El presente proyecto tiene como objetivo utilizar la energía calorífica implementando un sistema de tuberías (Serpentín) de conducción del agua atemperada desde los separadores de aceite Amoniaco de los compresores y la Chimenea del Caldero hacia la percha de abastecimiento de CO2, donde es requerida el agua temperada para que el Proceso de Producción ( Envasado de Bebidas gaseosas), sea continuo y no ocurran paradas de línea. De esta manera el equipo ha contribuido con la mejora de los Indicadores Ambientales en lo referente a Consumo de Combustible, Agua y Merma de Gas Carbónico (CO2), y con lo cual se realiza el alineamiento al Planeamiento Estratégico cumpliendo con el objetivo Lograr niveles de Calidad, Ambiente, Inocuidad Alimentaria y Seguridad. (Ver Ilustración 9 Mapa Estratégico). Este proyecto nace dentro Programa de Mejora e Innovación Continua PROMIC, el cual acoge a todos los proyectos de Mejora de Procesos voluntarios. Para iniciar actividades los proponentes de Proyectos llenaran una ficha de iniciativa, la cual tiene la función Project Charter o Acta de Constitución del Proyecto, a partir de ese momento la iniciativa se convierte en un proyecto y es Gestionado con los estándares del PMI alineados al PMBOK. Con la ayuda de la metodología de los 7 pasos de solución de problemas se logró identificar las causas potenciales de falla, analizarlas y encontrar soluciones de bajo costo pero de gran impacto. Para esto, primero se analizaron los principales consumidores de vapor y se determinó que el calentamiento de agua para vaporizar los tubos de gas CO2, representan el 5% del combustible o vapor generado por el Caldero de Planta Iquitos; por tanto, ahorrar combustible en el calentamiento de agua para vaporizar el CO2, redundará de manera significativa en el consumo total de combustible del Caldero, es por esto que los análisis que el equipo efectuó giraron en torno a este Proceso. Primero se establecieron las condiciones actuales de operación, y se determina como parámetro de medida el factor que denominamos Costo Unitario de Combustible (Soles / hora), este se encontraba en promedio de S/. 2.7soles/hora. Del análisis efectuado determinamos las causas de este problema, el equipo identificó que el consumo de combustible por el uso de vapor adicional del Caldero, lleva a un consumo elevado de combustible del Caldero; además se identificó una oportunidad de ahorro en agua, recuperando el agua de enfriamiento (agua atemperada) de los compresores, asimismo un ahorro del orden del 0.5% en gas carbónico, cuando sólo se produce productos PET, se usa el agua fría (no se prende el Caldero). Para solucionar el problema de alto costo de calentamiento de agua y eventuales fallas en el proceso de abastecimiento de gas carbónico a las líneas de envasado se estableció el siguiente procedimiento: 1. Primero se determinó el flujo y la temperatura del agua necesaria en Litros/día, y C promedio para el abastecimiento normal de gas CO2 a las líneas de envasado. 2. Este flujo de agua y temperatura ideal, deberá ser entregada por el nuevo proceso o alternativa seleccionada, por lo que se determinó el flujo de agua de enfriamiento de los compresores de refrigeración, así como el área de transferencia de calor y el incremento de temperatura en cada etapa del proceso evaluado. 3. Posteriormente se implementó un sistema de tuberías de conducción del agua atemperada desde los compresores, un sistema de calentamiento de agua con transferencia de calor por conducción y convección desde los separadores de aceite- Amoníaco de los compresores, así como desde la chimenea del Caldero de vapor. Con estos 3 sistemas se logró un ahorro estimado de S/. 52, nuevos soles, estos resultados fueron analizados en el tiempo con gráficas de control, demostrándose que son estables en el Página 8

12 tiempo, por lo que este ahorro es sostenible y mantenible en el tiempo. Por lo tanto podemos afirmar que el análisis de energía calórica implementado, es aplicable a este proceso, como para cualquier otra planta de la corporación con similares condiciones. El equipo ha identificado y estandarizado las mejoras en procedimientos e instrucciones, así como indicadores para medir consistentemente el desempeño de las mejoras realizadas. Con el objetivo de mantener en el tiempo las mejoras desarrolladas, se han actualizado documentos el ambiente colaborativo del portal, como actas de reunión, presentaciones de avance a la dirección, Gantt del Proyecto de Project Web Access, y Documentos de Gestión del proyecto mismo. Página 9

13 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIACIONES BSC: Balanced Scorecard o Tablero de Control de Indicadores de Gestión. En Lindley utiliza el Performance Point Monitoring de Microsoft. CDA: Es la abreviatura de Centro de Distribución Autorizado. CLSA: Nombre abreviado de la Corporación Lindley S.A. Calor: es la energía en tránsito desde un sistema con alta temperatura a otro sistema con más baja temperatura. Calor específico: es una magnitud física que se define como la cantidad de calor que hay que suministrar a la unidad de masa de una sustancia o sistema termodinámico para elevar su temperatura en una unidad (kelvin o grado Celsius). Caldero: Una caldera es una máquina o dispositivo de ingeniería que está diseñado para generar vapor saturado, utilizando diesel 2 (petróleo). Éste vapor se genera a través de una transferencia de calor a presión constante, en la cual el fluido, originalmente en estado líquido, se calienta y cambia de estado. Conducción: Transferencia de Calor a través de objetos sólidos. Convección: Transferencia de Calor por intercambio de moléculas frías y calientes Compresores de refrigeración: es una máquina de fluido (amoniaco) que está construida para aumentar la presión y desplazar cierto tipo de fluidos llamados compresibles, tal como lo son los gases y los vapores de amoniaco y CO2. Esto se realiza a través de un intercambio de energía entre la máquina y el fluido en el cual el trabajo ejercido por el compresor es transferido a la sustancia que pasa por él convirtiéndose en energía de flujo, aumentando su presión y energía cinética impulsándola a fluir. Diagrama Causa Efecto: Es una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional las causas reales y potenciales de un suceso o problema, para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones. Diagrama de Flujo funcional: Se basa en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operación. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrón definido previamente. Diagrama Gantt: Hoja de control desagregado del calendario de actividades y responsables. EPM: Enterprise Project Management, Solución de Negocios de Microsoft, utilizada para Gestionar y administrar proyectos, utilizar 3 herramientas de software tales como Project Profesional, Project Web Access y Share Point Portal Server, que conjugadas entre sí brindan una solución integral. Gas carbónico: El dióxido de carbono, también denominado óxido de carbono (IV), gas carbónico y anhídrido carbónico (los dos últimos cada vez más en desuso), es un gas cuyas moléculas están compuestas por dos átomos de oxígeno y uno de carbono. Su fórmula química es CO2. Matriz de Selección de Soluciones: Es una herramienta que evalúa las alternativas de solución implementar, calificando: efectividad de la solución, facilidad de implementación y el costo Project Charter: Hoja de planeamiento del proyecto o ficha del proyecto. PMBOK: Project Management Body Of Knowledge, Son las áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos, reconoce 5 grupos de procesos básicos y 9 áreas de conocimiento. PMO: Project Management Office. Según la Metodología del PMI, es la Oficina que centraliza los Proyectos y Procesos de soporte y asesoría para el desarrollo de los proyectos. PMI: Project Management Institute. Instituto de Administración de Proyectos. Project Professional: Herramienta de Software de la Suite de Microsoft, utilizada para crear proyecto y Diagramas de Gantt, es parte de la Solución EPM. Project Web Access: Herramienta de Software utilizado para hacer el seguimiento y control de Proyecto, es parte de la Solución EPM. PROMIC: Programa de Mejora e Innovación Continua de Lindley, es un programa que recoge iniciativa de colaboradores y los administra convirtiéndolos en proyectos y los premia y reconoce a Página 10

