Módulo de reportes de apoyo a la toma de decisiones en la gestión de proyectos Reports module to decision-making support in project management

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1 Módulo de reportes de apoyo a la toma de decisiones en la gestión de proyectos Reports module to decision-making support in project management Ing. Alena María Santiesteban García 1*, MSc. José Alejandro Lugo García 1, Ing. Jacqueline Marín Sánchez 2, Ing. Clarisbel Rojas Luzardo 1, Dr. C Pedro Yobanis Piñero Pérez 1, Dr. C Roberto Delgado Victore 1 1 Laboratorio de Investigaciones en Gestión de Proyectos, Universidad de las Ciencias Informáticas, Cuba, Carretera a San Antonio de los Baños Km 2 ½, Boyeros, La Habana, Cuba, Tel (53) (7) , CP: Centro de Informática Médica, Universidad de las Ciencias Informáticas, Cuba, Carretera a San Antonio de los Baños Km 2 ½, Boyeros, La Habana, Cuba, Tel (53) (7) , CP: * alena@uci.cu jalugo@uci.cu Resumen La gestión de comunicaciones garantiza los procesos de generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información para mejorar la toma de decisiones en los proyectos, sentando las bases para el progreso en una organización. Las actuales herramientas informáticas de gestión de proyectos basadas en software libre a nivel mundial carecen de funcionalidades respecto a reportes integrados organizados por niveles directivos para la toma de decisiones, que permitan conocer el estado y desempeño de una organización en cuanto a todas las áreas de conocimiento propuestas por PMBOK. En el presente trabajo se propone un módulo de reportes de apoyo a la toma de decisiones en la gestión de proyectos integrado a una Suite de Gestión de Proyectos Xedro - GESPRO basada en software libre. Estos reportes cubren la gestión de comunicaciones respecto a todas las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos y se encuentran divididos en tres niveles directivos para la toma de decisiones en una organización. El módulo de reportes propuesto está siendo utilizado por un promedio anual 150 proyectos de desarrollo de software en la Universidad de las Ciencias Informáticas de Cuba con buenos resultados, facilitando la toma de decisiones en los distintos niveles directivos de la organización. Palabras claves: Xedro-GESPRO, Gestión de Comunicaciones, Reportes, Toma de decisiones. 1

2 Abstract The communications management ensures the generation, collection, distribution, storage, retrieval and disposal of information to improve decision-making on projects, laying the foundation for progress in an organization. Current tools for project management based on free software worldwide lack integrated functionality over reports organized by management levels for decision-making, allowing the status and performance of an organization in all areas of knowledge proposed by PMBOK. In this paper, a module reports to support decision-making in project management, integrated into a Project Management Suite Xedro-GESPRO based on free software is proposed. These reports cover the communications management of all knowledge areas for project management and are divided into three levels to decision-making in an organization. The proposed reporting module is being used by an annual average of 150 software development projects at the University of Information Sciences of Cuba with good results, assisting decisionmaking at different management levels of the organization. Keywords: Communication management, decision-making, Xedro-GESPRO, Reports. Introducción La información de los proyectos en las organizaciones se debe monitorear y controlar para contribuir a la toma de decisiones. Esto se alcanza a partir del trabajo en equipo, contando con reportes que logren la gestión de comunicaciones e informen el desempeño del proyecto. Para comunicar el desempeño los reportes deben mostrar información sobre el estado, las mediciones del avance y proyecciones de los proyectos. Además, deben cubrir las áreas fundamentales de la gestión de proyectos, tales como: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos e Integración, enfocados por niveles directivos para la toma de decisiones (Delgado, 2003). En la actualidad existen disímiles herramientas informáticas para la gestión de proyectos que analizan la información a través de reportes para la gestión de proyectos, los cuales difieren en su estructura según sus metas y propósitos en los negocios para los cuales hayan sido implementados y en los proyectos que se pretendan implantar. A partir del estudio realizado en (Lugo, 2012), se seleccionó un 10 % del total de herramientas informáticas en base al cumplimiento de los siguientes parámetros: Reporting and Analysis (Informes y análisis) y uso de licencias de software libre. Con este 10 %, se realizó un estudio de usabilidad en las diferentes áreas de conocimiento que comunican resultados en la gestión de proyectos (Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión de los Costos, 2