14 los mejores. Radiación: Es la transferencia de calor por medio de ondas electromagnéticas Six Sigma ( ): Indicador de performance que describe la habilidad o capacidad de un proceso, producto o servicio para lograr consistentemente las expectativas o los requerimientos del cliente. Share Point Portal Server: Herramienta de Software utilizado para crear portales, se basa en un ambiente colaborativo y amigable. SKU: acrónimo de Stock Keeping Unit) o "número de referencia" permite el seguimiento sistemático de los productos o servicios. TCCC: Nombre abreviado de The Coca Cola Company. Temperatura ( C): La temperatura es una magnitud referida a las nociones comunes de caliente o frío. Por lo general, un objeto más "caliente" que otro puede considerarse que tiene una temperatura mayor, y si es frío, se considera que tiene una temperatura menor. Transferencia de Calor: Proceso por el que se intercambia energía en forma de calor entre distintos cuerpos o entre diferentes partes de un mismo cuerpo que están a distinta temperatura. Vapor: gas que se puede condensar por presurización a temperatura constante o por enfriamiento a presión constante. Página 11

15 RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS 1. Liderazgo y compromiso de la alta dirección 1.1. Organización de soporte para promover el trabajo en equipo 1.1.(1) CLSA, a través de los valores definidos en su Marco Estratégico, promueve el trabajo en equipo ; para alcanzar la excelencia operacional que establece su misión empresarial y por tanto, que lo llevará a alcanzar la posición de liderazgo en rentabilidad y servicio. Ilustración 4 Misión y Visión Empresarial 1.1.(2) CLSA, a través de la Evaluación del Desempeño, esa desplegado a toda la parte administrativa de la organización, dentro de la evolución de este modelo de evaluación, ha mejorada hasta llegar a su versión final donde se revisan: 1. Calificación Final de Objetivos 2. Calificación Final de Competencias o Foco en el Cliente Consumidor, o Orientación a Resultados, o Gestión de Excelencia, o Confiabilidad, o Espíritu de Equipo, o Liderazgo Visionario, 3. Planes de Desarrollo 4. Comentarios del Evaluado Página 12

16 Dicha evaluación es respondida por los colaboradores en el Sistema de Evaluación del Desempeño (SED), desarrollado en SAP Netweaver Portal, evaluada 2 veces al año, y el cumplimiento al 100% de evaluación está sujeta a un bono por desempeño personal, pagado al termino del ejercicio, en el mes de marzo. El Espíritu de Equipo, es evaluado con los siguientes tópicos: Se compromete demuestra compromiso personal con el equipo, ejecutando los procedimientos o procesos que le corresponden para cumplir las funciones y metas del equipo. Colabora Ofrece ayuda a otras personas para el logro de los objetivos. Escucha para comprender Escucha activamente los puntos de vista de los demás, evitando prejuicios. Expresa sus opiniones Expresas sus opiniones de manera clara y eficaz; manifiesta sus críticas u observaciones en forma constructiva. Ilustración 5 Sistema de Evaluación del Desempeño 1.1.(3) La Alta Dirección de la Empresa, participa activamente en el cumplimiento del Marco Estratégico, específicamente en se nota un compromiso en los proyectos de mejora a través de los siguientes frentes de trabajo: Patrocinio del Programa y revisión periódica del avance, con presentaciones del estatus en las Reuniones Mensuales de Resultados, jornadas en las que junto con el Comité de Gerencia revisa la ejecución de la estrategia. Asignación presupuestal para el cumplimiento de los Planes de capacitación, difusión y premiación de los equipos ganadores. Presupuesto para la implementación de proyectos aprobados y de ser el caso, la réplica de los mismos, en otras unidades de negocio. Participación personal de la Alta Dirección y Gerentes en las jornadas de evaluación de los proyectos ganadores, considerando la metodología del programa concurso PROMIC. (Comité Técnico y de Innovación). Página 13

17 Ilustración 6 Organigrama del Programa de Mejora e Innovación Continua - PROMIC Su política promotora de proyectos de mejora de procesos, ha auspiciado la participación de sus equipos en el Premio Reconocimiento a los Proyectos de Mejora del Comité de Gestión de la Sociedad Nacional de Industrias (SNI), habiendo obtenido el Primer Puesto en la Categoría Empresas de Producción en las Ediciones 2007, 2009 y 2010, así como el Premio Nacional a la Calidad y Medalla de Oro en la Edición En el año 2008 CLSA decidió darle a dicho Programa el carácter de permanente, mediante la creación de un Programa Concurso denominado PROMIC, el que en el año 2011 alcanza su cuarta edición consecutiva. N Nombre Rol en el Proyecto Cargo 1 Johnny Lindley S. Director del Programa Gerente General 2 Agustín Valencia Gerente del Programa Gerente de Planeamiento Estratégico y Proyectos 3 Cesar Luza Comité de Calificación Gerente Corporativo de Capital Humano 4 Agusto Rey Comité de Calificación Gerente Corporativo de Desarrollo Industrial 5 Aldo Neira Comité de Calificación Gerente Corporativo de Operaciones 6 Cleber Vieira Comité de Calificación Gerente Corporativo de Finanzas, Administración y Sistemas 7 Mirtha Rodríguez Comité de Innovación Gerente de Gestión de la Calidad 8 César Toscano Comité de Innovación Gerente Planeamiento Comercial y RGM 9 Washington Sáenz Comité de Innovación Gerente de Ingeniería (Rímac) Página 14

18 10 Carlos Ramírez Comité de Innovación Gerente de Producción 11 Carlos Vivar Comité de Innovación Gerente Desarrollo de Capital Humano 12 Raúl Maguiña Comité de Innovación Gerente de Supply Chain 13 Oscar Valentín Comité de Innovación Gerente de Sistemas 14 Marco Pastor Comité de Innovación Gerente de Planeamiento Financiero 15 Patricia Palacios Comité Técnico Analista de Planeamiento Financiero 16 Luis Maravi Comité Técnico Analista de Presupuesto y Control 17 Douglas Marrache Gestión del Cambio Jefe de Cultura y Cambio Organizacional 18 Hugo Espejo Coordinador PROMIC Analista de Plan. Estratégico y Proyectos 19 Pierpaolo Talleri Gestión del Cambio Analista de Cultura & Cambio 20 Elisa Yanqui Gestión de las Comunicaciones 21 Marco Estacio Gestión de las Comunicaciones Jefe de Comunicación Interna Analista de Comunicaciones 22 Gilberto Alba Representante Jefe de Planta Huacho 23 Dora Delgado O. Representante Jefe de Planta Bocanegra 24 Carlos Ríos Representante Jefe de Planta Iquitos 25 Pedro Ordoñez G. Representante Jefe de Planta Callao 26 Jessica Roque Arce Representante Jefe de Planta Sullana 27 Julio Távara Elías Representante Jefe de Planta Trujillo 28 Juan Peña Representante Jefe de Desarrollo de Productos Frutos 29 Walter Tejada Representante Coordinador del Sistema de Calidad - Sur 30 José Vásquez Representante Jefe de Planta Cusco 31 Walter Ramos Representante Coordinador del Sistema de Calidad - Rímac 32 Cesar Costa Representante Jefe de Operaciones CDA Tabla 5 Miembros de Equipo del Programa PROMIC Página 15

19 Ilustración 7 Campaña de Intriga de la Cuarta Edición 1.2. Facilidades Otorgadas a los Equipos de Proyectos de Mejora 1.2.(1) El Programa ha considerado una estructura que facilite el desarrollo de los proyectos de mejora, establecido para ello los siguientes apoyos, el cual se encuentra definido en: Organización Central a cargo de la Gerencia de Planeamiento Estratégico y Proyectos Establecimiento y una instancia de soporte y monitoreo (PMO), que facilita el nexo entre la dirección y los equipos de trabajo, asegurando los recursos necesarios para el desarrollo del programa. Equipo de Gerencial de apoyo que cubre diferentes roles, en la evaluación y selección de proyectos, promoción, difusión, soporte y patrocinador del Programa. Capacitación en técnicas de gestión de proyectos y metodología de solución de problemas y herramientas de calidad. Facilidades en el uso de salas e instalaciones para las actividades de los equipos de mejora Implementación de soluciones de comunicación remota para el desarrollo de reuniones de seguimiento no presenciales. Viajes y traslados de los equipos de mejora de las plantas ubicadas en el interior del país, para sustentar sus propuestas Plan de Comunicaciones que soporta la promoción del Programa y la difusión de los avances y cierre de fases, utilizando diversos mecanismos de información Luego de tres ediciones exitosas, se cuenta con un repositorio de proyectos evaluados y muchos de ellos ejecutados y replicados en las diversas plantas de CLSA. Página 16

20 Ilustración 8 Campaña de la Cuarta Edición de PROMIC en la Intranet 1.2.(2) El nexo entre los equipos de mejora y la Dirección de la empresa es la Gerencia y Coordinación del Programa, quienes intercambian información en las reuniones de revisión de avance establecida. Periódicamente se da cuenta del avance del programa a la Dirección, en la Reunión Mensual de Resultados, a las que se hará amplia referencia en el apartado de Gestión del proyecto. Para compartir información con todo el personal, se hace uso de diversos medios de comunicación para las distintas fases de Lanzamiento, como se muestra en el material adjunto. Ilustración 9 Plan de Comunicaciones Página 17

21 Cabe mencionar que el Plan de Comunicaciones se establecieron las siguientes Fases: Fase de Inicio "Banner de inicio (vitrina y correo)" Fase de Lanzamiento "Afiche de campaña (vitrina y correo)" Tríptico explicativo Banderola del programa Banners para intranet Distintivo para Representantes PROMIC Pines para Facilitadores PROMIC Activación de anfitrionas Fase de Refuerzo De Convocatoria Banners digitales Díptico con los ganadores Etapa de Premiación Video de premiación Banderola de presentación de ganadores Comunicado de presentación de ganadores 1.3. Apoyo de la Alta Dirección en la implantación de las propuestas de solución 1.3.(1) Los proyectos aprobados, son considerados dentro del Presupuesto Anual, para su ejecución y se convierten en planes a ser implementados por las Áreas respectivas. La Gerencia que tiene a cargo un proyecto finalista o ganador, realiza el seguimiento y control de los mismos para asegurar su ejecución y respaldo Reconocimiento a los Equipos de Proyectos de Mejora 1.4.(1) Uno de los elementos centrales del Programa PROMIC, es el reconocimiento público que se hace a todos los miembros de los equipos de mejora que obtuvieron su clasificación, mediante la entrega de Certificados firmados por el Gerente General y la entrega de un presente conmemorativo. Los proyectos que resultaron en los primeros lugares, son premiados con bienes duraderos o servicios de recreación, en ceremonia pública, con la participación de gerentes, jefes y miembros de equipo. Página 18

22 Ilustración 10 Ceremonia de Premiación 1.4.(2) Las actividades de reconocimiento a los equipos ganadores de proyectos de mejora fueron difundidas mediante piezas publicitarias en pizarras ubicadas en el planta ambientes de trabajo, comunicados por el correo electrónico y el portal, el cual es una práctica del área de comunicación interna de la organización. La dirección de la empresa y equipo gerencial participan en la actividad central de reconocimiento, quienes tienen participación activa en la ceremonia. CLSA además difunde y extiende los alcances internos de sus proyectos de mejora, compartiendo con la comunidad empresarial, el modelo de gestión establecido para motivar y Gestionar los proyectos de mejora, presentando el mismo en distintos foros. De otro lado, la participación de uno de sus proyectos ganadores, en el foro nacional de mayor relevancia, como es la Semana de la Calidad, denota la importancia que CLSA otorga al esfuerzo y dedicación de sus equipos de mejora de procesos. Página 19

23 Ilustración 11 Ceremonia de Reconocimiento a Ganadores 2. Identificación y selección del proyecto de mejora 2.1. Análisis de la Estrategia de la Organización y de Oportunidades de Mejora 2.1.(1) Los principales objetivos y estrategias están representados en su Mapa Estratégico, considerándose dentro de éstos, los objetivos de mejora de niveles de calidad, de eficiencia de su cadena logística y de optimización de los procesos de negocio. Ilustración 12 Mapa Estratégico Página 20