3 Alcance Tiempo Costo Calidad R.R.H.H. Integración Riesgos Adquisición Interesados Gestión de la Calidad, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión de la Integración, Gestión de los Riesgos, Gestión de la Adquisición, Gestión de los Interesados) (PMI, 2013). La Tabla 1 muestra los resultados del análisis realizado. Tabla 1. Gestión de comunicaciones por áreas de conocimiento de herramientas basadas en software libre. Gestión de comunicaciones Herramientas Informáticas 2-plan (2-plan, 2013) Si Si Si Si No No Si No No Collabtive (Collabtive, 2013) Si Si No No Si No No No No dotproject (Pérez, 2007) Si Si No Si Si No Si No Si LibrePlan (Comunidad Igalia y Wireless, 2014) Si Si Si Si Si Si No No No OnepointProject (Onepoint Software GmbH, 2014 ) Si Si Si No Si No Si No No OpenERP (Van, y otros, 2011 ) Si Si Si Si Si Si Si Si Si Plandora (Plandora Project, 2014) Si Si Si No Si No No No No Project.net (Microsoft Community, 2014) Si Si Si Si Si No Si Si No Project-Open (Project-open Community, 2014) Si Si Si Si Si No No No Si TACTIC (Tactic Community, 2014) No Si Si No No No No No No TeamLab (TeamLab, 2014) Si Si Si No Si No No No Si The Bug Genie (Mazuelos, 2014) Si Si No No Si No No No No web2project (Web2project, 2014) Si Si Si No Si No No No No De esta manera se demuestra que en las herramientas anteriores existen reportes que sirven de apoyo a la toma de decisiones en las organizaciones para muchas de las áreas de conocimiento propuestas por el PMBOK. A pesar de esto, se puede observar, que la gran mayoría de estas herramientas no gestiona las comunicaciones en la totalidad de las áreas planteadas. OpenERP, si bien satisface este último detalle con 983 módulos en la versión 6 (OpenERP, 2011), su instalación es considerada como muy costosa, presentando en ocasiones, a juicio de los autores, excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales de una organización. En nuestro país existe la necesidad de contar con mecanismos eficientes que permitan controlar el estado de la producción en los organismos, analizando los problemas y las causas que los originan (Castro, 2011), contribuyendo de esta manera a mejorar la toma de decisiones. Hasta la actualidad, se han desarrollado normas y resoluciones que 3

4 tributan a lograr este tipo de control. Para orientar la calidad durante los procesos de gestión de proyectos se utiliza la norma NC ISO 1006:2003 (ONN, 2003), la cual proporciona una orientación sobre la aplicación de la gestión de la calidad en la administración de proyectos. Además, se cuenta con la Resolución Ministerial No. 91/ 2006 (MEP, 2006) que propone indicaciones para el proceso inversionista en el país siguiendo los principios de la Dirección Integrada de Proyectos. Dada la complejidad creciente para procesar la información resultante relacionada con las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos en el país, se hace imprescindible el empleo de herramientas informáticas que automaticen en la mayor medida posible estos procesos. Entre las investigaciones más recientes con resultados aplicados, se encuentra la propuesta por Montero (Herramienta de soporte a un sistema de métricas e indicadores, 2013). En esta se plantea un sistema de métricas e indicadores para la gestión de proyectos, definiendo un conjunto de reportes basados en el estándar PMBOK para la comunicación del desempeño. Sin embargo, se utiliza la plataforma Microsoft SharePoint 2010, de software propietario para implementar el mecanismo propuesto, lo cual puede elevar los costos por implantación en los distintos escenarios de aplicación. La Suite de Gestión de Proyectos Xedro GESPRO (Piñero Pérez, y otros, 2013), es una herramienta desarrollada desde el 2010 por el Laboratorio de Investigaciones en Gestión de Proyectos de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) de Cuba. La misma está constituida por la integración de 32 módulos basados en software libre, cubriendo todas las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos y se comercializa bajo licencia GNU GPL 2.0. Actualmente es utilizada por más de 7000 usuarios que gestionan las actividades de más de alrededor de 159 proyectos entre los que se encuentran proyectos para la informatización nacional así como para la exportación. En el presente trabajo se propone un módulo de reportes de apoyo a la toma de decisiones en la gestión de proyectos integrado a la Suite de Gestión de Proyectos Xedro-GESPRO. A continuación, se detalla el módulo de reportes propuesto, organizado por niveles directivos para la toma de decisiones y áreas de conocimiento, así como las herramientas utilizadas para su implementación. Se muestran también algunos de los reportes implementados. Finalmente, se exponen las conclusiones del trabajo. Desarrollo Reportes según niveles directivos para la toma de decisiones y áreas de conocimiento El módulo de reportes desarrollado permite organizar y mostrar la información en tres niveles directivos para la toma de decisiones: Organización, Proyecto y Persona, así como diez áreas de conocimientos planteadas por el PMBOK: 4