24 2.1.(2) El PROMIC, precisamente tiene como foco el que los equipos se aboquen al tratamiento de problemas derivados de los procesos, utilizando métodos de solución de problemas y herramientas de calidad, que puedan generar beneficios cuantitativos por un monto no menor de $ 10,000 dolares americanos o en su caso beneficios cualitativos de mejora de los índices de Calidad, Ambiente, Nivel de Servicio y otros indicadores que de Servicio al Cliente y el Consumidor. 2.1.(3) El PROMIC, no solo busca generar beneficios económicos, sino la reducción de emisiones y otros de carácter ambiental, como el proyecto que se postula en esta oportunidad, lo que será tratado más ampliamente en la estación respectiva Estimación del impacto en los resultados de la Organización 2.2.(1) Los beneficios del programa PROMIC tienen impacto económico, al generar ahorros efectivos y tangibles, pero igualmente beneficios cuantitativos, al contribuir en la mejora de índices de calidad y servicio, así como predisponen a la Organización a trabajar en conjunto, mediante grupos organizados buscando la mejora continua. El equipo evaluó diversas alternativas para la Uso de la energía calórica para optimizar el abastecimiento de gas CO2 a las líneas de envasado, llegando a la conclusión que ésta alternativa presentaba potenciales beneficios desde las siguientes perspectivas: Costos, un menor costo de calentamiento de agua, con la reducción del consumo de vapor o combustible en un aproximado al 5% del consumo total del Caldero de vapor. Calidad, mantiene en buenas condiciones la temperatura del agua, para el óptimo abastecimiento de gas carbónico a las líneas de envasado aun cuando se produce sólo en la línea PET. Medio ambiente, nos permite rehusar y recuperar el agua con beneficios, tanto económicos, como para el medio ambiente, por reducción del ratio de consumo de agua en 0.12 LA/LBeb. de la planta. Climatización por reducción de la temperatura del refrigerante de amoníaco comprimido y recalentado, con beneficios propios en la reducción de la presión del amoníaco y reducción de la temperatura ambiental de la zona. 2.2.(2) El equipo escogió el proyecto de mejora seleccionado, por su preocupación en la mejora y optimización de los procesos del área y contribuir en la reducción de los indicadores ambientales. Los miembros del equipo, trabajan en el área de Producción (Procesos y Envasado) y son conocedores de la problemática existente en lo relacionado al abastecimiento de suministros y el proceso productivo, tanto como el sistema de calentamiento de abastecimiento de gas carbónico a las líneas de envasado. Los miembros del equipo poseen conocimientos técnicos y experiencia para la solución de problemas de esta índole. La evaluación preliminar efectuada por la Gerencia del Programa, la evaluación técnica de la Gerencia del Área y la evaluación económica de la Gerencia de Planeamiento Financiero, coincidieron en la conveniencia de que el equipo se aboque al tratamiento de este tema como proyecto de mejora. 3. Método de Solución de Problemas y Herramientas de la Calidad 3.1. Método de Solución de Problemas 3.1.(1) El Método de solución que empleo el equipo fue el Método Básico, basado en 7 pasos. Página 21

25 3.1.(2) Los pasos desarrollados fueron: 1. Definir o identificar el problema 2. Analizar la situación 3. Planificar Actividades 4. Analizar Causas 5. Implementar Solución 6. Verificar Resultados 7. Estandarizar y Estabilizar Controles 3.2. Recolección y Análisis de la información. 3.2.(1) Algunas de las fuentes de información utilizada son las siguientes: Consulta de los Indicadores del Proceso en el ERP SAP. Mediante la comparación de registros de información histórica, acerca de los indicadores de Consumo de Diesel, Merma de CO2, y Consumo de Agua. Cabe indicar el Supervisor de Producción y el Jefe de Planta tiene acceso a dicha información. Encuestas, realizadas a los obreros de la Planta, para conocer la temperatura ideal, en el trabajo. 3.2.(2) Se consideró el uso del 100% de la información histórica, (2 años aproximadamente), con la finalidad de tener un mayor un grado de confiabilidad. 3.2.(3) Las fuentes de datos son tomadas desde el sistemas transaccional ERP SAP, para un nivel de detalle tipo dato. Y luego a través de un proceso de extracción de datos es migrado al Balanced Scorecard, y es consultado desde un ambiente colaborativo. 3.2.(4) Se verifico que la información no tuviera errores, Las información del ERP SAP, es 100% confiable y se ajusta a la realidad. Para un tema de análisis, se ha depurado información que estaba fuera de los límites de control por alguna situación especial o anomalía. 3.2.(5) La información analizada nos muestra que el sistema de Calentamiento de agua actual para la vaporización del gas carbónico, representa un costo elevado por consumo de Combustible adicional que representa al caldero, del orden del 5% del total. Página 22

26 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 2009 LBeb/LD LBeb/LD LBeb/LD-2 Ilustración 13 Ratio de Combustible, años La temperatura de calentamiento del agua tiene grandes variaciones entre turno a turno, de un día a otro, el mismo que se manifiesta en un elevado consumo de combustible para la generación de vapor (El consumo total representa $96,000 anuales). Así mismo contribuye en el incremento de las mermas de gas CO2 del orden aproximado del 0.5% por muy baja temperatura del agua de vaporización, así como tiempo de parada de producción por obstrucción o congelamiento del gas CO2 en el regulador y/o tuberías de conducción Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 2009 LA/LB 2010 LA/LB 2011 LA/LB Ilustración 14 Ratio de Agua, Años Un ahorro en combustible, en gas carbónico, en agua y paradas de producción, tendría una gran significancia en una reducción de costos y minimización de indicadores e impactos ambientales. Página 23

27 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 2009 % 2010 % 2011 % Ilustración 15 Merma de CO2, años Del análisis previo efectuado, encontramos que el costo de Combustible para la generación de vapor adicional para calentar el agua para la vaporización de los tubos de gas carbónico es de aproximadamente 2.7 soles / hora. Ilustración 16 Implementación de la Solución en Tanques de Amoniaco 3.3. Herramientas de la Calidad 3.3.(1) basándose en la naturaleza del proyecto, y luego de un análisis el equipo de proyecto de mejora eligió el método básico. Página 24

28 Lógica de Ejecución Entregables Herramientas de Calidad 1. Identificar el Problema 1. Investigación y cálculo del impacto del consumo de combustible y energía del Caldero para el calentamiento del agua. 2. Evaluación de las temperaturas y consumos de agua caliente para la vaporización del gas carbónico. 3.- Diagrama de flujo actual. Información y datos actuales. 2. Analizar situación Pruebas: 1. Determinación de la temperatura y el flujo de agua requerida para la vaporización de los tubos de gas carbónico. Búsqueda Resultados de pruebas de alternativas. 2. Determinación de la temperatura y el flujo de agua que se pierde al ambiente, el mismo que será reutilizado para el proyecto 3. Planificar Actividades 4. Analizar Causas Determinar la mejor solución 5. Implementar Solución Diseño del nuevo sistema de calentamiento de agua para la vaporización de los tubos de gas carbónico, teniendo presente el aprovechamiento de la temperatura y el flujo de agua que se pierde al ambiente, así como el aprovechamiento de calor que se pierde al ambiente. 6. Chequear Resultados Gestionar la aprobación del proyecto:" nuevo sistema de calentamiento de agua para la vaporización de los tubos de gas carbónico". Presentar cotizaciones y Gestionar la compra de tuberías, válvulas, electrobombas y otros accesorios y controles de acuerdo al nuevo diseño propuesto. 7. Estandarizar y estabilizar Controles Instalación e implementación del nuevo diseño desde las tuberías de conducción de agua de enfriamiento de compresores hacia el tanque de almacenamiento de agua y sistema complementario con serpentín desde la chimenea del Caldero de vapor. -Nuevas pruebas y comprobaciones de resultados Resultados de pruebas Fotos, esquema y/o planos Fotos, esquema y/o planos Ficha de Proyecto Diagrama Lineal, Diagrama de Pareto Diagrama de Flujo, Histogramas, Encuestas, Gantt de Proyecto Diagrama de Ishikawa, Matriz de Priorización Plan de Acción Plan Piloto Tuberías, válvulas, accesorios, serpentín de Actas de Reunión calentamiento, Plan de Acción electrobombas, accesorios Plan Piloto y controles. Cuadro comparativo de resultados de temperaturas y flujos de Diagrama de Flujo agua controlados e Pictórico. indicadores de mermas de Procedimiento combustible, energía, gas Operacional CO2 y agua e impactos en la calidad del producto. Tabla 6 Entregables y Herramientas de Calidad Página 25

29 3.3.(2) A continuación se detalla las ventajas y desventajas en el uso de la Herramientas de Calidad. Herramientas de Calidad Ficha de Proyecto Diagrama de Pareto Histogramas Ventajas Es un documento que permite conocer todo del contexto del proyecto, y permite asegurar una adecuada gestión y monitoreo. Permitió enfocarse en los problemas más repetitivos, usado de manera de intensiva en el monitoreo de la operatividad Permite representar gráficamente datos estadísticos, en columnas e identificar máximos y mínimos Desventajas Es un documento que toma tiempo elaborarlo por parte de los proponentes de proyectos. Se restaba prioridad a problemas menos frecuentes y otro de un menor impacto. Se necesita de información histórica para que el gráfico sea representativo. Encuestas Gantt de Proyecto Diagrama de Ishikawa, Matriz de Priorización Plan de Acción Plan Piloto Diagrama de Flujo Actas de Reunión Procedimiento Operacional Permite conocer la situación actual de los encuestados Permite conocer la secuencia lógica de actividades, con fechas de inicio, fechas de fin y responsables. Permitió una lluvia de ideas que facilito la identificación y el análisis de la causa raíz de los potenciales problemas Permite identificar una secuencia lógica de las posibles causas raíz y soluciones frente a un problema y detalla los criterios y valores de ponderación para establecer la mejor solución. Los resultados pueden estar sesgados según el número total de encuestados (tamaño de la muestra). Se requieren habilidades y conocimientos en Ofimática. Se requiere de una asesoría especializada que facilite el uso de la metodología Se tiene que tener una visión global del problema, para no dejar de priorizar algún proceso importante. Permite establecer tareas, compromisos y A veces se requiere de más tiempo responsabilidades que aseguren el éxito de en la ejecución de la prueba piloto la implementación de la mejora para saber si es efectiva Permite plasmar los procesos, en forma gráfica y simplificada, sin omitir ninguna actividad del Flujo. Permite el seguimiento y control de los acuerdos de un proyecto. Permite normalizar el proceso, precisando el flujo de trabajo, las métricas de medición, los registros y estándares definidos. En algunos casos son muy técnicos, lo que origina diagramas engorrosos. Algunas veces no se cuenta con el suficiente tiempo para hacer el seguimiento respectivo. El tiempo a veces es muy prologando (meses) para la aprobación por parte de la Gerencia correspondiente. Tabla 7 Ventajas y Desventajas de las Herramientas de Calidad 3.4.(1) El programa PROMIC, a través de la PMO del Área Planeamiento Estratégico y Proyectos realiza el seguimiento, Control y Monitoreo a través de la reuniones quincenales con cada Planta en las que tienen proyectos. Para ser específicos en cada reunión se revisa el Gantt del Proyecto, donde se deben mostrar los entregables, según la lógica de ejecución variará de acuerdo al método de mejora planificado. En este caso el equipo de mejora utilizar el método de 7 pasos. 4. Capacitación Página 26

30 4.1. Criterio para la conformación del equipo de Proyecto. 4.1.(1) De acuedo a las Bases del PROMIC, los equipos de proyecto deben tener un número no menor de 02 ni mayor a 05. La conformación del equipo se hizo a la convocatoria del Líder del proyecto, siendo su incorporación totalmente voluntaria, lo que generó un compromiso interno sólido y favoreció la cohesión del equipo. Dentro del plazo establecido el Líder de Proyecto alcanzó la nómina del equipo consignada en la Ficha del proyecto, la que evaluada por la Gerencia y Coordinación del Programa fue confirmada y admitido el proyecto. El equipo estuvo conformado con la Participación de un miembro del Equipo de Facilitadores nombrados al proyecto: Evaluación del Calentamiento de Agua para Optimizar el Abastecimiento de Gas Carbónico a las Líneas de Envasado, quien se unió al proyecto, el cual había participado con anterioridad en la realización de otros proyectos de mejora. Para ellos consideraron los siguientes criterios: La experiencia profesional técnica. Capacidad de análisis Disponibilidad de Tiempo. Capacidad de Trabajo en equipo. Capacidad para poder establecer buenas relaciones. 4.1.(2)(3) El líder del proyecto tuvo en cuenta para la conformación del equipo que requería considerar en el mismo a miembros que tuvieran habilidades y conocimientos operativos, como de análisis. Los miembros del equipo conformado pertenecen a una misma Área de trabajo, aun cuando tienen ocupaciones, cargos y niveles organizacionales diferentes. La conformación del equipo quedo determinada luego de la primera reunión de la siguiente manera: Candelario Guevara, Supervisor de Producción Procesos con 25 años de experiencia, Ingeniero químico colegiado, encargado de los procesos tratamiento de Agua, Efluentes, Jarabe y Envasado de la Planta Iquitos. Holber Fabian Raygal, Supervisor de Producción Soplado, con 5 años de experiencia, Ingeniero químico, encargado del área de envasado, preparación de bebidas. Jhonny Luña Luiño, Operario de Producción, con 3 años de experiencia, encargado de las operaciones de Tratamiento de Agua y Efluentes. Edgar Portocarrero Góngora, Maquinista de Producción, con 5 años de experiencia, encargado de las operaciones de efluentes. Carlo S. Castro Espinoza., Maquinista de Producción, con 5 años de experiencia, encargado de las operaciones de efluentes. El equipo integrado cuenta con las habilidades suficientes para el desarrollo del proyecto Planificación del Proyecto. 4.2.(1) Para definir el objetivo del proyecto se tuvo en cuenta los objetivos generales del programa PROMIC, el cual busca ahorros o beneficios que contribuyan a incrementar el nivel de competitividad de la compañía. Planteado el objeto del proyecto, este fue revisado por el Equipo Técnico y la Gerencia del Programa, a fin de asegurar la correlación necesaria con los objetivos de la compañía y del programa. Página 27