5 Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Integración, Riesgo, Adquisiciones e Interesados (PMI, 2013). Los reportes se implementaron a través de un sistema Generador de Reportes (GDR) con la herramienta Paquete para la Ayuda a la Toma de Decisiones (PATDSI), desarrollada por el Centro de Tecnologías de Gestión de Datos (DATEC) de la UCI, que permite diseñar reportes tabulares de forma dinámica, conectados a bases de datos desarrolladas, entre otras tecnologías, mediante PostgreSQL Nivel Organización Este nivel permite mostrar el estado de la organización. Los datos son complejos, estructurados y resumen la información de los proyectos. 1.1 Área Gestión de la Integración: En el reporte Evaluación General de los Proyectos del Centro (Ver Figura 1), se emite una evaluación cuantitativa de todos los proyectos de la organización, como se muestra en el gráfico, a partir de indicadores que miden el rendimiento de ejecución, de la planificación, de los costos, de logística y de los recursos humanos. Como valor agregado, para emitir la evaluación se utiliza un sistema de inferencia borroso de tipo Sugeno Grado Cero con el fin de manejar la incertidumbre contenida en los datos que dan origen a estos índices (García, 2012). Este reporte es de vital importancia para la organización, pues brinda la información del comportamiento de la ejecución de los proyectos. Además muestra la prioridad, eficiencia y eficacia para poder tomar decisiones en la organización. 5

6 Figura 1. Evaluación General de los Proyectos del Centro. 1.2 Área Gestión de la Calidad: En el reporte Estado del Plan de Evaluación (Ver Figura 2), se muestra el comportamiento de las actividades de control por año y por trimestre. Este reporte refleja el estado de otras dos áreas de conocimiento como son la Gestión del Alcance e Interesados, porque a partir del mismo se les muestra a los interesados el comportamiento de la planificación de la calidad y del alcance según los estados de las mismas y a partir de ello tomar decisiones en los proyectos de la organización. Este reporte es de vital importancia porque muestra el resultado de la conformidad y la ejecución de los procesos de control de calidad. 6

7 Figura 2. Estado del Plan de Evaluaciones. 1.3 Área Gestión de Adquisiciones: En el reporte Plan de Suministro por Recurso (ver Figura 3), se muestra el comportamiento del suministro de los recursos. Este reporte es de vital importancia porque a partir del suministro se adquieren recursos a utilizar en los proyectos de la organización. 7

8 Figura 3. Plan de Suministro por Recurso. 1.4 Área Gestión de Riesgos: En el reporte Plan de Riesgos en los Proyectos (ver Figura 4), se muestra el comportamiento de tareas afectadas por riesgos. Este reporte es de vital importancia porque a partir del mismo se identifican las tareas afectadas y el recurso humano asociada a la misma y a partir de ello se toman decisiones para que no afecte a los proyectos dentro de la organización. 8

9 Figura 4. Plan de Riesgos en los Proyectos. 2 Nivel Proyecto Este nivel brinda información para la toma de decisiones del proyecto, en el cual interviene el jefe de proyecto y los miembros del equipo de dirección del proyecto. 2.1 Área Gestión de las Comunicaciones: El reporte Informe de Desempeño del Proyecto (ver Figura 5), muestra información sobre el avance y el estado del proyecto desde el comienzo del mismo hasta una fecha de corte dada. La información es mostrada a través de indicadores que miden el rendimiento del proyecto en la organización. Este reporte es de vital importancia pues la información que presenta permite medir en el proyecto cuándo el costo excede el presupuesto y el plan de trabajo está atrasado. Además se puede desarrollar una proyección de la estimación a la conclusión del proyecto (EAC) que puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC). Este reporte refleja el estado de otras dos áreas de conocimiento como son la Gestión del Tiempo y Costo, al calcular determinados índices de rendimiento. Uno de estos es el Índice de Rendimiento de la Planificación (IRP), que muestra 9

10 el estado de avance o progreso del proyecto respecto a su planificación y el otro es el Índice de Rendimiento de los Costos (IRC), que muestran el estado del presupuesto del proyecto y las estructuras de desglose de trabajo. Figura 5. Reporte Informe de Desempeño del Proyecto implementado. Alineado con el propuesto por PMBOK. Tres indicadores reconocidos: Valor Ganado (EV), Costo Planificado (PV) y Costo Real (AC). 10

11 3 Nivel Persona Este nivel brinda información detallada del comportamiento y desempeño de cada recurso humano asociado al proyecto. 3.1 Área Gestión de los Recursos Humanos: El reporte Evaluación de Desempeño Profesional (ver Figura 6), muestra información personal, incidencias, observaciones y recomendaciones del recurso humano. Además se muestra una gráfica con el comportamiento del fondo de tiempo, tiempo planificado del trabajo planificado (TPTP), tiempo planificado del trabajo real (TPTR) y tiempo real del trabajo real (TRTR). Este reporte reviste vital importancia porque a través del análisis de los índices personales del recurso humano, se puede conocer su evaluación de forma más objetiva, la cual es propuesta de forma automática por el sistema. Como valor agregado, para emitir la evaluación se utiliza un sistema de inferencia borroso de tipo Mamdani con el fin de manejar la incertidumbre contenida en los datos que dan origen a estos índices (Lugo, 2012). Figura 6. Evaluación de Desempeño Profesional. 11

12 Para validar la usabilidad del módulo de reportes propuesto se realizó una encuesta a usuarios de la herramienta GESPRO, para analizar las variables tiempo empleado en el análisis de proyectos y la generación de informes de estado. A partir de las respuestas empleadas por los encuestados para determinar si había diferencias significativas o no, se aplicó el test no paramétrico de Wilcoxon para dos muestras relacionadas con el método de Monte Carlo, el cual arrojó un 99 % de intervalo de confianza. En la ejecución del test se utilizó el paquete estadístico SPSS. Según los análisis realizados se observó un descenso del tiempo de análisis y de la generación de informes (Ver Figura 7) y con los resultados de la simulación de Monte Carlo (Ver Figura 8) se confirmó la diferencia significativa. Por ende con la aplicación del sistema de información basado en reportes a través de la herramienta GESPRO se mejora la calidad y agilidad de la información para la toma de decisiones en los proyectos (Lugo, 2012). Figura 7. Resultados descriptivos stadísticos. Figura 8. Resultados del test de Wilcoxon bajo simulación de Monte Carlo. 12

13 Conclusiones La ejecución de los proyectos en la organización crea un conjunto de información necesaria de organizar y controlar mediante un módulo de reportes que apoye la toma de decisiones. Los reportes implementados cubren todas las áreas de conocimiento dentro de la gestión de proyectos que, integrados a una suite de gestión de proyectos basada en software libre, facilitan el control, análisis y toma de decisiones en una organización de forma libre y soberana. La solución planteada constituye un mecanismo eficiente y eficaz que favorece la toma de decisiones en las organizaciones orientadas a la producción por proyectos. La introducción de los niveles directivos para la toma de decisiones propuestos, permite identificar los problemas existentes y las causas que los originan, reflejados en el estado productivo de la organización, sus proyectos y las personas. Referencias 2-plan plan Project Management Software. [Online] Aronson, E. Turban y J Decision Support Systems and Intelligent Systems. United States of America : Prentice Halll., Castro, Raúl Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución Collabtive Collabtive Project Management. [Online] Comunidad Igalia y Wireless Libreplan Open Web Plannig. [Online] Delgado, R La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. Ciudad de La Habana : CETA ISPJAE, Herramienta de soporte a un sistema de métricas e indicadores. Montero Posada, Anabel and André Ampuero, Margarita , La Habana : Revista Cubana de Ciencias Informáticas, 2013, Vol. 7, pp ISSN: Lugo, José Alejandro Modelo para el control de la ejecución de proyectos basado en indicadores y lógica borrosa. Universidad de las Ciencias Informáticas. La Habana : s.n., Tesis de maestria. Mazuelos, Jean Beautiful issue tracking and project management. [Online]

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