31 4.2.(2) El programa se desplegó a través de lanzamiento (kick off) donde los proponentes tuvieron un calendario definido para la presentación de sus propuesta e inicio del mismo, con lo cual se crea un portafolio de Proyectos, y cada proyecto contiene las fases, según el método de solución elegido, tangibilizados en un Gantt de Proyecto, organizados por planta, según las fases, fechas y entregables predefinidas en la ficha de proyecto. PROGRAMA DE MEJORAS E INNOVACION CONTINUA (PROMIC) FICHA DE INICIATIVA Nombre del Proyecto Fecha Inicio 30 de mayo de 2010 Status Evaluación de un sistema óptimo de calentamiento de agua para la vaporización del gas carbónico Objetivo Fecha Fin 31/11/2010 Facilitador Carlos Ríos del Aguila Proponente Candelario Guevara Gómez Método de Solución Método Básico Aprobado Impacto Cuantitativo 1.El sistema de Calentamiento de agua para la vapori zación del gas carbónico, representa un costo elevado en energía producida por el caldero, del órden del 5%. Así como se ha comprobado que la temperatura de calentamiento del agua tiene grandes variaciones entre turno a turno, de 1 día a otro, el mismo que se manifiesta en un elevado consumo de combustible en la producción de vapor adicional del caldero(el consumo total representa el órden de $96,000 anuales), incremento de mermas de gas CO2 por baja temperatura del agua de vaporización, así como tiempo parado por obtrucción y congelamiento de gas CO2 en las tuberías de conducción. Un ahorro en combustible, en gas carbónico y tiempo de paradas, tendría una gran significancia en una reducción de costos y minimización del ratio de combustible, energía y gas carbónico. Un ahorro en combustible, en gas carbónico y tiempo de paradas, tendría una gran significancia en una reducción de costos y minimización del ratio de combustible, energía y gas carbónico. 2. Contribuir con el medio ambiente, mediante el uso de procesos que nos aseguren la sostenibilidad del negocio, usando producciones limpias. 3. Contribuir en la mejora de nuestros indicadores de Calidad del producto, manteniendo el parámetro de " volúmen de gas carbónico" en las líneas, con una constante vaporización de los tubos de CO2, sin obstrucciones por congelamientos de tuberías y reguladores de CO2. Contribuyendo en la minimización de los costos de calidad. Descripción Breve Evaluación Preliminar Actualmente el calentamiento de agua para la vaporización de los tubos de gas carbónico, se efectúa aprovechando el tanque de condensado de vapor (Alimentación de agua para la caldera de vapor), con la consiguiente baja de eficiencia del Caldero de vapor. El uso de este tanque de condensado incrementa el consumo de combustible por producción de vapor adicional para mantener el agua caliente para la vaporización del gas carbónico. Siendo el problema de consumo de combustible del caldero, una de las principales cáusas del consumo de energía de la planta, se propone la evaluación de un óptimo sistema de calentamiento de agua de menor costo de operación y minimización de energía y agua, así como evaluar el reuso de agua de cualquier otro proceso(descarga de agua de enfriamiento de compresores) y contribuir también con la minimización del ratio de consumo de agua en planta. Fecha Lógica de Ejecución Responsable Fecha Fin Entregables Inicio Definir el Problema 1. Investigación y cálculo del impacto del consumo de combustible y energía del Caldero para el calentamiento del agua. 2. Evaluación de las temperaturas y consumos de agua caliente Equipo 30/05/ /06/2010 Información y datos actuales. para la vaporización del gas carbónico. 3.- Diagrama de flujo actual. Analizar la Información Pruebas: 1. Determinación de la temperatura y el flujo de agua requerida para la vaporización de los tubos de gas carbónico. Búsqueda de Equipo 30/06/ /07/2010 Resultados de pruebas alternativas. 2. Determinación de la temperatura y el flujo de agua que se pierde al ambiente, el mismo que será reutilizado para el proyecto Implementar la propuesta Diseño del nuevo sistema de calentamiento de agua para la vaporización de los tubos de gas carbónico, teniendo presente el aprovechamiento de la temperatura y el flujo de agua que se pierde Equipo 30/07/ /08/2010 Fotos, esquema y/o planos al ambiente, así como el aprovechamiento de calor que se pierde al ambiente. Controlar y Monitorear Gestionar la aprobación del proyecto :" nuevo sistema de calentamiento de agua para la vaporización de los tubos de gas carbónico". Tuberías, vávulas, accesorios, serpentín de calentamientor, electróbombas, Equipo 30/08/ /09/2010 Presentar cotizaciones y gestionar la compra de tuberías, válvulas, accesorios y controles. electrobombas y otros accesorios y controles de acuerdo al nuevo diseño propuesto. Verificar resultados: Instalación é implementación del nuevo diseño desde las tuberías Cuadro comparativo de resultados de temperaturas y flujos de agua controlados e de conducción de agua de enfriamiento de compresores hacia el Equipo 30/09/ /10/2010 indicadores de mermas de combustible, energía, gas CO2 y agua e impactos en la tanque de almacenamiento de agua y sistema complementario con calidad del producto. serpentín desde la chiminéa del Caldero de vapor. -Nuevas pruebas y comprobaciones de resultados Cerrar el proyecto Costos Estimados* SI $ 2, Beneficios Estimados AHORROS $ (Apróx.) Miembros del Gerencia Area Rol Entregable Final Equipo de Corporativa Candelario Guevara GómezProducción Procesos Supervisor Holger Fabián Raygal Producción Producción Supervisor Jhonny Luña Luiño Producción Producción Operario Edgar Portocarrero G. Producción Procesos Maquinista Carlo S. Castro E. Producción Procesos Maquinista * Anexar hoja de cálculo, de ser necesario Observación Ilustración 17 Ficha de Proyecto. Para la gestión y monitoreo del Proyecto se utilizó la metodología de Gestión de Proyectos establecida bajo los estándares del PMI, en el Project Management Body of Knowledge (PMBOK 4ta Edición). El Programa estableció una metodología que comprendió la constitución de una PMO (Project Management Office u Oficina de Gestión de Proyectos) a cargo del Coordinador del Programa, que estableció los siguientes procesos de gestión: Plantillas y formularios estándar para la ficha de proyectos, actas de reuniones, Presentación del Proyecto, Presentación Final del proyecto, plantillas de herramientas de calidad a utilizar. Reuniones de revisión de avances, en forma quincenal, sea en forma presencial o virtual, Página 28

32 utilizando conferencias remotas a través de internet. Seguimiento detallado de avances, a través de actas de reunión. Ambiente colaborativo a través de la intranet, con acceso directo a todos los miembros del programa, con información sobre las bases del programa, materiales de capacitación, etc. A continuación se muestran vistas del portal intranet establecido específicamente para el programa. Ilustración 18 Vista del Portal de PROMIC 4.2.(3) Las actividades del proyecto se realizaron dentro del cronograma general del Programa que estableció fases específicas para la admisión, desarrollo, evaluación y reconocimiento de los proyectos, las que fueron siendo monitoreadas por la Gerencia del Programa. Se programaron reuniones quincenales para coordinar el desarrollo de las metas y revisar cada entregable. Estas se llevaron a cabo en forma presencial y no presencial Los entregables fueron los siguientes: Informe detallado Información y datos actuales en Planta Iquitos Informe de la identificación de la necesidad del proyecto Informe Resultados de pruebas, fotos, esquema y/o planos. Informe del análisis de la información: desarrollo del proyecto, elaboración de planos y presupuesto del proyecto. Lista de Materiales necesarios: Tuberías, válvulas, accesorios, serpentín de calentamiento, electrobombas, accesorios y controles. Entrega de procedimientos operacionales en el manejo de equipos, para optimizar el proceso. Informe de conclusiones y recomendaciones del proyecto de Evaluación del Calentamiento de Agua para Optimizar el Abastecimiento de Gas Carbónico a Las Líneas de Envasado. 4.2.(4) Considerando las distintas habilidades de los participantes, el Líder del Proyecto estableció internamente roles específicos, los que recayeron en los miembros siguientes: Actas de Reunión, Hugo Espejo Presentación del Proyecto, Candelario Guevara Presentación Final del Proyecto, Candelario Guevara. Plantillas de Herramientas de Calidad, Holger Fabian. Página 29

33 Seguimiento de Avances, Holger Fabian, Gestión de Problemas y Riesgos, Edgar Portocarrero y Carlo Castro Reporte a la Alta Dirección, Todo el Grupo Gestión del Tiempo 4.3.(1) Se aseguró el cumplimiento de los plazos, haciendo uso de la metodología de Gestión de Proyectos, a través a de actas de reunión y cumplimiento de los hitos. Para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos en el programa y generar un entregable con estándares adecuados, se estableció una programación de actividades y tareas en forma detallada, utilizando la metodología EPM (Enterprise Project Management) que combina la aplicación Project Professional, Project Web Access y el Portal, para administrar el calendario detallado del proyecto, montado en ambiente colaborativo en web (Portal/ Intranet). El aplicativo, permite cargar documentos, generar reportes de estado, informar sobre el avance del cronograma, crear riesgos y problemas. Y en general, actualizar la información del proyecto desde las distintas estaciones de trabajo. Ilustración 19 Vista desde Project Web Access de las tareas del Proyecto 4.3.(2) En función al método de solución de problemas escogido, se cargó inicialmente un Gantt estándar por la Gerencia de Programa, el que fue desplegado a nivel de actividades por el equipo de proyecto como se muestra a continuación: Página 30

34 Ilustración 20 Vista del Gantt del Proyecto (actualizar foto) El Gantt desplegado fue revisado sistemáticamente en forma quincenal en las reuniones de verificación de avance, correspondiendo la actualización previa al equipo de proyecto. Ilustración 21 Acta de Reunión tipica El estado de avance fue mensualmente reportado por la Gerencia del Programa a la Dirección de la Empresa. Página 31

35 Ilustración 22 Presentación de avance del Programa PROMIC en Comité Mensual Para comunicar de manera general a todos los colaboradores del avance del programa. Página 32

36 4.4. Gestión de las relaciones con personas y áreas claves de la organización 4.4.(1) El PROMIC ha establecido una estructura de roles y responsabilidades que soportan a los proyectos, lo que facilita el desarrollo de los mismos. El proyecto tuvo apoyo permanente del Representante del PROMIC y del Jefe de Producción de la Planta (Iquitos), así como el asesoramiento del Equipo Técnico establecido por el Programa, que consideró entre otros aspectos los siguientes: Estructura de roles y responsabilidades de los miembros de equipo, comités de apoyo, comité de revisión de proyectos, comité de evaluación técnica y financiera, etc. Plan de Comunicaciones: con cobertura a las actividades de pre lanzamiento, lanzamiento, desarrollo y cierre del programa. Gestión de problemas y riesgos: bajo el soporte permanente de la Gerencia del Programa, mediante la agenda de reuniones específicas con áreas involucradas para levantar las barreras que pudieren presentarse dentro del proyecto. Los obstáculos que se fueron presentando en el curso del proyecto o requerimientos de autorización presupuestal para pruebas fueron determinados en las reuniones quincenales de verificación de avances, consignándose los acuerdos requeridos para continuar Sistema de Reporteo a la Alta Dirección y Comité de Gerencia sobre el avance del Programa. Casos específicos que se pueden detallar como referencia, fue la necesidad de realizar una prueba piloto, la que fue autorizada con oportunidad por la Gerencia Corporativa de Operaciones y cubiertos con su Presupuesto Operativo. La relación directa con otras áreas claves está enmarcada en la Política del Sistema de Gestión Integrada de la Calidad, que precisa la necesidad de la revisión permanente de los procesos y la búsqueda de opciones de mejora, la última versión es la 6ta edición del 29/10/2010, firmada por el Gerente General Johnny Lindley Suarez. Página 33

37 Ilustración 23 Politica del Sistema integrado de Gestión Documentación 4.5.(1) La Gerencia del Programa estableció documentos estándar para la revisión de avances, los que anteriormente han sido detallados. Al cierre de cada fase del proyecto fueron cargados los entregables comprometidos, incluyendo los registros y mediciones generados. Los principales documentos que se utilizaron para Gestionar los proyectos están definidos en la Tabla 3: Ficha de Proyecto, Diagrama Lineal, Diagrama de Pareto Diagrama de Flujo, Histogramas, Encuestas, Gantt de Proyecto Diagrama de Ishikawa, Página 34

38 Matriz de Priorización Plan de Acción Plan Piloto Actas de Reunión Plan de Acción Diagrama de Flujo Pictórico. Procedimiento Operacional Esta información fue almacenada en el Repositorio de Documentos del proyecto en la herramienta colaborativo del Project Web Access, como se detalla a continuación: Ilustración 24 Vistas de Biblioteca de Documentos del Proyecto 4.5.(2) El criterio utilizado para el almacenamiento de documentos fue asegurar que el mismo pudiera tener la trazabilidad necesaria para poder ser evaluado por las instancias establecidas por el Programa, así como poder implementar y posteriormente replicar el proyecto. Como se ha mencionado anteriormente todos estos documentos quedan almacenados en el repositorio de información ubicado en el Portal, respaldos por un control de accesos personal idos por usuarios del portal y control de cambio. Los criterios para el manejo de la información se basaron en: Clasificación de la Información Centralización de la Información. Seguridad de Información Controles de la Información. Biblioteca de Documentos para cada Proyecto en Project Web Access. Página 35

39 4.5.(3) El equipo de proyecto administró información interna en su estación de trabajo; sin embargo la información relevante fue cargada al Project Web Access para que pueda ser compartida no solo por los miembros del equipo, sino también por los equipos de evaluación y apoyo establecidos por el Programa. Adicionalmente, el Programa administró en el portal intranet el sitio definido para compartir información del Programa por parte de todos los colaboradores y en especial de los participantes en el Programa. Esta información general cubría básicamente las siguientes áreas: Capacitación. Reuniones. Reportes a la Dirección. Bases del Programa. Información complementaria. Plan de Comunicaciones. Ilustración 25 Vista de documentos desde el Portal Cada equipo de Proyecto de Mejora es responsable por la generación y mantenimiento de los entregables, alineados a los estándares definidos en las bases. 5. Capacitación. 5.1 Programa de Capacitación del Equipo 5.1. (1) Desde la etapa previa a la Planificación del Lanzamiento de Programa, se acordó realizar capacitaciones internas a los miembros del equipo, en temas relevante y concernientes al desarrollo de proyectos de mejora. Considerando que la convocatoria a participar en el Programa era general, se estableció dos ámbitos de capacitación: Información general a los colaboradores a través de comunicación masiva sobre los términos e Página 36

40 implicancias de un programa de mejora, incluyendo métodos de solución y herramientas de mejora, el que fue cubierto por el Plan de Comunicación establecido Información específica a los equipos de proyecto inscritos sobre las siguientes materias: Metodologías de solución de problemas y herramientas de calidad. Metodología sobre Gestión de Proyectos, Ambientes Colaborativos (portal) y herramientas informáticas relacionadas. 5.1.(2) La Organización, fuera de contar con un importante equipo de colaboradores en cada planta (facilitadores) que han seguido con anterioridad un Curso formal en Mejora de Procesos utilizando metodologías y herramientas Six Sigma, también se ha capacitado en herramientas de mejora en la gestión de calidad a los miembros de equipos de Proyectos de mejora de cada planta, quienes apoyaron en los esfuerzos que centralmente haría la Coordinación del Programa bajo una programación específica. Las Capacitaciones en Trabajo en equipo y Liderazgo son Gestionadas por Capital humano de cada planta, así como cada jefe de área promueve y motiva a los colaboradores con la evaluación constante y las retroalimentaciones por cada colaborador. El Plan de Capacitación especifico, comprendió en primer lugar la generación de materiales a ser desplegados, con los que se generaron cartillas impresas como se muestra a continuación: Ilustración 26 Cartillas de Métodos de Solución de Problemas y Herramientas de Calidad Página 37

41 Ilustración 27 Cartilla de Administración de Proyectos Se estableció luego una programación de visitas a plantas con exposiciones preparadas con el apoyo de herramientas audiovisuales. Ilustración 28 Uso de Reuniones Virtuales En cuanto al uso de herramientas informáticas relacionadas, la Capacitación se realizó mediante talleres demostrativos como se muestra a continuación: Talleres de Capacitación en Project Web Access 2007, Sensibilización sobre Herramientas de Calidad. El material generado fue colgado en el portal intranet para su consulta mediata por los miembros de los equipos de trabajo. Página 38

42 Ilustración 29 Monitoreo y Reportes de de Gestión 5.1.(3) Luego de un análisis el equipo de mejora, definió que existieron algunas brecha de conocimiento con respecto al proyecto a desarrollar. Realizándose actividades de Capacitación y perfeccionamiento propio de la persona, cabe resaltar que se ha realizado una retroalimentación continua, entre los miembros de equipo. 5.2 Evaluación e Impacto de las Actividades de Capacitación 5.2.(1) El nivel de adherencia a los conceptos trasmitidos en la capacitación por el equipo de trabajo, fue medido por la Coordinación del Programa en las reuniones de verificación de avance, reforzándose en esa oportunidad, los aspectos no cubiertos o que no fueron suficientemente asumidos por el equipo de trabajo. Cabe mencionar que se viene realizando una Encuesta de Resulatados PROMIC desde el año 2009 y 2010, lo cual permite conocer la brecha de conocimiento de los facilitadores. Ilustración 30 Encuesta de Satisfacción de Servición Página 39

43 5.2.(2) Al término de cada edición del PROMIC se establecen las Lecciones Aprendidas y sus recomendaciones son consideradas en el despliegue del nuevo Programa de Capacitación. Para el año 2011, se está actualizando la estructura de información a considerar en el módulo básico y renovando por tanto el material de capacitación. 6. Innovación 6.1 Amplitud en la Búsqueda de Opciones y Desarrollo de Alternativas 6.1.(1) Se identificó las posibles causas raíz para el elevado costo del Calentamiento de agua para el abastecimiento de gas carbónico a las líneas de envasado, esta se debe a tres problemas fundamentales, siendo el más significativo el uso de combustible para el Calentamiento del agua, lo que genera un costo elevado a la empresa. Basándonos en las exigencias de parte de la compañía, en reducir los indicadores Ambientales de consumo de combustible, agua y gas carbónico, es que establecemos las soluciones al problema planteado: Se aplicaron las siguientes alternativas: La tormenta de ideas; votación ordinal, hoja de verificación y Diagrama Causa y Efecto, abarcando todas las ideas posibles combinado muchas de ellas mejorando las propuestas. 6.1.(2) Las posibles soluciones fueron calificadas para validar su aplicabilidad, creando una matriz de selección de soluciones, que es una herramienta que evalúa que solución implementar, calificando: efectividad de la solución, facilidad de implementación y el costo, se estableció criterios y puntajes en una escala de 1 a 5 para calificar cada factor, el objetivo es alcanzar consenso en la importancia relativa de los diferentes criterios. Ilustración 31 Matriz de Selección de Soluciones Descripción de la matriz de soluciones: Página 40